SECRETARIADO

&
RELAÇÕES PÚBLICAS

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 TEMA 1
SECRETARIADO
NOÇÕES GERAIS
 INTRODUÇÃO
O secretariado é uma função essencial em qualquer tipo de
actividade, tanto no mundo dos negócios como na
administração pública.

Ele contribui para o funcionamento eficaz da organização

através do seu trabalho discreto, organizado e metódico.

Chama-se secretário à pessoa que minuta correspondências,

elabora as actas e orienta administrativamente um gabinete
ou escritório.
 HISTORIAL
Há relatos de que Napoleão Bonaparte teve uma secretária,
incumbida de fazer as anotações da guerra, no entanto,
Josefina, a esposa, forçou-o a contratar um homem para
esse cargo por ciúmes.

Apenas no período das Guerras Mundiais é que as mulheres

ganharam espaço no mercado de trabalho, em função da
falta de mão-de-obra masculina.
 HISTORIAL
O secretariado envolve actividades de assessoria,
planeamento, controle, gestão de informação, atendimento,
organização de eventos e muitas outras tarefas.

Tem origem na antiguidade com os escribas. Na idade média

os secretários eram os monges.

Actualmente, todos tendem a ser secretários, uma vez que

têm conhecimentos de atendimento, organização e
planificação diária das actividades.
 O QUE É O SECRETARIADO, AFINAL?
O secretário é a pessoa encarregada de certas redacções da
organização, do funcionamento do serviço administrativo,
capaz de datilografar, estenografar e utilizar computador,
classificar correspondências, redigir cartas, tomar notas, etc.

O secretário é o profissional que actua em escritórios

prestando assessoria. Pode ainda actuar como recepcionista
ou assistente administrativo.
 RESPONSABILIDADES…
 Agendar e controlar compromissos;

 Organizar documentos, reuniões e

eventos;

 Saudar e anunciar visitantes;

 Solicitar/comprar materialis de escritório;

 RESPONSABILIDADES…
 Gerir as chamadas telefónicas;

 Gerir as correspondências de entradas

e de saídas;

 Enviar, anexar e imprimir documentos;

 Transmitir avisos e manter a ponte de

informações entre os sectores da
instituição.
 CONHECIMENTOS…
 Funcionamento e característica da organização;

 Seu papel e o que faz cada cargo;

 Os métodos de trabalho em um escritório;

 Os sistemas de informações – Informática;

 Idiomas falado e escrito;

 Organização, comunicação e adaptabilidade.

 COMPETÊNCIAS…
 Organização, boa memória e comunicação;

 Saber ouvir e tomar decisões;

 Pautar pela Eficiência e eficácia;

 Primar pela pontualidade e assiduidade;

 Velar pela apresentação e higiene pessoal;

 Bom desempenho ao digitar ou escrever.

 COMPETÊNCIAS…
 Assessoria de um ou mais executivos;
 Dirigir os serviços das secretárias;
 Redigir e interpretar textos profissionais;
 Verificar, avaliar e despachar a correspondência;
 Planear, organizar e participar das visitas, reuniões e
eventos;
 Recepcionar visitantes, realizar contactos externos;
 Facilitar o relacionamento interno e externo;
 DEVE EVITAR…
 Vulgaridade;

 Descompostura;

 Preconceito;

 Antipatia;

 Indisposição;

 Desorganização.
 APRESENTAÇÃO
Os requisitos valorizados pelas empresas para caracterizar o
perfil de uma secretária eficiente neste milênio
compreendem:

Boa aparência, elegância no falar e no vestir, conhecimento

dos serviços administrativos, domínio de equipamentos e
programas com alta tecnologia (informática e internet).
 SECRETÁRIA DOS NOVOS TEMPO
A secretária exerce hoje o papel de Assistente Executiva e
como tal deve estar alerta ao fenómeno causador de
mudanças de pensamento e comportamento na sociedade
actual: a globalização.

Este fenômeno desencadeou a Terceira Revolução Industrial,

baseada na tecnologia da informação, transformando as
relações de trabalho e tornando mais complexos os papeis
destinados a cada um nas organizações
 QUALIDADES NECESSÁRIAS
Enquanto a empresa modifica as tendências administrativas,
a Secretária actual deve apresentar, além da competência
técnica, a competência social, tais como:

 Pontualidade;
 Empatia;
 Liderança;
 Aptidão de relacionamentos;
 Aptidão para multicuturalismo;
 QUALIDADES NECESSÁRIAS
 Capacidade de automotivar-se;
 Capacidade de resolução de conflitos;
 Capacidade de autodesenvolvimento;
 Capacidade de assumir responsabilidades;
 Capacidade de aprender continuamente;
 Capacidade de ler os ruídos verbais e não verbais;
 Capacidade de motivar as pessoas;
 Cooperativismo; E outras.
QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS
Discrição: As suas actividades envolvem muitos aspectos
confidenciais da empresa;

Bom Senso: Em muitos momentos você estará frente a

situações que exigem muito bom senso;

Objectividade: Você existe para facilitar o “caminho” das

pessoas envolvidas com a empresa e, para resolver
problemas. Assim, seja objectiva, precisa, prática, em tudo;
QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS
Criatividade: Cada jornada de trabalho, exige de você várias
soluções, como conseguir colocar 20 pessoas numa sala de
reuniões numa sala que só cabem 10;

Lealdade: A partir do momento que você fez um contrato

com sua empresa, seja leal a ela, em tudo;

Respeito: Lembre-se do velho ditado “não faça aos outros o

que não deseja que lhe façam”. Respeite a estrutura da sua
empresa a personalidade e a forma de ser das pessoas.
QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS
Iniciativa: crie e seja capaz de executar. Tome iniciativas que
facilitarão a rotina de todos;

Dinamismo: execute-o com vivacidade, alegria, disposição;

Paciência: ela será a sua maior “aliada” no seu dia-a-dia;

Pontualidade/Assiduidade: planear, organizar e controlar o

tempo da sua actuação. Você precisa saber planear,
organizar e controlar, primeiramente, o seu tempo.
QUALIDADES/CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS
Boa aparência: você é imagem da sua área de actuação na
empresa. Sua aparência pessoal é factor importante;

Cultura: actualização cultural permanente factor

imprescindível;

Conhecimento da empresa: você precisa “dominar” sua

empresa, conhecendo sua RAZÃO DE SER, seus produtos e
serviços, organogramas, nome e cargos das pessoas.
BUSCANDO CONHECIMENTOS NECESSÁRIOS
Se quer realmente ser um bom redactor deverá ter em
mãos: Gramática, Dicionário, Livros de redacção e estilo.

 Faça assinatura de uma revista que trate dos assuntos

gerais que ocorrem no país;
 Busque constantemente novidades literárias ligadas a sua
profissão;
 Procure ler revistas que tratem de assuntos empresarias,
econômicos.
 PERFIL PROFISSIONAL DO SECRETÁRIO
O novo perfil para um profissional em secretariado é a
Informatica, digitar, planear, organizar, controlar o arquivo,
a agenda de viagens e de reuniões.

As secretárias antes serviam apenas café, compravam

presentes, etc. hoje, suas funções são de cunho
administrativo, porque o técnico em secretariado assessora
sectores e pessoas.
 PERFIL PROFISSIONAL DO SECRETÁRIO
 Triar informações e estabelecer fluxos de atendimento;

 Ter bom comportamento e atenção aos princípios éticos;

 Promover um clima de satisfação e garantir a qualidade

dos serviços;

 Atender com rapidez e eficiência às necessidades do

utente;
 PERFIL PROFISSIONAL DO SECRETÁRIO
 Elaborar documentos como: relatórios, actas, informações,
memorandos, convites, utilizando técnicas redacionais;

 Prestar apoio logístico às actividades profissionais de

pessoas e sectores;

 Gerenciar a rotina administrativa e os processos de

trabalho decorrentes;
 PERFIL PROFISSIONAL DO SECRETÁRIO
 Ter uma comunicação eficaz, liderança e habilidade de
negociação.

 Utilizar técnicas de gestão do tempo;

 Assumir postura profissional condizente com os princípios

laborais da área;

 Relacionar-se adequadamente com os colegas, clientes e

fornecedores;
 PERFIL PROFISSIONAL DO SECRETÁRIO
COMPETÊNCIAS ESPECÍFICAS

 Receber, processar, distribuir e armazenar informações

verbais e não verbais recebidas e emitidas nos nveis
hierárquicos;

 Organizar e assessorar a realização de eventos em suas

diversas tipologias, com a logística.
 PERFIL PROFISSIONAL DO SECRETÁRIO
COMPETÊNCIAS NA GESTÃO

 Identificar e interpretar as diretrizes do planeamento

estratégico, táctico e do plano directório, aplicáveis à
gestão organizacional;

 Interpretar resultados de estudos de mercado,

económicos ou tecnológicos, utilizando-os no processo de
gestão.
 PERFIL PROFISSIONAL DO SECRETÁRIO
COMPETÊNCIAS NO ATENDIMENTO

 Recepcionar e atender o utente com cordialidade, bom

humor e capacidade de gestão de conflitos;

 Considerar e dominar os aspectos psicológicos que

interferem nas relações humanas;

 Adoptar critérios de qualidade e técnicas de atendimento.

 PERFIL PROFISSIONAL DO SECRETÁRIO
COMPETÊNCIAS ADMINISTRATIVAS

 Planear, organizar, delegar, controlar e avaliar actividades

administrativas;

 Analisar alternativas para a tomada de decisões do chefe;

 Implementar acções para a solução de problemas na

organização.
 PERFIL PROFISSIONAL DO SECRETÁRIO
COMPETÊNCIAS NA GESTÃO DE INFORMAÇÃO

 Receber;

 Processar;

 Distribuir e;

 Armazenar informações verbais e não verbais, recebidas e

emitidas em todos os níveis hierárquicos da organização e
por clientes.
GRATO PELA
ATENÇÃO Sumbe, 23-ago-21