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 MATERIAL DO CURSO
COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÃO EMPRESARIAL

APOSTILA
REDAÇÃO EMPRESARIAL
INTRODUÇÃO

“Uma correspondência empresarial bem elaborada traz muitos

benefícios à empresa e à sua imagem. A comunicação gerada pelas
informações empresariais possibilita expandir negócios e ganhar em
competitividade. Mas, uma comunicação eficaz só ocorre quando
existe uma gestão das informações durante a realização das tarefas
empresariais.” (STACHESKI, 2010)

O que iremos aprender nesse estudo?

• Conceito de documentação;
• Prática em documentar;
• Conceito de documento;
• Tipos de documentos;
• Tipos de correspondências.

Em nossa vida profissional, muitas vezes nos deparamos com a necessidade

de produzir textos de diversos gêneros e portadores, inclusive em formatos
nunca antes vistos.
Dentro de uma emprese não é diferente.
Ainda mais quando temos que registrar.
Saber redigir com destreza documentos de registro e correspondência é uma
habilidade cada vez mais requisitada e nesse momento são inúmeras as
dúvidas que surgem:

1. Que tipo de documento usarei?

2. Que texto farei?
3. Como iniciar e finalizar o texto?
4. Qual é a forma de tratamento adequada?
5. Qual é a configuração adequada?
6. Como preencher os campos de um documento já impresso?
Enfim, são inúmeras dúvidas.
Existirá momentos que nem saberemos por onde começar.
Com certeza você irá buscar ajuda em algum provedor de pesquisa, mas
mesmo tendo inúmeros modelos prontos e até programas, parece que ainda
assim, não estará de acordo com o que buscamos.
Por isso, ter sempre a mão material de consulta ou até mesmo outros prontos
guardados em uma pasta no Drive, agiliza nosso processo de criação.
Atendo-se a essa preocupação, a partir de agora vamos entender um pouco
mais sobre esse processo de documentar, registrar expedir documentos e
correspondências.

Boa leitura!
CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO

Antes de iniciarmos nosso estudo devemos conceituar documentação.

Segundo Costa (2012):

Documentação pode ser considerada um conjunto de informações

relativas a um fato, um problema, uma situação, um plano, um
resultado, uma política, uma previsão, uma decisão, uma estratégia,
uma estrutura, um projeto, por exemplo.

Lembre-se que a a documentação é a ponte entre os especialistas e os

generalistas, e que, por isso, deve ter uma sólida estrutura.
Não se deve documentar por documentar. Acumular cartas, formulários,
diagramas e relatórios de maneira aleatória e sem lógica, torna todo o processo
inútil.
Existe a necessidade de ordem ao se documentar, pois, ela é uma ferramenta
de pesquisa e registro que serão acessados com facilidade, sempre que
necessários.
A documentação pode ser apresentada sob a forma:

Relatórios, manuais, regulamentos, planos, políticas, modelos,

gráficos, projetos, cartas, memorandos, mensagens (e-mails), ordens,
circulares, comunicações internas, atas de reunião, contratos,
orçamentos, folhas de pagamento, folhas de controle, diagramas,
programas, formulários, procedimentos, processos, desenhos, ofícios,
discursos, atestados, recomendações, planilhas, tabelas, anexos,
instruções, normas, regras, ocorrências, bilhetes, avisos,
declarações, convocações, promissórias, duplicatas, notas fiscais,
cheques, recibos, boletins, súmulas, telegramas, faxes, questionários,
demonstrativos, balanços, manuscritos, impressos, livros, folhetos,
textos, pareceres, periódicos, revistas, boletins, jornais, anuários,
catálogos, resumos, sínteses, resenhas, condensações, dissertações,
teses, apontamentos, fichas, microfilmes, mapas, transparências,
fotografias, entre outros. (COSTA, 2012)
PRÁTICA EM DOCUMENTAR

A leitura e a capacidade de apreender do conhecimento, em qualquer área do

saber, se tornam eficazes, somente quando estas criam condições para uma
contínua e progressiva assimilação da documentação estudada.
Essa tal assimilação, por sua vez, precisa ser qualitativa e metodicamente
seletiva, dada sua complexidade e sua enorme diversidade das áreas dos
saberes humanos.
Dentro de uma empresa, só tem algum valor a documentação que puder estar
à disposição em qualquer momento, para pesquisa. Portanto, arquivar e
documentar tudo o que for julgado relevante e útil, em função do estudo e do
trabalho, deve ser arquivada (meios densos, papéis), e hoje, através dos meios
digitais. (COSTA, 2012)
Analisando a documentação através de um ponto de vista técnico, pode-se
falar que a documentação deve ser classificada em:

• Documentação Temática: Visa coletar elementos relevantes

para um estudo qualquer ou para a realização de um trabalho em
particular, sempre dentro de determinada área do conhecimento.
• Documentação Bibliográfica: Constitui um acervo de
informações sobre livros, artigos e demais trabalhos que existem
sobre determinados assuntos.
• Documentação Geral: É aquela que organiza e guarda
documentos úteis, retirados de fontes tais como jornais, revistas,
textos. (COSTA, 2012)

CONCEITO DE DOCUMENTO

Segundo Costa (2012, p. 23), documento é o registro material de determinado

conhecimento que se possa utilizar para consulta, estudo ou prova.
E o autor complementa dizendo que, qualquer informação pode ser
considerada um documento, sob a forma de: textos, imagens, sons, sinais,
gravações, pinturas, por exemplo, que fundamentam um determinado estudo.
Costa (2012, p. 23), julga conveniente também apresentar o conceito de
documento, formulado pela Union Française des Organismes de
Documentation, que diz:

Documento é toda base de conhecimento fixado materialmente e

suscetível de ser utilizado para consulta, estudo ou prova.

E, como várias coisas de nossa vida, bem como no ambiente de trabalhos,

existem vantagens e desvantagens em se arquivar documentos:

VANTAGENS DESVANTAGENS
• O documento, por ser escrito, dá mais • O documento burocratiza a empresa,
segurança e formaliza o ato, a ação, o castrando o contato pessoal e a
objetivo, a missão, a filosofia, a decisão, a criatividade.
estratégia, a tática, a estrutura, o plano, a
política, o procedimento, o projeto.
• O documento serve de guia para a • O documento escraviza o ser humano a
dissipação de dúvidas, conflitos e regulamentos, colocando de lado a figura
restrições legais. do líder e exaltando a do chefe.

• O documento serve para registrar • O documento centraliza o poder de

informações, conclusões, tendências, decidir.
pesquisas, previsões, negociações.
• O documento serve de instrumento de • O documento pode tornar o usuário
poder sobre a propriedade de qualquer apenas um meio e não um fim.
objeto.
• O documento determina quem é quem na • O documento traduzido enfoca um
organização, estabelecendo limites de ambiente diferente, fazendo com que o
atuação e de poder. administrador
• tenha os pés no país de origem e a
cabeça no exterior.
(COSTA, 2012, p. 23)
TIPOS DE DOCUMENTOS

Segundo Costa (2012, p. 24), os principais tipos de documento são:

1. Documento Descritivo;
2. Documento Normativo;
3. Documento Metodológico;
4. Documento Prescritivo;
5. Documento Corrente;
6. Documento De Suporte;
7. Documento Declaratório;
8. Documento Peticionário;
9. Documento Operacional;
10. Documento Contratual;
11. Documento Oficial;
12. Documento Jurídico;
13. Documento Estatístico;
14. Documento Particular;
15. Documento De Controle;
16. Documento De Divulgação;
17. Documento Legal;
18. Documento Acadêmico.

A seguir, teremos um breve resumo sobre cada um:

1. DOCUMENTO DESCRITIVO – É uma representação escrita de

um objeto, fato, situação, coisa, lugar, resultado. A descrição
pode ser uma “fotografia” e/ou uma interpretação pessoal do
relator. O que se espera de uma descrição não é tanto pela
riqueza de detalhes, mas a capacidade de observação aguda
daquele que constrói o documento. São exemplos de documentos
descritivos: Relatório, Sinopse, Currículo, Demonstrativo de
Resultado, Balanço Patrimonial.
2. DOCUMENTO NORMATIVO – É um conjunto de comandos
diretos e cursos de ação que devem ser seguidos fielmente. Tais
comandos são conhecidos como normas (regras). O conjunto de
normas, que diz como e quem pode fazer, envolvendo um
procedimento, chama-se regulamento. A diferença entre princípio
e regra é que o primeiro é uma verdade fundamental, genérica,
que serve de base à segunda. As regras nada mais são do que
verdades específicas ou restritas, possuindo, geralmente,
exceções. São exemplos de documentos normativos: Política,
Procedimento, Diretriz, Regulamentação Organizacional,
Regulamentação Governamental, Estatuto, Ata de Constituição
de Sociedade.
3. DOCUMENTO METODOLÓGICO – É um arranjo escrito de
etapas (passos) de ação através de uma organização lógica e
racional de métodos para algum propósito. Um método é um
 procedimento, em geral, para tratar de encontrar, analisar ou
resolver um problema, de maneira sistemática, com um mínimo
de esforço, custo e tempo. São exemplos de documentos
metodológicos: Plano de Aula, Estudo de Caso, Método de
Previsão, Projeto.
4. DOCUMENTO PRESCRITIVO – Determina, limita, regula e
ordena aquilo que precisa ser feito, dentro de um determinado
tempo, ou não, para atingir um objetivo predeterminado. São
exemplos de documentos prescritivos: Programa, Plano,
Estratégia, Orçamento.
5. DOCUMENTO CORRENTE – Como o nome diz, é aquele
utilizado no dia a dia da empresa. Além de carta, memorando,
comunicação interna, circular, ata de reunião, mensagem
eletrônica e ofício, existem outros, tais como: Cheque: ordem de
pagamento à vista em favor próprio ou de terceiros; Promissória:
título de crédito derivado de um empréstimo pelo qual o tomador
se obriga a pagar, num certo prazo, o valor de face do título;
Fatura: relação de mercadorias vendidas com os respectivos
preços; Nota Fiscal (Cupom Fiscal): comprovante da aquisição de
um determinado bem ou serviço; Duplicata: título de crédito pelo
qual o comprador se obriga a pagar dentro de certo prazo o valor
da fatura correspondente; Folha de Pagamento: cálculo da
remuneração com os descontos e encargos legais; Recibo de
Pagamento: comprovante de pagamento de um compromisso
assumido ou contratado; Ficha de Registro de Empregado:
resumo dos principais dados para efeito de fiscalização; Ficha de
Cadastro: ficha contendo informes relevantes sobre uma pessoa
física ou jurídica; Requisição de Compra: formulário emitido para
aquisição de item faltante no almoxarifado, depósito ou armazém.
6. DOCUMENTO DE SUPORTE – Documento que ajuda no
desenvolvimento e construção de um projeto. São exemplos de
documentos de suporte: Tese, Relatório de Pesquisa, Descrição
de Experiência.
7. DOCUMENTO DECLARATÓRIO – Esclarece uma relação entre
duas ou mais pessoas (física e/ou jurídica). São exemplos de
documentos declaratórios: Declaração, Atestado, Procuração,
Carta Representação.
8. DOCUMENTO PETICIONÁRIO – Faz um pedido a um poder
constituído. São exemplos de documentos peticionais: Petição,
Requerimento.
9. DOCUMENTO OPERACIONAL – É aquele que pode ser utilizado
como ferramenta de trabalho, de consulta, de coleta de dados e
de referência. Os principais exemplos são: Manual, Questionário,
Formulário, Gráfico, Modelo, Diagrama, Listagem, Agenda,
Tabela, Planilha.
10. DOCUMENTO CONTRATUAL – O documento contratual diz
respeito a um acordo (combinação, ajuste) entre duas ou mais
pessoas para execução de determinada coisa, sob determinadas
condições. São exemplos de documentos contratuais: Contrato
de Locação, Contrato de Trabalho, Contrato Social,
Arrendamento Mercantil, Leasing, Distrato, Escritura de Compra e
Venda, Escritura de Cessão de Direitos, Escritura de Comodato.
11. DOCUMENTO OFICIAL – Geralmente a fonte mais fidedigna de
dados, pode dizer respeito a atos individuais ou coletivos. São
 exemplos de documentos oficiais: Filme, Foto, Catálogo, Ficha,
Prontuário.
12. DOCUMENTO JURÍDICO – Constitui uma fonte rica de informes
do ponto de vista sociológico, mostrando como uma sociedade
regula o comportamento de seus membros e de que forma
resolve os problemas sociais. São exemplos de documentos
jurídicos: Constituição, Código, Portaria.
13. DOCUMENTO ESTATÍSTICO – Conjunto de dados coletados,
que abrange um determinado universo, de forma direta ou
indireta. São exemplos de documentos estatísticos: Rol, Amostra,
Histograma, Relação.
14. DOCUMENTO PARTICULAR – Documento, particularmente
importante, sobretudo, por seu conteúdo não oferecer apenas
fatos, mas o significado que estes tiverem para aqueles que o
viveram, descrito em sua própria linguagem. Os principais
problemas enfrentados pelo pesquisador ao lidar com
documentos particulares (pessoais) são: falsificação, maneira de
apresentação, discrepâncias e incongruências com a realidade,
distorção deliberada, autopromoção e desconhecimento do
objetivo, por exemplo.
15. DOCUMENTO DE CONTROLE – Documento, na forma de
tabela, formulário ou planilha, para controlar as atividades e
operações no dia a dia da organização. Os mais importantes são
de: acidentes, turnover, reclamações, devoluções, pedidos,
vendas, caixa, despesas, contas a pagar, contas a receber,
estoque, custo, patrimônio, capital, conta cliente, disponível
circulante, faturamento, reserva, investimento.
16. DOCUMENTO DE DIVULGAÇÃO – Documento para divulgar os
produtos, as marcas e as imagens das empresas. Os principais
são: Cartaz, Banner, Folder, Prospecto, Catálogo, Carta de
Divulgação, Embalagem.
17. DOCUMENTO LEGAL – Documento exigido por lei, que deve ser
de conhecimento do administrador, como: Declaração, Atestado,
Procuração, Representação, Mandado, Carta Representação,
Delegação, Requerimento, Petição, Edital, Recibo.
18. DOCUMENTO ACADÊMICO – Documento corrente nas
universidades, institutos, escolas, centros de pesquisa e análise,
tais como: Teste, Certificado, Diploma, Tese, Dissertação,
Resenha, Resumo, Esboço, Plano de aula, Plano de curso,
Monografia, Texto Didático, Plano da Disciplina, Ementa,
Conteúdo Programático, Bibliografia.

TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS

Existem dois tipos de Correspondências empresariais: interna e externa.

• Correspondência Interna: As empresas estão em constante preocupação

para garantir que todos os seus colaboradores saibam das atividades
 importantes para a instituição. Essa é a razão pela qual existe a
comunicação interna.
Os principais tipos de correspondência interna, utilizados dentro de uma
empresa, são:

1.Circular
2.Memorando
3.Ordem de Serviço
4.Relatório
5.Ata

Veremos exemplos de cada uma a seguir:

1. Circular: Segundo Lopes (2011, p. 77), a circular é um documento noticioso

remetido a diferentes pessoas, órgãos ou entidades. São objetos de
circulares as notícias relativas à empresa, de uma forma geral. É toda
comunicação reproduzida em vias, cópias, como documento. Destina-se a
ordenar, avisar ou instruir.
Exemplo:
2. Memorando: modalidade de comunicação entre duas pessoas ou dois
setores de uma mesma empresa.
Exemplo:

3. Ordem de Serviço: tem a função de emitir comunicações internas sobre

um trabalho que precisa ser efetuado.
Exemplo:
4. Relatório: documento no qual expõe-se as decisões ou quaisquer
atividades que tenham como finalidade prestar contas, sejam estas
financeiras ou administrativas.
Exemplo:

5. Ata: Segundo Lopes (2011, p. 83), é o registro das ocorrências,

deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembleias. Nela,
também se deve descrever seus participantes, no caso oradores.
Exemplo:
• Correspondência Externa: Esse tipo de correspondência é aquela que a
empresa disponibiliza para além do público interno. São cartas direcionadas
para os clientes, como mala direta e press release, por exemplo. Vejamos
alguns tipos de correspondência externa:

1. Carta Comercial
2. Mala Direta

Veremos exemplos de cada uma a seguir:

1. Carta Comercial: Segundo Lopes (2011, p. 71), a carta comercial é um

instrumento de comunicação de que se valem as empresas ou pessoas no
relacionamento comercial.Trata-se de uma mensagem, manuscrita ou
impressa, dirigida a uma pessoa ou organização, para comunicar algum
assunto. Constitui um documento formal escrito cujo conteúdo gira em torno
do mundo dos negócios.
A correção gramatical é importante: é necessário tomar cuidado com o
emprego dos pronomes de tratamento que deve ser uniforme, sem que se
misture a terceira pessoa gramatical com a segunda, como já estudamos em
uma das aulas anteriores.
Exemplo:
2. Mala Direta: Segundo Lopes (2011, p. 65) É um tipo de correspondência
que atinge um número grande de pessoas. Deve ter linguagem simples,
clara e objetiva, pois se destina a públicos diferentes, de diferentes classes
sociais, objetivos e campos de atuação.
Exemplo:

3. Press release: Segundo Lopes (2011, p. 66), O release é um material

informativo distribuído entre jornalistas antes de eventos, solenidades,
entrevistas, lançamento de filmes, livros, etc. Normalmente, traz
 informações sobre fatos, programas ou assuntos para os quais se quer
atenção da mídia.
Exemplo:
CONCLUINDO

Nesse estudo vimos sobre o Conceito de documentação, a boa Prática em

documentar e arquivar, o Conceito de documento, Tipos de documentos e os
Tipos de correspondências mais utilizadas dentro das empresas.
Temos que ter sempre em mente que para se redigir uma correspondência,
além de sabermos qual tipo usar, devemos ter um bom vocabulário e saber
aplicar a Língua vigente de maneira correta.
Sem usar palavras informais, com educação, simplicidade e objetividade, você
escreverá qualquer texto com perfeição.

Bons estudos!
REFERÊNCIA

COSTA, Nelson Pereira da. Documentos Empresariais – Informações

Complementares da Comunicação Empresarial. Rio de Janeiro: Editora Ciência
Moderna Ltda., 2012.
 Produção, Edição, Elaboração e Revisão de Texto:
ESCON - Escola de Cursos Online – V.M.C.O.
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