02 Arquivologia

ARQUIVOLOGIA
Análise Tipológica dos Documentos de Arquivo
Antes de considerar a tipologia de um documento, devemos conhecer um pouco de outra ciência

chamada Diplomática. A Diplomática é a ciência que estuda a estrutura formal dos documentos. A
partir dos elementos internos e externos que um documento apresenta bem como as funções que
deram origem ao mesmo (se lembrem de que todo documento de arquivo é produzido com objetivos
administrativos, como resultado de uma atividade específica).
Segundo Luciana Duranti, esses elementos são a forma como o documento apresenta sua
informação. Por forma entende-se o complexo de regras de representação usado para transmitir uma
mensagem, ou o conjunto de características de um documento que pode ser separado de temas
particulares ou pessoais, agentes ou lugares que o influenciam. Trocando por miúdos, a forma é um
conjunto de determinações que o documento deve seguir para garantir o máximo de eficiência e
imparcialidade no cumprimento de sua finalidade.
A forma de um documento pode ser física ou intelectual. A forma física considera os elementos
externos (ou extrínsecos, como pode aparecer) ao documento, enquanto a forma intelectual
considera os elementos internos (ou intrínsecos). Os elementos externos são os que constituem o
caráter material do documento. Podem ser identificados sem a necessidade de sua leitura e estão
presentes somente no original. Estes são o suporte, a escrita, a linguagem, os sinais especiais, os
selos e anotações. Os elementos internos são os componentes da organização de sua informação.
Deve ocorrer a leitura do documento para sua identificação. Esta é a estrutura que cada documento
deve seguir (distância do parágrafo, margem, fonte, necessidade ou não de brasão, de rodapé,
cabeçalho, etc.).
Esses elementos, ou a forma do documento, determinam se o mesmo é autêntico (capaz de provar

que “é o que afirma ser”) e fidedigno (capaz de provar sobre os fatos que atesta que esses fatos são
verdadeiros e realmente ocorreram).
Espécie / Tipologia
Para a análise da tipologia dos documentos devem ser considerados alguns aspectos, como a
entidade produtora (instituição), atividade e função ligadas ao ato legitimado no documento, a
legislação sobre documentos e sobre o assunto tratado nele, a tramitação do documento e as
espécies.
Os documentos são classificados de acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de
acordo com as informações) e sua função (o objetivo para o qual o documento foi produzido).
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informações de forma que se possa
identificá-lo como contrato: possui identificação das partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc.
O contrato então é uma espécie documental (considerando o aspecto formal).
Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a função. No caso do

contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então a função do contrato é realizar um
acordo de aluguel de imóvel.
Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa ideia pode ser aplicada a vários
outros documentos. Vejamos alguns exemplos:
Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo) Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo)
Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo)
É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e forma.
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ARQUIVOLOGIA
Resolução
A análise tipológica verifica os elementos do documento. Ela deve partir, ter sua base, orientar-se no
princípio da Proveniência, determinando que o produtor do documento seja competente para produzi-
lo. E para “provar” essa competência, deve empregar estudar os seus elementos e relacioná-los com
o produtor, com os fatos e com o contexto do ambiente onde foram produzidos. Portanto, a alternativa
correta é a de letra “E”, pois os atos devem estar fielmente reproduzidos nos documentos.
(TRT-11/2012 – FCC) Diapositivo, datilografia, contrato, pasta e ata de reunião são exemplos,
respectivamente, de
a) espécie, gênero, tipo, suporte e forma.
b) técnica de registro, formato, forma, tipo e espécie.
c) invólucro, formato, forma, espécie e técnica de registro.
d) gênero, forma, formato, tipo e suporte.
e) formato, técnica de registro, espécie, invólucro e tipo. Resolução
Uma questão que pode ser resolvida por eliminação, uma vez que conhecemos os conceitos de
suporte, documento, espécie, tipo, forma e formato. O diapositivo é um formato, pois se trata da
configuração física do suporte “película” (o diapositivo é um tipo de slide); a datilografia é uma técnica
de registro, ou seja, o modo como a informação é gravada no documento; o contrato, já vimos, é uma
espécie, pois tem uma organização formal que o define como tal; a pasta é um invólucro, uma
embalagem para proteger o documento de riscos externos; e a ata de reunião é um tipo, pois se trata
de uma espécie documental acrescida de uma função. A alternativa correta é a de letra “E”. Mas
percebam que mesmo não conhecendo alguns conceitos é possível acertar uma questão desse tipo.
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística
A Gestão de Documentos, que já estudamos na aula anterior, é o conjunto de atividades que tem o
objetivo de controlar a produção e o fluxo de documentos, desde sua criação ou recepção até que
sofra sua destinação, que pode ser eliminação ou guarda permanente.
Partindo desse conceito é possível que se aplique as inovações tecnológicas a essas atividades para
aumentar a sua eficiência, resultando em um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de
Documentos – SIGAD.
Para falarmos do SIGAD, vocês precisam conhecer outros conceitos:
Sistema de Informação: Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e

programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação
proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou
entidade.
Gestão Arquivística de Documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente.
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Sistema de Gestão Arquivística de Documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas,

cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): Conjunto de tecnologias utilizadas para

organização da informação nãoestruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas
seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por
informação nãoestruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como
mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc.
O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow),

processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras.
A literatura sobre GED geralmente distingue as seguintes funcionalidades: captura (ou entrada),
armazenamento, apresentação (ou saída) e gerenciamento e cita as tecnologias de digitalização,
automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes
obrigatórios.
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD): É um conjunto de

procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos,
processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de
softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses. Em
resumo, o SIGAD é a Gestão de Documentos como a conhecemos realizadas por sistemas
informatizados.
Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação,

controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e
procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos
arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.
No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos
arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações
sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras
possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.
(apenas para exemplo) (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A diferença entre o gerenciamento eletrônico de

documentos (GED) e o SIGAD é que o GED parte de uma concepção orgânica e o SIGAD trata os
documentos de maneira compartimentada.
Resolução
O item está incorreto. A questão inverteu os dois conceitos. Pelas funcionalidades destacadas acima,
percebemos que o GED trata do conjunto documental item a item, documento por documento,
realizando a captura, digitalização, armazenamento, etc., de cada um; enquanto que as
funcionalidades do SIGAD são mais completas, indo desde aplicar a temporalidade até a gerar
ferramentas de autenticidade dos documentos.
A partir dos conceitos apresentados, concluímos que:
Um sistema de informação compreende todas as fontes de informação que atuam em uma instituição,
incluindo o programa de Gestão de Documentos, a biblioteca, o serviço de comunicação, o centro de
documentação, etc.
Como vimos em exemplo anterior, um GED trata os documentos de forma compartimentada, isolada,
enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, ou seja, os documentos possuem uma inter-
relação que reflete as atividades da instituição que os produziu. Ainda, não há a obrigação de o GED
incorporar o ciclo de vida dos documentos (produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e
destinação).
O SIGAD é um sistema de Gestão de Documentos, então para sua eficaz aplicação é necessário que
exista na instituição um política arquivística implantada e em vigor, uma vez que ela vai orientar seu
funcionamento.
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Tanto o SIGAD quanto o GED podem ser implantados em sistemas híbridos, isto é, que tratam de
documentos tanto convencionais (em suporte papel) quanto digitais (eletrônicos, ou informáticos). Na
verdade o SIGAD, como já dito, deve ser capaz de gerir todo tipo de documento que é produzido por
uma instituição.
Outras considerações:
GDE X GED: é muito comum que o candidato cometa o erro de confundir esses dois conceitos pela
semelhança da sigla. Então peço muita atenção: O GED refere-se à automação do sistema, enquanto
a GDE refere-se à parte da gestão voltada exclusivamente para documentos digitais.
Documento Digital X Documento Digitalizado: também é comum que o candidato acredite que
todo documento inserido no computador é um documento digital. Contudo, para a doutrina,
documento digital é aquele que “nasce” em suporte eletrônico e em código binário. O documento
que “nasce” em suporte papel e depois é inserido no computador é o documento digitalizado. A
diferença pode parecer sutil, mas não é: um documento digital está no suporte eletrônico; um
documento digitalizado apenas tem a sua imagem no computador, uma cópia, mas o documento em
si continua sendo aquele em suporte papel, que deve ser mantido para todos os efeitos.
Metadados: os metadados descrevem o processo de registro da informação e identificam o

documento, servindo para assegurar a autenticidade, compreensão e uso do documento.
(ANA/2009 – Esaf) São características do documento eletrônico:
I. produzido sobre um suporte com o auxílio de símbolos que devem ser decodificados para que o
ser humano possa ler.
II. conteúdo é inseparável do suporte no qual foi registrado.
III. alto grau de integridade do conteúdo.
IV. os metadados apóiam-se em um contexto administrativo, mas precisam também de metadados

que descrevem a função da informação registrada.
V. é uma entidade material.

Os itens corretos são
a) I e II
b) I e III
c) I e IV
d) II e III
e) II e V Resolução
Como nos interessam os metadados, vamos analisar item a item.
O item I está correto, pois todo documento eletrônico possui informações registradas em símbolos,
sendo incompreensíveis ao ser humanos sem um equipamento específico para traduzi-lo.
O item II está incorreto, pois o documento eletrônico sendo do tipo virtual, a informação é “separável”
do seu suporte.
O item III está incorreto, pois os documentos eletrônicos são extremamente vulneráveis e facilmente
modificados em sua estrutura, o que compromete o seu grau de confiabilidade.
O item IV está correto, pois os metadados se baseiam no contexto administrativo para descrever os
documentos eletrônicos, e esses mesmos metadados precisam de dados sobre a função da
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instituição para adquirem sentido lógico. Por mais que se tenha por base as atividades
administrativas, também é preciso conhecer a função da informação.
O item V está incorreto, pois já vimos que os documentos eletrônicos são entidades virtuais, e não
materiais.
Portanto a alternativa correta é a de letra “C”.
(CVM/2010 – Esaf) Conforme consta no documento e-ARQ Brasil, a incorporação de um documento

ao SIGAD chama-se:
a) registro
b) captura
c) indexação
d) arquivamento
e) classificação
Resolução
Uma mostra de como é importante o conhecimento deste documento por parte dos candidatos
quando o assunto é SIGAD ou GED. Mas nada que seja difícil. O SIGAD “captura” o documento no
momento em que ele entra na instituição, seja por produção ou recebimento. Antes de tudo, o
documento deve ser incorporado, capturado pelo sistema, para que as demais atividades sejam
feitas. Portanto, a alternativa correta é a de letra “B”.
1. ARQUIVO PERMANENTE
“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos ou recebidos por um governo,
organização ou firma, no decorrer de seus suas atividades, e arquivados ou conservados para efeitos
futuros”. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática – FGV.RJ, 1997, p. 121).
O destino dos arquivos é passar por uma lenta evolução que os afasta cada vez mais de seu objetivo
primeiro. Com o passar do tempo, embora diminua o seu valor administrativo, aumenta a sua
importância como documentação histórica. Não se pode dividir o arquivo em dois compartimentos:
velho (ou histórico) e administrativo. Na realidade, são pura e simplesmente arquivos em incessante
processo de transformação.
Os documentos históricos de hoje foram os administrativos de ontem e dos documentos

administrativos de hoje serão os documentos históricos de amanhã. Mesmo os documentos históricos
de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã, por diversas circunstâncias, devido à
sua utilização.
O valor primário é a própria razão do documento, já o valor secundário é um valor residual que os
papéis ainda podem conservar, tais como:
1. os que continuam a apresentar um valor administrativo, jurídico, financeiro para a administração

de origem ou para outras administrações depois de ter perdido seu valor primário para as operações
correntes;
2. os que podem apresentar um valor para a proteção dos direitos cívicos, jurídicos e do direito de
propriedade de certos cidadãos ou de toda a população; trata-se de um valor ligado aos direitos
individuais;
3. os que possuem valor de testemunho ou de “documentação funcional”, isto é, refletem a evolução

histórica da administração de origem, poderes e funções que lhe são atribuídos por lei e pelos
regulamentos, de sua estrutura, de seus programas, de sua política, de seus métodos, de suas
decisões e de suas operações mais importantes;
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4. os que tenham valor de informação, isto é, que aportem uma contribuição importante para a
pesquisa e para os estudos no domínio do conhecimento, devendo acusar o valor potencial que
apresentam os papéis para os trabalhos dos historiadores, dos especialistas em ciências políticas,
dos economistas, dos sociólogos, dos geógrafos, dos estatísticos e mesmo, eventualmente de
especialistas de outras disciplinas.
Apesar de os arquivos serem conservados primariamente para fins administrativos ou judiciais,

constituem base fundamental para a história, não apenas do órgão a que pertencem, mas também do
povo e suas relações sociais e econômicas.
A função primordial de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a

consulta dos documentos oficiais, de uso não-corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia,
conservar e tornar acessíveis documentos não-correntes, que possam tornar-se úteis para fins
administrativos, pesquisas históricas e outros fins.
Essa idéia de concentração deve ser considerada de maneira ampla. Não é simplesmente o
recolhimento do material de que o órgão de origem deseja ver-se livre; esse recolhimento reclama
inspeção, seleção para transferência, inclusive assistência e orientação ao órgão de origem na
organização de seus arquivos correntes, visando à futura separação do material de valor permanente
daquele que nenhum valor possui.
A expressão de uso não-corrente aplica-se aos documentos não mais necessários em relação às
atividades rotineiras do órgão criador.
Em países como os Estados Unidos e a França, o índice de preservação de documentos produzidos

pelo governo, em caráter permanente, é de 5% a 20%, respectivamente. O principal objetivo de
reunião dos arquivos em órgãos centralizados é torná-los acessíveis e colocar à disposição dos
usuários a experiência do passado, tanto quanto ela se reflita em um documento. Cada conjunto de
documentos é reservatório da experiência humana, que só poderá ser adequadamente utilizada se
estiver racionalmente arranjados e conservada de forma racional.
O arquivo permanente, sendo o resultado da reunião dos arquivos correntes, recebe a documentação
originária de diferentes setores e cresce em grande proporção. Sua administração é, portanto, bem
mais complexa que a do arquivo corrente e intermediário. A problemática da teoria e prática dos
arquivos corrente e intermediário não está no escopo deste trabalho que se volta para a terceira
idade dos documentos e a organização no interior do arquivo permanente, porém um quadro linear do
ciclo documental e as principais características de cada uma das suas três fases é imprescindível.
O ciclo vital dos documentos compreende três idades, a primeira é a dos arquivos correntes, nos
quais se abrigam os documentos durante o seu uso funcional administrativo, jurídico, seu trâmite
legal, sua utilização ligada as razões pelas quais foram criados.
A segunda fase, a do arquivo intermediário, é aquele em que os papéis já ultrapassaram seu prazo
de validade jurídico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor. Permanecerão em
um arquivo que já centralizará papéis de vários órgãos, porém sem misturá- los ou confundi-los. Em
regra, nesta fase é que os documentos serão submetidos às tabelas de temporalidade, que
determinaram os prazos de vigência e de vida dos papéis, segundo sua tipologia função. Os
documentos que restarem são de valor permanente, são os documentos históricos.
Abre-se, então, a terceira idade. A operação denominada “recolhimento” conduz os papéis a um local
de preservação definitiva, os arquivos permanentes. A custódia não se restringe a “velar”pelo
patrimônio documental ultrapassado totalmente o uso primário, inicia-se o uso científico, social e
cultural.
A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada. Em se tratando
de documentos de terceira idade ou permanente sua forma de organização dar-se-á por meio de
arranjos. O arranjo é o “processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades
significativas e o agrupamento, em relação significativa, de tais unidades entre si”. A “relação
significativa” a que alude Schellenberg nada mais é que o princípio da organicidade que prevalece na
produção e, conseqüentemente, na organização de papéis de arquivo. Esta organização se desdobra
em duas atividades distintas: as intelectuais, escopo desta pesquisa, ou físicas e a descrição
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documental por seus instrumentos de pesquisa.
Segue quadro demonstrativo das fases:
3.1. PRINCÍPIOS TEÓRICOdS

Há na arquivística, dentre outros, dois princípios básicos de arranjo, que se firmaram ao fim de anos
de experiência. O primeiro, conhecido como de proveniência ou respeito aos fundos, é o de que os
documentos devem ser guardados de acordo com a sua origem; o segundo, o de que urge preservá-
los na ordem original que lhes foi imposta na fonte.
3.1.1. PROVENIÊNCIA
A teoria de fundos, como embasamento metodológico da ordenação dos conjuntos documentais nos
arquivos permanentes e que está universalmente consagrada, teve seu início na França em meados
do século XIX. Uma circular do Conde de Duchatel, então ministro do Interior, datada de 24 de abril
de 1841 e intitulada Instructions pour la mise em ordre et leclassement dês archives départamentales
et communales, que estabeleceu pela primeira vez que “ os documentos deviam ser agrupados por
fundos, isto é, todos os documentos originários de uma determinada instituição, tal como uma
entidade administrativa, uma corporação ou uma família, seriam agrupados e considerados como o
fonds daquela determinada instituição”. (T.R. Schellenberg, Arquivos Modernos: princípios e técnicas.
2a. ed. FGV. Rio de Janeiro, 2002. p. 222).
A autoria da teoria de fundos é atribuída a Natalis de Wailly, historiador e paleógrafo, chamado a

organizar a seção administrativa do arquivo do Ministério do Interior da França dentro dos novos
moldes. Foi ele quem viabilizou o disposto na mencionada circular, em exposição feita a 8 de junho
do mesmo ano, demonstrando que a classificação geral por fundos era a “única maneira adequada
de se assegurar a realização de uma ordem regular e uniforme”.
É indispensável que a ordenação de arquivos permanentes se faça por fundos. Hoje em dia já é
inadmissível, mesmo nos países cujo emprego de tratamento arquivístico adequado a seus acervos
documentais seja recente, que os documentos estejam arranjados por assunto, por ordem
cronológica única, por formatos ou suportes materiais da documentação que lhe compete recolher,
tratar, custodiar, preservar e divulgar. De há muito está estabelecido que a questão do levantamento
dos assuntos e de outras informações contidas nos documentos resolve-se pelos índices dos
instrumentos de pesquisa, cuja elaboração é tarefa da descrição e não dos arranjo dos arquivos.
O tratamento de arquivo final da Administração Pública não pode dispensar a fixação dos fundos.
Esta nem sempre deve ser feita a priori, porém sempre antes de qualquer outro processamento
técnico. Já existindo um vasto material a ser arranjado, é a partir do seu estudo como conjunto
documental que se vai impor um quadro de arranjos, porém se se pode dispor de organogramas e
conhecimento seguro dos vários órgãos que se ligam os documentos, terá sido possível estabelecer-
se antes um quadro de fundos, em cada um dos quais a documentação recolhida virá a ser integrada.
Aliás, a agregação em fundos é perfeitamente compreensível em arquivos permanentes, onde o
documento sozinho não tem sentido, valendo, isto sim, o conjunto.
“Se, em lugar desse método, fundamentado, por assim dizer, na natureza das coisas, se propõe uma
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ordenação teórica..., os arquivos cairão em desordem difícil de remediar... Em qualquer outro tipo de
classificação que não seja por fundos corre-se o grande risco de não se saber onde encontrar um
documento”. (DUCHEIN, Michel. O respeito aos fundos em arquivística: princípios teóricos e
problemas práticos. Arquivo & Administração. RJ. abr 82/ago 86 p.16).
Então, o princípio a ser observado é que os arquivos devem ser classificados de modo que reflitam,
claramente, a organização e as funções que os produziram. “Organicidade, isto é, a relação entre a
individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente é precisamente a base
de noção de fundos de arquivos”. ( apud BELLOTTO, Heloísa Liberalli. arquivos permanentes:
tratamento documental. T.A.Queiroz, 1991. p.96). Esta é a essência do famoso princípio do respect
des fonds.
Ao tratar a documentação de uso não-corrente, deve-se obedecer à proveniência dos arquivos,

princípio básico da Arquivologia, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo,
todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princípio da
proveniência corresponde à expressão inglesa provenance e a francesa respect des fonds, também
muito usada no Brasil em virtude da forte influência francesa na formação profissional dos arquivistas
brasileiros. Esse princípio e o seu resultado, o fundo de arquivo, impõem-se à arquivística, uma vez
que esta tem por objetivo gerir o conjunto das informações geradas por um organismo ou por uma
pessoa no âmbito das atividades ligadas à missão, ao mandato e ao funcionamento do dito
organismo ou ao funcionamento e à vida da referida pessoa.
Quando o fundo é constituído de documentos de gêneros diversos como filmes, fotografias, fitas
magnéticas, videotapes, desenhos, material bibliográfico e outros, estes podem ser fisicamente
armazenados em local diverso, desde que sejam feitas as referências correspondentes no fundo ao
qual pertencem.
Admite-se como fundo o conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada
entidade pública ou privada, pessoa ou família no exercício de suas funções e atividades, guardando
entre si relações orgânicas e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não
devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por outra instituição, mesmo que
este, por quaisquer razões, lhe seja afim.
Outras definições de fundo:
1) No Léxico de Terminologia Arquivística:

”Fundo de arquivo é um conjunto de documentos cujo crescimento se efetua no exercício das
atividades de uma pessoa física ou jurídica”. (BELLOTTO, Heloísa Liberalli, arquivos permanentes:
tratamento documental. T.A. Queiroz, 1991. p. 84).
2) Manual holandês da Associação dos Arquivistas:

“Arquivo (fundo) é o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso recebidos ou
produzidos oficialmente por determinado órgão ou por um de seus funcionários, na medida em que
tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário”. (Associação
dos Arquivistas Holandeses, Manual de arranjo e descrição, trad. de Manoel Adolpho Wanderley. Rio
de Janeiro. Arquivo Nacional. 1960. p. 9).
3) Manual inglês de Hilary Jenkinson:

“Grupo de arquivo(fundo) são todos os documentos resultantes do trabalho de determinada
administração que constituiu um todo orgânico, completo em si mesmo, capaz de tratar
independentemente, e sem autoridade alguma ou externa, de todos os aspectos de qualquer negócio
que lhe pudesse ser apresentado de modo normal”. (apud T.R. Schellenberg. Documentos públicos e
privados: arranjos e descrição. 2a. ed. Trad. de Manoel A. Wanderley. FGV. Rio de Janeiro, 1980.
p.126).
4) Adendo de Schellenberg à definição de Jenkinson:

“A repartição, em suma, deve oferecer um caráter tal que os papéis por ela produzidos se separem
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claramente dos demais. O grupo de arquivo vem a ser, destarte, uma unidade distinta, suscetível de
tratar-se separadamente.” (T.R. Schellenberg. op. cit. p.126).
Confrontando estas conceituações internacionalmente aceitas e que de nenhuma forma se

contradizem, pelo contrário, harmonizam-se e reforçam-se umas às outras, é possível depreender
alguns pontos fundamentais:
- que o fundo abarca papéis gerados/recebidos por entidades físicas ou jurídicas, necessários à sua
criação, ao seu funcionamento e ao exercício das atividades que justifiquem a sua existência mesma,
descartando-se, assim, a caracterização de coleção (papéis reunidos por razões científicas, artísticas,
de entretenimento ou quaisquer outras que não as administrativas);
- que os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si,
constituindo uma unidade distinta, como frisa Schellenberg, não podendo seus componentes serem
separados, vindo a constituir outros agrupamentos aleatoriamente;
- que a noção de fundo está estritamente ligada ao próprio órgão gerador dos documentos; esta
noção preside a fixação dos fundos, muito embora a produção dos documentos represente a sua
primeira idade e o estabelecimento de fundos seja uma operação típica do arquivo permanente,
portanto aplicada a documentos de terceira idade;
- que para que seus documentos venham a possibilitar a constituição de um fundo, é preciso que a
entidade produtora seja administrativa e juridicamente consolidada;
- que o fator norteador da constituição do fundo é a origem do documento, o que ele representa no
momento de sua criação. A razão pela qual foi criado, sua função e a entidade que o gerou são
fatores que o marcarão definitivamente, mesmo que a sua utilização pelos historiadores seja muito
mais ampla, e até mesmo muito mais diversificada do que se poderia supor quando da produção da
informação.
Uma das dificuldades encontradas na aplicação do princípio da proveniência refere-se à

determinação das unidades administrativas que irão se constituir em fundos de arquivo. Para
identificá-las devem apresentar as seguintes características:
- possuir nome, ter sua existência jurídica resultante de lei, decreto, resolução etc;
- ter atribuições precisas, também firmadas por lei;
- ter um chefe com poder de decisão, dentro de sua área legal;
- ter uma organização interna fixa.
A constituição desses fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e
conveniências, obedecendo a dois critérios:
1 - estrutural - constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo.
Exemplo: Ministério da Agricultura, Companhia de Alimentos, Empresa Brasileira de Pesquisa
Agropecuária, Empresa Brasileira de Assistência Técnica e Extensão Rural, Companhia de
Financiamento da Produção, Companhia Brasileira de Armazenamento; cada uma dessas instituições
se constituirá num fundo.
2 - funcional - constituído dos documentos provenientes de mais uma fonte geradora de arquivo,
reunidos pela semelhança de suas atividades, mantido, porém, o princípio de proveniência.
Exemplo: Agricultura, incluindo a documentação do Ministério de Agricultura, Companhia Brasileira de

Alimentos, Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária, Empresa Brasileira de Assistência Técnica
e Extensão Rural, Companhia de Financiamento de Produção, Companhia Brasileira de
Armazenamento; este caso, o fundo será Agricultura, atividade comum a todas as instituições
mencionadas.
ARQUIVOLOGIA
Os fundos podem ser subdivididos em séries e subséries, que refletem a natureza de sua
composição, seja ela estrutural, funcional, ou até mesmo por espécie documental.
Ainda, utilizando-se os mesmos exemplos, as séries de cada fundo, no critério estrutural,

corresponderão aos setores que integram a estrutura das instituições. Exemplo: cada Secretaria do
Ministério da Agricultura, cada órgão da Companhia Brasileira de Alimentos etc. No critério funcional,
as séries seriam as próprias instituições, uma vez que o fundo é Agricultura, função principal dessas
instituições.
A escolha das séries e subséries obedecerá, portanto, à mesma orientação adotada para os fundos,
uma vez que estes se constituem em partes dos fundos.
3.1.1.1. DA IMPORTÂNCIA DO PRINCÍPIO

1 – porque protege a integridade dos conjuntos documentais enquanto informação, refletindo- se no
arranjo as origens e os processos que os criaram. Faculta que se mantenham os valores de prova
inerentes a todos os papéis que são o produto de atividade orgânica (...) O conteúdo da prova
ministrada pelos papéis, a que se pode atribuir o valor de testemunho, reporta-se à informação que
os documentos oferecem sobre os atos que resultaram na sua produção. Com freqüência, o modo
como são arranjados mostra as operações em relação às quais se originaram. Possuem (...)
estrutura, articulação e relações materiais entre as partes, essenciais para o seu significado (...) A
sua qualidade de arquivo só permanece intacta enquanto se lhe mantêm a forma e relações naturais.
2 – porque serve para que se conheçam a natureza e o significado dos documentos no seu contexto e
circunstâncias (a infra-estrutura e o momento). O conteúdo das peças individuais, produto de
determinada atividade, apenas será plenamente inteligível quando no contexto dos demais
documentos que se referem a ela. Se os papéis atinentes à atividade forem arbitrariamente extraídos
de seu encadeamento no conjunto, e reordenados segundo um sistema de arranjo artificial, eles se
obscurecerão e perderão todo o sentido e acepção reais.
3 – porque serve para que haja critério mais ou menos universal no arranjo e uniformidade na
descrição. “Confere ao arquivista orientação prática e econômica para o arranjo, descrição e consulta
dos documentos em sua custódia. Antes de formulado o princípio, os arquivistas reordenavam, em
relação aos assuntos, documentos originariamente reunidos quanto aos atos. Tal reajustamento era
muito complicado, por pequenos que fosse o acervo. Tão moroso se revelava que absorvia, em geral,
todo o tempo do arquivista. Importava também em grandes dificuldades esse gênero de trabalho, pois
variavam, de repartição para repartição, os assuntos com respeito aos quais cumpria se
reorganizassem os papéis de um órgão. Além do mais, os assuntos não podiam ser, de fato,
escolhidos com propriedade antes de feita uma análise, de certo modo cabal, de todos os itens
(unidade de arquivamento) a ordenar de novo.
3.1.1.2. FUNDOS ABERTOS E FECHADOS

O fundo de arquivos pode ser aberto ou fechado. O fundo aberto é um conjunto de arquivos ao qual
vão continuar a juntar-se documentos. Por exemplo, os arquivos de um ministério que continua a
existir fazem parte de um fundo aberto. O fechado quando um organismo é extinto, o fundo de
arquivos por ele gerado fica, automaticamente, encerrado ou fechado. Isto é evidente quando se trata
de organismos, estabelecimentos e administrações que remontam à Idade Média ou à época anterior
às revoluções do século XIX: é o caso da Europa, no que se refere às diversas instituições da era
feudal, ou da América, relativamente ao período colonial.
Evidencia-se também, no caso de instituições que mudaram de nome e de atribuições numa data
determinada (por exemplo, por ocasião de uma reforma administrativa ou judiciária). As coisas, porém
se tornam bem mais indistintas quando se entra no domínio flutuante da administração moderna, no
qual, com freqüência, é difícil dizer-se exatamente quando um organismo deixa de existir ou quando
simplesmente muda de nome ou de posição dentro do sistema administrativo. Compreende-se que o
encerramento de um fundo remete para as atividades que já não geram documentos e não para os
próprios documentos. Assim, ao arquivo de uma personagem falecida pode -se juntar
excepcionalmente ao fundo fechado , documentos gerados quando o fundo ainda era aberto. Por
outro lado, é evidente que um fundo não está completo senão quando encerrado.
ARQUIVOLOGIA
3.1.2. ORDEM ORIGINAL

O segundo princípio de arranjo é o de que se mantenham os documentos na ordem que lhes foi
imposta durante a sua fase corrente . O respect des funds desdobraria -se em dois, que para alguns
teóricos, chegam a confundir-se; outros, no entanto, acham que difere concretamente o
Provenienzorinzip do Registraturprinzip. O primeiro é o princípio do respeito aos fundos, significando
que o arranjo dos papéis não pode desvincular-se do lugar de onde vieram, devendo ser agrupados
de acordo com sua origem. Mas aí que entra novo fator: a ordem que tinham os papéis em seus
arranjos de primeira e segunda idades. Neste sentido o segundo princípio, Registraturprinzip seria o
da “santidade” da ordem original. Assim, ademais de não mesclar papéis de uma repartição com os
de outra, deveria ser respeitado o arranjo interno que estes papéis vieram do órgão de origem.
É importante, então, levar em consideração esses dois aspectos:
1 - respeitar-se o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem aos de outro
órgão;
2 - respeitar-se a ordem estrita em que os documentos vieram do órgão de origem. Na seqüência

original de séries, mesmo que deturpada pelas baixas decorrentes da execução de tabelas de
temporalidade.
3.1.3. OUTROS PRINCÍPIOS

Além dos princípios da proveniência e da ordem original ambos derivados da concepção de
organicidade dos arquivos, ainda fazem parte da arquivística os princípios abaixo descritos:
- universalidade - considera-se primeiro as unidades de trabalho maiores, e em seguida as mais

pequenas.
- territorialidade – reside no fato para que os arquivos permaneçam vivos e sejam utilizados e melhor
entendidos, eles devem o mais possível, ser conservados nos meios donde emanam ou que
influenciaram a sua produção.
- custódia intacta - os documentos devem ser mantidos sob a custódia de quem os tenha criado ou
de seus legítimos sucessores.
- individualidade - os documentos de um arquivo lançam luz uns sobre os outros; os

desmembramento de um arquivo torna impossível o estudo completo e a análise de conjunto.
- unicidade - este princípio diz respeito à informação; segundo ele, uma informação contida em mais
de uma espécie de documento deve ser considerada de forma unitária, isto é, se um documento é
produzido em mais de uma via, preserva-se apenas uma delas, eliminando-se as demais; por outro
lado, se mais de uma espécie de documento contém a mesma a informação, preserva-se aquela que
tenha de forma mais completa.
Estes princípios se originam das características dos documentos de arquivo, quais sejam,
exclusividade de criação e recepção por uma repartição oficial, um órgão, uma instituição, uma
empresa ou um indivíduo no exercício de uma atividade organizada; o caráter orgânico e o seu valor.
A necessidade de reunir, em instituições arquivísticas públicas, os documentos produzidos por

diversos órgãos, entidades ou agentes e servidores públicos conduziu à fixação de princípios que
possibilitam a individualização dos conjuntos ali depositados.
3.2. VARIAÇÃO DE COMPETÊNCIA
Estabelecidos quais os fundos de uma administração é preciso discernir-lhes as variações de

competência dos organismos produtores de arquivos e suas repercussões no plano arquivístico.
a) Caso de supressão de competências. Todo organismo produtor de arquivos pode, no curso de sua
existência, ter suprimida uma de suas atribuições, por não mais corresponder a uma necessidade
(por exemplo, as atribuições relativas à aplicação de uma legislação abolida).
ARQUIVOLOGIA
b) Caso de criação de competências. De modo inverso, novas competências podem ser atribuídas a
um organismo (correspondendo a novas necessidades, especialmente para a aplicação de uma nova
legislação).
c) Caso misto: Transferência de competências. Pode dar-se o caso de atribuições serem

transferidas de um organismo a outro; tais transferências equivalem à supressão de competência de
um organismo e à criação de uma competência para outro. As transferências podem, ainda, ser
internas, isto é: a atribuição passa de uma divisão para outra no interior do próprio organismo (este
caso é particularmente freqüente). Nesses casos as competências podem, além de modificadas, ser
diminuídas ou ampliadas.
d) Caso de competências temporárias. Certas atribuições que correspondem a necessidades

temporárias – em tempo de guerra, por exemplo – podem ser atribuídas, às vezes, a organismos já
existentes, em acréscimo às suas atribuições regulares; as novas atribuições no entanto, são
suprimidas uma vez desaparecidas as necessidades que lhes deram origem.
Pode dar-se o caso de um órgão só mudar de nome, mas se todas as suas atribuições forem as
mesmas, o fundo continuará o mesmo, assinalando-se a troca do nome, nada mais.
Há também situação de fundos que podem estar custodiados por um arquivo sem ter sido produzido
pela administração à qual o mesmo arquivo está ligado. Considerados fundos custodiados, podem
perfeitamente receber todos os cuidados de processamento técnico e de divulgação que devem ser
dados a um acervo, desde que ressalvada a sua situação anômala.
Essas diversas formas de variações de competência, que, por sua vez se combinam entre si, com
uma multiplicidade de variantes específicas, traduzem-se, geralmente, na organização dos serviços,
em toda a sorte de modificações de estruturas: criação ou supressão de seções ou divisões, criação
de novos organismos, vinculados ou subordinados a organismos já existentes, transferências de um
organismo para outro, etc.
Tendo presente que um fundo é constituído pelo conjunto de documentos produzidos pela atividade
desenvolvida por um organismo qualquer, o fundo de um organismo que experimentou,
sucessivamente, adições, supressões ou transferências de competência, constituir-se-á de
documentos que reflitam todas essas variações, tornando difícil a reconstituição da continuidade
administrativa ou mesmo, simplesmente a seqüência cronológica e lógica dos assuntos, por parte dos
pesquisadores.
Soluções, via de regra, propostos pela arquivística para questão das variações de competência.
a)Documentos transferidos de um organismo em atividade para outro também ativo e que tenham
sido ali integrados, deverão ser considerados como pertencentes ao fundo do organismo que os
recolheu. Assim, se uma competência foi transferida em 1960 do organismo A ao organismo B, e o
organismo B, recolheu, nessa oportunidade, documentos do organismo A correspondentes à
competência que remonta a 1950, esses documentos serão considerados como parte integrante do
fundo do organismo B, ainda que a transferência de competência tenha se dado 10 anos após a data
dos documentos mais antigos;
b)Quando se transfere para um organismo em atividade as competências de um organismo extinto, os

documentos pertencentes a este último devem ser considerados como formadores de um fundo
distinto. Assim uma competência foi exercida até 1965 pelo organismo C. Em decorrência de sua
extinção, a referida competência é transferida ao organismo D: os documentos anteriores a 1965
formam o fundo do organismo C, distinto daquele do organismo D; em compensação, os documentos
concernentes à competência transferida fazem parte, a partir de 1965, do fundo do organismo D;
c)Entretanto, no caso de os documentos provenientes do organismo C terem sido, total e

irremediavelmente misturados aos do organismo D, dever-se, por força das circunstâncias, renunciar
a considerar o fundo do organismo C como um fundo distinto. Neste caso, assinalar-se-á, na
introdução do instrumento de pesquisa referente ao organismo D que o fundo do organismo C está aí
incluído.
Essas regras se aplicam, de modo geral, a todos os casos em que arquivos de organismos extintos
ARQUIVOLOGIA
tenham sido recolhidos por outros organismos. O fundo do organismo extinto deve, sempre, ser
considerado como fundo distinto daquele do organismo que o recolheu, salvo se a mistura dos dois
fundos for de tal maneira intrincada que sua identificação, um em relação ao outro, seja impossível.
Quando um fundo conserva sua identidade e sua individualidade, deve-se considerá-lo como
proveniente do organismo que o produziu, ainda que antes de ser recolhido ao depósito de arquivos
tenha sido reunido por um ou vários organismos intermediários: neste caso a noção de proveniência
está ligada à de produção e não à de recolhimento.
Ao contrário, quando um fundo foi; no curso de sua história, desmembrado ou integrado ao fundo de
um organismo distinto daquele que o produziu, a ponto de ter perdido sua identidade e sua
individualidade, deve ser considerado como proveniente do organismo que o reuniu e integrado ao
fundo desse organismo: neste caso a noção de proveniência está ligada à de recolhimento e não à de
produção.
A identificação de fundos é um trabalho complexo, que requer conhecimento profundo da estrutura e

das competências (e suas mutações) que cabem aos seus órgãos constitutivos, nos respectivos
níveis da Administração Pública. Deste conhecimento vai depender todo o arranjo de um arquivo
permanente, arranjo sem o qual todo o trabalho posterior de descrição, de levantamento de conteúdo
dos documentos componentes será altamente prejudicado. Este prejuízo fatalmente atingirá toda a
otimização da informação administrativa e da pesquisa histórica, cuja eficiência é, afinal, a própria
razão de ser do arquivo permanente.
A própria origem do material condiciona o tratamento a lhe ser dispensado. No arquivo corrente a
documentação é recente e provém de setores próximos, que a utilizam com freqüência. No arquivo
permanente os documentos, procedentes dos arquivos correntes, já vêm ordenados segundo um
método (alfabético, geográfico, numérico, cronológico ou por assunto).
O arquivo permanente, não se interessa apenas pelo arranjo dos papéis de determinado setor, mas
se ocupa da ordenação de todos os documentos sob sua guarda e que provêm de múltiplos órgãos,
onde foram manipulados por inúmeros funcionários.
O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo e, por isso, deve ser feito por pessoa
qualificada e especializada. Suas atividades dividem-se em dois tipos: intelectuais e físicas. As
intelectuais consistem, em boa parte, na análise do tipo, proveniência, origens funcionais, e conteúdo
dos documentos. O trabalho de ordenação manifesta-se tanto mais difícil, e de caráter tanto mais
intelectual, quanto mais remota for a origem, complexa a composição ou intricada a condição dos
documentos em questão.
As físicas consistem, em larga escala, em depositar os papéis nas galerias, inclusive acumulá- los (ou
inseri-los) em caixas e invólucros ou empacotá-los, etiquetando as caixas ou pacotes, e colocando
umas e outras nas estantes.
Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Tais

diferenças decorrem das atribuições específicas de cada um e, por isso, suscitam situações próprias
e soluções adequadas.
Quanto aos arquivos intermediários não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no
sentido técnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitória, aplicam-se
apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes ou armários.
Em Arquivologia a operação de arranjo compreende a ordenação dos conjuntos documentais e

manuscritos de acordo com princípios arquivísticos consagrados, particularmente o da proveniência,
respeitando os seguintes níveis: arquivo, fundo, seção, série, conjunto lógico dentro da série de
documento. Estes documentos são declarados permanentes na origem ou remanescentes das
eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos arquivos correntes e
intermediários), e obedecem a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos. Merece ser
lembrado que se trata de ordenação a nível de arquivos permanentes, quando realmente os
conjuntos de documentos produzidos/recolhidos por unidades administrativas, judiciais e/ou pessoas
físicas passam a “conviver” uns com outros: só aí serão fundos.
A Associação dos Arquivistas Holandeses (1973), em seu livro Manual de arranjo e descrição de
ARQUIVOLOGIA
arquivos, cita várias regras para o arranjo dos documentos, das quais destacam-se as seguintes:
- todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência, data, número,
assunto e nome;
- o método de arranjo deve ser sempre baseado na organização primitiva, que corresponde à
organização da entidade que produziu o arquivo;
- no arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possível, a ordem
originária. Só depois de um levantamento poder-se-á julgar se é possível fazer-se qualquer alteração;
- o arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura geral do conjunto, se
esses desvios foram atribuídos a enganos dos administradores ou se são o resultado de uma
modificação temporária de conservação dos documentos;
- no arranjo do conjunto, os interesses das pesquisas históricas são considerados secundários;

- deve-se ter em mente que os documentos que contêm as normas da organização a que
pertenceram constituem o arcabouço do conjunto;
- nenhum conjunto, encadernado ou não, deve ser desmembrado sem que se tenha investigado o
motivo de sua constituição;
- o desmembramento de conjuntos ou amarrados de documentos isolados é permissível; porém, caso

sejam muito consultados, é preferível conservá-los reunidos;
- os documentos esparsos que apresentem indicações, externas ou internas, de terem previamente

formado parte de uma série ou dossiê devem, se possível, ser novamente incluídos nos referidos
conjuntos;
- documentos que não estavam, originalmente, juntos, só devem ser combinados se forem
absolutamente da mesma natureza;
- instrumentos formais, originais, não importa quanto estragados estejam, ou quão pequenos sejam
os seus fragmentos, nunca devem ser destruídos, mesmo que existam duplicatas, confirmações ou
cópias autênticas;
- se o documento original está em boas condições, cópias esparsas (que não pertençam a dossiê ou
série alguma e sem valor paleográfico) podem ser destruídos;
- A fim de se completar um conjunto, deve-se preparar uma lista dos documentos que lhe faltam, para
facilitar a sua procura. Se eles não mais existirem, procurar transcrições dos originais ou cópias
depositadas em outros conjuntos;
- Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem, por dádiva ou
compra, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.
A sistemática do arranjo inicia-se , materialmente, com o recolhimento. Se a transferência é a

passagem dos arquivos correntes aos intermediários, o recolhimento, por sua vez, é o envio dos
documentos remanescentes da aplicação dos prazos determinados pela avaliação/tabelas de
temporalidade para a custódia definitiva pelos arquivos finais.
Não há uniformidade quanto aos modos de recolhimento. As mais freqüentes são:
1. o recolhimento sistemático, regular, organizado, quer quanto às datas, quer quanto à

apresentação do material vindo do arquivo intermediário;
2. o recolhimento que é revestido de certa regularidade, mas feito diretamente dos arquivos correntes
aos arquivos finais, quando ultrapassados os limites do uso primário;
ARQUIVOLOGIA
3. o recolhimento “selvagem” isto é, quando grandes massas aleatórias são literalmente

“descarregadas” nos arquivos permanentes, sem obediência a critérios técnicos que corresponda
àquela operação, muito mais numa “limpeza”dos locais para obtenção de espaço do que na
preocupação de possibilitar acesso a novas fontes de pesquisa.
Porém, certo é que, o recolhimento tem que ser uma operação planejada e criteriosa. Neste momento
dá-se o que os franceses chamam de “segundo nascimento” e que, como no primeiro, comporta
riscos. As possibilidades de anacronias, de dispersão, junção errônea de elementos e de
desintegração de fundos são grandes.
Tanto quando nos arquivos em formação e nos intermediários, impõe-se uma estreita colaboração
entre os responsáveis pela documentação, para que o fluxo dos mesmos se dê de forma correta e
proveitosa em ambos os pólos: onde se inicia e onde termina.
O Manuel d’ archivistique sugere para um bom recolhimento, que:
1. ele se faça segundo procedimentos simples, sem operações dificultosas e complexas;

2. assegure fácil localização e recuperação das informações;
3. salvaguarde todas as possibilidades de compreensão, conservando-se sua situação primitiva,
dentro dos conjuntos orgânicos.
Porém, cabe relembrar que, antes de iniciar o processo de arranjo dos documentos recolhidos,
algumas providências preliminares devem ser vencidas.
A cada fundo que inicia sua acumulação no arquivo devem corresponder preliminarmente três
atividades:
1 - Levantamento da evolução institucional do órgão produtor dos documentos. Isto supõe toda a
legislação que a cria e regulamenta; os procedimentos administrativos; as funções que exerce para
que se cumpra o objetivo pelo qual foi criada; os documentos produzidos, cuja tipologia é adequada
às operações, atividades e funções que eles testemunham.
2 - “Prospecção arqueológica” na documentação a arranjar. Esta identificação preliminar, ainda que

superficial, é obrigatória. Isto porque, além de permitir uma alienação de papéis que realmente não
pertençam ao fundo, permitirá a percepção dos “vazios”em relação às funções institucionais
apontadas pela caracterização geral do órgão feita anteriormente. A desejada justaposição entre as
funções (que se desdobram em atividades) desempenhadas e as respectivas séries documentais que
se comprovam muitas vezes se realiza. As razões residem nas lacunas causadas pelas baixas
permitidas (expurgos criteriosos) ou pelos desfalques (perdas causadas por incúria, má fé ou
ignorância).
3 - Estudo institucional dos órgãos produtores do material detectado. Para estes será elaborado um
quadro mais detalhado, não se deixando de assinalar dados sobre os órgãos ausentes, já que
poderão vir a serem preenchidos pelo achado de documentos desaparecidos, como é comum
acontecer.
Conhecendo a origem que dita o fundo, a evolução institucional que permite detectar as alterações,
acréscimos e supressões dos órgãos internos, das funções que ditam a própria tipologia é possível
organizar adequadamente o material.
O quadro de arranjo justapõe-se a um quadro dos órgãos administrativos e judiciais e suas

subdivisões à época da produção dos documentos a serem arranjados nunca poderá ser fixado sem
um anterior, levantamento das estruturas das várias épocas através de legislação.
Portanto, para a sistemática do arranjo é preciso ter em conta, sempre, a estrutura orgânica da
instituição; “as ações” que os documentos demonstram em cumprimento às operações geradas pelas
atividades; estas, por sua vez, oriundas das funções e estas geradas pela competência que justifica a
criação e o funcionamento do órgão produtor.
ARQUIVOLOGIA
Realizadas as etapas preliminares poder-se-á partir para a organização seqüencial dos documentos e
estrutural das séries, seções e fundos, seguindo o exemplo abaixo de uma arquivalia:
Em que A, B e D são documentos gerados/recolhidos de um órgão produtor e C é um fundo fechado

(órgão e funções suprimidas).
em que E, F, G,H,I,O e P são setores de um órgão: J.L.M. e N são séries , como se explica adiante.
Suponhamos que apenas o F do Fundo A e o O do Fundo D é que sejam complexos em sua

estrutura e que deles tenha restado tanta documentação que comportem subseções dentro das
seções que, no arquivo, abrigam seus papéis. Neste caso teremos subseções F1 e F2 da seção F do
Fundo A (o que não ocorre, por exemplo, com a seção E e a seção G, que não comportam a
existência de subseções, subdividindo-se diretamente em séries). A seção O do fundo D também
apresenta a complexidade que justifica as subseções 01, 02 e 03, assim como as de seção P.
Nesta orientação, verifica-se que as séries surgirão como subdivisões tanto subseções como das
seções ou até mesmo do fundo. Esta última variante é a que ocorre quando o fundo fechado.
No quadro a seguir, o fundo A possui seções, subseções, séries e unidades de arquivamento e/ou
unidades documentais; o fundo C divide-se diretamente em séries; o fundo D nas seções O e P, cada
uma dividida em subseções, séries, subséries e unidades documentais.
GRÁFICO
Se para a fixação do fundo, da seção e da subseção o fundamental é o órgão produtor (o autor), para
a série e subsérie o que vigora são a função e o tipo documental com estes elementos, relativamente
aos documentos, se reconstroem o organograma e as atividades que os originam, o que permite
entender o arquivo como um todo em que cada peça está relacionada em virtude da procedência e
do trâmite.
São documentos resultantes de diferentes ramos das funções e da competência de um órgão público.
São seqüências de documentos que não teriam sentido fora desta sucessão, tanto quanto não
poderiam estar relacionados a outro tipo de competência.
Tanto o fundo como suas primeiras divisões – seções ou grupos e subseções ou subgrupos – são, na
verdade, nomes, correspondendo ao órgão maior e suas subordinações, designando, no arquivo,
aglutinações de documentos.
Outra questão a ser observada quando do recolhimento ordenado é que as séries, mesmo estando
identificadas, caracterizadas e ordenadas, freqüentemente apresentam lacunas tais (decorrência da
temporalidade) que não será de utilidade, no arquivo permanente, mantê-las da mesma forma. Os
estudos deverão ser no sentido das possibilidades de aglutinação, o que também vale para as seções
e subseções. Exemplifiquemos com três séries relativas a pessoal que, no arquivo corrente, assim
ocorriam dentro de uma seção ou grupo concernente a um departamento de pessoal:
ARQUIVOLOGIA
Considerando, por hipótese, que as tabelas de temporalidade, na série “nomeação”, contemplaram

com a guarda permanente somente a totalidade dos processos constantes da subsérie efetiva; e que
as séries “promoção” e “transferência” tiveram seus processos eliminados, por estar a mesma
informação contida em outro documento, uma ficha funcional, por exemplo. Entretanto, suponhamos
ter sido deixada uma amostragem concernente a estas duas mesmas séries.
O quadro, no arquivo permanente, passaria a ser:
documentos em ordem alfabética onomástica
Processos em ordem dos critérios da amostragem: categorias funcionais, período cronológico,

onomástico etc.
Se obedecidos estes preceitos gerais e se entendidas todas as possibilidades de trato documental e

de armazenamento, temos o arranjo concretizado. Ele nunca é estático, no sentido de não permitir
flexibilidade, de não ser um sistema “hospedeiro”. Se a sua dinâmica parece, à primeira vista, ser
puramente cumulativa, é fácil entender que ela pode se dar também no sentido de um alargamento
ou de um estreitamento interno. O primeiro caso ocorre se for acrescida uma função nova ao órgão
produtor, função cujas atividades gerarão novas séries (podendo até produzir novas seções ou
ARQUIVOLOGIA
grupos se as novas competências tiverem um setor específico para cumpri-las). O estreitamento pode
dar-se no caso da supressão da atividade, de função completa, ou mesmo de um setor inteiro. Daí a
mutabilidade dos quadros de arranjo.
Nenhum quadro de ordenação pode ser fixo em relação à própria mutabilidade da administração a
qual serve o arquivo. A teoria arquivística apenas dita os princípios gerais, eles são facilmente
adaptáveis à extensa gama de tipos de arquivos da administração pública.
Princípios de Acesso aos Arquivos
Introdução
Princípios de acesso aos arquivos, adotado pelo Conselho Internacional de Arquivos em agosto de
2012, oferece orientação para aqueles envolvidos com o desenvolvimento, revisão ou implementação
de decisões para liberação ou restrição de documentos em instituições arquivísticas. Baseados nas
normas internacionais e nas boas práticas, esses princípios foram adotados após um longo período de
consulta internacional.
Os Princípios são necessariamente gerais. Eles incentivam o uso mais amplo possível dos arquivos,
baseado no conjunto de leis, regulações e acordos com os quais atuam os arquivos. Eles estimulam os
arquivistas a serem proativos e a informar o público sobre a disponibilidade dos documentos para
uso.
Apesar disso, os Princípios reconhecem que há documentos que devem ser removidos do acesso
público por um período de tempo. O modo como essa remoção é administrada é frequentemente
controverso, seja em relação aos produtores dos documentos, seja com o público em geral. Os
arquivistas funcionam como guardiões, e precisam assegurar tanto à comunidade usuária quanto às
entidades que impõem restrições que essas são adequadamente aplicadas. Esta Orientação técnica
acredita que, se as instituições arquivísticas adotarem boas práticas quando os documentos
precisarem estar sob restrição, elas poderão reduzir a necessidade de restringir volumes massivos de
documentos.
A mudança global para arquivamento digital afeta o acesso aos arquivos. Entretanto, muitos
documentos sobre os quais os arquivistas rotineiramente tomam decisões de acesso estão em papel
ou em formatos audiovisuais. Desenvolver uma política de acesso e estabelecer determinações básicas
de acesso é o mesmo, não importa qual seja o formato dos documentos. A diferença ocorre em aspectos
técnicos de administração do acesso: o processo de edição (remoção) da informação e os meios de
proteção da informação restrita. Esta Orientação recomenda diversas opções para edição tanto de
documentos em papel quanto digitais.
Esta Orientação volta-se para a limitada parcela de documentos legitimamente restritos em uma
instituição arquivística. Fundamenta-se no objetivo principal dos Princípios, como definido no parágrafo
de abertura:
Os documentos são preservados para uso pelas gerações atuais e futuras. O serviço de acesso
conecta arquivos ao público; fornece informação aos usuários sobre a instituição e seu acervo;
influencia o público quanto à confiança nos custodiadores das instituições arquivísticas e no serviço
que prestam. Os arquivistas apoiam uma cultura de abertura, mas aceitam restrições conforme
exigido pela legislação e outras autoridades, pela ética, ou por exigência dos doadores. Quando as
restrições são inevitáveis, devem ser claras e limitadas em abrangência e duração. Os arquivistas
encorajam as partes responsáveis a formular claramente mandatos e regras consistentes para
acesso aos documentos, mas, na ausência de orientações inequívocas, viabilizam o acesso
apropriado, considerando a ética profissional, a equidade, a justiça e os requisitos legais. Os arquivistas
garantem que as restrições sejam aplicadas justa e razoavelmente, e proporcionam o uso mais amplo
possível dos documentos por meio do monitoramento das restrições e da imediata revogação
daquelas que não se justificam mais. Os arquivistas aderem aos Princípios de acesso aos arquivos ao
formular e implementar políticas de acesso.
A. Informar o público sobre os arquivos
1 O Princípio 1 de Princípios de acesso aos arquivos do Conselho Internacional de Arquivos afirma

que “Entidades públicas e privadas devem abrir seus arquivos o mais amplamente possível”. Para
ARQUIVOLOGIA
promover e facilitar o acesso, o público precisa de informação sobre os arquivos e a instituição que
os detém. No nível básico, a informação inclui o nome da instituição, horário de funcionamento e
detalhes para contato, como a rua e o endereço postal ou eletrônico onde os usuários em potencial
podem fazer uma solicitação. Essa informação pode ser publicada no website, em um boletim ou
em um diretório. O endereço deve ser indicado com clareza para direcionar os novos usuários ao
lugar correto.
2 A informação geral sobre os documentos deve ser fornecida gratuitamente. Isso inclui quaisquer
políticas que afetem o uso público dos arquivos, como uma política de acesso (ver Seção B a
seguir) e uma política de aquisição. Publicada on-line ou impressa, a informação compreende uma
declaração clara sobre quais documentos podem ser acessados e por quem, e indica equívocos
comuns. Por exemplo, pode conter declarações como “qualquer cidadão desse país pode requerer
acesso” ou “você não precisa ser estudante dessa universidade para acessar os documentos”.
3 A instituição oferece gratuitamente instrumentos de pesquisa descritivos para os documentos

disponíveis à consulta, em cópias impressas ou on-line. Os instrumentos de pesquisa são mantidos
atualizados e obedecem às normas internacionais de descrição. Tanto quanto possível, as
descrições sobre os arquivos que tenham sido recebidos pela instituição, mas ainda não
processados, e mesmo os documentos que estiverem fechados ao acesso devem ser incluídos nos
instrumentos de pesquisa (ver Seção F).
4 O Princípio 3 de Princípios de acesso aos arquivos do Conselho Internacional de Arquivos declara

que “Instituições custodiadoras de arquivos adotam uma abordagem proativa para acesso”. A
promoção ativa realizada por uma instituição arquivística ou por arquivistas individualmente ajuda a
garantir que um amplo segmento do público em geral receba informação sobre a instituição
arquivística e seu acervo. As atividades de divulgação podem incluir exposições (inclusive virtuais e
on-line), websites, publicações impressas e eletrônicas, boletins digitais ou por correio tradicional,
programas educativos, visitas guiadas, eventos de mídia e transmissões (como a notícia de
documentos recém-liberados), participação de arquivistas em conferências, publicação de
documentos importantes por meio da digitalização ou edições em fac- símile, e o uso de mídia
social. Essas atividades podem ser realizadas em cooperação com outras instituições, como, por
exemplo, a participação em eventos locais, a preparação conjunta de instrumentos de pesquisa e a
contribuição em portais para arquivos dispersos. Informar arquivistas sobre acervos de instituições
arquivísticas, que não as suas próprias, aumenta a probabilidade de questões que não podem ser
respondidas sejam encaminhadas a instituições que tenham documentos relevantes para a
resposta.
B. Desenvolver uma política de acesso
5 O Princípio 2 de Princípios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional de Arquivos, afirma

que “Instituições que facultam o acesso do público a qualquer parte de seus arquivos divulgam a
política de acesso”. O mesmo princípio ressalta que uma política de acesso é escrita, baseada na
“presunção da abertura”. Se alguns documentos do acervo de uma instituição custodiadora devam
estar sob restrição, as restrições precisam ser “claramente escritas, de modo a permitir que o
público possa compreendê-las e imprimir consistência à sua aplicação”, e a política de acesso
estabelece a base sobre a qual as decisões de acesso são tomadas.
6 O Princípio 4 de Princípios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional de Arquivos,

estabelece que “As restrições são impostas por legislação ou por política institucional, da instituição
arquivística ou sua instância superior, ou por um doador”. A política de acesso refere-se a quaisquer
leis, regulações, decretos e decisões judiciais, políticas e regras internas e acordos de doação que
se aplicam aos arquivos. Pode também referir-se aos Princípios de acesso aos arquivos.
a) Leis e regulações incluem legislação específica sobre arquivos; atos sobre liberdade de
informação, de proteção à privacidade e proteção de dados; legislação referente a assuntos não
relacionados a arquivos contendo disposições sobre acesso ou sigilo; e legislação aplicável a
entidades do setor privado, como corporações, instituições educacionais e cartórios públicos, que
compreende disposições específicas sobre acesso ou sigilo.
b) Decretos e decisões judiciais abrangem decretos executivos, como aqueles relativos ao segredo
no Poder Executivo, bem como sentenças e decisões judiciais com amplo impacto sobre
ARQUIVOLOGIA
documentos, como decisões de júris ou juízes de instrução interpretando a norma para acesso aos
documentos.
c) As políticas e normas internas incluem políticas internas, diretivas, resoluções e regras que tanto
se aplicam à instituição arquivística quanto às decisões de um conselho ou corpo diretivo, estatutos
de universidades e de organizações de cunho religioso.
d) Acordos de doação são documentos legalmente exigidos que definem os termos, direitos e
responsabilidades entre a instituição arquivística e a entidade externa ou indivíduo quanto a
documentos doados. Eles incluem termos de doação, testamentos, cartas de doação e acordos de
depósito.
7 Os instrumentos que governam a política de acesso, citados no item 6, variam segundo o tipo de
instituição arquivística.
a) A política de acesso para uma instituição arquivística governamental baseia-se em leis e suas
interpretações, regulações, decretos, políticas e normas internas. Se a instituição arquivística
governamental for autorizada a aceitar doações do setor privado, os acordos de doação também
farão parte do quadro da política de acesso.
A política de acesso para uma instituição arquivística subordinada a uma entidade não
governamental, como um arquivo dentro de uma empresa ou de uma instituição religiosa, baseia-se
originalmente em políticas e normas internas, e se a instituição arquivística aceitar doações, nos
acordos de doação. Se leis nacionais ou locais se aplicarem à entidade, essas serão incorporadas à
política de acesso.
b) A política de acesso para uma instituição arquivística não governamental que existe
independentemente de uma instância superior ou cujo objetivo principal seja a obtenção de doações
baseia-se, sobretudo, em sua política, normas internas e acordos/contratos de doação. Se uma lei se
aplicar a instituições arquivísticas não governamentais (por exemplo, em alguns países as leis de
proteção de dados se aplicam a instituições do setor privado), esta será incorporada à política de
acesso.
8 O Princípio 4 de Princípios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional de Arquivos,

distingue entre restrições gerais e específicas; ambas estão incluídas na política de acesso.
a) Restrições gerais aplicam-se a tipos específicos de informação ou a classes designadas
de documentos onde quer que sejam encontrados nos arquivos.
b) Restrições específicas são discriminadas pela entidade transferidora e aplicam-se somente aos
documentos de um produtor ou de um doador em particular. A política de acesso inclui uma
referência genérica a restrições específicas para alertar os usuários de que essas restrições existem,
uma vez que mencionar cada restrição específica tornaria a política complicada e confusa, o que
não é recomendado.
9 As declarações de restrição geral definem as categorias de restrição e indicam quaisquer

exceções. As restrições são identificadas por número e título descritivo breve e fornecem detalhes
suficientes sobre as circunstâncias em que são aplicadas, para garantir que os usuários entendam a
natureza do material restrito. Exemplos de restrições comuns são documentos contendo informações
cuja divulgação constituiria uma violação claramente injustificada da privacidade de uma pessoa viva;
documentos restritos por lei, decreto ou decisão judicial e documentos contendo informações
confidenciais sobre negócios e finanças.
10 As exceções às restrições gerais são apresentadas na política de acesso, por exemplo, quando
as pessoas podem ter acesso excepcional aos documentos referentes a si mesmas ou aos que elas
tenham produzido.
11 A política de acesso também abarca procedimentos administrativos, como a forma de solicitar o

acesso e de recorrer de uma decisão de acesso. Normas de prestação de serviços, como o prazo
para uma resposta a um pedido, podem ser especificadas.
ARQUIVOLOGIA
12 A política de acesso é aprovada pelo alto escalão da instituição arquivística ou pela instância
administrativa que a subordina. Por exemplo, em instituições arquivísticas não governamentais, um
conselho de diretores ou uma autoridade superior pode autorizar a política de acesso.
13 O Apêndice A é um exemplo de política de acesso.
C. Acordar restrições de acesso na ocasião da transferência
14 O Princípio 4 dos Princípios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional de Arquivos,

afirma que “Instituições custodiadoras asseguram que restrições de acesso sejam claras e de
duração determinada, baseadas em legislação pertinente, reconhecem o direito de privacidade e
respeitam os direitos dos proprietários de documentos privados”. As restrições de acesso precisam
ser discutidas e acordadas entre a instituição arquivística e a organização ou pessoa transferidora
antes ou no momento que os documentos forem transferidos, e devem ser as mais específicas e
mínimas possíveis. A política geral de acesso da instituição arquivística constituirá a base dessas
discussões. Quaisquer restrições específicas devem ser listadas no documento de transferência.
15 Em instituições arquivísticas públicas, o documento de transferência pode simplesmente

afirmar que os documentos estão sujeitos à legislação arquivística ou outra pertinente, que os
documentos ficarão restritos por um período de tempo definido e então analisados para possível
liberação, ou que estarão restritos por um período de tempo definido e automaticamente liberados ao
seu término. O documento de transferência estabelece se os documentos estão sob restrições de
segurança nacional, se estão sujeitos a disposições legais específicas ou a decisões judiciais, ou
se contêm informações que atentem contra a privacidade de alguém.
16 Em instituições arquivísticas privadas, cujo objetivo principal é preservar os documentos da

instância superior, o documento de transferência pode simplesmente confirmar que os documentos
estarão, a partir daquele momento, sob custódia da instituição arquivística e sujeitos à sua política
de acesso.
17 Para aceitar doações de documentos de um indivíduo ou de uma organização, o arquivista e o

doador discutem a política de acesso da instituição arquivística, a natureza dos documentos
propostos para doação e a maneira de aplicar a eles a política de acesso. O doador pode solicitar
que itens ou categorias específicas de material sejam restritos por um período ou até que um
determinado evento ocorra, como a morte de uma pessoa nominada. O doador pode pedir para ser
consultado antes de os documentos restritos serem abertos, seja para indivíduos específicos ou
para uso geral. Tais condições podem ser difíceis de administrar (elas dependem, por exemplo, do
doador responder a comunicações) e deveriam ser desencorajadas, mas, se necessárias,
permaneceriam válidas apenas por um tempo limitado ou até a ocorrência de um evento específico.
As condições de acesso acordadas para a doação são formalizadas no instrumento de doação.
D. Controlar o acesso físico aos documentos sob restrição
18 O acesso físico às áreas de armazenamento dos documentos é controlado para limitar a

oportunidade de acesso à informação restrita por pessoas não autorizadas.
19 A manutenção dos documentos restritos numa área separada reduz a probabilidade de eles
serem inadvertidamente usados em serviço de referência. Para documentos em papel ou
audiovisuais, esta pode ser uma sala ou uma área separada dentro de um depósito comum; neste
caso, a área pode ser cercada ou receber estantes deslizantes trancadas para prevenir o acesso não
autorizado. Para documentos digitais, isso exige firewalls e depósito ou espaço de segurança
separado.
20 Documentos classificados como de segurança nacional podem exigir medidas e protocolos

adicionais de segurança, como, por exemplo, a presença de dois membros da equipe quando for
aberta uma câmara de segurança ou a assinatura de um registro que especifique data e hora de
entrada de cada pessoa para um propósito específico.
21 O acesso à informação sobre a localização do material dentro do depósito é restrito aos membros
da equipe que precisam buscar os documentos para fins oficiais. Essa restrição pode incluir o
registro da localização na estante de determinados documentos e o registro digital de localização,
que deveria ser protegido por senha regularmente alterada e conhecida apenas por aqueles que
ARQUIVOLOGIA
precisam da informação.
E. Permitir à equipe acesso aos documentos sob restrição para realização do trabalho arquivístico

estabelece que “Arquivistas têm acesso a todos os arquivos fechados e neles realizam o trabalho
arquivístico necessário”. Os membros da equipe têm acesso ao acervo com informações restritas, a
fim de organizar e descrever documentos, realizar atividades de preservação e implementar as
restrições de acesso. Se os membros da equipe precisam trabalhar com documentos considerados
de segurança nacional ou outros especialmente protegidos, eles cumprem os procedimentos que
os autorizam a manuseá-los.
23 Somente os membros da equipe cujas funções exijam acesso a informações restritas têm
acesso a ela (o princípio da “necessidade de saber”). Isso reduz a possibilidade de liberação não
autorizada de informações restritas. Analisando os processos envolvidos na identificação e
implementação das decisões de acesso, as instituições arquivísticas podem organizar seu trabalho
e limitar o número de funcionários que necessitem manusear documentos restritos.
24 Os membros da equipe não divulgam informações restritas a que tenham acesso em razão de
seu trabalho. Eles podem ser solicitados a assinar um acordo de não abertura ou uma cláusula de
sigilo pode ser incluída em seus contratos de trabalho. Os membros da equipe em instituições
arquivísticas públicas podem estar submetidos à legislação mais geral ou a regulamentos para
funcionários do governo (por exemplo, um Official Secrets Act) que incluam severas sanções,
como a demissão, se a informação restrita for divulgada.
F. Descrever documentos sob restrição
25 O Princípio 2 dos Princípios de acesso aos arquivos, do Conselho Internacional
de Arquivos, afirma que “Instituições custodiadoras de arquivos tornam pública a
existência dos arquivos, inclusive a de documentos fechados ao acesso, e divulgam a existência

de restrições que afetam os arquivos”. Por meio da descrição dos documentos, os usuários
poderão verificar se existe ou não uma série específica, uma unidade de arquivamento, item ou
parte de um item, mesmo quando fora do alcance do público. As condições de acesso aplicadas aos
documentos são declaradas nos instrumentos de pesquisa, usando o elemento 4.1 da Norma Geral
Internacional de Descrição Arquivística (ISAD(G), 1 “Condições de acesso”, incluindo:
a. natureza da restrição que se aplica, inclusive se ela é baseada somente na data do documento
ou no seu conteúdo (sem revelar a informação restrita);
b. a extensão do período de classificação e a data ou evento que desencadeará a
liberação do documento;
c. a autoridade para a restrição, se legislação, regulamento ou acordo legal com o doador.
26 Informações gerais sobre as condições de acesso podem ser dadas nos níveis de fundo ou
série, como “sujeito à regra dos 30 anos” ou “dossiês/processos relacionados com os resultados dos
alunos estão sujeitos à restrição geral 2”. Informações específicas no dossiê ou em nível de item
indicam se o material está aberto ao acesso, no todo ou em parte, ou totalmente fechado.
27 Itens restritos devem ser descritos nos instrumentos de pesquisa, para que os usuários possam
solicitar que a decisão de restrição seja revista. Contudo, o instrumento de pesquisa disponível
publicamente não revela informações restritas. Se a identidade de uma pessoa for o elemento
restrito, o nome da pessoa no título original do dossiê/processo deve ser substituído por palavras
que indiquem que o nome é restrito e foi removido, por exemplo, “Denúncias de atividade criminosa
de [nome restrito]”. Se toda palavra no título for restrita, então os outros elementos de informação
sobre o dossiê/processo (número, datas-limite etc.) devem aparecer no instrumento de pesquisa,
sendo o título substituído por uma frase do tipo “O título deste arquivo é restrito”.
G. Responder a pedidos de acesso a documentos sob restrição
ARQUIVOLOGIA

estabelece que “Arquivos são disponibilizados em condições de acesso igualitárias e justas”.
Quando um pedido de acesso é recebido, o arquivista verifica se o material é aberto para uso
público. O Apêndice B apresenta um exemplo de checklist das etapas preliminares para decisão
sobre a determinação do acesso.
29 Se o documento não estiver aberto, o arquivista determina se o solicitante é elegível para

acesso com base em uma das exceções à restrição estabelecidas na política de acesso. São
algumas exceções:
a. O Princípio 6 dos Princípios de acesso aos arquivos do Conselho Internacional de Arquivos afirma
que “Instituições custodiadoras de arquivos garantem que vítimas de crimes graves segundo as leis
internacionais tenham acesso a documentos que proporcionam a evidência necessária à afirmação
de seus direitos humanos e à prova de sua violação, mesmo se esses documentos estiverem
fechados ao público em geral”. As pessoas elegíveis para acesso com base nessa exceção devem
atender aos critérios estabelecidos na versão atualizada dos Princípios para a proteção e promoção
dos direitos humanos através da ação de combate à impunidade do Alto Comissariado das Nações
Unidas para os Direitos Humanos.
b. A pessoa para quem o acesso é concedido especificamente na legislação (por exemplo, uma lei
pode indicar que um adotado pode ver o processo sobre sua adoção, mas o processo está fechado ao
público em geral).
c. Diretores e funcionários do órgão de origem dos documentos ou de seu sucessor na
função que necessitam da informação no desempenho de suas funções oficiais.
d. Em alguns países, os funcionários públicos têm o direito de ter acesso aos registros por eles
produzidos ou recebidos no âmbito das atribuições de seu serviço. A legislação em vigor ou os
regulamentos internos do governo talvez precisem ser consultados, e a opinião do empregador
anterior obtida, para determinar se a pessoa que solicita ver os documentos alegando tal disposição
está autorizada a fazê-lo.
e. Algumas instituições arquivísticas permitem o uso de documentos restritos para fins de pesquisa
médica estatística ou quantitativa, se o pesquisador fornecer garantia por escrito de que as
informações serão utilizadas exclusivamente para investigação, estatística ou relatório e que
nenhuma informação identificável individualmente será divulgada pelo trabalho do pesquisador.
f. Pessoas que procuram acesso aos documentos classificados por segurança nacional devem obter
uma declaração de autorização de acesso da agência que os classificou.
30 Todos os usuários dos arquivos devem apresentar alguma forma de identificação e fornecer
nome, endereço e informações para contato. Pessoas que solicitem acesso a informações restritas
com base em uma exceção devem apresentar credenciais que sejam suficientes para determinar se
ela está qualificada para a exceção.
31 Um instrumento de transferência pode exigir que a instituição arquivística consulte o produtor ou o

doador antes que o acesso ao documento transferido seja permitido. Ao receber um pedido de
acesso a documentos que exigem consulta prévia, a instituição arquivística abre um dossiê de
rastreamento para o pedido, indicando a data em que foi feito, o nome do usuário, data em que o
pedido foi enviado para o produtor/doador, a resposta, e a data em que o usuário foi notificado da
decisão.
32 A instituição arquivística deve manter um registro de pedidos de acesso a documentos

restritos, incluindo a identidade do usuário, quaisquer revisões realizadas e os resultados delas.
Essa informação ficará disponível apenas para a equipe e será armazenada em uma parte segura
de banco de dados ou arquivos de papel da instituição arquivística. As informações pessoais
obtidas no processo de verificação de credenciais serão tratadas de acordo com a legislação de
privacidade ou política interna; a legislação de proteção de dados pode controlar o período de
tempo que essa informação será retida e quaisquer outras utilizações que dela se façam.

estabelece que “Instituições custodiadoras de arquivos garantem que as restrições operacionais
ARQUIVOLOGIA
não impeçam o acesso aos arquivos”. Pedidos de acesso são processados sem discriminação com
base na raça, sexo, religião, crença ou condição social dos solicitantes. As “pessoas com
deficiência, analfabetos ou desfavorecidos e que de outra forma teriam dificuldades significativas
no uso de arquivos” recebem assistência para garantir que tenham as mesmas oportunidades de se
beneficiar de acesso aos documentos.
H. Tomar decisões sobre acesso

afirma que “Arquivistas participam do processo de tomada de decisão sobre acesso”. A revisão do
acesso é o processo de seleção dos documentos para determinar se quaisquer restrições de
acesso se aplicam. Ela é realizada quando (a) um usuário em potencial solicita acesso a itens que
não tenham sido previamente disponibilizados ao público ou (b) a instituição arquivística determina
que já se passou tempo suficiente para que a necessidade de restringir a maioria dos documentos
tenha caducado.
35 Os princípios de gestão de risco podem ser aplicados ao processo de seleção: a proveniência

dos documentos, o assunto do dossiê/processo, e a data e o formato dos documentos podem
indicar onde informações restritas são suscetíveis de serem encontradas e se o exame detalhado
dos documentos é necessário. Por exemplo, alistamentos militares do século XIX de soldados
falecidos não vão exigir seleção, mas dossiês/processos recentes de investigação sim; fotografias
de florestas não vão exigir seleção, mas fotografias atuais de instalações militares sim. Amostras
de correspondência de rotina e publicações devem ser revisadas rapidamente para confirmar que
nenhuma informação restrita estranha foi incluída. Documentos não processados exigem uma
análise mais cuidadosa do que documentos processados.
36 O Princípio 5 dos Princípios de acesso aos arquivos do Conselho Internacional de Arquivos

estabelece: “As determinações de acesso são feitas o mais rapidamente possível após o
recebimento da solicitação”. Arquivistas iniciam uma revisão de documentos fechados, revendo
todas as restrições que se aplicam, incluindo as leis e regulamentos, despachos e decisões judiciais,
políticas internas, restrições específicas e acordos com os doadores. Se os itens em análise
estiverem em um formato regular (por exemplo, em um formulário ou em uma ordem padrão ou
arquivados em um dossiê/processo estruturado), o revisor identifica os locais onde as informações
potencialmente confidenciais têm provável ocorrência e concentra-se em analisar as informações aí
encontradas. Os arquivistas devem ler os dossiês/processos atenta e rapidamente para verificar se
o documento passível de ser restrito está ou pode estar presente.
37 Quando informações que podem precisar ser restritas forem encontradas, o arquivista
determina se as condições existentes eliminam a necessidade de restrição; por exemplo, a
informação já está legalmente em domínio público (a existência de cópias de processo judicial ou
recortes da imprensa no dossiê podem indicar isso) ou a pessoa é falecida (o obituário publicado ou
um dossiê pessoal podem indicar isso).
38 Se possível, outro membro da equipe faz uma segunda análise. O segundo revisor observa todos
os itens propostos para a restrição, verifica as partes recomendadas para a liberação e toma a
decisão final de liberar ou reter. A segunda avaliação pode não ser necessária se existir um
precedente bem estabelecido de acesso ao tipo de informação contida nos documentos. Se não for
feita uma segunda revisão, o supervisor do primeiro revisor ou outro funcionário designado
confirma a retenção ou liberação.
39 É preferível que os membros da equipe que tomam as decisões de acesso não sejam os mesmos
que trabalham no serviço de referência, para reduzir a possibilidade de funcionários,
inadvertidamente, revelarem informações restritas aos pesquisadores. Em pequenas instituições
arquivísticas, isso nem sempre é possível.
I. Implementar restrições de acesso
40 Quando é percebida a existência de informação que deva ser restrita, arquivistas asseguram-se
de que o dossiê/processo ou item que contém a informação (ou uma parte do documento que possa
ser facilmente separada) seja retirado dos documentos disponíveis para o público. Arquivistas
limitam o volume de documentos restritos ao essencialmente necessário para proteger as
informações neles contidas. O membro da equipe que completou a revisão pode fazer a retirada ou
a edição do documento, ou as decisões sobre acesso podem ser passadas a outro membro da
ARQUIVOLOGIA
equipe que as implemente.
41 Algumas instituições arquivísticas que não querem restringir o acesso aos documentos físicos,
mas querem ter controle sobre o uso final da informação, exigem que os usuários assinem um
compromisso de não divulgação ou de submissão de um rascunho para aprovação antes da
publicação. Esta não é uma prática recomendável, porque cria um risco substancialmente maior de
divulgação não autorizada de informações, especialmente se os pesquisadores tiverem
autorização para possuir cópias de documentos restritos.
42 A primeira decisão é saber se o item será retido, no todo ou em parte. Diferentes técnicas físicas
são usadas para restringir as informações em documentos em papel, digitais e audiovisuais.
Documento em suporte papel
43 Se o item deve ser retido em sua totalidade ou se a política da instituição arquivística é de reter
um item inteiro, se há tanta informação nele a ser restrita que o item reeditado se tornará enganoso
ou ininteligível, o arquivista prepara uma guia-fora, coloca-a no lugar onde o item original se
encontra no dossiê/processo e remove o item original. Se vários documentos em um único dossiê
são restritos, uma única guia-fora pode ser inserida no início do dossiê/processo, listando-se todos
os itens retirados. Ao preencher a guia-fora, o arquivista tem o cuidado de não revelar a informação
restrita ao registrar o título, o autor e o destinatário da correspondência. Exemplo de guias-fora
encontram-se nos Apêndices C e D, e uma definição dos termos nelas utilizados no Apêndice E.
44 Encobrir ou envelopar itens restritos (i.e., colocar itens restritos em envelopes, mas deixando-os
junto ao dossiê/processo) não é recomendável, porque os envelopes adicionam volume ao
dossiê/processo. A ação de encobrimento ou anexação pode danificar o item, e os envelopes
podem ficar soltos ou ser removidos por usuários, expondo assim a informação restrita.
45 Quando parte de um item em papel pode ser disponibilizada, o arquivista faz uma cópia do
documento original (cópia A), remove as informações restritas da cópia, e faz uma cópia (cópia B)
da cópia editada (cópia A). Toda edição é feita em uma cópia, nunca no original. Os arquivistas
garantem que a cópia editada mostre claramente onde, por que e com que autoridade a informação
foi removida. Usar papel colorido para a cópia B pode ajudar tanto os usuários quanto os arquivistas
a distinguirem-na de outras fotocópias e da cópia editada (cópia A).
46 Alguns métodos comumente usados para editar itens em papel:
a. suprimir informações restritas a partir da cópia A (o efeito “rolo de piano”), anotar a página com a
razão para as restrições e copiá-la (fotocópia ou digitalização). É útil, quando da cópia, colocar por
trás da página com as supressões um papel distintamente marcado ou colorido, de forma que as
lacunas sejam fáceis de ver na cópia B. As partes retiradas são destruídas por meios seguros;
b. escurecer informações restritas com uma tinta espessa na cópia A, anotar a razão das restrições, e
fazer a cópia B (escurecer a cópia por si só pode não tornar suficientemente ilegíveis as informações
restritas. Nesse caso, faça uma segunda cópia);
c. para blocos de texto, colocar um pedaço de papel sobre o bloco restrito na cópia A, anotar a
razão para as restrições e fazer a cópia B;
d. digitalizar a página, editar eletronicamente a informação (ver parágrafo 49), anotar a página e
copiá-la eletronicamente para um site de acesso público ou imprimi-la (a cópia impressa pode ser
escaneada e disponibilizada digitalmente). Isso elimina a possibilidade de a informação
eletronicamente reeditada ser restaurada pelo usuário.
47 Se possível, outro membro da equipe verificará a guia-fora e a cópia editada para certificar que
todas as informações restritas foram removidas.
48 Os itens originais removidos do dossiê/processo são mantidos em um dossiê paralelo,

etiquetado com os títulos do fundo, da série e do dossiê/processo original. O dossiê paralelo tanto
reduz a possibilidade de os itens originais, contendo informações restritas, serem liberados para um
usuário, como facilita a reintegração final dos itens (ver parágrafo 19).
ARQUIVOLOGIA
Documentos digitais
49 A edição de documentos digitais requer bom conhecimento técnico das propriedades do software,
para garantir que a exclusão não seja revertida e as informações editadas recuperadas do arquivo
digital fornecido ao usuário. Informações excluídas de um item digital devem ser substituídas por
uma marca que ocupe o mesmo espaço do texto original, para permitir ao usuário perceber a
extensão da exclusão. Se o item requerido está numa base de dados e uma entrada, elemento, linha
ou coluna precisa ser restrita, depois da edição o usuário deve ser capaz de perceber que o elemento
foi retirado. Se o software disponível na instituição arquivística não permitir a exclusão segura e a
reposição do espaço, o arquivista deve escolher um meio alternativo de edição, como a impressão
do item (ou de um extrato, se o pedido for um segmento de um dado estruturado) em papel, usar
uma técnica de edição em papel e digitalizar o item editado.
J. Documentar as decisões sobre acesso
50 Um registro de cada decisão de acesso é mantido em um dossiê de controle de acesso, seja em

papel ou em uma área não pública do sistema informatizado da instituição arquivística. O dossiê de
controle é organizado por fundo ou série. O dossiê de controle contém os documentos de trabalho
sobre o processo de tomada de decisão, uma cópia duplicada da(s) guia(s)-fora e a primeira cópia
editada a partir da qual a cópia de uso foi feita. Se a decisão de acesso foi difícil ou tiver sido
estabelecida anteriormente, é útil fazer cópias do item original, das cópias editadas e da guia-fora e
colocá-las em um dossiê de exemplo para fins de treinamento. O dossiê de controle de acesso e o
dossiê de exemplo estão disponíveis para os membros da equipe apenas caso seja necessário
entender a questão.
51 A decisão de acesso é documentada no instrumento de pesquisa disponível ao público como

uma confirmação positiva da condição de acesso do documento. Por exemplo, a apresentação do
fundo pode sugerir que muitos dossiês são restritos, mas se foi determinado que um dossiê
específico seria aberto ou fechado, a descrição do dossiê deve confirmar isso.
52 Se os documentos foram revisados porque um usuário os solicitou, o usuário será informado por
escrito do resultado da revisão e da razão para a decisão, desde que isso não comprometa a
restrição de acesso imposta, e fornecida a informação sobre os procedimentos de recurso.
K. Rever restrições de acesso

afirma que “Usuários têm o direito de apelar de uma negação de acesso”. O procedimento de
recurso com base na legislação ou normas internas deve estar incluído na política de acesso; é uma
boa prática fornecer um calendário para recursos e respostas da instituição arquivística ou de sua
instância superior. Após uma decisão final de recurso, a política de acesso pode proibir por um
período que se realize outra revisão. Por exemplo, após a decisão de retenção, nenhuma nova
revisão será feita no prazo de dois anos.
54 Outra pessoa que não aquela que fez a revisão inicial lida com a revisão do recurso; pode ser
alguém da instituição arquivística ou um membro da equipe da sua instância superior. A decisão
sobre o recurso pode ser final ou, no caso de documentos públicos, passível de recurso a um tribunal
independente.
55 O usuário que solicitou a revisão de uma decisão de acesso é informado, por escrito, do
resultado do recurso. Caso a resposta seja negativa e outro recurso seja possível, o usuário será
informado das etapas e prazos para isso.
56 Quando um órgão de apelação ou tribunal independente muda a decisão inicial de restrição,

arquivistas reveem decisões de acesso com bases semelhantes para verificar se mais documentos
podem ser liberados. Precedentes estabelecidos pelo processo de recurso estão documentados no
dossiê de exemplos; arquivistas podem desenvolver diretrizes particulares sobre restrições para
auxiliar na sua aplicação coerente.

estabelece que “Os arquivistas monitoram as restrições de acesso, revendo documentos e
eliminando restrições não mais aplicáveis”. Arquivistas reveem periodicamente os documentos
restritos para determinar se quaisquer itens podem ser liberados. Se a restrição é baseada na data
ARQUIVOLOGIA
dos documentos, uma revisão anual liberará qualquer documento que ingresse no período de
“acesso aberto”. Se o documento é restrito por privacidade ou outros motivos, com um período
indeterminado, a instituição arquivística realiza uma revisão interna periódica para confirmar ou
cancelar a restrição. Arquivistas também reveem itens restritos após eventos específicos, como a
morte de uma pessoa que é o tema/assunto da informação restrita.
L. Liberar documento anteriormente restrito

afirma que “Se um item classificado é revisto e o acesso passa a ser garantido a um integrante do
público em geral, o item estará disponível para todo o público nos mesmos termos e condições”.
59 Quando informações restritas podem ser divulgadas, o processo de restrição de acesso é

revertido:
a. recolocam-se os itens no dossiê original;
b. se papel, removem-se as guias-fora (ou exclua da lista dos itens liberados, se uma única guia-
fora tiver sido usada para vários itens) e cópias editadas, e coloca-se no dossiê de controle de
acesso;
c. registra-se a nova decisão de acesso em instrumentos de pesquisa de acesso público;
d. se a informação sobre o item estiver restrita no instrumento de pesquisa, restaura- se a

informação;
e. se cópias digitalizadas tiverem sido disponibilizadas on-line, adicione novas cópias incluindo o
conteúdo novamente liberado.
60 O resultado da revisão é registrado no dossiê de controle da instituição arquivística: o motivo pela

qual a informação restrita foi liberada, sob qual razão, e a data em que foi divulgada. A legislação
de proteção de dados pode proibir a inclusão da identidade do usuário cujo pedido levou à liberação
das informações. O dossiê de controle deve manter a evidência de que os documentos eram
restritos no passado e ser conservado permanentemente.
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos
1. Introdução
O objetivo deste trabalho é analisar o nível de alinhamento dos sistemas informatizados de gestão
arquivística de documentos utilizados em cinco órgãos do Poder Executivo Federal: Agência Nacional
de Energia Elétrica – ANEEL; Agência Nacional de Águas – ANA; Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão; Ministério da Justiça e Força Aérea Brasileira; em relação ao modelo de
requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos e-ARQ Brasil, definido
pela Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, órgão
responsável por estabelecer a política nacional de arquivos públicos e privados.
A escolha de tal linha de pesquisa tem sua justificativa na constatação da ausência de estudos que
atestem a situação dos sistemas informatizados de gestão de documentos de arquivo1 no setor
público. A intenção é identificar o grau de alinhamento desses sistemas com o que estabelece a
Resolução nº 25, a qual visa uniformizar o desenvolvimento e a aquisição de sistemas que pretendam
produzir e manter documentos arquivísticos em formato digital. Objetiva-se ainda propiciar reflexões
dos profissionais de arquivo, assim como dos órgãos públicos em geral quanto à importância da
utilização de sistemas informatizados de gestão de documentos que sejam alinhados aos conceitos e
práticas disseminados pela Arquivística Moderna.
Sabe-se empiricamente que, via de regra, as instituições públicas brasileiras ainda não dispõem de
ferramentas que contemplem uma quantidade aceitável de requisitos técnicos e funcionais para
racionalização da produção, tramitação, uso, disseminação e preservação de documentos digitais,
nem, tampouco, em suportes convencionais como o papel, o que tem posto em risco de perda
irreparável o patrimônio documental brasileiro. Restrições financeiras e falta de profissionais
especializados têm se tornado os principais empecilhos para o desenvolvimento ou aquisição de
ferramentas eletrônicas que auxiliem na gestão dos registros arquivísticos das instituições públicas.
ARQUIVOLOGIA
Esta situação se torna ainda mais grave se consideramos o crescimento vertiginoso da produção
documental, tanto em papel quanto digital, que assola esses órgãos, fruto dos avanços tecnológicos
do setor, bem como do aumento contínuo da consciência de cidadania da população, que impele as
pessoas a recorrerem cada vez mais aos serviços oferecidos pelo governo.
Contudo, temos observado que ter em mãos uma ferramenta de gestão documental não se constitui
no remédio definitivo para todos os males, pois a questão é mais complexa do que parece. Com
efeito, repetidos casos de insatisfação com relação a características e funcionalidades de tais
sistemas têm contribuído para que as instituições reconheçam a necessidade de adoção de padrões
mínimos de requisitos que devem ser observados quando do desenvolvimento ou aquisição desse
tipo de ferramenta.
Iniciativas como essa, de padronização de requisitos, procedimentos e operações técnicas, evitam o

dispêndio de vultosas quantias que geralmente são empregadas na elaboração de sistemas que já
nascem obsoletos ou na aquisição de soluções prontas, do tipo “pacote fechado”, que não atendem
às necessidades das instituições.
Considerando a amplitude do universo de organizações atingidas pela referida resolução, limitamos a

pesquisa a uma amostra composta por cinco instituições sediadas no Distrito Federal, integrantes do
Poder Executivo Federal, que foram escolhidas de forma aleatória.
O presente trabalho é composto por mais seis partes: referencial teórico, metodologia, as
organizações e seus sistemas informatizados de gestão de documentos de arquivo, resultados do
estudo, conclusões e referências bibliográficas.
2. Referencial teórico
O referencial teórico relata a evolução das formas de registro e transmissão de informações utilizadas
pelo homem desde a Pré-História, passando pelo surgimento da escrita, dos documentos de arquivo,
dos computadores e da Internet, até chegar aos dias atuais, onde os avanços tecnológicos fizeram do
documento digital a mais eficiente forma de se registrar e disseminar informações, que, porém,
carrega consigo vulnerabilidades relativas à confiabilidade, autenticidade e manutenção, que têm se
tornado o desafio maior para os profissionais de arquivo. Debilidades essas que ensejaram na edição
da Resolução nº 25, do CONARQ.
Nosso trabalho remonta aos primórdios da ocupação humana na Terra, época em que as primeiras
civilizações já demonstravam a necessidade de preservar as informações acerca de sua cultura, de
seus costumes, de suas crenças e religiões, ou seja, de sua história. Prova disso é que os povos pré-
históricos já esculpiam símbolos e desenhos em rochas e no interior de cavernas como forma
rudimentar de assegurar que aspectos importantes de sua existência fossem repassados para as
gerações futuras.
Não é difícil perceber que os criadores de tais registros deram preferência a uma linguagem simples e
de uso comum, pois pareciam perceber a necessidade de grafar informações por meio de signos
conhecidos, de modo que outras pessoas pudessem facilmente compreender e utilizar.
Com a invenção da escrita, fato que marca a primeira grande evolução na forma de se transmitir
informações, as preocupações com a preservação dos registros resultantes dos processos
intelectuais e criativos do ser humano tornaram-se mais conscientes, pois as facilidades advindas da
padronização de signos lingüísticos proposta pela nova descoberta fizeram com que a produção
informacional atingisse um volume nunca antes visto.
Com efeito, as informações inicialmente cunhadas em pedras passaram a ser lavradas noutros
suportes2, como placas de argila, pergaminhos, papiros e, mais tarde, no papel, dando origem ao
primeiro conceito de documento que se tem notícia: informação registrada em um suporte.
Importante destacar que todo o conhecimento acerca da existência desses antigos registros somente
pôde ser revelado e disseminado devido à longevidade dos suportes onde as informações foram
registradas, bem como pela possibilidade de se decodificar e interpretar os signos informacionais que
compunham os documentos.
ARQUIVOLOGIA
Com o passar dos anos, a evolução cultural dos povos, a gradual modernização dos Estados, assim
como o aumento de sua participação nas relações sociais fizeram com que a produção documental
aumentasse continuamente. Assim, os documentos originalmente utilizados somente para
disseminação e preservação da memória passaram a servir também para referendar o poder do clero
e da nobreza dominante, bem como para registrar os atos e rotinas governamentais. Dessa forma,
deu-se origem aos chamados documentos de arquivo – aqueles produzidos ou recebidos por uma
pessoa ou organização no desempenho de suas funções ou atividades.
Contudo, há época, a noção de preservação de documentos era ainda rudimentar, e voltada

exclusivamente para a manutenção do suporte. O entendimento dominante rezava que ao se cuidar
do material (suporte) que abrigava a informações conservar-se- ia os registros nele grafados. Para
tanto, os documentos eram reunidos em galpões de igrejas, templos ou prédios públicos, onde
permaneciam para fins de consultas futuras.
Após a II Guerra Mundial, entrou em cena uma nova e revolucionária ferramenta que modificaria para
sempre o ambiente das organizações, assim como as rotinas de criação, disseminação e
preservação de documentos – o computador. Nas décadas seguintes, a tecnologia da computação,
também chamada de tecnologia digital, deixou de ser circunscrita às forças militares e se difundiu
para instituições públicas e privadas, fazendo com que a produção de documentos atingisse níveis
jamais vistos, tanto em termos quantitativos quanto em diversidade.
Neste contexto, pouco a pouco a informática foi dominando o ambiente das organizações e fazendo
com que as pessoas abandonassem antigas rotinas de trabalho. No que diz respeito à produção de
documentos, as máquinas de escrever e as calculadoras foram sendo gradativamente abandonadas,
pois com os modernos editores eletrônicos era possível criar, formatar e corrigir textos e planilhas de
forma muito mais fácil e rápida.
Gavrel apud Santos (2005:20) declara que “os arquivos eletrônicos foram criados primeiramente
como resultado da necessidade do processamento em grande quantidade de dados, objetivando
basicamente substituir o esforço manual”.
Minc e Nora (1980); Dertouzos (1998) apud Santos (2005:19) colocam ainda que “no que concerne à
informação, o desenvolvimento da informática foi a mola propulsora da nova evolução, também
chamada de terceira onda”.
Santos (2005:20) acrescenta:
A rede internacional de informações, Internet, é um dos maiores produtos desse período. As pessoas
repentinamente viram-se frente a um novo mundo, sem fronteiras (exceto as lingüísticas, embora
muitas vezes compensadas por imagens). Novas portas para o desenvolvimento das ciências foram
abertas. A contra partida desses benefícios foi uma explosão informacional.
É bem verdade que as organizações necessitaram de algum tempo para se adaptar ao novo e
estranho instrumento de trabalho. A esse respeito, Rondinelli (2004:23) destaca que:
Até a década de 1970 o uso do computador era limitado aos especialistas, devido à necessidade de
domínio de estruturas complexas de hardwares e softwares. Eram os tempos do CPD (Centro de
Processamento de Dados), cujos profissionais atuavam completamente separado do resto da
instituição.
Nas décadas de 70 e 80 a produção de documentos digitais já era uma realidade e o volume de

registros em meio eletrônico começava chamar a atenção das organizações no que diz respeito à
forma mais adequada de gerir e preservar esses acervos. Ainda assim, parecia que os profissionais
da informação: arquivistas, bibliotecários, dentre outros, ainda não sabiam ao certo como lidar com
essa nova realidade. Exemplo disso, é que a Arquivologia3 mantinha-se inerte face aos desafios
concernentes à gestão e preservação de documentos produzidos em meio digital.
Neste sentido, Bell apud Rondinelli (2004:29) destaca que os arquivistas achavam o mundo dos
computadores demasiado técnico e hermético para que pudessem participar e os especialistas em
computação tinham dificuldade em entender que os documentos gerados por eles fossem dotado de
valor arquivístico. Para o autor, a iniciativa para a dissolução de tais barreiras deveria partir dos
arquivistas e se eles não aceitassem as obrigações, outros a assumiriam, porque a necessidade
ARQUIVOLOGIA
existia.
Oportuno ressaltar que nesse novo ambiente, onde as mudanças passaram a ocorrer com espantosa
velocidade, a preocupação com o gerenciamento e preservação dos documentos digitais 4 foi
colocada em segundo plano, pois a falta de redes internas de transmissão de dados e as incertezas
acerca da nova tecnologia fizeram com que esse tipo de documento fosse migrado para outro suporte
mais confiável após sua criação. Na maioria das vezes, o papel era a opção mais utilizada para fins
de disseminação e preservação dessas informações.
Contudo, o avanço da tecnologia digital e o surgimento da Internet agregaram novas peculiaridades e

funcionalidades aos documentos digitais, as quais passaram a inviabilizar a transferência de todas as
suas características para outros suportes. A título de exemplo, temos a impossibilidade de se
reproduzir as funcionalidades de um hipertexto ou de um arquivo de som presente em um documento
digital numa versão impressa.
As vantagens do documento digital em relação ao seu similar em papel são inquestionáveis, dentre
as quais podemos destacar: redução de espaço físico para armazenamento, facilidade de
transmissão, multi pontos de acessos (várias pessoas podem acessar um documento de forma
simultânea), facilidade de localização (desde que bem indexados) e facilidade de reprodução.
Entretanto, os documentos digitais apresentam fragilidades intrínsecas que colocam em risco a
segurança e a recuperação da informação.
Neste sentido, Ferreira (2006:17) destaca que:
O material digital carrega consigo um problema estrutural que coloca em risco a sua longevidade.
Embora um documento digital possa ser copiado infinitas vezes sem qualquer perda de qualidade,
este exige a presença de um contexto tecnológico para que possa ser consumido de forma inteligível
por um ser humano. Esta dependência tecnológica torna-o vulnerável à rápida obsolescência a que
geralmente a tecnologia está sujeita.
Ainda a esse respeito, Santos (2005:58) declara que “a preservação e a conservação dos
documentos eletrônicos é, na verdade, o maior problema em todo o processo de gerenciamento de
documentos eletrônicos”.
Dollar apud Santos (2005:58) observa que:
A dificuldade de se lidar com a unicidade e com a autenticidade dos registros digitalizados é

relativamente pequena quando se considera o desafio de preservá-los em um contexto em que
obsolescência tecnológica é inevitável e inescapável.
De fato, alguns episódios envolvendo perda de documentos digitais, seja por degradação do suporte
seja por obsolescência tecnológica, fizeram com que os profissionais de Arquivologia assumissem
uma postura mais pró-ativa frente ao problema. A partir de então, a comunidade arquivística passou a
se reunir para trocar informações, conhecer o verdadeiro panorama da produção de documentos em
meio digital e tentar encontrar consenso quanto à melhor forma de gerenciar e preservar esse tipo de
documento.
Em 1989, Luciana Duranti, uma renomada estudiosa da área de arquivos, causou grande impacto na
comunidade arquivística internacional ao lançar suas idéias sobre a questão da fidedignidade e da
autenticidade do documento eletrônico arquivístico com base na união dos fundamentos da
Arquivologia com os de uma ciência já quase esquecida, isto é, a Diplomática 5. Após publicar vários
artigos sobre o tema, Duranti juntou-se a Terry Eastwood e Heigher MacNeil, para desenvolver um
projeto de pesquisa na Universidade de British Columbia, Canadá, cuja segunda parte ficou
conhecida pela sigla InterPARES, ou seja, International Research on Permanent Authentic Records in
Eletronic Systems.
O projeto InterPARES é reconhecido como a iniciativa mais importante e mais ousada da área
arquivística nos dias de hoje. Sua implantação, bem como a instalação crescente dos chamados
sistemas de gerenciamento arquivísticos de documentos demonstra que as relações entre a
Arquivologia e a Informática chegaram ao século XXI, tendo como característica principal a plena
conscientização dos arquivistas sobre as implicações da tecnologia da informação no seu campo de
conhecimento.
ARQUIVOLOGIA
O InterPARES conta com um TEAM no Brasil, designado InterPARES Brasil, que é um grupo de
trabalho envolvendo Arquivos e Universidades no que tange às questões de segurança e
preservação de documentos eletrônicos. O grupo está sob a direção do Arquivo Nacional e conta com
a participação de alguns órgãos, tais como: Ministério da Saúde - Coordenação de Arquivo; Câmara
dos Deputados - Coordenação de Arquivo e UNICAMP - Sistema de Arquivos.
Ainda assim, Rondinelli (2004:116) destaca que as iniciativas brasileiras, na contramão das ações
internacionais no que concerne à tecnologia da informação, não têm contemplado o gerenciamento
arquivístico de documentos eletrônicos, pois o Poder Executivo Federal tem utilizado a tecnologia
muito mais para viabilizar programas voltados para a disponibilização de serviços e de informações
ao cidadão via Internet
Contudo, há que se ressalvar o empenho do CONARQ, órgão incumbido de definir a política nacional
de arquivos públicos e privados, que tem trabalhado ativamente no sentido de incluir a questão
arquivística nos projetos governamentais relativos à tecnologia da informação. O Conselho tem
cumprido um papel importante também na elaboração de normas sobre documentos digitais. Nesse
sentido, destacam- se as seguintes iniciativas:
• Criação da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE (Portaria nº 8, de 23/8/1995),

reestruturada em 2002 (Portaria nº 60, de 7/3/2002), contando com representantes de vários setores
do governo e da sociedade civil, dentre eles: profissionais da área de Arquivologia, Biblioteconomia,
Ciência da Informação, Direito e Informática.
• Aprovação da Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, em 2004, com a

finalidade de conscientizar e ampliar a discussão sobre o legado cultural em formato digital, que se
encontra em perigo de perda definitiva ou falta de confiabilidade.
• Elaboração do Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, com objetivo de definir os

termos utilizados pelos componentes da CTDE no âmbito de suas discussões. Primeira versão
lançada em 2004 e versão 4.0 em julho de 2008.
• Publicação da Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, que dispõe sobre a inserção dos
documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
Publicação da Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, que dispõe sobre a adoção do Modelo de
Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil,
pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
A Resolução nº 25 representa o mais importante marco para a gestão de documentos digitais no

Brasil, e pode ser considerada como uma resposta do CONARQ aos anseios da comunidade
arquivística no que diz respeito à racionalização do uso de sistemas para gestão de documentos de
arquivo, independente do suporte informacional utilizado.
O e-ARQ Brasil traz como um dos principais pontos o disposto em seu art. 1º, quando o CONARQ
recomenda aos órgãos e entidades integrantes do SINAR a adoção do Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. A resolução tem por objetivo
orientar a implantação da gestão arquivística de documentos, fornecer especificações técnicas e
funcionais, bem como metadados para orientar a aquisição e/ou desenvolvimento de sistemas
informatizados, independentes da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos e/ou
implantados.
O dispositivo legal ainda assevera que o e-ARQ Brasil é aplicável para os sistemas que produzem e
mantém somente documentos digitais ou para sistemas que compreendem documentos digitais e
convencionais ao mesmo tempo, sendo que o CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos, poderá subsidiar os órgãos e entidades integrantes do SINAR na aplicação
do e-ARQ Brasil.
Cabe ressaltar, que recentemente o CONARQ e a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos –

CTDE, publicaram em seu sitio a informação que no período de 5 de janeiro a 31 de março de 2009
ocorrerá a chamada para Consulta Pública 2009, sobre o Esquema de Metadados do e-Arq BRASIL -
Versão 1, dando mais um importante passo em direção da melhoria desse instrumento.
ARQUIVOLOGIA
E assim, concluímos nosso histórico sobre as formas de registro de informações, o qual remontou à
época dos homens das cavernas, passando pelo surgimento dos primeiros documentos de arquivo
até chegar à chamada “Era da Informação”, que tem na Internet e nos documentos digitais seus
principais representantes. Demonstramos a dificuldade dos profissionais da informação em lidar com
o documento em meio digital, bem como as ações para corrigir essa deficiência, destacando o mais
importante trabalho do CONARQ a esse respeito, quando da edição da Resolução nº 25, de 27 de
abril de 2007. Norma essa que é o objeto de nosso trabalho e da qual passaremos a analisar a
adoção nos tópicos seguintes.
3. Metodologia
Para a definição de um panorama acerca da aplicação da Resolução nº. 25, do CONARQ, fez-se
necessário primeiramente entender a extensão da norma. Sabe-se que a resolução dispõe sobre a
adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos – e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos –
SINAR, porém é necessário definir quais são os órgãos que compõem o SINAR.
Assim, de acordo com o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que determina a composição do
SINAR, a resolução 25 é aplicável às seguintes instituições: I - Arquivo Nacional; II - Arquivos do
Poder Executivo Federal; III - Arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - Arquivos do Poder Judiciário
Federal; V - Arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VI - Arquivos do
Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário e VII - Arquivos municipais dos
Poderes Executivo e Legislativo.
Considerando que a norma atinge todas as instituições dos Três Poderes, em âmbito federal,
estadual e municipal, constatamos a impossibilidade de realizar nossa pesquisa com a totalidade de
elementos desse universo. Assim, para reduzir a quantidade de instituições a um número
pesquisável, foi decidido que a enquete seria feita apenas nas organizações do Executivo Federal.
Definida a amostragem, partimos para a elaboração de um questionário para coleta de dados sobre
tais organizações e especificamente sobre os seus sistemas informatizados de gestão arquivística de
documentos. Como a intenção era saber o quanto esses sistemas estavam alinhados ao que dispõe
a Resolução nº 25, o questionário foi elaborado tomando por base todos os requisitos definidos no e-
ARQ Brasil. Além dos requisitos, também foram levantadas informações de identificação de cada
órgão, do responsável pelas informações prestadas e as características tecnológicas do respectivo
sistema.
Os questionários foram enviados via e-mail no período de 17 de novembro a 11 de dezembro de

2008 para dez órgãos da Administração Pública Federal, escolhidos de forma aleatória. Obtivemos
resposta das seguintes organizações: Agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL; Agência
Nacional de Águas – ANA; Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; Ministério da Justiça e
Força Aérea Brasileira.
Para racionalizar a análise dos dados levantados, foi elaborado um quadro comparativo com as
respostas de cada organização. Em seguida, os requisitos foram divididos por seções compostas por
uma breve explicação e por um gráfico que mostra quantos requisitos cada sistema pesquisado
possui dentro de cada seção.
Após cada gráfico, são feitas considerações sobre o desempenho de cada sistema em relação aos
requisitos da respectiva seção e o resultado do trabalho é destacado no item conclusões.
4. As organizações e seus sistemas informatizados de gestão de documentos de arquivo

4.1 Agência Nacional de Águas – ANA
O sistema de gerenciamento de documentos da ANA, denominado Sistema de Informações

Documentais – PROTON, foi adquirido de uma empresa privada e implantado em 4/11/2002.
A ferramenta é desenvolvida em ambiente web, em Framework Microsoft. NET
2.0, utilizando banco de dados relacional sem limites de armazenamento.
ARQUIVOLOGIA
Há também uma versão voltada totalmente para software livre, em linguagem PHP 5 e banco de
dados Postgre SQL. O sistema gerencia documentos convencionais e digitais e abrange a
documentos das atividades meio e fim.
A ANA tem conhecimento da Resolução nº 25, e o sistema já possui os principais requisitos

determinados pela norma, os demais já estão em fase de implantação em uma nova versão, prevista
para ser entregue ainda em 2009.
4.2 Agência Nacional de Energia Elétrica –ANEEL
A Gestão de Documentos de Arquivos na ANEEL é um subprocesso da Superintendência de Gestão

Técnica da Informação – SGI. Foi implantado em 1997, a partir da criação da Agência, tendo como
missão prover as diversas unidades organizacionais da ANEEL de procedimentos, recursos e
métodos de gestão de documentos e processos, abrangendo sua geração, recebimento, tramitação,
arquivamento corrente intermediário, avaliação, guarda permanente e eliminação.
O sistema gestor dos procedimentos de arquivos é o Sistema Integrado de Controle de Protocolos –

SICnet, dotado de recursos e ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos – GED, com a
imagem do documento integrada mediante digitalização.
O SICnet foi desenvolvido a partir do Sistema de controle de processos e documentos- CPROD do

Ministério do Planejamento e Orçamento – MP, cedido pelo Ministério de Minas e Energia – MME, em
1998. Foi adaptado, recebendo integração de software de gerenciamento de imagem de documentos,
sendo implantado em janeiro de 2000. A ferramenta é de propriedade da ANEEL e sua última versão
foi lançada em fevereiro de 2006, sendo atualmente utilizada por 805 usuários. Gerencia documentos
convencionais e digitais referentes às atividades meio e fim e atua a nível corporativo. A
interoperabilidade entre os sistemas da Agência ocorre de forma transparente com a utilização de
web services.
O sistema foi desenvolvido em plataforma web, linguagem ASP Clássico 03; banco de dados
Microsoft SQL 2000; capacidade de armazenamento de 1.7 terabytes; dividido em módulo que atuam
em camada web e cliente/servidor; softwares integrados: Lead Tools Raster Imaging, Imaging for
Windows Professional Edition, componentes Ocx, componentes DLL, Keyfile Workspace.
4.3 Força Aérea Brasileira- FAB
O sistema SIGADAER está em fase de desenvolvimento pela equipe técnica da FAB e visa atender a
todos os requisitos de um SIGAD, conforme estabelecido no e- ARQ Brasil. A versão final do projeto
está prevista para agosto de 2009. A ferramenta gerencia tanto documentos digitais quanto
convencionais e pode ser utilizado para o controle de documentos de toda a organização. Quanto à
capacidade de usuários e de armazenamento de registro, não há limite imposto pelo sistema. O
SIGADAER foi desenvolvido em JAVA; utilizando CSS e JSP; banco de dados Postgres; arquitetura
web cliente/servidor e Softwares TomCat, Postgres, Apache, J2E e LDAP.
4.4 Ministério da Justiça
O Sistema de Gerenciamento de Documentos e Processos – MJDOC foi elaborado por empresa

privada que presta serviço ao Ministério da Justiça na área de desenvolvimento e de suporte de
informática. A solução é de propriedade do Ministério e foi implantada em 22 de maio de 2006.
Controla todos os documentos que circulam na organização, independente da área (meio ou fim),
sendo que hoje gerencia apenas documentos convencionais, mas está preparado para no futuro
gerenciar documentos digitais. E atende atualmente a uma média de 800 usuários e não há limite de
armazenamento de dados.
A ferramenta foi desenvolvida em plataforma web; Java/J2EE; JasperReports (para relatórios);

Microsoft SQL Server 2005.
4.5 Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
Decorrente do exercício de sua competência, o Ministério produz e recebe uma grande quantidade de
documentos, e precisa gerenciar esse acervo. Para tanto, conta com a Coordenação de
ARQUIVOLOGIA
Documentação e Informação – CODIN, que tem como missão fornecer suporte documental e
informacional às atividades do órgão e promover a preservação de sua memória técnica,
administrativa e histórica.
O Sistema de Controle de Processos e Documentos – CPROD utilizado no Ministério foi desenvolvido

em 2002, a partir da versão utilizada pelo Ministério da Administração e Reforma do Estado – MARE
desde 1999, cujo foco era o controle de processos e documentos, contudo, não contemplando todas
as etapas da gestão documental.
O CPROD tem como objetivo controlar os processos e documentos recebidos e expedidos pelo
Ministério no que diz respeito à sua gestão documental (registro, classificação, tramitação,
arquivamento, expedição, avaliação, transferência, pesquisa e gerenciamento), conforme
regulamentado pela Norma Operacional nº 1, de 4 de março de 2002.
A solução foi desenvolvida em plataforma web, utilizando o Navegador Internet Explorer 5.0, está
apoiada em estruturas de construção e implantação totalmente compatíveis com a seguinte
plataforma computacional e arquitetura: Arquitetura cliente/servidor em três camadas; compatibilidade
e operacionalidade no ambiente Windows NT/2000; princípio de armazenamento de dados com a
utilização de banco de dados relacional - MS-SQL Server 7.0/2000 ou superior; operação em
ambiente de rede local; linguagem Active Server Pages (ASP.Net); Crystal Report 8.0, Flash 5.0,
Adobe Photoshop 6, Dreamweaver UltraDev 4.1 e Microsoft Visual Interdev 6.0; Internet Explorer 5.0
ou superior.
Visando atender as demandas de informação do órgão, a CODIN já propôs a concepção de um novo

sistema, com a utilização de ferramentas de GED, e que deverá ser desenvolvido em uma plataforma
tecnológica integrada, interoperável, íntegra, segura e moderna, acompanhando as novas tendências
do mercado e os padrões tecnológicos e governamentais, bem como os requisitos de um SIGAD
conforme o disposto no e-ARQ Brasil.
Certificado digital
Um certificado digital é um arquivo de computador usado para identificar e autenticar em sites e

sistemas eletrônicos, que contém um conjunto de informações referentes à entidade para a qual o
certificado foi emitido (seja uma empresa, pessoa física ou computador) mais a chave
pública referente à chave privada que se acredita ser de posse unicamente da entidade especificada
no certificado.
Uso
Um certificado digital é usado para ligar uma entidade a uma chave pública. Para garantir
digitalmente, no caso de uma Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP), o certificado é assinado
pela Autoridade Certificadora (AC) que o emitiu e no caso de um modelo de Teia de Confiança (Web
of trust) como o PGP, o certificado é assinado pela própria entidade e assinado por outros que dizem
confiar naquela entidade. Em ambos os casos as assinaturas contidas em um certificado são
atestamentos feitos por uma entidade que diz confiar nos dados contidos naquele certificado.
A troca de chaves simétricas entre usuários para comunicação segura tornou-se impraticável, a
criptografia de chaves públicas provê um meio de solucionar este problema. Resumindo, se Alice
deseja que outros tenham a capacidade de enviar-lhe mensagens secretas, tudo que ela precisa
fazer é publicar a sua chave pública. Qualquer pessoa que possua a chave pública de Alice poderá
enviar-lhe informações secretas. Infelizmente, Mallory também pode publicar uma chave pública (para
a qual Mallory sabe a chave privada relacionada) alegando ser a chave pública de Alice e assim
tendo a capacidade de decifrar as mensagens secretas destinadas a Alice mas que foram cifradas
pela chave pública de Mallory. Mas se Alice possuir um certificado digital com a sua chave pública e
este certificado for assinado digitalmente por João, qualquer pessoa que confie em João poderá
sentir-se confortável em confiar no certificado de Alice.
Em uma ICP, João será uma AC, a qual tem a confiança de todos os participantes daquela ICP. Em
um modelo de Teia de Confiança, João poderá ser qualquer usuário, e confiar ou não em um
atestamento de um usuário que diz que uma chave pública específica pertence a Alice, está a cargo
da pessoa que deseja enviar a mensagem para Alice.
ARQUIVOLOGIA
Em situações reais, Alice pode não conhecer a AC de Bob (talvez seus certificados não tenham sido
emitidos pela mesma AC), então o certificado de Bob, também pode incluir a chave pública da sua
AC assinada por uma AC de "maior nível" (ex. a AC Raiz ICP-BRASIL que emitiu os certificados da
AC intermediária). Este processo leva a uma hierarquia de certificados, e para relacionamentos de
confiança ainda mais complexos. A maioria das vezes ICP se refere ao software que administra os
certificados. Em sistemas ICP X.509, a hierarquia de certificados é sempre baseada em uma árvore
de cima a baixo, com o certificado raiz no topo, representando a AC "principal" que não precisa ser
assinado por um terceiro confiável (João). O certificado raiz é auto assinado.
Um certificado pode ser revogado se for descoberto que a sua chave privada relacionada foi
comprometida, ou se o seu relacionamento (entre uma entidade e a sua chave pública) embutida no
certificado estiver incorreta ou foi mudada; isto poderá ocorrer, por exemplo, se uma pessoa muda de
nome ou CPF. Uma revogação não é comum, mas a possibilidade da ocorrência significa que quando
um certificado é confiável, o usuário deverá sempre verificar a sua validade. Isto pode ser feito
comparando o certificado com uma Lista de certificados revogados (LCR). Seu objetivo é mostrar
todos os certificados revogados ou cancelados no âmbito daquela AC. Garantir que a lista está
correta e atualizada é a parte mais importante em uma ICP centralizada, o que às vezes não é feito
corretamente. Para a LCR ser efetiva, precisa estar disponível o tempo todo para qualquer um que a
precisar e ser atualizada frequentemente. A outra maneira de conferir a validade de um certificado, é
fazer uma consulta a AC usando o Online Certificate Status Protocol (OCSP) para saber o estado de
um certificado específico.
Um certificado normalmente inclui:
• Informações referentes à entidade para o qual o certificado foi emitido (nome, email, CPF/CNPJ,
PIS etc.);
• A chave pública referente a chave privada de posse da entidade especificada no certificado;
• O período de validade;
• A localização do "centro de revogação" (uma URL para download da LCR, ou local para uma
consulta OCSP);
• A(s) assinatura(s) da(s) AC/entidade(s) que afirma que a chave pública contida naquele certificado
confere com as informações contidas no mesmo.
O padrão mais comum para certificados digitais no âmbito de uma ICP é o ITU-T X.509. O X.509 foi
adaptado para a Internet pelo grupo da Internet Engineering Task Force (IETF) PKIX.
A anatomia de um certificado X.509
Um certificado padrão X.509 contém os seguintes campos:
• Versão: versão do certificado X.509, atualmente versão 3;
• Número serial: todo certificado possui um, não é globalmente único, mas único no âmbito da AC, ac
LCRs usam o serial para apontar quais certificados se encontram revogados;
• Tipo de algoritmo: identificador do algoritmo criptográfico usado pela AC para assinar o certificado
juntamente com o tipo de função de hash criptográficausada no certificado;
• Nome do titular: entidade para o qual o certificado foi emitido;
• Nome do emitente: Autoridade Certificadora que emitiu/assinou o certificado;
• Período de validade: validade do certificado no formato "Não antes" e "Não depois" (Ex. "Não antes
de 05/03/2006 - 14:35:02" e "Não depois de 05/03/2007 - 14:03:20");
• Informações de chave pública da entidade:
• Algoritmo de chave pública;
ARQUIVOLOGIA
• Chave pública.
• Assinatura da AC: a garantia que a AC provê sobre a veracidade das informações contidas neste
certificado de acordo com as políticas da AC;
• Identificador da chave do titular: extensão do X.509 que possui um identificador numérico para a
chave pública contida neste certificado, especialmente útil para que programas de computador
possam se referir a ela;
• Identificador da chave do emitente: a mesma ideia mencionada anteriormente, só que com relação à
chave pública da AC que emitiu o certificado;
• Atributos ou extensões: a vasta maioria dos certificados X.509 possui campos chamados extensões
(OID) que provêm algumas informações extras, como cadastros adicionais do titular e do emitente,
especificações de propósito do certificado e etc.
Criando um certificado digita
Processo de criação de um certificado digital:
1. A entidade que deseja emitir o certificado gera um par de chaves criptográficas (uma chave
pública e uma chave privada);
2. Em seguida a entidade gera um arquivo chamado "Certificate Signing Request"

(CSR) composto pela chave pública da entidade e mais algumas informações (exemplo: nome da
empresa, localização, algoritmo de geração e tamanho da chave, etc.) que a Autoridade Certificadora
(AC) requer sobre a entidade. Esse arquivo é assinado digitalmente a partir da chave privada da
própria entidade e enviado cifrado para a AC;
3. Então é necessário o comparecimento físico de um indivíduo responsável por aquela identidade

em uma Autoridade de Registro (AR) -- em alguns casos a AR vai até o cliente -- para confirmação
dos dados contidos no CSR e, se necessário, o acréscimo de mais alguma informação do
responsável pelo certificado;
4. Finalmente o CSR é "transformado" em um certificado digital assinado pela AC e devolvido ao

cliente;
5. Então o browser/aplicativo de gerência de certificados combina o certificado + a chave privada

criando o conceito de "Identidade digital", normalmente salvando a chave privada em um cofre
protegido por uma frase senha que será necessária para o posterior acesso a chave privada.
Os browsers existentes hoje em dia como Internet Explorer, Firefox e Opera fazem a parte do
processo que depende do cliente (até o momento de enviar o CSR à AC) automaticamente. O
processo também pode ser feito manualmente usando alguma biblioteca criptográfica como
o OpenSSL, por exemplo.
No Brasil
Aspectos Legais
A Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 define as regras para a criação da ICP-
Brasil e da DPC associada bem como a utilização de certificados digitais no Brasil, aspectos legais e
aspectos necessários para uma entidade se tornar uma AC Intermediária e assim emitir certificados
digitais para outras entidades garantindo autenticidade, integridade, não repúdio e validade jurídica
de trâmites eletrônicos por essas entidades realizados.
A Lei 11.419 de 19 de dezembro de 2006 fundamenta os processos judiciais eletrônicos no Brasil.

Nela, existe o artigo 20 do capítulo 4, que altera o artigo 38 do Código de Processo Civil (Lei 5.869,
de 11 de janeiro de 1973) de forma que a autenticação por certificados digitais também seja
legalmente válida.
ARQUIVOLOGIA
No Brasil, dois tipos são mais comuns, o Certificado A1 e A3. Cada um apresenta vantagens e
desvantagens que devem ser consideradas antes de optar até mesmo pela aquisição de uma
solução para emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e e NFC-e), em substituição ao Sefaz
gratuito ou por outra razão.
Essa preocupação se deve ao fato das soluções optarem por apenas um dos formatos de certificação
digital.
Independente da escolha, ambos os certificados digitais A1 ou A3 cumprem sua função principal:

identificar a empresa, por meio de seu representante legal, à Receita Federal.
Certificado A1
O Certificado A1 (e-CNPJ A1) é gerado em software, que fica instalado em um computador da

empresa e, geralmente, tem menor custo ao portador. Porém, sua validade é sempre de 1 ano. Ao
final do prazo, é preciso renovar novamente e pagar os valores referentes.
Vantagens
• A certificação (em software) é instalada dentro do servidor da empresa e é requisitada diretamente

pelo sistema ao emitir nota fiscal eletrônica. Como é tudo automatizado, os usuários não participam
do processo;
• Por isso, as senhas são desnecessárias para o uso diário, o que evita que elas sejam conhecidas
por todos os usuários, esquecidas, perdidas ou reveladas a terceiros. A senha só é utilizada caso
seja necessária a remoção do certificado de um computador para outro;
• É possível utilizar a certificação para emissões de NF-e/NFS-e/NFC-e simultaneamente.
Desvantagens
• O certificado só vale por 12 meses (um ano a partir da instalação);
• É imprescindível uma cópia backup do software por segurança, pois em caso de erro ou problema
com a máquina / servidor onde está instalado, o certificado poderá ser perdido. Não existe segunda
via;
• Falta portabilidade, pois o certificado não pode ser tirado do computador / servidor originalmente
instalado (somente pode ser removido com senha).
Certificado A3
O Certificado A3 (e-CNPJ A3) é baseado em hardware, seja em token (USB) ou cartão com leitor
específico em conformidade com a legislação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-
Brasil). Sua principal vantagem é a mobilidade que oferece, pois é possível levar o token ou o cartão
para qualquer lugar onde a emissão de NF-e/NFS-e/NFC-e seja necessária. A validade também pode
ser uma vantagem, dependendo do tipo de mídia, com duração de até três anos.
Vantagens
• Por ser gerado em token ou cartão, o certificado pode ser levado e instalado em qualquer
computador;
• Dependendo do tipo de mídia, a validade do certificado pode chegar a três anos.
Desvantagens
• É necessário usar senha do certificado em cada uso. Assim, todos os usuários precisam conhecê-
la;
• Risco de extravio, roubo ou dano do cartão ou token, que podem invalidar seu uso;
ARQUIVOLOGIA
• Só pode ser utilizado em um computador por vez.
Ou seja: as necessidades de médias e grandes empresas, com um grande volume de emissões

simultâneas, só pode ser atendida pelo Certificado A1, já que o Certificado A3 só pode ser utilizado
em um computador por vez.
Por isso, muitos emissores de nota fiscal só aceitam Certificação A1. E esse é um padrão de quase
todos os softwares de emissão de NF-es.
Infraestrutura de chaves públicas
Uma Infraestrutura de Chaves Públicas, cuja sigla é ICP, é um órgão ou iniciativa pública ou
privada que tem como objetivo manter uma estrutura de emissão de chaves públicas, baseando-se
no princípio da terceira parte confiável, oferecendo uma mediação de credibilidade e confiança em
transações entre partes que utilizam certificados digitais. A principal função do ICP é definir um
conjunto de técnicas, práticas e procedimentos a serem adotados pelas entidades a fim de
estabelecer um sistema de certificação digital baseado em chave pública. A infra-estrutura de chaves
públicas do Brasil, definida pela Medida Provisória Nº 2.200-2, de 24 de Agosto de 2001, é
denominada Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, ou ICP-Brasil.
ICP-Brasil
A ICP-Brasil é um conjunto de entidades governamentais ou de iniciativa privada, padrões técnicos e

regulamentos, elaborados para suportar um sistema criptográfico com base em certificados digitais e
visa assegurar as transações entre titulares de certificados digitais e detentores de chaves públicas.
Para assegurar que uma determinada chave pertence a você é necessário que uma Autoridade
Certificadora (AC) confira sua identidade e seus respectivos dados. Ela será a entidade responsável
pela emissão, suspensão, renovação ou revogação de seu certificado digital, além de ser obrigada a
manter sempre disponível a Lista de Certificados Revogados (CRL).
A ICP–Brasil é formada por uma Autoridade Certificadora Raiz (AC RAIZ) que é representada
pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), sendo este órgão responsável pela
autentificação das demais Autoridades Certificadoras, além de executar atividades de fiscalização e
auditoria das AC e Autoridades de Registro (AR) para que possa certificar-se de que a entidade está
seguindo todas as Políticas de Certificação.
Vantagens
A Certificação Digital permite que informações transitem pela Internet com maior segurança.
Utilizando-se da Certificação Digital, é possível, por exemplo, evitar que crackers interceptem ou
adulterem as comunicações realizadas via Internet. Também é possível saber, com certeza, quem foi
o autor de uma transação ou de uma mensagem, ou, ainda, manter dados confidenciais protegidos
contra a leitura por pessoas não autorizadas.
Principais vantagens:
Garantia de sigilo e privacidade – Quando você visita um site "seguro" da web, o seu computador
recebe o certificado contendo a chave pública desse site, o que é suficiente para criar um túnel
criptográfico, tornando os dados incompreensíveis durante o tráfego, sendo possível apenas ao
servidor web recuperar a informação original.
Controle de acesso a aplicativos – O servidor web pode solicitar ao usuário que apresente um
certificado digital, em vez de digitar usuário e senha. Os usuários não poderão colocar em perigo a
aplicação pela falta de cuidado no uso e armazenamento da senha.
Assinatura de formulários e impossibilidade de repúdio – Os usuários poderão assinar os formulários

que submetem preenchidos pela web da mesma maneira que fariam pessoalmente em um balcão de
atendimento. Além disso, qualquer documento digital passa a valer como documento assinado, com
validade jurídica, dispensando-se o uso de papel.
ARQUIVOLOGIA
Garantia de sigilo e privacidade – O sistema de correio eletrônico utilizado para troca de mensagens
através da Internet não possui recursos nativos para impedir a violação da correspondência
eletrônica. Com o uso de certificados digitais, você pode selar a sua correspondência em um
envelope digital criptográfico e certificar-se de que apenas o destinatário será capaz de compreender
seu conteúdo.
Identificação do remetente – Não existirá mais dúvidas sobre a origem de uma mensagem, pois será
possível certificar-se da identidade do emissor.
Como fazer parte
Qualquer pessoa física ou jurídica pode obter uma certificação, através de uma Autoridade de
Registro (AR), portando documentos necessários. É importante salientar que é indispensável a
identificação pessoal do futuro titular do certificado, uma vez que este documento eletrônico será a
sua "carteira de identidade" no mundo virtual. Assim, para a emissão do certificado tanto o
interessado pode ir à AR como a AR pode ir ao cliente identificá-lo.
Um arquivo com a estrutura detalhada da ICP-Brasil, assim como a estrutura resumida - contendo
apenas as Autoridades Certificadoras de 1º Nível e de 2º Nível - é fornecido pelo ITI
O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação ofertou ao Parlamento nacional, ao relator do

Projeto Lei 7316/2002, deputado Jorge Bittar (PT/RJ), um substitutivo que será efetivamente uma Lei
para o sistema nacional de certificação digital, a Infra-estrutura de chaves públicas do Brasil, a ICP-
Brasil.
O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação ofertou ao Parlamento nacional, ao relator do

Projeto Lei 7316/2002, deputado Jorge Bittar (PT/RJ), um substitutivo que será efetivamente uma Lei
para o sistema nacional de certificação digital, a Infra-estrutura de chaves públicas do Brasil, a ICP-
Brasil.
O sistema ICP-Brasil que hoje se encontra operacional e pronto para seu uso em nosso país é um
sistema jurídico, econômico e tecnológico dependente de um cenário estável e de credibilidade.
Lembremos, com efeito, que o sistema de certificação digital brasileiro foi criado de fato e de direito
por uma Medida Provisória (MP 2.200-2 de 24 de agosto de 2001). O substitutivo ao Projeto Lei 7.316
tem a oportunidade histórica de rever alguns erros e os modelos que se esgotaram da Medida
Provisória e, assim, sugerir novos modelos, como, por exemplo, um novo modelo de governança da
ICP-Brasil, mais democrático e participativo.
Com certeza, o modelo jurídico-tecnológico presente neste Substitutivo não elide os debates que são
tradicionais no tema da certificação digital. Apesar de seu caráter forçosamente técnico, ele sempre
se mostrou repleto de polêmicas: a validade jurídica de documentos eletrônicos, identidade digital do
cibercidadão, o “modelo de negócio” da certificação digital, o par assinatura digital versus assinatura
tradicional, o tema do não-repúdio na vida jurídica, são alguns deles. Mas a publicação de uma
Medida Provisória deu lugar a uma conjuntura ainda mais polêmica, pois desconsiderou o debate que
então acontecia no Congresso Nacional e em geral na sociedade. Com uma Lei para a o sistema
ICP-Brasil a sociedade poderá ajustar o modelo sob o impacto da evolução das técnicas, da
descoberta de novas tecnologias e da evolução da própria sociedade brasileira.
O jusfilósofo italiano Norberto Bobbio, após investigar com precisão o dogma do desejo de
completude de um ordenamento jurídico, onde um Corpus juris é concebido sem lacunas. Termina
por salientar: asseverar que “existem lacunas ideológicas em cada sistema jurídico é tão óbvio que
não precisamos nem insistir. Nenhum ordenamento jurídico é perfeito, pelo menos nenhum
ordenamento jurídico positivo” (Teoria do Ordenamento Jurídico, cap. IV, 6). O modelo que ora
apresentamos não tem em absoluto a pretensão absurda de ser sem lacunas, mas, isto sim, reflete a
situação concreta de um sistema preparado para ser o sistema nacional de certificação digital. Com a
fusão da estabilidade jurídica e sua operação concreta em nosso país dará a tal sistema as condições
institucionais para necessários acordos internacionais de certificação digital, principalmente com as
nações do Mercosul e da Comunidade européia, já em curso de debate e negociação.
O eixo fundamental do Substitutivo em análise é: definição de assinatura eletrônica e certificados

digitais, definição da infra-estrutura de chaves públicas brasileira, definição da prestação de serviços
ARQUIVOLOGIA
de certificação e, por fim, revoga a Medida Provisória 2.200, convalidando os atos praticados com
base neste diploma legal. Vejamos um pouco destes itens.
Na definição de assinatura eletrônica e certificados digitais o Substitutivo produz definições em

sintonia com as legislações internacionais, tal como a diretriz da Comunidade Européia,
abandonando a expressão “autoridade certificadora” e adotando a nomenclatura “prestador de
serviços de certificação”. O Substitutivo também garante o mesmo valor probante e jurídico das
assinaturas manuscritas à assinatura digital. Garantindo expressamente a posse da chave
criptográfica ao seu possuidor (art. 8ª, §2º), - é ele que irá gerar seu par de chaves e que ficará em
sua posse.
Na definição da infra-estrutura de chaves públicas brasileira, o sistema ICP-Brasil, assegura-se um

novo modelo para o Comitê Gestor da ICP-Brasil, definindo suas competências e sua governança.
Redesenhando, por outro lado, o papel do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação,
sedimentando sua presença na política tecnológica do governo. O Substitutivo reconhece, no âmbito
do sistema nacional de certificação digital, o papel de destaque do Observatório Nacional – órgão do
Ministério da Ciência e Tecnologia, que mantém a hora legal brasileira, a sua importância
na confiabilidade no sistema ICP-Brasil. Exigindo, posteriormente, no quadro das Resoluções da ICP-
Brasil, o uso de protocolos abertos e universais nos serviços de sincronismo e carimbo de tempo.
Na definição da prestação de serviços de certificação o Substitutivo ao Projeto Lei torna o

credenciamento à ICP-Brasil facultativo (Art. 25), tornando a prestação de serviço de certificação fora
da ICP-Brasil sem a necessidade de “prévia autorização do Poder Público”. Define com rigor os
critérios de credenciamento na ICP-Brasil, assim como os critérios técnicos de segurança física e
lógica vigentes no sistema. Assegura, por conseguinte, práticas eficazes de informação ao usuário do
sistema sobre os efeitos da certificação na vida do cidadão, assim como cria todo um capítulo
contemplando o “dever da informação”. Outra urgente medida é uma gradação de penas para o
sistema ICP- Brasil, criando diversas categorias de infração e penalidades no âmbito do sistema.
Enfim, revoga a Medida Provisória 2.200, convalidando os atos praticados com base neste diploma
legal. O Substitutivo também normatizará o uso de certificados digitais da ICP-Brasil no âmbito da
Administração Pública Federal.
O Projeto Lei, sobretudo, ao ser construído a partir de um modelo em pleno funcionamento em nosso
país, tem como seu objetivo expresso a eficácia de seu modelo jurídico e tecnológico. Tal é agora o
desafio que nos provoca: a eficácia de todo um sistema e sua formulação. Kelsen já ligara a eficácia
do Direito ao “domínio da realidade”; Husserl, matemático e fenomenólogo, em sua obra póstuma,
fundamentara a Ciência, assim como “todas as suas questões práticas e teóricas”, no mundo-da-vida.
Nos últimos anos temos cada vez mais confiado em redes de informática, dispositivos digitais e seus
bits. Confiança deverá ser no sistema ICP-Brasil entendido mais do que nunca como um valor
objetivo, ou de possível objetivação, e não como algo psicológico ou meramente subjetivo.
Fundamentando a ICP-Brasil em rigoroso processo de auditoria, baseando-a em regramento claro e
tornado público, e decidido por um Conselho geral, o Comitê Gestor da ICP-Brasil. Sem nos
esquecermos jamais na manutenção da interoperabilidade do sistema nacional de certificação digital
e uso rigoroso de protocolos abertos e mantidos por consórcios abertos de empresas, comunidades
ou governos.
Assinatura digital
Este artigo trata da assinatura digital utilizando a tecnologia PKI (Public Key Infrastructure,
"Infraestrutura de Chave Pública" em inglês), uma das técnicas disponíveis para gerar documentos
digitais com validade legal. Outros métodos de assinatura digital estão em uso e a tecnologia
continua evoluindo e apresentando alternativas à PKI.
Em criptografia, a assinatura ou firma digital é um método de autenticação de informação digital

tipicamente tratada como substituta à assinatura física, já que elimina a necessidade de ter uma
versão em papel do documento que necessita ser assinado.
Embora existam analogias, existem diferenças importantes. O termo assinatura eletrônica, por vezes
confundido, tem um significado diferente: refere-se a qualquer mecanismo, não necessariamente
criptográfico, para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica. A legislação pode validar tais
ARQUIVOLOGIA
assinaturas eletrônicas como endereços Telex e cabo, bem como a transmissão por fax de
assinaturas manuscritas em papel.
A utilização da assinatura ou firma digital providencia a prova inegável de que uma mensagem
recebida pelo destinatário realmente foi originada no emissor. Para verificar este requisito, uma
assinatura digital deve ter as seguintes propriedades:
• autenticidade: o receptor deve poder confirmar que a assinatura foi feita pelo emissor;
• integridade: qualquer alteração da mensagem faz com que a assinatura não corresponda mais ao
documento;
• irretratabilidade ou não-repúdio: o emissor não pode negar a autenticidade da mensagem.
Essas características fazem a assinatura digital ser fundamentalmente diferente da assinatura

manuscrita.
História
Em 1976, Whitfield Diffie e Martin Hellman descreveram primeiramente a noção de um esquema de

assinatura digital, embora eles apenas conjecturaram que tais esquemas existissem. Apenas mais
tarde, Ronald Rivest, Adi Shamir, e Len Adleman inventaram o algoritmo RSA que poderia ser usado
para assinaturas digitais primitivas (note que isso apenas serve como uma prova do conceito, e as
assinaturas RSA puras não são seguras). O primeiro pacote de software amplamente comercializado
a oferecer a assinatura digital foi o Lotus Notes 1.0, em 1989, que usava o algoritmo RSA.
Como notado ainda cedo, esse esquema básico não é muito seguro. Para prevenir ataques pode-se
primeiro aplicar uma função de criptografia hash para a mensagem 'm' e então aplicar o algoritmo
RSA ao resultado. Outros esquemas de assinatura digital foram logo desenvolvidos depois do RSA, o
mais antigo sendo as assinaturas de Lamport, de Merkle (também conhecidas como árvores de
Hash) e as de Rabin.
Em 1984, Shafi Goldwasser, Silvio Micali, e Ronald Rivest tornaram-se os primeiros a rigorosamente
definir os requerimentos de segurança de esquemas de assinatura digital. Eles descreveram uma
hierarquia de modelos de ataque para esquemas de assinatura, e também apresentaram o esquema
de assinatura GMR, o primeiro que podia se prevenir até mesmo de uma forja existencial contra um
ataque de mensagem escolhida.
Como funciona?
Existem diversos métodos para assinar digitalmente documentos, e esses métodos estão em
constante evolução. Porém, de maneira resumida, uma assinatura típica envolve dois processos
criptográficos: o hash (resumo) e a encriptação deste hash.
Em um primeiro momento é gerado um resumo criptográfico da mensagem através de algoritmos

complexos (exemplos: MD5, SHA-1, SHA-256), que reduzem mensagem a um resumo, de mesmo
tamanho independente da mensagem original. A este resumo criptográfico dá-se o nome de hash.
Uma função de hash deve apresentar necessariamente as seguintes características:
• Deve ser impossível encontrar a mensagem original a partir do hash da mensagem;
• O hash deve parecer aleatório, mesmo que o algoritmo seja conhecido. Uma função de hash é dita
forte se a mudança de qualquer bit na mensagem original resulta em um novo hash totalmente
diferente;
• Deve ser impossível encontrar duas mensagens diferentes que levam a um mesmo hash.
Neste ponto, o leitor mais atento percebe um problema: se as mensagens possíveis são infinitas, mas
o tamanho do hash é fixo, é impossível impedir que mensagens diferentes levem a um mesmo hash.
De fato, isto ocorre. Quando se encontram mensagens diferentes com hashs iguais, é dito que foi
encontrada uma colisão de hashs e o algoritmo onde isso foi obtido, deve ser abandonado. As
ARQUIVOLOGIA
funções de hash estão em constante evolução para evitar que ocorram colisões. Cabe destacar
porém que a colisão mais simples de encontrar é uma aleatória, ou seja, obter colisões com duas
mensagens geradas aleatoriamente, sem significado real. Quando isto ocorre os estudiosos de
criptografia já ficam atentos porém, para comprometer de maneira imediata a assinatura digital, seria
necessário obter uma mensagem adulterada que tenha o mesmo hash de uma mensagem original
fixa, o que é teoricamente impossível de ocorrer com os algoritmos atuais. Desta forma, garante-se a
integridade da assinatura.
Após gerar o hash, ele deve ser criptografado através de um sistema de chave pública, para garantir
a autenticação e a irretratabilidade. O autor da mensagem deve usar sua chave privada para assinar
a mensagem e armazenar o hash criptografado junto à mensagem original.
Para verificar a autenticidade do documento, deve ser gerado um novo resumo a partir da mensagem
que está armazenada, e este novo resumo deve ser comparado com a assinatura digital. Para isso, é
necessário descriptografar a assinatura obtendo o hash original. Se ele for igual ao hash recém
gerado, a mensagem está íntegra. Além da assinatura existe o selo cronológico que atesta a
referência de tempo à assinatura.
Serviços de Assinatura Digital
Algumas empresas oferecem serviços pessoais e corporativos para assinatura digital de documentos.
Este tipo de atividade é comumente realizado pelas próprias Autoridades Certificadoras, porém
existem plataformas especializadas na atuação com Pessoa Física e integrações com sistemas
empresariais.
Algumas empresas que oferecem serviços de Assinatura Digital são:
• Autentique
• Bry
• Clicksign
• D4Sign
• Docusign
• Fácil
• Portal de Assinaturas
• Qualisign
• OriginalMy Blockchain
Aspectos legais
Legislações sobre o efeito e validade de assinaturas digitais:
Brasil
Conforme a Medida Provisória 2.200-2, a lei brasileira determina que qualquer documento digital tem
validade legal se for certificado pela ICP-Brasil (a ICPoficial brasileira). A medida provisória também
prevê a utilização de certificados emitidos por outras infraestruturas de chaves públicas, desde que as
partes que assinam reconheçam previamente a validade destes.
O que a MP 2.200-2 portanto outorga à ICP-Brasil é a fé pública, considerando que qualquer

documento digital assinado com o certificado emitido pela ICP-Brasil pode de fato ser considerado
assinado pela própria pessoa.
Resultado igual pode ser obtido se o usuário de um certificado emitido por outra ICP qualquer
depositar em cartório de registro o reconhecimento da mesma como sua identidade digital. O que se
ARQUIVOLOGIA
quer preservar é o princípio da irrefutabilidade do documento assinado, assim sendo, o registro em

cartório de um documento -- no qual o usuário reconhece como sendo seu um determinado
certificado digital -- é prova mais que suficiente para vincular a ele qualquer documento eletrônico
assinado com aquele certificado.
Comunidade Europeia
• Common Position EC 28/1999 – Community Framework for Electronic Signature
Estados Unidos da América
• Uniform Electronic Transactions Act (UETA)
• Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-SIGN), através 15 U.S.C. 7001 et
seq.
Outras tecnologias disponíveis oferecidas por empresas:
• RightSignature
• Docusign
• Echosign
• Arx
• TrueSeal
• SigningHub
• Ascertia
Inglaterra, Escócia e Gales
• Electronic Communications Act, 2000
Índia
• Information Technology Act, 2000
Nova Zelândia
• Electronic Transactions Act, 2003 sections 22-24
Portugal
A legislação portuguesa prevê a utilização da assinatura digital no Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de

Agosto, republicado em anexo ao Decreto-Lei n.º 88/2009, de 9 de Abril, e regulamentado pelo
Decreto Regulamentar n.º 25/2004, de 15 de Julho, definindo-a como um documento elaborado
mediante processamento eletrônico de dados.
Este Decreto-Lei procede à transposição da Diretiva do Parlamento Europeu e do Conselho nº

1999/93/CE, de 28 de Junho, relativa a um quadro legal comunitário para as assinaturas eletrônicas.
De acordo com a legislação portuguesa, as assinaturas eletrônicas têm a mesma validade probatória
que as assinaturas manuscritas, desde que se baseiem em certificados emitidos por entidades
certificadoras credenciadas.
A autoridade de credenciação das entidades certificadoras é a Autoridade Nacional de Segurança; a

credenciação, contudo, é facultativa, podendo qualquer entidade não credenciada exercer essa
atividade. A Autoridade Nacional de Segurança publica a lista das entidades credenciadas. Neste
momento, em Portugal, para além da entidade certificadora do Cartão de Cidadão, do Ministério da
Justiça, da Assembleia da República e da Entidade Certificadora Eletrônica do Estado, há duas
ARQUIVOLOGIA
entidades certificadoras privadas credenciadas pela Autoridade Nacional de Segurança para emissão
de certificados de assinatura eletrônica qualificada, a Multicert e a DigitalSign.
United Nations Commission on International Trade Law
• UNCITRAL Model Law on Electronic Signatures (2001), a strong influence in the field.
O papel da criptografia simétrica e assimétrica nas comunicações
Prover segurança em comunicação não é uma tarefa fácil e com o advento da Internet essa atividade
tornou-se ainda mais desafiadora. Neste post vamos ver como algumas perguntas simples podem ser
realmente complexas de serem respondidas, mas é fundamental que você possa entender.
Ao acessar serviços como o Internet Banking ou ao fazer compras via e-commerce, como é possível
garantir o sigilo dos dados trafegados? Como garantir que os valores de uma transação não foram
modificados durante o caminho entre o envio e o recebimento de uma requisição? Como garantir que
a página acessada é legítima e não apenas uma cópia controlada por operadores maliciosos?
Criptografia, criptografia, criptografia…
Quando navegamos pela Internet, diversos fatores podem fazer com que um adversário possa se
infiltrar na comunicação entre o nosso navegador e o servidor que desejamos acessar.
Na prática, esses ataques podem explorar vulnerabilidades de protocolos de rede, como o

envenenamento de ARP ou de DNS, utilizar malware como DNSChanger ou ProxyChanger, visar
redes sem fio com técnicas como Evil Twin, na qual o atacante duplica uma rede legítima para que as
vítimas se conectem na rede maliciosa sem notar, ou Rougue Acess Point, na qual um ponto de
acesso malicioso é integrado a uma rede sem fio. Essas são apenas algumas técnicas utilizadas…
Ou seja, há uma série de ataques que podem comprometer a segurança de uma comunicação na
Internet. Portanto, a premissa básica para se pensar na segurança da comunicação entre o
navegador e o servidor é de que há um adversário capaz de ler e modificar mensagens (i.e.
requisições e respostas), interceptando toda comunicação – o que chamamos de ataque man-in-the-
middle (ou MITM).
Papel da criptografia simétrica na segurança da comunicação
Contra esses adversários, podemos utilizar a criptografia. Se voltarmos às perguntas no início do

texto, veremos como a encriptação de dados é importante, pois garante o sigilo das mensagens.
Essa técnica, no padrão de segurança TLS, utiliza cifras simétricas como AES, Salsa20, dentre
outras.
Tais cifras são designadas “simétricas” porque ambos lados da comunicação devem utilizar
uma mesma chave para encriptar e decriptar as mensagens. A outra alternativa seriam os algoritmos
de encriptação ditos assimétricos, que utilizam chaves diferentes para encriptar e decriptar as
mensagens, no entanto, por questão de eficiência o padrão é utilizar algoritmos simétricos na
comunicação entre os computadores e servidores.
ARQUIVOLOGIA
Utilizando a chave (simétrica) estabelecida entre ambas partes da comunicação, outras funções
criptográficas podem ser utilizadas para verificar a integridade da mensagem. Para isso utiliza-se
funções de MAC (Message Authentication Code) ou AEAD (Authenticated Encryption with Associated
Data), o que permite ao receptor verificar se a mensagem original não foi alterada (possivelmente por
um ataque de MITM) em trânsito depois de enviada pelo emissário.
Portanto, através de diferentes algoritmos de criptografia simétrica é possível garantir a

confidencialidade e integridade da comunicação, o que, de certa forma, responde às duas primeiras
perguntas enunciadas, mas ainda deixa em aberto a possibilidade do usuário verificar a legitimidade
de uma página.
Outro ponto que fica pendente é: como podem, navegador e servidor, estabelecer uma mesma chave
simétrica que seja aleatória?
O uso da criptografia assimétrica
Para estabelecer uma chave simétrica que permita encriptar as mensagens, bem como verificar sua
integridade, é necessário fazer uso da criptografia assimétrica, ou também chamada de criptografia
de chave pública.
Ela recebe esse nome pois baseia-se em pares de chaves, na qual uma é secreta e outra é pública.
Dessa forma, um participante de uma comunicação conhece as chaves públicas dos outros
participantes, enquanto sua chave secreta é conhecida e acessada apenas por ele.
Para elucidar como a criptografia assimétrica é utilizada, vamos recorrer aos personagens mais
famosos da criptografia: Alice e Bob.
Digamos que Alice deseja estabelecer uma comunicação segura com Bob e, para isso, deve
concordar com Bob em uma chave simétrica (conhecida apenas por ela e Bob) para utilizar os
algoritmos simétricos que vão garantir confidencialidade e integridade da comunicação.
Para tanto, Alice pode utilizar diferentes estratégias para troca de chaves (i.e.: estabelecimento da
chave simétrica). Uma maneira bastante simples é gerar uma chave (simétrica) aleatoriamente e
utilizar a chave pública de Bob em um sistema de encriptação assimétrico para encriptar essa chave
recém gerada.
Dessa forma Alice pode enviar a mensagem encriptada a Bob e apenas ele será capaz de decriptar e
recuperar a chave simétrica a ser utilizada doravante na comunicação – sem dar chances de que um
adversário intercepte a comunicação e tenha acesso à chave simétrica ou ao conteúdo das demais
mensagens encriptadas com essa chave.
Essa estratégia é chamada de envelopamento digital, em analogia ao conteúdo da mensagem

(nesse caso, a chave simétrica) protegida por um “envelope digital”, que consiste na encriptação do
conteúdo utilizando criptografia assimétrica.
ARQUIVOLOGIA
Limitações do envelopamento digital
Um fator crítico para se estabelecer uma comunicação segura diz respeito a autenticidade das
mensagens. Na estratégia de envelopamento digital presume-se que Alice conhece a chave pública
de Bob, mas como garantir na prática de que essa chave é legítima e pertence de fato a Bob?
Se não é possível verificar a legitimidade de uma chave, permite-se ao adversário se passar pelo
receptor (i.e.: Bob) e receber as mensagens do emissor (i.e.: Alice). Com isso, pode simplesmente
repassá-las ao receptor legítimo, receber as respostas e repassá-las, por sua vez, ao emissor.
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ARQUIVOLOGIA

Análise Tipológica dos Documentos de Arquivo

Antes de considerar a tipologia de um documento, devemos conhecer um pouco de outra ciência

Esses elementos, ou a forma do documento, determinam se o mesmo é autêntico (capaz de provar

Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a função. No caso do

É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e forma.

a) espécie, gênero, tipo, suporte e forma.

b) técnica de registro, formato, forma, tipo e espécie.

c) invólucro, formato, forma, espécie e técnica de registro.

d) gênero, forma, formato, tipo e suporte.

e) formato, técnica de registro, espécie, invólucro e tipo. Resolução

Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística

Para falarmos do SIGAD, vocês precisam conhecer outros conceitos:

Sistema de Informação: Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e

Gestão Arquivística de Documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

Sistema de Gestão Arquivística de Documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas,

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): Conjunto de tecnologias utilizadas para

O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow),

Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD): É um conjunto de

Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação,

(apenas para exemplo) (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A diferença entre o gerenciamento eletrônico de

A partir dos conceitos apresentados, concluímos que:

Metadados: os metadados descrevem o processo de registro da informação e identificam o

II. conteúdo é inseparável do suporte no qual foi registrado.

III. alto grau de integridade do conteúdo.

IV. os metadados apóiam-se em um contexto administrativo, mas precisam também de metadados

V. é uma entidade material.

Portanto a alternativa correta é a de letra “C”.

(CVM/2010 – Esaf) Conforme consta no documento e-ARQ Brasil, a incorporação de um documento

Os documentos históricos de hoje foram os administrativos de ontem e dos documentos

1. os que continuam a apresentar um valor administrativo, jurídico, financeiro para a administração

3. os que possuem valor de testemunho ou de “documentação funcional”, isto é, refletem a evolução

Apesar de os arquivos serem conservados primariamente para fins administrativos ou judiciais,

A função primordial de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a

Em países como os Estados Unidos e a França, o índice de preservação de documentos produzidos

documental por seus instrumentos de pesquisa.

Segue quadro demonstrativo das fases:

3.1. PRINCÍPIOS TEÓRICOdS

A autoria da teoria de fundos é atribuída a Natalis de Wailly, historiador e paleógrafo, chamado a

Ao tratar a documentação de uso não-corrente, deve-se obedecer à proveniência dos arquivos,

Outras definições de fundo:

1) No Léxico de Terminologia Arquivística:

2) Manual holandês da Associação dos Arquivistas:

3) Manual inglês de Hilary Jenkinson:

4) Adendo de Schellenberg à definição de Jenkinson:

Confrontando estas conceituações internacionalmente aceitas e que de nenhuma forma se

Uma das dificuldades encontradas na aplicação do princípio da proveniência refere-se à

Exemplo: Agricultura, incluindo a documentação do Ministério de Agricultura, Companhia Brasileira de

Ainda, utilizando-se os mesmos exemplos, as séries de cada fundo, no critério estrutural,

3.1.1.1. DA IMPORTÂNCIA DO PRINCÍPIO

3.1.1.2. FUNDOS ABERTOS E FECHADOS

3.1.2. ORDEM ORIGINAL

É importante, então, levar em consideração esses dois aspectos:

2 - respeitar-se a ordem estrita em que os documentos vieram do órgão de origem. Na seqüência

3.1.3. OUTROS PRINCÍPIOS

- universalidade - considera-se primeiro as unidades de trabalho maiores, e em seguida as mais

- individualidade - os documentos de um arquivo lançam luz uns sobre os outros; os

A necessidade de reunir, em instituições arquivísticas públicas, os documentos produzidos por

3.2. VARIAÇÃO DE COMPETÊNCIA

Estabelecidos quais os fundos de uma administração é preciso discernir-lhes as variações de

c) Caso misto: Transferência de competências. Pode dar-se o caso de atribuições serem

d) Caso de competências temporárias. Certas atribuições que correspondem a necessidades

b)Quando se transfere para um organismo em atividade as competências de um organismo extinto, os