Resumo da Profisso

Recepcionar visitantes, atender telefonemas, efetuar chamadas telefnicas. Quais so os outros nomes desta profisso? Atendente Telefonista Quais so as tarefas e responsabilidades desta profisso? Recepcionar / controlar visitantes. Encaminhar visitantes para os funcionrios da empresa. Responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as perguntas para outros funcionrios qualificados a responder. Enviar e receber correspondncias ou produtos. Processar a correspondncia recebida (pacotes, telegramas, fax e mensagens), organiz-los e distribuir para o destinatrio. Executar arquivamento de documentos. Executar trabalhos de digitao (algumas empresas exigem um mnimo de 45 palavras/minuto). Organizar viagens. Marcar reunies. Controlar as chaves. Registrar informaes. Utilizar o computador e impressoras da recepo. Utilizar Pager, intercomunicadores, rdios e sistema de alto-falantes. Utilizar a mquina copiadora. Utilizar o fax. Manter atualizado os livros de registros de correspondncia e registro de fax. Telefonista - Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir chamadas telefnicas. Ajudar visitantes a fazer ligaes internacionais. Anotar recados de visitantes ou de chamadas telefnicas e envi-los para os funcionrios. Saber usar o correio de voz. Saber agendar e fazer reunies por telefone (conference calls). Manter em ordem e limpo o local da PABX. Registrar diariamente as ligaes telefnicas nacionais e internacionais realizadas.

Processar o dbito das ligaes telefnicas. Reportar falhas do equipamento telefnico. Conhecer os aspectos legais da profisso. Atuar com tica no exerccio da funo: imagem profissional, imagem da empresa, sigilo profissional, relacionamento com colegas e superiores. Conhecer a tarifao dos servios telefnicos. Saber utilizar os servios das empresas concessionrias de atendimento pblico (informaes, consertos, auxlio de telefonistas, etc). Quais so os requisitos para esta profisso?
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Habilidades Necessrias Boa comunicao oral. Boa memria. Habilidade em digitar. Leitura bem fluente. Fluncia em lngua estrangeira recomendvel. Conhecimentos Necessrios Algumas empresas requerem 2o. Grau completo. Saber operar mesas telefnicas (PABX). Conhecer os cargos da empresa e suas responsabilidades. Conhecer a organizao da empresa. Conhecer os procedimentos de emergncia. Qualidades Pessoais Cordial. Paciente. Prestativa. Saber ouvir. Saber trabalhar sob presso. Boa comunicao verbal. Coordenao Motora. Capacidade de memorizao. Sociabilidade. Estabilidade emocional. Responsabilidade. Educada ao telefone. Requisitos Fsicos Voz clara e agradvel, boa audio e boa aparncia. Trabalho bastante repetitivo. Em algumas empresas existe stress causado por forte superviso, por computador e por superviso pessoal.

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3.

4.

Necessitam aprovao da superviso para ausentar-se do posto de trabalho. Requer esforo fsico de estar sentado / parado por longos perodos de tempo. Como iniciar nesta profisso? Segundo grau. Cursos de digitao. Cursos de Recepcionista / Telefonista ou auxiliar de escritrio. Experincia em servios que envolvam muitos contatos com pessoas, digitao de textos e outros servios de escritrio. Como o local de trabalho desta profisso? Setenta e cinco por cento trabalham como telefonista em hotis, hospitais, clnicas, comrcio, escritrios de empresas, etc. O restante trabalha nas companhias telefnicas. Normalmente no viajam. Utilizam telefones, mesas telefnicas, computadores, copiadoras e fax. Interagem com muitas pessoas como: clientes, funcionrios, gerentes, visitantes, etc. Muitas telefonistas / recepcionistas trabalham usando computadores, em locais bem iluminados, com ar condicionado, etc. Entretanto, se o local no tiver tido um bom projeto a Recepcionista / Telefonista poder experimentar desconforto visual e dores nas costas. Trabalham nas horas normais das empresas. Entretanto, em hotis, hospitais e outros locais trabalham em turnos (fins de semana, feriados, noite, dia, etc). Qual o futuro da profisso? Fatores positivos: Muitas empresas necessitam do toque humano e da habilidade na recepo da empresa. reas de turismo e hotis so de grande utilizao e valorizao de recepcionistas, principalmente devido ao valor atribudo habilidade de saber relacionar-se com pessoas. Embora a maior parte dos telefones possa ser discado diretamente, ainda existem nmeros que requerem o auxlio de uma telefonista. A fuso das atividades da telefonista e de recepcionista um fator positivo, pois as novas telefonistas/recepcionistas devem enriquecer seu trabalho dirio executando servios de secretria, auxiliar de escritrio, etc. Isto capacita as mesmas a aspirar promoes para outras reas da

empresa. As telefonistas/recepcionistas mais experientes devem saber usar mesas telefnicas, correio de voz, sistemas de arquivamento, internet, e-mail e excelente rapidez na digitao de textos.

Fatores negativos: O emprego de telefonistas em companhias telefnicas deve diminuir bastante nos prximos anos devido automao.