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Correspondências a atos administrativos – Concurso CEFET-RJ 2024

O conteúdo programático do cargo de Assistente em Administração está cobrando alguns
documentos administrativos do Manual de Redação da Presidência da República e também
outros que não estão presentes neste manual, mas que são usados em alguns órgãos da
Administração Pública. Começaremos fazendo um resumo do MRPR e depois conceituaremos
os demais expedientes usados em comunicações oficiais.

Redação de correspondências oficiais

(conforme Manual de Redação da Presidência da República)

1. Comunicação oficial
A finalidade da língua é comunicar um conteúdo a alguém, seja pela fala, seja pela escrita. A
fim de que haja comunicação, alguns elementos são necessários, a saber:

emissor mensagem receptor

(aquele que comunica a mensagem) (aquele que recebe a mensagem)

No que diz respeito à redação oficial, o emissor da mensagem é sempre o Serviço Público.
Vale ressaltar que há a necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e
nos expedientes oficiais em virtude do próprio caráter público desses atos e comunicações
assim como de sua finalidade.
Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normativo, visam a estabelecer regras
para a conduta dos cidadãos ou a regular o funcionamento dos órgãos e entidades públicos,
o que só é alcançado se, em sua elaboração, for empregada a linguagem adequada. O mesmo
se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e
objetividade.

2. Redação oficial
Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira por meio da qual o Poder Público
redige comunicações oficiais e atos normativos. Sua finalidade básica é comunicar com
objetividade e clareza.

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2.1 Atributos da redação oficial

A redação oficial deve se caracterizar pelos seguintes atributos:

clareza
precisão
concisão
coesão
coerência
impessoalidade
formalidade
padronização

2.1.1 Clareza
Um ato normativo, de qualquer natureza, não pode ser redigido de forma obscura, pois a falta
de transparência do sentido desses atos dificultaria ou até mesmo impossibilitaria sua
compreensão. Deve-se ter em mente que é inaceitável que um texto legal não possa ser
compreendido pelos cidadãos.
Para obtenção da clareza, o Manual de Redação da Presidência da República propõe as
seguintes sugestões:

a) usar palavras e expressões simples, em seu sentido comum, salvo

quando o texto versar sobre assunto técnico, hipótese em que
nomenclatura própria da área deverá ser usada;
b) elaborar frases curtas, bem estruturadas; apresentar as orações na
ordem direta e evitar intercalações excessivas. Em certas ocasiões, para
evitar ambiguidade, sugere-se a adoção da ordem inversa da oração;
c) buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto;
d) não usar regionalismos e neologismos;
e) pontuar adequadamente o texto;
f) explicitar o significado da sigla na primeira referência a ela; e
g) usar palavras e expressões em outro idioma apenas quando sejam
indispensáveis, em razão de serem designações ou expressões de uso já
consagrado ou de não terem exata tradução.

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Um texto é considerado claro quando permite compreensão imediata por parte de qualquer
interlocutor de inteligência média.

2.1.2 Precisão
Precisão é a habilidade de usar em um texto os termos adequados, empregando corretamente
as normas gramaticais. Um texto preciso deve apresentar as características a seguir:

a) articulação da linguagem comum ou técnica para a perfeita compreensão

da ideia veiculada no texto;
b) manifestação do pensamento ou da ideia com as mesmas palavras,
evitando o emprego de sinonímia com propósito meramente estilístico; e
c) escolha de expressão ou palavra que não confira duplo sentido ao texto.

Para que a precisão seja atingida, faz-se necessária a revisão minuciosa do texto, a fim de que
possíveis erros gramaticais ou trechos obscuros sejam devidamente corrigidos.

2.1.3 Concisão / Objetividade

Concisão é a habilidade de transmitir todo o conteúdo que precisa ser transmitido, fazendo
uso do menor número de palavras possível. Dito de outra forma, um texto conciso é um texto
“enxuto”, um texto livre de excessos desnecessários. Não se deve confundir um texto conciso
com um texto que apresente informações de forma superficial. Superficialidade não é
concisão.
Assim, o texto deve evitar detalhes irrelevantes, caracterizações e comentários supérfluos,
adjetivos e advérbios inúteis bem como subordinação excessiva.

2.1.4 Coesão
Coesão é a propriedade pela qual se cria e se sinaliza toda espécie de ligação, de laço, que
dá ao texto unidade de sentido ou unidade temática. Os elementos que estabelecem a coesão
textual são os conectivos ou conectores: as preposições, as conjunções, os pronomes e os
advérbios.

2.1.5 Coerência
A coerência, por sua vez, está diretamente ligada à possibilidade de se estabelecer um
sentido lógico para o texto.

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2.1.6 Impessoalidade
Um texto impessoal é aquele que não apresenta marcas de subjetividade do emissor da
mensagem, ou seja, é um texto livre de impressões individuais do emissor. Certamente não
existe texto 100% neutro, mas devem-se evitar termos que apresentem conotações muito
carregadas positivamente ou negativamente e preferir termos mais neutros.

2.1.7 Formalidade
A linguagem formal, aquela usada em situações que demandam um grau maior de
respeitabilidade, é uma exigência nas comunicações oficiais. Ela também é chamada de
linguagem culta e segue rigorosamente as regras da gramática, mas não apenas isso. A
formalidade inclui também a polidez e a civilidade na abordagem ao assunto da comunicação.

2.1.8 Padronização
A padronização refere-se à uniformidade das comunicações, tanto no que diz respeito ao texto
em si, como na sua apresentação. Para que essa qualidade seja alcançada, é necessário que
se atente ao grau de formalidade exigido, à clareza datilográfica, ao uso de papeis uniformes
e à correta diagramação.

2.2 Pronomes de tratamento

No que diz respeito ao emprego de pronomes de tratamento nas comunicações oficiais com
agentes da administração pública, este ocorre em três momentos distintos, a saber: no
endereçamento, no vocativo e no corpo do texto.

Endereçamento Vocativo Corpo do texto

Texto escrito no envelope Nome que identifica a Texto

que contém a pessoa a quem a correspondência oficial da mensagem.
correspondência oficial. se destina.

É importante atentar para as mudanças provocadas pelo Decreto nº 9.758 de 11 de abril de

2019, que afetam diretamente as comunicações oficiais. Esse decreto dispõe sobre a forma
de tratamento empregada na comunicação oral ou escrita com agentes públicos da
administração pública federal direta e indireta e, de acordo com ele, não há mais o vocativo
“Excelentíssimo”, nem o tratamento “Vossa Excelência” ou “Vossa Senhoria” nas
correspondências oficiais.

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Consoante o disposto no art. 2º do Decreto nº 9.758/2019,

Pronome de tratamento adequado

Art. 2º. O único pronome de tratamento utilizado na comunicação com agentes públicos
federais é “senhor”. Independentemente do nível hierárquico, da natureza do cargo ou da
função ou da ocasião.

Parágrafo único. O pronome de tratamento é flexionado para o feminino e para o plural.

Dessa forma, esse decreto torna sem efeito o disposto na seção 4.1, do Capítulo 4, do Manual
de Redação da Presidência da República, que trata especificamente do emprego dos
pronomes de tratamento. Isso pode deixar alguns candidatos confusos sobre como proceder
na hora da prova.
Assim, é sempre prudente atentar para o enunciado da questão. Caso o enunciado verse
sobre emprego de pronomes de tratamento e mencione que a resposta deverá estar de
acordo com as orientações do Manual de Redação da Presidência da República, este deverá
ser seguido. Caso não haja essa informação, deverá ser seguido o disposto no Decreto nº
9.758/2019.
O mencionado decreto, em seu artigo 1º, § 2º, apresenta um rol das pessoas a quem suas
disposições se aplicam, ao passo que o § 3º, do mesmo artigo, arrola as pessoas a quem essas
disposições não se aplicam.
Observe a redação dos dois parágrafos:

Art. 1º

§ 2º Aplica-se o disposto neste Decreto:

I - aos servidores públicos ocupantes de cargo efetivo;

II - aos militares das Forças Armadas ou das forças auxiliares;
III - aos empregados públicos;
IV - ao pessoal temporário;
V - aos empregados, aos conselheiros, aos diretores e aos presidentes de empresas públicas
e sociedades de economia mista;
VI - aos empregados terceirizados que exercem atividades diretamente para os entes da
administração pública federal;
VII - aos ocupantes de cargos em comissão e de funções de confiança;

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VIII - às autoridades públicas de qualquer nível hierárquico, incluídos os Ministros de Estado;

e
IX - ao Vice-Presidente e ao Presidente da República.

§ 3º Este Decreto não se aplica:

I - às comunicações entre agentes públicos federais e autoridades estrangeiras ou de

organismos internacionais; e
II - às comunicações entre agentes públicos da administração pública federal e agentes
públicos do Poder Judiciário, do Poder Legislativo, do Tribunal de Contas, da Defensoria
Pública, do Ministério Público ou de outros entes federativos, na hipótese de exigência de
tratamento especial pela outra parte, com base em norma aplicável ao órgão, à entidade ou
aos ocupantes dos cargos.

Vale ressaltar que o próprio Manual de Redação já havia abolido os seguintes tratamentos:
ilustre, ilustríssimo, digno, digníssimo, respeitável e doutor. A partir de 2019, o mencionado
decreto, em seu artigo 3º, ampliou essa vedação para incluir os tratamentos: Vossa
Excelência ou Excelentíssimo e Vossa Senhoria. Com efeito, consoante o disposto no referido
artigo 3º,

Art. 3º É vedado na comunicação com agentes públicos federais o uso das formas
de tratamento, ainda que abreviadas:

I - Vossa Excelência ou Excelentíssimo;

II - Vossa Senhoria;
III - Vossa Magnificência;
IV - doutor;
V - ilustre ou ilustríssimo;
VI - digno ou digníssimo; e
É digno de nota que o Manual de Redação da Presidência da República já havia vedado o uso
de algunsVII - respeitável.
tratamentos, tais como: ilustre, ilustríssimo, digno, digníssimo, respeitável e doutor.
A partir de 2019, o Decreto 9.758/2019, ampliou essa vedação para abarcar também Vossa
Excelência ou Excelentíssimo e Vossa Senhoria, consoante o disposto no seu artigo 3º.

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Art. 3º É vedado na comunicação com agentes públicos federais o uso das formas de
tratamento, ainda que abreviadas:

I - Vossa Excelência ou Excelentíssimo;

II - Vossa Senhoria;
III - Vossa Magnificência;
IV - doutor;
V - ilustre ou ilustríssimo;
VI - digno ou digníssimo; e
Há também a previsão, no § 1º do artigo 3º, de que, caso o agente público federal entenda que
não foi alcançado pelo Decreto 9.758/2019 e exija ser tratado por alguma das formas vedadas
VII - respeitável.
no artigo 3º, ele deverá se dirigir ao interlocutor com o mesmo tratamento.
Ademais, conforme o disposto no § 2º do mesmo artigo, o agente público não pode se negar a
realizar ato administrativo nem repreender o interlocutor nos autos do expediente se este se
equivocar quanto à forma de tratamento.

Art. 3º

§ 1º O agente público federal que exigir o uso dos pronomes de tratamento de que trata
o caput, mediante invocação de normas especiais referentes ao cargo ou carreira, deverá
tratar o interlocutor do mesmo modo.

§ 2º É vedado negar a realização de ato administrativo ou admoestar o interlocutor nos

autos do expediente caso haja erro na forma de tratamento empregada.

Por fim, o artigo 4º do decreto apresenta a vedação ao uso de pronome de tratamento ou nome
do agente público a quem se destina a correspondência no endereçamento das
comunicações.

Art. 4º O endereçamento das comunicações dirigidas a agentes públicos federais não conterá
pronome de tratamento ou o nome do agente público.

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Todavia, nos incisos do parágrafo único do artigo 4 º, há exceções ao previsto no caput.

Art. 4º

Parágrafo único. Poderão constar o pronome de tratamento, na forma deste Decreto, e o

nome do destinatário nas hipóteses de:

I - a mera indicação do cargo ou da função e do setor da administração ser insuficiente para

a identificação do destinatário; ou
II - a correspondência ser dirigida à pessoa de agente público específico.

Fechos Para Comunicações

O fecho de uma comunicação oficial cumpre basicamente duas funções. A primeira, e mais
óbvia, é a de arrematar o texto. A segunda, por sua vez, é a de saudar o destinatário da
correspondência. O Manual de Redação da Presidência da República apresenta apenas dois
fechos, a saber:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente.
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior ou demais casos:
Atenciosamente.

2.4 Identificação do signatário

Salvo as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais
comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo
do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura)

Nome

Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República

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Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do

expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

3. Modalidades de comunicação oficial

Os textos produzidos no âmbito da Redação Oficial podem ser agrupados em duas categorias:
correspondências e documentos. Entretanto, apesar dessa segmentação, as correspondências
e os documentos oficiais estão intimamente relacionados: primeiro, porque esses textos
possuem características em comum; segundo, porque é de praxe que o encaminhamento de
documentos seja acompanhado de correspondência.
Veja os tipos mais comuns de cada categoria:
Correspondências: ofício, memorando, requerimento, carta, fax, mensagem eletrônica,
telegrama, entre outros.
Documentos: ata, certidão, portaria, procuração, relatório, instrução normativa, decreto etc.
Esses textos são oficiais não apenas pelo seu caráter formal, mas também porque existem
normas estabelecidas por decretos, portarias e instruções normativas federais que
regulamentam sua feitura.

3.1 Correspondências e Documentos Oficiais

Importante frisar que esta apostila é para o concurso do CEFET-RJ, uma instituição Federal. E,
do ponto de vista da administração pública federal, o Manual de Redação da Presidência da
República deve ser a referência para as comunicações oficiais, porém alguns expedientes
citados no edital do CEFET-RJ não fazem parte da mais atual versão do MRPR (edição III, de
2018).
Até a segunda edição do MRPR, havia três tipos de expedientes que se diferenciavam antes pela
finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o objetivo de uniformizá-los,
deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas, que sigam o que chamamos de padrão
ofício.
A distinção básica anterior entre os três era:
a) aviso: era expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma
hierarquia;
b) ofício: era expedido para e pelas demais autoridades; e
c) memorando: era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.
A partir da edição III do MRPR ficou abolida aquela distinção e passou-se a utilizar o termo ofício
nas três hipóteses.

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3.2 Correspondências/Documentos citados no edital do CEFET-RJ

Memorando: comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar
hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de
comunicação eminentemente interna; caráter meramente administrativo ou de exposição de
projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.
Obs.: conforme informado, foi substituído pelo padrão ofício.
Ata: relatório escrito do que se fez ou disse em sessão de assembleia, sociedade, júri,
corporação. É o registro claro e resumido das ocorrências de uma reunião de pessoas, com fim
determinado.
Carta: é o instrumento usual da correspondência social do administrador e altas chefias, sendo
empregada nas comunicações de caráter social decorrentes do cargo ou função públicos.
Essa comunicação equivale à carta social na correspondência de caráter social, sendo utilizada
no serviço público para: fazer pedidos e convites; manifestar agradecimentos; ou transmitir
informações. Os cidadãos comuns (particulares, pessoa física) farão uso da carta social para se
comunicarem com autoridades públicas, pois eles não podem expedir ofícios ou memorandos.
Comunicado: Ato usado para transmitir breve informação, interna e externa, de caráter geral. O
comunicado tanto pode ter natureza normativa quanto informativa. Difere do aviso e da ordem
de serviço, respectivamente, por ser expedido por autoridades competentes específicas e ser
destinado a um público mais amplo.

Edital: Instrumento de comunicação utilizado pela Administração Pública para fins de abertura
de concorrência e de concurso público, provimento de cargo público, convocação de servidor,
licitações e divulgação de atos deliberativos.

Fax: O fax não é exatamente uma comunicação oficial, mas um meio de transmissão de
mensagens, assim
como o telegrama e o correio eletrônico. Por causa da consolidação da internet, essa forma de
comunicação praticamente não é mais utilizada pelo serviço público. Por exemplo, ele era citado
no Manual de Redação da Presidência de 2002, mas foi excluído do Manual de Redação da
Presidência de 2018.

Ordem de Serviço: Ato interno, através do qual determinam instruções a respeito de

procedimentos estabelecidos em Norma de Serviço e Resolução, em obediência à determinação
prescrita nestas, ou para esclarecer os seus cumprimentos.

Portaria: É o instrumento pelo qual Ministros ou outras autoridades expedem instruções sobre a
organização e funcionamento de serviço e praticam outros atos de sua competência. Define
competências, estabelece normas e procedimentos, disciplina matéria não regulada em lei.
Define situações funcionais e aplica medidas de ordem disciplinar.

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3.3 Outras Correspondências/Documentos que existem:

Correio Eletrônico
Forma: um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não
interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem
incompatível com uma comunicação oficial. Nos termos da legislação em vigor, para que a
mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como
documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do
remetente, na forma estabelecida em lei.
Mensagem: instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos,
notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para
informar sobre fato da Administração Pública.
Correio Eletrônico
Forma: um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não
interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem
incompatível com uma comunicação oficial. Nos termos da legislação em vigor, para que a
mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como
documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do
remetente, na forma estabelecida em lei.
Circular: Correspondência de caráter interno da Instituição, expedida simultaneamente a
diversos destinatários, com o objetivo de transmitir rotinas, orientações, procedimentos,
esclarecer o conteúdo de leis, normas e regulamentos ou dar publicidade a uma informação.
Pode ser apresentada sob a forma de ofício-circular, memorando-circular, carta-circular,
telegrama-circular, conforme a sua finalidade.
Declaração: utilizada para afirmar a existência de um fato; a existência ou não de um direito.
Atestado: documento firmado por uma pessoa a favor de outra, asseverando a verdade acerca
de determinado fato. Difere da CERTIDÃO – que atesta fatos permanentes – visto que afirma
convicção sobre os transitórios.
Certidão: Documento fornecido pela administração ao interessado, afirmando a existência de
ato ou assentamentos constantes de processo, livro ou documentos que se encontrem nas
repartições públicas. Pode ser de inteiro teor – transcrição integral, também chamada traslado
ou resumida, desde que exprima fielmente o conteúdo do original. A certidão autenticada tem o
mesmo valor probatório do original, como documento público, e seu fornecimento gratuito por
parte da administração pública que a expediu conforme artigo 5º, XXXIV b da C.F./98

Convite e Convocação: O convite é o instrumento pelo qual se faz uma solicitação, pede-se o
comparecimento de alguém ou solicita-se sua presença em alguma parte ou em ato. A
convocação corresponde ao convite, mas no sentido de intimação. Origina o comparecimento,
devendo o não comparecimento ser justificado. Já o convite é somente uma solicitação.

Requerimento: Documento pelo qual o interessado, solicita ao poder público algo a que se julga
com direito, ou para se defender de ato que o prejudique. Pode ser um requerimento escolar ou
administrativo.

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