GESTÃO DO TEMPO &

ORGANIZAÇÃO DO
TRABALHO
COMPLEMENTOS & EXERCÍCIOS

[Escreva o resumo do documento aqui. Normalmente, o

resumo é um sumário curto do conteúdo do
documento. Escreva o resumo do documento aqui.
Normalmente, o resumo é um sumário curto do
conteúdo do documento.]

01/06/2014
SABE GERIR O SEU TEMPO?
Para saber se faz uma boa gestão do seu tempo responda às seguintes questões, utilizando o
“S” (Sim, quase sempre, frequentemente), “T” (Por vezes, nem sempre, …) e “N” (Não, quase
nunca, raramente, …):

Resp. Pts.
1. É pontual?
2. Distingue o essencial do acessório?
3. Concentra-se nas coisas essenciais?
4. Sabe onde perde o seu tempo?
5. Já identificou o que lhe dificulta a gestão do tempo?
6. Controla o seu tempo no dia-a-dia?
7. Gerir o tempo é essencial para si?
8. É capaz de determinar objectivos a curto e médio prazo?
9- Altera com frequência os seus objectivos?
10. Sabe dizer “Não” e recusar pedidos?
11. Tem disponibilidade para os outros?
12. Conhece os seus pontos fracos?
13. Numa reunião preocupa-se com o tempo?
14. Acaba uma reunião se ultrapassar o tempo previsto?
15. Tem tempo para procurar informação e formação?
16. Costuma ler?
17. Queixa-se de falta de tempo?
18. Tem tempo para si?
19. Cultiva os tempos livres?
20. Altera a sua rotina?
21. Evita sobrecarregar-se com obrigações?
22. Sente-se habitualmente em forma?
23. Leva para casa as preocupações do seu trabalho?
24. Delega nos outros?
25. Sabe o que o motiva?
26. Diariamente define o que é prioritário?
27. Dorme o número de horas suficiente?
28. É arrumado?
29. Enfrenta o imprevisto sem problemas?
30. Utiliza o telefone só quando é necessário?
31. Ocupa muito tempo com o correio?
32. Fixa prazos para os trabalhos que executa?
33. Organiza as coisas de forma a que os outros não passem a vida a pedir a
sua colaboração?
34. Tem tempo para a sua família?
35. Reduz as interrupções do seu trabalho?
36. Faz o trabalho certo na hora certa?
37. Passa o tempo a mudar de tarefa sem acabar nenhuma?
38. Conquista a colaboração dos outros?
39. Planeia a sua actividade para o dia? E para a semana?
40. Organiza o espaço físico do seu serviço?
41. Houve coisas que fez e que não eram necessárias?
TOTAL

2
PONTUAÇÃO:

Atribua 2 para o “SIM, …”, 1 ponto para o “POR VEZES, …” e 0 pontos para o “NÃO, …”.

Faça a soma dos pontos obtidos na totalidade das respostas e veja o resultado.

SOLUÇÕES DO TESTE:

De 0 a 30 pontos: Não se preocupe. Este resultado é frequente.

Tem dificuldades em gerir o seu tempo. Sabe porquê? Serão dificuldades de natureza
profissional? Ou pessoal?

De 31 a 70 pontos: Não está mal, a sua eficácia está na média.

Mas porque não começa a fazer com que os dias lhe rendam mais? Reveja o seu teste
e medite nas respostas “NÃO” que deu. Em relação a cada uma delas pergunte-se a si
próprio “Porquê?”

De 71 a 84 pontos: Você é sem dúvida uma pessoa que gere bem o seu tempo.
Parabéns!

No entanto não se deve sentar à “sombra da bananeira”, convém continuar a planear

e a organizar o seu tempo. Delegue nos seus colaboradores as tarefas que ainda pode
e sugerimos-lhe que de vez em quando repita este teste!

3
OS DEZ MAIORES DESPERDIÇADORES DO TEMPO

1. Lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo

2. Excesso de interrupções pelo telefone
3. Deixar campo livre para interrupções durante trabalhos que
requerem concentração
4. Gastar tempo excessivo com problemas trazidos por subordinados
5. Responsabilidade e autoridade não claramente definidas
6. Falta de objectivos, prioridades e prazos nos trabalhos
7. Abandonar um trabalho antes de terminá-lo para pegar outro
8. Pessoal não treinado
9. Realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser delegados a outra
pessoa
10. Realizar contactos de trabalho sem hora marcada para o fim e sem
clara visão das prioridades

4
IDENTIFICAR OBJECTIVOS

Assinale com X os que considera objectivos:

5
6
7
VOCÊ SABE DELEGAR?
Deixando de lado as considerações referentes a graus de autoridade no processo de
delegação, segue um rápido teste para que possa situar-se em termos de sua posição
actual de delegante. Procure responder às questões de acordo com sua realidade e
não pensando no que é ideal.
SIM NÃO +/-
1. Você tem um substituto eventual formalmente designado?

2. Quando você tira férias ou se ausenta do trabalho, a

produtividade cai significativamente?
Você possui tendência para “assumir” tarefas que não lhe
3. competem (especialmente aquelas que você executava como
técnico antes de sua promoção a gerente)?
4. Seu critério usual para delegação é o de transferir para os
subordinados as tarefas que gosta de executar?
5. Ao delegar é comum você usar a frase: “isto agora é com você,
não quero mais ver este problema”?
6. Você tem sempre a convicção de que executa as tarefas melhor
e mais depressa que seus subordinados?
Seus subordinados, mesmo depois de receberem qualquer
7. delegação, tendem sempre a voltar a você para “dividir” a
decisão?
8. Você sempre ou quase sempre aceita dividir com seus
subordinados o “ônus” das decisões?
9. Você considera-se um perfeccionista?

10. Você considera mais agradável executar diretamente as tarefas,

em oposição a conseguir resultados através de terceiros?
Quando delega, você tende a conceder mais responsabilidades
11. (atribuições) do que autoridade (mais coisas para fazer do que o
poder de decisão sobre ela)?
12. Logo depois que você delega uma tarefa, é comum impacientar-
se quando procurado para esclarecer eventuais dúvidas?
13. Você costuma definir a forma de controlo da delegação no
momento em que ela é efectuada?
Além de delegar “o que fazer” você costuma definir com os seus
14. subordinados exactamente qual deva ser o caminho a ser
seguido por eles (o “como fazer”)?
Quando delega, você usualmente define prazos e limites da
15. delegação, procurando fazê-lo de comum acordo com o seu grau
de comprometimento?
No início do processo de delegação você, sempre ou quase
sempre, procura deixar claro para o seu subordinado a sua
16. disponibilidade para dirimir dúvidas eventuais (você tem
consciência de que quem delega, a curto prazo, deve reservar
tempo adicional para treino do subordinado)?

8
INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS:

 Atribua 1 ponto se respondeu SIM nas questões 2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12 e 14;

 Atribua também 1 ponto se respondeu NÃO nas questões 1,13,15 e 16;
 Atribua meio ponto às respostas M (mais ou menos).

Eis a chave de interpretação para as respostas, bem como algumas sugestões para
melhorar a competência para a delegação.

 Entre 16 e 12 pontos: Você tem problemas sérios com seu esquema de delegação.
Reveja suas prioridades, discuta com seus subordinados sugestões para delegar
mais. Registre um dia todo de trabalho e analise as oportunidades de delegação.
 Entre 11 e 18 pontos: O problema existe, Não é sério, mas a situação pode piorar.
 Entre 7 e 4 pontos: Você utiliza bem o instrumento delegação, mas sempre é
possível melhorar.
 Entre 3 e 0 pontos: Você é um Executivo perfeito no que tange à delegação.
Parabéns. É meio caminho andado para a Presidência da Companhia.

9
SÍNTESE FINAL: SEIS FACTORES PARA MELHOR
GERIR O TEMPO

10
CONCLUSÃO
Se está disposto a pôr em prática os conselhos e princípios enunciados, veja só o que
poderá ganhar:

11