A ATA

Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser
registradas, formalizadas e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar, por meio de
um documento chamado “ata de reunião”.

1. O que escrever na ata?

Numa ata de reunião não podem faltar as seguintes informações básicas:
● Número da ata, de acordo com o número da convocatória
● Data, local, horário de início - é preciso que as pessoas saibam onde e quando as decisões foram
tomadas;
● Pessoas presentes e respectivos cargos - todos devem saber por quem as decisões foram
tomadas;
● Ordem de trabalhos - saber o propósito pelo qual as pessoas se reuniram é um dos principais
interesses de quem lê uma ata de reunião;
● Desenvolvimento ponto a ponto - esta é a parte onde se registam: as decisões que foram tomadas
e acordadas entre os participantes; as razões pelas quais certas ideias foram abandonadas,
evitando, assim, que a mesma discussão ocorra noutras momentos; os compromissos e os prazos
para execução de tarefas;
● A fórmula de encerramento poderá ser a seguinte:

“Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião de que se lavrou a presente ata que, depois
de lida e aprovada, vai ser assinada pelo Presidente e por mim que a secretariei.”

OBSERVAÇÃO: há entidades, empresas ou repartições em que todos assinam a ata, após a sua leitura em
reunião posterior; outras anexam a lista de presença e o secretário e presidente assinam-na. Depende
muito de instituição para instituição.

Uma boa ata deverá conter estes tópicos. É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto,
de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões tomadas.

Qualquer que seja o caso, uma regra que permanece, além das informações que devem constar na ata, é
aquela que exige que as informações sobre os pontos e decisões figurem exatamente na ordem em que
ocorreram, respeitando a Ordem de Trabalhos.

Algumas empresas adotam padrões de layout para os seus documentos. Manter este padrão para as atas
de reunião é uma boa opção, pois ajuda a manter a identidade visual e a estrutura dos documentos da
empresa.

2. Regras de Elaboração
Uma ata deve ser redigida de forma a que não seja possível introduzir qualquer modificação posterior.
Para tal, deve ser escrita:
- com margens dos dois lados e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o
PDF, por exemplo;
- sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
- sem abreviaturas de palavras ou expressões;
- com números escritos por extenso; - sem rasuras nem emendas;
- sem uso de corretor;
- com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
- com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.
Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa ‘digo’, como neste exemplo: “Aos vinte
dias do mês de março, digo, de abril, de mil de dois mil e treze…