MÓDULO 01

TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Profª. Cristiane Rolim

 ROTEIRO DE ESTUDOS

 Agenda
 Declaração
 Carta Comercial
 Requerimento
 Procuração
 Memorando
 Ofício
 Recibo
 E-mail
 Recomendações Gerais
  É uma caderneta ou
livro, datado, que se
destina a anotar, dia a
dia, compromissos,
lembretes etc. Os
registros diários são
anotados nele.

Os Objetivos de usar uma Agenda são:

 Lembrar-se de tarefas futuras.
 Anotar compromissos
TIPOS E FINALIDADES DAS AGENDAS

 Agendas de
Compromissos
 Agendas de Telefones
 Agendas de

Atendimentos em
Clinicas
 Entre outras diversas...
 DECLARAÇÃO
 A declaração é um documento utilizado
quando queremos comprovar algo.
 Pode ser composta em primeira ou terceira
pessoa, em registro formal.
 Sua estrutura é fixa e geralmente apresenta
título, corpo do texto, data e assinatura.
 CARTA COMERCIAL
 A carta (ou
correspondência)
comercial é um gênero
de texto característico
da área empresarial. Por
meio desse formato, as
empresas se comunicam
entre si ou com possíveis clientes com o
objetivo de gerar uma ação ou uma resposta
favorável.
 CARTA COMERCIAL
 Inúmeros assuntos
podem ser tratados
em uma carta
comercial, por isso os
tipos de carta também
são variados.
 O conteúdo da carta deve ser escrito de maneira
objetiva, clara, concisa e coerente, e a linguagem
utilizada deve ser adequada ao teor e ao contexto de
circulação do documento.
 A LINGUAGEM DEVE SER:
 Simples, evitando-se preocupação com
enfeites literários.
 Atual, isto é, inteligível à época presente.
 Coesa, a saber, própria, específica, objetiva.
 Correta, com exata observância das normas

gramaticais.
 Concisa, informando com economia de

palavras.
 Impessoal, com objetividade.
CARACTERÍSTICAS DA CARTA COMERCIAL

 Boa apresentação:
exige-se, portanto,
ordem, organização
e limpeza.

 Clareza: a obscuridade do texto impede a

comunicação imediata e dá possibilidade a
interpretações que podem levar a
desentendimentos e, até mesmo, a prejuízos
financeiros.
Para compor uma carta comercial que tenha
credibilidade, é importante se atentar para a
linguagem, que deve ser objetiva, clara, concisa,
coerente e formal, e para a estrutura do
documento, que deve obedecer a alguns padrões,
como timbre, número, local e data, destinatário,
assunto ou referência, vocativo, corpo do texto,
fecho e assinatura.
 REQUERIMENTO
 É um documento utilizado para fazer um pedido, a uma
pessoa ou uma instituição, explicando os motivos.
 A sua formalidade depende do seu destinatário, que é
chamado de requerido.
 É um documento muito utilizado no cotidiano,
principalmente nas escolas, no trabalho e em
repartições públicas, sob o amparo da lei.
 Pode ser direcionado a algum órgão superior, o
gerente, o professor, sendo pessoas que estão
relacionadas ao assunto de maneira direta.
 TIPOS DE REQUERIMENTO
 Pedido de informações;
 Solicitação de documentos escolares;
 Marcações de atendimento;
 Adiamento/suspensão de evento;
 Apreciação de documento;
 Poda ou corte de árvore;
 Transferência de domicílio eleitoral;
 Compensação e restituição de valores.
Sua estrutura é dividida da seguinte
forma:
 Invocação: pronome de tratamento adequado e
título da pessoa a quem se dirige;
 Preâmbulo: identificação do requerente (nome,
número do documento de identidade,
nacionalidade, estado civil, endereço, profissão);
 Texto: exposição do que o requerente solicita e a
justificativa;
 Fecho: onde aparecem fórmulas como:
a) Nestes termos pede deferimento.
b) Termos em que pede deferimento.
 Data e assinatura do requerente.
 PROCURAÇÃO

É um documento por meio

do qual uma pessoa
transfere a outra pessoa
poderes para praticar atos
em seu nome.
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS
 a) Apresentação dos dados pessoais do
outorgante (aquele que passa a procuração) e
do outorgado (aquele que recebe a
procuração).
Esses dados são: nome, nacionalidade, estado
civil, profissão, residência e identidade.
 b) Explicação da finalidade da procuração.

Indicação do local e data, seguida da

assinatura do outorgante.
 A procuração pode ser pública ou particular.
 A pública é registrada em cartório;
 A particular é geralmente conservada sem registro.
 ATENÇÃO!
Ambas as assinaturas devem ser sempre
reconhecidas em cartório. (IMPORTANTE E
NECESSÁRIO).
 MEMORANDO
É uma comunicação interna
das empresas e instituições,
utilizada entre os vários
setores para encaminhar,
solicitar, pedir, distribuir
informações ou documentos,
ora material ou relatórios.
 MEMORANDO
Geralmente, têm formulário próprio
que deve conter as seguintes
informações:

1. Sigla do Departamento e Nome por

extenso;
2. Nomes e cargos dos funcionários
(remetente e destinatário);
3. Referência ou síntese do assunto;
 OFÍCIO
 É um tipo de correspondência muito
utilizada nos órgãos públicos, podendo ser
usado também por empresas, clubes e
associações, e, ainda atualmente, como
correspondência protocolar entre as
entidades públicas ou particulares.
 RECIBO
O Recibo serve para que sempre que
ocorre uma transação comercial, faz-
se necessário o recibo. O recibo é o
comprovante do recebimento de uma
mercadoria ou de um pagamento
efetuado.
 E-mail
Regras de Ouro
 Na hora de responder, seja ágil. Redija textos curtos,
de fácil e rápida assimilação.
 Quando a quantidade de informações for muito grande,
prefira transformá-las em arquivos anexados. Os
textos de corpo de mensagem devem ser sempre
curtos.
 Letras maiúsculas ou em negrito são como um “grito”
eletrônico. Evite-as.
 Nos e-mails de negócio, JAMAIS usar abreviaturas e
ícones de emoção.
 Procure também ser diplomático, nada que o cliente
diga é contra você especificamente. Por isso, não “grite”
com o leitor e mantenha sempre uma atitude positiva.
 E-mail
Regras de Ouro

 Tente em sua resposta citar trechos do e-mail

do cliente, o que fará sentir-se respeitado.
 Em vez de: “Em resposta ao seu pedido,
informamos que...”, escreva: “Em resposta a
sua solicitação de patrocínio artístico,
informamos que...”.
 Além disso, foco no leitor, clareza, concisão,
precisão vocabular, expressividade e uma
dose de persuasão são os ingredientes
fundamentais para uma boa comunicação
eletrônica.
 RECOMENDAÇÕES GERAIS
 Modere a linguagem:
 Seus interlocutores são pessoas
desconhecidas. Evite afirmações
contundentes, do tipo “dono da verdade”.
 Cada um tem sua própria opinião, que deve

ser sempre respeitada.

 Não seja irônico, nem violento, muito menos

arrogante. Quando escrever alguma coisa,

coloque-se no lugar de quem está lendo sua
mensagem do outro lado.
 RECOMENDAÇÕES GERAIS
 Leia sempre o que escreveu!
 Cuidado com a ortografia e gramática, um

texto repleto de erros de ortografia ou

concordância, deixa a impressão de que o
autor não está interessado no assunto.
 Nem sempre existe liberdade na hora de

escrever um texto. No caso de correspondência

oficial ou comercial, existem formas
consagradas de escreve-las (é útil procurar
conhecê-las). A característica principal desses
tipos de texto é a objetividade.
 RECOMENDAÇÕES GERAIS
 Essas formas não podem ser vistas como
imutáveis, deve-se evitar expressões
antiquadas, fórmulas de saudação
exageradamente enfáticas, palavras
redundantes – tudo isso deve ser evitado pelo
redator.
 O conteúdo deve ser expresso em poucas

palavras, com clareza e concisão.