ASPECTOS GERAIS DA

REDAÇÃO OFICIAL
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ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL

Tópicos:
ͫ Panorama da comunicação oficial
ͫ O que é redação oficial
ͫ Comparação entre Redação Oficial e Redação Comercial: Alvará, Ata, Atestado ou Certi-
ficado, Auto de infração, Bilhete, Carta comercial, Certidão, Circular, Edital, Declaração,
Memorando, Ofício, Portaria, Procuração, Requerimento.

PANORAMA DA COMUNICAÇÃO OFICIAL

A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita.Para que haja comunica-
ção, são necessários:
ͫ alguém que comunique;
ͫ algo a ser comunicado;
ͫ alguém que receba essa comunicação.
No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o serviço público (este/esta ou aquele/
aquela Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o que se comunica é
sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; e o destinatário dessa
comunicação é o público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública, do
Poder Executivo ou dos outros Poderes.Além disso, deve-se considerar a intenção do emissor
e a finalidade do documento, para que o texto esteja adequado à situação comunicativa.
A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e nos expedientes oficiais
decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua
finali­dade.Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normativo, ou estabelecem
regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos e entidades
públicos, o que só é alcançado se, em sua elaboração, for empregada a linguagem adequa-
da.O mesmo se dá com os expe­dientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com
clareza e objetividade.

O QUE É REDAÇÃO OFICIAL

Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige
comunicações oficiais e atos normativos.
A redação oficial não é necessariamente árida e contrária à evolução da língua.É que sua
finalidade básica – comunicar com objetividade e máxima clareza – impõe certos parâmetros
ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da
correspondência particular etc.
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TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS E EMPRESARIAIS

De maneira geral, existem três macro tipos de correspondências:
ͫ Particular – se dá entre indivíduos (amigos, familiares e pessoas do convívio social) e
pode apre­sentar diversos graus de formalidade, desde um caráter íntimo até certo grau
de formalismo;
ͫ Empresarial – é trocada entre empresas ou entre estas e pessoas físicas;
ͫ Oficial – acontece entre órgãos do serviço público ou entre os mesmos e a sociedade.
Com o objetivo de tornar este tipo de comunicação mais organizado e de fácil entendimento
para todos os envolvidos, as correspondências oficiais e empresariais seguem determinados
padrões de redação e formatação.

ALVARÁ
É o instrumento pelo qual o agente público, com apoio legal, autoriza ou declara ficar asse-
gurado a particular, em razão de despacho ou resolução administrativa, o exercício de uma
atividade deter­minada.Ou seja, instrumento pelo qual a administração pública confere licença
ou autorização para o exercício de atividade sujeita ao policiamento administrativo do Estado.
Há dois tipos de Alvará:
ͫ Alvará de Licença: tem caráter definitivo e, por essa razão, só pode ser revogado por
motivo de interesse público, mediante completa indenização;
ͫ Alvará de Autorização: tem caráter precário, podendo ser cassado sumariamente e sem
qualquer indenização.

ATA
A ata é um documento no qual deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as
soluções a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assembleia, sessão ou
reunião.A expressão correta para a redação de uma ata é “lavrar a ata”.Uma das principais
funções da ata é historiar, traçar um painel cronológico da vida de uma empresa, associação
ou instituição.Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos caráter
obrigatório pela legislação.
Por se tratar de um documento formal, a ata deve seguir algumas normas específicas de
formatação:
ͫ Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu
formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação,
ocupando virtual­mente todo o espaço disponível na página;
ͫ Números, valores, datas e outras expressões são sempre representados por extenso;
ͫ Sem emprego de abreviaturas ou siglas;
ͫ Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo (quando a ata estiver sendo manuscrita e for
necessária alguma correção, usar a expressão “digo” seguida do texto correto);
ͫ Todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo
(disse, declarou, decidiu…).
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A estrutura básica para uma ata pode ser esta:

ͫ Título da reunião;
ͫ Cidade, dia, mês, ano, das h:min até h:min;
ͫ Local da reunião;
ͫ Introdução (Relatar sobre o título da reunião, local, data, hora e participantes);
ͫ Participantes da reunião (Nome completo do participante e especificar de qual instituição
ele é);
ͫ Agenda (Relatar sobre a pauta da reunião, os temas a serem tratados e os respectivos
responsáveis de cada tema);
ͫ Desenvolvimento (Descrever sobre os temas principais citados na reunião);
ͫ Conclusões (Descrever sobre as conclusões atingidas ao final da reunião e suas respec-
tivas decisões);
ͫ Recomendações (Descrever recomendações e observações feitas no decorrer da reunião);
ͫ Distribuição (Relatar o nome de quem a ata será enviada).
A ata deverá ser assinada por todos os participantes.

ATESTADO OU CERTIFICADO
É um documento em que se faz fé de algo e que tem valor legal.Pode haver atestados ou
certifica­dos de serviços prestados, de estudos realizados, de pagamentos, etc.
Também pode ser considerado como um documento firmado por servidor em razão do cargo
que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente.
Para a sua elaboração, utiliza-se geralmente papel de tamanho A4, escrito em sentido vertical,
como se mostra em seguida:
ͫ Cabeçalho (Coloca-se na parte superior do certificado, com uma margem considerável.É
consti­tuído pelo nome da pessoa ou instituição que o envia, acompanhados dos seus
dados de identifi­cação.Costuma-se escrever em maiúsculas.);
ͫ Corpo (Contém texto precedido pelo termo CERTIFICA ou ATESTA, em maiúsculas, seguido
de dois pontos, onde se descreve o objeto da certificação.);
ͫ Local e data;
ͫ Assinatura e selo.

AUTO DE INFRAÇÃO
Auto de infração é um documento lavrado de ofício por agente público competente ao ser
consta­tada alguma infração à determinada legislação.Conforme a natureza da norma infringida,
os autos podem ser de diversos tipos: auto de infração de trânsito, tributário, ambiental, entre
outros.Refere-se a um fato ou a uma ocorrência, em uma data determinada.
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BILHETE
É um meio rápido e simples de transmitir uma mensagem.Normalmente é dirigido a uma pessoa
próxima, com quem se tem intimidade, e por isso mesmo costuma ser escrito em linguagem
informal.Isso, contudo, não dispensa a atenção que deve ser dada à qualidade da redação,
especial­mente considerando que o relacionamento contínua tendo caráter profissional.
O bilhete não requer um tipo específico de papel, muito menos segue um padrão formal.É
sempre aconselhável, entretanto, uma boa apresentação.
Mesmo sendo breve e informal, o bilhete apresenta uma forma de organização que deve ser
seguida para atender ao seu maior objetivo: comunicar de forma rápida e precisa.Assim, deve
conter as seguintes partes:
ͫ Vocativo (Coloca-se o nome do receptor, sem emprego de tratamento especial);
ͫ Texto (Deve ser iniciado com marca de parágrafo e conter as informações necessárias à
comuni­cação de forma bem ordenada);
ͫ Nome do emissor;
ͫ Data e hora.
Carta Comercial
As cartas comerciais, além de diversos destinos, também têm função variada, como a de
informar, solicitar ou persuadir.Podem ser cartas de solicitação de emprego, oferta de algum
produto de sua empresa, reclamação quanto à má prestação de algum serviço, cobrança de
algum débito, enfim, diversas situações que fazem parte do cotidiano empresarial.
Como em qualquer correspondência oficial, o conteúdo da carta deve ser adequadamente
nor­malizado por parágrafos e redigido com clareza e concisão.
A sua estrutura geral é:
ͫ Cabeçalho ou timbre (Referência da empresa; logotipo, símbolo ou emblema.Em geral,
já vêm impressos no papel da carta);
ͫ Número de controle (Facilita ao destinatário responder sua carta e mencionar a referên-
cia.É também uma maneira de garantir o controle da correspondência.A colocação à
direita é um destaque que facilita a leitura.);
ͫ Local e Data (Por extenso.Quando o papel é timbrado, pode-se suprimir o local antes da
data, uma vez que o endereçamento completo aparece no pé de página.);
ͫ Destinatário (Não se deve colocar À/Às ou Ilmos.Senhores antes do nome da empresa
ou pessoa a quem a carta se destina.Não é necessário escrever endereço, caixa postal e
CEP no papel carta, basta que esses dados apareçam no envelope.);
ͫ Referência (É o conteúdo da carta sintetizado, facilitando o registro para quem recebe.
Não há neces­sidade de escrever Ref.ou REFERÊNCIA, pois a posição da frase na carta já
indica esse elemento.);
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ͫ Invocação ou vocativo (O emprego de palavras como prezado, estimado, caro, amigo deve
ser de acordo com o tipo de carta.Pode se tratar de uma carta puramente comercial ou
pode envolver também relações de amizade.);
ͫ Corpo da carta ou conteúdo (Deve estar disposto, geralmente, no centro do papel, em
cerca de três parágrafos: a informação inicial, o desenvolvimento do tema e a conclusão.O
assunto deve ser tratado em linguagem clara, objetiva e concisa.Deve-se evitar perda de
tempo na introdução do assunto, como palavras e expressões desnecessárias.);
ͫ Saudação final, despedida ou fecho (Modernamente, evitam-se palavras rebuscadas e
chavões.Expressões longas, que nada acrescentam de importante, caíram em desuso.
Emprega-se Aten­ciosamente ou Cordialmente, dependendo das relações de negócios.);
ͫ Assinatura (Deve-se obedecer à seguinte ordem: primeiro, o nome do remetente; depois,
seu cargo.Somente as letras iniciais devem ser maiúsculas.Não se deve colocar o título do
emissor na frente de seu nome.Para indicar que se trata de médico advogado etc., basta
que se coloque o registro do CRM ou da OAB, conforme o caso.Também não é necessário
colocar o traço acima do nome datilografado, para a assinatura.);
ͫ Anexos (Parte destinada à enumeração de papéis ou de documentos que acompanha a
carta.).

CERTIDÃO
Documento fornecido pela administração ao interessado, afirmando a existência de ato ou
assen­tamentos constantes de processo, livro ou documentos que se encontrem nas reparti-
ções públicas.

CIRCULAR
Quando, em sua empresa, você deseja dirigir-se a muitas pessoas ao mesmo tempo, para trans­
mitir avisos, ordens ou instruções, deve optar por comunicar-se através de uma circular.Na
verdade, a circular pode seguir o modelo de uma carta ou ofício, o que a caracteriza é conter
um assunto de interesse geral.Muitas vezes, a circular é utilizada internamente nas empresas,
com a finalidade de facilitar a comunicação entre diversas seções e departamentos.
Muitas empresas, hoje em dia, têm preferido não destacar a ementa (assunto).Assim, é pre-
ciso veri­ficar o modelo adotado na sua empresa.A linguagem utilizada em uma circular deve
ser simples e direta para não dar margem a outras interpretações.Todos devem entender
claramente o que está escrito.
ͫ Estrutura:
» Timbre da empresa;
» Número da circular;
» Data (por extenso);
» Assunto;
» Corpo da mensagem;
» Identificação / Assinatura do emissor da circular.
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DECLARAÇÃO
A declaração é utilizada quando se quer atestar ou confirmar algum fato para garantir um
direito a uma determinada pessoa.
Divide-se nas seguintes partes:
ͫ Timbre (Impresso como cabeçalho, contendo o nome do órgão ou empresa.Atualmente
a maioria das empresas possui um impresso com logotipo.Nas declarações particulares
usa-se papel sem timbre.);
ͫ Título (Deve-se colocá-lo no centro da folha, em caixa alta.);
ͫ Texto (Deve-se iniciá-lo a cerca de quatro linhas do título.).Dele deve constar:
ͫ Identificação do emissor.Se houver vários emissores, é aconselhável escrever, para facil-
itar: os abaixo assinados;
ͫ O verbo atestar/declarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do
singular ou do plural;
ͫ Finalidade do documento, em geral costuma-se usar o termo “para os devidos fins”, mas
também se pode especificar: “para fins de trabalho”, “para fins escolares”, etc.;
ͫ Nome e dados de identificação do interessado.Esse nome pode vir em caixa alta, para
facilitar a visualização;
ͫ Citação do fato a ser atestado;
ͫ Local e data (Deve-se escrevê-los a cerca de três linhas do texto;
ͫ Assinatura (Assina-se a cerca de três linhas abaixo do local e data).

EDITAL
Instrumento de comunicação utilizado pela Administração Pública para fins de abertura de
concorrência e de concurso público, provimento de cargo público, convocação de servidor,
licitações e divulgação de atos deliberativos.Em outras palavras, é o ato escrito oficial em que
há determina­ção, aviso, postura, citação etc., e que se afixa em lugares públicos ou se anuncia
na imprensa para conhecimento geral ou de interessados.

MEMORANDO
O memorando, estabelecendo uma comparação, é uma espécie de bilhete comercial de que
as empresas ou órgãos oficiais se utilizam para estabelecer a correspondência interna entre
seus setores e departamentos.Por ser um tipo de correspondência cotidiana, rápida e objetiva,
o memorando segue uma forma fixa, sendo para isso utilizado um papel impresso.
Observe a estrutura de um memorando, atentando para a ausência de saudações e finalizações:
ͫ Timbre;
ͫ Número do memorando;
ͫ Data;
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ͫ De (Órgão e/ou responsável);

ͫ Para (Órgão e/ou responsável);
ͫ Corpo do texto;
ͫ Assinatura.

OFÍCIO
Ofício é a correspondência de caráter oficial, equivalente à carta comercial.É dirigido por um
fun­cionário a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartição a uma
pessoa ou ins­tituição particular, ou, ainda, por instituição particular ou pessoa a uma reparti-
ção pública.Por tratar-se, sobretudo, de comunicação de caráter público, o ofício requer certo
grau de formalidade.
A redação, tal como no caso da carta comercial, tem de ser breve e concisa.

PORTARIA
Ato administrativo que define competências, estabelece normas e procedimentos, define
situa­ções funcionais e aplica medidas de ordem disciplinar.

PROCURAÇÃO
Através da procuração uma pessoa (física ou jurídica) autoriza alguém a agir e realizar negócios
em seu nome.
O indivíduo que concede a procuração é chamado de mandante, constituinte ou outorgante.
Aquele que recebe a procuração é chamado de mandatário, procurador ou outorgado.
A procuração deve ser lavrada em papel ofício, iniciando o texto com identificação e qualificação
do outorgante e do outorgado.Os poderes, a finalidade e o prazo de validade da procuração
são ex­pressos de forma precisa.Após o texto, a localidade, a data e a assinatura são expressas.
Há dois tipos de procuração:
Pública – aquela que é lavrada por tabelião em Livro de Notas.O translado (cópia autêntica
do que consta no livro) fica em poder do procurador.É usada em casos de compra e venda de
imóveis, em assuntos de maior peso.
Particular – aquela que é datilografada ou manuscrita, sem registro no Livro de Notas.Digamos
que você não possa fazer sua matrícula na escola.Então, você poderá passar uma procuração
parti­cular para alguém de sua confiança que resolverá esse, e apenas esse, assunto para você.

REQUERIMENTO
Se você precisar se dirigir a uma autoridade para fazer um pedido para o qual necessite ter
amparo na lei, deve fazê-lo através de um requerimento.
Serve para requerer ou pedir uma coisa específica à Administração ou aos organismos públicos.
Os requerimentos recebem nomes diferentes, dependendo do organismo ao qual se dirigem:
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ͫ Conhece-se pelo nome de “Memorial” quando é dirigido a uma autoridade máxima,

como, por exemplo, o chefe do Estado ou o papa;
ͫ Chama-se “Exposição” quando se dirige ao Parlamento da nação ou a um órgão do
Governo;
ͫ Chama-se “Pedido” ao requerimento utilizado para o resto dos casos.
ͫ Em geral, podemos observar as seguintes partes:
ͫ A autoridade destinatária (exemplo: Juiz, Promotor, Senadores, Deputados, Vereadores,
Presi­dente da República, Governador, Prefeito e Ministros de Estado, etc.);
ͫ Nome e qualificação do requerente;
ͫ Exposição e solicitação;
ͫ Pedido de deferimento;
ͫ Localidade e data;
ͫ Assinatura.

EXERCÍCIOS
1. Um tipo de documento que tem inúmeras funções, tais como: apresentar síntese de va-
riados tipos de trabalhos ou apresentação de resultados, parciais ou finais, de atividades
variadas, das acadêmicas às prestações de contas, é o memorando.
a) a resenha.
b) o ofício.
c) o projeto.
d) o relatório.

2. A ordem escrita de uma autoridade judicial ou administrativa com a finalidade de que se

pratique determinado ato ou para o cumprimento de um despacho é um tipo de docu-
mento oficial denominado: emenda.
a) alvará.
b) acórdão.
c) contrato.
d) declaração
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3. Com relação aos documentos oficiais, assinale a alternativa INCORRETA: O Alvará de Licença
tem caráter precário, podendo ser cassado sumariamente e sem qualquer indenização.
a) O texto da Ata pode ser registrado em folhas avulsas impressas.
b) Certidão é um documento com transcrição de ato ou fato que se encontra em regis-
tros/ca­dastros da Administração Pública.
c) A Circular pode ser impressa e afixada em edital ou encaminhada por correio
eletrônico.
d) Considere hipoteticamente o documento a seguir, elaborado por um colaborador do
Clube Export.

4. O documento apresentado é um(a)

a) carta comercial.
b) memorando, de comunicação interna.
c) relatório.
d) declaração, usada para afirmar a veracidade de um fato.
e) ata de reunião.
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5. Relacione as colunas e assinale a alternativa com a sequência correta.

1.Auto
2.Ata
3.Relatório.
( ) Refere-se a um fato ou a uma ocorrência, em uma data determinada.
( ) Refere-se a vários fatos ou várias ocorrências, em várias datas.
( ) Refere-se a vários fatos ou várias ocorrências, em uma data determinada.1 – 3 – 2.
a) 2 – 3 – 1.
b) 1 – 2 – 3.
c) 3 – 2 – 1.
d) 2 – 1 – 3.
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Gabarito
1. E
2. B
3. A
4. E
5. A