ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL

Rio do Sul
2019
 ASPECTOS GERAIS DA REDAÇÃO OFICIAL

Data: 18/09/2019
Local: auditório da UNIDAVI – Rio do Sul

Ementa: redação oficial e suas formas de linguagem; tipos de Correspondência

(particular, organizacional e oficial); atos Administrativos: alvará, atestado, auto,
apostila, certidão, circular, decreto, despacho, edital, instrução normativa, ordem de
serviço, resolução (deliberação), portaria; comunicações Oficiais Administrativas: ata,
informação, laudo, parecer, relatório; correspondências Oficiais: aviso, comunicação
interna, exposição de motivos, nota oficial, ofício.

Objetivos: proporcionar conhecimentos referentes à elaboração textos oficiais (atos e

comunicações), pautados nas normas cultas da língua portuguesa e no Manual de
Redação Oficial; apresentar os modelos de documentos oficiais com seus respectivos
usos; ressaltar a importância do uso adequado da linguagem nos documentos oficiais;
discutir a importância da padronização dos documentos oficiais no serviço público.

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TÓPICO 1
Redação Oficial e suas formas de linguagem

O Manual de Redação da Presidência da República 1 define redação oficial como “a

maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos”.
Sendo assim, a Redação Oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão
culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.

Há que se acrescentar que a própria Constituição, em seu artigo 37, frisa que “A
administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da
União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de
legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Sendo a
publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública,
fica claro que devem nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

O Manual ainda é preciso ao enfatizar que “não se concebe que um ato normativo de
qualquer natureza seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua
compreensão”. Assim, a transparência do sentido dos atos normativos, bem como sua
inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de Direito, portanto é inaceitável que
um texto legal não seja entendido pelos cidadãos. A publicidade implica, desse modo,
necessariamente, clareza e concisão.

Fica claro, por tudo isso, que as comunicações oficiais são uniformes, pois há sempre
um único comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas comunicações ou é o
próprio serviço público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) – ou o
conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

Apesar dessa uniformidade, isso não quer dizer que os textos oficiais não acompanham
o próprio processo de evolução da língua, mas sua finalidade básica impõe certos
parâmetros em relação ao uso que se faz da língua, o que o diferencia de outros textos,
com outros fins. A linguagem, como já foi dito, deve ser clara e precisa. Para que isso
aconteça, é preciso observar alguns aspectos de ordem gramatical e linguística.

1. OS ATRIBUTOS DA REDAÇÃO OFICIAL

Uso da norma padrão da língua portuguesa; clareza e precisão; objetividade; concisão;

coesão e coerência; impessoalidade; formalidade e padronização;

1.1 USO DA NORMA PADRÃO DA LÍNGUA PORTUGUESA

Faz parte dos atributos da Redação Oficial o uso da norma padrão da língua portuguesa.
Tal norma, contudo, diz respeito à língua escrita, e não à língua falada.

1
O curso foi elaborado com base nas normas estabelecidas pelo Manual de Redação da Presidência da
República – (3ª edição revisada e atualizada em 2018), regimento máximo da Redação Oficial no Brasil e
pelo Manual de Redação Oficial (Padronização e Redação dos Atos Oficiais do Estado de Santa Catarina
(3ª edição revisada e atualizada em 2013). Além disso, considerou-se o suplemento à 3ª edição do Manual
de Redação Oficial do Estado (no prelo).
2
Há, evidentemente, uma distância entre a língua falada e a língua escrita. Aquela é
dinâmica, reflete de forma imediata qualquer alteração de costumes, e pode
eventualmente contar com outros elementos que auxiliem a sua compreensão, como
gestos, entoação, etc. Já a língua escrita incorpora mais lentamente as transformações,
tem maior vocação para a permanência, e vale-se de si mesma para comunicar. Do
estudo dessas variações ocupa-se a sociolinguística.

A sociolinguística pode ser entendida como uma corrente da linguística que estuda a
relação entre a linguística e a sociedade e, nesse sentido, aspectos extragramaticais
devem ser observados sob pena de extrair a língua do seu contexto de produção. Sendo
assim, a língua, definida como um código de signos linguísticos, sofre variação (idade,
sexo, região, classe social, etc.), fugindo da concepção tradicional de erro.

O que há, portanto, são normas. A norma padrão é aquela descrita e prescrita pela
gramática normativa, que tende a ser homogênea e consensual, já que está presente nas
gramáticas. A norma culta, por sua vez, representa o conjunto das práticas linguísticas e
dos modelos de uso encontrados em textos formais, especialmente na modalidade
escrita, e que, justamente por pertencerem à esfera do uso, variam de um autor para
outro. Trata-se, neste caso, de um ideal perseguido por alguns.
O preconceito linguístico é marcado justamente pela imposição da norma padrão ou
culta da língua, desprezando a sua função mais primordial: a comunicação.

Por tudo isso, é importante frisar que as regras de uso regulamentadas pelo Manual de
Redação Oficial da Presidência da República são fundamentadas na norma padrão da
língua portuguesa e, sendo assim, todos os aspectos relacionados à língua falada devem
ser evitados.

1.2 CLAREZA E PRECISÃO

1.2.1 Clareza

• A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial.

• O princípio constitucional da publicidade não se esgota na publicação do texto.
Estende-se, ainda, à sua clareza.

Para que se obtenha clareza, sugere-se utilizar:

 palavras e expressões simples;

 frases curtas;
 orações na ordem direta, evitando intercalações excessivas;
 ordem inversa da oração em caso de ambiguidade;
 o tempo verbal de maneira uniforme em todo o texto;
 a pontuação adequada;
 o significado da sigla na primeira referência que se faz a ela;

• O uso de regionalismos ou neologismos não é apropriado para um texto oficial.

• No caso de expressões em língua estrangeira, devem ser utilizadas apenas quando
indispensáveis. Nesse caso, devem ser grafadas em itálico.

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Anote-se o exemplo que consta no Manual de Padronização e Redação dos Atos
Oficiais do Estado de Santa Catarina (2013):

Senhor Gerente,

Foram elaborados estudos em conjunto com os diversos setores responsáveis

pela assistência médica aos usuários deste serviço, em 0/00/00, objetivando a
implantação de nova Tabela de Honorários Médicos consensual, para remuneração de
serviços médicos prestados em regime de conveniado, comportando inúmeras
alterações nas Instruções Gerais e nos quantitativos de Coeficientes de Honorários
(CH) dos procedimentos médicos da Tabela Ambulatorial de 0000.
O referido Convênio representa marco histórico nas relações entre os
tomadores e os prestadores de serviços de assistência à saúde, sendo resultado de
longo processo de negociação entre as partes convenentes, transcorrido no período de
outubro de 00 a julho de 00.
Concluídas as medidas necessárias à operacionalização do Convênio, estamos
encaminhando anexa, a Vossa Senhoria, a Resolução nº 000/00, que contém a nova
Tabela de Honorários Médicos decorrente da celebração do Convênio nº 000/00.
Esta Secretaria implantou a nova tabela em 0/00/00, cumprindo os prazos
fixados no Convênio nº 000/00.

Atenciosamente,

Há excesso de palavras e informações desnecessárias, o que termina por confundir o

leitor. A reescrita, mais objetiva, seria a seguinte:

Senhor Gerente,

Estamos enviando anexa a Resolução nº 000/00, que contempla alterações das

Instruções Gerais e a nova Tabela de Honorários Médicos decorrente do Convênio nº
000/00.
Informamos que os novos procedimentos e a nova tabela entraram em vigor em
0/00/00.

Atenciosamente,

1.2.2 Precisão

O texto que atende o atributo da precisão, por sua vez: articula bem a linguagem para a
perfeita e única compreensão da ideia que pretende expor; evita a sinonímia com efeito
estilístico.

A revisão é fundamental para atender a clareza a e concisão de um texto. A reprodução

de um modelo de documento utilizado muitas vezes e durante muito tempo pode induzir
o redator a erro.

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1.3 OBJETIVIDADE

Há inúmeras ideias que permeiam a informação e todas elas estão, direta ou

indiretamente, ligadas ao assunto. Mas, para se expressar com objetividade, deve-se
estar atento para expor ao destinatário as ideias relevantes, ou seja, as principais,
retirando do texto todas as informações consideradas supérfluas, que levam o leitor a
perder o foco do assunto tratado.

A questão principal, quando se fala em objetividade, é saber definir quais são as

informações relevantes que desejamos transmitir naquele momento.
Dessa forma, para que um texto seja objetivo, é preciso que o redator saiba exatamente
quais são as ideias principais e secundárias antes de iniciar a escrita.

1.4 CONCISÃO

Ser conciso é dizer o necessário com o mínimo de palavras, sem prejudicar a clareza no
processo de comunicação, seja oral ou escrita. Em suma, consiste em ser objetivo e
direto. A prolixidade é, de fato, um dos grandes problemas redacionais. São textos
longos e repetitivos que, ao final da leitura, não cumprem o papel a que se propuseram
no início.

A concisão, no entanto, não se limita a um texto mais curto, não significa escrever
pouco, mas evitar redundâncias e o excesso sem comprometer a eficácia da
comunicação. Assim, é necessário considerar o objetivo do texto e seu contexto de
produção.

Muitos leitores estão acostumados a textos curtos em algumas esferas, como a do

jornalismo e da publicidade, e tendem a preferir textos desse feitio em outras áreas. No
entanto, em excesso, tal prática diminui a dimensão expressiva de um texto.
O risco de condensar frases e cortar dados, sem critério outro que encurtar um texto
forçosamente, é criar pontos cegos no texto em vez de obter maior facilidade no
entendimento. É preciso revisar o material já escrito para, se for o caso, até devolver o
que foi retirado.

O Manual da República (2018) cita a concisão mais como uma qualidade do que uma
característica do texto oficial. Anote-se o exemplo citado pelo referido Manual:

Texto prolixo:
Apurado, com impressionante agilidade e precisão, naquela tarde de 2009, o resultado
da consulta à população acriana, verificou-se que a esmagadora e ampla maioria da
população daquele distante estado manifestou-se pela efusiva e indubitável rejeição da
alteração realizada pela Lei nº 11.662/2008. Não satisfeita, inconformada e indignada,
com a nova hora legal vinculada ao terceiro fuso, a maioria da população do Acre
demonstrou que a ela seria melhor regressar ao quarto fuso, estando cinco horas a
menos que em Greenwich.
Texto reescrito:
Apurado o resultado da consulta à população acreana, verificou-se que a maioria da
população manifestou-se pela rejeição da alteração realizada pela Lei no 11.662/2008.
Não satisfeita com a nova hora legal vinculada ao terceiro fuso, a maioria da população

5
do Acre demonstrou que a ela seria melhor regressar ao quarto fuso, estando cinco horas
menos que em Greenwich.

1.5 COESÃO

1.5.1 Coesão

O que torna um texto atrativo para o leitor é a coesão textual, ou seus “elos invisíveis”.
Para assegurar a coesão são necessários alguns fatores que devem ser obedecidos, tais
como: “a referência pronominal, a repetição, as substituições e a elipse”. Assim, a
principal qualidade de um bom texto é o encadeamento de todas as ideias apresentadas,
dando ao leitor uma sensação de unidade e coesão. Seguem-se, abaixo, algumas formas
de trazer coesão a um texto.

Pronome no lugar de substantivo

No caso de um substantivo que será substituído por um pronome, seja pessoal (retos ou
oblíquos), demonstrativo, possessivo, relativo, etc., o pronome sempre se refere a um
termo antecedente.
Ex.: quase todos os desembargadores votaram contra a posição do relator; apenas
Fulano resolveu apoiá-lo; muitos eleitores tiveram dificuldade de operar a urna
eletrônica, o que prejudicou alguns candidatos populares. O candidato da oposição,
contudo, afirmou que isso não ocasionou nenhuma diferença relevante.
Entretanto, ao se fazer a substituição de um substantivo por um pronome, é necessário
um cuidado especial para evitar ambiguidade, pois deve ficar claro a qual dos itens
anteriores se faz referência. Ex.: o síndico comunicou ao zelador que ele precisava se
apresentar na delegacia; a operadora telefônica não revelou ao consumidor que seu
equipamento estava apresentando falhas intermitentes.

Repetição ou substituição de termo já empregado

Em redações de cunho técnico, algumas vezes, é necessário que se repita um dos termos
da oração, sem que isso redunde em defeito do texto. Quando um vocábulo é repetido,
pode-se complementá-lo de várias maneiras significativas. Abaixo, podem ser
verificados exemplos em que há repetição do termo com a troca de determinante (artigo,
numeral, etc.). Ex.: um eleitor investiu ontem contra o juiz eleitoral. Esse eleitor alegou
razões altamente pessoais; a entrevista foi gravada em três fitas, fitas essas que estão
desaparecidas até hoje.

Nos exemplos que serão citados, há a repetição parcial ou qualificada:

o prefeito concedeu a José Antônio Carvalho a medalha de honra ao mérito. Na ocasião,
o lendário comandante da Patrulha Rodoviária Estadual fez um breve discurso de
agradecimento; foi apresentado ontem à noite um novo programa para controle de
adoções. O moderníssimo programa já foi repassado para diversos outros estados.

Outro uso para as substituições são os sinônimos:

o reconhecimento do corpo pela arcada dentária feito pelo perito foi fundamental para o
esclarecimento do crime; o dentista foi, inclusive, arrolado como testemunha; havia
apenas uma pessoa no canteiro de obras no momento do desmoronamento. O guarda
viu, de longe, o infeliz operário ser atingido por tijolos.

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Verifica-se, também, a troca de um substantivo por um termo generalizante, isto é, um
“vocábulo-curinga” para substituí-lo, ou até mesmo orações inteiras. Ex.: o promotor de
Justiça acha que dois depoimentos bastam, mas o conselho de sentença não pensa assim.

Há casos de substituição de um verbo por sua forma nominal:

o diretor da Faculdade de Direito anunciou ontem que o Conselho Universitário
pretende diminuir o número de créditos em Direito Constitucional. O anúncio pegou de
surpresa os professores do departamento que já preparavam o cronograma de
apresentação da matéria para o ano seguinte.

O último aspecto a ser observado é deixar um substantivo subentendido, obrigando

assim o leitor a lembrar-se dele (elipse). Ex.: a argumentação do advogado da outra
parte era apenas jurídica. A minha [argumentação], ao contrário, era política e
antropológica;

Com todos os exemplos acima analisados, infere-se que a coesão é o elemento de

ligação entre as frases de um texto, dando uma ideia de unidade.

1.5.2 Coerência

A coerência é uma característica textual que depende da interação do texto, seu produtor
e aquele que procura compreendê-lo. A coerência depende de uma rede de fatores de
ordens linguística, semântica, cognitiva, pragmática e interacional.

A coerência está, ainda, diretamente ligada à possibilidade de estabelecer um sentido

para o texto, ou seja, ela é que faz com que um texto faça sentido para os usuários,
devendo, portanto, ser entendida como um princípio de interpretabilidade, ligada à
inteligibilidade em uma situação de comunicação e à capacidade que o receptor tem
para calcular o sentido do que está sendo proferido/escrito.

É necessário que haja uma adequação do texto ao destinatário. Também é preciso que se
obedeça à ordem de introdução, desenvolvimento e conclusão para que o texto tenha
uma unidade. A coerência, portanto, consiste em ordenar e interligar as ideias de
maneira clara e lógica e de acordo com um plano definido.

1.6 IMPESSOALIDADE

A impessoalidade é caracterizada pelo emprego de verbos e pronomes em terceira

pessoa do singular, no intuito de conferir ao texto uma isenção, imparcialidade maior.
No entanto, é preciso considerar o seu emprego, visto que tanto o emprego exagerado
quanto a sua ausência podem causar prejuízos imensuráveis ao texto. Por exemplo, em
uma dissertação argumentativa essa impessoalidade é indispensável, em um artigo ou
carta, no entanto, ela não deve existir.

De acordo com o Manual da República (2018), o tratamento impessoal, em

comunicações oficiais, decorre: “da ausência de impressões individuais de quem
comunica; da impessoalidade de quem recebe a comunicação; do caráter impessoal do
próprio assunto tratado”.

Texto escrito em primeira pessoa do singular:

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A meu ver, o que acontece no Brasil é uma corrupção generalizada e não me admira que
isso não mude daqui a cem anos. Percebo o nosso país caracterizado pela falta total de
perspectivas e, por isso, nada mais convence de que um dia viveremos de forma
igualitária.

Convertendo esse texto para uma forma mais impessoal, teríamos:

Pode-se afirmar que acontece no Brasil uma corrupção generalizada e é possível que
isso não mude daqui a cem anos. O país está caracterizado pela falta total de
perspectivas e, por isso, é improvável que um dia se viva de forma igualitária aqui.

No caso abaixo, há um certo grau de imparcialidade pelo uso da primeira pessoa do

plural:
Podemos afirmar que acontece no Brasil uma corrupção generalizada e não nos admira
que isso venha a mudar daqui a cem anos. Percebemos que o nosso país é caracterizado
pela total falta de perspectivas e, por isso, nada nos convence de que um dia viveremos
de forma igualitária.

1.7 FORMALIDADE E PADRONIZAÇÃO

De acordo com o Manual da República (2018), a formalidade é essencial na redação de

documentos oficiais, visto que “a formalidade diz respeito à civilidade no próprio
enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação”. Objetiva, ainda, a uniformidade
das comunicações, pois o padrão é fundamental para que os documentos expedidos pela
administração pública sejam compreendidos mais prontamente e de forma mais ágil.

Por tudo isso, recomenda o Manual da República (2018):

• a língua culta é contra a pobreza de expressão e não contra a sua simplicidade;

• o uso do padrão culto não significa empregar a língua de modo rebuscado ou
utilizar figuras de linguagem próprias do estilo literário;
• a consulta ao dicionário e à gramática é imperativa na redação de um bom texto.

Por fim, é preciso ressaltar que a formalidade e padronização devem ser estendidas a
todos os tipos de documentos e comunicações, inclusive e-mails, em que é comum a
informalidade justificada pela rapidez e versatilidade desse meio. Contudo, trata-se de
atividade profissional, exercida em função do cargo público que se ocupa e, por esse
motivo, todas as recomendações mencionadas devem ser empregadas da mesma
maneira.

8
2. ELEMENTOS MAIS COMUNS NAS CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS

2.1 USO DA LINGUAGEM FORMAL: como já foi mencionado, deve-se buscar a

formalidade mediante o uso de pronomes de tratamento adequados, impessoalidade e
correção gramatical.

2.2 PADRÕES DE APRESENTAÇÃO: em geral, o padrão constitui-se de partes

essenciais de um texto, tais como a introdução, o desenvolvimento e a conclusão.

2.3 O ENCERRAMENTO: o fecho das comunicações oficiais arremata o texto e saúda

o destinatário. O Manual da República estabelece o emprego de apenas dois fechos para
todas as modalidades de correspondências oficiais. São eles:
Respeitosamente – para autoridades de hierarquia superior a do remetente.
Atenciosamente – para autoridades de mesma hierarquia, hierarquia inferior e demais
casos.

9
3. A LINGUAGEM DE ATOS E COMUNICAÇÕES OFICIAIS

As comunicações que partem dos órgãos públicos devem ser compreendidas por todos
os cidadãos brasileiros. Para tanto, é preciso evitar o uso de uma linguagem restrita a
determinados grupos. Não há dúvida que um texto marcado por expressões de
circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem
sua compreensão dificultada.

3.1 PRONOMES DE TRATAMENTO

Sobre os pronomes de tratamento, o Manual da República (2018) frisa que:

O emprego dos pronomes de tratamento adota a segunda pessoa do plural, de maneira

indireta, para referenciar atributos da pessoa à qual se dirige.

Na Redação Oficial, é necessário atenção para o uso dos pronomes de tratamento,

principalmente, em dois momentos distintos: no vocativo e no corpo do texto. No
vocativo, o autor dirige-se ao destinatário no início do documento. No corpo do texto,
pode-se empregar os pronomes de tratamento em sua forma abreviada ou por extenso.

No que diz respeito à concordância, embora se refiram a segunda pessoa gramatical (à

pessoa com quem se fala), os pronomes de tratamento levam a concordância para a
terceira pessoa.

Os pronomes Vossa Excelência ou Vossa Senhoria são utilizados para se comunicar

diretamente com o receptor. Ex.: Vossa Senhoria designará o assessor.

Os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira

pessoa. Ex.: Vossa Senhoria designará seu substituto. (E não “Vossa Senhoria designará
vosso substituto”)

Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir
com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução.
Exs.: Se o interlocutor for homem, o correto é: Vossa Excelência está atarefado.
Se o interlocutor for mulher: Vossa Excelência está atarefada.

3.2 SIGNATÁRIO

É preciso atenção quanto a duas questões essenciais:

O Manual prevê a utilização dos termos interino e substituto após o nome dos cargos,
sem hífen, sem vírgula e em minúsculo. Interino “é aquele designado para ocupar
transitoriamente cargo público durante a vacância”; substituto “é aquele designado para
exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimentos
legais ou regulamentares do titular”.

Segundo o Manual da República (2018), o cargo ocupado por pessoa do sexo feminino
deve ser flexionado no gênero feminino. Exs.: ministra de Estado; técnica-
administrativa; coordenadora administrativa.

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3.3 VOCATIVO

Nas comunicações oficiais, deverá sempre ser seguido de vírgula. De acordo com o
Manual:

Em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder, utiliza-se a expressão Excelentíssimo

Senhor ou Excelentíssima Senhora e o cargo respectivo, seguidos de vírgula. Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal,
As demais autoridades, mesmo aquelas tratadas por Vossa Excelência, receberão o
vocativo Senhor ou Senhora seguido do cargo respectivo. Exemplos: Senhora Senadora,
Senhor Juiz, Senhora Ministra,

Na hipótese de comunicação com particular, pode-se utilizar o vocativo Senhor ou

Senhora e a forma utilizada pela instituição para referir-se ao interlocutor: beneficiário,
usuário, contribuinte, eleitor etc. Exemplos: Senhora Beneficiária, Senhor Contribuinte,

Quando o destinatário for um particular, no vocativo, pode-se utilizar Senhor ou

Senhora seguido do nome do particular ou pode-se utilizar o vocativo “Prezado Senhor”
ou “Prezada Senhora”. Exemplos: Senhora [Nome], Prezado Senhor,

Em comunicações oficiais, está abolido o uso de Digníssimo (DD) e de Ilustríssimo

(Ilmo.). Evite-se o uso de “doutor” indiscriminadamente. O tratamento por meio de
Senhor confere a formalidade desejada.

Saliente-se que, no dia 11 de abril de 2019, foi publicado o Decreto nº 9.758 com
previsão de implementação a partir do dia 1º de maio de 2019 e que dispõe sobre a
forma de tratamento e de endereçamento nas comunicações com agentes públicos da
administração pública federal. O Decreto veda as seguintes formas de tratamento:
Vossa Excelência ou Excelentíssimo; vossa Senhoria; vossa Magnificência; doutor;
ilustre ou Ilustríssimo; digno ou Digníssimo; respeitável.

11
TÓPICO 2
Tipologias e requisitos de textos oficiais – Dificuldades mais frequentes na
escrita

2.1 REDAÇÃO TÉCNICA

Há certo consenso quanto aos tipos textuais: narrativos, descritivos e dissertativos. A

redação técnica é definida, em geral, em contraponto à redação científica e a redação
literária.

O texto científico é aquele que revela pesquisa e rigor científico e tem como objetivo a
publicação em revistas especializadas ou livros, tais como as monografias, teses,
resenhas e artigos.

O texto técnico, por sua vez, é mais relativo às profissões e fundamental nas atividades
empresariais. Ex.: atas, memorandos, circulares, requerimentos.

O texto literário é marcado pela subjetividade e uso do sentido figurado: metáforas e

outras figuras de linguagem.

2.2 REQUISITOS DOS DOCUMENTOS OFICIAIS

As comunicações que partem dos órgãos públicos devem ser compreendidas por todos
os cidadãos brasileiros. Para tanto, é preciso evitar o uso de uma linguagem restrita a
determinados grupos. Não há dúvida que um texto marcado por expressões de
circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem
sua compreensão dificultada.

Por tudo isso, é importante frisar que as regras de uso regulamentadas pelo Manual de
Redação Oficial da Presidência da República e pelo Manual de Redação Oficial do
Estado de Santa Catarina são fundamentadas na norma padrão da língua portuguesa e,
sendo assim, todos os aspectos relacionados à língua falada devem ser evitados.

2.3 DIFICULDADES MAIS FREQUENTES NA ESCRITA

Em vez de – esta expressão significa em lugar de. Ex.: em vez de dirigir-se ao

escritório, o advogado despachou com o juiz.
Ao invés de – usa-se somente com ideia de oposição, de ser contrário. Ex.: Ao invés de
confessar o crime, o réu negou tudo.
A par – emprega-se com o significado de estar ciente. Ex.: Ele está a par de todas as
providências solicitadas pelo juiz.
Ao par – é uma expressão usada somente em atividades cambiais. Diz-se do câmbio,
quando é igual entre dois ou mais países. Ex.: O real estava ao par do dólar no início do
Plano Real.
Bimensal – é algo que ocorre duas vezes por mês. Ex.: O relatório bimensal está cheio
de erros.

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Bimestral – que se realiza de dois em dois meses, ou que dura dois meses. Ex.: O
reajuste do salário será bimestral.
Ir ao encontro de – significa ir a favor de, concordar com. Ex.: A minha ideia vai ao
encontro da sua.
Ir de encontro a – significa ser contrário a, ir contra. Ex.: As demissões impostas pela
empresa vêm de encontro às expectativas dos empregados.
Estada – refere-se somente para pessoas com relação à permanência em um
determinado local. Ex.: A sua estada na prisão trouxe-lhe grandes prejuízos.
Estadia – é a permanência de um navio no porto ou de um veículo em garagem ou
estacionamento. Ex.: Ele pagou caro pela estadia de seu carro no estacionamento do
aeroporto.
Haja vista – tem o significado de tendo em vista, que sirva de modelo, que mereça
exame. Ex.: Ele precisa esclarecer tudo, haja vista os problemas (ou menos usual: hajam
vista os problemas).
Haja visto – esta expressão é correta quando se refere ao modo subjuntivo do verbo ver,
tempo composto, cujo auxiliar do ver é o verbo haver. Ex.: Embora ele haja visto o
acidente, nada declarou.
Se não – emprega-se quando a expressão se pode ser substituída por caso ou na hipótese
de que. Ex.: Se não saíres agora, vais te arrepender.
Senão – esta expressão pode ter os significados de caso contrário, a não ser, mas ou,
ainda, o significado de defeito (substantivo). Ex.: Corra, senão você vai perder o avião.
Não havia nada a fazer senão correr. Ela não possui um senão.
A princípio – tem o significado de no começo, inicialmente. Ex.: A princípio eles
entenderam o problema.
Em princípio – significa em tese. Ex.: Em princípio, o preço parece justo.
A partir de – sua significação é a começar de. Não se deve usar depois do verbo
começar. Ex.: (errado) O curso de redação começará a partir da próxima semana. E,
sim, a forma correta: Começará, na próxima semana, o curso de redação.
Na condição que indica tempo, é correto usar o emprego desta expressão para
antes do verbo começar. Ex.: A partir da próxima semana, começarão as inscrições para
o curso de redação.
Deve-se, contudo, evitar o uso da expressão a partir de com o sentido de com
base em, preferindo-se esta última expressão e outras equivalentes, tais como:
considerando, baseando-se em, fundando-se em, valendo-se de, tomando(-se) por base,
etc. Ex.: (errado) A partir de suas afirmações, poderemos julgar o caso. A forma correta
é: Com base em suas afirmações, poderemos julgar o caso.
Através – significa de um lado para o outro, de lado a lado, por entre, no decurso de.
Ex.: Via a chuva através da vidraça. Os conceitos evoluem através dos anos.
Deve-se evitar o emprego de através de com o sentido de meio ou instrumento.
Nesse caso, emprega-se por intermédio de, por, por meio de, mediante, servindo-se de,
valendo-se de, etc. Ex.: O projeto foi regulado por meio de decreto. Ela apresentou
algumas propostas por intermédio de seu procurador. A comissão foi criada mediante
portaria do Ministro da Justiça.
Onde – é um pronome relativo. Quando acompanhado de um antecedente, equivale às
expressões em que lugar, o lugar em que. Emprega-se, sempre, com verbos de
permanência, estabilidade ou lugar fixo. Ex.: A casa onde moro é confortável. (onde =
em que)
Como onde significa lugar, devem-se evitar outras construções em que onde é
empregado de forma errônea. Ex.: (errado) Neste período, onde as discussões são
constantes... A forma correta é: Neste período, em que as discussões são constantes...
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Mesmo – não tem função de pronome pessoal, não devendo ser empregado em lugar
dos pronomes pessoais ele(s) e ela(s), dele(s) e dela(s), nele(s) e nela(s).
Além de revelar pobreza estilística, esse mesmo, muitas vezes, é inteiramente
dispensável, sem qualquer prejuízo ao sentido do texto.
Seguem-se alguns exemplos do emprego inadequado de mesmo, com as devidas
substituições, ou com a simples eliminação do termo, em benefício da economia e do
bom gosto:
Receba de volta seu título e verifique se o mesmo está rubricado pelo presidente.
Receba de volta seu título e verifique se está rubricado [...].
[...]
Dando a palavra ao advogado do reclamante, perguntou ao mesmo se concordava com
os termos do acordo oferecido.
[...] do reclamante, perguntou-lhe (ou: perguntou a ele) se concordava [...].
Outras vezes, a solução está, não em substituir o mesmo, mas em redigir a frase de
modo diferente:
A tensão emocional é mais comum no início da idade adulta do que no fim da mesma.
A tensão emocional é mais comum no início do que no fim da idade adulta.
No dia aprazado, proposta a reconciliação, foi a mesma rejeitada.
[...], proposta a reconciliação, foi ela rejeitada (ou: foi esta rejeitada).
[...], a perseguição dos pacientes aconteceu logo após consumado o delito, tendo os
mesmos sido capturados horas após pelos agentes da autoridade policial.
[...] tendo (eles) sido capturados horas após pelos agentes [...]”.

Emprego dos porquês

1- Separado e com acento: quando encontra um sinal de pontuação.
Ex.: Não vieram, por quê?
Estou triste sem saber por quê.

2- Separado e sem acento:

a- Em início de pergunta.
Ex.: Por que não vieram?
b- Quando pode ser substituído pelas expressões pelo qual, pela qual, pelos quais, pelas
quais.
Ex.: Não sei o motivo por que (pelo qual) não vieram.
A rua por que (pela qual) passei estava esburacada.
Ignoramos as razões por que (pelas quais) não pagaram os salários.

3- Junto e sem acento: em respostas, equivalendo a visto que, uma vez que.
Ex.: Devem ter saído, porque não atendem ao telefone.

4- Junto e com acento: quando tem função de substantivo.

Ex.: Ele deve ter os seus porquês para agir assim.

14
TÓPICO 3
Tipos de Atos Administrativos, Comunicações Oficiais, Comunicações
Administrativas e usos. Correspondências Oficiais e usos.

3.1 TIPOS DE ATOS ADMINISTRATIVOS

Ato administrativo, diferentemente de ato político ou ato de administração, é aquele

que:

a) provoca a criação, a modificação ou a extinção de direitos e deveres (os chamados

efeitos jurídicos);
b) é praticado pela Administração Pública ou por quem lhe faça as vezes;
c) está sujeito ao regime jurídico-administrativo; e
d) está sujeito ao controle de legitimidade pelo Poder Judiciário.
Exemplos: a nomeação, a promoção, a exoneração;
são exemplos de atos de administração: a interdição de uma atividade, a demolição de
uma casa, a apreensão de mercadoria;
são exemplos de atos políticos: a convocação extraordinária do Congresso Nacional
pelo Presidente da República; a nomeação de Ministros; a declaração de guerra, de paz,
de estado de sítio, de estado de emergência. Esses atos aplicam-se também aos estados e
aos municípios.

3.1.1 Alvará

É a fórmula pela qual a autoridade administrativa ou judicial expede autorizações e

licenças em geral (conteúdos).

Vindo de autoridade administrativa, equivale a uma licença. É o caso, por exemplo, de

alvará para funcionamento de comércio, indústria, farmácia e laboratório; para
construção, para estabelecimentos comerciais que mantenham algum tipo de jogos; para
bailes, circo, teatro, cinema; para venda de fogos; para porte de arma etc.

Vindo de autoridade judicial, equivale a mandado judicial. Neste caso, tem-se como
exemplos alvará para levantamento de depósito, alvará de soltura, alvará para venda,
etc.

Os alvarás apresentam-se em duas modalidades: ou são de licença (têm caráter

definitivo e só podem ser revogados por motivo de interesse público) ou são de
autorização (têm caráter instável e podem ser cassados).

3.1.2 Atestado

Trata-se de ato meramente enunciativo, mas que declara a verdade de um fato ou

situação transitória ou passível de modificação frequente, de que a Administração tenha
conhecimento oficial. É o documento firmado por uma pessoa a favor de outra,
atestando determinado fato.

15
As repartições públicas, em razão de sua natureza, fornecem atestados e não
declarações, porque, enquanto estas provam fatos permanentes, aqueles se referem a
fatos transitórios. Em se tratando de habilidades ou qualidades de pessoas, o atestante
deverá especificar, com clareza, os dados pessoais do indivíduo em questão. A
recomendação é muito oportuna, pois tais atestados impõem responsabilidade a quem os
fornece.

3.1.3 Auto

Compreende todo termo ou narração lavrados para prova, registro ou evidência de uma
ocorrência. Também serve para marcar o início de um processo, como no auto de
infração.

3.1.4 Apostila

Consiste em enunciado, nota ou aditamento feito à margem ou no verso de documento

público, para esclarecer ou interpretar um fato, em face de situação preexistente, criada
por lei. Com a crescente digitalização de sistemas e processos que tem ocorrido nos
órgãos públicos nas diversas estâncias e poderes, a apostila passa a ser um documento
redigido em folha própria.

Equivalendo a uma averbação, fica fazendo parte do documento original. Bastante

utilizada na administração de pessoal, constitui-se em documento complementar de um
ato, envolvendo fixação de vantagens pecuniárias, retificações ou alterações de nomes
ou títulos. Deve ser publicada no Diário Oficial e registrada no assentamento funcional.

3.1.5 Certidão

Por este ato, o Poder Público limita-se a trasladar para o documento a ser fornecido ao
interessado o que consta de seus arquivos. Pode ser de inteiro teor ou resumida,
devendo expressar fielmente o conteúdo original de onde foi extraída.

A certidão deve ser escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras. Deve ser datada
e assinada pelo servidor que a lavrou, conferida pelo chefe da seção e revisada pelo
diretor. Como documento público que é, a certidão pode servir de prova de ato jurídico.

3.1.6 Circular

É o instrumento de que se valem as autoridades para transmitir ordens internas, de

caráter uniforme, não relativas às atividades sistêmicas, expedidas a determinados
servidores incumbidos de certos serviços ou do desempenho de certas atribuições em
circunstâncias especiais.

É ato de menor generalidade que a Instrução Normativa, embora tenha o mesmo

objetivo de ordenamento do serviço. Seu conteúdo pode consistir de regras novas a
serem adotadas no serviço público ou de instruções interpretativas de princípios
instituídos nos regulamentos ou nas leis. A fórmula da Circular é igual à da Instrução
Normativa, pois é usada exclusivamente pelos órgãos centrais de sistemas.

16
3.1.7 Decreto

É designação constitucional para os atos da competência dos Chefes do Poder

Executivo, nos planos federal, estadual e municipal, conforme estabelece o art. 84,
inciso IV, da Constituição da República.

Por meio de Decreto, tanto podem ser expedidos regulamentos e regimentos como atos
executivos, de efeitos concretos imediatos, e atos de pessoal. Destinando-se à atuação
externa, sobretudo os decretos regulamentares, dependem de publicação no Diário
Oficial para produzirem efeitos. Quanto à formatação, utiliza-se, após a autoria e a
fundamentação legal, a palavra DECRETA.

3.1.8 Despacho

É fórmula que expressa a decisão ou a ordem que a autoridade administrativa, com base
no parecer ou na informação, escreve em expedientes diversos, como requerimentos e
processos sujeitos à sua apreciação. Usualmente, era manuscrito. Entretanto, com a
digitalização de sistemas e processos passa a ser redigido em folha própria.

Como todos os atos administrativos, está sujeito ao princípio da publicidade, o que não
significa que, necessariamente, deva ser publicado, à exceção do despacho com efeito
normativo, em que a autoridade determina sua aplicação aos casos idênticos.

É obrigatória, entretanto, a sua comunicação aos interessados. Os despachos podem ser

classificados em: ordinários, quando se limitam a ordenar o expediente; interlocutórios,
os que decidem questões incidentes no processo; e decisórios, quando resolvem a
questão principal, encerrando o processo.

3.1.9 Edital

É o instrumento (fórmula) de que se utiliza a Administração para tornar público fato que
deve ser de conhecimento das pessoas nele mencionadas, bem como outros assuntos de
interesse público.

São instaurados por edital os procedimentos licitatórios, os concursos para provimento

de cargos públicos, as intimações, convocações, notificações e comunicações em geral.
Os editais são publicados integral ou resumidamente, no Diário Oficial e, em certos
casos, por interessar uma ampla divulgação, são veiculados em outros municípios do
estado, em outros estados da federação, e em outros países. Usa-se o documento aviso
alternativamente, como fórmula resumida do Edital.

Os editais levam vantagens sobre os outros atos, pois, após a sua publicação, ninguém
pode alegar desconhecimento do seu teor. Além disso, nos casos de licitações e
concursos públicos, alcançam maior número de interessados que, de outra forma, não
seriam atingidos. Propiciam, assim, melhores condições de seleção de seus eventuais
fornecedores ou prestadores de serviços de qualquer natureza.

Dentre as modalidades de edital, na Administração Pública estadual, os mais utilizados

são os de citação, de convocação, de concurso público e de licitação.

17
3.1.10 Instrução Normativa

É ordem e fórmula escrita e geral a respeito do modo e da forma de execução de

determinado serviço público, expedida pelo superior hierárquico, com o objetivo de
orientar os subalternos no desempenho das atribuições que lhes são inerentes. No
Estado de Santa Catarina, é o documento utilizado por órgãos centrais de sistemas,
objetivando a normatização e a coordenação central das atividades. Compete aos
titulares dos órgãos centrais de sistemas expedirem instruções normativas.

3.1.11 Ordem de serviço

É designação de ato que contém determinação especial dirigida aos responsáveis por
obras ou serviços públicos e que poderá consistir de autorizações, imposições de caráter
administrativo ou especificações técnicas da realização das obras ou dos serviços de que
trata.

Compete aos titulares e dirigentes de órgãos públicos expedirem ordens de serviço, no

âmbito de sua administração. Podem adquirir as características de circular, quando se
destinam a diversos órgãos setoriais situados em locais ou localidades diferentes, porém
vinculados ao mesmo órgão central. É válida para tratar de assuntos normativos,
administrativos e de pessoal.

A ordem de serviço encerra providências tomadas ou a serem tomadas pela chefia para
orientar a execução de serviços ou o desempenho de encargos. É também recurso de que
se vale o administrador quando deseja que alguém substitua outrem tão somente nos
encargos, nas tarefas, sem direito a qualquer remuneração extra.

3.1.12 Resolução (deliberação)

Em geral, a resolução contempla conteúdo normativo, a despeito de que também é

utilizada em atos individuais. Tanto procede de órgãos colegiados, quanto de
autoridades executivas, preferencialmente daqueles. Às vezes, esta designação é
substituída por Deliberação, sem que isso lhe altere a essência. Sua estrutura como
fórmula não difere da do Decreto, podendo-se adotá-la com a publicidade necessária ao
conhecimento daqueles para os quais se destina, e com clareza quanto à sua vigência.

3.1.13 Portaria

É fórmula pela qual se transmitem aos escalões inferiores decisões de efeito interno,
seja quanto às atividades que são desenvolvidas seja quanto à vida funcional dos
servidores. As portarias podem ter conteúdo muito variável, prestando-se à abertura de
processos administrativos em geral, inclusive sindicâncias.

O conteúdo das portarias pode variar e pode referir-se às atividades ou providências de

caráter administrativo, relativo aos funcionários e, por vezes, ao público. Quando o
conteúdo da portaria estabelecer norma, apresenta-se na forma de artigos, parágrafos,
incisos, alíneas e itens. As portarias devem ser publicadas no Diário Oficial.

Constituem objeto de portaria: instruções concernentes à aplicação de lei ou

regulamento; normas de execução de serviço; recomendações de caráter geral; criação
18
de comissões ou grupos-tarefa; nomeação, admissão, dispensa, suspensão, reintegração,
licenças etc., de servidores e outros atos que, por sua natureza, não sejam objeto de
decreto.

3.2 COMUNICAÇÕES OFICIAIS ADMINISTRATIVAS

Comunicações administrativas consistem em informações escritas que obedecem a

certas regras formais e visam instruir e facilitar o processo decisório. Cada modalidade
tem a função e o estilo padronizados.

3.2.1 Ata

É O documento em que se registram, de forma exata e metódica, as ocorrências e

decisões das assembleias, reuniões ou sessões realizadas por comissões, conselhos,
congregações, corporações e outros órgãos ou entidades colegiadas. A ata é um
documento de valor jurídico, por isso requer cuidados especiais na sua redação.

Deve ser lavrada de tal forma que nada lhe possa ser acrescentado ou modificado: os
números devem ser escritos por extenso ou traduzidos em palavras entre parênteses;
palavras não devem ser abreviadas. Em atas manuscritas, se houver engano e for
percebido imediatamente, o secretário escreverá a expressão “digo”, retificando o
pensamento. Se o engano for notado no final da redação, escreverá a expressão “Em
tempo: onde se lê ..., leia-se ...”.

Não se observam parágrafos ou alíneas, mas escreve-se o texto todo em sequência linear
para evitar que nos espaços em branco se façam acréscimos. O tempo verbal utilizado
é o pretérito perfeito do indicativo. Ex: “O senhor presidente solicitou a leitura da Ata
da reunião anterior. Após a leitura, como não houve emendas ou ressalvas, foi ela
aprovada por unanimidade”.

Assinam a ata todas as pessoas presentes à reunião ou, quando deliberado, apenas o
presidente e o secretário. A ata é redigida por um secretário efetivo do órgão ou, na falta
desse, por um secretário ad hoc, isto é, designado para secretariar aquela reunião. Como
a ata é um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunião, sua linguagem deve
ser simples, clara, precisa e concisa, não se prestando, por isso mesmo, à demonstração
ou ao extravasamento de prováveis dotes literários do redator.

As atas podem ser transcritas a mão, em livro próprio, com folhas numeradas e
rubricadas pela autoridade responsável. Esse livro deve conter termo de abertura e
termo de encerramento assinados pela mesma autoridade. Podem também ser digitadas
e arquivadas em pasta própria, ou encadernadas ao final do exercício. Neste caso, todas
as folhas devem ser rubricadas por quem assina a ata. Com os processos digitais,
contudo, as atas devem passar por significativa reformulação.

3.2.2 Informação

Não se trata de ato administrativo, mas de instrução. Pode ser interlocutória ou

preparatória da decisão. A informação deve conter os esclarecimentos necessários à
posterior interpretação técnica ou jurídica dos fatos e situações que descrever.
19
É comum no serviço público a confusão, no mesmo instrumento, de informação e
parecer; entretanto a informação difere do parecer porque apenas fornece dados
referentes a documentos de um processo, restringindo-se ao assunto em exame,
enquanto que o parecer os interpreta.

Qualquer referência a elementos constantes no processo é feita com a indicação do

número da folha respectiva. Em caso de referência a elementos em processos anexados,
apensados ao que estiver em estudo, deve ser também mencionado o número desses
processos. O texto da informação pode ser dividido em itens numerados, os quais, se
necessário, se desdobrarão em alíneas.

3.2.3 Laudo

Na área administrativa, é empregado para exprimir o parecer ou relatório dos peritos.

Através dele, o perito faz relatório do exame ou avaliação que efetuou, respondendo aos
quesitos formulados, quando conterá mera informação técnica ou, também, dando as
suas conclusões, que corresponderão a um parecer.

Trata-se, portanto, de designação genérica, compreendendo qualquer área suscetível de

abordagem técnica, daí a ampla variedade de laudos: laudo de exame de alimentos;
laudo de material inservível; laudo de análise de água; laudo de vistoria de imóvel;
laudo pericial, (pode ser emitido por junta).

3.2.4 Parecer

É manifestação de órgãos técnicos e jurídicos sobre assuntos submetidos à sua

consideração. Tem caráter meramente opinativo e o que subsiste como ato
administrativo não é o parecer, mas sim o ato de sua aprovação. Embora contenha
enunciado opinativo, pode ser de existência processual obrigatória, razão pela qual sua
ausência será causa de nulidade do ato final.

O parecer técnico, pela sua natureza, não pode ser contrariado por pessoas leigas, entre
estas, os próprios superiores hierárquicos, visto que não há subordinação no campo
técnico. Entretanto, desde que suficientemente embasada no campo técnico, nada
impede a Administração de decidir contrariamente.

Por outro lado, diz-se que o parecer é normativo, quando a autoridade que o aprovou
converte-o em norma de procedimento interno, tornando-o impositivo e vinculante para
todos os órgãos subordinados.

3.2.5 Relatório

É o documento oficial que expõe ou narra, de forma concisa, clara e objetiva, um fato
ou uma atividade desenvolvida pelo órgão, entidade ou servidor, com a discriminação
de todos os aspectos pertinentes ao fato ou atividade relatada. Compete aos dirigentes e
titulares de órgão público e aos servidores públicos elaborarem relatórios, quando
solicitados, ou de acordo com o regimento interno de seu órgão, nos prazos
estabelecidos.

20
O tema deve ser direcionado aos esclarecimentos que se façam necessários à perfeita
compreensão do assunto tratado. A análise deve ser objetiva e imparcial. O relator
registra fatos relacionados com o tema, abstendo-se de divagações ou apreciações de
natureza subjetiva. Quando se fizer necessário, o relatório poderá ser ilustrado com
tabelas, gráficos, fotografias e outros elementos que possam contribuir para o perfeito
esclarecimento dos fatos. Esses elementos podem ser colocados no corpo do relatório
ou, se muito numerosos, em forma de anexos.

Existem vários tipos de relatórios, que são classificados conforme sua finalidade.
Alguns são apresentados em formulários próprios, como é o caso, por exemplo, dos
Relatórios Financeiros. Outros são descritivos, e seu conteúdo refere-se a estudo
técnico ou científico, participação em eventos, supervisão de projetos ou serviços,
avaliação de desempenho periódico dos diversos setores, entre outros.

3.3 CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS

Tipos de correspondência
A correspondência entre servidores públicos pode acontecer de acordo com sua
aplicabilidade, motivo, destinatário, e passa por etapas que vão desde um email simples
a uma exposição de motivos, ato externo direcionado ao Chefe do Poder Executivo. O
objetivo primordial é a comunicação e, nesse sentido, a linguagem formal deve sempre
ser priorizada.

A correspondência particular é utilizada para uma comunicação ampla. A linguagem

é, em geral, mais emotiva, porque informal, visto que pressupõe certo grau de
intimidade entre aqueles que se comunicam.

A correspondência organizacional é característica dos comunicados internos. Em

qualquer tipo de comunicação decorrente das relações de trabalho entre servidores de
um determinado órgão ou repartição, a linguagem deve ser formal.

As correspondências oficiais, por sua vez, são definidas, de acordo com o Manual
citado, como “instrumentos pelos quais o Poder Público se comunica formalmente com
órgãos e servidores públicos, e com particulares”.

A seguir, algumas formas de comunicação que fazem parte do cotidiano dos servidores:
1. A primeira e mais comum via de comunicação escrita entre servidores é o email
profissional.
2. A formalização de uma correspondência impressa apresenta diferenças no que
diz respeito ao destinatário. A comunicação interna é feita internamente entre
servidores de um mesmo órgão, o ofício é direcionado a um órgão externo, entre
órgãos, e a exposição de motivos é destinada única e exclusivamente ao Chefe
do Poder Executivo, o Governador do Estado e, em outra instância, apenas ao
Presidente da República ou Vice-Presidente.
3. Alguns órgãos possuem sistema de gestão de processos por meio do qual as
correspondências oficiais também circulam.

21
O Manual da República (2018) admite, contudo, novas regras para a diferenciação entre
os documentos aviso, ofício e memorando (comunicação interna), no que diz respeito
à finalidade dos documentos. Cite-se o referido Manual:

“Até a segunda edição deste Manual, havia três tipos de expedientes que se
diferenciavam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando.
Com o objetivo de uniformizá-los, deve-se adotar nomenclatura e diagramação únicas,
que sigam o que chamamos de padrão ofício. A distinção básica anterior entre os três
era:
a) aviso: era expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de
mesma hierarquia;
b) ofício: era expedido para e pelas demais autoridades; e
c) memorando: era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.

Nesta nova edição, ficou abolida aquela distinção e passou-se a utilizar o termo ofício
nas três hipóteses”.

O Estado de Santa Catarina ainda admite tal distinção entre comunicação interna e
ofício, conforme consta no Manual do Estado “Padronização e Redação dos Atos
Oficiais (2013. 3ª edição revisada e atualizada). Entretanto, no suplemento a esta edição
(no prelo) optou-se por adotar o ofício em substituição à anterior distinção entre
comunicação interna e o ofício, entretanto o aviso permanece como forma de
comunicação na administração pública estadual.

A correspondência oficial deve ser escrita respeitando a norma padrão da língua. Serão
apresentadas aqui as definições, especificidades e detalhes sobre o modelo de cada uma
dessas correspondências.

3.3.1 Aviso

Aviso é um tipo de comunicação oficial usada para cientificar, noticiar, ordenar ou

prevenir. Apresenta texto e formato variados e trata de assuntos de interesse público. É
publicado por meio da imprensa ou afixado em local público, como é o caso, por
exemplo, do aviso de licitação e do aviso de homologação, entre outros.

É também correspondência oficial apresentada no formato semelhante ao do ofício,

individual ou circular, expedida pelo Governador do Estado e por Secretários de Estado
para autoridades de mesma hierarquia, tratando de assuntos afetos às suas áreas, tais
como: pedir providências, comunicar decisões, efetuar consultas, convites,
agradecimentos, elogios, etc.

3.3.2 Comunicação Interna

A comunicação interna (CI) ou memorando é uma modalidade de comunicação entre

unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente no
mesmo nível ou em níveis diferentes.

É utilizada em caráter meramente administrativo, para encaminhar relatórios, comunicar

a ausência de funcionários, solicitar diárias, solicitar a compra de material, expor

22
projetos a serem executados, ou ideias e diretrizes a serem adotadas por determinado
setor do serviço público.

3.3.3 Exposição de Motivos

É um ato externo expedido exclusivamente pelo titular da Pasta ao Chefe do Executivo

para sugerir, justificar ou expressar a necessidade de se tomar alguma providência, ou,
ainda, submeter a sua consideração projeto de ato normativo, relatório ou parecer.

O assunto da exposição de motivos deve ser resumido em parágrafos argumentados.

Quando estiver amparado em ato normativo, a parte legal (artigo, parágrafo...) que
respalda a matéria deverá ser transcrita em forma de citação. A conclusão deve ser clara
e objetiva, submeter o assunto à apreciação da autoridade e reforçar a expectativa de
aprovação.

A exposição de motivos segue a estrutura do ofício e deve apontar: o assunto ou o

problema; as circunstâncias do assunto ou o motivo que gerou a medida proposta; a
medida que deve ser tomada, ou o ato normativo que deve ser editado para solucionar o
problema.
Obs: Na exposição de motivos não se indica destinatário, visto só haver um: o
Governador do Estado, ou, em outra instância, o Presidente ou Vice-Presidente da
República.

3.3.4 Nota Oficial

A nota, como a adotada no Serviço Público estadual, é uma comunicação emitida por
titulares de órgãos públicos, entidade de classe ou agremiativa, destinada a prestar
esclarecimento ao público e firmar posição da instituição acerca de determinado fato.
Apresenta-se no padrão ofício.

É também comunicação de governo ou de ministro de um país a outro (nota

diplomática). Pode ser publicada ou não pelos meios de comunicação. Quando a nota
for publicada no Diário Oficial, apresenta-se no formato semelhante ao da portaria.

3.3.5 Ofício

O ofício “é a comunicação externa escrita que as autoridades fazem entre si, com
instituições públicas e privadas, e com particulares, em caráter oficial”.

Quanto ao conteúdo, trata-se, segundo o Manual, de matéria administrativa ou de mero

encaminhamento. Os assuntos são os mais variados, mas “de caráter social, oriundo do
relacionamento da autoridade com particulares, em virtude do cargo ou função”. Há,
contudo, o ofício circular, que recebe essa alcunha por se tratar de um ofício que exige
que mais receptores tomem-lhe ciência. Quanto ao tipo de ofício e número, deve ser
iniciado a cada ano.

3.3.6 E-mail

O Manual de Redação Oficial de Santa Catarina (2013) não lista o e-mail como
instrumento de comunicação do serviço público. O Manual da República, entretanto,
23
atualizado em 2018, cita o e-mail como uma forma de comunicação na administração
pública e sobre ele faz as seguintes considerações:

A utilização do e-mail para a comunicação tornou-se prática comum, não só em âmbito

privado, mas também na administração pública. O termo e-mail pode ser empregado
com três sentidos. Dependendo do contexto, pode significar gênero textual, endereço
eletrônico ou sistema de transmissão de mensagem eletrônica.

Como gênero textual, o e-mail pode ser considerado um documento oficial, assim como
o ofício. Portanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma
comunicação oficial. Como endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos, o e-
mail deve ser oficial, utilizando-se a extensão “.gov.br”, por exemplo. Como sistema de
transmissão de mensagens eletrônicas, por seu baixo custo e celeridade, transformou-se
na principal forma de envio e recebimento de documentos na administração pública.

a) Sobre o valor documental

Nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, para que o e-

mail tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original,
é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, segundo os
parâmetros de integridade, autenticidade e validade jurídica da Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

O destinatário poderá reconhecer como válido o e-mail sem certificação digital ou com
certificação digital fora ICP-Brasil; contudo, caso haja questionamento, será obrigatório
a repetição do ato por meio documento físico assinado ou por meio eletrônico
reconhecido pela ICP-Brasil. Salvo lei específica, não é dado ao ente público impor a
aceitação de documento eletrônico que não atenda os parâmetros da ICP-Brasil.

b) Sobre a forma e a estrutura

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não
interessa definir padronização da mensagem comunicada. No entanto, devem-se
observar algumas orientações quanto à sua estrutura.

c) Assunto

O assunto deve ser o mais claro e específico possível, relacionado ao conteúdo global da
mensagem. Assim, quem irá receber a mensagem identificará rapidamente do que se
trata; quem a envia poderá, posteriormente, localizar a mensagem na caixa do correio
eletrônico. Deve-se assegurar que o assunto reflita claramente o conteúdo completo da
mensagem para que não pareça, ao receptor, que se trata de mensagem não
solicitada/lixo eletrônico. Em vez de “Reunião”, um assunto mais preciso seria
“Agendamento de reunião sobre a Reforma da Previdência”.

d) Local e data

São desnecessários no corpo da mensagem, uma vez que o próprio sistema apresenta
essa informação.

24
 e) Saudação inicial/vocativo

O texto dos correios eletrônicos deve ser iniciado por uma saudação. Quando
endereçado para outras instituições, para receptores desconhecidos ou para particulares,
deve-se utilizar o vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja, “Senhor”
ou “Senhora”, seguido do cargo respectivo, ou “Prezado Senhor”, “Prezada Senhora”.
Exemplos: Senhor Coordenador, Prezada Senhora,

f) Fecho

Atenciosamente é o fecho padrão em comunicações oficiais. Com o uso do e-mail,

popularizou-se o uso de abreviações como “Att.”, e de outros fechos, como “Abraços”,
“Saudações”, que, apesar de amplamente usados, não são fechos oficiais e, portanto,
não devem ser utilizados em e-mails profissionais. O correio eletrônico, em algumas
situações, aceita uma saudação inicial e um fecho menos formais. No entanto, a
linguagem do texto dos correios eletrônicos deve ser formal, como a que se usaria em
qualquer outro documento oficial.

g) Bloco de texto da assinatura

Sugere-se que todas as instituições da administração pública adotem um padrão de texto

de assinatura. A assinatura do e-mail deve conter o nome completo, o cargo, a unidade,
o órgão e o telefone do remetente.
Exemplo:
Maria da Silva
Assessora
Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil
(61)XXXX-XXXX

h) Anexos

A possibilidade de anexar documentos, planilhas e imagens de diversos formatos é uma

das vantagens do e-mail. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer
informações mínimas sobre o conteúdo do anexo. Antes de enviar um anexo, é preciso
avaliar se ele é realmente indispensável e se seria possível colocá-lo no corpo do correio
eletrônico. Deve-se evitar o tamanho excessivo e o reencaminhamento de anexos nas
mensagens de resposta. Os arquivos anexados devem estar em formatos usuais e que
apresentem poucos riscos de segurança. Quando se tratar de documento ainda em
discussão, os arquivos devem, necessariamente, ser enviados, em formato que possa ser
editado.

Por fim, o referido Manual fornece as seguintes recomendações:

Sempre que necessário, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não
esteja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento;

Apesar da imensa lista de fontes disponíveis nos computadores, mantêm-se a

recomendação de tipo de fonte, tamanho e cor dos documentos oficiais: Calibri ou
Carlito, tamanho 12, cor preta; Fundo ou papéis de parede eletrônicos não devem ser

25
utilizados, pois não são apropriados para mensagens profissionais, além de
sobrecarregar o tamanho da mensagem eletrônica;

A mensagem do correio eletrônico deve ser revisada com o mesmo cuidado com que se
revisam outros documentos oficiais;

O texto profissional dispensa manifestações emocionais. Por isso, ícones e emoticons

não devem ser utilizados; Os textos das mensagens eletrônicas não podem ser redigidos
com abreviações como “vc”, “pq”, usuais das conversas na internet, ou neologismos,
como “naum”, “eh”, “aki”;

Não se deve utilizar texto em caixa alta para destaques de palavras ou trechos da
mensagem, pois denota agressividade de parte do emissor da comunicação.

Evite-se o uso de imagens no corpo do e-mail, inclusive das Armas da República

Federativa do Brasil e de logotipos do ente público junto ao texto da assinatura.

Não devem ser remetidas mensagens com tamanho total que possa exceder a capacidade
do servidor do destinatário.

Profª Drª Priscylla Campos

priscyllacampos@gmail.com
Tel whatsapp: (48) 996756072
26