Organização de

Documentos e
Arquivamento
Docente: Daniela Rabêlo
Nesta seção introdutória, mergulharemos na
vital importância da organização de
documentos e arquivamento no contexto
empresarial e institucional. Abordaremos
uma série de tópicos essenciais que formam
a base desse processo, permitindo uma
gestão eficiente de informações.
Vamos explorar:
Protocolo: Recebimento, Registro,
Tipos, Características e Triagem, Classificação, Expedição e
01 Finalidades dos Documentos
06 Distribuição, Controle da
Movimentação
Correspondência Comercial:
02 Elementos Constitutivos,
Padrões e Mala Direta
07 Controle de Documentos e
Fluxo de Documentos

Arquivo: Conceito,
03 Relatórios, Atas e Recibos 08 Finalidade e Importância

Métodos de Arquivamento: Cronológico,

Correspondência Oficial e Alfabético, Numérico, Alfanumérico,
04 Documentos de Comunicação 09 Horizontal, Vertical, Geográfico,
Interna Ideográfico:

05 Procuração, Rotinas de 10 Conservação, Restauração e Descarte

de Documentos:
Documentos
 Tipos, Características e Finalidades dos Documentos
TIPOS DE DOCUMENTOS

Documentos Textuais

São registros escritos que contêm informações

em formato de texto. Eles são uma forma
comum de comunicação e registro de
informações em diversos contextos, como
negócios, educação, governo, pesquisa, entre
outros. Esses documentos podem ser
impressos em papel ou apresentados em
formato digital, como arquivos de texto em
computadores e dispositivos eletrônicos
 Documentos Financeiros
Como faturas, recibos, balanços,
demonstrações de resultados, extratos
bancários e declarações fiscais. Eles
Eles incluem cartas, memorandos, registram informações financeiras
relatórios, artigos, ensaios, propostas, relevantes para indivíduos e empresas.
entre outros, usados para comunicar,
registrar e transmitir informações em
diversos contextos, como negócios,
educação e pesquisa. Esses
documentos podem ser impressos ou
em formato digital, e sua variedade
abrange desde comunicações
informais até documentos formais e
legais.
 Documentos Legais

Contratos, acordos,
procurações, testamentos,
certidões e outros
documentos que têm
implicações legais e são
utilizados para estabelecer
direitos, deveres e
obrigações.
Documentos Acadêmicos
Trabalhos de pesquisa, teses,
dissertações e certificados
educacionais que registram conquistas
acadêmicas e contribuições para o
conhecimento.
Documentos Médicos

Prontuários médicos, prescrições, laudos

médicos e exames laboratoriais, que contêm
informações de saúde relevantes sobre
pacientes.

Documentos de Identificação

Documentos de Identificação:
Passaportes, carteiras de
identidade, carteiras de motorista
e outros documentos que
confirmam a
 Características dos Documentos

Clareza e Precisão: Os documentos devem ser redigidos de

forma clara e precisa para evitar ambiguidades e
interpretações equivocadas.

Autenticidade: Os documentos devem ser autênticos e

confiáveis, com informações precisas e sem adulterações.

Organização e Estrutura: Os documentos devem seguir

uma estrutura organizada, com títulos, subtítulos,
parágrafos e seções distintas, facilitando a leitura e
compreensão.
 Datação e Assinatura: A data de criação do documento
e a assinatura de partes relevantes ajudam a rastrear
quando e por quem o documento foi criado ou
aprovado.

Legibilidade: A fonte, tamanho e estilo devem ser

escolhidos para garantir que o documento seja legível e
acessível para o público-alvo.
Finalidades dos Documentos

Comunicação: Documentos são usados

01 para transmitir informações entre
indivíduos, empresas, instituições e
governos.

Registro: Eles registram eventos,

02 transações e decisões,
proporcionando um histórico que
pode ser consultado no futuro.

Tomada de Decisão: Documentos, como relatórios e

03 análises, fornecem informações relevantes que
auxiliam na tomada de decisões informadas.
 Correspondência Comercial: Elementos Constitutivos,
Padrões e Mala Direta

É uma forma importante de comunicação

utilizada por empresas para se comunicar
com clientes, parceiros de negócios e outros
stakeholders. Ela segue padrões específicos e
inclui elementos constitutivos essenciais.
Além disso, a mala direta é uma técnica
frequentemente usada para enviar
correspondência em massa. Vamos explorar
cada um desses conceitos:
 Elementos Constitutivos da Correspondência Comercial

Cabeçalho: Inclui o nome da empresa, endereço, logotipo e

01 detalhes de contato, como número de telefone, e-mail e site.

02 Data: A data em que a carta foi escrita.

03 Destinatário: O nome e endereço do destinatário da carta.

04 Saudação: Uma saudação adequada, como "Prezado Sr." ou

"Prezada Sra.", seguida do sobrenome do destinatário.
05 Corpo da Carta: A mensagem principal, que
pode incluir informações sobre produtos,
serviços, acordos, atualizações, agradecimentos,
etc.

06 Assinatura: A assinatura do remetente, muitas

vezes acompanhada pelo cargo ou título da
pessoa que está enviando a carta.
Fechamento: Um encerramento formal, como
07 "Atenciosamente" ou "Cordialmente", seguido
pelo nome do remetente.
Anexos ou Referências: Qualquer documento
08 adicional que esteja sendo enviado junto à carta
ou referências a informações específicas.
 Padrões da Correspondência Comercial

A correspondência comercial geralmente segue

padrões de etiqueta e formalidade, variando de acordo
com a cultura e o contexto empresarial. Alguns padrões
comuns incluem:

Uso de Linguagem Profissional: A linguagem deve ser

01 profissional, clara e objetiva, evitando gírias e linguagem
casual.

02 Formatação e Espaçamento: A carta deve ser formatada

de maneira organizada, com espaçamento adequado
entre parágrafos e margens uniformes.
 Precisão e Erros: Evite erros gramaticais, ortográficos ou de
03 digitação, pois eles podem prejudicar a imagem da
empresa.

04 Uso Adequado do Título: Use títulos apropriados ao se dirigir

ao destinatário, como "Sr.", "Sra." ou "Dr.", se aplicável.

Tom Positivo: Mantenha um tom positivo e respeitoso na

05 correspondência, independentemente do motivo do
contato.
 Mala Direta

A mala direta é uma técnica de marketing que

envolve o envio de correspondência
personalizada em massa para um grande
número de destinatários. Ela permite que as
empresas alcancem seu público-alvo de
forma eficiente. Isso é frequentemente feito
usando software de processamento de texto
ou programas de email marketing, permitindo
a inserção automática de informações
personalizadas em cada carta.
 Protocolos
O termo "protocolo" nesse contexto se refere
a um conjunto estruturado de etapas ou
procedimentos que são seguidos para
gerenciar eficientemente a movimentação
de documentos, itens ou informações dentro
de uma organização. Cada etapa desse
protocolo tem um propósito específico para
garantir que os documentos ou itens sejam
tratados de maneira organizada, rastreável
e eficaz. São divididos em etapas que são
elas:
1. Recebimento: Nesta etapa, os documentos, itens ou
informações são recebidos pela organização. É o
ponto de entrada do fluxo, onde a origem e a
quantidade são registradas.
2. Registro: Após o recebimento, os documentos ou
itens são oficialmente registrados no sistema da
organização. Isso envolve a atribuição de um
número único de identificação, data de recebimento,
descrição do conteúdo e outras informações
relevantes.
3. Triagem: é a avaliação inicial dos documentos ou
itens para determinar sua natureza, importância e o
próximo passo a ser tomado. Itens urgentes ou
sensíveis podem ser identificados nesse estágio.
 4. Classificação: A classificação envolve categorizar os
documentos ou itens de acordo com critérios específicos, como
assunto, departamento responsável ou nível de
confidencialidade. Isso facilita a organização e a busca
posterior.
5. Expedição e Distribuição: Nesta etapa, os documentos
ou itens são preparados para serem enviados aos
destinatários apropriados ou para o próximo estágio do
processo. Isso pode envolver embalagem adequada,
atribuição de prioridades de envio e registro de
informações de envio.
 6. Controle da Movimentação: O controle da
movimentação acompanha o progresso dos
documentos ou itens em todas as etapas do
protocolo. Isso ajuda a garantir que nada seja
perdido, esquecido ou atrasado durante o processo.

Esse protocolo é projetado para garantir que a

movimentação de documentos ou itens dentro da
organização seja transparente, eficiente e rastreável.
Cada etapa tem um papel fundamental na gestão
organizada desses materiais, desde o momento em
que são recebidos até o momento em que são
distribuídos ou tratados conforme necessário.
Controle de Documentos e
Fluxo de Documentos

são processos essenciais em

qualquer organização para
garantir que informações
sejam gerenciadas de
maneira eficaz, segura e
organizada
Controle de Documentos:

Refere-se ao gerenciamento sistemático de documentos ao

longo de seu ciclo de vida, desde a criação até o
arquivamento ou descarte. Esse processo é importante para
garantir a consistência, a acessibilidade e a integridade
das informações contidas nos documentos.
ALGUNS ELEMENTOS CHAVE DO CONTROLE DE DOCUMENTOS INCLUEM:

Criação e Emissão: Garantir que os documentos sejam criados de

acordo com padrões definidos, contendo informações precisas e
atualizadas.

Revisão e Aprovação: Estabelecer um processo para revisar e aprovar

documentos antes de serem distribuídos, a fim de garantir a exatidão
e a conformidade.

Distribuição: Assegurar que os documentos aprovados sejam

entregues às partes interessadas corretas.
ALGUNS ELEMENTOS CHAVE DO CONTROLE DE DOCUMENTOS INCLUEM:

Acesso e Rastreamento: Controlar quem tem acesso aos

documentos e manter um registro das alterações feitas nos mesmos.

Atualização e Obsolescência: Garantir que os documentos estejam

sempre atualizados e que as versões antigas sejam obsoletas e
retiradas de circulação.

Arquivamento e Descarte: Definir políticas para o arquivamento

seguro e a eliminação de documentos conforme necessário.
Fluxo de Documentos:
Se refere ao movimento físico ou digital dos documentos
através de um processo ou entre diferentes partes da
organização. Esse fluxo é geralmente guiado por um conjunto
de etapas pré-definidas, como as que foi mencionado
anteriormente (Recebimento, Registro, Triagem,
Classificação, Expedição, Distribuição e Controle da
Movimentação). O fluxo de documentos é essencial para
manter o processo de trabalho contínuo, garantindo que os
documentos sejam processados de forma organizada e
eficiente.
Fluxo de Documentos:

No contexto digital, sistemas de gerenciamento de

documentos (DMS - Document Management Systems) são
frequentemente usados para controlar e facilitar o fluxo de
documentos eletrônicos. Esses sistemas ajudam a
automatizar processos, facilitar o compartilhamento de
informações e rastrear as mudanças feitas nos documentos
ao longo do tempo.
 ARQUIVO

No contexto organizacional, refere-se a

um conjunto organizado de documentos,
registros ou informações que são
mantidos e armazenados para
referência, histórico, auditoria ou outros
fins
CONCEITO DE ARQUIVO

Um arquivo é um sistema estruturado de armazenamento de

documentos ou informações que têm valor significativo para uma
organização. Pode incluir registros físicos (papéis) ou registros
digitais (arquivos eletrônicos), como documentos escritos,
relatórios, registros financeiros, correspondências, e-mails, entre
outros tipos de informações relevantes.
FINALIDADE DOS ARQUIVOS:

Os arquivos têm várias finalidades, cada uma das quais contribui

para o funcionamento eficaz de uma organização:

Referência Futura: Os arquivos são mantidos para permitir que a

organização acesse informações passadas quando necessário,
seja para tomada de decisões, pesquisa, análise histórica ou
conformidade legal.
Histórico e Rastreabilidade: Os arquivos ajudam a rastrear o
histórico de atividades e decisões da organização ao longo do
tempo. Isso é fundamental para avaliar o progresso, aprender
com erros passados e manter um registro de eventos importantes.
Auditoria e Conformidade: Manter registros arquivados é
crucial para auditorias internas ou externas, bem como para
atender a requisitos regulatórios e legais.
Tomada de Decisões: Arquivos permitem que os líderes e
gestores acessem informações relevantes para tomar decisões
informadas e embasadas.
Compartilhamento de Conhecimento: Arquivos podem conter
informações que são úteis para compartilhar conhecimento
dentro da organização, permitindo que novos funcionários
aprendam com experiências passadas.
IMPORTÂNCIA DOS
ARQUIVOS:
Os arquivos são essenciais para o funcionamento eficaz e
eficiente de qualquer organização, independentemente do
tamanho ou setor. Aqui estão algumas razões pelas quais os
arquivos são importantes:

Preservação do Conhecimento: Arquivos preservam o

conhecimento acumulado ao longo do tempo, permitindo que a
organização aprenda com sucessos e falhas anteriores.

Transparência: Arquivos bem mantidos contribuem para a

transparência e a responsabilidade, pois as atividades da
organização podem ser rastreadas e verificadas.
Proteção Legal: Arquivos são frequentemente usados para
cumprir obrigações legais, protegendo a organização em casos
de disputas ou litígios.
Eficiência Operacional: Acesso rápido a informações relevantes
nos arquivos economiza tempo e esforço, melhorando a
eficiência nas operações diárias.
Criação de História Organizacional: Arquivos ajudam a
construir a história e a identidade da organização ao longo do
tempo, contribuindo para sua cultura e legado.
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
São abordagens
organizacionais usadas para
ordenar informações,
documentos ou objetos de
maneira eficiente e
acessível. Eles determinam
como os itens são
categorizados, armazenados
e recuperados em sistemas
de arquivamento.
 MÉTODOS MAIS UTILIZADOS

Arquivamento Cronológico: Nesse método, os itens são organizados de acordo

com a ordem de data em que foram criados ou recebidos. É útil para rastrear a
evolução de eventos ao longo do tempo.

Arquivamento Alfabético: Nesse método, os itens são organizados em ordem

alfabética de acordo com os nomes das pessoas, empresas, títulos, etc. É comum
para arquivar documentos baseados em nomes.

Arquivamento Numérico: Aqui, os itens são organizados numericamente com

base em números atribuídos, como códigos de identificação ou números
sequenciais. Pode ser útil para lidar com um grande volume de documentos.
Arquivamento Alfanumérico: Este é uma combinação de arquivamento
alfabético e numérico, onde os itens são organizados primeiro
alfabeticamente e depois numericamente. É comum em sistemas de
catalogação de bibliotecas.

Arquivamento Horizontal: Nesse método, os itens são armazenados em

pastas ou suportes horizontais, deitados lado a lado. Cada pasta pode conter
várias peças de informação ou documentos.

Arquivamento Vertical: Aqui, os itens são armazenados verticalmente, em

pastas ou suportes posicionados verticalmente, como gavetas de arquivo.
Cada pasta geralmente contém um único item ou categoria de itens.
Arquivamento Geográfico: Esse método é usado quando a
localização geográfica é relevante. Os itens são
organizados com base em sua localização física, como
departamentos, regiões ou locais.

Arquivamento Ideográfico: Este método organiza os itens

com base em ideias, conceitos ou categorias abstratas, em
vez de critérios como nomes ou datas. É mais subjetivo e
pode variar de acordo com a interpretação do organizador.
 Cada um desses métodos tem suas vantagens e
desvantagens, e a escolha do método certo depende das
necessidades específicas do sistema de arquivamento e da
natureza dos itens a serem arquivados. Muitas vezes,
sistemas de arquivamento combinam vários desses
métodos para criar uma abordagem mais eficaz e versátil.
Conservação
Envolve a adoção de medidas para preservar e
proteger documentos ao longo do tempo. Isso
inclui a manutenção de condições ambientais
adequadas, como temperatura, umidade e
iluminação controladas, para evitar a deterioração
física. Além disso, a manipulação cuidadosa, o
armazenamento em materiais livres de ácido e a
proteção contra pragas e danos físicos são
práticas essenciais. A conservação garante a
longevidade dos documentos e a preservação de
seu valor histórico, legal ou informativo.
Restauração
Refere-se ao processo de reparo e recuperação
de documentos danificados ou deteriorados.
Especialistas em conservação usam técnicas e
materiais específicos para corrigir danos, como
rasgos, manchas de tinta, descoloração e mais.
A restauração pode envolver a limpeza
cuidadosa, o reparo de rasgos usando papel
japonês ou materiais semelhantes, e a
realinhamento de partes soltas. O objetivo é
trazer o documento de volta a um estado que
permita sua preservação e acesso sem causar
danos adicionais.
Descarte
Refere-se à remoção planejada e segura de documentos que
já não são mais necessários. Isso pode ser necessário devido a
requisitos legais, espaço limitado ou obsolescência.
A eliminação inadequada de documentos pode resultar em
riscos de segurança, violações de privacidade ou perda de
informações importantes.
Portanto, é essencial seguir diretrizes legais e regulatórias ao
descartar documentos, especialmente se eles contiverem
informações sensíveis ou pessoais. A destruição segura, como
a trituração de documentos físicos ou a eliminação segura de
documentos digitais, é uma parte crítica do processo de
descarte.
Thank
You