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MODULO
Gesto do Tempo
Entidade acreditada pela Direco-Geral do Emprego e das Relaes de Trabalho, nos termos da Portaria n. 782/97, de 29 de Agosto.
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UFCD
Gesto do tempo
Carga Horria
25 h
Objectivos:
Identificar e aplicar tcnicas individuais de gesto de tempo.
Planificar tarefas e actividades de trabalho.
Identificar desperdiadores profissionais e pessoais.
Planificar a agenda de trabalho quer manual quer electrnica.
Contedos:
Tcnicas individuais de trabalho
Planeamento de tarefas
Desperdiadores de tempo
Agenda tradicional
Agenda electrnica
Delegao eficaz
GESTO DO TEMPO
Tempo dinheiro.
O tempo cura feridas
tudo uma questo de tempo
Temos tempo de sobra- dizem com o objectivo de nos tranquilizar.
Toda a gente tem todo o tempo que existe
Tudo requer tempo
O tempo no adaptvel! impossvel gerirmos o tempo
Uma das preocupaes das pessoas que desejam melhorar a sua eficincia , sem
dvida, a rentabilizao do tempo. Esta rentabilizao passa, tambm pela prpria
organizao que conjuntamente com alguns mtodos, conduzem a uma boa e eficaz,
gesto do seu tempo.
Uma das causas do insucesso a falta de programao do trabalho. Podemos imaginar
o que sucede a um profissional que inicia o dia sem saber com quem vai contactar:
sem entrevistas marcadas e sem ter rentabilizado o percurso geogrfico desse dia. A
falta de organizao leva desorientao e muitas pessoas no conseguem recuperar
de algumas falhas cometidas por esse facto.
O desenvolvimento pessoal do indivduo passa pela aprendizagem da adaptao da
sua vida ao factor TEMPO. Isto significa que, no sendo o tempo um elemento
integrante da prpria vida, no pode ser directamente controlado por cada um de ns.
O que podemos fazer uma adaptao aos ciclos biolgicos do tempo, atravs da
imposio pessoal de ritmos de vida adaptados a esses mesmos ciclos.
NOO DE TEMPO
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extraordinariamente difcil, seno impossvel, tentar definir O TEMPO, se no o
fizermos em relao a qualquer coisa. Ora, se repararmos bem, toda a nossa vida est
limitada em funo do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem uma certa durao
(muito ou pouco), e pode ser situado no tempo (antes, depois ou durante qualquer
coisa).
Se a noo de tempo s pode ser compreendida, em relao a qualquer coisa, resulta
daqui um facto, fcil de constatar, mas muito importante para acentuar a dificuldade
da sua compreenso. A noo de tempo RELATIVA e tambm profundamente
VARIVEL.
Tudo isto significa que, por ser relativa a qualquer coisa, varia de pessoa para pessoa e,
tambm, de ocasio para ocasio, de acordo com a forma como o indivduo
percepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. Esta situao facilmente
detectvel, quando ns sentimos que determinado espao de tempo passou muito
depressa e, ao nosso lado outra pessoa sentiu, precisamente o contrrio.
Tempo Produtivo
o tempo no qual realizamos actividades que nos levam aos resultados
desejados. Por resultados, entendemos, no somente o atendimento das
nossas metas profissionais, como tambm o atendimento das nossas metas
pessoais e familiares).
Frequentemente sentimos que a forma como ocupamos esses perodos o nosso tempo
pessoal, nem sempre a mais rentvel. Isto , muitas vezes, temos a sensao de ter
"PERDIDO TEMPO", ou de no ter produzido, ou efectuado, tudo aquilo que era
suposto, ou que nos tenhamos decidido fazer. Muitas vezes, "perdemos" tempo com
tarefas inteis, esquecendo ou descurando aquilo que realmente necessrio fazer.
Quando, afirmamos expresses do tipo: "hoje a manh rendeu-me!", ou "a tarde
nunca mais passa...", estamos a constatar duas formas diferentes de ocupar o tempo
e, principalmente, de o aproveitar em termos psicolgicos. Muitas vezes, tendemos,
de forma no consciente, a preencher o tempo de trabalho com tarefas mais
agradveis, em vez das mais desagradveis. Outras vezes, escolhemos para fazer o que
j conhecido, em vez de encarar o desconhecido. Duma forma ou de outra,
tendemos a fazer bem e depressa aquilo que gostamos mais, deixando para mais
tarde, e fazendo-o com mais lentido, aquilo de que no gostamos, ou que nos parece
mais difcil.
Deste modo, importa pois aprender a fazer uma correcta gesto do tempo pessoal,
para assim rentabilizar a ocupao dos perodos de tempo, com tarefas mais
produtivas, por norma a alcanar os objectivos de vida e, particularmente, da vida de
trabalho.
Considera-se que qualquer pessoa para poder desempenhar qualquer actividade seja
ela uma tarefa profissional mais complicada, ou uma simples tarefa particular, com um
mnimo de xito, tem de o fazer atravs duma certa tcnica, que a sua prpria forma
de fazer. Deste modo, incorporando ensinamentos dos outros, ou simplesmente a
A segunda perspectiva est virada para o trabalho e para os mtodos. Requer uma
mente orientada de forma mecnica. No existe absolutamente nenhum limite para
esse tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter a pessoa num perito em
eficincia e em gestor de mtodos em vez de melhorar a sua tomada de decises,
relaes humanas e qualidades de liderana.
IMPORTNCIA
Critrio bsico das prioridades.
ORDENAO DA LISTA
(Decidir; fazer; delegar)
Atribuir um nmero de ordem a cada actividade. aqui que necessrio
pr o problema da delegao ou do adiamento da actividade; neste
ltimo caso, imperativo prever uma data limite.
CONTROLO
(Diferena entre previsto e realizado)
A simples verificao e, melhor ainda, a anlise "previsto/realizado" o
ensinamento mais rico, indispensvel para quem quer progredir.
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H tarefas que podem e devem ser feitas imediatamente quando surgem. Outras h
que podem ser feitas mais tarde, porque no oportuno ou razovel efectu-las de
imediato. Toda a tarefa que no seja possvel efectuar de imediato, deve pois ser
anotada em agenda, ficha individual ou dossier, permitindo, assim, obter:
1. Ordenamento.
2. Memorizao ou registo.
3. Acompanhamento e controlo.
A organizao da documentao
Para o desempenho das funes de qualquer profissional existe, ou pode ser utilizada,
documentao de dois tipos:
1.
"Documentao
interna"-a
que
diz
externa"-a
que
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Nem sempre possvel ser dono da utilizao do tempo (horrio) com superiores ou
clientes, mas s vezes, com tacto podem-se conciliar desejos e possibilidades.
Tambm as diferentes tarefas de carcter repetitivo, devem ser agrupadas em horas
adequadas e regulares, requer DISCIPLINA.
necessrio fazer uma lista de tarefas repetitivas, distribui-las de maneira lgica
(planificar), d-las a conhecer aos colaboradores e OBRIGAR-SE A RESPEIT-LAS.
Para compatibilizar:
1. Ter mo todos os documentos necessrios ao trabalho
dirio.
2. Dispor de espao para trabalhar, inteiramente livre.
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1. PLANEAMENTO.
-Falta de planificao.
-Falta de objectivos e prioridades.
-Fazer primeiro o menos importante.
-Mudar de prioridades.
-Falta de datas limite.
-Datas limite irrealistas.
-Ignorar as prprias data limite.
-Falta de plano dirio por escrito.
-Procurar fazer muitas coisas de uma s
vez.
-Estimativas irreais de tempo.
-Actuar sem pensar.
-No prever o inesperado.
-Projectos favoritos.
-Viagens.
-Sonhar acordado.
-Tempo de espera.
-Reunies demasiado longas e mal
preparadas.
2. ORGANIZAO.
-Visitas
inesperadas
(colegas
ou
colaboradores que vm
expor os seus problemas pessoais ou
cavaquear).
-Reunies no programadas.
-Distraces visuais.
-Rudo.
-Ms condies fsicas.
-Fadiga.
-Falta de autodisciplina.
-Incapacidade de dizer "NO".
-Confundir actividade com resultados.
-Falta de normas.
-M memria.
-Excesso de controlo.
-Almoos demorados.
4. COMUNICAO.
-Falta de comunicao.
-Comunicao confusa.
-No se manter informado.
-Falta de informao.
-No ouvir.
-Fazer rudo social.
-Secretria amontoada.
-Desorganizao pessoal.
-Papeis
-Correspondncia
-Burocracia.
5. DECISO.
-Leitura.
-Sistema de arquivo deficiente.
-Indeciso.
-Intervalo de controlo demasiado largo -Dvida.
ou curto.
-Medo de cometer erros.
-Excessiva organizao.
-Medo de comprometer-se.
-Deixar para amanh o que pode fazer
3. CONTROLO.
hoje.
-Querer possuir todos os dados.
-Telefone (chamadas imprevistas ou -No pensar nas alternativas.
inutilmente longas).
-No avaliar as consequncias negativas.
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FIXAR
PRAZOS
MEDIR O TEMPO
EFECTIVAMENTE
UTILIZADO
A AGENDA
No existe uma agenda ideal, porque certas exigncias so contraditrias. As respostas
s questes que se seguem permitem uma escolha melhor porque feita com
conhecimento de causa.
A agenda deve acompanhar-nos de 24 h em 24 h, facto que devemos ter em conta ao
escolher o seu tamanho.
Pode ser importante ter a possibilidade de ler num nico
relance o plano do dia ou da semana.
No nos devemos esquecer de programar encontros
connosco prprios (ler, reflectir, etc.).
Usar lpis ou caneta? A vantagem de um lpis munido de
uma pequena borracha que nos permite sempre alterar.
importante manter a agenda sempre em ordem.
prefervel ter uma agenda vida profissional e vida
privada.
Complete a agenda com fichas que podem, por exemplo, referir-se:
s pessoas com as quais estamos mais frequentemente em contacto;
Aos assuntos que nos preocupam no momento (anotar as ideias que sobre eles
nos vo surgindo);
hierarquizao das nossas tarefas;
s aces em curso que preciso vigiar.
DELEGAO EFICAZ
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Uma delegao eficaz uma tcnica empresarial essencial. Para alcanar os melhores
resultados, devemos estar conscientes dos seus benefcios e reconhecer os obstculos
que podem dificultar o sucesso.
Delegar autorizar o desempenho de tarefas especficas a outros, sob uma superviso
geral, permitindo ao delegador mais disponibilidade para aumentar a sua
produtividade, criatividade e organizao.
DELEGAO: ETAPAS
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Analisar: escolher as tarefas a delegar;
Bom trabalho!
Marisa Sousa