GESTÃO

DO
TEMPO
 Gestão Tempo
Configura o ato de administrar ou de gerir Duração dos fatos, é o que determina os
recursos, pessoas ou qualquer objeto que momentos, os períodos, as épocas, as
possa ser administrado com alguma horas, os dias, as semanas, os séculos, etc.
finalidade.

A Gestão do Tempo proporciona:

Organizar melhor Começar a

o seu tempo produzir mais
Gestão do
Tempo
•É o processo de organizar e planejar
os períodos;

•Dividir as diversas atividades de uma

rotina;

•Visando esforços mais eficazes;

•Realizar o melhor trabalho em menos

tempo e maior produtividade;
 Sintomas da má gestão de tempo
- Referência - Não admitir a
- Horários - Prazos não - Nunca recusar
constante ao iniciativa dos
sobrecarregados; respeitados; seja o que for;
passado; outros;

- Impossibilidade - Discutir assuntos

- Anular - Decisões
- Tratar os assuntos de marcar um profissionais
compromissos à demasiado rápidas
superficialmente; encontro antes de durante as
última hora; ou arrastadas;
dois meses; refeições;

-
- Falta de
- Fadiga/cansaço; - Medos; Lamentações/quei - Aborrecimento.
confiança;
xas;
 Fatores que prejudicam nosso tempo

P
R
O
•Redes Sociais
D •Celular
U
•WhatsApp
T
I •Interrupções
V •Desorganização
I
D •Procrastinação
A •Dificuldade de dizer não para alguém
D
E
Gerando...

Frustração Cansaço Problemas de saúde

Estresse Mau humor Insônia

 •Como gerem habitualmente o tempo?
•Tem por hábito planejar o dia de trabalho?
•Utiliza agenda ou outro tipo de suporte para gestão do

Vamos fazer tempo?

•Como divide o seu dia?
uma análise •Reserva algum tempo para si, para a família e amigos?
•Define prioridades?
do seu dia! •Concentra-se primeiro em terminar as tarefas mais
agradáveis?
•Aproveita o tempo das refeições para tratar de assuntos
relacionados com o trabalho?
•Quanto tempo dispensa ao telefone, rede social etc?
Fazemos normalmente:

•O que gostamos antes do que não gostamos;

•O que é mais rápido antes do que demora mais tempo;
•O que é mais fácil antes do que é mais difícil;
•O que sabemos antes do que é novo;
•O que é urgente antes do que é importante;
•O que os outros nos impõem antes do que nós escolhemos;
•O que não está anotado na agenda antes do que está anotado;
•O que provém dos outros antes das nossas prioridades;
•O que está à nossa frente antes do que é importante;
•Adiamos a execução de uma tarefa até ao limite máximo;
•Fazemos as coisas em função das suas consequências.
 Maior pontualidade e disciplina em suas tarefas;

Gera resultados efetivos;

Vantagens
de fazer Alcance mais rápido das metas;

Gestão do Aumenta o nível de produtividade;

Tempo!
Diminui o estresse e a ansiedade;

Melhora a reputação profissional;

Aumento do tempo livre;

A Tríade do Tempo
 O tempo é uma Trindade

• Na doutrina cristã: Trindade é o dogma que representa a união de três pessoas

distintas: Pai, Filho e Espirito Santo;

• No tempo: Horas, Minutos, Segundos | Manhã, Tarde, Noite | Décadas, Séculos

e Milênios;

• O átomo: Elemento chave da vida, é composto por três elementos – Prótons,

Nêutrons e Elétrons;

• Psicologia: Freud propôs a divisão da psique em três partes – Id, Ego e

Superego;
As 3 esferas juntas compõem toda a forma como você utiliza
o seu tempo.

Nunca acontecem
IMPORTANTE
simultaneamente

URGENTE CIRCUNSTANCIAL

Não há
intersecção das
esferas
Resumidamente...
Identificando a sua
Tríade do Tempo
 A Esfera da Importância
A esfera a ser priorizada é aquela que contém as atividades verdadeiramente importantes em sua
vida, as que trazem os resultados mais efetivos. Nela estão as ações que, feitas hoje, fazem
IMPORTANTE diferença na sua empresa, no seu emprego, na sua comunidade e para as pessoas que vivem com
você. Fazem diferença em sua vida.

Quando você tem sua vida baseada nesta esfera, está andando
pela estrada que o levará ao ponto em que você quer chegar!
Algumas características de atividades desta esfera:
• Possuem prazo (horas, dias, semanas, anos etc) para serem feitas – do contrário seriam urgentes;
• Essas atividades são pessoais, com importância para você e nem sempre para os outros;
• Proporcionam prazer ao serem executadas;
• Trazem algum tipo de resultado positivo a curto, médio ou longo prazo;
• Em geral são espontâneas;
Escreva algumas atividades
importantes que você gostaria
de fazer nos próximos dias.
 A Esfera da Urgência
Urgente é toda tarefa que deve ser feita imediatamente, que gera algum tipo de problema se não
for executada. Uma tarefa urgente não tem prazo, ela tem que ser feita já!
URGENTE
A urgência está tão enraizada no nosso padrão de vida que já se
tornou algo normal e não uma exceção, como deveria ser! O
verbo correr deve ser um dos mais conjugados nos dias de
hoje... E o habito de deixar tudo para a última hora já é algo
cultural.
Pessoas acreditam que as urgências seguram seus empregos, que trazem resultados ou que dão promoções.
Na verdade elas atrasam suas tarefas importantes, interrompem seu dia, fazem você ficar após o expediente,
trabalhar em casa, se afastar das pessoas importantes, ter dores de cabeça, gastrite, infarto e doenças piores.
Outras utilizam como fuga...

A tarefa urgente, pode ter sido importante um dia,

mas a partir do momento em que ela foi adiada.
Deslocou-se sozinha para a esfera urgente.
 DIMINUINDO
a Esfera da Urgência
Primeiro passo, descubra porque você entrou nela?
URGENTE Pense nas suas atividades urgentes da última semana e responda:
• Porque essa atividade foi urgente?
• Como eu poderia ter prevenido a urgência dessa atividade?
• Quais atividades posso planejar para evitar essa urgência?
• É possível pedir para alguém me ajudar com essas atividades?

Outras dicas para diminuir essa esfera:

• Planeje! O que você planeja hoje, evita a urgência de amanhã.
• Faça previsão de coisas que podem se tornar urgentes, individualmente ou com sua equipe tenha ação para
reduzir os riscos.
• Quando uma urgência aparecer, analise e aprenda com ela e tome medidas práticas para evitar que ela apareça
de novo nessa esfera.
• Se possível, tente delegar a urgência para alguém que possa te ajudar.
• Aja imediatamente sobre a urgência, não deixe que ela se transforme em uma CATÁSTROFE.
• Não entre em pânico. Resolva sua urgência e reveja suas prioridades naquele dia para não ficar sobrecarregado.
 A Esfera das Circunstâncias
A esfera que exige maior preocupação. É qualquer tipo de atividade a qual você é levado a fazer
em função de uma situação, condição, ambiente ou de outra pessoa, sem a sua vontade total.
CIRCUNSTÂNCIAS
Nessa esfera, você está colocando sua vida e seu destino nas
mãos da sorte, do que der e vier. O problema dessa esfera é que
ela é viciante, pode-se perceber tarde de mais!
Algumas características de atividades desta esfera:
• Podem ser importantes ou urgentes para outras pessoas, mas nunca para você;
• São coisas que você faz em excesso e acaba perdendo tempo desnecessariamente;
• Estão contra sua plena vontade;
• Você aceita por educação, por condição ou por medo de dizer não;
• Não geram resultados;
• Geram sensação de insatisfação, angustia, saturação, decepção;

Onde sua vida está te levando? Este lugar é onde você gostaria
de chegar? Não está na hora de começar a mandar de verdade na
sua vida? De assumir a posição de piloto?
 DIMINUINDO
a Esfera das Circunstâncias
Sair dessa esfera pode ser mais difícil do que da urgência.
CIRCUNSTÂNCIAS Para fugir dessa esfera é preciso:
• Disciplina;
• Planejamento;
• Mudar hábitos;
• Atitude;
• Foco;
Aprenda a dizer não!
• Em primeiro lugar, lembre-se de que “não” foi a palavra mais ouvida na infância, logo ela é mais familiar.
• Seja sincero. Não adianta falar sim e não conseguir fazer a tarefa ou se prejudicar, apenas para conseguir
aprovação das pessoas.
• Não aceite chantagens como: “Me ajude, só dessa vez!”, “só você pode me ajudar, não me desaponte!”...
• Seja simpático, sem agressividade ou mentiras. Seja firme nas suas posições.
• Não tenha medo e nunca volte atrás, isso pode dar margens a outras situações similares.
 Composições perigosas da Tríade do Tempo
Composições nefastas da Tríade

CIRCUNSTANCIAL
URGENTE

1. O Super-Homem IMPORT 3. O Homem Elástico (equilibrista)

ANTE

2. Homer Simpson
URGENTE
CIRCUNSTANCIAL CIRCUNSTANCIAL URGENTE

IMPORT
ANTE IMPORT
ANTE
 A Tríade Ideal

Para alcançar a Tríade ideal:

IMPORTANTE • Adotar uma metodologia de Administração do
70% URGENTE Tempo (administração pessoal) que foque em
28hs
20% atividades importantes;
8hs • Adotar medidas para reduzir seu tempo nas esferas
da urgência e circunstâncias;
CIRCUNSTANCIAL
• Adotar medidas para aumentar seu tempo na esfera
10% da importância;
4hs • Assuma a responsabilidade por suas decisões;
• Assumir uma postura mais assertiva e proativa;
 Todos nós temos a mesma
quantidade de tempo para usar!
Administração do tempo ou Administração pessoal? Administração pessoal exige:
Flexibilidade, autonomia!

O tempo não pode ser alterado, sendo assim não podemos administra-lo!
A única coisa possível de administrar são nossas ações e os eventos que acontecem
ao nosso redor.

5 conceitos importantes para a Administração Pessoal:

Descarregar; Planejar; Antecipar; Priorizar; Equilibrar;

 Planejamento Anual, Mensal e Semanal
SEMANAL:
• Baseado nas perspectivas
mensais e anuais;
• Realizar o planejamento 1 dia
antes da semana iniciar;
ANUAL: MENSAL: • Junto a um calendário que
• Planejamentos de maior • Divisão do plano anual em 12 mostre todos os dias da semana e
abrangência; meses; os eventos já agendados;
• Necessidade de maior tempo; • Monitorar e acompanhar o anual; • As tarefas e compromissos
• Revisar sua identidade; • Pode ser feito em conjunto com o devem ser colocadas na sua
• Definir metas; semanal; programação de acordo com o
• Criação de janelas temporais; • Revisar o mês anterior; tipo de evento;
• Ações ligadas a identidade;
• Organização pessoal;
Procrastinação
Adiamento da tarefa – “empurrar com a barriga”, “deixar para depois”, “enrrolar”
 Dicas para evitar a Procrastinação:
1. Se for grande divida:
• A tarefa parece grande de mais para ser concluída;
• Distribua ao longo do planejamento semanal;
• Recorte em pequenos pedaços; 5. Utilize recompensas:
• Recompensas alternativas – Comprar algo, assistir
2. Utilize a operação “shutdown”: algo, visitar um lugar...
• As vezes o que provoca o adiantamento da tarefa é • Seja honesto, só de dê o presente quando
o fato de ela ser chata; merecer;
• Qualquer distração é mais interessante;
• Encare logo! 6. Imagine o objetivo que existe por trás da tarefa:
• Pensar que existe um objetivo maior para a
3. Delegue ou cancele: realização;
• Se for possível delegar, não hesite!
• Se a tarefa foi adiada por dias, ela ainda é
necessária? 7. Assuma o papel de político:
• Se não for, risque de sua agenda; • Junte seus amigos, ou familiar e diga – se eu não
terminar x tarefa até o dia x eu vou pagar x
4. Transforme a tarefa em um compromisso: coisa....;
• Estipule um horário de inicio e termino;
• Agende um compromisso formal;
Como fazer uma boa Gestão do Tempo?
Faça o planejamento!

•Planeje o dia com antecedência;

•Prepare uma lista de tarefas;
•Trabalho de alta prioridade sempre no topo;
•Planeje regras em um pequeno checklist;

1. Conclua as tarefas uma por uma;

2. Não comece uma tarefa antes de terminar outra;
3. Assinale as atividades que você já concluiu;
4. Conclua as tarefas dentro de um prazo estipulado por você;
Defina as metas e
objetivos!

•Trabalhar sem eles pode te deixar

perdido (aumento da ansiedade);
•Defina suas metas e objetivos;
•Devem ser desafiadoras;
•Devem ser possíveis de realizar;
 Defina os prazos!

•Se esforce para concluir as tarefas antes;

•Analise quanto tempo levará uma tarefa;
•Use ferramentas de produtividade para
marcar datas importantes;
Aprenda a dizer
não!
•É o caminho para não fazer tudo
sozinho;
•Não aceite algo que sabe que é
difícil;
•Responsabilidades devem ser
repassadas conforme interesse,
maturidade, habilidade e
conhecimento do colaborador;
Priorize as tarefas!

•Priorize as tarefas de acordo com sua importância e

urgência;
•Saiba diferenciar o que é importante do que é
urgente;
•Divida suas tarefas em Dias, Semanas e Meses;
•As mais importantes devem estar no topo da lista;
Gaste o tempo certo na
atividade certa!
•Fazer a coisa certa no momento certo;
•Não desperdice o dia inteiro em tarefas
que podem ser rápidas de executar;
•Tenha tempo para suas atividades
pessoais;
Regras de Ouro da Gestão
do Tempo

Diz respeito ao tempo que é gasto nos

lugares certos para fazer as tarefas certas;

Está relacionada a conhecer e estipular

suas prioridades e obrigações;

Gerenciar o tempo na vida profissional,

beneficia todas as áreas da sua vida;
GESTÃO
DO
TEMPO