Comunicação Pessoal e

Empresarial
ARTUR OSVALDO DOS SANTOS
COMUNICAÇÃO ESCRITA
Objectivos da aula

 Conhecer as regras de textos do domínio institucional;

 Dominar as formas de tratamento usado nesses textos;

 Conhecer as formas fixas dos referidos documentos;

 Elaborar textos de domínio oficial, nomeadamente emails, cartas,

actas, ofícios, relatórios, etc.

O que são textos de redacção institucionais?
São aqueles que têm como Qualquer comunicação escrita
objectivo satisfazer algumas requer cuidados na medida em
necessidades de comunicação que responsabiliza e vincula o
burocrática e administrativa e emissor, pois as informações
que se utilizam geralmente escritas ficam registadas, ao
em serviços/instituições, quer contrário das mensagens orais
públicas, quer privadas. que, por não serem registadas,
se perdem.
Fazem parte deste grupo de textos:
Acta
Declaração
Aviso Edital
Carta formal Memorando
Circular Nota informativa
Comunicado Ofício
Convocatória Ordem de serviço
Contrato Parecer
Convite Procuração

Correio electrónico (e-mail) Relatório

Curriculum vitae Requerimento

CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS
DE TEXTOS OFICIAIS
A redacção de textos
administrativos/empresariais deve
caracterizar-se pela obediência a
alguns preceitos que a caracterizam,
nomeadamente:  A impessoalidade;

 O uso da norma padrão;

 A clareza;

 A concisão;

 Coesão e coerência;

 A formalidade e padronização;

 Normas de cortesia.
 1. Impessoalidade
O tratamento impessoal que deverá ser dado aos documentos das comunicações oficiais decorre:

 da ausência de impressões  da impessoalidade de quem recebe

subjectivas ou individuais, tanto de a comunicação, pois o destinatário,
quem comunica, como de quem
seja cidadão, sempre concebido
redige o documento; a
como público, seja órgão
comunicação deve sempre ser feita
público/privado deve ser tratado de
em nome do serviço
forma homogénea e impessoal;
público/privado e de forma
objectiva;

 do carácter impessoal do assunto tratado, porque ser oficial é

da competência do órgão/instituição que o produz.
Numa palavra, a comunicação administrativa/empresarial deve ser exacta, imparcial e
sincera. De modo específico, para se alcançar a impessoalidade deverá:

 Evitar o uso do verbo na primeira

 Evitar-se a linguagem irónica,
pessoa, sobretudo do singular (eu).
pomposa ou rebuscada; De preferência, empregar o verbo de
forma impessoal (Comunica-se…;
 Não se incluir na
Informa-se…; Solicita-se…, Faz-se
comunicação; saber que..., etc., em vez de
‘Comunico’, ‘Informo’…;
 Adequar a linguagem ao
solicito…), etc.;
destinatário;
 Garantir sempre a cortesia.
2. Uso da norma padrão

A redacção de textos
administrativos/empresariais deve
obedecer à norma padrão,
nomeadamente uso correcto dos verbos,
dos pronomes, das conjunções, etc.
3. Clareza e precisão
 A clareza e a precisão são qualidades do texto

que permitem ao leitor compreendê-lo, sem grande

esforço. Um texto claro depende da organização do

pensamento e da redacção do comunicador, que

deve saber expor a sua ideia de forma clara, com um

vocabulário adequado à circunstância contextual.

 Num texto, o emprego de expressões de circulação

restrita a determinados grupos, como a gíria, os

regionalismos vocabulares ou o jargão técnico dificulta a

sua compreensão. A falta de clareza também pode resultar

do uso de construções incorrectas.

Assim, para manter a clareza e a
precisão é necessário:

 Deter-se apenas na informação necessária;

 Não der mais informações do a que é exigida;

 Não exagerar no uso de adjectivos;

 não se exprimir de forma confusa;

 Evitar ambiguidade (palavra ou frase com duplo

sentido ou que gera dúvida quanto ao seu

significado);

 Ser breve e sucinto;

 Escolher o vocabulário de entendimento geral.

4. A concisão
A concisão é a capacidade de transmitir o

máximo de informações com o mínimo

possível de palavras, retirando do texto os

termos conotativos que nada acrescentam

à informação. Assim, para se ser conciso

deve-se:  Evitar-se expressões ambíguas;

 Privilegiar frases na ordem linear directa.

Ex.: O José entregou o documento à secretaria.
Ordem linear directa;
Entregou o José o documento à secretaria. 
Ordem indirecta.
5. A coesão e a coerência
A coesão e a coerência são duas propriedades centrais de qualquer texto. Na
correspondência oficial, estas propriedades tornam-se ainda mais relevantes.
Aliás, não haverá clareza, nem concisão numa redacção, factores de
organização textual referidos anteriormente, se ela não for coesa e coerente.

A coesão tem a ver com: Coerência tem a ver com:

 Concordância entre as palavras na frase;

 lógica, como por exemplo:
 A ordem das palavras;

 A pontuação, etc. O gato bebeu o leite.

6. Formalidade e padronização de documentos oficiais
As comunicações oficiais devem obedecer a Pretende-se com o conceito de
certas regras de forma: além das já formalidade que o comunicador
mencionadas exigências da impessoalidade e assuma uma atitude selectiva dos
do uso padrão de linguagem, é imperativo
termos da linguagem e que estes se
ainda uma certa formalidade de tratamento.
adequem aos actos oficiais de
comunicação.
Não se trata somente da eterna dúvida quanto
O recurso a fórmulas de cortesia verbal
ao emprego deste ou daquele pronome de
tratamento para uma autoridade dotada de um é um imperativo na interacção

certo estatuto; mais do que isso, a formalidade comunicacional oficial e visa enaltecer
diz respeito à polidez, à civilidade no próprio a figura do destinatário, tornando, deste
destaque dado ao assunto da comunicação. modo, a informação mais eficaz.
7. Normas de cortesia
As normas de cortesia valorizam
qualquer comunicação. É desejo de todo o
comunicador agradar ao seu destinatário e
esse desejo assume uma dimensão mais
activa, quanto mais destacado for o
estatuto social do destinatário, na
correspondência oficial. Não é possível o cumprimento deste
desiderato, o recurso às normas de cortesia,
sem um registo formal da linguagem. As
formas de tratamento contribuem, em parte,
para a garantia dessas normas.
Umas das características do estilo da  Evitando frases agressivas ou

correspondência oficial e empresarial ásperas;

é a polidez, entendida como o  No emprego adequado das formas

ajustamento da expressão às normas de tratamento, dispensando

de educação ou cortesia. sempre atenção respeitosa não só a

superiores, como também a colegas
A polidez manifesta-se:
e a subalternos. No que diz respeito
No emprego de fórmulas de à sua utilização, deve considerar-se
cortesia por exemplo, ‘Temos a não só a área de actuação da
honra de encaminhar’ e não, apenas, autoridade (civil, universitária,
‘Encaminhamos...’; ‘Tomamos a judiciária, religiosa, militar, etc.),

liberdade de sugerir...’ em vez de, mas também a posição hierárquica

do cargo que a entidade ocupa.
simplesmente, ‘Sugerimos...’, etc.;
CORREIO ELECTRÓNICO
(EMAIL)
É um sistema de comunicação que O cabeçalho contém informação necessária para

identificar o remetente e que serve para que o servidor

permite compor, enviar e receber
electrónico seja capaz de fazer chegar a mensagem ao
mensagens, textos, figuras e outros destinatário ou notificar o remetente em situações de
arquivos através de sistemas anomalia.

electrónicos de comunicação. É um dos O conteúdo, por sua vez, está dividido em duas partes:

 Identificador dos intervenientes na mensagem –

principais meios de comunicação de
contém alguns campos, os quais devem ser
uma empresa, estando presente em devidamente preenchidos:

diversas etapas do negócio, desde a

From (de): endereço do emissor da mensagem;
comunicação interna à comunicação
To (para): endereço do(s) destinatário(s) da
externa.
mensagem;

As mensagens do e-mail, tal como as da Subject (assunto): breve descrição do assunto da

mensagem.
carta, são constituídas por duas partes: o
 O corpo da mensagem – é a informação trocada
cabeçalho e o endereço. entre os interlocutores.
Exemplo:
O que é um email institucional?
Vantagens do uso do email
É o serviço de email utilizado institucional:
com um domínio  Credibilidade da sua
personalizado, que tem o empresa/instituição;
 Reconhecimento da
nome de quem o utiliza e os
empresa/instituição;
dados da sua empresa, como  Segurança;
por exemplo:  Estratégia de marketing;
 Facilitação na identificação para
jose.mateus@minfin.gov.ao o destinatário;
artur.santos@ucan.edu  Etc.
Recomendações para o uso do email institucional
Para manter a boa imagem organizacional, os  Manter, na elaboração das comunicações
funcionários/colaboradores devem ter um email electrónicas, as recomendações dos textos oficiais,
institucional, normalmente atribuídos pela empresa, quanto às formas de tratamento, às características do
que serve para comunicação no âmbito de trabalho.
texto, ao tipo, tamanho e cor da fonte, etc. Um email
Seguem algumas considerações deste tipo de email:
com termos pouco próprios para o mundo

organizacional pode comprometer a imagem da

 Evitar o uso do email pessoal para tratar de
empresa/instituição;
assuntos institucional e vice versa. O email
 Os textos das mensagens do email não podem ser
institucional deve ser usado exclusivamente nas
redigidos com abreviações como ‘vc’, ‘pq’, usuais
actividades relacionadas com a empresa/instituição;
nas conversas informais da internet; também não é

permitido o emprego de neologismos próprios dessas

 O email institucional do funcionário/colaborador
de uma empresa deve apresentar com clareza o seu ‘conversas’, como ‘naum’, ‘aki’, etc.;

nome, para que o destinatário saiba quem está a O texto de um email oficial dispensa manifestações

dirigir a mensagem. Por exemplo, emocionais. Por isso, ícones e emojis não devem ser

artur.santos@ucan.edu e não a.s@ucan.edu; utilizados.

Assinatura electrónica de um email institucional/profissional

Paulo António Pedro

Director Nacional do RNT
Telefone: 222 123 435
Email: paulo.pedro@rnte.gov.ao
Webesite: www.mescti.gov.ao
Endereço: Av. Lenine, Talatona, Luanda
Organização de emails
A organização dos e-mails facilita  Em espera;
a actividade diária, além de
contribuir para uma administração  Responder;
mais eficaz das mensagens,
havendo plataformas que ajudam
 Assuntos em curso;
neste processo. Isto facilitará,
sobremaneira, a gestão e pesquisa
 Arquivo;
dos emails e o seu tratamento,
permitindo-lhes estarem agrupados
nos itens:  Lixo.
Formas de abertura de um email formal
Exmo. (a) ou ex.mo (a);
Estimado (a);
Prezado (a);
Senhor(a) director(a);
Caro (a);
Ilustre/ilustríssimo (a).

OBS.: As expressões de abertura e de fecho da mensagem devem

corresponder ao estatuto do destinatário para quem se redige o email.
Formas de fecho de um email formal
 Agradeço/cemos a atenção dispensada;
 Agradeço/cemos mais uma vez a sua compreensão.
 Aguardo/amos a sua resposta;
 Atenciosamente;
 Atentamente;
 Coloco-me/nos à sua inteira disposição para quaisquer
esclarecimentos;
 Com os meus/nossos melhores cumprimentos;
 Com elevada estima e consideração (muito formal);
 Cordialmente;
 Cumprimentos;
 Desde já deixo/amos o meu/nosso muito obrigado;
 Estou/amos a seu/vosso inteiro dispor para qualquer esclarecimento
adicional;
 Fico/amos a aguardar com expectativa o seu contacto;
 Grato (a);
 Obrigado (a);
 Obrigado pela sua ajuda com esta questão;
 Qualquer dúvida, estou/amos à disposição;
 Não hesite em contactar-me/nos;
 Na expectativa de um breve contacto, despeço-me/nos com alta estima e
consideração;
 Saudações calorosas.
Quando usar Cc e Bcc
Cc
Bcc
Significa “carbon copy” (Com
Significa
conhecimento).
Serve para indicar destinatários que “blind carbon copy” (cópia
devem receber uma cópia da mensagem, oculta).
ficando, assim, com conhecimento Permite enviar uma cópia da
de quem foi o destinatário
mensagem a destinatários
original e de todos os endereços
não mencionados nos
que receberam cópias.
campos
 Para Cc Bcc
Quando é usado Para enviar ao destinatário Enviado para algum Para enviar para algum
original. interessado, mas que interessado, mas quando
não é o destinatário você não quer que as
principal. pessoas vejam quem mais
recebeu.

Quem vê os Todos que recebem esse e- Todos conseguem ver. Os destinatários não
destinatários mail conseguem ver quem conseguem ver o
mais o recebeu. endereço de quem mais
recebeu uma cópia oculta.

Em inglês To. Vem do termo em No inglês é usado o termo

inglês “carbon copy” bcc: “blind carbon copy”.
ou “courtesy copy”.
1. Imagine que é funcionário do departamento de informática e vai
fazer um email ao seu colega e terá que pôr os seus superiores em
Cc. Escolha a ordem:

 Director de Recursos Humanos;

 Secretário-Geral;
 Director de Informática;
 PCA;
 Directora Financeira;
 Técnico de Contabilidade.
Cinco dicas para escrever um e-mail profissional eficaz (Sandra Tavares)

« (...) Um e-mail sem gralhas,

sem erros ortográficos,
gramaticais, de pontuação e com
uma imagem global impecável
revela bons atributos sobre quem
o escreveu e também sobre a
Obs.: A excessiva formalidade
instituição ou a empresa que
no email está fora de questão,
representa. (...)»
pois este tipo de comunicação
veio para facilitar as coisas.
1. Defina o seu destinatário
Para quem vai escrever? Esta é a pergunta  Muitos e-mails estão, logo à partida,
central à qual deve responder antes de condenados ao fracasso porque
começar.
deixamos a tinta correr ao sabor da
emoção (e da pressa…) e
É em função de quem nos lê que
escolhemos as formas de saudação e
esquecemo-nos de um aspecto

despedida adequadas, o registo linguístico essencial: escrever para um colega

apropriado, bem como as palavras certeiras
e eficazes com vista a alcançarmos o nosso
objetivo comunicativo. Porque escrevemos
sempre com uma intenção, certo? Conhecer
o nosso interlocutor é, portanto, o primeiro
passo para escrevermos um e-mail eficaz.
não é o mesmo que escrever para
um chefe/líder, nem para alguém
que não conhecemos.
 Escrevemos para quem nos lê e é
isso que temos de ter sempre em
conta. Sempre.
2. Escolha a fórmula de saudação adequada

1. Se não conhece a pessoa para quem 3. Quer se opte por um tratamento

está a escrever, então opte pela fórmula
mais formal ou menos formal, é
de saudação mais formal
unânime que todos nós gostamos
“Ex.mo Senhor”, associada ou não a
um título académico ou honorífico.
de ser tratados pelo nosso nome.

2. Se escrever para um interlocutor que conhece, mas

com quem não tem confiança nem intimidade, poderá
usar as fórmulas “Prezado, Estimado ou Caro”. Se,
pelo contrário, conhece bem a pessoa para quem
escreve, poderá saudá-la com um caloroso “Bom dia,
como está?”. Não se esqueça de que, a seguir a
qualquer fórmula de tratamento, é sempre delicado
escrever o primeiro e o último(s) nome(s) da pessoa.
3. Diga muito em poucas palavras
1. Um e-mail eficaz é aquele que consegue captar 3. Outro conselho precioso: siga à risca a
a atenção do leitor logo no primeiro parágrafo.
velha máxima “menos é mais”: poucas
Portanto, nunca comece o seu texto contando a
palavras, simples e reconhecidas por todos,
história emblemática da empresa ou as conquistas
dos anos anteriores, pois arrisca-se a ser ignorado. frases curtas, voz ativa, texto curto e
Toda a gente que recebe um e-mail quer ser conciso. Conseguirá um maior impacto
informada sobre o teor do mesmo, logo no
com o seu e-mail se respeitar esta
primeiro parágrafo, satisfazendo a curiosidade do
máxima.
“para quê?”. Portanto, vá directo ao assunto e
deixe-se de suspense.
Textos longos e demasiado palavrosos são

2. O que pretende com o seu e-mail? Informar? a desculpa perfeita para o leitor desistir da
Pedir alguma coisa? Vender um produto ou um leitura. Por isso, se deseja captar a sua
serviço? Use o verbo central logo no primeiro
atenção do princípio ao fim, seja claro,
parágrafo: “Venho informá-lo de que...”; “Venho
breve e objectivo.
solicitar-lhe...”; “Vimos apresentar-lhe...”.
4. Termine com impacto
São sobejamente conhecidas as
clássicas fórmulas de despedida
“cordialmente, atentamente,
com os meus/nossos melhores
cumprimentos”, etc. Mas para
que estas expressões se tornem
mais empáticas, por que não
Dou-lhe alguns exemplos:
“Fico/amos a aguardar com expectativa o seu
contacto”;
“Estou/amos ao seu inteiro dispor para
qualquer esclarecimento adicional”;
“Agradeço/emos mais uma vez a sua
compreensão”, etc.
O uso destas expressões permite que haja um
crescendo harmonioso no seu e-mail,
contribuindo certamente para o sucesso do

experimenta fazer uma pré- mesmo.

despedida? Temos sempre um objectivo quando

escrevemos.
5. Faça uma revisão atenta do e-mail antes de enviar

Pode até escrever o seu e-mail a Um e-mail sem gralhas, sem erros
contrarrelógio, desculpando-se com a ortográficos, gramaticais, de
falta de tempo ou, pelo contrário, pontuação e com uma imagem global
orgulhando-se das suas competências de impecável revela bons atributos sobre
escrita; mas siga este conselho: não quem o escreveu e também sobre a
ceda à tentação de clicar na tecla instituição ou a empresa que representa.
“enviar” sem antes reler tudo com
olho clínico. Uma revisão atenta do que Se queremos passar uma imagem
escreveu tem um objetivo precioso: altamente positiva ao nosso interlocutor,

mostrar ao leitor que houve cuidado e o nosso e-mail deve espelhar um elevado

esmero na composição do seu e-mail. padrão de excelência para conseguirmos os

Ele sentir-se-á honrado, acredite. resultados que desejamos.

EXEMPLOS DE EMAILS
PROFISSIONAIS
Exemplo de um email formal: para um superior hierárquico
Exemplo de um email formal: para um superior hierárquico
Exemplo de um email formal: para um superior hierárquico
Para público externo (director/responsável de outra empresa)
Para público externo (cliente)
Exemplo de um email formal: para o público externo (o cliente)
Exemplo de um email formal: para o colega
Ao invés de segue em anexo, use:
 Queira encontrar, em anexo,…

 Encontre, em anexo,….

 Em anexo, encontre…

 Vai em anexo…

 Está em anexo…

 Segue anexo…

 Etc.

 Obs.: A expressão segue em anexo é um galicismo, ou seja, vem do francês, por

isso se desaconselha o seu uso.

EXERCÍCIOS
1. Imagine que o seu superior vá viajar e pediu-lhe para dirigir uma
reunião. Faça um email aos seus colegas a informar sobre essa
situação.

2. O seu departamento vai promover alguns

funcionários/colaboradores. Faça um email a dar conhecer sobre o
evento.

3. Um cliente, insatisfeito, escreveu para sua empresa cinco emails,

mas mesmo assim não teve feedback positivo. Escreva-lhe um email a
explicar-lhe por que razão o seu problema ainda não está resolvido.
CARTAS
A carta é uma forma de correspondência com personalidade pública
ou particular, utilizada para fazer solicitações, convites, expressar
agradecimentos ou transmitir informações. Há dois tipos básicos de
carta:

A carta formal, que pode ser:

A carta pessoal ou particular (entre
 Oficial, trocada entre órgãos do
serviço público ou entre esses órgãos amigos, familiares e, por isso,

e a sociedade; apresenta diversos graus de

 Comercial, trocada entre empresas
formalidade, desde o carácter íntimo
ou entre empresas e pessoas
singulares. a um certo grau de formalismo.
Cartas oficiais
De acordo com o propósito para o qual são redigidas, há vários
tipos de cartas oficiais:
 de agradecimento;
 carta de solicitação;
 carta de demissão;
 de condolências;
 pedido de desculpas;
 carta-convite;
 de autorização, etc.
EXEMPLOS DE CARTAS
José João Manuel
Bairro da Madeira, Zona 5, Casa n.º 39
Luanda REMETENTE
E-mail: joaomanuel@gmail.com
Tel. 949 110 578

DESTINATÁRIO Ao
Exmo. Senhor Director do Laboratório de
Engenharia

Luanda, 6 de Maio de 2019. DATA

Assunto: Candidatura ASSUNTO

Exmo. Senhor Director, VOCATIVO

Tive conhecimento de que a Vossa empresa abriu uma vaga de Engenheiro de Informática. Considerando que
reúno os requisitos exigidos por vós, venho apresentar-me como candidato para o referido cargo.
Anexo o meu CV e a fotocópia do meu BI para informação sobre a minha pessoa.
Na expectativa de que o assunto merecerá atenção de Exmo. Senhor Director, despeço-me com elevada estima
e consideração. FECHO

José João Manuel ASSINATURA

EXERCÍCIOS
Proceda como solicitado:
1. Imagine que é responsável máximo de um Ministério. Faça
uma carta formal de felicitações à selecção de basquetebol por
mais uma conquista no Afrobasquet de 2020.

2. Passou as suas férias no Hotel 3G. Durante a sua estadia, as

condições previamente acordadas, nomeadamente água,
energia eléctrica, canais de TV e casas de banho não tiveram
um funcionamento regular. Faça uma carta de reclamação,
pedindo o reembolso de 50% do valor.
CURRICULUM VITAE
Currículo é uma palavra O currículo serve para descrever a

trajectória de uma pessoa (seus estudos e

que vem do latim
conhecimentos e todos os dados que
Curriculum Vitae e
ajudam a entender sua experiência
significa carreira de vida.
profissional). Deve-se ser cuidadoso na

Tornou-se um documento hora de elaborar um currículo porque este

imprescindível na hora de documento é o cartão de apresentação do

solicitar, por exemplo, um solicitante e, definitivamente, é a primeira

imagem que se adquire de quem o

trabalho ou uma bolsa de
apresenta à empresa ou à instituição a que
estudo.
se dirige.
EXEMPLOS DE CURRÍCULUM
 GESTÃO DA
CORRESPONDÊNCIA
No âmbito da administração pública/privada, existem três
tipos de correspondência:
1. Correspondência recebida – a que dá entrada na
instituição e que, depois de devidamente analisada, é
remetida ao departamento ao qual é destinada;
2. Correspondência expedida – é a que sai da organização
para o exterior.
3. Correspondência interna – a que circula no interior da
instituição ou organismo, como avisos, comunicados,
convocatórias, memorandos, ordens de serviço, etc.
Dentro da instituição, há necessidade de gerir toda
a correspondência que circula, quer de circulação
interna, quer para envio para o exterior e a
recepção de documentos.

A documentação não pode ser extraviada ou ficar

inacessível. Poderão ser criados arquivos físicos e
arquivos digitais.
RECEPÇÃO E TRATAMENTO
DE DOCUMENTOS
A recepção de documentos respeita regras para o
encaminhamento da correspondência para a devida tomada
de decisões, antes de serem respondidos ou arquivados.

Todo o documento que dê entrada na instituição ou num

órgão administrativo passará por um circuito da
correspondência constituído pelas fases pela qual a
correspondência passa, desde o remetente até ao
destinatário. Essas fases são:
1. A abertura do documento - é Habitualmente, há um carimbo que
importante atender ao modo como as se usa para dar entrada aos
cartas são dobradas, para não danificar o documentos e que se coloca no
seu conteúdo; próprio documento, com estes
2. registo de entradas - deve concentrar- termos para serem preenchidos no
se num só departamento. Tiram-se cópias
processo de entrada dos
dos originais recebidos, ficando um
documentos.
exemplar no departamento e o outro
Registo de Entrada
seguirá para o respectivo destino. Porém, Nº __________ Livro nº______
Processo nº _____________________
as cópias só devem ser feitas depois de
Em: _____/_______________/20____

colocado o carimbo da entrada com a

O (a) Funcionário(a): ______________
data e o número da entrada.
Toda a correspondência e documentos dirigidos
a uma instituição pública ou privada deverão ser
registados no livro de registo de entradas, com
a informação do número de referência da
entrada, a data do documento, a sua
proveniência, a data de entrada, o destino na
instituição (para a tomada de decisões) e o
resumo do assunto.
 ENTRADA DA
CORRESPONDÊNCIA
Ordem Data da Proveniência Data da Destino Resumo do OBS
correspondência entrada assunto

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___
3. A distribuição – pode ser feita de diversas 5. A assinatura – a resposta deve ser
formas, mas sempre de maneira a poder ser
lida e assinada pela direcção da
controlada. E, para esse efeito, realizar-se-á
sempre com o controlo do Livro de Protocolo; empresa ou pelo responsável do
4. A resposta ou arquivo – depois de ser lida, a serviço, dependendo dos casos;
correspondência deve ser convenientemente
6. o registo de saída – tal como na
tratada. O que significa que:
entrada da correspondência, também
• se não for necessário dar sequência ao
assunto, a correspondência vai se regista a saída desta, fazendo o
imediatamente para o arquivo, com a devida registo de saída, no livro de
indicação no canto superior esquerdo e a
Protocolo, com riscado idêntico ao
assinatura do ordenando;

• se for necessária a resposta, fazem-se as

das entradas, e as cópias são
anotações para a sua execução ou, se for o separadas dos originais para seguirem
caso, o próprio destinatário encarregar-se-á caminho.
de a escrever.
 SAÍDA DA
CORRESPONDÊNCIA
Ordem Data da Data da saída Destinatário Resumo do assunto OBS
correspondência

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___

___/___/___ ___/___/___
7. expedição – é o envio da correspondência para o
destinatário.
Da correspondência expedida, tira-se sempre uma cópia para
o arquivo, numa pasta que poderá designar-se ‘Copiador Geral
de saída’ que terá a correspondência entrada organizada
cronologicamente.

O envio de correspondência é sempre feito ao seu destinatário

através de protocolo ou guia de remessa. Quem recebe a
correspondência deve rubricar e inserir a data no livro de
protocolo ou na guia de remessa no acto da recepção.
INFORMAÇÕES QUE DEVEM
CONSTAR NO LIVRO DE
PROTOCOLO
 DATA Destinatário Assinatura
Ano de 20____ Número e natureza
do documento OBS
Dia Mês De quem envia De quem recebe
ARQUIVO DE DOCUMENTOS
Um arquivo não é um depósito de documentos, 1. Arquivo definitivo (fase permanente):
mas um sistema de gestão no qual as processos que, por possuírem conteúdo
informações são guardadas, mantidas e relevante, permanecerão preservados
recuperadas quando necessário, de forma
fisicamente;
eficiente. Os arquivos precisam de um guia
2. Arquivo provisório (fase intermediária):
classificador para que quem estiver a guardar ou
processos com valor arquivístico, passíveis de
a consultar um documento possa fazê-lo com
nova apreciação. Cumprida a fase
base nessa classificação.
intermediária esses documentos são
Portanto, arquivar documentos pressupõe a sua
encaminhados ao destino final (ou
conservação e organização. Todos os
arquivamento definitivo ou descarte) de
documentos da administração devem ser
acordo com o que estabelece o código de
arquivados da forma mais organizada e segura
classificação por assunto;
possível, para facilitar o acesso aos documentos
sempre que necessário.

• A correspondência recebida terá três 3. Documentos para descartar: documentos

destinos: sem valor são destruídos como os anúncios.

CONCLUSÕES
 REFERÊNCIAS
BIBLIOGRÁFICAS
1. Beltrão, Odacir & Mariúsa Beltrão (2002). Correspondência, Linguagem e Comunicação, Oficial, Empresarial e
Particular. S. Paulo: Editora Atlas, 23ª ed.

2. Cunha, Celso e L. F. Lindley Cintra (2014). Nova gramática do português contemporâneo. Lisboa: Edições Sá da
Costa, 21.ª ed.
3. Estrela, Edite, Maria Soares & Maria Leitão (2003). Saber Escrever. Saber Falar. Um Guia Completo para Usar
Correctamente a Língua Portuguesa. Lisboa: Dom Quixote.

4. Herdade, Márcio (2017). Novo Manual de Redação. São Paulo: Pontes Editores, 3.ª ed.

5. Medeiros, João Bosco (2006). Correspondência: Técnicas de Comunicação Criativa. São Paulo: Editora Atlas, 18.ª
ed.

6. Medeiros, João Bosco (2007a). Português Empresarial. S. Paulo: Editora Atlas, 5ª ed.

7. Miguel, Maria Helena & Alves, Maria Antónia (2016). Saber +: Manual de Língua Portuguesa para o ensino
universitário.
8. Moreira, Isabel (2006). Correspondência comercial. ETEP – Edições Técnicas e Profissionais, 3.ª ed.
9. Nunes, Carmen & Sardinha Leonor (1999). Vocabulário: regime preposicional de verbos. Lisboa: Didáctica Editora.
10. Sequeira, Arminda (2011). Correspondência em Português: Comunique de forma eficiente. Porto: Porto Editora.
11. Sequeira, Arminda Sá Moreira (2016). Correspondência Comercial. Lisboa: Lidel, 3.ª ed.
12. Tavares, Sandra Duarte (2016). Falar bem, escrever melhor: Dicas úteis e exemplos claros para um uso eficaz da
Língua Portuguesa. Lisboa: A Esfera dos Livros.