CORRESPONDÊNCIAS

OFICIAIS
SECRETÁRIOS
ESCOLARES
INSTRUTOR: PAULO CÉSAR P. JÚNIOR
LICENCIADO EM LETRAS E LITERATURA
 A importância desse treinamento para a
sua vida profissional
A capacidade de se ter uma escrita adequada nas correspondências
oficiais é um dos requisitos indispensáveis para o adequado
cumprimento das demandas de qualquer profissional que trabalhe no
atendimento ao público. No mundo corporativo, é cada vez mais
necessária a atualização e a compreensão dos diversos tipos de
demandas comunicativas que se estabelecem, levando em
consideração a rapidez como que os processos se constituem em um
mundo cheio de necessidades urgentes e exigentes em qualidade.
Capacidade aqui sugere resultado do aperfeiçoamento, ou seja, os
resultados positivos estão intrinsecamente
I relacionados ao quanto que
se sabe sobre o que se deve fazer.
 CONCEITUAÇÃ
O ato de Oescrever está implícito em uma das
demandas que mais dizem respeito ao trabalho
de vocês, isto é, o ato de produzir mensagens,
que por sua vez envolve emissão e
recebimento de informações. A cada
memorando, circular, ofício e e-mail ocorre uma
transmissão de significados comuns entre
emissor e receptor, utilizando termos específicos.
 CONCEITUAÇÃO DA ESCRITA COMUNICATIVA

Segundo Lúcia Santaellla (2001, p. 20), um critério

adicional para se definir a escrita comunicativa é o
fator da intencionalidade. A autora define intenção
como “atividade direcionada a um objetivo,
envolvendo, portanto, a validação”. O emissor
tenta por meio do texto transmitir algo ao receptor
através de uma mensagem. Sendo que, qualquer
que seja a reação do receptor, ela faz parte de um
universo de hipóteses das intenções do emissor.
 A RESPONSABILIDADE NO ATO DA
ESCRITA
Outra característica da escrita, quando diz respeito
às correspondências oficiais na plataforma 1Doc é a
sua irreversibilidade. Mesmo que usemos o
recurso da retificação, em certos casos, poderão
haver prejuízos de tempo, retrabalho e a impressão
negativa, difícil de ser superada. Uma vez que,
quando comunicamos algo, não é possível voltar
atrás.
 VAMOS PENSAR SOBRE O ATO DE
ESCREVER?
Será que o ato da escrita, considerada
eficaz, diz respeito apenas ao cumprimento
rígido das normas gramaticais ou ao uso de
palavras de teor técnico? Vamos assistir ao
vídeo da professora Vivian Rio Stell,
doutora em Linguística pela Unicamp
 Escrita Temos consciência das nossas responsabilidades,
entretanto, não basta buscarmos o estabelecimento
eficaz, de uma comunicação, é necessário conhecer os
eficiente e meios de fazê-la, ou seja, não ser apenas eficaz
efetiva (fazer o que deve ser feito) e sim eficiente (como
deve ser feito). Para isso, é necessário distinguirmos
as composições documentos - e-mail é documento!
Entender que há diferenças entre os mesmos e, que
cada mensagem possui uma forma específica de ser
construída.
 Escrita eficaz, eficiente e
Temos
efetiva
consciência das nossas responsabilidades, entretanto,
não basta buscarmos o estabelecimento de uma comunicação, é
necessário conhecer os meios de fazê-la, ou seja, não ser
apenas eficaz (fazer o que deve ser feito) e sim eficiente (como
deve ser feito). Para isso, é necessário distinguirmos as
composições documentos - e-mail é documento!
Entender que há diferenças entre os mesmos e, que cada
mensagem possui uma forma específica de ser construída.
Qual a
diferença?
Instrumentos que auxiliam o seu trabalho

1) O significado e a aplicabilidade de cada correspondência

2) A estrutura de cada correspondência

3)A padronização comunicativa que compõe cada uma

 Os caminhos da
» Correspondência:
Quem é a pessoa a quem iremos enviar o documento?

» O que iremos relatar?

» Como transmitiremos as informações? Exigirá a inserção

de dados minuciosos?

» Como se certificar de que conseguimos que o receptor

tenha compreendido a mensagem?
Resultados da Comunicação
Eficaz e Eficiente
1) Resolução

2) Satisfação

3) Credibilidade
 Comunicação Formal
Exigências nos trâmites eletrônicos

A linguagem formal tem a ver com a

comunicação aprimorada, que utiliza vocábulos
específicos, técnicos, incomuns, além de
conhecimentos gramaticais como concordância,
regência, emprego da vírgula, ortografia, etc.
 Comunicação Formal
Exigências nos trâmites eletrônicos
• A linguagem informal é usada no cotidiano familiar,
popular; é descontraída e sem obediência às normas
gramaticais.

• O estilo dos textos institucionais é formal, claro,

objetivo e usa apenas informações necessárias à
comunicação.
A importância da adequação da linguagem
Tenha bom senso e naturalidade:
• Seja econômico - escreva apenas o
necessário e referente aos assuntos
profissionais.
• Demonstre tranquilidade - nada de
impulsividade.
 Correspondências oficiais exigem
submissão às normas gramaticais

Correção gramatical – a correção é a obediência

à gramática!

Usar a gramática de forma correta gera

credibilidade.
 Correspondências oficiais exigem
submissão às normas gramaticais
Quanto maior o nível de conhecimento do
receptor, maior deve ser a atenção do redator
quanto à correção gramatical. Nisto, depreende-
se a necessidade de conhecer os parâmetros que
norteiam a composição das correspondências
oficiais. Todas essas características devem ser
levadas em consideração para construção de um
bom
 Correspondências oficiais exigem
submissão às normas gramaticais
Fornecer o conteúdo não basta, é preciso ser
eficiente na linguagem do texto para que ele
possa ser facilmente transmitido e entendido. A
originalidade permite propor formas eficazes para
a transmissão da mensagem. Enfim, percebemos
que tão importante quanto saber o que comunicar
é saber expressar.
 Coesão e
Coerê
Coerência ncia
e coesão textuais são dois conceitos
importantes para uma melhor compreensão do
texto e escrita de trabalhos de redação em
qualquer área. Em e-mails, por exemplo, onde
exige-se a necessidade de explicações e inserções
de informações, esses dois conceitos serão
imprescindíveis para que a mensagem atinja seus
objetivos
 Coesã
o
A coesão trata basicamente das
articulações gramaticais existentes entre
as palavras, as orações e frases para
garantir uma boa sequenciação de
eventos
 Coerênci
a
A coerência, por sua vez, aborda a relação
lógica entre ideias, situações ou
acontecimentos, apoiando-se, por vezes,
em mecanismos formais, de natureza
gramatical ou lexical, e no conhecimento
compartilhado entre os usuários da língua.
 Definição Específica
Coesão - É a conexão, ligação, harmonia entre os
elementos de um texto. Percebemos tal definição
quando lemos um texto e verificamos que as
palavras, as frases e os parágrafos estão
entrelaçados, um dando continuidade ao outro.
 Definição
Específica
Coerência - A coerência textual é a relação lógica
entre as ideias, pois essas devem se
complementar. É o resultado da não contradição
entre as partes do texto.
EXEMPLOS DE INCOERÊNCIA:

1) O relatório está pronto, porém o estou finalizando

até agora. (processo verbal acabado e inacabado)

2) Ele é vegetariano e gosta de um bife muito mal

passado. (os vegetarianos são assim classificados pelo
fato de se alimentar apenas de vegetais)
PRONOMES DE TRATAMENTOS E VOCATIVOS
EM REDAÇÃO OFICIAL
Os documento oficiais geralmente são enviados entre
órgãos públicos, sendo que muitas vezes é necessário
direcioná-los a uma autoridade específica. Desse
modo, é importante ter o conhecimento sobre como se
dirigir as pessoas ocupantes de determinados cargos,
sendo que o que vai determinar qual pronome de
tratamento a ser utilizado é o posto ocupado pelo
indivíduo.
 IMPORTANTE

No VOCATIVO: é utilizado no início do texto do

documento, de modo a dirigir-se ao destinatário,
sendo o vocativo seguido por vírgula.
 Principais Pronomes de
Tratamento
Vossa Senhoria (V.Sa.) – Pessoas que ocupam cargos importantes
(funcionários, graduados, vereadores, chefes, secretários, diretores de
autarquias).

Vossa Excelência (V.Exa.) - Autoridades de relevo na sociedade (Presidente da

República, Governadores, Deputados, juizes, etc.)

Senhor (Sr.), Senhora (Sra.) - Tratamento generalizado de respeito (o mais

utilizado)
 Colocação
Na Pronominal
frase, esses pronomes podem, dependendo de
certos fatores, aparecer em três diferentes posições em
relação ao verbo: antes, no meio ou depois.

Veremos, a seguir, as principais orientações para o

emprego dos pronomes oblíquos na língua culta

Os pronomes oblíquos átonos são: me, te, se, nos, vos,

lhe, lhes.
 Próclis
e
Quando o pronome está antes do verbo

A Internet já nos fornece imeditamente as

informações
 Mesóclis
e está no meio do verbo.
Quando o pronome
Essa colocação pronominal é obrigatória quando
o verbo está no futuro do presente ou no futuro
do pretérito.
Entregar-te-ei os documentos hoje.
Dar-lhe-iam uma nova oportunidade?
 ÊNCLIS
E
Quando o pronome está depois do verbo.
Diga-me apenas a verdade.
Obs.: Início de frase;
Após pontuações.
Internetê
s
 Internetê
O problema é que coms a internet cada vez mais presente
em nosso cotidiano, os vícios de linguagem avançam em
igual velocidade, e essa linguagem informal tem sido usada
em locais pouco apropriados, como escolas,
e-mail´s corporativos, propostas comerciais.

Os defensores desta “linguagem” alegam que além de

agilizar, os códigos estimulam a reflexão, aumentam o
hábito da leitura e escrita entre os jovens. Há um contato
pessoal, mas nenhum aprimoramento intelectual em se
desvincular da gramática.
Veja um pequeno dicionário dos termos
utilizados:
Aki Aqui Blz Beleza Cmg Comigo Hj Hoje

Kd Cadê Naum Não Nd Nada Pq Porque

Q que Qdo Quando Qq Qualquer Tb Também

Tc Teclar Td Tudo Vc Você Vlw Valeu!

:) Feliz :* Beijo
 Gerúndio /
Gerundismo
Gerúndio e gerundismo são elementos distintos
que não devem ser confundidos.
O primeiro faz referência à forma nominal;
O segundo é considerado um vício de linguagem.
 Gerúndio /
Gerundismo
Algumas pessoas têm evitado o gerúndio
por não saberem como usar
adequadamente essa forma nominal.
 Gerúndio: é empregado para denominar uma
forma nominal e invariável do verbo, podendo ter
valor correspondente de um advérbio ou de um
adjetivo. Sua principal característica é conferir ao
verbo uma ideia de continuidade, isto é, de uma
ação que ainda está em andamento e que, por
isso, não foi finalizada.
Ex.: Coincidentemente, estávamos falando sobre
você!
Gerundismo: é considerado um vício de
linguagem, um modismo que utiliza de maneira
inadequada a forma nominal gerúndio. Na
tentativa de reforçar uma ideia de continuidade
de um verbo no futuro, acabamos complicando o
que já é suficientemente complicado, e o que
antes podia ser dito de maneira mais econômica
e direta, foi substituído por uma intrincada
estrutura que prefere utilizar três verbos a
apenas um ou dois. Observe os exemplos de
gerundismo:
Ex.: Posteriormente, eu vou estar enviando a
resposta por e-mail. (gerundismo)
Sugestão para resposta
Posteriormente, eu enviarei a resposta por email.
DOCUMENTOS
OFICIAIS
 Conceituação:
A correspondência oficial é a comunicação entre os
órgãos do serviço público ou autárquico, na troca de
informações de interesse comuns ou das partes. Ou
seja, isso significa que a linguagem da
correspondência oficial é diferente da correspondência
empresarial ou comercial. Contudo, ela deve obedecer
aos princípios de impessoalidade, de uniformidade e de
formalidade.
E-mail
Cumprimento: Prezado (a)
Bom dia, Boa tarde, Boa noite!
Explicação do assunto, terminando com uma
proposta de resolução.
Disponibilidade para o receptor
Finalização
E-mail
EXEMPLO DE E-
MAIL
Memorando
Memorando
Memorando
CARACTERÍSTICAS E ESTRUTURA
DE UM MEMORANDO
•Número do memorando;

•Assunto;

•Nome do receptor ou destinatário;

•Nome do emissor do memorando.

u destinatário;
Nome do emissor do memorando.
As características desse memorando são:

Em seguida, apresenta-se data, assunto e mensagem

do documento, concluído pela assinatura no canto
direito.
Memorando externo

O memorando externo, também chamado

de memorando oficial, serve para emitir
ordem, aviso ou solicitação para diferentes
departamentos.
ESSE TIPO SE ORGANIZA DA SEGUINTE
FORMA:
Inicia-se com o número do documento e a
sigla que identifica sua origem, localizados no
canto esquerdo superior da página.
Em sequência, segue-se a
informação da data e o vocativo. Depois, o
contexto, o fecho e, por fim, a assinatura.
EXEMPLO DE
MEMORANDO
OFÍCIO
OFÍCIO
-Assunto do documento;

-pronome de tratamento ( como “senhor”, “senhora”, “vossa

senhoria”, vossa excelência etc.);

-adjetivo precedido do nome ( como Prezado);

-mensagem do documento, isto é, o seu texto principal;

Não deve haver abuso no uso de negrito, itálico,
sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, relevo, bordas
ou qualquer outra forma de formatação que comprometa a
elegância e a seriedade do documento;

-despedida no texto ( por exemplo, a utilização da palavra

“atenciosamente” ou em situações de comunicações à
autoridades);

- assinatura e cargo do remetente, ou seja, do emissor do

ofício.
EXEMPLO DE
OFÍCIO
 CIRCULAR
A circular é uma carta destinada aos funcionários
de um determinado setor, remetida pelo chefe da
repartição ou do departamento. Tem o objetivo de
transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja,
de delimitar comportamentos e homogeneizar
condutas de um grupo de pessoas.
 CIRCULAR
Tem o nome de circular porque indica a função de
divulgar as informações entre todos os
destinatários.

Este documento oficial deve ter:

 CIRCULAR
1. Timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo
do departamento);
2. Título e número (circular nº 02/2009);
3. Data (sem a localidade, nome da cidade);
4. Ementa (síntese do assunto que será
abordado no texto);
 CIRCULAR
5. Vocativo ou invocação com o pronome de
tratamento adequado;
6. Texto (bem explicado e claro);
7. Despedida breve
8. Assinatura (sem linha e sobre o nome
datilografado, com o cargo de quem assina)
EXEMPLO DE
CIRCULAR
 ATA
É um registro escrito sobre todos os acontecimentos
e assuntos debatidos durante uma reunião ou outro
tipo de assembleia.

A ata configura-se como uma modalidade textual da

linguagem escrita, utilizada principalmente no contexto
profissional para manter o registro de decisões e
argumentos que foram previamente apresentados
durante as reuniões.
Por ter uma utilização formal, as atas apresentam
um conjunto de normas de produção, que
constituem a chamada “redação técnica”.
Algumas das regras básicas para a produção de uma
ata de reunião, por exemplo, são:
1)Ausência de abreviaturas;
2)Sem parágrafos ou alíneas;
3) Todos os números devem ser escritos por
extenso;
4)Não usar corretivos;
5)Sem rasuras ou emendas no texto;
6)Verbos no pretérito perfeito do indicativo.
Caso o redator da ata cometa algum erro
durante a produção da mesma, este deverá
utilizar uma partícula retificativa no texto,
como por exemplo: “Aos vinte dias do mês de
junho, digo, de agosto, de dois mil e
dezesseis…”.
No entanto, caso o erro só seja percebido depois
de lavrada a ata, a correção deve ser feita em
forma de errata. Por exemplo: “Onde se lê junho,
leia-se agosto”.
Alguns dos principais sinônimos de ata são: resumo,
súmula, registro e relatório.
EXEMPLO DE ATA
VERIFICANDO O APROVEITAMENTO (2º DIA)

Ao se redigir um documento oficial, deve-se atentar para as seguintes recomendações:

I. Praticar a concisão e a clareza, de modo que com poucas palavras possam trazer
muita informação, não deixando dúvida quanto à significação do conjunto do texto.
II. A comunicação oficial não exime o redator de manifestar claramente sua
subjetividade, por meio de opiniões criativas e do posicionamento estritamente pessoal
diante de uma questão.
III. A formalidade da linguagem é uma característica imprescindível da redação oficial,
fazendo-se notar, por exemplo, pela observância da norma culta e pelas formas
protocolares de tratamento.

Está correto o que consta APENAS em

(A) I
(B) II
(C) III
(D) I e III
( E) II e III
2) A respeito de correspondências oficiais, julgue os itens seguintes.

I - A escolha do fecho a ser usado nas correspondências oficiais é

determinada pela hierarquia que existe entre o destinatário e o remetente do
documento.

( ) Certo ( ) Errado

3) Com relação a aspectos gerais das correspondências oficiais, julgue os

itens a seguir segundo o Manual de Redação da Presidência da República.

I - O emprego de linguagem simples e vocabulário acessível denota

coloquialidade, razão por que deve ser evitado em correspondências oficiais.

( ) Certo ( ) Errado
4) No que se refere a aspectos gerais das correspondências oficiais, julgue os
itens que se seguem segundo o Manual de Redação da Presidência da
República (MRPR).

I - De acordo com o MRPR, os fechos “Atenciosamente” e “Respeitosamente”

são restritos a comunicações oficiais emitidas pelos Poderes Executivo e
Judiciário.

( ) Certo ( ) Errado
5) Para enviar um e-mail, é obrigatório que seja informado:

apenas o endereço de e-mail;

b) o endereço de e-mail e o assunto;

c) o endereço de e-mail, o assunto e a mensagem;

d) o endereço de e-mail e a mensagem;

e) o endereço de e-mail, o assunto e pelo menos um arquivo anexo.

 6) Os elementos dispostos a seguir são considerados
fundamentais e indispensáveis na estrutura de uma ata de
reunião, exceto:

definição completa da pauta da próxima reunião.

b) decisões e compromissos a respeito dos pontos

discutidos.

c) data, local e horário da reunião.

d) Pauta da reunião
“Toda ação humana, quer se torne positiva ou
negativa, precisa depender de motivação.”
Dalai Lama