OS 10 ERROS MAIS COMUNS EM REUNIÕES

CORPORATIVAS
Já parou para pensar que no ambiente de trabalho suas atitudes são observadas o tempo todo? A
vigilância vai desde o horário que chega e sai, até naquilo que se faz no desenvolvimento de atividade
e no bate-papo com os colegas na hora do café. As reuniões não poderiam ser diferentes. Apesar do
cara a cara com o gestor ser uma situação de altíssima exposição, esse é o momento de apresentar
projetos e de mostrar suas capacidades e é nele também que muitos profissionais perdem a chance de
deixar boa impressão por causa de erros básicos.

Para ajudar você a evitar problemas diante dos gestores, colegas de trabalho, fornecedores e
clientes, o Universia consultou diversos especialistas que apontaram o que pode colocar tudo a perder
quando você participa de um encontro corporativo. Confira os dez erros mais cometidos numa
reunião!

1. Chegar atrasado

"Chegar atrasado, seja qual for o compromisso assumido, é falta de educação. Regra que não muda
quando o assunto é reunião de negócios. Atraso é desrespeito com aqueles que compareceram na hora
marcada. Lembre-se: o evento geralmente envolve uma série de profissionais e todos eles possuem
compromissos alheios ao encontro. Por isso, por mais que tenha trânsito, organize-se para não se
atrasar. Em caso de contratempos, ligue para informar o ocorrido e orientar que a reunião comece
sem sua participação. Ao chegar ao local do encontro, seja discreto para não atrapalhar o andamento
das discussões. Nada de fazer perguntas para saber o que ocorreu anteriormente. O atrasado perde
esse direito. Use a pausa para o café para se inteirar dos acontecimentos ou faça isso depois da
reunião".

2. Não se preparar

"De nada adiantaria participar de uma reunião se não há o que contribuir para o seu desenvolvimento.
Gastar tempo e dinheiro para fazer volume não é uma estratégia eficiente nem para você, nem para a
empresa. Para que de fato o encontro seja produtivo é preciso que os profissionais envolvidos se
prepararem para ele. Por isso, ao receber uma convocação, notifique-se sobre os assuntos tratados e
os objetivos do evento. Se no convite esses aspectos não estiverem descritos, procure o organizador
para esclarecê-los. Com as informações nas mãos, vá atrás de saídas e soluções para que elas sejam
apresentadas na reunião. Uma atitude que provavelmente será reconhecida pelo gestor, já que
demonstrará iniciativa, empenho, além de dedicação. Caso contrário, a única característica que
ficará ressaltada é o desinteresse".

3. Não saber quando falar e calar

"Ao participar de uma reunião, é preciso se fazer notar tanto para marcar presença como para
expressar sua opinião. No entanto, é fundamental saber quando falar e quando calar. Pedir a palavra
para dizer algo que não está ligado à pauta ou para fazer um comentário que nada acrescenta na
discussão só para chamar atenção não é uma boa estratégia. Essa intervenção pode prejudicar sua
imagem, além de demonstrar desconhecimento e insegurança. O mesmo também acontece quando um
profissional sai do encontro sem falar absolutamente nada. Para não errar a mão, a dica é conhecer o
ambiente e as pessoas envolvidas e saber ouvir".

4. Não ter objetividade

"Não é o tempo de uma reunião que determina sua produtividade. Ao contrário, quanto mais objetivo
for o encontro, mais eficiente ele será. O ideal é que o evento tenha não só hora para começar, mas
também para acabar, e é fundamental que esses limites sejam cumpridos. Uma responsabilidade que
não se restringe apenas ao gestor. Os profissionais participantes também devem ficar atentos ao
horário. Todos têm direito de emitir opinião, mas cada um deles tem o compromisso de fazê-lo de
forma clara e objetiva. O tempo é um recurso caro, além do mais não é só a sua disponibilidade que
está em jogo. Por isso fique atento ao que acontece. Nada de conversas paralelas ou de desviar o foco
central da reunião para discutir assuntos que não estão em pauta".

5. Não prestar atenção

"É extramente importante prestar atenção em tudo o que é dito na reunião. Afinal, você poderá ser
cobrado daquilo a qualquer momento. Em casos de dúvidas, não tenha medo de perguntar. Mas, se as
questões não estiverem relacionadas ao assunto pautado, deixe para abordar o gestor ao final do
encontro. Para garantir que não esqueça de nada do que foi abordado, anote as orientações. Ao sair
da reunião, é recomendável refletir sobre tudo o que foi discutido e traçar os próximos passos
profissionais. Se você não seguir as direções do chefe, sua credibilidade pode ser abalada. A
realização de uma ata pode ser a bússola que irá nortear as ações dos funcionários e ainda as
cobranças do gestor".

6. Não saber ouvir e fazer críticas

"É comum que numa reunião haja confronto de idéias. Mas é preciso ter postura tanto para receber
como para fazer críticas. Caso contrário, você pode perder a razão na discussão, além de transmitir
aos participantes uma postura de inflexibilidade, agressividade ou até mesmo de chatice. Uma atitude
que, ao invés de colaborar com o desenvolvimento da reunião, só tende a atrapalhar. Espere a
conclusão de uma idéia antes de pedir a palavra para fazer a intervenção. Saiba aceitar as críticas,
pondere os pontos positivos das observações e conclua com a defensiva. Ao fazer críticas, evite as
expressões ´mas´ e ´não concordo´, elas abalam a resistência emocional do criticado. Deixe de lado
os ataques infundados e as pressões com base em problemas pessoais".

7. Ser muito informal ou formal demais

"Há reuniões que permitem e até pedem a informalidade, outras não. Portanto é preciso saber quando
ousar ou não na linguagem. Errar na medida pode tornar a reunião improdutiva, além de comprometer
a imagem do profissional que não se atentou a esse detalhe. Ele pode ser taxado de arrogante ou
descompromissado. O que determina os limites é a lista dos participantes, bem como o objetivo do
encontro. Quando é uma reunião de equipe, as gírias e as brincadeiras são permitidas, desde que
usadas moderadamente. Agora, se nessa mesma reunião, o presidente da empresa for participar, é
preciso tomar mais cuidado. A tática é observar o comportamento de quem convocou o encontro".

8. Desviar a atenção com posturas corporais

"Alguns comportamentos e posturas podem comprometer o desenvolvimento da reunião. Manias como

bater os dedos na mesa, os pés no chão ou abrir e fechar a tampa da caneta repetidamente até
podem parecer inofensivas, mas geralmente elas desviam a atenção dos demais participantes e,
consequentemente, colocam em xeque o rendimento do encontro. As conversas paralelas, risos,
cochichos ou bilhetinhos também devem ser banidos, mesmo quando se referem ao o mesmo assunto
do evento. Ou você comenta com todos os participantes ou permanece em silencio. Se a reunião está
cansativa e o sono já começa a incomodar, opte por anotar o que está sendo falado. Nada de ficar
fazendo desenhos ou mexendo no laptop. Demonstrar desinteresse sobre a reunião pode ser um
grande erro, além de transparecer falta de maturidade e comprometimento profissional".
9. Atender o celular

"Não esqueça de desligar o celular. Ao entrar numa sala de reunião, essa é a primeira atitude que
deve ser tomada. O toque do telefone móvel no decorrer do encontro pode atrapalhar o ritmo das
discussões. Se você espera uma ligação importante, o ideal é avisar o gestor a respeito do ocorrido
antes de iniciar a reunião. Nesses casos, opte por deixar o telefone no silencioso. Caso ele toque, não
o atenda se abaixando na cadeira. Peça licença e saia da sala".

10. Não propagar as informações discutidas na reunião

"Todo e qualquer comentário referente ao assunto pautado deve ser discutido na reunião. Nada de
omitir a participação e deixar para tecer opiniões nos corredores. A roupa suja deve ser lavada,
passada e guardada no encontro. Há ainda reuniões com caráter sigiloso. Nesse caso, a discrição deve
ser ainda maior. Propagar os assuntos discutidos dentro da sala para a empresa não é uma atitude
nada ética. Além do mais, o profissional pode perder a credibilidade junto ao gestor".

Fonte: www.administradores.com.br – 2 de setembro de 2008.