Reuniões Produtivas, uma abordagem para os participantes

O tempo é um bem precioso e escasso que é muito valorizado por

todas as pessoas. Afinal, é impossível conseguir de um dia mais que 24
horas! Sendo assim, é claro que ninguém deseja desperdiçá-lo em reuniões
que não resolvem nada.
Algumas frases já famosas expressam a resistência que as pessoas têm
de participar de reuniões:
 "tudo discutido, nada resolvido"
 "se quer enrolar, convoque uma reunião"
 "se não tem o que fazer, arrume uma reunião"
Uma boa reunião envolve planejamento cuidadoso, adequada escolha
dos participantes, uma correta definição dos tópicos que serão analisados,
boa liderança e acompanhamento. Neste artigo, abordaremos algumas
questões relacionadas mais diretamente com os participantes da reunião.

A PREPARAÇÃO
Uma reunião é produtiva quando todos (ou a grande maioria) dos
participantes está preparado e pode contribuir.

 Informe-se sobre o que será tratado, que áreas estarão envolvidas,

quanto vai custar, quando vai ser feito e qual a razão ou motivo.
 Não se limite a levar informações sobre sua área.
 Lembre que você faz parte de um contexto maior.
 Chegue à hora e programe-se para ficar até o final. Isto demonstra
seu interesse e comprometimento.
 Evite os comentários "extremistas" ou "radicais" como, por exemplo:
1. Isso nunca vai funcionar!
2. Não seja ridículo!
3. É uma boa idéia, mas...
4. Nós sempre fizemos dessa maneira.

A DISCUSSÃO
Não fique apenas sentado e desligado! Expresse sua opinião com
clareza, com honestidade, com transparência e com tranqüilidade.
 Seja conciso. Seja breve. Seja objetivo.
 Não fuja do assunto.
 Esteja preparado para fazer perguntas.
 Ouça com atenção o que os outros estão falando. Esteja atento
e evite distrações.
 Leve a reunião sério, mas não perca o bom humor!
 Seja útil.
AS DECISÕES
Comprometa-se com o resultado da reunião. Você é responsável por tudo
que for decidido.
 Saiba quais suas obrigações diante do que foi decidido na reunião.
Você veio para quê??
 Confirme se está claro quem ficará responsável para executar as
decisões tomadas e em que prazo.
Uma questão fundamental que o participante da reunião deve fazer é:
por quê estou aqui? A resposta à questão determinará a forma de
encarar a reunião. Os que participam da reunião com propósitos definidos
e com a disposição de colaborar estarão mais propensos a se comprometer
com os resultados. Já os que estão presentes por mera obrigação
regimental pouco contribuirão. Vale lembrar que estão presentes, mesmo
quando não convidados, alguns sentimentos!

Em qualquer reunião haverá alguns participantes que não foram

convidados. São eles:
Emoções - o perigo aqui é com o descontrole emocional. Tomar decisões
sem equilíbrio pode levar a verdadeiros desastres.
Podem surgir, também, problemas de relacionamento sérios se as
palavras forem proferidas sem o temperamento do amor e do respeito
mútuo.
Problemas familiares
Problemas e preocupações pessoais
Preconceitos
Vaidade e egoísmo
Numa igreja, entretanto, precisamos lembrar que as pessoas devem ser
aceitas e amadas por completo. Trazendo, inclusive, seus problemas para
serem compartilhados. Não teria sentido desejar pessoas "esterelizadas" de
suas emoções, de suas experiências (boas ou más) e de sua herança
familiar.
É importante saber que as manifestações emitidas estão cheias de
influência dessas experiências passadas, de frustrações ou de vitórias
relacionadas.
Não é raro ocorrerem reações desproporcionais durante a discussão de
determinados assuntos.
São, em muitos casos, resultantes dos "sentimentos não convidados".
Sabendo disso, é possível participar de qualquer reunião com espírito
desarmado, motivado a contribuir para as melhores soluções e disposto a
se comprometer com os resultados.