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Administração do Tempo

CONCENTRAÇÃO - FAÇA AS COISAS MAIS IMPORTANTES:

• Concentre-se no essencial faça primeiro as primeiras coisas mais importantes.


• Comece fazendo as coisas em ordem decrescente de importância
• Faça uma coisa por vez
• Concentre-se na tarefa do momento

FINALIZE E CONCLUA O QUE COMEÇOU


• Não comece outro trabalho sem finalizar o anterior.

"SE O TEMPO QUE VOCÊ DISPÕE NÃO É SUFICIENTE,


O PROBLEMA NÃO É DO TEMPO,
É SEU ! "

DESPERDIÇADORES MAIS COMUNS:


• Interrupções por telefone.
• Desrespeito aos horários.
• Equipamentos defeituosos ou inadequados ao trabalho.
• Falta de hábito na fixação de prioridades.
• Incapacidade de dizer "não".
• Solicitações de Qualidade / quantidade de reuniões.
• Envolvimento operacional.
• Falta de consciência sobre a importância do tempo como recurso.

PROCRASTINAÇÃO:
• Mecanismo de defesa; o desejo de evitar algo que incomoda: tarefas difíceis,
desagradáveis, pouco familiares ou que envolvem decisões críticas.
• Procrastinar é fazer primeiro as coisas menos importantes, mais fáceis. Fazer o
"não planejado", fazer as atividades de baixa prioridade.
• Pode ser ainda arrumar a mesa ao invés de fazer o trabalho.

DICAS PARA RESOLVER A PROCRASTINAÇÃO


• Estabeleça prazos de início e conclusão das tarefas. (a auto-imposição de prazos
é mais forte do que você pode pensar) Faça o desdobramento das tarefas.
• Não Espere a inspiração chegar. Vá atrás dela ! Procure saber tudo sobre a
tarefa a ser executada. Descubra as causas de sua indecisão. Evite o
perfeccionismo. Aprenda a dizer não.
“A PROCRASTINAÇÃO IMPEDE O SUCESSO”
DELEGAÇÃO
Delegar é fazer as coisas através das pessoas. Ao delegar você:
• Partilha responsabilidades.
• Transmite autoridade para ajudar a execução, partilha a decisão.

COMO MELHORAR O PROCESSO DA DELEGAÇÃO


• Dar ênfase ao resultado.
• Evitar decisões rotineiras.
• Divorciar-se dos detalhes.
• Não fazer nada que possa delegar. “Manter abertas as linhas de comunicação”.
• Dar instruções claras e sem ambigüidade.
• Evitar o perfeccionismo.
• Aprender com os erros.
• Recusar os "macaquinhos".
• Dar ou receber autoridade compatível.
• Estabelecer controles adequados.
• Dar ou receber autoridade compatível.
• Estabelecer controles adequados.

COMO ORDENAR O FLUXO DE PAPÉIS


Ter um lugar (e apenas um) para reter o que achar necessário. Manter tudo no
seu lugar, tendo à mão o trabalho do momento.
Despachar toda a papelada imediatamente (80% das tarefas que chegam até
você podem ser executadas de imediato).
Não colocar de lado nenhum item antes de uma ação inicial (se não der solução,
ao menos encaminhe).
Fazer uma triagem dos assuntos buscando dividir em:
• para tomar ação/urgente...............................(consultar diariamente)
• para tomar conhecimento.............................(consultar a cada 2 dias)
• para leitura.......................................(consultar uma vez por semana)

CONTROLE
• Você realmente deve saber onde seu tempo é realmente empregado.
• À partir disto, procure controlar diariamente as atividades realizadas e os
resultados alcançados, confrontando-os com os planejados.
• Defina então e tome medidas corretivas para manter-se no rumo, ou se
necessário, redefinir este rumo.
REUNIÕES “OS 20 PECADOS MORTAIS”
• Ter opinião formada e decisão tomada e mesmo assim convocar uma reunião.
• Não procurar conhecer a agenda e ir assim mesmo.
• Convocar uma reunião para tomada de decisão. Fazer ata ao final da reunião.
Dar importância somente ao assunto e esquecer do local.
• Começar somente após todos estarem presentes.
• Usar a agenda apenas como uma mera orientação.
• Convocar uma única reunião com todos os envolvidos de uma só vez.
• Fazer com que todos participem do início ao fim.
• Não seguir regras, deixando a reunião correr livremente.
• Crer que a reuniões não necessitam de liderança ou condução pelo fato de todos
serem adultos e profissionais.
• Sair da reunião devido à ligações telefônicas ou rádio.
• Interromper a reunião para atender o celular.
• Ao ser chamado "com urgência", sair dizendo "volto já".
• Permitir conversas em paralelo, mesmo que com discrição.
• Propor comer alguma coisa para não interromper a reunião.
• Impor que a reunião dure até esgotar o assunto.
• Discutir tudo, encerrar a reunião.
• Confiar na memória.
• Por cometer muitas falhas, acabar com as reuniões.

CONTROLANDO AS INTERRUPÇÕES
Identifique quem o interrompe (durante 2 semanas pelo menos):
• Quem o procura para tratar de quais assuntos.
• Quanto tempo demorou a interrupção, como evitar ou diminuir estas
interrupções, sem prejuízo para as comunicações e para o relacionamento com
as pessoas.
• Estabeleça uma estratégia para proteger seu tempo.
• Se interrompido, encurte o tempo, minimizando a interrupção:
• Estabeleça limite de tempo mostre que você está ocupado.
• Receba de forma menos confortável. vá direto ao assunto.
• Calma, concentração e atenção.
• Saiba dizer não.
• Volte ao trabalho imediatamente.
• Desencoraje as interrupções ou impeça que elas aconteçam.
• Modifique o layout de sua sala.
• Reserve um tempo só para si.
• Cuidado com as auto-interrupções.
• Não receba só problemas - peça soluções.

PROTEÇÃO DO TEMPO
• Planeje a sua disponibilidade.
• Reserve um período diário sem interrupção.
• Cumpra prazos e horários e exija o mesmo dos outros.
• Recuse atividades não ligadas aos seus objetivos.
• Identifique e programe para os mesmos horários e/ou dias suas rotinas.
• Execute num mesmo período tarefas afins.
• Tente fazer as coisas de uma única vez.
• Racionalize e simplifique tudo o que puder.
• Evite adiar sem necessidade.
• Evite indecisões.
• Analise e decida mais rápido possível.
• Despache sempre que puder.
• Finalize e conclua tudo o que puder.
• O que puder, faça agora.
• Mantenha a mesa de trabalho organizada, isso ajuda na concentração.
• Mantenha o arquivo organizado, com fácil e rápido acesso as informações.
• Não faça nada que não possa ser delegado às pessoas.
• Continuamente treine-se e treine as pessoas, aumentando a eficácia.
• Não confie na memória - registre tudo.
• Programe suas ações do dia, na véspera.
• Avalie e controle regularmente as atividades realizadas e resultados alcançados
x planejados.