Conceitos de Documentos
processamento técnico específico e, por vezes,
Para o DBTA, documentos são:
Unidade de registro de informações,
independente do suporte ou formato.
Para o Conselho Internacional de Arquivos:
Informações registradas, independente de
forma ou do suporte, produzida ou recebida no
decorrer da atividade de uma instituição ou
pessoa e que possui conteúdo, contexto e
estrutura suficientes para servir de evidência
dessa atividade.
Para Ieda Bernandes e Hilda Delatorre:
São registros de informação, em qualquer
suporte, inclusive o magnético ou óptico,
produzidas, recebidas e mantidas por um órgão
público ou empresa privada no exercício de
suas atividades, que apresentam características
próprias: são produzidos, recebidos ou
acumulados organicamente no exercício de
funções e atividades de um órgão público ou
empresa privada e já nascem com valor
probatório. Primeiro, porque testemunham o
exercício de uma função/atividade e, segundo,
porque podem assegurar direitos individuais ou
coletivos.
Para Heloísa Bellotto:
Documento é qualquer elemento gráfico,
iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o
homem se expressa.
Informação: é o elemento referencial, noção,
ideia ou mensagem contida em um
documento.
Suporte: é o conjunto das características físicas
de apresentação, das técnicas de registro e da
estrutura de informação e conteúdo de um
documento. Ex: livro, caderno, mapa, planta,
etc.
Classificação dos Documentos:
1. Classificação quanto ao gênero:
Conceito de Gênero (1): É a reunião de
espécies documentais que se assemelham por
seus caracteres essenciais, particularmente o
suporte e o formato, e que exigem
mediação técnica para acesso, como:
Conceito de Gênero (2): É a configuração de
acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicação de seu conteúdo.
Podem ser:
Escritos ou textuais: documentos manuscritos,
datilografados ou impressos.
Cartográficos: formatos e dimensões variáveis,
contendo representações geográficas,
arquitetônicas ou de engenharia (mapas,
plantas, perfis);
Iconográficos: documentos em suportes
sintéticos, em papel emulsionado ou não,
contendo imagens estáticas (fotografias,
diapositivos, desenhos, gravuras);
Filmográficos: documentos em películas
cinematográficas e fitas magnéticas de imagem
(tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras,
com bitolas e dimensões variáveis, contendo
imagens em movimento (filmes e fitas
videomagnéticas);
Sonoros: documentos com dimensões e
rotações variáveis, contendo registros
fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas);
Micrográficos: documentos em suporte fílmico
resultantes da microrreprodução de imagens,
mediante utilização de técnicas específicas
(rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela);
Informáticos: documentos produzidos,
tratados ou armazenados em computador
(disquete, disco rígido/winchester, disco
óptico);
2. Classificação quanto à espécie:
DBTA – Espécie Documental: é uma divisão de
gênero documental que reúne tipos
documentais por seu formato.
Exemplos de espécies documentais: ata, carta,
boletim, decreto, filme, folheto, fotografia,
memorando, ofício, planta, relatório, etc.
3. Classificação quanto ao tipo:
DBTA – tipo documental é uma divisão de
espécie documental que reúne documentos por
suas características comuns no que diz respeito
à fórmula diplomática, natureza de conteúdo
ou técnica do registro.
DTA – é a configuração que assume uma
espécie documental, de acordo com a atividade
que a gerou.
Exemplos de tipos documentais: boletins de
ocorrência, cartas precatórias, cartas régias,
cartas-patente, decretos-leis, decretos
legislativos, certidões de óbito, relatórios de
fiscalização, etc.
4. Classificação quanto à natureza do
assunto:
Trata da restrição de acesso aos conteúdos
documentais.
Podem ser:
1. Ostensivos ou ordinários: a divulgação
não prejudica a administração.
2. Sigilosos: são de conhecimento
restrito e, portanto, requeiram
medidas especiais de salvaguarda para
sua custódia e divulgação.
Conforme Resolução CONARQ 01/1995, todos
os órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos estão obrigados a utilizar
esta classificação.
Art. 1º - Os órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos, como decorrência de
um programa de gestão de documentos, deverão
organizar seus arquivos correntes com base em
métodos de classificação, que considerem a natureza
dos assuntos dos documentos resultantes de suas
atividades e funções.
São consideradas imprescindíveis à segurança
da sociedade ou do Estado e, portanto,
passíveis de classificação quanto a graus e
prazos de sigilo:
Obs.: Cabe a autoridade classificadora usar
sempre o critério menos restritivo possível,
considerando que a regra é sempre a
publicidade como princípio geral, tendo o sigilo
como exceção.
Prazos máximos de restrição de acesso
conforme classificação:
 Ultrassecreta: 25 anos
 Secreta: 15 anos
 Reservada: 5 anos
5. Classificação quanto à forma:
Também conhecida como tradição documental.
Se refere ao grau de relação de um documento
com seu original (ingenuidade documental);
Podem ser classificados em:
1) Minutas:
É um escrito preparatório e reduzido para que,
a partir dele, se possa confeccionar o
documento original. Trata-se de um pré-
original, no qual se reúnem as notas que
contém os dados essenciais para a redação
definitiva do documento.
Obs.: Não se deve confundir com o rascunho.
Este é um texto ainda sujeito a correções e
rasuras e que contém supressões, acréscimos e
substituições.
2) Documento original:
É feito por direta vontade dos autores e
conservado na matéria e na forma genuína nas
quais foi originariamente emitido. É um escrito
que é um ato jurídico revestido de uma ou
mais assinaturas.
Possui duas características importantes:
a) Caráter de primeiro, de matriz;
b) Caráter de acabado, limpo e perfeito;
Obs.: Elementos como assinaturas, carimbos,
selos, tinta, etc., os tornam totalmente
diferenciados;
O elemento que mais genericamente
caracteriza o original é a subscrição:
a) Autógrafo: quando possui a assinatura
do próprio emitente;
b) Heterógrafo: quando deriva do autor,
porém não deriva dele materialmente
e não está assinado por ele;
Importante! O fato de um documento ser
original, não quer dizer que é único.
Exceções: originais múltiplos quando o
conteúdo implica em obrigações recíprocas e
deve ser distribuído as partes envolvidas. Ou
por questão de cautela, envia-se o mesmo
conteúdo por diferentes meios e em diferentes
tempos, para assegurar o recebimento.
Tipos de originais múltiplos:
1. Circulares: mesmo conteúdo enviado a
diferentes destinatários possuidores
de obrigações recíprocas;
2. Multiplicados: mesmo conteúdo
enviado a um mesmo destinatário em
tempos e meios diferentes, com o
objetivo de assegurar o recebimento;
a) Ampliação: reprodução do original,
revestida de autenticidade, porém com
alguma diferenciação.
b) Renovação ou Neo Original:
substituição do documento original em
data posterior e, de forma geral, para
suprir sua ausência. Exemplo: emissão
de segunda via.
c) Inserção: inclusão do texto completo
de um ato em outro, já possuidor de
individualidade e essência próprias.
Compara direito que se dispõe no
novo documento.
d) Confirmação: ato jurídico novo que
faz menção a documentos anteriores
que justificam e confirmam o presente.
O original costuma estar desaparecido.
3) Cópia:
São documentos formalmente idênticos a um
original.
Possuem duas finalidades:
 Reproduzir originais existentes;
 Substituir originais desaparecidos;
Cópias autógrafas são feitas pelo próprio autor
do original (não se destinam a obrigações
recíprocas ou ações administrativas
simultâneas). Possuem quatro modalidades:
1) Simples ou livres: independem de
controle e não tem valor jurídico;
2) Autorizadas: dividem-se em traslados
(com fé notarial e força jurídica do
original) e certificadas (validada por
autoridade civil ou eclesiástica e
também com mesmo efeito do
original);
3) Imitativas ou figuradas: reproduzem
exatamente os caracteres do original,
porém não têm valor legal. Muito
utilizado na idade média.
4) Códices diplomáticos: dividem-se em
dois tipos opostos: registros (cópias
feitas pelo expedidor por meio de
livros-copiadores de documentos
expedidos) e Cartulários (cópias feitas
pelo receptor por meio de livros
copiadores e correspondência
recebida);
Tipos de cópias (DBTA):
Cópia Autenticada - Cópia exata que, conferida
à vista do original por autoridade competente,
possui fé pública.
Cópia Azul - Cópia obtida da impressão em
tecido ou papel sensibilizado por sais de ferro,
produzindo uma imagem em branco num fundo
azul, normalmente utilizada para copiar mapas,
desenhos e plantas. Também chamada blue
print ou cópia blue print.
Cópia Carbono - Cópia obtida simultaneamente
ao exemplar original, mediante a utilização de
folhas de papel carbono.
Cópia de Segurança - Cópia feita com vistas a
preservar as informações no caso de perda ou
destruição do original.
Cópia Eletrostática - Cópia obtida por processo
eletrostático. Também chamada cópia
xerográfica ou xerox.
Cópia Figurada - Cópia exata, feita geralmente
para fins legais, reproduzindo com fidelidade o
grafismo e a forma do original.
Cópia Fotostática - Cópia produzida por
fotóstato, caracterizada por possuir a mesma
polaridade do original.
Cópia Heliográfica - Cópia obtida por processo
fotomecânico, por contato direto de um original
translúcido com material latente colorível, que
se torna visível pela ação de gases de 5) De ajuste: documentos pactuais. Uma
amoníaco. Também chamada cópia ozalid. das partes é a administração.
Exemplos: convênios, contratos,
Cópia por Contato - Cópia obtida por contato
ajustes, termos, etc.
direto de original ou negativo com papel
6) De correspondência: derivam de atos
sensibilizado, apresentando as mesmas
normativos. Determinam suas
dimensões. Também chamada cópia-contato.
execuções. Exemplos: memorando,
Cópia Termográfica - Cópia obtida por contato mensagem, edital, ofício, etc.
em papel sensibilizado, mediante radiação
Para Manuel Vazquez, os documentos ainda
térmica.
podem ser classificados em três grandes
e) Classificação quanto ao formato: categorias, diretamente relacionadas à
classificação acima:
Prevalece suas características físicas, técnicas
de registro ou mesmo a sua estrutura de 1) Documentos Dispositivos: abrange os
informação. documentos normativos, de ajuste e
os de correspondência;
É o conjunto das características físicas de 2) Documentos Testemunhais: ocorre
apresentação, das técnicas de registro e da após o cumprimento de um ato
estrutura da informação e conteúdo de um dispositivo. Podem ser de
documento. assentamento ou de comprovação;
3) Documentos Informativos:
Exemplos: livros, fichários, cadernos, apostilas,
esclarecem e elucidam outras
etc.
questões. São os enunciativos.

f) Classificação quanto à categoria

Correspondência:
documental:
Conceito: é toda e qualquer forma de
São estipuladas pelas gradações da
comunicação escrita, produzida e destinada a
representatividade jurídica dos conteúdos dos
pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa, bem
documentos que nelas se enquadram.
como aquela que se processa entre órgãos e
As principais categorias documentais são: servidores de uma instituição.

1) Normativos: de cumprimento Em relação ao destino e procedência, é possível

obrigatório, acatados pelos classificar a correspondência em dois grupos:
subordinados das autoridades
1) Externa: troca de correspondência
legislativas ou administrativas
entre uma instituição e outras
responsáveis por sua criação. Exemplo:
entidades e/ou pessoas físicas (ofícios,
leis, decretos, estatutos, resoluções,
cartas e telegramas);
instruções normativas, despachos, etc.
2) Internas: trocada entre órgãos de uma
2) Enunciativos: são opinativos.
mesma instituição (memorandos e
Esclarecem questões de outros
despachos circulares);
documentos e fundamentam
resoluções. Exemplo: parecer, De acordo com o interesse, a correspondência
relatório, voto, informes, etc; se classifica em:
3) De assentamento: registros sobre
fatos ou ocorrências. Exemplos: atas, 1) Oficial: trata de assunto de serviço ou
termos, autos de infração, etc. de interesse específico das atividades
4) Comprobatórios: derivam dos de uma instituição. É mantida entre os
assentamentos, comprovando-os. órgãos ou entidades da administração
Exemplos: certidões, traslados, pública ou destes para outros órgãos
atestados, cópias autenticadas, etc. públicos ou para empresas privadas;
 2) Particular: quando é de interesse
pessoal de servidores de uma
instituição;
Correspondência recebida é a correspondência
de origem interna ou externa registrada pelo
protocolo geral do órgão ou entidade.
Diplomática e Tipologia Documental:
Estudam o documento desde sua origem, as
razões e a forma como foi estruturado.
DBTA: a diplomática é a disciplina que tem
como objeto o estudo da estrutura formal e da
autenticidade dos documentos.
Tipologia documental: é a ampliação da
diplomática na direção da gênese documental e
de sua contextualização nas atribuições,
competências, funções e atividades da entidade
geradora/acumuladora.
Obs.: Enquanto a diplomática volta-se para a
estrutura formal do documento, a tipologia
documental volta-se para a lógica orgânica dos
conjuntos documentais.
Obs.: A tipologia documental, por incorporar
toda a teoria e metodologia da antiga
diplomática, pode ser chamada de diplomática
arquivística ou de diplomática contemporânea.
Importante! O objeto da diplomática é a
espécie documental. Já o objeto da tipologia
documental é o tipo documental.
Origens da Diplomática:
Surgiu para distinguir os documentos falsos
dos verdadeiros e tendo como principal usuária
a área do direito eclesiástico.
Documento público: é a junção da actio (fato
documentado, ação, fato ou ato) e conscriptio
(transferência para suporte semântica e
juridicamente credível).
Há diferenças entre o documento lato sensu e o
documento diplomático (Alessandro Pratesi):
a) Gênero: documentos diplomáticos são
apenas escritos.
b) Finalidade: documentos diplomáticos
possuem natureza jurídico
administrativa que exclui qualquer
outro documento que não tenha sido
gerado para consignar o respectivo
ato, de efeitos jurídicos concretos.
c) Forma de redação: os documentos
diplomáticos seguem normas precisas,
aceitando variações de época, de local
e de autor.
CAI EM PROVA!
Importante! As categorias documentais
subdividem-se em documentos dispositivos
(normativos, de ajuste, correspondência),
testemunhais (assentamento e de
comprovação) e informativos (enunciativos);
Diplomática Contemporânea
Trata-se de uma reinvenção da diplomática pela
arquivologia, com o objetivo de compreender
melhor os processos de criação dos
documentos da burocracia moderna.
Aplica-se os princípios da diplomática aos
documentos modernos, inclusive eletrônicos.
Segundo Heloísa Bellotto "esses estudos
servem-se dos aspectos formais da unidade
arquivística para definir a natureza jurídica dos
atos nela implicados, no que diz respeito tanto
à sua produção, quanto a seus efeitos".
Concentra seus novos estudos portanto, na
gênese, na constituição interna, na
transmissão e na relação dos documentos com
seu criador e com seu próprio conteúdo, a fim
de identificar, avaliar e demonstrar sua
verdadeira natureza.
Para Duranti e MacNeil, "Diplomática é um
corpo de conceitos e métodos, originalmente
desenvolvidos nos séculos XVII e XVIII, com o
objetivo de provar a fidedignidade e a
autenticidade dos documentos.
Diplomática e Paleografia:
DBTA: Paleografia é a disciplina que estuda a
escrita manuscrita antiga, suas formas e
variações através do tempo.
Arquivo nacional: Define como sendo o estudo
da escrita antiga, transcreve a caligrafia antiga
e incompreensível para nossa grafia atual,
possibilitando o acesso à informação contida na
documentação. Ela decifra os documentos
manuscritos. Inserida em várias áreas, como
Museologia, Biblioteconomia, História e Direito,
no Brasil a Paleografia está inserida como uma
disciplina no curso de Arquivologia".
A Paleografia estuda os elementos extrínsecos
de um documento, ou seja, os elementos que
constituem sua aparência externa (escrita, por
exemplo);
Obs.: A diplomática refere-se a elementos
intrínsecos, isto é, elementos de um
documento que transmitem a ação na qual o
documento participa e seu contexto imediato.
Obs.: A paleografia surge também para
verificar a autenticidade de documentos
suspeitos de falsificação.
Documentos Modernos:
Possui relação direta com a Revolução
Industrial.
Causa de aumento na produção documental:
 Aumento da população;
 Surgimento de instrumentos
tecnológicos;
 Forma como os órgãos oficiais
empregam os documentos em suas
atividades:
a) Descentralização: incentiva o
crescimento do volume
documental produzido.
 Complexidade da estrutura e da
forma de atuação do próprio órgão;
Obs.: Todos esses fenômenos ocorreram de
forma conjunta nos Estados Unidos ao longo do
século XX.
A complexidade do governo se refletiu nos
sistemas de produção de documentos,
elevando seu volume e criando gigantescas
massas documentais acumuladas (MDA);
Importante! Com a introdução das mais
recentes tecnologias e do processo de
digitalização documental esse crescimento
tende a se acentuar ainda mais caso não seja
diagnosticado e gerenciado.
Importante! O crescimento será cada vez
menos observável em função da irreversível
migração do atual predominante formato
documental (eletrônico).
Terminologia Arquivística aplicada a
Documentos:
O DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística) tem como objetivo uniformizar,
definir e aprovar uma única terminologia
arquivística no país.
Ampliação: Cópia de um documento com as
dimensões ampliadas. Obs.: Costumam ficar
entre os originais e as cópias. Quando são
idênticas ao original, porém com outra
dimensão, são cópias ampliadas.
Anopistógrafo: Documento escrito ou impresso
de um único lado. Obs.: Quando impresso dos
dois lados, chama-se de documento
Opistógrafo.
Apócrifo: Documento de identidade não
reconhecida.
Apógrafo: Cópia manuscrita, de época,
realizada por outro que não o autor.
Assinatura: Nome de uma pessoa ou a sua
representação, feito de próprio punho sobre
um documento para indicar sua autoria ou
avalizar seu conteúdo.
Autenticação: Atestação de que um documento
é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz
fielmente o original, de acordo com as normas
legais de validação. Obs.: As cópias podem ser
Simples/Livres (sem valor legal),
Imitativas/Figuradas (também sem valor legal)
e Autorizadas/Autenticadas. Estas últimas são
as únicas que mantém o mesmo efeito jurídico
e administrativo do original.
Autógrafo: Manuscrito do próprio punho do
autor, assinado ou não. Obs: se estamos
falando de documentos originais e suas
classificações, autógrafos são os documentos
assinados pelo autor e heterógrafos os não
assinados por ele. Se questão se refere a
definição "seca", sobretudo se citar o DBTA,
autógrafo é um documento que pode ou não
estar assinado pelo autor.
Autor: Designação genérica para quem cria ou
elabora um documento.
Braquigrafia: Área da Paleografia que estuda a
origem, tipos e evolução das abreviaturas.
Cartão Janela: Cartão contendo abertura
retangular destinada a receber fotograma.
Obs.: É exemplo de documento micrografo, um
dos gêneros documentais.
Cartulário: Registro integral, parcial ou sumário,
em forma de volume ou rolo, de títulos de
propriedades, privilégios e outros documentos
relativos a direitos de uma entidade coletiva,
pessoa ou família. Obs.: Os cartulários fazem
parte dos códices diplomáticos. Dividem-se em
registros (cópias feitas pelo expedidor) e em
cartulários (cópias feitas pelo receptor).
Certificação: Afirmação ou atestação de um
fato em razão de ofício.
Códice: 1. Livro de registro. 2. Conjunto
encadernado de manuscritos avulsos. Obs.: Os
Códices são os livros de registros do emissor
(Registros) ou do Receptor (Cartulários).
Cópia: Resultado da reprodução de um
documento, geralmente qualificada por sua
função ou processo de duplicação.
Classificação: Atribuição a documentos, ou às
informações neles contidas, de graus de sigilo,
conforme legislação específica. Também
chamada classificação de segurança.
Correspondência: Comunicação escrita,
expedida (ativa) ou recebida (passiva), por
entidades coletivas, pessoas ou famílias. Obs.:
Pode se dividir em Externa ou Interna e Oficial
ou Particular, cabendo ao sistema de Protocolo
fazer a separação entre as diferentes
categorias, inclusive os documentos ostensivos
ou sigilosos.
Desclassificação: Ato pelo qual a autoridade
competente libera à consulta, no todo ou em
parte, documento anteriormente sujeito a grau
de sigilo.
Diplomática: Disciplina que tem como objeto o
estudo da estrutura formal e da autenticidade
dos documentos.
Documento: Unidade de registro de
informações, independente do suporte ou
formato.
Obs.: O DBTA lista e define diversos tipos de
documentos:
Documento Audiovisual - Gênero documental
integrado por documentos que contêm
imagens, fixas ou em movimento, e registros
sonoros, como filmes e fitas videomagnéticas.
Documento Bibliográfico - Gênero documental
integrado por impressos como livros, folhetos e
periódicos.
Documento Cartográfico - Gênero documental
integrado por documentos que contêm
representações gráficas da superfície terrestre
ou de corpos celestes e desenhos técnicos,
como mapas, plantas, perfis e fotografias
aéreas.
Documento Eletrônico - Gênero documental
integrado por documentos em meio eletrônico
ou somente acessíveis por equipamentos
eletrônicos, como cartões perfurados,
disquetes e documentos digitais.
Documento Filmográfico - Gênero documental
integrado por documentos que contêm
imagens em movimento, com ou sem som,
como filmes e fitas videomagnéticas. Também
chamado documento cinematográfico.
Documento Iconográfico - Gênero documental
integrado por documentos que contêm
imagens fixas, impressas, desenhadas ou
fotografadas, como fotografias e gravuras.
Documento Micrográfico - Gênero documental
integrado por documentos em microforma,
como cartões-janela, microfilmes e tab-jacks.
Documento Textual - Gênero documental
integrado por documentos manuscritos,
datilografados ou impressos, como atas de
reunião, cartas, decretos, livros de registro,
panfletos e relatórios.
Temos ainda outros tipos listado que, embora
para o DBTA não sejam Gêneros Documentais
(como os listados acima), também valem a pena
ser conhecidos pois se relacionam com vários
temas estudados na aula de hoje.
Documento Classificado - Documento ao qual
foi atribuído grau de sigilo (possui outras
definições, mas essa é a que nos interessa
nessa aula).
Documento Digital - Documento codificado em
dígitos binários, acessível por meio de sistema
computacional.
Documento Especial - Documento em
linguagem não-textual, em suporte não
convencional, ou, no caso de papel, em formato
e dimensões excepcionais, que exige
procedimentos específicos para seu
processamento técnico, guarda e preservação,
e cujo acesso depende, na maioria das vezes,
de intermediação tecnológica.
Documento Fotográfico - Fotografia em
positivo ou negativo.
Documento Impresso - Documento textual
impresso ou multigrafado.
Documento Oficial - Documento emanado do
poder público ou de entidades de direito
privado capaz de produzir efeitos de ordem
jurídica na comprovação de um fato.
Documento Ostensivo - Documento sem
qualquer restrição de acesso.
Documento Pessoal - Documento cujo teor é
de caráter estritamente particular (possui
outras definições, mas essa é a que nos
interessa nessa aula).
Documento Privado - Documento de arquivo
privado.
Documento Público - Do ponto de vista da
propriedade, documento pertencente ao poder
público (possui outras definições, mas essa é a
que nos interessa nessa aula).
Documento Sigiloso - Documento que pela
natureza de seu conteúdo sofre restrição de
acesso.
Documento Sonoro - Registro sonoro, como
disco e fita audiomagnética.
Dossiê: Conjunto de documentos relacionados
entre si por assunto (ação, evento, pessoa,
lugar, projeto), que constitui uma unidade de
arquivamento.
Duplicação: Técnica de produção de cópia de
documentos a partir de uma matriz.
Espécie Documental: Divisão de gênero
documental que reúne tipos documentais por
seu formato. São exemplos de espécies
documentais ata, carta, decreto, disco, filme,
folheto, fotografia, memorando, ofício, planta,
relatório.
Fita Magnética: Fita recoberta por uma camada
magnética, capaz de armazenar informações
sob a forma de sinais eletromagnéticos.
Fotocópia: Cópia direta de um documento,
produzida por máquina automática, utilizando-
se papel sensível aos fenômenos luminosos,
químicos ou eletrostáticos, independentemente
da presença de negativo.
Gênero Documental: Reunião de espécies
documentais que se assemelham por seus
caracteres essenciais, particularmente o
suporte e o formato, e que exigem
processamento técnico específico e, por vezes,
mediação técnica para acesso.
Grau de Sigilo: Gradação de sigilo atribuída a
um documento em razão da natureza de seu
conteúdo e com o objetivo de limitar sua
divulgação a quem tenha necessidade de
conhecê-lo.
Guia-Fora: Indicador colocado no lugar de uma
unidade de arquivamento ou item documental
para assinalar a sua remoção temporária.
Também chamado fantasma ou ficha-
fantasma.
Hológrafo: Documento escrito inteiramente
pela mão de seu autor. Termo aplicado em
especial a testamentos.
Jaqueta: Invólucro de plástico ou material
similar, contendo um ou mais bolsos, nos quais
se inserem microformas.
Reprodução: Processo de produção de cópia de
um documento no conteúdo e na forma, mas
não necessariamente em suas dimensões.
Tipo Documental: Divisão de espécie
documental que reúne documentos por suas
características comuns no que diz respeito à
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou
técnica do registro. São exemplos de tipos
documentais cartas precatórias, cartas régias,
cartas-patentes, decretos sem número,
decretos-leis, decretos legislativos, etc. Obs.:
Nos tipos documentais, a espécie documental
(boletim, carta, decreto, certidão, etc.) está
sempre ligado à sua atividade geradora
(precatórios, patentes, leis, óbitos, fiscalizações,
etc.).

Minuta: Versão preliminar de documento

sujeita à aprovação. Obs.: A minuta é um pré-
original, no qual se reúnem as notas que
contém os dados essenciais para a redação
definitiva do documento.

Original: 1 Documento produzido pela primeira

vez ou em primeiro lugar. 2 Versão final de um
documento.

Paleografia: Disciplina que estuda a escrita

manuscrita antiga, suas formas e variações
através do tempo. Obs.: Foca nos elementos
EXTRÍNSECOS do documento; surge em 1708
(monge Monffauçon) e se desenvolve como
disciplina a partir do século XIX, na Ecole de
Chartes de Paris.

Papiro: Suporte para escrita, obtido do caule de

planta aquática de mesmo nome, largamente
utilizado na Antiguidade.

Pergaminho: Suporte para escrita obtido de

pele de animal, por impregnação em cal,
desbaste, estiramento e polimento. Também
conhecido por Velino.

Rascunho: Esboço que serve de base para a

elaboração final de um documento. Obs.:
Rascunho é um texto ainda sujeito a correções
e rasuras e que contém supressões, acréscimos
e substituições, ao contrário das minutas, forma
mais abreviada e menos completa do original,
já um pré-original.