TÉCNICAS DE REDACÇÃO

DE
DOCUMENTOS OFICIAIS
20 JUN – 8 JUL /2022
(8H00 – 10H00)
GERALDO QUIALA
ENQUADRAMENTO
• A transparência do sentido dos actos normativos,
bem como sua inteligibilidade são requisitos do
próprio Estado de Direito: é inaceitável que um
texto legal não seja entendido pelos cidadãos.
• O Estado de Direito é um modelo no qual o direito
à informação deve ser preservado. Diferencia-se
do estado autoritário pela concentração e o
controlo absoluto das informações.
NORMALIZAÇÃO
Quer saber quais são as normas técnicas de
redacção oficial? Primeiro, entenda a diferença
entre a redacção e a redacção oficial. Apesar dos
nomes semelhantes, não são iguais.
• A redacção consiste no processo de escrever um
texto. Nos concursos públicos, geralmente é
exigida a elaboração de um texto argumentativo-
dissertativo, em que exponha e defenda suas
ideias.
NORMALIZAÇÃO
•Já a redacção oficial é um conjunto de
normas utilizadas pelo Poder Público
para redigir seus documentos — tanto os
internos quanto os externos —, de forma
que a mensagem seja compreendida por
todos os cidadãos.
NORMAS TÉCNICAS DE REDACÇÃO OFICIAL
São quatro os princípios que regem a comunicação
oficial: impessoalidade, nível de linguagem,
formalidade ou padronização e concisão.
• Na impessoalidade, como a comunicação tem que ser
feita em nome do Poder Público, o texto não deve
conter impressões individuais, tais como o uso da
primeira pessoa e a adjectivação. Essa impessoalidade
recai tanto sobre o que escreve quanto sobre quem
recebe, mas também recai sobre o assunto.
NORMAS TÉCNICAS DE REDACÇÃO OFICIAL
• O nível de linguagem a ser empregado no
texto oficial decorre em parte da publicidade
e em parte de sua finalidade. Para que a
comunicação seja feita de forma eficiente, ou
seja, sua mensagem atinja aos cidadãos, é
preciso que o texto seja elaborado com
clareza e objectividade.
NORMAS TÉCNICAS DE REDACÇÃO OFICIAL
Os documentos oficiais têm que ser gramaticalmente
correctos, reflectindo o padrão culto da língua
portuguesa. A linguagem técnica e os jargões
profissionais devem ser evitados, pois limitam a
compreensão do texto.
• A formalidade traz, além da necessidade da correcta
utilização dos pronomes de tratamento, a polidez e a
civilidade no enfoque dado ao assunto do documento.
NORMAS TÉCNICAS DE REDACÇÃO OFICIAL

• Já a padronização diz respeito à

uniformidade das comunicações, tanto
no texto quanto na apresentação (clareza
dactilográfica, uso de papéis uniformes e
correcta diagramação, por exemplo).
NORMAS TÉCNICAS DE REDACÇÃO OFICIAL
• Por fim, a concisão traz a ideia de um “texto que
consegue transmitir um máximo de informações
com um mínimo de palavras”, atendendo ao
princípio da economia linguística. Para que essa
qualidade de texto seja alcançada, é necessário
que se tenha conhecimento sobre o assunto a
ser abordado e tempo para revisar o texto
depois de terminado.
FORMAS DE TRATAMENTO
Os pronomes de tratamento são
associados ao carácter formal da redacção
oficial. Em que pese a referência que
fazem à segunda pessoa gramatical,
sempre levam a concordância para a
terceira pessoa.
As regras acerca dos pronomes de
tratamento são as seguintes:
FORMAS DE TRATAMENTO
1ª) É de uso consagrado o “Vossa Excelência”,
para as seguintes autoridades:
• a) do Poder Executivo: Presidente da
República; Vice-Presidente da República;
Ministros de Estado; Ministros, Governadores e
Vice-Governadores, Secretários de Estado,
Administradores municipais; Oficiais-Generais
das Forças Armadas; Embaixadores;
Secretários-Executivos de Ministérios e demais
ocupantes de cargos de natureza especial;
 FORMAS DE TRATAMENTO
• b) Poder Legislativo: Deputados; Conselheiros dos
Tribunais de Contas;
• c) Poder Judiciário: Membros dos Tribunais Superiores;
Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça
Militar.
2ª) O vocativo a ser empregue em comunicações dirigidas
aos Chefes de Poder é “Excelentíssimo Senhor”, seguido do
cargo (“Excelentíssimo Senhor Presidente da República”).
Demais autoridades com o “Senhor”, seguido do cargo.
FORMAS DE TRATAMENTO

• 3ª) “Vossa Senhoria” é empregado para as

demais autoridades e para particulares. O
vocativo adequado é “Senhor Fulano de Tal”.
• 4ª) A forma “Vossa Magnificência” é empregada
tradicionalmente em comunicações dirigidas a
reitores de universidade. Corresponde-lhe o
vocativo “Magnífico Reitor”.
FORMAS DE TRATAMENTO

• 5ª) Os pronomes de tratamento para religiosos são:

“Vossa Santidade” é utilizado em comunicações
dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é
“Santíssimo Padre”; “Vossa Eminência” ou “Vossa
Eminência Reverendíssima” é utilizado em
comunicações aos Cardeais; Corresponde-lhe o
vocativo “Eminentíssimo Senhor Cardeal” ou
“Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal”;
FORMAS DE TRATAMENTO

• “Vossa Excelência Reverendíssima” é usado em

comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos;
“Vossa Reverendíssima” ou “Vossa Senhoria
Reverendíssima” para Monsenhores, Cônegos e
superiores religiosos; “Vossa Reverência” é
empregado para sacerdotes, clérigos e demais
religiosos.
 FECHOS PARA COMUNICAÇÕES E IDENTIFICAÇÃO DO
SIGNATÁRIO
• Em relação às normas técnicas de
redacção oficial, recomenda-se dois Quanto à identificação, as
comunicações oficiais devem
tipos de fecho: para autoridades conter o nome e o cargo da
autoridade que as expede
superiores, inclusive o Presidente abaixo do local da assinatura.
A única autoridade que não se
da República: “Respeitosamente, submete a essa regra é o
Presidente da República.
(…)”; para autoridades de mesma
hierarquia ou de hierarquia inferior:
“Atenciosamente, (…)”.
DOCUMENTOS OFICIAIS
Quem decidiu seguir carreira pública ou até
secretariado executivo precisa se adequar ao
estilo próprio de escrita e comunicação. Por isso,
vamos falar sobre os principais documentos
oficiais. Os documentos oficiais são feitos no
contexto das actividades administrativas de uma
instituição. Assim, são úteis para registar
informações, independente da natureza ou
suporte utilizados.
TIPOS DE DOCUMENTOS OFICIAIS
• Acta, Atestado, Carta, Certidão, Circular, Contrato,
Convênio, Decisão, Declaração, Despacho, Ordem de
Serviço, Edital, E-mail, Fax/Telex, Guia de
Marcha/Encaminhamento de Correspondência Postal,
Guia de Remessa de documentos ou Processos,
Informação, Instrução de Serviço, Memorando, Norma
de Serviço, Ofício, Parecer, Portaria, Processo,
Protocolo de Intenções, Regimento, Regulamento,
Relatório, Relatório de Reunião, Requerimento,
Resolução e Telegrama.
TIPOS DE DOCUMENTOS OFICIAIS
Além disso, os canais para direccionar
cada mensagem oficial também possuem
características próprias. No entanto,
alguns desses documentos são mais
comuns do que os outros. Veja abaixo os
principais documentos oficiais e quando
usá-los:
O QUE SÃO; QUANDO USAR E COMO ESCREVER
1. ACTA
• Relato fiel de factos ocorridos e decisões
tomadas durante reuniões e assembleias,
segundo pauta previamente estabelecida,
garantindo a posterior execução dos acordos
ali tratados. É geralmente registada em livro
próprio e, ao final da reunião, costuma ser
assinada pelos participantes;
O QUE SÃO; QUANDO USAR E COMO ESCREVER
2. ATESTADO
• Documento assinado por servidor em virtude
de seu cargo ou função exercida. A ideia é
declarar algum facto a favor da pessoa
declarada. Um exemplo disso é fornecer a
declaração de que um indivíduo realizou
certas actividades num período x;
O QUE SÃO; QUANDO USAR E COMO ESCREVER
3. ACTO/AVISO
• Por meio dessa ferramenta, dirigentes de órgãos e
entidades da Administração Directa, Indirecta e
Fundacional declaram um facto ou uma situação com
base na Lei;
4. CERTIDÃO
• Declaração que tem por objectivo comprovar acto ou
registo de processo, livro ou documento existente em
repartições públicas. Quando autenticadas, têm o
mesmo valor do documento original;
O QUE SÃO; QUANDO USAR E COMO ESCREVER
5. CONSULTA/CIRCULAR
• Também chamada de carta-consulta, é uma das
formas de correspondência interna e geralmente diz
respeito a determinados orçamentos para a captação
de financiamentos de projectos;
6. CONVOCATÓRIA
• Essa forma de comunicação escrita tem por objectivo
convidar o público-alvo para determinada reunião ou
assembleia. Por isso, traz informações-chave, como
local, data e finalidade do encontro;
O QUE SÃO; QUANDO USAR E COMO ESCREVER
7. DECISÃO
• Solução dada por meio de despacho ou sentença para
determinada situação;
8. DECRETO
• Sua finalidade é detalhar e especificar a Lei, facilitando a
sua execução e esclarecendo seus mandamentos;
9. DESPACHO
• Documento redigido para dar sequência a algum assunto
que foi encaminhado para apreciação da autoridade. Pode
comunicar uma decisão, ordem ou recomendar o
prosseguimento de um processo;
O QUE SÃO; QUANDO USAR E COMO ESCREVER
10. EDITAL
• Acto escrito oficial que inclui aviso, determinação ou citação,
publicado por autoridade competente, e divulgado na
imprensa oficial e em outros órgãos, de modo a ser
facilmente acessado por todos. Geralmente, comunica novos
concursos públicos, intimações e convocações, que exigem
ampla divulgação;
11. INFORMAÇÃO
• Documento no qual servidores subordinados prestam
esclarecimentos ou elucidam questões imprecisas sobre
determinada situação, a pedido de alguma autoridade;
O QUE SÃO; QUANDO USAR E COMO ESCREVER
12. LEI
• O objectivo dessa espécie normativa, prevista pela
Constituição da República, é disciplinar uma variedade de
acções. Ela tem como características a generalidade e a
abstração e só pode ser utilizada pelo Poder Legislativo;
13. MEMORANDO
• Comunicação ágil e fundamentalmente interna, feita entre
unidades administrativas de um mesmo órgão, sendo elas de
mesmo nível ou de níveis diferentes. O carácter pode ser
administrativo ou envolver projectos, ideias e directrizes a
serem adoptados em certa instância do serviço público;
O QUE SÃO; QUANDO USAR E COMO ESCREVER
14. MOÇÃO
• Proposta referente a alguma questão levantada durante
reunião ou decorrente de algum incidente que tenha
acontecido nela. Seu carácter pode ser de simpatia, apelo ou
repúdio, por exemplo;
15. PARECER
• Avaliação feita por órgãos especializados a respeito de
situações que lhes foram colocadas para essa apreciação.
Deve indicar a solução ou as razões e fundamentos
necessários para a tomada de decisão por órgão competente;
 O QUE SÃO; QUANDO USAR E COMO ESCREVER
16. PORTARIA/ORDEM DE SERVIÇO
• Documento pelo qual a autoridade inferior ao chefe do Executivo estabelece
normas para disciplinar a conduta de seus subordinados. Assinada, por
exemplo, por presidente, director-geral, entre outros;
17. PROCESSO
• É o desenvolvimento de um expediente, ao qual são inseridos pareceres,
anexos e despachos, que darão suporte à sua tramitação;
18. REQUERIMENTO
• Documento pelo qual o indivíduo interessado solicita ao Poder Público algo
que ele acredite que lhe pertença ou que deva usufruir, ou ainda para se
defender de determinada prática ou situação que o lese de alguma maneira;
O QUE SÃO; QUANDO USAR E COMO ESCREVER
19. RELATÓRIO
• Submetido à autoridade superior, traz um panorama das
actividades realizadas pelo funcionário, no que diz respeito
ao período em exercício no cargo. É geralmente adoptado
para prestações de conta ou para expor o avanço de
determinadas iniciativas planificadas;
20. OFÍCIO
• É como são feitas as comunicações administrativas entre
autoridades ou entre autoridades e particulares, tendo como
foco assuntos oficiais.
PRONOMES DE TRATAMENTO
Além de saber quais são os documentos oficiais, é
interessante ter o conhecimento dos pronomes de
tratamento. Devem ser úteis conforme as regras a seguir:
• Vossa Excelência: Autoridades do Poder Executivo
(Presidente da República, Vice-Presidente da República,
Ministros de Estado, Governadores e Vice-Governadores,
Secretários de Estado; Oficiais-Generais das Forças Armadas,
entre outros. Autoridades do Poder Legislativo (Deputados,
Conselheiros dos Tribunais). Autoridades do Poder Judiciário
(Membros dos Tribunais Superiores, Membros de Tribunais,
Juízes e Auditores da Justiça Militar).
PRONOMES DE TRATAMENTO
• Vossa Senhoria: Demais autoridades e particulares.
• Vossa Magnificência: Reitores de Universidades.
• Vossa Santidade: Papa.
• Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima:
Cardeais.
• Vossa Excelência Reverendíssima: Arcebispos e Bispos.
• Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima:
Monsenhores, Cônegos ou superiores religiosos.
• Vossa Reverência: Sacerdotes, Clérigos e demais religiosos.
COMUNICAÇÃO OFICIAL E REDACÇÃO OFICIAL
• Também chamada de “expediente”, a “comunicação
oficial” trata dos documentos em si. Por outro lado, a
“redacção oficial” é o estudo dos “documentos
oficiais”. Ou seja, a redacção é o manejo, utilização e
interpretação de comunicações oficiais.
• Além disso, a “redacção oficial” pode ser definida
também como a forma de redigir correspondências,
processos e documentos atribuídos à Administração
Pública.
 DOCUMENTOS OFICIAIS E NÃO OFICIAIS
• Os documentos escritos dividem-se em oficiais e
não oficiais e são expressos através da escrita.
Redacção oficial é basicamente a maneira pela
qual o Poder Público redige seus actos. Ou seja, o
órgão do serviço público comunica algum assunto
relativo às suas atribuições para um destinatário,
que pode ser o público, uma instituição
privada ou outro órgão ou entidade pública.
DOCUMENTOS OFICIAIS E NÃO OFICIAIS
• Alguns parâmetros distinguem a comunicação
oficial das demais, como clareza e precisão,
objectividade, concisão, coesão e coerência,
impessoalidade, uso da norma padrão da língua
portuguesa e, o que aprofundaremos aqui, a
formalidade e padronização.
• A apresentação dos textos oficiais é de suma
importância, devendo sempre obedecer a uma
padronização estética, linguística e estrutural.
 DOCUMENTOS OFICIAIS E NÃO OFICIAIS
• Somente assim a comunicação se dará de forma organizada,
ágil e eficaz. Cada tipo de documento apresenta uma
formatação padrão, que envolve identificação, configuração
de página, cabeçalho e rodapé, caracteres, espaçamentos, etc.
A correcta diagramação do texto é indispensável para a
padronização.
• Ofício é um documento que, em geral, tem como objectivo
solicitar, comunicar, reivindicar ou notificar de maneira formal
sobre determinado assunto. Esse tipo de documento costuma
ser utilizado por locais que precisam ter registo e controlo das
notificações enviadas, como as repartições públicas.
COMO E PORQUÊ SE FECHA DOCUMENTO OFICIAL
Fechos
• Os fechos de comunicações oficiais objectivas são utilizados
para saudar o destinatário, além de concluir o texto. É
utilizado o termo “Respeitosamente” para autoridades de
hierarquia superior e “Atenciosamente” para hierarquia
inferior e demais casos.
Padrão ofício
• Trataremos aqui de dois tipos de expedientes: o ofício e o
memorando. Com o fito de uniformizá-los, deverá ser
adoptada diagramação única, que siga o que chamamos
padrão ofício. As peculiaridades de cada um serão tratadas
adiante; por ora busquemos as semelhanças.
PARTES DO DOCUMENTO NO PADRÃO OFÍCIO
Cabeçalho
• O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página do
documento, centralizado na área determinada pela formatação.
No cabeçalho deverão constar os seguintes elementos:
• a) brasão de armas: no topo da primeira página. Não há
necessidade de ser aplicado em cores. Não poderá ser usada
marca da instituição na correspondência oficial para não se
sobrepor ao Brasão de Armas;
• b) identificação da instituição;
• c) nome da Secretaria e unidades subordinadas, quando for o
caso, da maior para a menor hierarquia;
• d) espaçamento: entre linhas simples (1,0); e
• e) tamanho da fonte: 12 pontos.
 IDENTIFICAÇÃO DO EXPEDIENTE
Os documentos oficiais devem ser identificados da seguinte
maneira:
• a) nome do documento: tipo de expediente por extenso, com
todas as letras maiúsculas;
• b) indicação de numeração: abreviatura da palavra “número”,
padronizada como Nº. Não se recomenda o uso de zeros
antepostos ao número da correspondência;
• c) informações do documento: número, ano (com quatro dígitos) e
sigla oficial da unidade que expede o documento, separados por
barra (/) e travessão (-); e d) alinhamento: à margem esquerda da
página.
LOCAL E DATA DO DOCUMENTO
Na grafia de datas num documento, o conteúdo deve constar da
seguinte forma:
• a) composição: local e data do documento;
• b) informação de local: nome da cidade onde foi expedido o
documento, seguido de vírgula;
• c) dia do mês: em numeração cardinal para os dias do mês. Não
se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês;
• d) nome do mês: deve ser escrito com inicial maiúscula;
• e) pontuação: coloca-se ponto final depois da data; e
• f) alinhamento: o texto da data deve ser alinhado à margem direita da
página.
 ENDEREÇAMENTO
O endereçamento é uma das características que vai diferenciar o memorando,
que é uma forma de comunicação eminentemente interna, de um ofício, que
tanto pode ser destinado a outros órgãos públicos quanto a particulares. No
caso do ofício deverão constar os seguintes elementos:
• a) vocativo: na forma de tratamento adequada para quem receberá o
expediente;
• b) nome: nome do destinatário do expediente;
• c) cargo: cargo do destinatário do expediente;
• d) endereço: endereço postal de quem receberá o expediente, dividido
em duas linhas: - primeira linha: informação de localidade/logradouro do
destinatário; - segunda linha: PBOX e cidade, separados por espaço
simples; e e) alinhamento: à margem esquerda da página.
ENDEREÇAMENTO
Exemplos:
Ao Senhor Ikuma Bamba
Director Geral do Centro de Formação de Jornalistas (CEFOJOR)
Rua Martin Luther King, 20-21 - Luanda
• ou
A Sua Excelência Senhor Manuel Homem
Ministro das Telecomunicações, Tecnologias da Informação e
Comunicação Social
Luanda
TEXTO DO DOCUMENTO
O texto do documento oficial deve seguir a seguinte padronização de
estrutura:
I - Nos casos em que não seja usado para encaminhamento de
documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
• a) introdução: em que é apresentado o objetivo da comunicação. Evite
o uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-
me informar que.
• Prefira empregar a forma directa: Informo, Solicito, Comunico. O
documento deve ser redigido somente em primeira pessoa,
podendo-se, em princípio, optar pelo singular (comunico, informo,
solicito) e plural (comunicamos, informamos, solicitamos).
TEXTO DO DOCUMENTO
Quando se trata de assunto em que a autoridade
tem responsabilidades legais em função do cargo,
deve-se usar a 1ª pessoa do singular;
• b) desenvolvimento: em que o assunto é detalhado;
se o texto contiver mais de uma ideia sobre o
assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos
distintos, o que confere maior clareza à exposição;
• c) conclusão: em que é afirmada a posição sobre o
assunto.
TEXTO DO DOCUMENTO
II - Quando forem usados para encaminhamento de
documentos, a estrutura é modificada:
• a) introdução: deve iniciar com referência ao
expediente que solicitou o encaminhamento. Se a
remessa do documento não tiver sido solicitada, deve
iniciar com informação do motivo da comunicação,
que é encaminhar, indicando a seguir os dados
completos do documento encaminhado (tipo, data,
origem, ou signatário e assunto de que se trata) e a
razão pela qual está a ser encaminhado; e
TEXTO DO DOCUMENTO
Exemplo:
• Em resposta ao Ofício nº 12, de 14 de Fevereiro de 2021,
encaminho cópia do Ofício nº 34, de 3 de Abril de 2021, da
Direcção Geral do CEFOJOR, que trata da requisição do servidor
Manuel António.

• b) desenvolvimento: se o autor de comunicação desejar fazer

algum comentário a respeito do documento que encaminha,
poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Caso
contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em expediente
usado para encaminhamento de documentos.
TEXTO DO DOCUMENTO
III - Tanto na estrutura I quanto na estrutura II, o texto do
documento deve ser formatado da seguinte maneira:
• a) alinhamento: justificado;
• b) espaçamento entre linhas: simples;
• c) parágrafos:
• i espaçamento entre linhas: de 6 pontos após cada parágrafo;
• ii recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância de margem esquerda;
• iii numeração dos parágrafos: apenas quando o documento tiver
três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se
numeram o vocativo e o fecho;
TEXTO DO DOCUMENTO
• d) fonte: Calibri ou Carlito;
• i corpo do texto: tamanho 12 pontos;
• ii citações recuadas: tamanho 11 pontos; e
• iii notas de rodapé: tamanho 10 pontos;
• e) símbolos: para símbolos não existentes nas fontes indicadas, pode-
se utilizar as fontes Symbol e Wingdings.
Fechos para comunicações
• O fecho das comunicações oficiais objectiva, além da finalidade
óbvia de concluir o texto, saudar o destinatário.
TEXTO DO DOCUMENTO
Com o objectivo de simplificá-los e uniformizá-los,
estabelece-se o emprego de somente dois fechos
diferentes para todas as modalidades de comunicação
oficial:
• a) Para autoridades de hierarquia superior à do
remetente: Respeitosamente,
• b) Para autoridades de mesma hierarquia, de
hierarquia inferior ou demais casos: Atenciosamente,
 TEXTO DO DOCUMENTO
Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a
autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradições
próprios. O fecho da comunicação deve ser formatado da
seguinte maneira:
• a) alinhamento: alinhado à margem esquerda da página;
• b) recuo do parágrafo: 2,5 cm de distância da margem
esquerda;
• c) espaçamento entre linhas: simples;
• d) espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada
parágrafo; e e) não deve ser numerado.
 IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO
Todas as comunicações oficiais devem informar o signatário segundo o
padrão:
• a) nome: nome da autoridade que as expede, grafado em letras
maiúsculas, sem negrito. Não se usa linha acima do nome do signatário;
• b) cargo: cargo de autoridade que expede o documento, redigido apenas
com as iniciais maiúsculas. As preposições que liguem as palavras do
cargo devem ser grafadas em minúsculas. É interessante especificar a
unidade a que o cargo está vinculado (por exemplo: Director da Secção
de Gestão Institucional - SA-021, e não apenas Director de Secção); e
• c) alinhamento: a identificação do signatário deve ser centralizada na
página.
Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura
em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao
menos a última frase anterior ao fecho.
• Exemplos:

(espaço para assinatura)

Maria Manuela
Presidente do Conselho de Administração do Porto

(espaço para assinatura)

Manuela Maria
Administradora Executiva para Recursos Humanos
 IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO
• Quando o expediente for assinado por mais de
uma pessoa, a ordem das assinaturas segue a
hierarquia dos cargos, a começar do nível inferior (é
como se o ocupante do cargo mais alto desse aval
às informações prestadas).
• No caso de signatários da mesma hierarquia, as
assinaturas devem vir lado a lado. A mesma lógica
deve ser seguida para memorandos em que o
signatário é de linha hierárquica inferior à do
destinatário.
IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO

• Por exemplo, quando um memorando for expedido

por uma Divisão para um Departamento deve conter,
além da assinatura do Director de Divisão, a
assinatura do Director de Departamento. Por fim, as
iniciais do servidor responsável pela elaboração e
digitação da correspondência devem ser colocadas à
esquerda no pé da página, em maiúsculas e
minúsculas, respectivamente.
NUMERAÇÃO DAS PÁGINAS
A numeração das páginas é obrigatória
apenas a partir da segunda página da
comunicação. Ela deve ser centralizada na
página e obedecer à seguinte formatação:
• a) posição: no rodapé do documento,
ou acima da área de 2cm da margem
inferior; e
• b) fonte: Calibri ou Newroman.
FORMATAÇÃO E APRESENTAÇÃO
Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte
formatação:
• a) tamanho de papel: A4 (29,7 cm x 21cm);
• b) margem lateral esquerda: no mínimo, 3 cm de largura;
• c) margem lateral direita: 1,5 cm;
• d) margem superior e inferior: 2 cm;
• e) área de rodapé: nos 2 cm da margem inferior do documento;
• f) impressão: na correspondência oficial, a impressão pode
ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso as margem
esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas
pares (margem espelho);
FORMATAÇÃO E APRESENTAÇÃO
• g) cores: os textos devem ser impressos na cor preta
em papel branco, reservando-se, se necessário, a
impressão colorida para gráficos e ilustrações;
• h) destaques: para destaques deve-se utilizar, sem
abuso, o negrito. Deve-se evitar destaques com uso de
itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra,
relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação
que afecte a sobriedade e a padronização do documento;
• i) palavras estrangeiras: palavras estrangeiras devem ser
grafadas em itálico;
FORMATAÇÃO E APRESENTAÇÃO

• j) arquivamento: dentro do possível, todos os documentos

elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para
consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos
análogos. Deve ser utilizado, preferencialmente, formato de
arquivo que possa ser lido e editado pela maioria dos
editores de textos utilizados no serviço público, tais como
DOCX, ODT ou RTF;
• k) nome do arquivo: para facilitar a localização, segue
sugestão para formação dos nomes dos arquivos: tipo do
documento + número de documento + ano de documento
(com 4 dígitos) + palavras-chaves do conteúdo.
DÚVIDAS & QUESTÕES?

OBRIGADO
GERALDO QUIALA
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