Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos

administrativos e comunicações de modo comum nos órgãos que o

integram.

Sua finalidade básica – comunicar com objetividade e máxima clareza –

impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa
daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular
etc.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, clareza e

concisão, formalidade e padronização, e ainda o uso do padrão culto de
linguagem.

Esses princípios aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre

permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e
uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem.

O Governo do Distrito Federal, na gestão do então Governador Joaquim

Domingos Roriz, editou o Decreto Nº 20.940, em 30 de dezembro de 1999,
criando no Manual de Comunicação Oficial do Governo do Distrito
Federal, no intuito de estabelecer entre órgãos do Governo do Distrito
Federal procedimentos uniformes das atividades relativas à
comunicação administrativa. Este foi aplicado na PMDF por meio da
Portaria PMDF Nº 276, de 1º de junho de 2000.

Já em 2006 o Comando da Corporação nomeou comissão para

viabilizar um manual de redação da PMDF, o qual deveria ser
confeccionado para dirimir os conflitos nos expedientes adotados e
utilizados internamente e os demais órgãos da estrutura do Governo do
Distrito Federal. Sendo assim em dezembro daquele ano e com o
trabalho da comissão concluído foi instituído o Manual de Redação
Oficial da Polícia Militar do Distrito Federal, por meio da Portaria PMDF Nº
540.

Visando a constante atualização e adequação às modernas

necessidades de aprimoramento das estruturas da comunicação oficial
nos órgãos públicos e especial na PMDF, em 2009 o manual de
comunicação oficial da PMDF foi reformulado e implementado por meio
da Portaria PMDF Nº 657.
No ano de 2015 uma nova realidade foi inserida no âmbito dos órgãos da
Administração Direta e Indireta do Distrito Federal, o GDF passou a adotar
o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema oficial para a
gestão de documentos e processos administrativos (Decreto Distrital Nº
36.756/2015). Este sistema permite a produção, edição, assinatura,
trâmite, armazenamento e gestão de documentos e processos
eletrônicos, disponível para usuários internos e externos, além da
padronização documental.

Com isso foram inseridos os modelos dos documentos que constam no

Manual de Redação Oficial da PMDF na base de conhecimento do SEI,
deste modo permaneceu mantida a padronização exigida na
Corporação.

A redação oficial deve caracterizar-se por:

• impessoalidade
• clareza
• concisão
• formalidade e padronização
• padrão culto

• 7. ATRIBUTOS DA REDAÇÃO OFICIAL

• 1) Impessoalidade:
A impessoalidade decorre de princípio constitucional (Constituição, art. 37), e seu
significado remete a dois aspectos: o primeiro é a obrigatoriedade de que a
administração pública proceda de modo a não privilegiar ou prejudicar ninguém,
de que o seu norte seja o interesse público; o segundo, a abstração da pessoalidade
dos atos administrativos, pois, apesar de a ação administrativa ser exercida por
intermédio de seus servidores, é resultado tão-somente da vontade estatal.
A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço público e sempre em
atendimento ao interesse geral dos cidadãos. Sendo assim, os assuntos objetos dos
expedientes oficiais não devem ser tratados de outra forma que não a estritamente
impessoal.

• 2) Clareza:
A Clareza possibilita imediata compreensão pelo leitor. No entanto a clareza não
é algo que se atinja por si só, ela depende estritamente das demais características
da redação oficial. Para ela concorrem:

o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e, por definição,

avesso a vocábulos de circulação restrita como a gíria e o jargão;
 a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos
textos;

a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos linguísticos que nada lhe
acrescentam.

Na revisão de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele será de fácil

compreensão por seu destinatário. O que nos parece óbvio pode ser desconhecido
por terceiros. O domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de
nossa experiência profissional, muitas vezes, faz com que os tomemos como de
conhecimento geral, o que nem sempre é verdade.

• 3) Concisão:
Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um
mínimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se
tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve e ainda o
necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que
muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de
ideias. O esforço de sermos concisos atende, basicamente, ao princípio de
economia linguística ao empregar o mínimo de palavras ao máximo de
informação. Não se deve de forma alguma entendê-la como economia de
pensamento, isto é, não se deve eliminar passagens substanciais do texto no intuito
de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis,
redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito.

• 4) Formalidade e padronização:

As comunicações administrativas devem ser sempre formais, isto é, obedecer a certas

regras de forma. Isso é válido tanto para as comunicações feitas em meio eletrônico (por
exemplo, o documento gerado no SEI), quanto para os eventuais documentos impressos.
Não se trata somente do correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para
uma autoridade de certo nível, mais do que isso: a formalidade diz respeito à civilidade
no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação. Já a padronização
diz respeito à estrutura dos documentos. Na Polícia Militar, bem como nos demais órgãos
da administração direta e indireta não há liberdade para redigir os atos administrativos de
forma aleatória. Com por exemplo: tipo de papel, tamanho da fonte, tipo de letra, cor da
fonte, diagramação (margens, espaços, parágrafos). Há de obedecer a correta
diagramação.

• 5) Padrão culto:

Na redação oficial a observância à norma e ao padrão culto da língua devem ser uma
constante, para tanto faz-se necessário utilizar da linguagem padrão, observando os
princípios da gramática normativa, com o devido emprego ortográfico, da ortografia
correta; primar pela concordância; pelo uso do sinal de crase; pela pontuação, de
modo que todas os padrões sejam obedecidos no texto elaborado.

8. PRONOMES DE TRATAMENTO
Uso de pronomes de tratamento tem larga tradição na língua
portuguesa. De acordo com Said Ali, após serem incorporados ao
português os pronomes latinos tu e vos, “como tratamento direto da
pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra”, passou-se a empregar,
como expediente linguístico de distinção e de respeito, a segunda
pessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia superior. (SAID
ALI. Manoel. Gramática secundária histórica da língua portuguesa. 3. ed.
Brasília: Ed. Universidade de Brasília, 1964. p. 93-94).

10. CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS NA PMDF

A correspondência oficial em uso na Polícia Militar do Distrito Federal

classifica-se em função:
1. Da procedência:

a) externa - é a que circula entre autoridades da Polícia Militar e outras

autoridades e/ou órgãos civis ou militares fora do âmbito da PMDF;

b) interna - é a realizada no âmbito da Corporação.

2. Da natureza:

a) sigilosa - é aquela que trata de assunto que por sua natureza deve ser
de conhecimento restrito e, portanto, requer medidas especiais de
salvaguarda e divulgação. A elaboração e a classificação de
documentos em grau de sigilo secreto, confidencial ou reservado
obedecem à legislação específica;

b) ostensiva - é aquela cujo conhecimento por outras pessoas além

do(s) destinatário(s) não apresenta inconvenientes para a Corporação.

3. Da tramitação:

a) normal - é aquela cujo estudo, solução e circulação devem ser

realizados dentro dos prazos regulamentares. No caso das
correspondências sem prazo definido, considera-se como normal o
tempo de tramitação que não resulte prejuízo para a administração e/ou
interessado;

b) urgente - (U) - é aquela que, em face da natureza do assunto, tem

tratamento preferencial sobre a normal, para que seu estudo, decisão e
circulação se façam no menor prazo possível;
c) urgentíssima – (UU) – é aquela cujo tratamento é emergencial e
imediato, com precedência sobre as demais.

11. ATOS ADMINISTRATIVOS

Os atos administrativos editados na Corporação seguem fielmente as

observâncias contidas no Manual de Redação Oficial adotado na PMDF.
Os atos administrativos mais usuais são os: normativos (edital, portaria
do Comando Geral, etc), ordinatórios (ordem de serviço, nota de
instrução, etc), de correspondência (ofício, circular, memorando, etc),
enunciativos (parecer, relatório, etc), negociais (contrato, convênio, etc),
comprobatórios (ata, certidão, etc) e de divulgação (boletim do
Comando Geral, almanaque, etc).

Como implementamos a utilização do Sistema Eletrônico de Informação

- SEI - na gestão documental, todos os modelos constam na base do
sistema e estão devidamente formatado em consonância com o manual
(fonte: https://sei.df.gov.br/).

Agora, em último caso, se necessário produzi-los fisicamente há de

observar a formatação exigida
na https://intranet.pmdf.df.gov.br/controleLegislacao2/PDF/2442.pdf, a
qual define os padrões de formatação, margem, espaçamento, tipo de
letra, dentro outros.

5. PORTARIA: é o ato no qual o Comandante-Geral normatiza a

aplicação de leis, decretos e regulamentos, estabelece diretrizes, expede
determinações gerais ou específicas e disciplina matéria de sua
competência. A Portaria deverá ser publicada no Boletim Interno ou
Boletim do Comando-Geral, conforme o caso.

14. DOCUMENTOS DA ROTINA PM

Além dos documentos já listados anteriormente (Circular, Ofícios, Parte,

Portaria, Memorando), outros fazem parte da rotina administrativa, seja
em Unidades operacionais ou administrativas. Estes documentos, devido
ao seu manuseio diário para execução das tarefas cotidianas, são
importantes no controle, manutenção e fiscalização de bens e pessoas
dentro da estrutura policial militar, são eles:
 1. Livro de Parte Diária - nele são realizados os lançamentos de faltas
e/ou atrasos, dispensas, remanejamentos e trocas de serviços
2. Mapa Controle de Entrada e Saída - nele são realizados o controle
de acesso às instalações das UPMs, nestas fichas são realizados o
cadastro das pessoas que adentram os quartéis;
3. Mapa de Pernoite - documento que cataloga as informações
acerca do efetivo diário da UPM. Nele devem ser lançados o
quantitativo de policiais escalados, os dispensados, os presos, os
detidos, os ausentes, os de férias, os que estão respondendo à
revista do recolher, etc;
4. Mapa Controle de Uso de Viatura - nele são realizados o controle
das viaturas em uso nas UPMs, além de controlar o odômetro, o
tempo de uso, o nível de combustível, faz menção também ao
estado de conservação do veículo utilizado.

15. OCORRÊNCIA POLICIAL MILITAR

É o documento oficial utilizado pela Polícia Militar para fazer o registro da

notícia do infração penal (crime ou contravenção).

Este documento deve ser preenchido de forma detalhada, objetivo e

obedecendo a sequência dos acontecimentos. Para tanto faz-se
necessário ser lavrado em linguagem clara, concisa e objetiva, não
podendo conter rasuras ou emendas de forma que ao chegar à
autoridade policial ou judicial possa transparecer os fatos da maneira
mais lúcida possível, a fim de contribuir para a resolução dos fatos sem
causar embaraços.

16. DADOS ESSENCIAIS DA OCORRÊNCIA

A lavratura da Ocorrência deve acontecer de forma que demostre com

clareza e maior precisão possível o detalhamento do fato ocorrido. Para
isso, faz-se necessário obrigatoriamente sempre que possível o
preenchimento dos dados abaixo:

• Data, local exato ou com maior exatidão possível e horário;

• Qualificação completa de todas as pessoas envolvidas;

• Sinais particulares do suspeito;

• Histórico pormenorizado do fato;

• Relação dos objetos arrolados;

• Providências adotadas;

• Apoio recebido (de outra guarnição, PC, BM, SAMU, transeuntes, etc);

• Condições físicas dos envolvidos;

• Identificação completo do veículo envolvido;

• Natureza e codificação do ato.

18. REQUERIMENTO

É o documento peticionado, de acordo com o modelo disponibilizado no

SEI, para obter um bem, um direito, ou uma declaração, endereçado a
autoridade que tenha poder de decisão acerca do pedido.

19. REGULAMENTO DE IDENTIDADE VISUAL

Regulamento de Identidade Visual (RIV) tem objetivo de fortalecer o grau

de importância da marca PMDF como elemento central em todo o
contexto da identidade visual institucional. Além disso, foram
estabelecidas características como simplificação, redução e integração
em sua composição, a fim de constituir uma compreensão e utilização
facilitadas, tendo em vista o acelerado ritmo da sociedade atual, que
exige uma comunicação mais direta.

É responsabilidade de todos os policiais militares e servidores civis zelar

pela imagem institucional, uma vez que a valorização que a sociedade
deposita na instituição é reflexo direto das ações de seus integrantes nos
diversos âmbitos, sobretudo no comunicacional. E por isso é
imprescindível a correta aplicação e o cumprimento rigoroso das
diretrizes contidas no RIV.

20. REGULAMENTO DE IDENTIDADE VISUAL

O RIV contextualiza o surgimento do símbolo da PMDF, constituído a partir
da união, sobreposição e redesenho de três importantes símbolos
elementares: a esfera armilar, representando a origem histórica da
Corporação, criada originalmente por D. João VI, em 13 de maio de 1809,
com a denominação Divisão Militar da Guarda Real da Polícia da Corte; o
brasão do Distrito Federal, identificando a unidade federativa a qual
pertence; e a rosácea representativa das polícias militares do Brasil.

Contextualiza, também, sobre a marca e assinatura da Corporação

quando usados e ainda quanto a padronização e construção do
desenho da marca.

O RIV traz importante orientação, quando da apreensão de objetos em

ocorrência policial, ressaltando a vedação da colocação do objeto sobre
a marca da Corporação, além da proibição de identificação que não
seja o da marca e assinatura da PMDF.

Este Regulamento é extensivo nas orientações e abrange todos os meios

de identidade visual utilizados pela Corporação, que vão desde o tipo de
envelope, cartão, plotagem das viaturas, etc