Você está na página 1de 19

Manual de Formao

CURSO: TCNICO/A SECRETARIADO


MODALIDADE: SISTEMA DE APRENDIZAGEM
2011

MODULO

Gesto do Tempo

FORMADORA: Marisa Sousa

Entidade acreditada pela Direco-Geral do Emprego e das Relaes de Trabalho, nos termos da Portaria n. 782/97, de 29 de Agosto.

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

2
UFCD

Gesto do tempo

Carga Horria
25 h

Objectivos:
Identificar e aplicar tcnicas individuais de gesto de tempo.
Planificar tarefas e actividades de trabalho.
Identificar desperdiadores profissionais e pessoais.
Planificar a agenda de trabalho quer manual quer electrnica.

Contedos:
Tcnicas individuais de trabalho
Planeamento de tarefas
Desperdiadores de tempo
Agenda tradicional
Agenda electrnica
Delegao eficaz

Aqueles que gastam mal o seu tempo so os


primeiros a queixar-se da sua brevidade.
Jean de La Bruyre

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

GESTO DO TEMPO
Tempo dinheiro.
O tempo cura feridas
tudo uma questo de tempo
Temos tempo de sobra- dizem com o objectivo de nos tranquilizar.
Toda a gente tem todo o tempo que existe
Tudo requer tempo
O tempo no adaptvel! impossvel gerirmos o tempo

Uma das preocupaes das pessoas que desejam melhorar a sua eficincia , sem
dvida, a rentabilizao do tempo. Esta rentabilizao passa, tambm pela prpria
organizao que conjuntamente com alguns mtodos, conduzem a uma boa e eficaz,
gesto do seu tempo.
Uma das causas do insucesso a falta de programao do trabalho. Podemos imaginar
o que sucede a um profissional que inicia o dia sem saber com quem vai contactar:
sem entrevistas marcadas e sem ter rentabilizado o percurso geogrfico desse dia. A
falta de organizao leva desorientao e muitas pessoas no conseguem recuperar
de algumas falhas cometidas por esse facto.
O desenvolvimento pessoal do indivduo passa pela aprendizagem da adaptao da
sua vida ao factor TEMPO. Isto significa que, no sendo o tempo um elemento
integrante da prpria vida, no pode ser directamente controlado por cada um de ns.
O que podemos fazer uma adaptao aos ciclos biolgicos do tempo, atravs da
imposio pessoal de ritmos de vida adaptados a esses mesmos ciclos.

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

NOO DE TEMPO
4
extraordinariamente difcil, seno impossvel, tentar definir O TEMPO, se no o
fizermos em relao a qualquer coisa. Ora, se repararmos bem, toda a nossa vida est
limitada em funo do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem uma certa durao
(muito ou pouco), e pode ser situado no tempo (antes, depois ou durante qualquer
coisa).
Se a noo de tempo s pode ser compreendida, em relao a qualquer coisa, resulta
daqui um facto, fcil de constatar, mas muito importante para acentuar a dificuldade
da sua compreenso. A noo de tempo RELATIVA e tambm profundamente
VARIVEL.
Tudo isto significa que, por ser relativa a qualquer coisa, varia de pessoa para pessoa e,
tambm, de ocasio para ocasio, de acordo com a forma como o indivduo
percepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. Esta situao facilmente
detectvel, quando ns sentimos que determinado espao de tempo passou muito
depressa e, ao nosso lado outra pessoa sentiu, precisamente o contrrio.

Por isso, temos de distinguir duas ideias ou conceitos de tempo:


TEMPO ASTRONMICO (absoluto, biolgico ou natural).
TEMPO PSICOLGICO (aparente ou relativo).

O TEMPO ASTRONMICO aquele que imposto pela natureza e que assenta na


diviso do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas, mas tambm, o
agrupamento dos dias em semanas, a diferenciao das estaes do ano, a distino
do dia e da noite, etc. rigoroso e sobre ele assentam todos os calendrios e os
horrios de trabalho e de lazer.

O TEMPO PSICOLGICO a percepo, mais ou menos varivel, da forma como o


tempo astronmico vai ou no ser ocupado, preenchido, vivido. No rigoroso, pois
varia de indivduo para indivduo e tambm com a ocasio.
Se o tempo astronmico est rigidamente imposto pelos ciclos da natureza, que se
sucedem ininterruptamente, uns aps outros, sempre da mesma forma, dia aps dia,

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

ano aps ano, ns facilmente tendemos a balizar a nossa vida e, particularmente, o


nosso trabalho, dividindo o tempo em pores cada vez menores, que servem para
precisarmos duraes exactas para determinadas tarefas que executamos.
Ns chegamos a estabelecer calendrios, mais ou menos precisos, onde registamos ou
inserimos tarefas a serem executadas. Na vida de relacionamento com os outros
tendemos a calendarizar todas as nossas actividades, com base em referncias de tipo
cronolgico.
Se, por um lado, no h dvida sobre a exactido do tempo de tipo astronmico, os
nossos problemas comeam quando pensamos na forma como sentimos que esse
mesmo tempo preenchido.
Na verdade, o tempo que temos disponvel, nem sempre convenientemente
ocupado, verificando ns, muitas vezes, uma deficiente rentabilizao dos perodos de
tempo que, supostamente, ns deveramos ocupar de forma til e com resultados
produtivos.

Tempo Produtivo
o tempo no qual realizamos actividades que nos levam aos resultados
desejados. Por resultados, entendemos, no somente o atendimento das
nossas metas profissionais, como tambm o atendimento das nossas metas
pessoais e familiares).

OCUPAO E APROVEITAMENTO DO TEMPO

Frequentemente sentimos que a forma como ocupamos esses perodos o nosso tempo
pessoal, nem sempre a mais rentvel. Isto , muitas vezes, temos a sensao de ter
"PERDIDO TEMPO", ou de no ter produzido, ou efectuado, tudo aquilo que era
suposto, ou que nos tenhamos decidido fazer. Muitas vezes, "perdemos" tempo com
tarefas inteis, esquecendo ou descurando aquilo que realmente necessrio fazer.
Quando, afirmamos expresses do tipo: "hoje a manh rendeu-me!", ou "a tarde
nunca mais passa...", estamos a constatar duas formas diferentes de ocupar o tempo
e, principalmente, de o aproveitar em termos psicolgicos. Muitas vezes, tendemos,
de forma no consciente, a preencher o tempo de trabalho com tarefas mais

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

agradveis, em vez das mais desagradveis. Outras vezes, escolhemos para fazer o que
j conhecido, em vez de encarar o desconhecido. Duma forma ou de outra,
tendemos a fazer bem e depressa aquilo que gostamos mais, deixando para mais
tarde, e fazendo-o com mais lentido, aquilo de que no gostamos, ou que nos parece
mais difcil.
Deste modo, importa pois aprender a fazer uma correcta gesto do tempo pessoal,
para assim rentabilizar a ocupao dos perodos de tempo, com tarefas mais
produtivas, por norma a alcanar os objectivos de vida e, particularmente, da vida de
trabalho.

APROVEITAMENTO EFICAZ DO TEMPO

Sabendo que, para atingir determinados objectivos ou finalidades, tendo estabelecido


esta ou aquela metodologia de trabalho, impe-se definir por onde comear. Isto
significa, necessrio definir PRIORIDADES. Por outras palavras, temos de saber,
dentro daquilo que nos propomos fazer, o que mais IMPORTANTE e o que mais
URGENTE.
Como o ano de trabalho comporta um determinado desenvolvimento, h pois que
saber situar quais os projectos a desenvolver, de acordo com o seu prprio
faseamento. Do mesmo modo, ao longo do dia de trabalho, h inmeras tarefas a
executar, as quais temos de distribuir ao longo do tempo til desse dia. O mesmo se
pode aplicar semana de trabalho.
O dia tem, ou pode ter, pelo menos sete ou mais horas teis de trabalho, que podem,
e devem, ser preenchidas de forma rentvel. Devemos procurar racionalizar as nossas
tarefas, no s de acordo com o horrio do dia, considerando horas de incio e de fim,
horas de intervalo, etc., mas tambm temos de entrar em conta com a dimenso
psicolgica do tempo. Isto , porque nos conhecemos, devemos saber qual o perodo
do dia, em que trabalhamos melhor, ou quais as horas mais prprias para fazer certo
tipo de tarefas.
Assim, procurando rentabilizar o tempo til de que dispomos, devemos pois
estabelecer PRIORIDADES no trabalho, com base no conhecimento e anlise das
diferentes tarefas a executar. Melhor ser comear pelas mais difceis e pelas menos

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

agradveis, sabendo-se que de manh temos mais energias e estamos menos


cansados, e deixando, para o fim do dia as tarefas mais simples e mais rotineiras.
Simultaneamente, se formos capazes de distinguir claramente aquilo que URGENTE
daquilo que IMPORTANTE, podemos, pois, aprender a organizar um processo de
trabalho, que entre em conta com a definio, a eliminao, ou, pelo menos, com a
reduo ao mnimo dos chamados "tempos mortos", em que, pura e simplesmente,
no fazemos nada.
Na verdade, h mltiplas tarefas repetitivas que podemos anular, h tambm trabalho
que, se for bem feito uma vez, fica feito para sempre. Mas, ao contrrio, h tambm
tarefas que, pelo reduzido grau de importncia, no devem exigir de ns, tanta
dedicao como outras.
Da conveniente organizao do nosso tempo pessoal, atravs duma racional ocupao
do tempo, que passe pelo desenvolvimento de TCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO,
que cada um de ns ter, por si mesmo, de ser capaz de desenvolver, resultar
seguramente uma economia de tempo que nos permitir fazer mais e fazer melhor,
podendo, por conseguinte ir mais longe, dentro do desenvolvimento pessoal que
experimentamos.

AS TECNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO

Considera-se que qualquer pessoa para poder desempenhar qualquer actividade seja
ela uma tarefa profissional mais complicada, ou uma simples tarefa particular, com um
mnimo de xito, tem de o fazer atravs duma certa tcnica, que a sua prpria forma
de fazer. Deste modo, incorporando ensinamentos dos outros, ou simplesmente a

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

experincia individual, todos ns desenvolvemos formas mais rpidas, menos custosas


8

e mais eficazes de fazer as coisas.


Assim, podemos definir como TCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO, as formas mais
adequadas de, para cada situao, analisar e optimizar um qualquer processo de
trabalho, em ordem a efectu-lo com o mnimo de esforo, no menor espao de
tempo possvel e com a maior garantia de o fazer correctamente, quando e onde ele
tem de ser feito.

Desta definio podemos destacar:


A ADEQUAO DA FORMA DE TRABALHAR.
A ANLISE DE UM PROCESSO DE TRABALHO.
A OPTIMIZAO DE UM TRABALHO.
A MENOR DURAO DO TEMPO DE TRABALHO.
A MAIOR MOTIVAO PARA O TRABALHO.
O TRABALHO CORRECTAMENTE FEITO.
O MOMENTO EXACTO DE FAZER O TRABALHO.
O LOCAL EXACTO PARA FAZER O TRABALHO.

Da conjugao de todos estes elementos, que constituem afinal a eficcia de um


trabalho, obtemos pois a definio do que podem ser as tcnicas individuais de
trabalho. Vamos pois ver como se desenvolvem e como se podem aplicar, no processo
da melhoria do nosso desempenho.
GANHAR TEMPO
COMO MELHORAR A ORGANIZAO PESSOAL E GERIR O PRPRIO TEMPO

Existem trs perspectivas diferentes relativamente gesto do tempo:


1. Aumentar a quantidade de tempo disponvel.
2. Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel.
3. Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponvel.

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

A primeira perspectiva sugere que se alargue as horas de trabalho at onde for


possvel. Isso poderia trazer como consequncia uma grave depresso, esgotamento e
falta de eficincia.

A segunda perspectiva est virada para o trabalho e para os mtodos. Requer uma
mente orientada de forma mecnica. No existe absolutamente nenhum limite para
esse tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter a pessoa num perito em
eficincia e em gestor de mtodos em vez de melhorar a sua tomada de decises,
relaes humanas e qualidades de liderana.

A terceira perspectiva sugere que se estabelea uma escala de prioridades na gesto


do tempo. Prope um compromisso exclusivo com as questes essenciais e
conceptuais em vez de se entreter com os detalhes, os quais tm de ser delegados
para outras pessoas. Esta perspectiva exige uma estratgia orientada para a aco.
Para que possa ser funcional, requer uma fase preparatria, um treino de formao e,
em geral, um clima organizativo adequado.

DETERMINAR AS NOSSAS PRIORIDADES


HIERARQUIZAR AS NOSSAS PRPRIAS ACTIVIDADES
Isto consiste em, na vspera ou na manh do prprio dia:
1. Elaborar a LISTA do conjunto de actividades a executar.
Uma lista "dentro da cabea" muito menos eficaz que uma lista escrita.
2. Estabelecer nessa lista uma "ORDEM DE PRIORIDADES", sem esta ordem, qualquer
lista intil.

Como estabelecer as prioridades? Formulando, para cada caso as perguntas: "Isto


urgente e importante? Ou simplesmente urgente? Ou pode esperar em relao ao
resto por ser importante mas no urgente?".

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

Urgncias e Importncia so os melhores critrios para hierarquizarmos as nossas


actividades (so fceis de memorizar, simples e bastante amplos para englobarem
todos os aspectos de um problema).

ANALISAR AS ACTIVIDADES A HIERARQUIZAR

Os critrios URGNCIA E IMPORTNCIA podem revelar-se insuficientes. Nesse caso,


acrescentemos-lhes as dimenses:
1. Gravidade.
2. Repercusso sobre outras actividades ou problemas.
Estes dois ndices complementares podem ajudar-nos a um entendimento com outras
pessoas quanto ao estabelecimento de prioridades.

PONTOS CHAVE PARA CONSTRUIR UM MTODO PESSOAL

O esquema a seguir apresenta a tarefa de hierarquizao no seu conjunto e os seus


pontos de passagem obrigatrios, que constituem os pontos de referncia a partir dos
quais cada um pode criar o seu prprio mtodo.

LISTA DAS ACTIVIDADES


indispensvel todos os dias. Ainda que o imprevisvel possa vir
transtornar os planos estabelecidos.
URGNCIA
Critrio bsico das prioridades.

IMPORTNCIA
Critrio bsico das prioridades.

ORDENAO DA LISTA
(Decidir; fazer; delegar)
Atribuir um nmero de ordem a cada actividade. aqui que necessrio
pr o problema da delegao ou do adiamento da actividade; neste
ltimo caso, imperativo prever uma data limite.
CONTROLO
(Diferena entre previsto e realizado)
A simples verificao e, melhor ainda, a anlise "previsto/realizado" o
ensinamento mais rico, indispensvel para quem quer progredir.

10

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

A ORGANIZAO PRACTICA DAS TAREFAS DE GESTO DE TEMPO


11
A gesto eficaz do tempo consiste essencialmente no seguinte:
1. Explorar ao mximo os nossos prprios recursos pessoais.
2. Faz-lo com a maior economia de meios que nos for possvel.
3. Faz-lo no menor perodo de tempo possvel.

A eficcia da pessoa conseguida atravs da organizao:


1. Dos seus trabalhos pessoais.
2. Da sua documentao.
3. Das suas relaes com os outros.
4. Da utilizao do seu tempo.
5. Da arrumao da sua secretria.
6. Do estado do seu local de trabalho.

A ORGANIZAO DOS TRABALHOS PESSOAIS

H tarefas que podem e devem ser feitas imediatamente quando surgem. Outras h
que podem ser feitas mais tarde, porque no oportuno ou razovel efectu-las de
imediato. Toda a tarefa que no seja possvel efectuar de imediato, deve pois ser
anotada em agenda, ficha individual ou dossier, permitindo, assim, obter:
1. Ordenamento.
2. Memorizao ou registo.
3. Acompanhamento e controlo.

Em termos prticos, podem organizar-se quatro sectores de documentao, colocando


os documentos em quatro pastas ou arquivos distintos:
1. "Para fazer" (em ordem decrescente de urgncia).
2. " espera de resposta".
3. "Em curso" (para controlo ou acompanhamento e tambm para actualizao).

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

4. "Pendente" (para assuntos que no esto em movimento, mas que sero


recuperados dentro de um perodo de tempo previsvel).
Todos os documentos podem passar de uma pasta para outra de acordo com as
circunstncias.

A organizao da documentao

Para o desempenho das funes de qualquer profissional existe, ou pode ser utilizada,
documentao de dois tipos:
1.

"Documentao

interna"-a

que

diz

directamente respeito empresa e tambm s


funes normalmente exercidas e pode revestir
o aspecto de normas, informaes, circulares,
etc.
2."Documentao

externa"-a

que

indirectamente diz respeito empresa e s


funes exercidas e pode revestir o aspecto de
artigos de revistas, ou de livros, recortes de
jornal, etc., com interesse tcnico ou cultural.

A organizao das relaes com os outros

A fim de trocar informao, no possvel entrar em contacto com os outros sempre


que se quer, e no recomendvel que se improvise (excepto quando em situao de
urgncia) para no perturbar os outros e no perder o nosso prprio tempo.
Deste modo indispensvel:
1. Combinar uma hora de contacto regular e guardar tudo em pastas ou dossiers com o
nome do interlocutor.
2. Se o contacto pontual, convm marcar pelo telefone, o momento que convm a
ambos. Isto permite a preparao da reunio.

12

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

A no organizao de entrevistas ou reunies, significa que se deixa a iniciativa parte


mais agressiva ou influente.

Organizao da utilizao do tempo

Nem sempre possvel ser dono da utilizao do tempo (horrio) com superiores ou
clientes, mas s vezes, com tacto podem-se conciliar desejos e possibilidades.
Tambm as diferentes tarefas de carcter repetitivo, devem ser agrupadas em horas
adequadas e regulares, requer DISCIPLINA.
necessrio fazer uma lista de tarefas repetitivas, distribui-las de maneira lgica
(planificar), d-las a conhecer aos colaboradores e OBRIGAR-SE A RESPEIT-LAS.

Organizao do local de trabalho

Para compatibilizar:
1. Ter mo todos os documentos necessrios ao trabalho
dirio.
2. Dispor de espao para trabalhar, inteiramente livre.

13

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

FACTORES DE DESPERDCIO DE TEMPO

1. PLANEAMENTO.
-Falta de planificao.
-Falta de objectivos e prioridades.
-Fazer primeiro o menos importante.
-Mudar de prioridades.
-Falta de datas limite.
-Datas limite irrealistas.
-Ignorar as prprias data limite.
-Falta de plano dirio por escrito.
-Procurar fazer muitas coisas de uma s
vez.
-Estimativas irreais de tempo.
-Actuar sem pensar.
-No prever o inesperado.
-Projectos favoritos.
-Viagens.
-Sonhar acordado.
-Tempo de espera.
-Reunies demasiado longas e mal
preparadas.
2. ORGANIZAO.

-Visitas
inesperadas
(colegas
ou
colaboradores que vm
expor os seus problemas pessoais ou
cavaquear).
-Reunies no programadas.
-Distraces visuais.
-Rudo.
-Ms condies fsicas.
-Fadiga.
-Falta de autodisciplina.
-Incapacidade de dizer "NO".
-Confundir actividade com resultados.
-Falta de normas.
-M memria.
-Excesso de controlo.
-Almoos demorados.
4. COMUNICAO.
-Falta de comunicao.
-Comunicao confusa.
-No se manter informado.
-Falta de informao.
-No ouvir.
-Fazer rudo social.

-Secretria amontoada.
-Desorganizao pessoal.
-Papeis
-Correspondncia
-Burocracia.
5. DECISO.
-Leitura.
-Sistema de arquivo deficiente.
-Indeciso.
-Intervalo de controlo demasiado largo -Dvida.
ou curto.
-Medo de cometer erros.
-Excessiva organizao.
-Medo de comprometer-se.
-Deixar para amanh o que pode fazer
3. CONTROLO.
hoje.
-Querer possuir todos os dados.
-Telefone (chamadas imprevistas ou -No pensar nas alternativas.
inutilmente longas).
-No avaliar as consequncias negativas.

14

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

ACES PARA ORGANIZAR O DIA


15
Ter uma viso global das tarefas quotidianas permite-nos manter o olhar fixo sobre o
essencial. Quando surgem imprevistos e solicitaes quotidianas, bom podermos
aplicar as medidas e tomar as decises necessrias em tempo oportuno. Quando est
estabelecido o plano de trabalho, mais fcil decidir com conhecimento de causa e
dominar a presso dos acontecimentos.
1-CONSAGRE EM CADA DIA UM MNIMO DE TEMPO sua preparao: bastam alguns
minutos.
2-FAA A LISTA das tarefas que deseja realizar:
Os assuntos correntes que se devem ou deveriam encerrar.
Os projectos que se devem ou deveriam abordar, desenvolver ou concluir.
3-CLASSIFIQUE as tarefas por ordem de prioridade utilizando os critrios "urgente" e
"importante". E tome as decises necessrias: transferncia, delegao.
4-COMECE O MAIS CEDO POSSVEL a fazer o que est classificado em primeiro lugar,
pondo-o frente daquilo que menos importante: o imprevisto causa mais
dificuldades quando no podem ser cumpridas tarefas prioritrias porque adiadas.
5-EVITE resolver primeiro os pequenos problemas, "para aquecer", antes de atacar os
mais importantes.
6-CALCULE o tempo necessrio para a realizao das actividades (e anote-o) na
planificao do dia.
7-PREVEJA uma ou vrias zonas de tempo para o imprevisvel.
8-TENHA EM CONSIDERAO os melhores momentos, aqueles em que sabe estar
mais em forma.
9-NO SE ESQUEA de fazer com que as pessoas afectadas pelo adiamento de um
trabalho sejam avisadas com a devida antecedncia para poderem tomar as suas
diligncias.
10-FIXE horas-limite para certos trabalhos que tenderiam a desequilibrar o seu
emprego do tempo.
11-Para as tarefas cuja durao no consegue controlar bem, VERIFIQUE E ANOTE o
tempo realmente gasto e compare-o com as estimativas que fez.
12-TRACE UM RISCO sobre as actividades medida que as for executando e no se
prive do sentimento positivo que se tem no fim do dia ao verificar que todas ou quase
todas elas foram riscadas.

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

13-FAA O PONTO DA SITUAO E PERGUNTE, no fim, em que actividade poderia ter


ganho tempo.
14-TRANSFIRA para o plano de trabalho do dia seguinte as tarefas inacabadas.
PLANIFICAR
1-Considerar o dia, a semana, o ms e o ano como conjuntos. E fazer figurar neles
tempos fortes, tempos para respirar, tempos de repouso. Evitar estar sob presso.
2-PLANIFICAR ter uma viso de conjunto das tarefas a cumprir, atribuir-lhes um
tempo razovel e prever uma margem para os imprevistos. Para isso indispensvel
ter sob os olhos todo o perodo que se pretende planificar.
3-PLANIFICAR O QU?
3.1.Os compromissos e as obrigaes fixas a curto, longo e mdio prazo.
3.2.As tarefas quotidianas.
3.3.Os projectos.
4-Planificar no pr algemas. Se uma planificao fosse sentida deste modo, melhor
seria renunciarmos a ela.
5-Reservar tempo para a reflexo, para o trabalho solitrio, e fazer aparecer no plano
este tempo reservado. Se os no programarmos, estes espaos de tempo disponveis
evaporam-se em proveito das prioridades das outras pessoas.
6-Um planeamento deve ser permanentemente visvel nos melhores casos.
7-Utilizar smbolos e cores, sim, mas com moderao (o planeamento tem de ser
legvel sem termos de recorrer a um "modo de emprego" complicado).
PLANEAR
1. De vspera, as actividades do dia seguinte na agenda.
2. Na sexta-feira de tarde, as actividades da semana seguinte na agenda.
3. No dia 25, as actividades do ms seguinte:
O plano de trabalho mensal na agenda.
4. Em Dezembro, as actividades do ano seguinte:
Objectivos anuais.
Cargas fixas anuais.
Plano do ms de Janeiro.
PLANEAR PERMITE GANHAR TEMPO E REDUZIR O STRESS.

16

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

PLANIFICAR ACTIVIDADE / TEMPO


17
ATRIBUIR
UM
DETERMINADO
TEMPO

FIXAR
PRAZOS

MEDIR O TEMPO
EFECTIVAMENTE
UTILIZADO

Uma tarefa sem tempo determinado corre o risco


de se prolongar mais que o necessrio.
Sem previso, no h correces possveis, teis
e transferveis para outras situaes prximas.
Estimulam se so realistas.
Ponto de encontro indispensvel.
Permitem acender pisca-piscas indicadores de
"perigo" no painel das actividades em curso, se
esto em risco de no serem respeitados.
Nada mais subjectivo que a durao conforme
as situaes vividas e as tarefas a realizar.
Essa medio d-nos uma viso mais clara do
tempo e permite-nos diagnosticar as melhorias a
introduzir.

A AGENDA
No existe uma agenda ideal, porque certas exigncias so contraditrias. As respostas
s questes que se seguem permitem uma escolha melhor porque feita com
conhecimento de causa.
A agenda deve acompanhar-nos de 24 h em 24 h, facto que devemos ter em conta ao
escolher o seu tamanho.
Pode ser importante ter a possibilidade de ler num nico
relance o plano do dia ou da semana.
No nos devemos esquecer de programar encontros
connosco prprios (ler, reflectir, etc.).
Usar lpis ou caneta? A vantagem de um lpis munido de
uma pequena borracha que nos permite sempre alterar.
importante manter a agenda sempre em ordem.
prefervel ter uma agenda vida profissional e vida
privada.
Complete a agenda com fichas que podem, por exemplo, referir-se:
s pessoas com as quais estamos mais frequentemente em contacto;
Aos assuntos que nos preocupam no momento (anotar as ideias que sobre eles
nos vo surgindo);
hierarquizao das nossas tarefas;
s aces em curso que preciso vigiar.

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

DELEGAO EFICAZ
18
Uma delegao eficaz uma tcnica empresarial essencial. Para alcanar os melhores
resultados, devemos estar conscientes dos seus benefcios e reconhecer os obstculos
que podem dificultar o sucesso.
Delegar autorizar o desempenho de tarefas especficas a outros, sob uma superviso
geral, permitindo ao delegador mais disponibilidade para aumentar a sua
produtividade, criatividade e organizao.

Delegar com Eficcia:

Decida quais as tarefas que podem ser delegadas;


Tarefas que no podem ser delegadas incluem reas chave e assuntos
confidenciais;
Delegar tarefas menos importantes permite-lhe concentrar a sua ateno nas
tarefas que apenas voc pode fazer;
Quando delegar tarefas precisar de ter uma ideia bastante precisa do tempo
que cada tarefa demorar a ser realizada;
Incentive os seus delegados a melhorarem a sua prpria gesto do tempo;
Lembre-se que delegar funes no simplesmente distribuir o excesso de
trabalho quando est demasiado ocupado.
Faa planos para que possa delegar com antecedncia; isto vai dar-lhe tempo
suficiente para preparar instrues pormenorizadas, discutir todos os pontos
com o seu delegado e providenciar toda a formao, caso esta se revele
necessria.

J sabe que funes delegar... agora tempo de escolher os seus delegados;


Considere cuidadosamente as qualidades de todos os membros da sua equipa e pense
que funes se adequaro a cada indivduo, tendo em
considerao os seus pontos fortes e os seus
pontos fracos.

INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I. P.


Delegao Regional Norte
Centro de Formao Profissional de Chaves

DELEGAO: ETAPAS
19
Analisar: escolher as tarefas a delegar;

Nomear: indicar o nome do delegado;

Instruir: definir a tarefa;

Controlar: vigiar e incentivar;

Avaliar: examinar e rever.

Bom trabalho!
Marisa Sousa