Técnica para Reuniões

JAD - Joint Application Design (or Development)

Referência Bibliográfica
WOOD, Jane, SILVER, Denise, JAD – Joint Application Development John Wiley & Sons,
Inc., 1995.
Santucci, Fernando – Set-2005 - e-dablio.com – Apresentação JAD

1. JAD - Informações gerais sobre o conceito e sua aplicação.

Conceito
Tradicionalmente, JAD tem sido um método utilizado por profissionais de processamento de dados
e usuários para definição de requisitos de sistemas. Por isto o nome JAD – Joint Application
Design (ou Development).
Atualmente, o JAD tem sido um método utilizado por todos que desejam trabalhar em projetos,
sejam da área de informática ou não, ou que queiram tomar decisões que afetem múltiplas áreas
da organização. Buscando tratar os usuários-chaves como co-autores do trabalho transformando-
os em clientes integrados ao projeto.

Quem deve participar do levantamento?

Faz parte do planejamento do levantamento, a alocação das pessoas para as reuniões. Essa
alocação deve convocar um número ideal de usuários que conheçam os detalhes do processo.
Também devem ser convocados aqueles usuários que tenham poder de decisão. Utilizar o
formulário de Controle de Participação com o apoio dos gerentes das áreas para efetiva
identificação dos usuários-chave.
Da parte dos analistas, esses devem estar em número suficiente para obter as informações
necessárias para o levantamento (no mínimo dois).
Nota: “Convoque apenas as pessoas certas. Muita gente não significa Eficiência.”

2. Reuniões
2.1 Segredos de uma Reunião
 Todos sabem para que estão ali;
 Há uma agenda objetiva;
 As pessoas certas estão presentes;
 As pessoas presentes não tem compromissos paralelos;
 As pessoas presentes estão envolvidas com os assuntos objeto da reunião;
 Há um responsável pela condução da reunião (líder);
 Há horário preestabelecido para início e término;

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  As sessões da reunião são de 90 a 120 minutos;
 Há intervalos para café de 5 a 15 minutos;
 Os intervalos para refeições são de 90 a 150 minutos.

2.2 Preparação da Reunião

Qual é o ambiente necessário para a integração?
 Sala de reuniões
A preocupação com a escolha do local deve ser um item de planejamento importante. Você deve
escolher um local “isento de influências”.
 Quadro branco
Utilizado para rascunhar modelos, sequência de atividades, segmentação de papéis e quaisquer
outros recursos que facilitem a compreensão do tema exposto.
 Flip-chart
Utilizado para oficializar (formalizar, publicar) as principais decisões do grupo. Lembre-se que as
anotações que cada um fez em seus papéis é de uso particular. Além disso, como são várias
cabeças interpretando uma situação fictícia, cada um tem uma forma de vê-la. Visualiza-la em um
único formato auxilia o entendimento.
 Paredes
Tudo o que for publicável (charts) deve ficar afixado na sala de reuniões durante TODO O TEMPO
que durar o levantamento. Avise o pessoal da limpeza que esse material deve permanecer afixado
de um dia para o outro. É fator extremamente produtivo, principalmente quando se necessita
resgatar algum ponto já discutido e acordado anteriormente. A estratégia é escrever no flip-chart,
destacá-lo e afixá -lo em seguida. Cuidado com as overdoses! Com excesso de poluição visual os
participantes não conseguem concentrar-se nas discussões.
 Mesa grande ou montagem em “U”
O objetivo é que todos estejam o mais próximos e visíveis possível. Vale lembrar que, antes de
mais nada, uma reunião é um encontro de pessoas - e pessoas próximas fomentam o
comprometimento.
 Ambiente confortável
Boa iluminação, ventilação adequada e baixo nível de ruído são pontos importantes para
aumentar a produtividade dos trabalhos

2.3 Convocação dos participantes

A convocação dos participantes deve ser antecipada.
Cada qual deve receber o memorando de convocação junto com a agenda de reunião à qual ele
está sendo solicitado a participar.
A agenda deve ser produzida com base no enfoque do levantamento – overview, macro, detalhe,
etc.

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A agenda deve considerar todos os tópicos que serão abordados durante as sessões do
levantamento – passos, necessidades, modelos, problemas, etc.
Cada sessão deve ter horário de início, duração, intervalos e fim preestabelecidos.
 Determine os objetivos da reunião
 Determine as etapas intermediárias para atingir os objetivos
 Distribua a agenda com antecedência
 Verifique as possíveis falhas de distribuição
 Contate os participantes para esclarecer possíveis dúvidas

2.4 Preparação da Agenda

Se a reunião foi agendada com muita antecedência, ligue um dia antes, para relembrar a todos do
compromisso.
Envie sempre a agenda com antecedência suficiente, para certificar-se que todos os participantes
participarão. Havendo falta de quorum, ou ausência de pessoas com real poder de decisão,
transferir a reunião para outro dia/horário avisando a TODOS os demais participantes.

2.5 Check-list da preparação da reunião

 Reservar a sala e equipamentos necessários;
 Estabelecer horário para início, término e intervalos para café e almoço;
 Cadeiras para todos e mais algumas extras (para convidados de última hora, trazidos por
alguém);
 Bloquear telefones;
 Alocar alguém para anotar recados;
 Colocar uma cópia da agenda sobre a mesa, à frente de cada participante;
 Providenciar bloco de anotações, lápis, borracha, etc;
 Canetas NOVAS para flip-chart e quadro branco;
 Retroprojetor, se for o caso;
 Transparências;
 Folhas para flip-chart;

2.6 Forma da reunião

A reunião normalmente é estruturada em três partes:

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2.6.1. Abertura
Nessa sessão são feitas as apresentações dos participantes. Muito embora possa parecer
estranho, pessoas da mesma empresa muitas vezes não se conhecem. Essa poderá ser a primeira
oportunidade para que os usuários e analistas venham a trocar palavras. Caso seja a primeira
reunião do grupo, esse momento é oportuno para apresentar aos participantes a metodologia da
reunião, assim como definir a conduta do grupo (não falar todos ao mesmo tempo, pontualidade,
etc.).
A seguir das apresentações, deve-se estabelecer os horários de desenvolvimento da reunião e a
agenda deve ser apresentada.
2.6.2. Desenvolvimento
Nessa sessão ocorre o levantamento das informações propriamente dito.
Cada tópico da agenda deve ser detalhado, sempre um de cada vez. Não se parte para o próximo
tópico sem ter-se esclarecido tudo a respeito do anterior. Aqui estão incluídas também, as
aprovações necessárias.
2.6.3.Fechamento
Fechamento não é o “fim da reunião”, devemos começar esta sessão com tempo suficiente para
se atingir o horário de fim preestabelecido na agenda.
Nessa sessão são feitos os resumos do que se discutiu e se aprovou. Se algo ficou pendente, é
nesse ponto que deve ser esclarecido.
Nesse momento também se distribuem tarefas para as próximas reuniões e se estabelecem suas
futuras datas (se for o caso).

2.7 Ruídos de Comunicação

Identificar os ruídos e falhas de comunicação.
Contornar os problemas da inferência, utilizando-se de habilidades para negociação e
estabelecimento de pontos visuais de convergência: p.ex.: explanação visual no flip chart; quadro
branco;e/ou powerpoint. Cuidados com reuniões que apresentam pontos negativos e apresentam
participação não efetiva dos convocados.

Verbete: inferência
1. Lóg. Admissão da verdade de uma proposição, que não é conhecida diretamente, em virtude da ligação
dela com outras proposições já admitidas como verdadeiras. [São casos especiais de inferência o raciocínio,
a dedução, a indução].

2.8 Habilidades para negociação

 Consenso
Verbete: consenso [Do latim consensu.]
S.m. 1. Conformidade, acordo ou concordância de idéias, de opiniões: 2.aprovação 3.ação tomada em
conjunto, por todos os membros de uma assembléia, aprovando um determinado termo discutido.
Quando TODOS querem

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 Conchavo
S.m. 1. Acordo, ajuste 2. Ação tomada por um grupo numa assembléia com objetivo de atingir interesses
particulares do grupo.

Quando UM GRUPO quer

2.9 Pontos negativos de uma reunião

 O responsável pela reunião chega atrasado
 Alguns participantes chegam ou saem fora dos horários pré-estabelecidos
 Não cumprimento dos horários de início e fim
 A sala não está reservada ou pronta
 A reunião é interrompida por telefonemas
 Os participantes não estão preparados
 Os participantes não fizeram a “lição de casa”
 Os participantes falam de outros assuntos não pertinentes à agenda
 A reunião caminha para o tom cômico (piadas, gracinhas, etc.)
 Todos falam juntos
Iniciar uma reunião atrasada é PUNIR os pontuais!

2.10 São estas as pessoas certas?

 “Olá gente! Como vai, tudo bem? Bom... nem sei ao certo o que estou fazendo aqui...
Avisaram-me ontem à tarde dessa reunião... Eu só espero que...”
 “Pessoal,... Veja bem... Eu só estou aqui para representar o meu chefe. É que ele teve um
compromisso inadiável, daí ele me pediu que viesse aqui no lugar dele...”
 “Bom dia amigos. Eu sou o assessor do Dr. Gilberto. Estou trabalhando na empresa a pouco
mais de dois meses. Alguns dos meus colegas aqui presentes estou tendo a oportunidade de
conhecer apenas agora, muito embora já os julgue velhos conhecidos. Ontem à tarde, Dr.
Gilberto e eu estivemos conversando sobre o assunto em pauta hoje por cerca de 45 minutos.
O que me fez ficar completamente a par das necessidades do nosso departamento...”

3. Os elementos de uma reunião

3.1 Os papéis de cada um durante a reunião
 O Cliente (patrocinador)
Detém autoridade formal sobre as áreas de negócios afetadas pelo processo. O cliente
estabelece as diretrizes e objetivos do projeto. É responsável pela abertura da primeira sessão de
trabalho, na qual o grupo terá oportunidade de sentir o real interesse da administração superior
pelo sucesso do projeto e em dar o seu apoio.

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  Equipe
São os responsáveis pelo conteúdo da sessão. Representam as áreas envolvidas no
processo, incluindo a de informática (sempre que houver sistema envolvido). Os participantes são
escolhidos entre as pessoas-chave das áreas de negócio, seja no nível operacional ou não. O
importante é que, na sessão, não há distinção hierárquica, todos são iguais.
 Líder de Sessão
É o responsável pela condução da reunião (analista de processo). Deve ser um guia do
grupo. O seu trabalho é conduzir os participantes ao longo da agenda, garantindo que todos são
ouvidos e que há consenso em torno das decisões tomadas. Deve ser um facilitador.
 Documentador ou Escriba
É um auxiliar do líder de sessão. É responsável pelo registro das decisões e especificações
produzidas. Todas as informações relevantes são documentadas, segundo orientação do líder de
sessão.
 Observadores (eventuais participantes)
São interessados em conhecer a sistemática utilizada ou interessados no projeto
especificamente. Os observadores não são participantes, portanto, não estão autorizados a opinar
durante a sessão.

3.2 O responsável pela condução da reunião (Líder da Sessão)

 Pessoa com facilidade de comunicação
 Pessoa com conhecimento da notação BPMN e técnica de detalhamento de processos
 Capacidade de síntese
 Facilidade para resumir, esclarecer e sumarizar idéias e conceitos, inclusive escolhendo as
frases mais apropriadas que reflitam os argumentos/idéias apresentados pelos
participantes.
 Falar claramente, precisamente
 Falar pausadamente e sem bairrismos
 Capacidade de dirigir discussões para o ponto objetivo
 Evitar dispersões em considerações não relevantes
 Evitar diálogos paralelos
 Controlar o horário de início e fim dos trabalhos
 Controlar e informar passo a passo as etapas da agenda
 Separe as idéias das pessoas
 Mostre um interesse natural
 Ouça bem, inclusive com os “olhos”
 Mantenha os papéis claramente definidos

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  Não confundir os participantes com jargões da área de sistemas

Nota: “O responsável pela condução da reunião tem a possibilidade de transformar uma

sessão de debate em uma reunião produtiva”

3.3 Cuidados quando na liderança de uma reunião

 Não se irrite
 Não se ofenda
 Não brigue
 Não monopolize
 Não seja o dono da verdade
 Não faça o tipo “sabido”
 Não leve tudo na brincadeira
 Não ignore algum participante
 Não permita “uma dupla em debate”
Nota: “Lembre-se: você não é o chefe daqueles usuários.”

3.4 Galeria das figurinhas difíceis em uma reunião

O atrasadinho
 Sempre chega atrasado às reuniões;
 Dá seu “show” na chegada;
 Insiste em interromper a seqüência de argumentação do grupo.
Ação: Sempre que alguém chegar atrasado, evidencie sutilmente, através do
cumprimento. Convide-o a olhar a “memória do grupo” e não faça uma revisão. Isso seria punir
os que chegaram na hora.

O que sai mais cedo

 Abala a energia e a moral do grupo saindo da reunião antes de seu término.
Ação: Na primeira oportunidade, procure saber o motivo do padrão de comportamento.
Sugira, ao agendar a próxima reunião, que todos optem por um horário em que poderão estar
integralmente.

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O disco quebrado
 Joga areia em todas as idéias;
 Supercético e crítico;
 Sempre esfriando o entusiasmo do grupo, dizendo algo do tipo “isso nunca vai funcionar”.
Ação: Evidenciar para o grupo os pontos que o cético não concorda, buscando obter
consenso do grupo.

O meneador
 Expressa discordância ativamente via linguagem corporal e tiques não-verbais, tais como:
revirar os olhos, balançar a cabeça, cruzar e descruzar os braços, etc.;
 Indiretamente influencia o grupo a rejeitar uma idéia, uma reunião, etc.

Ação: Procure interpelá-lo, questionando se ele discorda de alguma coisa, ou se gostaria

de enriquecer o que foi dito.

O desinteressado
 Senta afastado da mesa ou no fundo da sala;
 Expressa desaprovação ou desinteresse, ignorando os procedimentos;
 Pode cochilar, ler alguma coisa, ficar rabiscando papéis, para evitar qualquer tipo de
engajamento na sessão.
Ação: Uma boa estratégia é envolver o desinteressado em alguma atividade de apoio.

O cochichador
 Vive cochichando durante as reuniões, mantendo conversas paralelas;
 Coloca o líder da sessão, assim como os membros do grupo, em segundo plano.
Ação: Neste caso, só intervir quando houver absoluta certeza de que os cochichos estão
sendo negativos para a reunião. Algumas vezes, basta aproximar-se dos cochichadores
para que a conversa diminua.

O rei da voz
 Fala muito e excessivamente alto;
 Domina a discussão;
 Aparentemente impossível fazê-lo calar;
 Pode ser alguém de nível hierárquico acima dos demais membros, o que o torna ainda mais
inabalável.

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 Ação: Procurar aproximar-se da pessoa, ou sugerir que faça anotações individuais, que
serão expostas em momento oportuno.

O agressivo
 Dispara ataques verbais e pessoais contra outros membros do grupo e/ou contra o líder da
sessão;
 Constantemente ridiculariza um determinado ponto de vista ou posição de outra pessoa.
Ação: Relembre as regras do grupo, lembrando que devemos respeitar as opiniões alheias.
Quando estas medidas não forem suficientes, colocar no quadro a essência das discordâncias e
iniciar o procedimento de obtenção de consenso.

O intérprete
 Sempre fala por outra pessoa, normalmente sem ser solicitado;
 Recoloca as idéias alheias, freqüentemente distorcendo-as durante a sua explanação.
Ação: Confirme com o dono da idéia se ela foi recolocada pelo intérprete com fidelidade.

O fofoqueiro
 Traz boatos ou rumores para a reunião;
 Tenta ampliar seu poder, dando a impressão que tem “informações de cocheira”;
 Leva o grupo a debater ou argumentar baseado na veracidade daquelas informações.
Ação: Sempre que as assertivas forem do tipo “ouvi dizer”, “Acho que tem uma circular”, o
líder da sessão deve tentar esclarecer: “quem disse isso?”, “Qual é mesmo a circular?”.

O "móveis e utensílios"
 Usa credenciais, idade, tempo de casa, etc., no debate de uma questão;
 Focaliza a atenção do grupo em aspectos circunstanciais, ao invés de explorar o verdadeiro
assunto.
Ação: Acolher as observações e relembrar que o objetivo do projeto é ampliar a visão do
problema e ter a aceitação do grupo. Essas são pessoas do tipo que é muito resistente a
mudanças.

O líder frustrado
 Vive dizendo ao líder da sessão o que fazer ou o que não fazer;
 Tenta controlar a reunião, diminuindo os esforços do líder.

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 Ação: Acate as sugestões que não alterem a estrutura de sua agenda, e as que
interferirem, agradeça a colaboração e mostre seu ponto de vista.

O ocupado
 Sempre entrando e saindo das reuniões com papéis e pastas debaixo dos braços;
 Permite que seja chamado com freqüência por outras pessoas;
 Tenta dar a impressão de muito ocupado para dar atenção integral à reunião e ao grupo.
Ação: Pedir ao próprio ocupado que sugira o que fazer para não haver interrupções
(sugira outros horários de reunião, anotar recados...)

O mal-educado
 Entra no meio das discussões, interrompendo os comentários de alguém;
 Demonstra impaciência;
 Fica insatisfeito quando suas próprias idéias não são bem recebidas.
Ação: O grupo sempre espera, neste caso, a intervenção do líder da sessão. Sugira que ele
espere os colegas completar o raciocínio antes de contestá-los.

O carente
 Gasta mais tempo e energia preocupado em obter aprovação do líder da sessão do que com o
conteúdo da reunião.
Ação: Quando este estiver iniciando alguma colocação olhando diretamente para você,
você deve indicar que ele deve se dirigir ao grupo.

3.5 A condução do levantamento

Reforço / Fechamento

Para assegurar que os diversos pontos de dúvidas foram esclarecidos, os analistas devem fazer
uma investigação para reforçar os pontos apresentados pelos usuários. Essa investigação deve ser
executada com perguntas que destaquem e evidenciem as colocações mais interessantes dos
usuários a respeito do assunto.
O reforço caracteriza-se pela repetição resumida, pelos analistas, das colocações feitas pelos
usuários até aquele ponto da reunião. Ao final os usuários deverão aceitar ou negar o resumido.

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