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ADMINISTRAO DO TEMPO: COMO SE TORNAR MAIS PRODUTIVO NO SEU DIA-A-DIA

Ernesto Artur Berg conferencista, escritor e consultor organizacional em gesto de empresas, recursos humanos, negociao e empreendedorismo.

1. Estabelea os objetivos com clareza. Tenha estabelecido bem claro para voc o que pretende atingir de mais importante em dois ou trs meses ou nas prximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem vista. Isso far com que no esquea de suas metas. Lembre-se: barco sem rumo no chega a porto algum. 2. Faa uma lista diria e priorize as atividades. Isto to bsico quanto o Manual de Primeiros Socorros. Relacione diariamente, numa folha de papel ou em sua agenda (pode ser notebook, tambm), todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabelea prioridades comeando sempre pelas mais importantes. Assim poder monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo, deixandoo dopado, mas sem nada renderem de efetivo.Uma folha de planejamento dirio ser de muita utilidade para sua definio de prioridades, tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas a serem feitos. 3. Delegue. Passe a bola aos seus subordinados, comeando pelas rotinas e procedimentos operacionais.Depois, se puder, delegue tambm atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa. Caso contrrio, treine-a. Delegando voc estar livre para vos mais altos e fazer coisas mais nobres. Esse assunto (delegao) ser abordado numa newsletter futura 4. Saiba tomar decises. No existe carteirinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes, decises erradas. Uma deciso errada , quase sempre, melhor do que no tomar nenhuma deciso. Mas abusar do erro pior do que no tomar nenhuma deciso. Tente identificar as causas do problema mediante as clssicas perguntas:O Qu?, Quando?, Por Qu?, Onde?,Quem?, Quanto?. Isolado o problema e descobertas as causas, tome a deciso. Se estiver em dvida quanto melhor deciso , pergunte s pessoas que j enfrentaram o problema como o resolveram. Pesquise tambm em livros, ou rena seus subordinados e pea-lhes sugestes.Uma boa idia tambm procurar um especialista no assunto. 5. Saiba dizer NO. No recusar nenhum servio, por menos volumoso que seja, quando voc j est atolado de trabalho at a ponta do nariz, no lhe trar nenhum reconhecimento de outros. Acabar apenas ganhando a taa do "Engole Sapo". Trabalhar muito uma coisa,mas ser soterrado pelo trabalho outra bem diferente. Se algum (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um servio e voc estiver atolado, diga claramente que no tem condies de assumir mais um trabalho,sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que voc j est fazendo. Sugira outra pessoa e,se mesmo assim seu chefe insistir, faa com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que voc j estava desempenhando. 6. Seja breve ao telefone. Ligaes telefnicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rpidas gentilezas iniciais v direto ao assunto, seja breve e objetivo, sem entretanto perder a simpatia. Concludo o dilogo, agradea e encerre o contato. A menos que voc seja relaes pblicas, vendedor ou algo semelhante, no h motivo para esticar um telefonema. Imunize-se tambm contra interrupes telefnicas quando

estiver concentrado num trabalho importante ou em reunio. Pea secretria ou a algum para anotar o nmero e ligue mais tarde. 7. Faa reunies produtivas. Nada mais fcil do que dinamitar uma reunio. s introduzir assuntos no agendados, discutir o sexo dos anjos, abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou trs galos de briga monopolizem a reunio e fiquem discutindo entre si. Reunies eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discusso e tambm marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participao e envolvimento dos participantes e, ao final,cpia para todos das decises tomadas na reunio, com os compromissos assumidos por cada um (quem so os responsveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realizao. Entre no site www.quebrandobarreiras.com.br e faa o download gratuito do livro "Como Se Tornar Um Lder", de Cristian H. Godfroy. Voc encontrar ali um teste de liderana e muitas "dicas" sobre o assunto. 8. Evite o perfeccionismo. "O perfeito inimigo do timo", diz o ditado. A perfeio desejvel, mas raramente necessaria. Isso parece estar acima do nvel de compreenso do perfeccionista, o qual acha que tudo de um simples bocejo mais avanada astronave deve ser impecvel. Nada pode ter andamento sem antes passar pelo seu neurtico controle de qualidade relatrios, projetos, digitao, carto-ponto, limpeza, etc -, e assim decises importantes e essenciais deixam de ser tomadas, porque o "deus-daperfeio",excessivamente comprometido com a importncia das picuinhas desnecessrias, no consegue ver as oportunidades passando ao lado. Se o timo j est timo, deixe o rio continuar fluindo, e no o impea. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforo que no compensam o trabalho. O perfeito s deve ser buscado quando for realmente imprescindvel. 9. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor. Todos temos um "relgio biolgico" que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia. Pesquisas cientficas comprovaram que nossa capacidade de raciocnio, criati-vidade e tnus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manh. Esse ritmo diminui quase pela metade no perodo da tarde e noite no chega a 20%. Nada melhor ento do que remar a favor da mar. Pela manh, sempre que possvel, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocnio, dedique-se a um projeto importante, faa reunies produtivas (e rpidas), estabelea contatos essenciais etc. tarde, de preferncia, dedique-se mais a rotinas e trabalhos corriqueiros. Agora, se voc gosta de testar seus limites de atleta olmpico, ento na hora do almoo faa sempre refeies substanciais, com muita comida gordurosa e regada a muito vinho ou cerveja e, em seguida, v a uma reunio importante ou desenvolva um trabalho que exija concentrao e veja os resultados. Entretanto, se voc no for "aquele" atleta, nem quiser testar seus limites, ento almoce com frugalidade e evite bebidas alcolicas.Voc continuar produtivo no perodo da tarde e com disposio at para algum trabalho noite, se precisar. Reserve, de preferncia, o fim de semana para colocar em dia suas necessidades gastronmicas e etlicas, se sentir essa necessidade. 10. Organize-se. Os sintomas da desorganizao so: deixar tarefas inacabadas, fazer vrias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentrao, adiamentos constantes, no programar suas ativida-des. Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes no temos condies de alocar perodos de tempo sem que haja vrias interrupes. Use ento a "tcnica da mortadela". Quem se propuser a comer uma mortadela de dois quilos de uma s vez srio candidato a uma inesquecvel indigesto. Mas, se ela for fatiada e consumida aos poucos, depois de alguns dias, no existir mais nenhum pedao dela. O mesmo se d com tarefas trabalhosas e difceis. Divida-as em pores menores e depois complete-as passo a passo. Neste caso essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de cada vez. Assim, voc se sentir gratificado ao perce-ber que j completou uma parte do projeto e estar motivado para iniciar a prxima etapa. 11.Saiba o que fazer com os papis (vale tambm para e-mails). Se voc coleciona papis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, ento utilize estas alternativas:

a. Jogar Fora. Pergunte-se:"Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo (ou deletasse)?" Se a resposta for "nada", ento jogue no lixo (ou delete) sem o menor constrangimento.Exemplos de papis descartveis: interminveis folhetos de propaganda, folders de seminrios e conferncias a que no ir assistir, notcias obsoletas, informaes que no so de seu interesse. b. Transferir. Transfira os papis (ou e-mails) que no so de sua alada ou do seu interesse ao chefe, colega ou subordinado etc. e que podero ser de utilidade a eles. c. Agir. Se tiver que tomar alguma atitude em relao a algum papel (ou e-mail),tome logo,contanto que no interfira nas suas prioridades, a menos que seja algo mais importante do que essas prioridades. Se voc mesmo no puder executar as tarefas, ento delegue-as a algum. d. Arquivar. Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura, arquive-o. Assim poder recuperar o documento futuramente quando necessitar dele. No esquea de entrar no site www.quebrandobarreiras.com.br e de fazer o download gratuito do livro "Como Se Tornar Um Lder". 12. Pratique a relao 80/20. J no final do sculo XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: 80% das riquezas do mundo so produzidas por 20% das naes; 20% das riquezas restantes so produzidas por 80% das naes. Essa relao vale tambm para a administrao: 80% que de importante voc produz num dia vem de 20% de suas atividades; enquanto que 20% da produo de um dia vem de 80% de outros trabalhos. Descubra quais os 20% do seu trabalho dirio (isto , o que realmente essencial em seu trabalho) que lhe do 80% de produtividade. Descubra tambm quais as picuinhas, rotinas e atividades que tomam 80% do seu tempo e que lhe trazem apenas 20% de produtividade. Descarte-as quanto antes, pois elas o esto fazendo cair na armadilha da improdutividade, camuflada sob a forma de muito trabalho. bom lembrar que os "super" bem-sucedidos raramente trabalham tanto quanto os meramente bemsucedidos: que eles trabalham de um jeito mais inteligente. Falta de tempo o eterno libi dos incompetentes. A alta produtividade o resultado dos que aprenderam a esgrimir com o fantasma do tempo.