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APOSTILA DE REDAÇÃO OFICIAL – CEFS

ELEMENTOS ESSENCIAIS DA COMUNICAÇÃO

O processo de comunicação consiste na transmissão de informação entre um indivíduo (o

emissor), e um público-alvo (o receptor), para passar uma mensagem, ou seja, um conteúdo.
Para isso, é necessário optar por um código (a linguagem utilizada), e ainda um canal (o meio
pelo qual tal mensagem será transmitida). Vamos separar os elementos essenciais da
comunicação para facilitar o entendimento:

Emissor – é aquele que emite, ou seja, que pronuncia ou envia uma mensagem. O emissor
também é considerado remetente.

Receptor – é aquele que recebe a mensagem enviada pelo emissor. Como a mensagem é
destinada a ele, também é chamado de destinatário, ou seja, é o público-alvo da mensagem
enviada pelo emissor/remetente.

Mensagem – é o conteúdo que é expedido, enviado, ou seja, o que se quer transmitir, dizer,
explicar, documentar.

Código – o modo como a mensagem é transmitida (forma escrita, forma oral, através de
gestos, etc)

Canal – é a fonte, o meio utilizado para transmitir a mensagem (revista, livro, jornal, rádio,
TV, etc)

Contexto – situação que envolve emissor e receptor, cenário crucial para o entendimento
pleno da mensagem.

Redação de Documentos Oficiais é o recurso utilizado pelo Poder Público para redigir atos
normativos e comunicações. A finalidade principal da Redação Oficial é comunicar com
impessoalidade e clareza, de modo a fazer com que a mensagem transmitida seja
compreendida por todos os indivíduos a que interessarem o documento.

CARACTERÍSTICAS DOS TEXTOS OFICIAIS

Para que a redação dos textos oficiais atinja sua finalidade (estabelecer a comunicação
necessária com impessoalidade e clareza), devemos zelar para que a linguagem utilizada
atenda alguns requisitos básicos, tais como: correção, impessoalidade, objetividade, clareza,
concisão, coerência, coesão textual e padronização. Tais requisitos são importantes tanto na
elaboração textual, quanto na visual, pois facilitam a consulta, a leitura e o acesso à
informação por qualquer indivíduo, além de chancelarem unidade e integração entre órgãos e
entidades que compõem a Administração Pública. Logo, a boa expressão escrita deve ser
entendida como condição para a publicidade e eficiência da comunicação administrativa

Impessoalidade

A impessoalidade caracteriza-se pelo emprego de verbos e pronomes na terceira pessoa do

singular, com o intuito de conferir ao texto isenção e imparcialidade. Portanto, o tratamento
impessoal deve ser utilizado nas comunicações oficiais.

FIQUE ATENTO: a concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade requeridas na elaboração

dos expedientes oficiais são elementos determinantes para que a impessoalidade seja
alcançada e aplicada.
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De acordo com o Manual de Redação de Documentos Oficiais (Adit. Ao Bol da PM 218, de 28

Nov 17), a impessoalidade nos documentos caracteriza-se: Da ausência de impressões
individuais de quem comunica; Da impessoalidade de quem recebe a comunicação; e Do
caráter impessoal do próprio assunto tratado.

Correção e Objetividade

Você aprendeu ao longo da educação escolar que a correção gramatical baseia-se no respeito
às normas, nos princípios do idioma e às regras gramaticais e ortográficas.

De acordo com o Manual de Redação de Documentos Oficiais, os textos construídos nos

documentos oficiais devem evitar os solecismos (erros de sintaxe), as deformações (erros na
forma das palavras), os cruzamentos (troca de palavras parecidas), os
estrangeirismos(emprego abusivo de palavras ou expressões estrangeiras), os arcaísmos
(emprego de palavras e expressões antiquadas) e os neologismos (palavras novas, cujo sentido
é ainda instável).

A objetividade consiste no uso de termos adequados para que a ideia seja transmitida
rapidamente pelo receptor, portanto um texto objetivo deve ter clareza nas ideias
transmitidas.

Palavras desnecessárias ou supérfluas, adjetivação excessiva, repetição de termos devem ser

evitados, pois comprometem a eficácia do documento.

ATENÇÃO: Nos documentos oficiais, ou seja, nas comunicações técnicas e burocráticas, a

linguagem deve ser utilizada com objetivos pragmáticos, portanto é necessário observar que
as informações expostas devem ser descritivas, narrativas e explicativas, logo não devem partir
de premissas de convencimento.

Clareza e Concisão

Nos atos administrativos, clareza significa inteligibilidade, ou seja, a capacidade de perceber e

compreender de forma eficiente determinada informação. Portanto, a organização mental e a
riqueza de vocabulário são qualidades essenciais para a busca de uma perfeita adequação dos
termos em um texto dissertativo bem escrito. Deste modo, o texto considerado claro é aquele
que evita ao máximo o uso de ideias e frases de duplo sentido, facilitando assim o
entendimento do leitor.

A impessoalidade, evitando duplicidade de interpretações;

O uso de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição, avesso a

vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;

A formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;

A concisão, que permite ao texto transmitir sua ideia com o mínimo de palavras. A utilização
desse elemento atende ao princípio da economia linguística, ou seja, ausência de palavras
supérfluas que podem vir a confundir a ideia principal do texto.

Coerência e Coesão

A coerência textual é a relação lógica entre as ideias, o que faz um texto possível de se
entender, ou seja, o resultado da não contradição entre as partes do texto. Para produzir um
texto coerente, fatores como o conhecimento linguístico e o conhecimento geral que o
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emissor e o receptor possuem faz todo o diferencial. Ainda assim, cabe ao emissor, como já
vimos até o presente momento: impessoalidade, objetividade, concisão e a clareza.

Dessa forma, com base no Manual de Redação Oficial, devemos produzir um documento
oficial respeitando a seguinte sequência:

Cronológica, respeitando a temporalidade;

Espacial, apresentando os elementos mais próximos e depois os mais distantes; e

Lógica, isto é, com coerência de raciocínio e de ideias.

Já quanto à coesão, podemos dizer que é a conexão, ou seja, a ligação entre os elementos de
um texto. A coesão pode ser vista na organização das frases, orações e parágrafos, já que são
essenciais para tecerem o texto como um todo. Desta forma, podemos dizer que os
elementos de coesão em um texto são os conectivos, pois estes determinam a transição de
ideias entre as frases e os parágrafos. Os conectivos podem pertencer a diferentes classes
gramaticais, mas no texto assumem a mesma função: ligar os elementos.

a) Conectivos
Agora veja alguns exemplos de palavras que, num texto, podem assumir a função de conectivo
ou de elemento de coesão:
Preposições: sob, a, de, para
Conjunções: contudo, para que, quando, embora
Pronomes: ela, seu, este, esse, aquela
Advérbios: já, aqui, agora, assim

b) Pronomes demonstrativos
Outro ponto de muita relevância para a língua escrita são os pronomes demonstrativos.
Muitas pessoas possuem dificuldade na hora de utilizá-los para redigir os textos, prejudicando
assim a clareza e a coesão.

As formas de primeira pessoa indicam proximidade de quem fala ou escreve. Exemplo: Este
Capitão é o chefe da P4.

Os demonstrativos de primeira pessoa podem indicar também o tempo presente em relação

a quem fala ou escreve. Exemplo: Nestas últimas horas o serviço ficou bem mais calmo.

As formas de segunda pessoa indicam proximidade da pessoa a quem se fala ou escreve.

Exemplo: Essa pistola que você pegou está danificada.

Os pronomes de terceira pessoa marcam posição próxima da pessoa de quem se fala ou

posição distante dos dois interlocutores. Exemplo: Aquela reportagem que ele tem na mão é
antiga.

Os pronomes demonstrativos, além de marcar posição no espaço, marcam posição no tempo.

Este (e suas flexões) marca um tempo atual ao ato da fala. Exemplo: Neste instante, meu
Comandante está despachando.
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Esse (e suas flexões) marca um tempo anterior relativamente próximo ao ato da fala.
Exemplo: No mês passado, fui promovida. Nesse mesmo, mês troquei de sessão.

Aquele (e suas flexões) marca um tempo remotamente anterior ao ato da fala. Exemplo:
Meu avô ingressou na Polícia Militar, em 1950. Naquela época, os policiais militares eram mais
respeitados pela sociedade.
Os pronomes demonstrativos servem para fazer referência ao que já foi dito e ao que se vai
dizer, no interior do discurso.

Este (e flexões) faz referência àquilo que vai ser dito posteriormente. Exemplo: Espero
sinceramente isto: que seja muito feliz na nova Unidade.

Esse (e flexões) faz referência àquilo que já foi dito no discurso. Exemplo: Que seja muito
feliz na nova Unidade: é isso que espero.

Este em oposição à aquele quando se quer fazer referência a elementos já mencionados,

este se refere ao mais próximo, e aquele, ao mais distante. Exemplo: Corrida e flexão são
atividades que me agradam, esta me ajuda a definir os braços, aquela, as pernas.

O (a, os, as) são pronomes demonstrativos quando se referem à aquele (s), aquela (s), aquilo,
isso. Exemplo: Já li o que você escreveu. (aquilo)

Mesmo e próprio são pronomes demonstrativos quando designam um termo igual a outro
que já ocorreu no discurso. Exemplo: As reclamações do efetivo não se alteram: são sempre
as mesmas.

Você deve ter percebido que além de ligarem as partes do discurso, os conectivos ou
elementos de coesão são importantes uma vez que determina a direção que se pretende dar
ao texto, manifestando as diferentes relações entre os enunciados. Por outro lado, se forem
mal empregados, os conectivos reduzem a capacidade de compreensão da mensagem e
comprometem o texto.

Padronização

Podemos dizer que a padronização é a utilização de métricas e parâmetros previamente

definidos para a elaboração de documentos produzidos no âmbito do Poder Executivo do
Estado do Rio de Janeiro. Para tanto, temos o Manual de Redação Oficial. A padronização tem
como objetivo facilitar a comunicação e interação entre os órgãos, portanto o Manual de
Redação Oficial padroniza as espécies documentais que originam os tipos de documentos
definidos pela ação implicada no ato administrativo.

O cabeçalho deve apresentar:

Brasão do Estado do Rio de Janeiro; e Nome do órgão e hierarquia (subordinação).

O brasão deve seguir o padrão e deve constar somente na primeira folha do documento,
podendo ser colorido ou preto e cinza.

O nome do órgão e a subordinação devem ser escritos sem abreviações e devem estar
centralizados abaixo do brasão, com as inicias em letra maiúscula e as demais em letras
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minúsculas. A subordinação não deve exceder três níveis de hierarquia. A fonte e o tamanho
da letra do nome do órgão e do setor devem seguir o padrão Times New Roman, tamanho 9.

As margens das páginas devem apresentar configuração superior/inferior 2,5cm e

esquerda/direita 3,0 cm.

Logotipos de publicidade do Governo podem ser usados em atos administrativos oficiais,

desde que inseridos no rodapé da primeira página.
Na forma de tipos documentais, os documentos devem apresentar os seguintes elementos,
quando aplicável: Código de Classificação; Classificação de sigilo; Classificação de precedência;
Identificador do documento; Local e data; Origem; Destinatário; Assunto; Anexos; Rodapé; e
Numeração de folha.

O código de classificação deve ser inserido no canto superior esquerdo, conforme tipologia
documental correspondente no Plano de Classificação de Documentos de Atividades-Meio do
Estado do Rio de Janeiro, em vigor, e no Plano de Classificação de Documentos referente às
atividades-fim do órgão, se houver.

Se o documento produzido for de caráter sigiloso, deve ser inserida marcação ou indicação
de grau de sigilo ou indicação das demais hipóteses de sigilo que possuam legislação própria,
no canto superior esquerdo, acima do código de classificação, com o respectivo grau de sigilo,
em todas as páginas.

Se o documento exigir, pela sua natureza, celeridade e prioridade de encaminhamento na

sua tramitação, deve-se inserir carimbo de classificação de precedência “urgente” ou
“urgentíssimo” abaixo da classificação de sigilo, e ter prioridade na tramitação.

Se o documento possuir anexos, indicar o nome da(s) tipologia(s) documental(is) anexada(s)

e a quantidade de folhas entre parênteses.

O endereço do órgão remetente deve ser inserido no rodapé, que aparecerá somente na
primeira página. Deve conter o nome do órgão por extenso, o endereço completo, e ao menos
um telefone de contato. O rodapé deve ser inserido somente em documentos de comunicação
entre órgãos da Administração Pública ou entidades privadas.

A numeração de folhas deve constar em todos os documentos no canto inferior direito,

indicando o número da folha e o número total de folhas. Exemplo: Se um documento possuir 3
folhas, cada uma deverá receber a paginação da seguinte forma: folha 01 de 03, folha 02 de 03
e folha 03 de 03.

O tamanho e a fonte da letra dos documentos devem seguir o padrão Times New Roman,
tamanho 12, espaçamento entre linhas de 1,5cm e espaçamento de parágrafo de 1,25 cm.

Todos os documentos devem ser assinados pela autoridade que o exarou.

ATO ADMINISTRATIVO
Ato administrativo é toda manifestação unilateral de vontade da Administração Pública que,
agindo nessa qualidade, tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar,
extinguir e declarar direitos, ou impor obrigações aos seus administrados ou a si própria.
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Classificação dos Atos Administrativos

Os atos administrativos podem ser classificados quanto ao seu regramento, ao destinatário, ao

alcance, ao objeto, à formação, à estrutura, à manifestação de vontade, aos efeitos, ao
conteúdo, à situação jurídica que criam, à eficácia, à exequibilidade, à retratabilidade, ao
modo de execução, à natureza da atividade e à função de vontade administrativa.

Espécies do Ato Administrativo

Atos normativos - são aqueles que contêm um comando geral do Executivo visando ao
cumprimento de uma lei. Podem apresentar-se com a característica de generalidade e
abstração (decreto geral que regulamenta uma lei), ou individualidade e concreção (decreto de
nomeação de um servidor). Exemplos: regulamento, decreto, regimento e resolução.

Atos ordinatórios - são manifestações internas da Administração Pública decorrentes do

poder hierárquico, disciplinando o funcionamento de órgãos e a conduta de agentes públicos.
Podem ser expedidos por chefes de serviços aos seus subordinados; logo, não obrigam aos
particulares. Exemplos: instruções, portarias e ordens de serviço.

Atos negociais - são todos aqueles que contêm uma declaração de vontade da Administração
Pública, aptos a concretizar determinado negócio jurídico ou a deferir certa faculdade ao
particular, nas condições impostas ou consentidas pelo Poder Público. Exemplos: licença,
autorização e permissão.

Atos enunciativos - são todos aqueles em que a Administração Pública se limita a certificar
ou atestar um fato, ou a emitir uma opinião sobre determinado assunto, constante de
registros, processos e arquivos públicos, sendo sempre, por isso, vinculados quanto ao motivo
e ao conteúdo. Exemplos: certidões, atestados e pareceres.

Atos punitivos - são aqueles que contêm uma sanção imposta pela lei e aplicada pela
Administração Pública, visando a punir as infrações administrativas e as condutas irregulares
de servidores ou de particulares perante a Administração Pública. Exemplos: multa
administrativa e interdição administrativa.

ESPÉCIES DOCUMENTAIS PADRONIZADAS

Dentre os documentos que possuem uma padronização para manifestar os Atos
Administrativos, o Manual de Redação Oficial apresenta os seguintes, a saber: Apostila; Ata;
Atestado; Ato; Carta; Certidão; Correspondência Interna; Decreto; Deliberação; Despacho;
Exposição de Motivos; Instrução Normativa; Lei; Lei Complementar; Mensagem; Ofício; Ofício
Circular; Ordem de Serviço; Parecer; Pauta de Reunião; Portaria; Relato de Reunião; Relatório;
Requerimento; e Resolução.

ATA: “ata” um documento de valor jurídico que consiste no resumo fiel dos atos, fatos,
ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias, realizadas por comissões,
conselhos, congregações ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta ou
ordem do dia previamente divulgada. A ata geralmente é lavrada em livro próprio. Além disso,
a ata deve ser autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os
termos de abertura e de encerramento. O texto que compõe uma ata é produzido de forma
contínua, seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira. Também não deve
constar espaços em branco ou rasuras no intuito de evitar fraudes. A ata deve ser elaborada
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pelo secretário, seja este efetivo do órgão ou, ainda, designado ad hoc para a reunião. Fique
atento: a fim de ressalvar os erros durante a elaboração da ata, é utilizada a palavra "digo".
Caso seja constatado erro ou omissão depois de escrito o texto, utilizamos a expressão "em
tempo".

Vamos atentar as partes que compõem uma ata:

Cabeçalho: é composto da palavra “ata”, que deve ser escrita em letras maiúsculas, seguida
do número ordinal da sessão, reunião ou assembleia e, ainda, o nome do órgão que a
subscreve, que deve constar em negrito e à esquerda;

Texto: o texto deve ser elaborado de forma contínua, sem delimitação de parágrafos. O
texto deve iniciar com data, horário e local de realização da reunião, tudo por extenso. Em
seguida, o objeto da lavratura da ata, nome e sobrenome das pessoas presentes, com
respectivas qualificações e a quem representa. Posteriormente, deve constar as declarações
do presidente e do secretário, bem como os assuntos tratados (ordem do dia);

Fecho: para encerrar a ata, utilizamos o padrão “nada mais havendo a tratar... Eu...
Secretário Geral, lavrei a presente ata”. Em seguida, deve constar a assinatura do presidente e
do secretário, e na sequência a assinatura dos presentes, se for o caso. As assinaturas devem
estar centralizadas na ata.

Atestado

O atestado deve apresentar a seguinte padronização:

Título: deve constar a palavra “atestado” em letras maiúsculas, negrito e centralizada.

Texto: somente um parágrafo, indicando a quem se refere, o número de matrícula e a

lotação, caso seja servidor, e a matéria do atestado.

Local e data: devem ser redigidos por extenso e à esquerda.

Identificação: assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com competência legal

ou delegada que expede o atestado. Devem estar centralizados.

Correspondência Interna

A Correspondência Interna (CI) é o instrumento de comunicação utilizado para assuntos

internos entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. Desta forma, a CI é o
veículo utilizado para as mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar,
alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal.

Fique atento: a Correspondência Interna substitui o memorando, cuja nomenclatura não deve
ser mais utilizada.

Título: deve conter a sigla CI, seguida da sigla da unidade administrativa emitente e o
número do documento. Todos devem ser expressos em letras maiúsculas e à esquerda.

Data: deve ser escrita por extenso, na mesma linha do título e posicionada à direita.

Destinatário: devemos escrever "Para:" antes de mencionar o destinatário. A posição é à

esquerda.

Remetente: devemos colocar "De:" antes do remetente e posicionar à esquerda.

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Assunto: abaixo do remetente, devemos escrever “Assunto” e descrever o seu teor

resumidamente, posicionando, também, à esquerda;

Texto: o texto deve ser paragrafado, de forma a explicar o assunto da CI.

Fecho: finalizar com cortesia. Convém o uso do advérbio "Atenciosamente", à esquerda.

Identificação: deve conter a assinatura, o nome, o cargo e a ID funcional da autoridade com

competência legal ou delegada, que subscreveu a CI. Todas as informações de identificação
devem estar centralizadas.

Despacho

Um despacho é um ato administrativo ordinatório ou interlocutório que se constitui em um

encaminhamento, com decisão proferida por uma autoridade administrativa, em matéria que
lhe foi submetida para apreciação. Desta forma, o despacho pode ser informativo (ordinatório
ou de mero expediente) ou decisório.

Fique atento: o Despacho não deve ser exarado na mesma folha do original submetido à
autoridade, e sim em folha separada, para permitir o correto arquivamento dos autos.

Vamos atentar as partes que compõem um despacho?

Setor ou nome do destinatário, seguido do órgão, precedido da preposição adequada,

posicionados à esquerda;

Texto que expressa o teor da decisão;

Local e data, por extenso, à esquerda;

Assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com competência legal ou delegada

que exara o despacho, posicionados ao centro;

Rodapé, na posição centralizada.

Instrução Normativa

A Instrução Normativa (IN) é um ato assinado por titular de órgão responsável por atividades
sistêmicas, visando a orientar órgãos setoriais e seccionais, a fim de facilitar a tramitação de
expedientes relacionados com o sistema e que estejam com instrução e resolução sob
responsabilidade desse órgão. A Instrução Normativa também trata da execução de leis,
decretos e regulamentos. A PMERJ possui muitas Instruções normativas.

O título deve apresentar a expressão “Instrução Normativa” e a sigla do órgão expedidor,

seguidos de número e data, em letras maiúsculas, em negrito e centralizado.

Descrever a ementa da matéria da Instrução Normativa, em letras maiúsculas, justificado à

direita;

A autoria, em letras maiúsculas e em negrito, a fundamentação legal, seguida de vírgula e do

conectivo "e";

A palavra “considerando” deve vir em seguida, em letras maiúsculas e em negrito, seguida

de dois pontos à esquerda. Abaixo dela, as considerações discriminadas, com a justificativa da
medida adotada.
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A palavra “resolve”, deve ser empregada em letras maiúsculas e em negrito, alinhada à

esquerda e seguida de dois pontos.

O texto deve apresentar a exposição do conteúdo da Instrução Normativa, constituído de

tantos artigos quantos forem necessários, todos numerados. Os artigos podem conter
parágrafos, itens e alíneas. A expressão "Parágrafo Único" deve ser grafada por extenso.

Local e data devem ser redigidos por extenso e à esquerda.

A identificação deve apresentar a assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com

competência legal ou delegada que expede a Instrução. Tudo centralizado.

Ofício

Ofício é uma correspondência, por meio da qual se mantém intercâmbio de informações a

respeito de assunto técnico ou administrativo entre órgãos e entidades da Administração
Pública direta e indireta. Desta forma, são objetos de ofícios as comunicações realizadas entre
dirigentes de unidades administrativas do mesmo nível hierárquico, podendo ser também
dirigidos aos particulares.

O título apresenta a abreviação "Of.", acompanhado da sigla do órgão expedidor, sua

unidade administrativa, numeração e ano. Estas informações devem vir à esquerda. O local e
data, devem vir por extenso, à direita, na mesma linha do título.

O endereçamento deve estar alinhado à esquerda, contendo o nome do destinatário,

precedido da forma de tratamento adequada, cargo (se aplicável) e o endereço.

Em seguida, usar o vocativo apropriado, a palavra Senhor(a), seguida do cargo (se aplicável)
do destinatário e de vírgula;

O texto deve ser paragrafado, com a exposição do(s) assunto(s) e o objetivo do ofício.

O Fecho deve ter advérbios de cortesia, tais como: "Atenciosamente", "Cordialmente" ou

"Respeitosamente".

A identificação deve constar da assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com

competência legal ou delegada do emitente do Ofício. Tudo centralizado.

Deve apresentar rodapé centralizado

Ofício Circular

O Ofício Circular é uma variante do ofício utilizada quando temos a necessidade de dirigir,
concomitantemente, a diversos órgãos e entidades da Administração Pública direta e indireta,
um ofício contendo o mesmo texto.

Título: colocamos as palavras “Ofício Circular”, ambas em letras maiúsculas, seguidas da sigla
do órgão que o expede e número. Tudo deverá estar alinhado à esquerda.

Local e data: devem ser expressos por extenso, à direita, na mesma linha do título.

Destinatário: devemos colocar o termo "para:", apenas com a inicial maiúscula, e em seguida
preencher o destinatário do ofício.

Assunto: devemos escrever "assunto:", também com a inicial maiúscula. Devemos indicar
resumidamente o teor do ofício.
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Texto: utilizar texto paragrafado, contendo a exposição do (s) assunto (s) e o objetivo do
ofício circular.

Fecho: utilizar um advérbio, como, por exemplo: "Atenciosamente".

Finalização: terminamos com a assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com

competência legal ou delegada que subscreve o ofício circular. Estas informações devem vir
centralizadas.

Rodapé: deve aparecer no final, centralizado, contendo o órgão emissor e seu endereço

Ordem de Serviço

A ordem de Serviço é um instrumento pelo qual se determina ou regula procedimentos para a

execução de serviços. A Ordem de Serviço também tem o poder de fixar comandos de
trabalho, bem como imposições de cunho administrativo específicas e relativas a pessoal.

Título: utilizamos a expressão “Ordem de Serviço”, centralizado, seguido da sigla do órgão

emitente, do número do documento e da data, por extenso, em letras maiúsculas e em
negrito;

Ementa: deve conter o resumo do assunto. A ementa é obrigatória nos atos normativos, e, se
for o caso, citação dos dispositivos ou atos alterados ou revogados, em letras maiúsculas,
justificada à direita;

Identificação: denominar a autoridade expedidora, em letras maiúsculas e em negrito, a

fundamentação legal e a matéria em pauta, seguido de vírgula;

Colocar a palavra “resolve”, em letras maiúsculas e em negrito, seguida de dois pontos, à

esquerda da página;

Texto: deve ser elaborado com a explicitação da matéria, desdobrada em artigos, parágrafos,
incisos e alíneas, conforme o caso;

Local e data: devem vir escritos por extenso, à esquerda; Inserir a assinatura, nome, cargo
e ID funcional da autoridade com competência legal ou delegada que expediu a Ordem de
Serviço. Colocar centralizado.

Pauta de Reunião

A Pauta de Reunião se constitui da relação dos assuntos que serão tratados em reunião. Deve
ser disponibilizada ao público com antecedência, quando se tratar de assuntos de interesse de
terceiros, para que estes possam se manifestar. É importante que a Pauta de Reunião explicite
a data, o horário e o endereço do local onde se realizará a reunião, além de mencionar o
quórum necessário, se for o caso.

O título deve será expressão “Pauta de Reunião”, em letras maiúsculas, em negrito e

centralizada;

Data, local, objeto e participantes da reunião;

O texto deve contemplar os assuntos a serem abordados na reunião;

Local e data, por extenso, à esquerda;

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Assinatura, nome, cargo e ID funcional da autoridade com competência legal ou delegada

que elabora a pauta, centralizados.

ESPÉCIES DOCUMENTAIS APLICADAS A PMERJ

Na rotina administrativa da PMERJ, podemos citar a confecção de outros documentos, tais

como: Boletim, BOPM, Certidão de Resumo de Medalha, Ficha de Informação de Medalha,
Ficha de Proposta de Movimentação, Ficha de Circulação de Viaturas, Folha de Alterações,
Nota de Instrução, Ofício, Ordem de Operação, Ordem de Policiamento, Ordem de Serviço,
Papeleta Médica, Parecer de Averiguação, Parte Especial e Requerimento (tais como,
identidade, promoção e inclusão de dependente)

ABREVIATURAS

Abreviaturas dos meses

MESES ABREVIAÇÕES
JANEIRO JAN
FEVEREIRO FEV
MARÇO MAR
ABRIL ABR
MAIO MAI
JUNHO JUN
JULHO JUL
AGOSTO AGO
SETEMBRO SET
OUTUBRO OUT
NOVEMBRO NOV
DEZEMBRO DEZ

Abreviaturas de títulos, postos e formas de tratamento

Vamos ver algumas abreviaturas de títulos, postos e formas de tratamento.

TITULOS, POSTO e FORMAS DE TRATAMENTO

Almirante: Alm. General: Gal. / Gen.
Arcebispo: Arco. Ilustríssimo: Ilmo.
Bacharel: Bel. Major: Maj.
Bacharéis: Béis. Marechal: Mar. / Mal.
Bispo:Bpo. Médico: Méd.
Contra-Almirante: C.-Alm. Meritíssimo: MM.
Capitão: Cap. Presidente: Pres.
Cardeal: Card. Procurador: Proc.
Coronel: Cel. Professor / professores: Prof. / Profs.
Professora / professoras: Profa. / Profas.
Comandante: Com. Reverendo: Rev. / Revdo.
Dono / Dona: D. Senhor / senhores: Sr. / Srs. Senhora /
senhoras: Sra. / Sras.
Digníssimo: DD. Senhorita / senhoritas: Srta. / Srtas
Doutor / Doutores: Dr. / Drs. Tenente: Ten. / Tte.
Doutora / Doutoras: Drª. / Drªs.
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Embaixador: Emb.
Excelentíssimo: Exmo.

Expressões de tratamento e vocativos

Veja agora algumas expressões de tratamento e vocativos: veja quando e com quem utilizar

Forma Vocativo Autoridade

Vossa Excelência ou Sua Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Excelência (respectivo cargo) Presidentes do Congresso
Nacional e do Supremo
Tribunal Federal.

Vossa Excelência ou Sua Senhor (cargo respectivo) Vice-Presidente da República,

Excelência Ministros de Estado,
SecretárioGeral da
Presidência da República,
Chefe do Estado Maior das
Forças Armadas, Chefe do
Gabinete Militar da
Presidência da República,
Chefe do Gabinete Pessoal
do Presidente da República,
Procurador Geral da
República, Governadores e
ViceGovernadores de Estado,
Chefes de Estado Maior das
Três Armas, Oficiais-Generais
das Forças Armadas,
Embaixadores, Secretários
Executivos de Ministérios,
Secretários de Estado dos
Governos Estaduais, Prefeitos
Municipais, Presidentes,
VicePresidentes e Membros
da Câmara dos Deputados e
do Senado Federal,
Presidentes e Membros de
Tribunais, Presidentes e
Membros das Assembleias
Legislativas Estaduais,
Presidentes das Câmaras
Municipais, Juízes,
Desembargadores e
Auditores da Justiça Militar.

Vossa Senhoria ou Sua Senhor (cargo respectivo) Demais autoridades e

Senhoria particulares

Vossa Magnificência ou Sua Magnífico Reitor Reitores de Universidades

Magnificência
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EXERCÍCIOS

QUESTÃO 01 - Quais são os elementos essenciais da comunicação?

QUESTÃO 02 - Para que a redação dos textos oficiais atinja sua finalidade (estabelecer a
comunicação necessária com impessoalidade e clareza), devemos zelar para que a linguagem
utilizada atenda alguns requisitos básicos. Cite-os.

QUESTÃO 03 - O tratamento impessoal deve ser utilizado nas comunicações oficiais. Como
isso é gramaticalmente caracterizado?

QUESTÃO 04 - De acordo com o Manual de Redação de Documentos Oficiais (Adit. ao Bol da

PM 218, de 28 Nov 17), a impessoalidade nos documentos caracteriza-se através de 3
aspectos. Cite-os.

QUESTÃO 05 - No que consiste a objetividade nos textos oficiais?

QUESTÃO 06 - A clareza deve ser o elemento básico de todo texto oficial. Destaque os pontos
presentes no Manual de Redação de Documentos Oficiais.

QUESTÃO 07 - A coerência textual é a relação lógica entre as ideias, o que faz um texto
possível de se entender, ou seja, o resultado da não contradição entre as partes do texto.
Dessa forma, com base no Manual de Redação Oficial, devemos produzir um documento
oficial respeitando que sequência?

QUESTÃO 08 - Já quanto à coesão, podemos dizer que é a conexão, ou seja, a ligação entre os
elementos de um texto. A coesão pode ser vista na organização das frases, orações e
parágrafos, já que são essenciais para tecerem o texto como um todo. Desta forma, podemos
dizer que os elementos de coesão em um texto são os conectivos, pois estes determinam a
transição de ideias entre as frases e os parágrafos. Os conectivos podem pertencer a
diferentes classes gramaticais, mas no texto assumem a mesma função em um texto. Que
função é esta?

QUESTÃO 09 - De exemplos de palavras que, num texto, podem assumir a função de conectivo
ou de elemento de coesão:

QUESTÃO 10 - Os padrões de produção dos documentos devem seguir as regras determinadas

no Decreto Estadual RJ n° 44.414, de 27 de setembro de 2013. Descreva os tópicos
fundamentais.

QUESTÃO 11 - Como funcionários públicos, é importante que saibamos definir o que são os
atos administrativos. Portanto, na Administração Pública brasileira, como é definido um ato
administrativo?

QUESTÃO 12 - Como os atos administrativos podem ser classificados?

QUESTÃO 13 - Explique as espécies dos atos administrativos.

QUESTÃO 14 - Dentre os documentos que possuem uma padronização para manifestar os atos
administrativos, cite os que constam no Manual de Redação Oficial.
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GABARITO

1- Emissor, receptor, mensagem, código, canal e contexto.

2- Correção, impessoalidade, objetividade, clareza, concisão, coerência, coesão textual e

padronização.

3- A impessoalidade caracteriza-se pelo emprego de verbos e pronomes na terceira pessoa do

singular, com o intuito de conferir ao texto isenção e imparcialidade.

4- Ausência de impressões individuais de quem comunica; impessoalidade de quem recebe a

comunicação; e através do caráter impessoal do próprio assunto tratado.

5- A objetividade consiste no uso de termos adequados para que a ideia seja transmitida
rapidamente pelo receptor, portanto um texto objetivo deve ter clareza nas ideias
transmitidas.

6- - a impessoalidade, evitando duplicidade de interpretações; - o uso de linguagem, em

princípio, de entendimento geral e por definição, avesso a vocábulos de circulação restrita,
como a gíria e o jargão; - a formalidade E a padronização, que possibilitam a imprescindível
uniformidade dos textos; - a concisão, que permite ao texto transmitir sua ideia com o mínimo
de palavras. A utilização desse elemento atende ao princípio da economia linguística, ou seja,
ausência de palavras supérfluas que podem vir a confundir a ideia principal do texto.

7- Cronológica, respeitando a temporalidade; espacial, apresentando os elementos mais

próximos e depois os mais distantes; e lógica, isto é, com coerência de raciocínio e de ideias.

8- A função dos conectivos é ligar os elementos.

9- - Preposições: sob, a, de, para - Conjunções: contudo, para que, quando, embora -
Pronomes: ela, seu, este, esse, aquela - Advérbios: já, aqui, agora, assim

10- O cabeçalho deve apresentar:

- Brasão do Estado do Rio de Janeiro; e - Nome do órgão e hierarquia (subordinação).

- O brasão deve seguir o padrão e deve constar somente na primeira folha do documento,
podendo ser colorido ou preto e cinza. - O nome do órgão e a subordinação devem ser escritos
sem abreviações e devem estar centralizados abaixo do brasão, com as inicias em letra
maiúscula e as demais em letras minúsculas. A subordinação não deve exceder três níveis de
hierarquia. A fonte e o tamanho da letra do nome do órgão e do setor devem seguir o padrão
Times New Roman, tamanho 9. - As margens das páginas devem apresentar configuração
superior/inferior 2,5cm e esquerda/direita 3,0 cm. - Logotipos de publicidade do Governo
podem ser usados em atos administrativos oficiais, desde que inseridos no rodapé da primeira
página. - Na forma de tipos documentais, os documentos devem apresentar os seguintes
elementos, quando aplicável: Código de Classificação; Classificação de sigilo; Classificação de
precedência; Identificador do documento; Local e data; Origem; Destinatário; Assunto;
Anexos; Rodapé; e Numeração de folha. - O código de classificação deve ser inserido no canto
superior esquerdo, conforme tipologia documental correspondente no Plano de Classificação
de Documentos de Atividades-Meio do Estado do Rio de Janeiro, em vigor, e no Plano de
Classificação de Documentos referente às atividades-fim do órgão, se houver. - Se o
documento produzido for de caráter sigiloso, deve ser inserida marcação ou indicação de grau
de sigilo ou indicação das demais hipóteses de sigilo que possuam legislação própria, no canto
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superior esquerdo, acima do código de classificação, com o respectivo grau de sigilo, em todas
as páginas. - Se o documento exigir, pela sua natureza, celeridade e prioridade de
encaminhamento na sua tramitação, deve-se inserir carimbo de classificação de precedência
“urgente” ou “urgentíssimo” abaixo da classificação de sigilo. - Se o documento possuir
anexos, indicar o nome da(s) tipologia(s) documental(is) anexada(s) e a quantidade de folhas
entre parênteses. - O endereço do órgão remetente deve ser inserido no rodapé, que
aparecerá somente na primeira página. Deve conter o nome do órgão por extenso, o endereço
completo, e ao menos um telefone de contato. O rodapé deve ser inserido somente em
documentos de comunicação entre órgãos da Administração Pública ou entidades privadas. - A
numeração de folhas deve constar em todos os documentos no canto inferior direito,
indicando o número da folha e o número total de folhas. Exemplo: Se um documento possuir 3
folhas, cada uma deverá receber a paginação da seguinte forma: folha 01 de 03, folha 02 de
03 e folha 03 de 03. - O tamanho e a fonte da letra dos documentos devem seguir o padrão
Times New Roman, tamanho 12, espaçamento entre linhas de 1,5cm e espaçamento de
parágrafo de 1,25 cm. - Todos os documentos devem ser assinados pela autoridade que o
exarou.

11- Na Administração Pública brasileira um ato administrativo é um documento juridicamente

válido que concretiza o exercício da função administrativa do Estado.

12- É válido comentarmos que os atos administrativos podem ser classificados quanto ao seu
regramento, ao destinatário, ao alcance, ao objeto, à formação, à estrutura, à manifestação de
vontade, aos efeitos, ao conteúdo, à situação jurídica que criam, à eficácia, à exequibilidade, à
retratabilidade, ao modo de execução, à natureza da atividade e à função de vontade
administrativa.

13- Atos normativos - são aqueles que contêm um comando geral do Executivo visando ao
cumprimento de uma lei. Podem apresentarse com a característica de generalidade e
abstração (decreto geral que regulamenta uma lei), ou individualidade e concreção (decreto de
nomeação de um servidor). Exemplos: regulamento, decreto, regimento e resolução.

Atos ordinatórios - são manifestações internas da Administração Pública decorrentes do poder

hierárquico, disciplinando o funcionamento de órgãos e a conduta de agentes públicos. Podem
ser expedidos por chefes de serviços aos seus subordinados; logo, não obrigam aos
particulares. Exemplos: instruções, portarias e ordens de serviço.

Atos negociais - são todos aqueles que contêm uma declaração de vontade da Administração
Pública, aptos a concretizar determinado negócio jurídico ou a deferir certa faculdade ao
particular, nas condições impostas ou consentidas pelo Poder Público. Exemplos: licença,
autorização e permissão.

Atos enunciativos - são todos aqueles em que a Administração Pública se limita a certificar ou
atestar um fato, ou a emitir uma opinião sobre determinado assunto, constante de registros,
processos e arquivos públicos, sendo sempre, por isso, vinculados quanto ao motivo e ao
conteúdo. Exemplos: certidões, atestados e pareceres.

Atos punitivos - são aqueles que contêm uma sanção imposta pela lei e aplicada pela
Administração Pública, visando a punir as infrações administrativas e as condutas irregulares
de servidores ou de particulares perante a Administração Pública. Exemplos: multa
administrativa e interdição administrativa.
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14- Apostila; Ata; Atestado; Ato; Carta; Certidão; Correspondência Interna; Decreto;
Deliberação; Despacho; Exposição de Motivos; Instrução Normativa; Lei; Lei Complementar;
Mensagem; Ofício; Ofício Circular; Ordem de Serviço; Parecer; Pauta de Reunião; Portaria;
Relato de Reunião; Relatório; Requerimento; e Resolução.
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REDAÇÃO
OFICIAL - CEFS