CURSO PRÁTICO

SECRETARIADO
E RELAÇÕES PÚBLICAS
 TEMA 2
SECRETARIADO
BASES
FUNDAMENTAIS
1. ATENDIMENTO AO PÚBLICO/RECEPÇÃO
 Recepcionar e atender diferentes públicos;
 Acomodar o utente e daixá-lo avontade e confortável;
 Usar um tom agradável, que passe segurança e
credibilidade;
 Procure satisfazer a vontade do cliente/utente;
 Seja gentil, amigável, confiável, amigo, camarada;
 Trate o utente como se fosse seu parente próximo;
 Saudar com sorriso, alegria e saber o que o senhor deseja.
2. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
 Envolve a compreensão de tramitação de processos
administrativos;
 Planear, organizar, executar, acompanhar e avaliar as
actividades administrativas;
 Tratar da agenda, correspondências recebidas e expedidas
(enviadas), reuniões, e outras;
 Conhecer quando e onde começa e termina um processo;
 Saber o que se faz e não, quando o processo começa;
 Saber os passos correctos na execussão de um documento.
 3. GESTÃO DA INFORMAÇÃO
 Controlar o processo de gestão e circulação da informação;
 Receber, seleccionar, preparar e transmitir informações;
 Garantir a veracidade e credibilidade da informação;
 Gerir o fluxo de informações e de documentação;
 Actualizar e manter a rede de contatos internos e
externos;
 A informação é importante para a área a que se destina.
Evite passar informação a quem não deveria saber.
 4. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
 Programar, agendar e organizar eventos sociais e
administrativos.

 Definir o tipo de evento mais adequado ao objetivo a ser

alcançado, conhecendo a tipologia existente;

 Compatibilizá-lo com a cultura da organização e com os

recursos disponíveis;
 4. ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
 Captar recursos e estabelecer parcerias, com base na
análise do ramo de negócio e perfil da empresa;

 Planear, acompanhar e controlar todas as providências

necessárias à realização do evento;

 Incluir a divulgação, fluxo financeiro, recursos materiais e

humanos e apoio logístico;

 Firmar contratos com atenção aos prazos, pagamentos,

execução dos serviços e penalidades.
5. PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS

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 ESTRUTURA DE UMA REDACÇÃO
A correspondência deve ser bem redigida, sem erros
ortográficos e construções gramaticais incorretas.

Timbre: é o cabeçalho que figura na parte superior do

documento. Inclui o nome da instituição, a sua morada
completa, os números de telefone e email.

No caso de não estar impresso, deve-se escrever sempre em

maiúsculas e sem sublinhar.
 ESTRUTURA DE UMA REDACÇÃO
Data: geralmente escreve-se na parte superior direita e a sua
parte final deve estar alinhada com a margem direita do
texto, a dois ou três espaços abaixo da altura do timbre.

Pode ser colocada também depois do texto, antes da

despedida, alinhada à esquerda.

A data é precedida do nome da localidade de onde se

escreve e separada dele por uma vírgula.
 ESTRUTURA DE UMA REDACÇÃO
Destinatário: o nome e a morada da instituição a que se
dirige o documento devem ser escritas duas ou três linhas
abaixo da data.

No caso de serem utilizados envelopes de janela deve figurar

do lado direito.

Quando se envia ao cuidado de um funcionário da

instituição, o nome deste deve ser escrito por baixo da
morada.
 ESTRUTURA DE UMA REDACÇÃO
Registo/referência: depois da morada e antes da saudação
inicial, pode encontrar-se, à direita ou à esquerda, o registo
ou referência.

Assunto: a dois espaços abaixo da data encontra-se o

assunto, com o qual se sintetiza o conteúdo.

Corpo: a dois espaços do cabeçalho. É a parte central da

carta, onde se expõe o conteúdo do documento, centrado na
folha e devidamente distribuído por parágrafos.
 ESTRUTURA DE UMA REDACÇÃO
Cabeçalho: necessário nas cartas em que se estabelece uma
primeira relação e em todas as cartas de carácter protocolar.

Na saudação inicial não se abrevia. As formas mais

frequentes de saudação são:

Excelentíssimo Senhor, quando o destinatário ocupa uma

posição social de relevo, e Estimado/caro Senhor, menos
protocolar.
 ESTRUTURA DE UMA REDACÇÃO
Despedida: qualquer carta termina com a frase de
despedida. Escreve-se a dois espaços por baixo do texto e
sem ponto final, normalmente utiliza-se a vírgula.

A fórmula mais utilizada, se se conhecer o destinatário será:

Cordialmente ou então Saudações cordiais. Se, não se
conhecer: Atentamente; Sem mais assunto, Esperando
resposta, Melhores cumprimentos.
 ESTRUTURA DE UMA REDACÇÃO
Assinatura: escreve-se geralmente na parte esquerda da
folha a uma distância aproximada de dois espaços da
despedida. Vem sempre acompanhada da especificação do
cargo do remetente. Deve escrever-se, por baixo da
assinatura, o nome do assinante.

Quando o remetente não assina a carta, esta pode assinar-se

por ordem (p.o.), por poder (p.p.) ou por delegação (p.d.) e
deve incluir o nome da pessoa que a assina.
GRATO PELA
ATENÇÃO Sumbe, 23-ago-21