Como fazer uma ata de

reunião: dicas para um modelo

assertivo
26 DE MAIO DE 2023 6 MINS DE LEITURA

COMPARTILHE
Se você está em busca de entregas assertivas de uma gestão bem
fundamentada e estruturada, deve saber que os alinhamentos estratégicos
são fundamentais para o encontro e debate entre os responsáveis. Nesse
sentido, é essencial elaborar ações que impulsionam para uma melhor
produtividade desses encontros e, para isso, precisa saber estruturar um
modelo de ata de reunião.

Mas, afinal, o que é esse documento? Como fazer uma ata de forma
prática e descomplicada? É o que mostraremos a seguir. Portanto,
continue a leitura e confira os principais direcionamentos com o nosso
blog!

O que é uma ata de reunião?

A ata é a documentação responsável por registrar o compilado dos
principais pontos, indicativos e decisões tomadas em uma reunião de
negócios. Ela serve como um lembrete e direcionamento das futuras
ações, que retomam as questões previamente anotadas para fundamentar
as tarefas, responsabilidades e atividades.
Ela se torna um acessório obrigatório em encontros mais formais e
auxilia ainda na manutenção da produtividade e foco do
gerenciamento, podendo ser facilmente acessada e revisitada por todos
os participantes. Esse cadastro permite também que colaboradores que
não puderam participar possam ficar a par e se manterem atualizados
com as orientações deliberadas.
Para ver depois: Você sabe o que é um gestor? Entenda mais sobre esse
papel e importância no mundo organizacional.

Como fazer uma ata de reunião?

A ata fica a cargo de um integrante em específico, que deve estar atento
aos debates para compilar, de forma simples e técnica, as principais
informações apresentadas. Assim, o documento pode ser elaborado de
duas maneiras:

1. Ata formal: o registro realizado passa a ter valor legal e, para isso,
precisa ser indicado em cartório. Por se tratarem de informações que
contém uma responsabilidade jurídica, envolvem passos mais
rígidos e burocráticos. É indicada para cenários de mudanças
contratuais, elaboração de licitações, alterações internas estruturais
— como estatutos e mudanças de diretoria. Por fim, deve ser
assinada pelos presentes e posteriormente lavrada;
2. Ata informal: envolve um processo simples e menos rigoroso, por
se tratar das anotações relacionadas a reuniões rotineiras, como
encontros com clientes, reuniões de departamentos,
acompanhamento de processos internos, etc. Por estar presente no
 dia a dia do trabalho, é ideal que indique e nomeie cronogramas e os
colaboradores responsáveis por executar os acordos estabelecidos.
Em ambas anotações, existem alguns apontamentos básicos a serem
obrigatoriamente presentes, tais como:

 Padronização: paginação, fonte, diagramação, margens e estruturas

devem ser estabelecidos, trazendo uniformidade e aspecto mais
profissional;
 Não deve conter abreviações e rasuras;
 Respeito à norma culta da língua;
 Compilar de forma breve e transparente as questões, de modo a não
abrir brecha para dupla interpretação ou dúvidas;
 Ter como foco uma redação objetiva e imparcial.

Apontamentos básicos de uma ata de reunião, bullet points com

os tópicos: 1. Padronização: paginação, fonte, diagramação,
margens… 2. Não deve conter abreviações e rasuras; 3. Compilar
de forma breve e transparente as questões… 4. Ter como foco uma
redação objetiva e imparcial. Imagem de 3 gestores com papés nas
mãos.
Ter uma boa organização e direcionamento dessa e de outras
funções faz parte do campo de atribuições de uma gestão de alta
performance. Aproveite para conferir mais a fundo sobre o tema
aqui, em nosso blog!

Modelo de ata de reunião: conheça as

dicas
Ao elaborar um modelo a ser replicado entre os integrantes do negócio,
você deve estar atento aos principais requisitos necessários a como fazer
uma ata de reunião:

Ata de reunião formal Ata de reunião informal

Identificação da reunião: com o dia, horário,

local onde está sendo sediada e o nome da Identificação: data, local, horário de início
empresa e de finalização

Qual o objetivo do encontro e o requisito

legal: exemplo – mudança de gestão e
diretoria Funcionários presentes

Quais colaboradores estão presentes e

também os faltantes Resumo da discussão

Registro das decisões, atividades e

atribuições, juntamente com o nome dos
Registro cronológico das decisões e debates responsáveis

Horário de encerramento, profissional

responsável pela anotação e assinatura dos
presentes
Confira, no exemplo abaixo, um exemplo prático:

ATA DE REUNIÃO DE NÚMERO XYZ

IDENTIFICAÇÃO DO OBJETIVO, DATA
Pontos discutidos: itens que serão elaborados ao longo da discussão;
Integrantes: nome dos colaboradores presentes e cargos ocupados;
Às (hora e minuto de início) do (dia, mês e ano), na sala de
reuniões (detalhes do local), estiveram presentes os profissionais XYZ,
com o intuito de (deliberação/discussão/tomada de decisão).
O (colaborador X) presidiu a reunião, sendo assistido
pelo (profissional Z).
(Primeiro ponto de discussão apresentado e o que foi acordado).
(Segundo tópico, com sinalização dos responsáveis e atribuições).
Sendo o que havia para a ocasião, optou-se pela finalização da reunião
às (hora e minuto do encerramento), ficando acordado um retorno da
deliberação no (dia, mês, ano e horário), no (local).
Para registro, eu (identificação do profissional) lavrei a presente ata
que, após leitura e concordância de todos os presentes, segue assinada
pelos participantes.
Acordos firmados:
Profissional que fará Cronograma
Número Detalhamento a execução estabelecido

Aplicar indicadores de
X desempenho X no processo Y Gestor Z Dia/mês/ano
(Assinaturas)
E então, o que achou de compreender mais sobre o tema? Lembre-se que
essa é apenas uma das possibilidades de sugestões.

Caso deseje elaborar um modelo de ata de reunião adaptado à

realidade da sua gestão, não se esqueça dos pontos essenciais,
como dados de identificação e dos presentes, áreas de discussão,
responsabilidades atribuídas, prazo de apresentação dos resultados
e sinalização de agendamento do próximo encontro.
Citação “Caso deseje elaborar um modelo de ata de reunião
adaptado à realidade da sua gestão, não se esqueça dos
pontos essenciais, como dados de identificação e dos
presentes, áreas de discussão, responsabilidades atribuídas,
prazo de apresentação dos resultados e sinalização de
agendamento do próximo encontro.” Imagem de um
homem gestor apontando para uma ata de reuniões para
uma mulher.
Assim, você mantém uma rotina produtiva e de alta
performance, direcionando o time para execuções precisas, calculadas
e com impactos significativos nos projetos e processos. Atenha-se
também ao fato de que esse documento deve ser de fácil acesso entre os
profissionais diretamente ligados a ele.
Agora que já sabe como fazer uma ata de reunião, que tal aproveitar para
conferir como montar pautas funcionais?