MÓDULO 02

CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS

Objetivos Específicos:
• Identificar as características de um documento arquivístico;

• Compreender como as características documentais são úteis na identificação

de um documento;

• Indicar como estas características documentais são importantes à organização

dos arquivos.

Saudações, cursista!

Neste módulo, serão explicadas as características dos documentos, os atributos

que podem ser observados e como eles podem ser úteis a identificação e organização

GESTÃO DOCUMENTAL
dos arquivos. Essas especificidades são úteis à gestão documental, pois norteiam desde
o que deve ser mantido até a melhor forma de agrupar o que deve ser guardado.

Afinal, quais características um documento arquivístico pode ter? Característica

de um documento são os elementos que asseguram o seu reconhecimento. Podem
ser o valor, os atributos, a espécie, o gênero e a natureza do assunto, ou seja, tudo
que compõe o documento e pode ser identificável. Segundo Rondinelli (2011), no que
tange à consolidação das características dos documentos de arquivo, evidenciam-se
a organicidade, imparcialidade, autenticidade, dentre outras, que estão presentes na
conceituação de documento arquivístico.

Figura 2 - Características de um documento.

Espécie

Atributo Gênero

Valor Natureza

Características
de um
documento

Fonte: elaborado pelos autores (2022).

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 Para compreendermos estas características, serão apresentados cada um
dos atributos que dizem respeito ao documento.

2.1 Valor do documento

Quando se fala do valor de um documento, este não é financeiro, mas sim
o quão útil ele é para a instituição. Esta distinção é essencial para estabelecer o
tempo de guarda destes documentos, visto que não é necessário guardá-lo todo nem
permanentemente. Os documentos apresentam dois valores: primário ou imediato e
secundário ou mediato.

O valor primário ou imediato relaciona-se à utilidade que o documento

apresenta para o funcionamento da instituição. Segundo Camargo e Bellotto (1996, p.
78), o valor primário deste é definido como a qualidade inerente às razões de criação
de todo documento, típica das fases iniciais de seu ciclo vital. É o valor pelo qual ele
foi criado (todo documento nasce com valor primário e tem um objetivo, podendo ser
administrativo, fiscal ou jurídico).

Valor administrativo: compete quando o documento é fundamental para

as atividades cotidianas e correntes de quem produziu. Exemplo: Memorando

GESTÃO DOCUMENTAL
circular que informa sobre o ponto facultativo dos funcionários. Podemos ob-
servar que este memorando foi criado com um objetivo: informar os funcioná-
rios sobre o ponto facultativo. Esse é seu valor primário ou imediato. Como a
finalidade deste é administrativa, ele não precisará ser arquivado permanente-
mente, pois não possui valor secundário para a organização.

Valor fiscal: refere-se ao documento produzido para certificar as operações

financeiras e seu valor se cumpre quando o procedimento finaliza. Contudo, é
necessário preservá-lo por um determinado período para se cumprir obriga-
ções fiscais. Exemplo: Nota Fiscal (NF) informando que o aluguel do veículo foi
pago. Podemos observar que o objetivo da NF é comprovar que a transação foi
realizada. Esse é o seu valor primário ou imediato. Por ter uma finalidade fiscal,
esse valor perdura por algum tempo após a sua produção, pois há um valor
secundário, a comprovação das atividades fiscais.

Valor Jurídico: os documentos com esse valor provam direitos e/ou deveres
judiciáveis de curto ou longo prazo. Portanto, é necessário mantê-lo por um
período pré-determinado para cumprir obrigações fiscais ou legais. Exemplo: o
contrato de trabalho firmado entre uma organização e uma empresa que infor-
ma os serviços que a primeira prestará para a segunda. Após findar a sua fase
corrente, ele precisa ser guardado por mais um período de tempo, pois possui
o valor secundário de comprovar as atividades trabalhistas.

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 O valor secundário dá-se quando cessada a utilidade primeira do documento
–aquela para qual ele foi produzido – faz-se necessária a sua guarda por um tempo
mais prolongado. Esses arquivos têm, portanto, valor mediato. Eles caracterizam-
se por serem fontes de pesquisa pela instituição ou terceiros. Ainda de acordo com
Camargo e Bellotto (1996, p. 78), o valor secundário é a “qualidade informativa que
um documento pode possuir para além de seu valor primário”. Pode-se dividir o valor
secundário em três categorias:

Probatório: quando o documento comprova a organização e o funcionamento

da instituição que o produziu ou comprova com os fluxos de um indivíduo que
os produziu. Exemplo: uma resolução aprovada pela alta administração de uma
organização estabelecendo as diretrizes, normas, métodos e procedimentos de
funcionamento de determinado setor.

Informativo: quando são registradas informações importantes por si mesmas

nos documentos, independentemente do valor probatório. Essas podem ser
sobre pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que se
pretende preservar. Exemplo: relatório de atividades informando as medições
realizadas, bem como os dados e os resultados coletados que podem ser usa-

GESTÃO DOCUMENTAL
dos como suporte a futuras tomadas de decisões.

Histórico: atribuído aos documentos que carregam em si informações referen-

tes aos acontecimentos, decisões ou citações relevantes à história da entidade
e/ou à comunidade por ela participante. Exemplo: lei publicada no Diário Oficial
informando a transformação de uma organização em outra.

2.2 Atributo
Outra característica do documento se dá a partir do atributo. Podem-se
citar os atributos de um documento arquivístico quanto à proveniência, unicidade,
organicidade, indivisibilidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

Proveniência: este princípio relaciona-se à organização dos arquivos, de maneira

que fiquem reunidos respeitando a origem do documento. A origem do documento
pode ser a partir de um setor, instituição, pessoa ou família. O Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística define como um “princípio básico da Arquivologia segundo
o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser
misturado aos de outras entidades produtoras” (BRASIL, 2005, p. 136).

Unicidade: o documento carrega característica nele que o faz singular. No

arranjo documental, cada peça se relaciona de forma única, mesmo cópias funcionam
de forma própria dependendo de onde estão inseridas. Acerca dessa perspectiva,
Duranti (1994, p. 3-4) explica que “cada registro assume um lugar único na estrutura

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documental do grupo ao qual pertence”, cópias podem existir, “mas cada cópia é única
em seu lugar, porque o complexo de suas relações com os demais registros do grupo
é sempre único”.

Organicidade: é a qualidade, conforme Belloto (2006), segundo a qual

os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora e/
ou acumuladora em suas relações internas e externas. Este princípio determina
que relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. Os
documentos devem ser organizados a partir do Plano de Classificação e da Tabela de
Temporalidade. Desta forma, o cumprimento do tempo de guarda se torna facilitado,
pois o conjunto documental está inserido nos seus contextos específicos.

Indivisibilidade: “Também conhecido como princípio da integridade, prevê

que os documentos não serão dispersos, mutilados ou qualquer outra anormalidade
que porventura ocorra e que ocasione a descaracterização do acervo arquivístico”
(DANTAS, 2015, p. 37), ou seja, o conjunto documental não deve ter itens não originários
dele incluídos ou retirados indevidamente. Este princípio é originário do princípio
da proveniência, segundo o qual os fundos não podem sofrer divisão, mutilação,
dispersão, destruição e acréscimo indevido sem prévia autorização, portanto mantendo
a integridade original do fundo, consoante às reflexões de Bellotto (2006).

Confiabilidade: um documento arquivístico confiável é aquele que não suscita

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dúvidas, ou seja, mantém os fatos que atesta. Este atributo está relacionado ao
momento em que ele é produzido, além disso, à veracidade do seu conteúdo. Duranti
(1994) afirma que a confiabilidade é a capacidade de sustentar os fatos que atesta
que o documento de arquivo é confiável.

Autenticidade: autêntico é aquele documento que não teve suas informações

alteradas no decorrer de sua tramitação ou guarda, independentemente de ser cópia
ou minuta de um outro. Ele deve ser mantido salvaguardado de adulterações.

Acessibilidade: a gestão de documentos deve ser pensada de forma que a

guarda possibilite, independente do suporte, a localização, recuperação, apresentação
e interpretação dos arquivos. A acessibilidade é um dos princípios que regem o correto
acondicionamento, higienização e restauração de documentos em papel. Não adianta
a guarda se ela não possibilitar a recuperação e acessibilidade das informações.

2.3 Espécie
A espécie documental configura-se de acordo com a razão da natureza dos
atos que geram os documentos. Relaciona-se à atividade que motivou a produção
das informações, ou seja, a motivação para a criação do documento. Quanto à espécie
destes, podem ser elencadas alguns exemplos de atos:

Normativos: expedido por autoridade administrativa com a finalidade de bali-

zar procedimentos sobre determinada matéria. Exemplos: resoluções, portarias
e decisões.
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 Enunciativos: destinam-se a opinar sobre determinado assunto. Exemplo: voto,
parecer e relatório.

Assentamento: são aqueles que têm a finalidade de registro. Exemplo: apos-

tila, ata e termo.

Comprobatório: destinam-se a comprovar decisões ou registros. Exemplos:

atestado, certidão e translado.

Ajuste: são documentos que se referem a acordos que a administração pública

faz parte. Exemplos: convênio, contrato e tratado.

Correspondência: tem por objetivo a comunicação dos atos administrativos.

Exemplos: memorando, carta e notificação.

GESTÃO DOCUMENTAL
O tipo documental é uma divisão da espécie documental que “reúne documentos
por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de
conteúdo ou técnica do registro” (BRASIL, 2005, p. 163). Portanto, a espécie documental
diz respeito ao ato inspirador da produção do documento e o tipo documental
com a finalidade da sua produção. Por exemplo, uma certidão (derivado de um ato
comprobatório) pode ser do tipo documental certidão de casamento ou de nascimento.

2.4 Gênero
O gênero documental relaciona-se à característica que agrupa “suporte
e o formato, e que exige processamento técnico específico e, por vezes, mediação
técnica para acesso” (BRASIL, 2005, p. 99). Assim, os gêneros documentais podem
ser segmentados em:

Audiovisuais: são aqueles que contêm imagens fixas e/ou em movimento

agrupadas a registros sonoros. São exemplos destes os filmes de longa e curta
metragem.

Bibliográficos: são impressos de circulação, como livros, folhetos e periódicos.

Cartográficos: são desenhos técnicos de representações gráficas planas de

superfícies ou corpos astronômicos. São categorizados desta forma mapas e
plantas.

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 Eletrônicos: são aqueles produzidos e acessíveis apenas por meios eletrônicos,
podendo ser armazenados em cartões perfurados, discos ópticos ou unidades
de armazenamento em estado sólido.

Filmográficos: categorizam-se assim os documentos compostos por imagens

em movimento, podendo ou não ser acompanhados de trilhas sonoras. São
veiculados em películas fotossensíveis e fitas magnéticas.

Iconográficos: dizem respeito aos documentos compostos de imagens fixas que

podem ser veiculadas de forma impressa, por meio de desenhos ou fotografias.

Micrográficos: documentos apresentados mediante filmes resultantes da mi-

crorreprodução de informações. Exemplos: microfilmes e tab-jacks.

Textuais: são integrados por documentos manuscritos, datilografados ou im-

pressos. Pertencem a este gênero atas de reunião, panfletos e cartas.

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2.5 Natureza
Os documentos podem ser caracterizados ainda pela natureza do assunto.
Ela pode ser ostensiva, quando não há restrição de acesso às informações contidas
nos documentos e a divulgação dos dados contidos neles não apresentam riscos
à instituição. Os documentos sigilosos, por sua vez, são aqueles em que há acesso
restrito, sendo salvaguardado a sua divulgação. Os prazos máximos de restrição de
acesso e os requisitos para a atribuição de sigilo são determinados pela Lei nº 12.527,
de 18 de novembro de 2011.

RESUMO

Neste módulo, foram apresentadas as características dos documentos e como

elas são importantes para identificá-los. Essa identificação é relevante, pois auxilia
na organização dos arquivos. Dentre essas, encontram-se: o valor que diz respeito
à necessidade de guarda ou não dos itens; os atributos, aspectos que asseguram
a segurança das informações guardadas e produzidas; a espécie e o tipo que se
relacionam com o ato e a finalidade da produção de um registro; o gênero que descreve
como os documentos se apresentam; e por fim, a natureza do assunto que especifica
as classificações de níveis de sigilo.
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 REFERÊNCIAS

BELLOTTO, H., Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro: FGV,
2006.

BRASIL. Arquivo Nacional. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. 1. ed. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_
Arquiv.pdf. Acesso em: 10 jan. 2022.

CAMARGO, A. M. A.; BELLOTTO, H. L. Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: Secretaria da

Cultura, 1996.

DANTAS, Célia Medeiros. Representação da informação arquivística: uma proposta para o Arquivo
Histórico Waldemar Duarte. 2015. Dissertação (mestrado em Ciência da Informação) – Universidade

GESTÃO DOCUMENTAL
Federal da Paraíba, João Pessoa, 2015.

DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos. Estudos históricos, Rio de Janeiro, v.

7, n. 13, jan./ jun. 1994. Disponível em: https://bibliotextos.files.wordpress.com/2012/03/registro-
documentais-contemporc3a2neos-como-provas-de-ac3a7c3a3o.pdf. Acesso em: 15 jan. 2022.

RONDINELLI, Rosely Curi. O Conceito de documento arquivístico frente à realidade digital:

uma revisitação necessária. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) – Universidade Federal
Fluminense, Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Instituto de Arte e Comunicação
Social, Instituto Brasileiro em Ciência e Tecnologia, Niterói, 2011.

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