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PROCRASTINAÇÃO:
• Mecanismo de defesa; o desejo de evitar algo que incomoda: tarefas difíceis,
desagradáveis, pouco familiares ou que envolvem decisões críticas.
• Procrastinar é fazer primeiro as coisas menos importantes, mais fáceis. Fazer o
"não planejado", fazer as atividades de baixa prioridade.
• Pode ser ainda arrumar a mesa ao invés de fazer o trabalho.
CONTROLE
• Você realmente deve saber onde seu tempo é realmente empregado.
• À partir disto, procure controlar diariamente as atividades realizadas e os
resultados alcançados, confrontando-os com os planejados.
• Defina então e tome medidas corretivas para manter-se no rumo, ou se
necessário, redefinir este rumo.
REUNIÕES “OS 20 PECADOS MORTAIS”
• Ter opinião formada e decisão tomada e mesmo assim convocar uma reunião.
• Não procurar conhecer a agenda e ir assim mesmo.
• Convocar uma reunião para tomada de decisão. Fazer ata ao final da reunião.
Dar importância somente ao assunto e esquecer do local.
• Começar somente após todos estarem presentes.
• Usar a agenda apenas como uma mera orientação.
• Convocar uma única reunião com todos os envolvidos de uma só vez.
• Fazer com que todos participem do início ao fim.
• Não seguir regras, deixando a reunião correr livremente.
• Crer que a reuniões não necessitam de liderança ou condução pelo fato de todos
serem adultos e profissionais.
• Sair da reunião devido à ligações telefônicas ou rádio.
• Interromper a reunião para atender o celular.
• Ao ser chamado "com urgência", sair dizendo "volto já".
• Permitir conversas em paralelo, mesmo que com discrição.
• Propor comer alguma coisa para não interromper a reunião.
• Impor que a reunião dure até esgotar o assunto.
• Discutir tudo, encerrar a reunião.
• Confiar na memória.
• Por cometer muitas falhas, acabar com as reuniões.
CONTROLANDO AS INTERRUPÇÕES
Identifique quem o interrompe (durante 2 semanas pelo menos):
• Quem o procura para tratar de quais assuntos.
• Quanto tempo demorou a interrupção, como evitar ou diminuir estas
interrupções, sem prejuízo para as comunicações e para o relacionamento com
as pessoas.
• Estabeleça uma estratégia para proteger seu tempo.
• Se interrompido, encurte o tempo, minimizando a interrupção:
• Estabeleça limite de tempo mostre que você está ocupado.
• Receba de forma menos confortável. vá direto ao assunto.
• Calma, concentração e atenção.
• Saiba dizer não.
• Volte ao trabalho imediatamente.
• Desencoraje as interrupções ou impeça que elas aconteçam.
• Modifique o layout de sua sala.
• Reserve um tempo só para si.
• Cuidado com as auto-interrupções.
• Não receba só problemas - peça soluções.
PROTEÇÃO DO TEMPO
• Planeje a sua disponibilidade.
• Reserve um período diário sem interrupção.
• Cumpra prazos e horários e exija o mesmo dos outros.
• Recuse atividades não ligadas aos seus objetivos.
• Identifique e programe para os mesmos horários e/ou dias suas rotinas.
• Execute num mesmo período tarefas afins.
• Tente fazer as coisas de uma única vez.
• Racionalize e simplifique tudo o que puder.
• Evite adiar sem necessidade.
• Evite indecisões.
• Analise e decida mais rápido possível.
• Despache sempre que puder.
• Finalize e conclua tudo o que puder.
• O que puder, faça agora.
• Mantenha a mesa de trabalho organizada, isso ajuda na concentração.
• Mantenha o arquivo organizado, com fácil e rápido acesso as informações.
• Não faça nada que não possa ser delegado às pessoas.
• Continuamente treine-se e treine as pessoas, aumentando a eficácia.
• Não confie na memória - registre tudo.
• Programe suas ações do dia, na véspera.
• Avalie e controle regularmente as atividades realizadas e resultados alcançados
x planejados.