Método ZTD

Método de Produtividade Pessoal

 O que é?
• Vamos dar uma olhada no que e o Zen To
Done: e um conjunto de 10 habitos que vão te
ajudar a se organizar, simplificar sua vida,
colocar as coisas sob controle e fazer as coisas
acontecerem de verdade.
 4 hábitos para o ZTD minimalista

MATERIAIS NECESSÁRIOS:

• Um bloco
• Uma lista de pendências/tarefas
• Uma agenda de compromissos
 1. Capturar

• Tenha sempre consigo uma caderneta (ou a

ferramenta de anotações que lhe atender, mas
sempre a mesma, e quanto mais simples,
melhor) e anote livremente todas as tarefas,
ideias, projetos e outras informações que lhe
surgirem.

Assim como no GTD, o objetivo é ter um local confiável para consultar e acompanhar,
e poder deixar a sua mente focalizada no presente, e não nas pendências.
 2. Processar

• Processar não é sinônimo de executar: é identificar

o que precisa ser feito com cada item que chega,
esvaziando as caixas de entrada a cada vez.
• Tome decisões rapidamente sobre os itens nas suas
caixas de entrada, não os deixe para depois.
• Processe suas caixas de entrada (e-mail, bandejas
de documentos, correio de voz, SMS, bloco de
anotações) ao menos uma vez por dia, e mais se
necessário.
 2. Processar
Ao processar, faça-o na ordem em que os itens
estão (de cima para baixo), tomando uma decisão
sobre cada item, como no GTD:

• fazer imediatamente (se demorar menos de 2 minutos),

• descartar, (lixo)
• delegar, (pedir para alguém fazer)
• arquivar ou (se for o caso de documentos, ou algo definido)
• inserir na sua lista de pendências ou agenda de
compromissos.
 3. Planejar
• Defina as tarefas mais importantes para cada semana e dia.

• A cada semana, com base em suas anotações, pendências e

compromissos anotados, prepare a lista das Tarefas Mais
Importantes que você deverá vencer, e a cada dia faça uma lista
de 1 a 3 delas, e certifique-se de completá-las naquele dia.

• Trate das Tarefas Mais Importantes no início do dia para tirá-

las do caminho, e assim garanta que outras tarefas menos
importantes que surgem não o impeçam de dedicar-se ao que
foi escolhido para o dia.

• Este será todo o seu planejamento: 3 tarefas mais importantes,

e o conhecimento da lista de outras que estão pendentes.
 3.1 Grandes Rochas

No início de cada semana (domingo ou segunda, escolha)

sente-se e olhe pra sua lista de tarefas. O que você quer
realizar nessa semana? Essas são as suas “Grandes Rochas“
Você deve colocar as Grandes Rochas primeiro na sua
agenda, e da deixar as pedras menores e o cascalho
preencherem os horários em torno das Grandes Rochas (se
você colocar as pedras menores e o cascalho primeiro, eles
vão preencher a agenda, não deixando espaço pras Grandes
Rochas). Tente manter 4 - 6 Grandes Rochas por semana, no
início. Certifique-se de incluir pelo menos algumas tarefas
que levem suas metas anuais pra frente.
 3.2 Planejamento

Agora, pegue essas “Grandes Rochas" e

coloque-as no seu planejamento semanal.
Agende só uma ou duas por dia, pra que você
não se sobrecarregue. Agende-as em blocos de
1 a 2 horas, bem cedo se possível. Agora que
essas tarefas importantes já foram tratadas,
você pode agendar outras coisas em volta delas
quando for necessário.
 3.3 TMI’s

A cada manhã, decida quais são as Tarefas Mais

Importantes daquele dia. Provavelmente vão ser as
suas Grandes Rochas do dia, embora conforme as
coisas mudem você possa ter TMI's diferentes.
Escolha umas 3 TMI's pro dia - elas podem incluir uma
Grande Rocha e algumas outras tarefas importantes.
Reserve tempo pra elas no começo do dia se possível
- se você agenda-las pra mais tarde, outras coisas
podem aparecer e tomar o tempo delas.
 3.4 Completando as TMI’s

Agora vem a parte mais importante: fazer

acontecer. Primeira coisa do dia, antes mesmo
de checar o e-mail: faca a primeira TMI. Livre-se
de todas as distrações, e concentre-se somente
nessa tarefa ate ela terminar. Quando terminar,
se recompense. . . mas lembre-se de partir pra
próxima TMI em breve!

Se você completar suas TMI's, vai se sentir o máximo. Lembre-se de olhar para trás, ver o
que conseguiu fazer e se dar alguns tapinhas nas costas ou ate se recompensar.
 4. Executar (foco)
• Este é um dos hábitos mais importantes, é o
ponto em que saímos do planejamento e
vamos a execução – Tratando de uma tarefa de
cada vez, e evitando as distrações.
• Ao executar, selecione uma das suas
pendências escolhidas para o dia (dando
preferência às Tarefas Mais Importantes) e
concentre-se nela, excluindo todo o restante.
Tire da sua atenção o e-mail, comunicador instantâneo, redes sociais, outras coisas que
estejam na sua mesa, etc.

Não se distraia. Se for interrompido, anote a solicitação ou a nova tarefa na sua

caderneta (hábito 1) e prossiga na tarefa original. Não tente ser multitarefa.
 4. Executar (foco)

Enfatize o fazer mais do que o sistema, as

ferramentas, o planejamento, as listas de tarefas.
Não seja multitarefa, e não se deixe ser
interrompido. Por vezes demais durante o dia
nos checamos nosso e-mail, respondemos
ligações, falamos com as pessoas que veem a
nossa mesa - tudo isso em detrimento da tarefa
que deveríamos estar fazendo
O resultado? As coisas não são feitas.
 Passos para executar
1. Escolha uma Grande Rocha. Primeiro, escolha uma tarefa (de
preferencia uma das TMI's) e decida que você vai trabalhar nela
ate terminar.
Apenas comece. Assim que você estiver fazendo, será mais fácil
prosseguir.

2. Saia do radar. Antes de começar, elimine todas as distrações.

Desligue o e-mail, o celular, a Internet se for possível, remova o
excesso da sua mesa, etc.

3. Se você sentir vontade de checar seu e-mail, facebook ou trocar

pra outra tarefa, pare! Respire fundo... Se concentre de novo e
Volte pra tarefa que estava fazendo.
Pare de se concentrar nos aspectos negativos
Você pode estar dando muita atenção a quão difícil
a coisa é, ou a todos os obstáculos.
Tente ver os aspectos positivos em vez disso. Concentre-
se na grande oportunidade que esse projeto representa...
uma oportunidade de aprender, de ficar melhor em
alguma coisa, de ganhar mais dinheiro, de melhorar um
relacionamento, de ganhar reconhecimento de longo
prazo, de melhorar suas oportunidades.
Se você pensar nas oportunidades e não nos problemas,
vai se sentir menos assustado e mais propenso a querer
fazer.
 Listas de Contexto
Separar sua lista geral em locais onde vai estar, então é
necessário olhar apenas as tarefas possíveis de serem realizadas.

• @trabalho: todas as tarefas relacionadas ao trabalho.

• @pessoal: todas as suas tarefas pessoais.
• @fora/rua: uma lista de coisas a fazer na rua.
• @ligações: pra ligações que você pode fazer de qualquer lugar.
• @espera: uma lista útil pras coisas que ainda não dependem de
você.
• Algum dia/talvez: uma lista de coisas que você não quer ou não
pode fazer agora, mas que quer checar mais tarde.
 USO
• A próxima parte desse habito, e a parte mais importante
(mais importante que a ferramenta que você usar), e
checar suas listas todos os dias.
• Eu sugiro que você faca disso parte da sua rotina diaria
(mais sobre isso no Habito 9), checando suas listas de
manhã e no final do dia, e checando suas listas @fora e
@ligações quando precisar delas. Esse n~ao e um habito
difícil, mas você deve dar atenção especial a ele por uns
30 dias, porque se você tornar checar suas listas um
habito, sua vida vai se tornar muito mais organizada e
produtiva.