são documentos administrativos?

18 DE OUTUBRO DE 2016 / DOMINIOADM

1. Documentos de que se serve a empresa em seu âmbito interno.

Convocações

Atas

Autorizações

Avisos e anúncios

Boletins e revistas

Memórias

Nota interior

Pedido.

2. Convocações.

Em uma primeira acepção é um documento pró o qual se cita de forma oficial a um grupo de pessoas
para tratar em um local determinado os temas figuram na própria convocação, e em uma segunda, é a
publicação ou difusão de notas informativas de interesse geral que fazem as empresas. Podem ser dado
na própria empresa ou ter projeção para o exterior.

3. Atas.

É um documento pelo que se dá fé dos fatos ou do acontecido nas reuniões, bem como dos acordos
tomados nas mesmas e que previamente foram convocadas com caráter oficial. O secretário dá fé deste
documento mediante sua assinatura, e a dos restantes membros que conformam o órgão reitor que
convoca a reunião. As atas ficam refletidas ou escritas no Livro de Atas.

4. Partes em que se divide uma ata.

Início: que a sua vez consta de três blocos:

Citando a localidade onde se celebra a reunião, a data, hora e nome da empresa.

Relacionam os assistentes e ausentes (se #há); indicando seu cargo na empresa que representam.
Começa-se pelo maior cargo e vai-se decrescendo. Este relacionamento figura na margem esquerda da
folha, separada por uma linha se faz à mão. Se pelo contrário, faz-se por médio informático, faz parte do
corpo da ata.

Figura a “Ordem do dia”, que é o relacionamento ordenado dos temas que se vão tratar ou deliberar.
Estes temas colocam-se em ordem de maior a menos importância.

Conteúdo: recolhem-se de forma ordenada as deliberaciones e acordos tomados no desenvolvimento

da sessão ou reunião.

Final: começa com “Não tendo mais assuntos que tratar se levanta a sessão às hh.mm horas do dia da
data”. A seguir figuram as antefirmas e assinaturas do secretário, ou bem, a do cargo que convoca a
reunião, bem como a dos demais cargos diretivos. Se há presidente, este dará o Vº Bº à ata com sua
assinatura à margem esquerda da mesma.

5. Autorização.

Costumam surgir como resposta à petição que faz um empregado/à seu chefe/a. A autorização pode
obedecer a diversos motivos e, ademais, não tem um formato ou estilo padrão. Tem que expressar
clareza, brevidade,concisión e racionalização para cumprir seu objetivo.

6. Avisos e Anúncios.

São informações ou notícias de caráter geral que afetam à organização e, por tanto, ao pessoal da
empresa. Colocam-se no quadro de avisos e não têm um modelo concreto (clareza, brevidade, concisión
e racionalização).

7. Boletins e revistas.

Costumam obedecer a atividades e informações referentes ao lazer e à cultura unidas diretamente com
a empresa que edita a publicação. Sua confecção realiza-se em imprentas. Sua publicação é própria de
médias e grande empresas.
8. Memórias.

São documentos que refletem os dados e atividades principais levadas a cabo pela sociedade ou
organização durante um determinado tempo, que costuma ser um ano.

Seu conteúdo ou partes varia dependendo da atividade empresarial ou econômica que desenvolva a
organização, embora costumam começar com “um saúdo” do presidente, diretor geral ou máximo
mandatário, para depois realizar uma exposição dividida por capítulos.

9. Que é uma nota interior?

Sua finalidade é que os diferentes departamentos, seções ou negociados pertencentes a uma empresa
se comuniquem entre si.

10. Partes de que consta uma nota interior.

Início: nome ou razão social, data de confecção em formato longo ou curto, palavra DE para escrever o
cargo da pessoa e departamento ou seção do que emite a nota, a palavra A para escrever o cargo da
pessoa e departamento ou seção do que recebe a comunicação e a palavra Assunto onde se redigirá um
resumo do motivo da comunicação.

Conteúdo: especifica-se o motivo pelo que se escreve a nota interior, de forma breve e concisa.

Final: assinatura da pessoa que envia a mensagem, não aparece a antefirma pois aparece em DE.

11. Pedido.

Obedece ao modelo de impresso utilizado pelo pessoal da empresa para solicitar ou realizar
determinadas petições a seus superiores. Não têm modelo predefinido e a cada empresa desenha seu
modelo próprio. Os motivos pelos que se utiliza este documento são múltiplos: período de férias,
mudança de destino, casal…..
* DOCUMENTOS EXTERNOS

12. Nomear os documentos externos

Anúncios.

Carta Circular

Cartões (de visita ou cortesia e comerciais)

Convites

Saúda

13. Anúncios

Empregam-se quando a empresa publica determinadas notícias que interessem a setores empresariais
concretos ou a determinados segmentos de população, bem sejam clientes ou n ou da empresa
emissora.

14. Partes que consta um anúncio.

Logótipo da empresa

A razão social

AVISO ou ANÚNCIO

Motivo ou conteúdo

Localidade e data de expedição

Antefirma e assinado (não rubrica)

15. Carta Circular

Atendendo ao tipo de carta comercial, utiliza-se para anunciar algum acontecimento ou evento a outras
empresas ou pessoas, tais como clientes, fornecedores, etc.

E também obedecendo às instruções, procedimentos, ordens ou informação sobre algum tema ou

assunto que se envia aos empregados, etc., para seu conhecimento e efeito ou quando as entidades
públicas transmitem informação a suas subordina-os ou administrados.

16. Convites, que são?

São documentos que surgem como consequência da necessidade de estabelecer uma aproximação
entre o anfitrião de um ato social ou familiar e os assistentes a eles.

Estes atos podem ser:

17. Saúda, que são?

É o documento por excelência utilizado pelo pessoal de empresa, pelos cargos públicos das entidades,
organismos e instituições oficiais, em definitiva por aqueles com transcendência nos relacionamentos
profissionais para comunicar nomeações, tomadas de posse, etc.

18. Partes do saúda.

Início: descrição do cargo da pessoa que emite o documento, razão social e a seguir a palavra “Saúda”
que já vem impressa.

Conteúdo: figura a pessoa com nome e dois apelidos, ou cargo ao que se dirige o saúde para continuar
com uma exposição muito breve do motivo que o origina.

Final: consta do nome e dois apelidos da pessoa que remete o saúda, assim com a fórmula de
despedida, que adota uma forma protocolar e comum para este tipo de comunicações, estas frases
começam em minúscula mas se o emissor figurasse no início, a frase começaria por maiúscula.
19. Considerações do saúda.

Redige-se em terceira pessoa.

Conteúdo breve.

Não se assina.

Não se escreve a direção do destinatário.

Não figura o selo da empresa ou organização.

20. Cartões.

Os cartões dividem-se em duas classes: as de visita ou cortesia e as comerciais.

21. Cartões de visita e cortesia.

São de tamanho pequeno e retangular e seus usos são os seguintes:

Pessoal: para uso de particulares. Conteúdo: nome e apelidos, domicílio completo e o telefone.

Profissional: para uso pessoal da empresa e de atividades profissionais. Conteúdo: nome e apelidos do
titular, profissão liberal ou cargo que ocupa na empresa, o domicílio fiscal ou o da empresa, nº de
telefone e de fax e e-mail se se tem.

Oficial: para indicar o caráter oficial ou cargo público de seu titular.

20. Cartões comerciais.

Conhecem-lhas também como cartões de resposta comercial. Estão enquadradas dentro dos produtos
que oferta Correios e Telégrafos. O franqueio está pago.

Públicos: eventos, congressos, simpósios,….

Privados ou familiares: batismos, casamentos…

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