REDAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS

CONFORME MANUAL DE REDAÇÃO DA

PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
O que devo saber:

• Características da linguagem da redação oficial

• Formatação e estrutura, especialmente a do padrão ofício
• Que envia determinadas correspondências
• Quem recebe
• A finalidade de cada uma delas

• Redação oficial é a maneira pela qual o poder público redige atos normativos e comunicações.
• No caso da redação oficial quem comunica é sempre o poder público (Ministério, Secretaria,
Departamento, Divisão, Serviço, Seção).
• O que se comunica é sempre algum assunto relativo as atribuições do órgão que comunica.
• E o destinatário dessa comunicação é o público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade
pública, do Poder Executivo ou de outros poderes.
• Deve-se considerar também a intenção do emissor e a finalidade do documento, para que o texto
esteja adequado à situação comunicativa.
• Os atos oficiais (de caráter normativo), ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou
regulam o funcionamento dos órgãos e entidades públicos, o que só é alcançado, se em sua
elaboração, fora empregada a linguagem adequada.
• O mesmo ocorre com os expedientes oficiais, que tem a finalidade de informar com clareza e
objetividade.

CONCEITO DE REDAÇÃO OFICIAL

É a maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos.

Sua finalidade básica é comunicar com objetividade e máxima clareza.

Caracteriza-se por:

• Clareza e precisão
• Objetividade
• Concisão
• Coesão e coerência
• Impessoalidade
• Formalidade e padronização
• O uso da norma padrão da língua portuguesa
 1. CLAREZA E PRECISÃO

CLAREZA

O texto claro é aquele que possibilita a imediata compreensão pelo leitor. Um documento oficial ou ato
normativo não pode ser escrito de forma que dificulte ou impossibilite sua compreensão.

A transparência é um requisito próprio do Estado de Direito, e é inaceitável que um texto oficial ou um ato
normativo não seja entendido pelos cidadãos.

O princípio da publicidade engloba tanto a publicação do texto quanto a necessidade de que ele seja claro.

Para obtenção de clareza sugere-se:

• Utilizar palavras e expressões simples, exceto quando o texto falar sobre o assunto técnico, hipótese
em que se pode utilizar nomenclatura própria da área;
• Utilizar frases curtas, bem estruturadas; apresentar as orações na ordem direta e evitar intercalações
excessivas. Em alguns casos, para evitar a ambiguidade, pode-se adotar a ordem inversa da oração;
• Buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto;
• Não utilizar regionalismos e neologismos;
• Pontuar adequadamente o texto;
• Explicitar o significado da sigla na primeira referência a ela;
• Utilizar palavras e expressões em outro idioma apenas quando indispensáveis, no caso de ser
designações ou expressões de uso já consagrado ou de não terem exata tradução. Neste caso devem
ser escritas em itálico.

PRECISÃO

Caracteriza-se por:

• Articulação da linguagem comum ou técnica para a perfeita compreensão da ideia veiculada no texto.
• Manifestação do pensamento ou da ideia com as mesmas palavras, evitando utilizar sinonímia com
propósito meramente estilístico.
• Escolha de expressão ou palavra que não confira duplo sentido ao texto.

É necessário explicitar, esclarecer, ser preciso no uso de termos técnicos, do significado das siglas, das
abreviações e dos conceitos específicos que não possam ser dispensados no texto.

A clareza e a precisão dependem das outras características da redação oficial, apresentadas a seguir.

2. OBJETIVIDADE

Ir diretamente ao assunto que se deseja abordar sem voltas e sem redundâncias.

E necessário saber com antecedência qual a ideia principal e quais são as secundárias e seguir a hierarquia
de ideia (fundamentais e secundárias).

As ideais secundárias podem esclarecer o sentido das principais, detalhá-las, exemplificá-las. Mas há também
as secundárias que não acrescentam informação ao texto, podendo ser dispensadas.
 3. CONCISÃO

O texto conciso é aquele que consegue transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras.

Não se trata de eliminar passagens essenciais do texto com o objetivo de reduzir o seu tamanho, mas sim de
excluir as palavras inúteis, redundantes e passagens que não acrescentam nada ao que já foi dito.

O texto deve evitar caracterizações de comentários supérfluos, adjetivos e advérbios inúteis, além de uma
subordinação excessiva.

4. COESÃO E COERÊNCIA

Esses atributos favorecem a conexão, a ligação e a harmonia entre os elementos de um texto.

Um texto tem coesão quando as palavras, as frases e os parágrafos estão entrelaçados dando continuidade
uns aos outros.

Alguns mecanismos que estabelecem a coesão e a coerência de um texto são: referência, substituição, elipse
e uso de conjunção.

• Referência: pode se dar por retomada de um termo, relação com o que é precedente no texto, ou
antecipação de um termo cuja interpretação depende do que se segue.
Exemplo: O deputado evitou a instalação da CPI da corrupção. Ele aguardou a decisão do plenário.

• Substituição: é a colocação de um item lexical num lugar de outro ou no lugar de uma oração.
Exemplo: O ofício está pronto. O documento trata da exoneração do servidor.

• Elipse: consiste na omissão de um termo recuperável pelo contexto.

Exemplo: O decreto regulamenta os casos gerais; a portaria, os particulares. (omissão do verbo
regulamenta).

• Conjunção: outra estratégia é utilizar a conjunção para estabelecer ligação entre orações, períodos
ou parágrafos.
Exemplo: O embaixador compareceu à reunião, pois identificou o interesse de seu governo pelo
assunto.

5. IMPESSOALIDADE

Decorre de princípio constitucional e seu significado está ligada a 2 aspectos:

• Obrigatoriedade de que a Administração Pública proceda de modo a não privilegiar ou prejudicar

ninguém, sendo sua finalidade sempre o interesse público.

• Abstração da personalidade dos atos administrativos. A ação administrativa é exercida pelos seus
servidores, porém ela é resultado somente da vontade estatal.

A redação oficial é sempre elaborada em nome do serviço público e sempre em atendimento ao interesse
geral dos cidadãos. Sendo assim, os assuntos objetos dos expedientes oficiais não devem ser tratados de
outra forma que não a estritamente impessoal.

O tratamento impessoal dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre:

• Da ausência de impressões individuais de quem comunica: mesmo que seja assinada por um chefe
de determinada seção, por exemplo, a comunicação é feita sempre em nome do serviço público.
 Obtém-se assim, uma padronização, que permite que as comunicações elaboradas em diferentes
setores da administração possuam certa uniformidade.

• Da impessoalidade de quem recebe a comunicação: ela pode ser dirigida a um cidadão (ao público),
ou a uma instituição privada, a outro órgão ou entidade pública. Em todos os casos, o destinatário é
concebido de forma homogênea e impessoal.

• Do caráter impessoal do próprio assunto tratado: as comunicações se restringem apenas a questões

que dizem respeito o interesse público, não cabe qualquer tom particular ou pessoal.

6. FORMALIDADE E PADRONIZAÇÃO

As comunicações administrativas devem ser sempre formais, ou seja, devem obedecer a certas regras de
forma. Isso é válido tanto para as comunicações feitas em meio eletrônico, quanto para os documentos
impressos.

É necessária também certa formalidade de tratamento. A formalidade diz respeito também à civilidade no
próprio enfoque dado ao assunto do qual trata a comunicação.

A formalidade de tratamento está ligada também a necessidade de uniformidade das comunicações, elas
precisam seguir o mesmo padrão, e uma das metas do manual é o estabelecimento desse padrão.

A digitação sem erros, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo (nos casos em que for necessária a
impressão), e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.

Por causa de seu caráter público e de sua finalidade, os atos normativos e os expedientes oficiais requerem
o uso do padrão culto do português. Por isso, é importante evitar as diferenças lexicais, morfológicas ou
sintáticas, regionais, os modismos vocabulários e as particularidades linguísticas.

RECOMENDAÇÕES

• A língua culta é contra a pobreza de expressão, e não contra a sua simplicidade.

• O uso do padrão culto não significa empregar a língua de modo rebuscado ou utilizar figuras
de linguagem do estilo literário.
• A consulta ao dicionário e à gramática é essencial na redação de um bom texto.

Não existe um padrão oficial de linguagem, mas existe o uso da norma padrão nos atos e comunicações
oficiais. O jargão burocrático deve ser evitado, pois sua compreensão será sempre limitada.

A redação das comunicações oficiais deve, primeiramente, seguir os preceitos explicitados no capítulo I do
manual: “Aspectos gerais da redação oficial”.
 OUTROS ASPECTOS COMUNS A QUASE TODAS MODALIDADES DE
COMUNICAÇÃO OFICIAL

1. PRONOMES DE TRATAMENTO

O emprego dos pronomes de tratamento adota 2ª pessoa do plural de maneira indireta para referenciar
atributos da pessoa a qual se dirige.

É necessário atenção para o uso de pronomes de tratamento em 3 momentos: no endereçamento, no

vocativo e no corpo do texto.

• No vocativo: o autor dirige-se ao destinatário no início do documento.

• No corpo do texto: pode-se empregar para nomes, em sua forma abreviada ou por extenso.
• No endereçamento: é o texto utilizado no envelope que contém a correspondência.

Alguns exemplos de utilização de pronomes de tratamento no texto oficial:

Tratamento no
Autoridade Endereçamento Vocativo Abreviatura
corpo do texto
Excelentíssimo Senhor
Presidente da A Sua Excelência o
Presidente da Vossa Excelência Não se usa
república Senhor
República,

Excelentíssimo Senhor
Presidente do A Sua Excelência o
Presidente do Vossa Excelência Não se usa
Congresso Nacional Senhor
Congresso Nacional,

Excelentíssimo Senhor
Presidente do
A Sua Excelência o Presidente do
Supremo Tribunal Vossa Excelência Não se usa
Senhor Supremo Tribunal
Federal
Federal,
Senhor
Vice-Presidente da A Sua Excelência o
Vice-Presidente da Vossa Excelência V. Exa.
República Senhor
República,
A Sua Excelência o
Ministro de estado Senhor Ministro, Vossa Excelência V. Exa.
Senhor

Secretário-Executivo
de Ministério e demais A Sua Excelência o Senhor Secretário-
Vossa Excelência V. Exa.
ocupantes de cargos Senhor Executivo,
de natureza especial

A Sua Excelência o
Embaixador Senhor Embaixador, Vossa Excelência V. Exa.
Senhor
Oficial-General das A Sua Excelência o
Senhor + posto, Vossa Excelência V. Exa.
Forças Armadas Senhor
Outros postos
Ao Senhor Senhor + posto, Vossa Excelência V. Exa.
militares
 A Sua Excelência o
Senador da República Senhor Senador, Vossa Excelência V. Exa.
Senhor
A Sua Excelência o
Deputado Federal Senhor Deputado, Vossa Excelência V. Exa.
Senhor
Senhor Ministro do
Ministro do Tribunal A Sua Excelência o
Tribunal de Contas da Vossa Excelência V. Exa.
de Contas da União Senhor
União,
Ministro dos Tribunais A Sua Excelência o
Senhor Ministro, Vossa Excelência V. Exa.
Superiores Senhor

CONCORDÂNCIA COM OS PRONOMES DE TRATAMENTO

Em relação à concordância verbal nominal e pronominal, embora se refiram à 2ª pessoa (a quem se fala), os
pronomes de tratamento levam a concordância para a 3ª pessoa.

Os pronomes Vossa Excelência ou Vossa Senhoria são utilizados para se comunicar diretamente com o
receptor. Ex.: Nossa Senhoria designará o assessor.

Da mesma forma os pronomes possessivos que se referem a pronomes de tratamento são sempre os de 3ª
pessoa. Ex.: Vossa Senhoria designará seu substituto.

Quanto aos adjetivos que se referem a esses pronomes, o gênero deve coincidir com o sexo da pessoa a que
se refere e não com o substantivo que compõe locução. Ex.: Se o interlocutor for homem, o correto é: Vossa
Excelência está atarefado.

O pronome Sua Excelência é utilizado para se fazer referência a alguma autoridade indiretamente. Ex.: A Sua
Excelência o Ministro De Estado Chefe Da Casa Civil (por exemplo, no endereçamento do expediente).

2. SIGNATÁRIOS

Cargos interino e substituto: na identificação do signatário, depois do nome do cargo, pode-se utilizar os
termos interino e substituto.

• Interino é aquele nomeado para ocupar transitoriamente um cargo público durante a sua vacância.
• Substituto é que designado para exercer as atribuições de cargo público vago, ou no caso de
afastamento e impedimentos legais ou regulamentares do titular.

Devem ser utilizados depois do nome do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo.

Exemplos: Diretor-Geral interino / Secretário-Executivo substituto

SIGNATÁRIAS DO SEXO FEMININO

O cargo ocupado pela pessoa do sexo feminino deve ser flexionado para o gênero feminino.

Exemplos: Ministra de Estado / Secretária-Executiva interina

 3. GRAFIA DE CARGOS COMPOSTOS

Escreve-se com hífen:

• Cargos formados pelo adjetivo “geral”: diretor-geral

• Postos e gradações da diplomacia: primeiro-secretário, segundo-secretário
• Postos de hierarquia militar: tenente-coronel, capitão-tenente
• Cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa: diretor-presidente, editor-chefe,
sócio-gerente
• Cargos formados por numerais: primeiro-ministro, primeira-dama
• Cargos formados pelo prefixo “ex” ou “vice”: ex-diretor, vice-coordenador

Se os nomes forem compostos com elemento de ligação preposicionado, ficam sem hífen. Ex.: general de
exército, general de brigada.

O Novo Acordo ortográfico tornou opcional uso das iniciais maiúsculas em palavras usadas reverencialmente,
por exemplo para cargos e títulos (Ex.: O Presidente francês ou presidente francês). Porém em palavras com
hífen, após se optar pelo uso da maiúscula ou minúscula, deve-se manter a escolha em todos os elementos
hifenizados.

Exemplo: Pode-se escrever Vice-Presidente, vice-presidente, mas não Vice-presidente

4. VOCATIVO

É uma invocação ao destinatário. Será seguida de vírgula nas comunicações oficiais.

Em comunicações dirigidas aos chefes do poder, utiliza-se a expressão Excelentíssimo Senhor ou

Excelentíssima Senhora e o cargo respectivo, seguida de vírgula .

Ex.: Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,

Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal,

As demais autoridades receberam o vocativo Senhor ou Senhora seguido do cargo.

Ex.: Senhora Senadora; Senhor juiz

Para comunicação com o particular pode-se utilizar o vocativo Senhor ou Senhora e a forma utilizada pela
instituição para se referir ao interlocutor: beneficiário, usuário, contribuinte, eleitor etc.

Ex.: Senhora beneficiária; Senhor contribuinte

Quando um destinatário for um particular, no vocativo também pode-se utilizar Senhor ou Senhora seguido
do nome do particular ou pode-se utilizar o vocativo Prezado Senhor ou Prezada Senhora.

Ex.: Senhora nome; Prezado senhor

Em comunicações oficiais está abolido o uso de digníssimo e de ilustríssimo. Também deve-se evitar o uso
de doutor.
AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS

1. O PADRÃO OFÍCIO

Até a 2ª edição do manual, haviam 3 expedientes que se diferenciavam pela finalidade: o ofício, o aviso e o
memorando.

• Aviso: expedido exclusivamente por ministros de estado para autoridades de mesma hierarquia.
• Ofício: expedido para e pelas demais autoridades.
• Memorando: expedido entre unidades administrativas de um mesmo.

Na nova edição do manual essa distinção ficou abolida e passou-se a utilizar o termo ofício nas 3 hipóteses.

2. ESTRUTURA PADRÃO DO OFÍCIO

PARTES DO DOCUMENTO NO PADRÃO OFÍCIO

• Cabeçalho: utilizado apenas na primeira página, centralizado na área determinada pela formatação.
Deverão constar os seguintes elementos:
ｰ Brasão de armas da República: no topo da página, não precisa ser colorido. O uso de marca
da instituição deve ser evitado para não se sobrepor ao brasão
ｰ Nome do órgão principal
ｰ Nomes dos órgãos secundários: quando necessários, da maior para a menor hierarquia
ｰ Espaçamento: entrelinhas simples 1,0

[Nome do órgão]
[Secretaria/Diretoria]
[Departamento/Setor/Entidade]

Os dados do órgão, como endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica, site eletrônico
oficial da instituição, podem ser informados no rodapé do documento, centralizados.
 • Identificação do expediente: os documentos oficiais devem ser identificados da seguinte maneira:
ｰ Nome do documento: tipo de expediente, por extenso, com todas as letras maiúsculas
ｰ Indicação de numeração: abreviatura da palavra número padronizada como N°
ｰ Informações do documento: número do documento, ano com 4 dígitos e siglas usuais do
setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra
ｰ Alinhamento a margem esquerda da página

OFÍCIO N° 652/2018/SAA/SE/MT

• Local e data do documento: na grafia das datas, o conteúdo deve constar da seguinte forma:
ｰ Composição: local e data do documento
ｰ Informação de local: o nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula.
Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade
ｰ Dia do mês: em numeração ordinal se for o primeiro dia do mês, e numeração cardinal para
os demais dias. Não se deve utilizar zero à esquerda do número que indica o dia do mês
ｰ Nome do mês: escrito com a inicial minúscula
ｰ Pontuação: ponto final depois da data
ｰ Alinhamento alinhado à margem direita da página

Brasília, 2 de fevereiro de 2018.

• Endereçamento: informa quem receberá o expediente. Deverão constar os seguintes elementos:

ｰ Vocativo: na forma de tratamento adequada para quem receberá o expediente
ｰ Nome: nome do destinatário do expediente
ｰ Cargo: cargo do destinatário do expediente
ｰ Endereço: endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em 2 linhas
ｰ Alinhamento: margem esquerda da página

Primeira linha: informação de localidade/logradouro do destinatário ou, em causo de ofício ao mesmo órgão,
informação do setor.

Segunda linha: CEP e cidade/unidade da federação separados por espaço simples. Na separação entre cidade
e unidades da federação a barra pode ser substituída a barra pelo ponto outra versão.

No caso de ofício ao mesmo órgão não é obrigatória a informação do CEP, podendo ficar apenas a informação
da cidade/unidade da federação.

O pronome de tratamento no endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa
Excelência terá a seguinte forma: A Sua Excelência o Senhor ou A Sua Excelência a Senhora.

Se o tratamento destinado for vossa Senhoria, o endereçamento a ser empregado é Ao senhor ou A Senhora.
Não se utiliza a expressão a sua Senhoria o Senhor ou a sua Senhoria a Senhora.
A sua Excelência o Senhor

[Nome]

Ministro de Estado da Justiça

Esplanada dos Ministérios Bloco T

70064-900 Brasília/DF

À Senhora

[Nome]

Diretora de Gestão de Pessoas

SAUS Q. 3 Lote 5/6 Ed Sede I

70070-030 Brasília. DF

• Assunto: deve dar uma ideia geral do que trata o documento de forma sucinta. Deve ser grafado da
seguinte maneira:
ｰ Título: a palavra assunto deve anteceder a frase que define o conteúdo do documento
seguida de dois-pontos
ｰ Descrição do assunto: a frase que descreve o conteúdo do documento deve ser escrita com
inicial maiúscula, não se deve utilizar verbos, sugere-se utilizar de 4 a 5 palavras
ｰ Destaque: todo o texto referente ao assunto inclusive o título deve ser destacado em negrito
ｰ Pontuação: coloca-se ponto final depois do assunto
ｰ Alinhamento: à margem esquerda da página

Assunto: Encaminhamento do relatório de gestão junho/2018.

Assunto: Aquisição de computadores.

• Texto do documento: deve seguir a seguinte padronização de estrutura.

Nos casos em que não seja usado para encaminhamento de documentos:

ｰ Introdução: é apresentado o objetivo da comunicação. Evitar o uso das formas: tenho a

honra de, tenho o prazer de, cumpre me informar que. De preferência empregar a forma
direta: Informo, Solicito, Comunico
ｰ Desenvolvimento: onde o assunto é detalhado. Se o texto tiver mais de uma ideia sobre o
assunto, devem ser tratadas em parágrafos diferentes para maior clareza
ｰ Conclusão: em que é afirmada a posição sobre o assunto
 Nos casos em que forem usados para encaminhamento de documentos:

ｰ Introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se

não tiver sido solicitado, deve-se iniciar com a informação do motivo da comunicação que é
encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data,
origem ou signatário e assunto de que trata) e a razão pela qual está sendo encaminhado

Em resposta ao Ofício n° 12, de 1° de fevereiro de 2018, encaminho cópia do Ofício n° 34, de 3 de abril de
2018, da Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.

Encaminho, para exame e pronunciamento, cópia do Ofício n° 12, de 1° de fevereiro de 2018, do

Presidente da Confederação Nacional da Indústria, a respeito de projeto de modernização de técnicas
agrícolas na região Nordeste.

ｰ Desenvolvimento: se o autor desejar fazer algum comentário a respeito do documento que

encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. Caso contrário, não há
parágrafos de desenvolvimento em expediente usado para encaminhamento de
documentos

Em ambas as estruturas o texto do documento deve ser formatado da seguinte maneira

ｰ Alinhamento: justificado
ｰ Espaçamento entre linhas: simples 1,0
ｰ Espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo
ｰ Recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda
ｰ Numeração dos parágrafos: apenas quando o documento tiver 3 ou mais parágrafos, desde
o primeiro parágrafo. Não se numeram o vocativo e o fecho
ｰ Fontes e símbolos: Calibri ou Carlito (antes era Times New Roman)

• Fecho para comunicações: tem o objetivo de, além de arrematar o texto, saudar o destinatário. O
manual estabelece o emprego de somente 2 fechos diferentes para todas as modalidades de
comunicação oficial:
ｰ Para autoridades de hierarquia superior à do remetente, inclusive para o presidente da
República: Respeitosamente,
ｰ Para autoridades da mesma hierarquia, hierarquia inferior ou demais casos:
Atenciosamente,
ｰ Para autoridades estrangeiras existem regras próprias, não seguindo estas fórmulas de
comunicação

O fecho da comunicação deve ser formatado da seguinte maneira:

ｰ Alinhamento: à margem esquerda da página

ｰ Recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda
ｰ Espaçamento entre linhas: simples
ｰ Espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo e não deve ser numerado
• Identificação do signatário: todas as comunicações oficiais devem informar os signatários, exceto as
assinadas pelo presidente da República:
ｰ Nome: nome da autoridade que as expede, grafado em letras maiúsculas sem negrito. Não
se usa linha acima do nome do signatário
ｰ Cargo: cargo da autoridade que expede o documento, redigido apenas com as iniciais
maiúsculas. As preposições que ligam as palavras do cargo devem ser grafadas em
minúsculas
ｰ Alinhamento: a identificação do signatário deve ser centralizada na página

Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em uma página separada do expediente. Neste
caso, deve-se transferir para a página separada pelo menos a última linha anterior ao fecho.

(espaço para assinatura)

NOME
Ministro de Estado Chefe da Casa Civil da Presidência da República

• Numeração das páginas: a numeração é obrigatória apenas a partir da segunda página. Deve ser
centralizada e obedecer a seguinte formatação:
ｰ Posição: no rodapé do documento ou acima da área de 2 cm da margem inferior
ｰ Fonte: Calibri ou Carlito

• Formatação e apresentação: os documentos do padrão ofício devem obedecer a seguinte formatação:

ｰ Tamanho do papel: A4 (29,7cm x 21cm)
ｰ Margem lateral esquerda: no mínimo 3 cm de largura
ｰ Margem lateral direita: 1,5 cm
ｰ Margem superior e inferior: 2 cm
ｰ A área de cabeçalho: na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel
ｰ Área de rodapé: nos 2 cm da margem inferior do documento
ｰ Impressão: na correspondência oficial a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel.
Nesse caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares
(margem espelho)
ｰ Cores: os textos devem ser impressos na cor preta em papel branco, e somente se necessário, a
impressão será colorida para gráficos e ilustrações
ｰ Destaques: deve-se utilizar, sem abuso, o negrito. Evitar destaques com uso de itálico,
sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de
formatação, pois afeta a sobriedade e padronização do documento
ｰ Palavras estrangeiras: devem ser grafadas em itálico
ｰ Arquivamento: dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de
texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos.
Deve ser utilizado preferencialmente um formato de arquivo que possa ser lido e editado pela
maioria dos editores utilizados no serviço público, como docx, odt ou rtf
 ｰ Nome do arquivo: para facilitar a localização, os nomes devem ser informados da seguinte
maneira:

Tipo do documento + número do documento + ano do documento (com 4 dígitos) + palavras-chaves do

conteúdo

Ofício 123_2018_relatório produtividade anual

ADEQUAÇÃO DA LINGUAGEM AO FORMATO

1. VARIAÇÕES DOS DOCUMENTOS OFICIAIS

Os documentos oficiais podem ser identificados de acordo com algumas variações:

• NOME DO EXPEDIENTE + CIRCULAR: quando um Órgão envia o mesmo expediente para mais de um
órgão receptor. A sigla na epígrafe será apenas do órgão remetente.

• NOME DO EXPEDIENTE + CONJUNTO: quando mais de um Órgão envia, conjuntamente, o mesmo

expediente para um único órgão receptor. As siglas dos órgãos remetentes constarão na epígrafe.

• NOME DO EXPEDIENTE + CONJUNTO CIRCULAR: quando mais de um Órgão envia, conjuntamente,

o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. As siglas dos órgãos remetentes constarão na
epígrafe.

ENVIA RECEBE DOCUMENTO

Um órgão Mais de um órgão Circular
Mais de um órgão Um órgão Conjunto
Mais de um órgão Mais de um órgão Conjunto Circular

OFÍCIO CIRCULAR N° 625/2018/MEC (1 para vários)

OFÍCIO CONJUNTO N° 368/2018/SECEX/SAJ (vários para 1)

OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR N° 795/2018/CC/MJ/MRE (vários para vários)

Nos expedientes circulares, por haver mais de um receptor, o órgão remetente poderá inserir no rodapé a
siglas ou nomes dos órgãos que receberão o expediente.
OUTROS TIPOS DE EXPEDIENTES

1. EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS (EM)

É o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao vice-presidente para:

• Propor alguma medida

• Submeter projeto de ato normativo à sua consideração
• Informá-lo de determinado assunto

A exposição de motivos é dirigida ao presidente por um Ministro de Estado. Quando o assunto tratado
envolver mais de um ministério, ela poderá ser assinada por todos os ministros envolvidos, sendo, neste
caso, chamada de interministerial.

Independentemente de ser uma EM com apenas um autor ou interministerial, a sequência numérica das
exposições de motivos é única. A numeração começa e termina dentro de um mesmo ano civil.

FORMA E ESTRUTURA

As exposições de motivos devem obrigatoriamente:

• Na introdução: apontar o problema que demanda a adoção da medida ou do ato normativo

proposto, ou informar ao Presidente algum assunto.

• No desenvolvimento: indicar a razão de aquela medida ou aquele ato normativo ser o ideal para se
solucionar o problema, e as eventuais alternativas existentes para equacioná-lo, ou fornecer mais
detalhes sobre o assunto informado quando este for o caso.

• Na conclusão: novamente propor a medida a ser tomada ou o ato normativo a ser editado para
solucionar o problema, ou apresentar as considerações finais no caso de exposição de motivos
apenas informativa.

As exposições de motivos que encaminham proposições normativas devem seguir o prescrito no Decreto n°
9.191 de 2017. Devem ser instruídas com parecer jurídico e parecer de mérito que permitam a adequada
avaliação da proposta.

O atendimento dos requisitos tem como propósito:

• Permitir a adequada reflexão sobre o problema;

• Ensejar avaliação das diversas causas do problema e dos efeitos que podem ter a adoção da medida
ou a edição do ato, em consonância com as questões que devem ser analisadas na elaboração de
proposições normativas no âmbito do poder executivo;
• Conferir transparência aos atos propostos;
• Resumir os principais aspectos da proposta;
• Evitar a devolução a proposta de ato normativo para complementação ou reformulação da proposta.

A exposição de motivos é a principal modalidade de comunicação dirigida ao Presidente pelos ministros. Em

alguns casos pode ser encaminhada cópia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário.
SISTEMA DE GERAÇÃO E TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS (SIDOF)

É a ferramenta eletrônica utilizada para a elaboração, a redação, a alteração, o controle, a tramitação, a

administração e a gerência das Exposições de Motivos com as propostas de atos a serem encaminhadas pelos
Ministérios à Presidência.

Quando se utiliza o Sidorf, a assinatura, o nome e o cargo do signatário são substituídos pela assinatura
eletrônica que informa o número do ministro que assinou e o do consultor jurídico que que assinou o parecer
jurídico da pasta.

2. MENSAGEM

É um instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos que tem o objetivo de fazer
comunicações do que seja de interesse dos Poderes Públicos e da Nação.

Pode ser enviada pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar por exemplo sobre fato
da administração pública, para apresentar veto etc.

Pode ser encaminhada pelos Ministérios à Presidência da República, a cujas assessorias caberá a redação
final.

As mensagens mais comuns do Poder Executivo ao Congresso Nacional têm as seguintes finalidades:

• Encaminhamento de proposta de Emenda Constitucional, de projeto de Lei Ordinária, de projeto de

Lei Complementar e os que compreendem plano plurianual, diretrizes orçamentárias, orçamentos
anuais e créditos adicionais.

Os projetos de Lei Ordinária ou Complementar são enviados em regime normal ou de urgência. Em ambos
os casos, a mensagem se dirige aos membros do Congresso Nacional, mas é encaminhada com ofício do
Ministro de Estado Chefe da Casa Civil da Presidência da República ao Primeiro-Secretário da Câmara dos
Deputados para que dê início à sua tramitação.

Outras finalidades das mensagens dirigem-se aos membros do Congresso Nacional, e os ofícios são
endereçados ao Primeiro Secretário do Senado Federal para:

• Encaminhamento de medida provisória: o Presidente da República encaminha mensagem ao

Congresso, dirigida a seus membros, com ofício para O Primeiro-Secretário do Senado federal com a
cópia da MP.

• Indicação de autoridades: mensagens que submetem ao Senado Federal a indicação de pessoas para
ocupar determinados cargos, uma vez que a Constituição atribui àquela casa do Congresso Nacional
a competência privativa para aprovar a indicação. O curriculum vitae do indicado, assinado, com a
informação do número de CPF acompanha a mensagem.

• Pedido de autorização para o Presidente ou vice-presidente da República a se ausentarem do país

por mais de 15 dias: é uma exigência constitucional e a autorização é de competência privativa do
Congresso Nacional. Quanto à ausência por prazo inferior a 15 dias, o Presidente da República faz
uma comunicação a cada casa do Congresso.

• Encaminhamento de atos de concessão e de renovação de concessão de emissoras de rádio e TV:

tais atos devem ser submetidos a apreciação do Congresso Nacional. Nesse caso, não se pode pedir
urgência porque o prazo de tramitação já é definido em artigo da Constituição. Além do ato de
outorga ou renovação, acompanha a mensagem o correspondente processo administrativo.
 • Encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior: o Presidente da República tem um
prazo de 60 dias após a abertura da sessão legislativa para enviar ao Congresso Nacional as contas
referentes ao exercício anterior, para exame e parecer da comissão mista permanente, sob pena de
a Câmara dos deputados realizar a tomada de contas.

• Mensagem de abertura de sessão legislativa: deve conter o plano de governo, exposição sobre a
situação do país e a solicitação de providências que julgar necessárias. Quem envia a mensagem é o
Chefe da Casa Civil da Presidência da República. Essa mensagem difere das demais porque vai
encadernada e é distribuída a todos os congressistas em forma de livro.

• Comunicação de sanção com restituição de autógrafos: é dirigida aos membros do Congresso

Nacional e encaminhada por ofício ao Primeiro-Secretário da Casa onde se originaram os autógrafos.

• Comunicação de veto: dirigido ao Presidente do Senado Federal, informa sobre a decisão de vetar.
Se o veto é parcial, informa quais as disposições vetadas e as razões do veto. Seu texto é publicado
no Diário Oficial da União, ao contrário das demais mensagens cuja publicação se restringe a notícia
de seu envio ao Poder Legislativo.

Outras mensagens remetidas ao Legislativo:

• Apreciação de intervenção federal

• Encaminhamento de atos internacionais que acarretam encargos ou compromissos gravosos
• Pedido de estabelecimento de alíquotas aplicáveis as operações e prestações interestaduais e de
exportação
• Proposta de fixação de limites globais para o montante da dívida consolidada
• Pedido de autorização para operações financeiras externas
• Convocação extraordinária do Congresso Nacional
• Pedido de autorização para exonerar o Procurador-Geral da República
• Pedido de autorização para declarar guerra e decretar mobilização nacional
• Pedido de autorização ou referendo para celebrar a paz
• Justificativa para a decretação do estado de defesa ou de sua prorrogação
• Pedido de autorização para decretar o estado de sítio
• Relato das medidas praticadas na vigência do estado de sítio ou de defesa
• Proposta de modificação de projetos de leis que compreendem plano plurianual, diretrizes
orçamentárias, orçamentos anuais e créditos adicionais
• Pedido de autorização para utilizar recursos que ficarem sem despesas correspondentes, em
decorrência de veto, emenda ou rejeição do projeto de lei orçamentária anual
• Pedido de autorização para alienar ou conceder terras públicas com área superior a 2.500 hectares

FORMA E ESTRUTURA

As mensagens contêm:

• Brasão: timbre em relevo branco

• Identificação do expediente: mensagem n°, alinhada à margem esquerda, no início do texto, a 5 cm
da margem superior
• Vocativo: alinhado à margem esquerda, iniciado a 4 cm da identificação do expediente, de acordo
com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, com recuo de parágrafo dado ao texto, ou
seja, mesmo recuo do texto que é de 2,5 cm
• Texto: iniciado a 2 cm do vocativo, justificado, com recuo de 2,5 cm
 • Local e data: posicionados a 2 cm do final do texto, alinhados à margem direita
• Margens: margem esquerda de 3 cm, direita de 1,5 cm, superior inferior de 2 cm

A mensagem, como os demais atos assinados pelo presidente da República, não traz identificação de seus
signatários.

3. CORREIO ELETRÔNICO

O termo e-mail pode ser empregado com 3 sentidos dependendo do contexto:

• Gênero textual
• Endereço eletrônico
• Sistema de transmissão de mensagens aleatória

Como o gênero textual pode ser considerado um documento oficial, assim como o ofício.

Como endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos deve ser oficial, utilizando-se a
extensão .gov.br

Como sistema de transmissão de mensagens eletrônicas, por seu baixo custo, se tornou a principal forma de
envio e recebimento de documentos na Administração Pública.

VALOR DOCUMENTAL

Para que o e-mail tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como o documento original, é
necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente seguindo os parâmetros de
integridade autenticidade e validade jurídica da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O destinatário pode reconhecer como válido tanto o e-mail com certificação digital quanto sem certificação,
porém, caso haja algum questionamento, será obrigatório a repetição do ato por meio de um documento
físico assinado ou por meio eletrônico reconhecido pela ICP-Brasil.

Salvo lei específica, o ente público não é obrigado a aceitar documento eletrônico que não atenda os
parâmetros da ICP-Brasil.

FORMA E ESTRUTURA

Não é definida uma padronização da mensagem comunicada, pois a comunicação por meio eletrônico é
flexível. Mas em relação à sua estrutura:

• Campo assunto: deve ser o mais claro e específico possível, relacionado ao conteúdo global da
mensagem, assim fica fácil identificar do que se trata e fica fácil localizar a mensagem na caixa de
correio eletrônico. O assunto deve refletir claramente o conteúdo completo da mensagem para que
não pareça lixo eletrônico.
• Local e data: são desnecessários no corpo da mensagem porque o próprio sistema apresenta essa
informação.
• Saudação inicial/vocativo: o texto deve ser iniciado por uma saudação. Quando endereçado para
outras instituições, para receptores desconhecidos ou particulares, deve-se utilizar o vocativo
conforme os outros documentos oficiais, ou seja, Senhor, Senhora seguido do cargo, ou Prezado
Penhor, Prezada Senhora.
 Senhor Coordenador,

Prezada Senhora,

• Fecho: atenciosamente é o fecho padrão em comunicações oficiais ou respeitosamente. Deve-se

evitar utilizar fechos menos formais e abreviações, como “Att.”
• Bloco de texto da assinatura: todas as instituições da administração pública devem adotar um
padrão de texto de assinatura. A assinatura do e-mail deve conter o nome completo, o cargo, a
unidade, o órgão e o telefone do remetente.

Maria da Silva
Assessora
Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil
(61) xxxx-xxxx

• Anexos: a mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre o
conteúdo do anexo. É preciso avaliar se o anexo é realmente dispensável ou se poderia ser colocado
no corpo do correio eletrônico, porque deve-se evitar o tamanho excessivo e o reencaminhamento
de anexos nas mensagens de resposta. Os arquivos anexados devem estar em formatos usuais e que
apresentem poucos riscos de segurança. Quando se tratar de documento ainda em discussão, os
arquivos devem necessariamente ser enviados em formato que possa ser editado.

RECOMENDAÇÕES

• Sempre que necessário, utilizar o recurso de confirmação de leitura. Se não estiver disponível,
colocar na mensagem o pedido de confirmação
• Fonte calibri ou Carlito, tamanho 12, cor preta
• Fundo ou papéis de parede não devem ser utilizados (não são apropriados e sobrecarregam a
mensagem)
• Ícones e emoticons não devem ser utilizados
• Não devem ser usadas abreviações ou neologismos como: naum, eh, aki, vc
• Não se deve utilizar caixa alta para destaques, pois denota agressividade
• Evitar o uso de imagens no corpo do e-mail, inclusive das Armas da República Federativa do Brasil e
de logotipos do ente público junto ao texto da assinatura
• Não devem ser enviadas mensagens com um tamanho total que possa exceder a capacidade do
servidor do destinatário
ADEQUAÇÃO DO FORMATO DO TEXTO AO GÊNERO

1. ATA

É o resumo escrito dos fatos e decisões de uma assembleia, sessão ou reunião para um determinado fim.

NORMAS

• Geralmente são transcritas à mão pelo secretário, em livro próprio, que deve conter um termo de
abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade, ou por
quem receber daquela autoridade delegação para isto. Essa autoridade também deverá numerar e
rubricar todas as folhas do livro.
• Deve ser lavrada de tal forma que nada lhe poderá ser acrescentado ou modificado, para isso, deve
ser redigida sem que se deixe espaços ou parágrafos.
• Se houver engano, o secretário escreverá a expressão digo, retificando o pensamento. Se o engano
for notado no final da ata, ele deverá escrever a expressão “Em tempo: Onde se lê..., leia-se... “.
• Os números devem ser escritos por extenso, evitando-se as abreviações.
• O tempo verbal preferencialmente utilizado é o pretérito perfeito do indicativo.
• Todas as pessoas presentes deverão assinar, ou quando deliberado, apenas o Presidente e o
secretário.
• Pode-se transcrever a ata em folhas digitadas, desde que sejam arquivadas, impossibilitando fraude.
• Em alguns casos especiais, usam-se formulários já impressos, como os das sessões eleitorais.

2. ATESTADO

É o documento firmado por uma pessoa em favor de outra, atestando a verdade a respeito de determinado
fato. Em razão de sua natureza, as repartições públicas fornecem atestados e não declarações.

Difere da certidão, porque a certidão prova fatos permanentes e o atestado se refere a fatos transitórios.

Geralmente é fornecido por alguém que exerce posição de cargo superior ou igual ao da pessoa que está
pedindo o atestado.

COMO FAZER

• O papel deve conter carimbo ou timbre da entidade que o expede.

• O atestado costuma ser escrito em atendimento à solicitação do interessado.

A redação apresenta a seguinte ordem:

1. Título: palavra ATESTADO DE... em letras maiúsculas

2. Nome e identificação da pessoa que emite (pode ser escrito no final, após a assinatura) e o nome
identificação da pessoa que solicitou
3. Texto sempre resumido, claro e preciso contendo o que se está confirmando ou negando
4. Local e data
5. Assinatura: nome e cargo ou função de quem atesta
 3. CIRCULAR

É o meio de correspondência pelo qual alguém se dirige, ao mesmo tempo, a várias repartições ou pessoas.
É uma correspondência multidirecional.

Não consta destinatário pois é unidirecional e o endereçamento vai no envelope.

4. DECLARAÇÃO

Se assemelha ao atestado, mas não deve ser expedido por órgãos públicos.

É um documento em que se manifesta uma opinião, conceito, resolução ou observação.

É composta de:

• Título: DECLARAÇÃO em negrito

• Texto: nome do declarante e identificação pessoal ou profissional (ou ambas), residência, domicilio,
finalidade e exposição de assunto
• Local e data
• Assinatura e identificação do signatário

5. REQUERIMENTOS

São instrumentos utilizados para os mais diferentes tipos de solicitações às autoridades ou órgãos públicos.

É composto de:

• Nome e qualificação do requerente

• Exposição e solicitação
• Pedido de deferimento
• Local e data
• Assinatura

Não é obrigatória a assinatura do Presidente nos requerimentos, podendo fazê-lo os seus prepostos desde
que devidamente credenciados.

6. RELATÓRIO

É modalidade de comunicação pela qual se faz a narração ou descrição ordenada e mais ou menos minuciosa
daquilo que se viu, ouviu ou observou.

É composto de:

• Título: RELATÓRIO, seguido do objeto do trabalho com letras maiúsculas

• Vocativo: vocativo apropriado a autoridade seguido do cargo
• Introdução: apresentação do observador e do fato observado
• Texto: exposição cronológica do fato observado
• Fecho
• Local e data
• Assinatura e identificação do signatário
 7. PARECER

É a forma de comunicação pela qual um especialista emite uma opinião fundamentada sobre determinado
assunto.

É composto de:

• Vocativo
• Identificação do especialista
• Introdução: apresentação do assunto
• Texto: exposição de opinião e seu fundamento
• Local e data
• Assinatura e identificação do signatário

OBS.:

O Decreto n° 9.758 de 11 de abril de 2019, não alterou o manual de redação da Presidência da República. “O
Decreto dispõe sobre a forma de tratamento empregada na comunicação, oral ou escrita, com agentes
públicos da administração pública federal direta e indireta, e sobre a forma de endereçamento de
comunicações a eles dirigidas.”. Significa que as novas regras aplicadas à partir do Decreto para as redações
oficiais são apenas entre os agentes do Poder Executivo.

Comunicações destinadas a outros poderes permanecem segundo O MRPR.

Só irá ter alterações nas provas de concurso se o edital trouxer orientações sobre as mudanças pertinentes
a este decreto, indicando claramente que serão cobradas as legislações correlatas ou especificando o Decreto
n° 9.758, do contrário, vale as determinações que estão no Manual.

As alterações trazidas pelo Decreto se aplicam claramente às formas de emprego dos pronomes de
tratamento.

(Como o edital não trouxe especificado o Decreto, não é preciso estudar)