Tudo sobre Comunicação Escrita

No contexto da organização empresarial e

burocrática, as relações sociais dão especial relevo
às conveniências que preservam a integridade
organizacional, cabendo à linguagem o papel de
instrumento de trabalho necessário para o
cumprimento de tarefas e a manutenção da ordem
institucional.

O que é a comunicação escrita?

Deve-se considerar que a comunicação escrita é, antes de tudo, uma forma de
comunicação interpessoal. Nesse sentido, retoricamente, ela preserva algumas
das características interativas da conversação, destacando que a comunicação
escrita, nada mais é do que uma conversa entre pessoas que estão distantes
fisicamente.

No entanto, há de se distinguir os vários tipos de comunicação escrita,

considerando-se os campos de atividades em que são usadas e os tipos de
relacionamento existentes entre os interlocutores. Desse modo, é relevante que
documentos profissionais servem a inúmeros propósitos, além de outros tipos
de documentos utilizados nas esferas públicas e privadas do mundo das
organizações, que também veiculam uma grande variedade de intenções
comunicativas.

A importância da comunicação escrita

A comunicação escrita é uma ferramenta indispensável para qualquer
profissional. A comunicação escrita ajuda o profissional a desempenhar seu
papel na função que exerce. Muitas secretárias possuem um vasto
conhecimento profissional, entretanto, quando precisam utilizar a comunicação
escrita, apresentam diversas dificuldades.
Na era do fax, computador e Internet, são inúmeras as maneiras das pessoas
se comunicarem de forma rápida e prática, para qualquer lugar a nível mundial.
Mas a principal dificuldade enfrentada não está em como utilizar a tecnologia,
uma vez que o domínio da informática é praticamente total, o desafio é em se
fazer entender de maneira concisa, clara, coerente, coesa, correta e elegante,
e assim se fazer entender claramente tanto na linguagem falada como na
escrita, tendo em diversas situações, que delegar esta tarefa a outra pessoa.

Não é só o veículo que usamos para nos comunicar que conta, mas também a
forma, o conteúdo e a linguagem que utilizamos para isso. Daí, a necessidade
da qualidade e domínio da comunicação escrita para que possam transmitir
aos interessados o que desejam as diretrizes e as incumbências de tarefas.

Às vezes, conforme o veículo utilizado, o documento redigido e até as palavras

e formas de tratamento usadas não são as mais indicadas para a situação.
Seja um bilhete, um e-mail, ou um documento oficial, o fato é que nem sempre
a linguagem corresponde à formalidade ou informalidade do assunto, ou a
estrutura de texto escolhida é a mais adequada. Tal como falar, escrever é um
recurso que precisa ser aprendido, e ambos, estão intimamente ligados, pois
são atividades que trabalham com a palavra.

A importância do conhecimento técnico em produções

O fato de alguém saber ortografia, ou seja, saber escrever as palavras com
pequeno número de erros, não significa que esteja pronto para escrever
qualquer texto. Nas cartas comerciais e oficiais, além de se verificar uma
ênfase na informatividade, deve-se atentar também, e principalmente, para os
atos de fala expressivos e diretivos, por meio dos quais o relator tenta
influenciar o comportamento do interlocutor, geralmente utilizando estratégias
argumentativas baseadas em elementos que dão legitimidade a esses atos de
fala. Nesse caso, as relações interpessoais são mantidas formalmente, e
recebem um tratamento de suposta neutralidade, em favor de uma
recomendada objetividade.
É indiscutível a importância da comunicação escrita, na redação
empresarial/comercial. Por meio da comunicação escrita é possível para uma
empresa:

 Solicitar: requisitar, requerer, pedir, rogar, rogar com insistência e com

urgência;
 Informar: avisar, instruir, confirmar e dar parecer sobre o assunto;
 Documentar: juntar documentos a provar determinado fato com
documentos.

A vida empresarial exige muito de todos os envolvidos nela. Em função disso,

não sobra muito tempo para leituras extensas. Além disso, o leitor de um
documento que circula na área empresarial nem sempre conhece o autor do
texto e pouco interesse tem no texto; lê porque precisa ler, não porque quer. A
leitura de uma correspondência obriga o leitor a interromper seu trabalho. Se
ela não for direto ao assunto, o leitor a arquiva ou a descarta.

Para que a comunicação escrita ocorra com clareza é necessário concisão,

clareza, coerência, coesão, correção e elegância. Segundo Fernandes e
Dourado (ano), essas qualidades tornam a comunicação escrita eficaz.

Apenas alguns relatórios ou notas serão assinados pelo mesmo

correspondendo a um compromisso pessoal, mas a maioria dos documentos
diz respeito à empresa e exigem o respeito aos posicionamentos da companhia
diante dos fatos relativos à correspondência, porque nessa transmite-se uma
mensagem no lugar de outrem, a empregadora.

Você no papel do locutor e receptor

Isso exige de você um esforço duplo: ao mesmo tempo em que você precisa
apropriar-se da mensagem, colocando-se no lugar do locutor real, você não
pode se esquecer do interlocutor, da outra empresa, preocupando-se com o
modo como ela pensa, a forma como ela vai reagir ao conteúdo do texto
produzido por você e enviado por sua empresa.
Os textos que circulam no meio empresarial, normalmente, têm uma função
prática, não sendo construídos para comover o leitor, nem para distraí-lo, mas
para informá-lo a respeito de um tema específico. Por isso, use uma linguagem
formal, correta do ponto de vista gramatical, mas direta, recorrendo a palavras
do dia a dia, que facilitam da compreensão do leitor. Um texto longo, cheio de
detalhes, desvia a atenção do leitor dos pontos mais importantes e não atinge
seu real objetivo. Para tanto, é necessário ter em mente o que pretende com o
documento e atenha-se às informações pertinentes aos seus objetivos.

A importante de um texto empresarial bem escrito

Um texto empresarial não reflete apenas o trabalho de quem o redigiu, ele
reflete toda a empresa. É por isso que uma carta mal escrita, rasurada, mal
formatada, sem clareza nem correção, por exemplo, representa uma empresa
pouco confiável. Daí a importância de se preocupar com a clareza, concisão e
correção ao redigir em nome de uma empresa, a fim de evitar uma imagem
negativa dela.

Outra característica específica à comunicação escrita é que ela sempre deve

ser coletiva, isto é, o responsável secretariado não escreve em seu próprio
nome, mas em nome da companhia para a qual trabalha. Por isso, deve pensar
não em “eu”, mas em “nós”. Mesmo na comunicação interna, se deve
considerar que se trata da empresa interagindo verbalmente com seus
colaboradores.

Para a comunicação escrita é imprescindível que exista as seis peças da

estrutura da comunicação:

 Remetente, emissor ou locutor: quem envia a mensagem;

 Destinatário, receptor ou alocutário: quem recebe a mensagem e deve
produzir uma resposta para o remetente;
 Código: Língua Portuguesa. Usam-se palavras claras, objetivas para
obter respostas rápidas e uniformes;
  Repertório: valores, conhecimentos culturais, geográficos e afetivos
presentes em cada indivíduo;
 Mensagem: conteúdo enviado de forma atraente ao destinatário a fim de
estimulá-lo a produzir uma resposta;
 Veículo: é o modo pelo qual o remetente irá “conduzir” a mensagem, por
meio de relatórios, CI, fax, bilhete etc. Todo idioma sofre alterações ao
longo do tempo e milhares de vocábulos desapareceram, outros
mudaram de sentido e um grande número foi acrescido pela tecnologia –
terceirizar, deletar, acessar. Além disso, diversas palavras foram
transformadas e adaptadas a uma forma de expressão mais popular. Na
conjugação verbal, a segunda pessoa – em especial a vós –
praticamente foi abolida, por ser considerada um tanto pernóstica.

Apesar de constatar tantos equívocos, existe hoje uma preocupação em falar e

escrever melhor. Até porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas
empresas. Aquela imagem de que tudo no Brasil é uma bagunça, então falar
bem ou mal não tem importância, está mudando.

O sucesso dos programas de rádio e televisão voltados ao conhecimento do

Português e a participação crescente dos jornais, com colunas específicas
sobre o tema, confirmam o grande interesse pelo assunto. Há muita procura
também pelos livros que esclarecem dúvidas sem a preocupação estritamente
gramatical.

A forma de cada um se comunicar

Tudo que o ser humano faz tem a marca de sua individualidade. Essa maneira
pessoal de as pessoas expressarem-se, dentro de uma determinada época,
por meio da música, da literatura, da pintura, da escultura é o que se chama
estilo. Em relação ao ato de redigir, estilo é, portanto, a maneira peculiar de
cada escritor expressar os seus pensamentos.

Também nos textos oficiais utilizados em organizações pode-se identificar o

estilo de cada pessoa. Convém respeitá-lo, apenas requerendo do redator a
observância das qualidades e características fundamentais da redação oficial.
As dicas abaixo podem reduzir as chances de erros na comunicação escrita:

Apresente o ponto principal no início, assim, o objetivo do documento fica claro

desde o princípio;

 Utilize subtítulos descritivos, eles orientam a leitura do documento;

 Seja claro, a falta de clareza compromete a compreensão de seu texto;
 Escreva com frases curtas, elas são fáceis de processar;
 Empregue palavras simples, elas são facilmente compreendidas;
 Utilize uma diagramação “arejada”, ela valoriza o seu texto a
necessidade de formação e capacitação dessas profissionais.

São frequentes os problemas na construção de frases, porém a clareza e a

concisão na forma escrita são alcançadas principalmente pela construção
adequada da mesma. Alguns problemas mais frequentemente encontrados na
construção de frases dizem respeito à utilização do sujeito da oração como
complemento, à ambiguidade da ideia expressa, à elaboração de falsos
paralelismos e aos erros de comparação. Como a clareza é requisito básico de
todo texto oficial, deve-se atentar para as construções que possam gerar
equívocos de compreensão.

Todos os itens citados neste curso são imprescindíveis para que o secretário
(a) desempenhe bem as inúmeras atribuições que possui. Ressaltamos que
nenhum curso, por mais completo que seja, ensina o desempenho de todas as
tarefas requeridas pela profissão. O dia a dia e a experiência fazem do
secretário um auxiliar eficiente e indispensável, podendo levar o profissional a
uma posição privilegiada na empresa.