Metodologia GTD

Para que serve a metodologia GTD?

Criado por David Allen em seu livro "A arte de fazer acontecer", a metodologia GTD (Getting
Things Done) tem três propósitos principais:

1. capturar todas as coisas que devem ser feitas ou que sejam úteis;
2. educar-se para tomar as decisões a respeito de todos os dados que recebe a fim de fazer o
que for necessário com eles; e
3. organizar e coordenar todo esse conteúdo.

Componentes básicos do GTD

1. definir o resultado quer alcançar; e
2. definir o que é “fazer” (ação).

Os 5 passos do GTD
São os seguintes passos: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.

1. Capturar
Nós capturamos o que chama nossa atenção. Para a captura é preciso observar 3 exigências:

1. Tire tudo da cabeça

Essas ferramentas de captura devem fazer parte do seu estilo de vida. Mantenha-as sempre
à mão para poder capturar qualquer pensamento valioso. É um ótimo hábito datar tudo o que
você escrever
2. Diminua o número de locais de captura
O menor número possível e as caixas de entrada devem estar sempre disponíveis, já que as
coisas que você vai querer capturar podem surgir em praticamente qualquer lugar.
3. Esvazie as ferramentas de captura regularmente
Esvaziar a caixa de entrada significa definir de modo mais específico o que são cada coisa e
o que deve ser feito com relação a elas, e, se ainda houver pendências, organizá-las no seu
sistema.

2. Esclarecer
Regras básicas para essa etapa:

Processe o item que está por cima primeiro.

Processe um item de cada vez.
Nunca ponha nada de volta na caixa de entrada.
Esclarecemos o que cada item significa e o que fazer com ele. Você deve se perguntar:

1. O que é isso?
2. Exige alguma ação?
Se a resposta for não, há três possibilidades:
1. Não será mais necessária (lixo);
2. Nenhuma ação é necessária agora, mas talvez alguma seja útil no futuro
(incubação);
3. A informação é muito útil e com certeza será necessária adiante (referência).
Se a resposta for sim, há duas coisas que devem ser definidas:
1. Com que projeto ou resultado você se comprometeu?
2. Qual é a próxima ação?
A “próxima ação” é a próxima atividade física e visível na qual você precisa se
engajar a fim de concluir essa pendência. Alguns exemplos de próximas ações:
Ligar para Fred e pedir o nome e o telefone da oficina que ele mencionou.
Esboçar ideias para a reunião de orçamento.

Depois de decidir qual é a próxima ação, você terá três alternativas:

1. Fazer. Se a ação levar menos de dois minutos, ela deve ser feita no momento em que for
definida.
2. Delegar. Se a ação demorar mais que dois minutos, pergunte-se: “Eu sou a pessoa certa
para fazer isso?” Se a resposta for negativa, delegue.
3. Adiar. Se a ação demorar mais de dois minutos e você for a pessoa certa para executá-la,
adie-a e inclua-a em uma ou mais listas de “Próximas Ações” a fim de monitorá-la.

3. Organizar
Organizamos os resultados do esclarecimento da seguinte forma:

Itens que não demandam ação

Lixo

Se não serve, jogue fora sem pensar duas vezes.

Algum dia/Talvez (Incubação)

Mantenha tudo o que você pode querer realizar em algum momento. Essa lista seria mais ou
menos assim:

Livros a ler
Lugares para conhecer
Reformas que gostaria de fazer
Comida – receitas, cardápios, restaurantes, vinhos
Atividades a fazer com os filhos
 Músicas a baixar
Filmes a assistir
Ideias de presentes
Ideias diversas
Use e abuse de checklists.

Checklists

Esteja aberto a criar qualquer tipo de checklist quando sentir necessidade. As possibilidades são
infinitas – de “Valores fundamentais da vida” a “Material para o acampamento” ou “Sugestões de
presentes”. Preparar listas específicas sempre que elas lhe ocorrerem é um dos melhores
procedimentos que você pode adotar para sua vida.

Calendário (Incubação)

Para lembretes ou informações que podem ser úteis em determinada data. Ex.: No dia 15 de
março, você pode anotar um lembrete para si mesmo de que tem que pagar o imposto de
renda em um mês.
Também serve para pendências de curto prazo, como o lembrete de telefonar para uma
pessoa depois que ela voltar de férias.
E ainda é o lugar para anotações importantes sobre quando algo deve estar concluído ou ser
iniciado, levando algum prazo em consideração.

Material de Referência

Informações, dados ou arquivos que podem ser acessadas com facilidade quando necessários.
Esse sistema em geral se divide em três tipos:

1. armazenamento específico por tópico e por área; e

2. arquivo de referências gerais
3. contatos

Itens que demandam ação

Para lidar com os itens que demandam ação, você vai precisar de:
uma lista de projetos, armazenamento ou arquivos para planos e materiais de projetos;
um calendário;
uma lista de lembretes de próximas ações; e
uma lista de lembretes de aguardando resposta.

Projetos

Defino um projeto como qualquer resultado que possa ser concluído em até um ano e que exija
mais de uma ação. O raciocínio é o seguinte: se apenas uma ação não é suficiente para atingir o
resultado desejado, será necessário estabelecer um tipo de lembrete de que ainda há algo a ser
feito.
Você não executa um projeto; você só pode executar ações relacionadas a ele. A lista de projetos
é a compilação das linhas de chegada que colocamos à nossa frente para manter nossas
próximas ações nos trilhos.

Material de suporte a projetos

Em muitos projetos, você acumulará informações relevantes que talvez queira organizar por tema,
tópico ou nome. É como se sua Lista de Projetos fosse apenas um índice. Talvez seja mais
interessante manter esse material em seu material de referência e ligá-lo de alguma forma ao
projeto (pode ser através do uso de etiquetas).

Calendário

São dois tipos de ações que devem ser anotadas no calendário:

Ações a serem feitas em uma hora específica: Ou seja, um compromisso. Ex.: ir a uma
reunião para discutir um projeto.
Ações a serem feitas em um dia específico: Ações que devem ser feitas em algum
momento de determinado dia, mas não necessariamente com hora marcada.

Próximas Ações

Qualquer ação identificada que não possa ser delegada e que leve mais de dois minutos para ser
feita. Faz sentido subdividir a lista em categorias, como “Telefonemas” ou “No computador”, com
todas as ações que poderão ser executadas quando estiver no respectivo contexto.

Assuntos a tratar

Mantenha à vista tudo o que precisa tratar com alguém ou em algum lugar.

Aguardando resposta / Delegadas

Todas as ações que alguém fará por você. Ex.:

Projetar o novo layout do meu site;

Entregar o notebook que comprei.

Note que "Assuntos a tratar" e "Aguardando resposta" são contextos em que ações se
encontram, podendo então serem mantidas na lista de "Próximas Ações" de forma
referenciada.

O propósito das listas não são definir prioridades, mas apenas garantir que você se lembre de
todos os laços abertos. Cada uma representa um tipo de acordo que fazemos com nós
mesmos, dos quais devemos ser lembrados em determinado dia e de certa maneira. Se elas não
forem bem delimitadas e começarem a se misturar, muito do valor da organização será perdido.

4. Refletir
Este é o momento de examinar todas as ações definidas e suas as opções, aumentando
radicalmente a eficácia das escolhas sobre o que fazer a qualquer momento.

Revisão Diária
Sua revisão mais frequente provavelmente será do seu calendário. Depois de revisar todos os
seus compromissos com dia e hora específicos e fazer o que precisa a respeito deles, sua
próxima área de revisão mais frequente serão as listas de todas as ações que poderia executar
no contexto presente.

Revisão Semanal
Faça o que for necessário para, uma vez por semana, se obrigar a se afastar da rotina diária por
algumas horas. Todos as listas citadas acima devem ser revisadas uma vez por semana, a fim de
manter tudo limpo, claro, atualizado e completo.

Siga os seguintes passos:

1. Capture papéis e materiais avulsos.

2. Esvazie a caixa de entrada.
3. Esvazie a cabeça.
4. Revise suas Listas de Próximas Ações. Risque as ações concluídas. Revise em busca de
lembretes de mais ações para anotar.
5. Revise os dados passados do calendário. Revise detalhadamente as duas ou três últimas
semanas de entradas no calendário em busca de ações remanescentes ou novas,
informações de referência, etc., e transfira esses dados para o sistema ativo.
6. Revise os dados futuros do calendário. Olhe as entradas adiante no calendário (de longo e
curto prazo). Capture as ações sobre projetos e preparativos necessários para eventos
futuros.
7. Revise a lista Aguardando Resposta. Algum acompanhamento se faz necessário?
8. Revise a Lista de Projetos e as Listas de “Resultados Maiores”. Avalie a situação dos
projetos, seus objetivos e resultados um a um, garantindo que haja pelo menos uma ação
para impulsionar cada um deles no sistema.
9. Revise quaisquer checklists relevantes. Há mais alguma coisa que você não fez que precisa
ou quer fazer, considerando seus diversos compromissos, interesses e responsabilidades?
10. Revise a categoria Algum dia/Talvez. Verifique se existem projetos que tenham se tornado
mais interessantes a ponto de valer a pena ativá-los e transfira-os para a Lista de Projetos.
Apague qualquer um que tenha ficado por ali muito mais tempo do que deveria.
11. Seja criativo e corajoso. Há alguma ideia nova, maravilhosa, ousada, criativa, instigante e
arriscada que você possa capturar e incluir em seu sistema ou em sua “mente externa”?

5. Engajar
Momento de decidir o que fazer e o que não fazer e se sentir bem com relação a isso. São
sugeridos 3 modelos de decisões:

Escolher o que fazer no momento

Há quatro critérios que você pode aplicar, nesta ordem: contexto, tempo disponível, energia
disponível e prioridade.

Contexto. Você está sempre limitado pelo que é capaz de fazer em determinado momento.
Há poucas ações que podem ser executadas em qualquer lugar.
Tempo disponível. Quando você tem que fazer outra coisa? Uma reunião que começa daqui
a cinco minutos o impedirá de executar qualquer ação que exija mais tempo.
Energia disponível. Quanta energia você tem? Algumas ações demandam uma reserva de
energia mental renovada e criativa. Outras requerem mais capacidade física. Algumas
exigem muito pouco de ambas.
Prioridade. Considerando o contexto, o tempo e a energia disponíveis, quais das ações
restantes lhe darão mais retorno?

Escolher o que fazer no trabalho

Há três tipos de atividade nas quais pode estar engajado:

Fazer o trabalho predefinido. Quando realiza um trabalho predefinido, você segue sua lista
de Próximas Ações e seu Calendário – completando ações que já havia determinado que
precisavam ser feitas ou gerenciando o fluxo de trabalho.
Fazer o trabalho à medida que aparece. De vez em quando surgem situações inesperadas
– insuspeitas e imprevistas –, nas quais você precisa ou escolhe se engajar.
Definir seu trabalho. Definir o trabalho envolve colocar em dia a caixa de entrada, as
mensagens digitais e as anotações de reuniões, e desmembrar novos projetos em tarefas
menores.

Escolher o porquê de fazer (Os 5 Horizontes do GTD)

Para saber quais são as suas prioridades, você tem que saber qual é o seu trabalho. E há pelo
menos seis perspectivas diferentes sob as quais defini-lo.

Térreo: Ações atuais. Essa é a lista acumulada de todas as ações que você deve tomar.
Você deve se certificar de que suas listas de ações estão completas.
Horizonte 1: Projetos em andamento. São resultados com prazo relativamente curto que
você quer alcançar, como, por exemplo, instalar o computador novo em casa. Essa lista
definirá as fronteiras do mundo operacional em que você atua semana a semana e permitirá
relaxar seu raciocínio por períodos mais longos.
Horizonte 2: Áreas de foco e responsabilidade. Você cria ou aceita projetos e ações por
causa da sua função, de seus interesses e de suas responsabilidades. Essas são as
principais áreas da sua vida pessoal e profissional cujos resultados você quer alcançar e
manter. Todas as coisas que fazemos na vida envolvem cumprir algum aspecto dos papéis e
responsabilidades que assumimos ou uma área de interesse e comprometimento. Ligo para
meu irmão só para dar um oi e saber como ele está porque as “relações familiares” são
importantes para mim. Faço compras no mercado porque considero “saúde e vitalidade”
importantes. Esse é um dos checklists mais úteis que você pode criar para o
autogerenciamento.
 Horizonte 3: Objetivos. O que você quer vivenciar nas diversas áreas de sua vida pessoal e
profissional daqui a um ou dois anos pode dar outra dimensão à definição do seu trabalho.
Horizonte 4: Visão. Fazer projeções de três a cinco anos no futuro gera novas ideias acerca
de categorias maiores: estratégias organizacionais, tendências ambientais, circunstâncias de
transição na carreira e no estilo de vida.
Horizonte 5: Propósito e princípios. Essa é a visão do panorama geral. Por que a empresa
existe? Por que você existe? O que realmente importa para você, independentemente de
qualquer coisa? O propósito fundamental de algo fornece a definição central do que de fato
constitui o trabalho. Todos os objetivos, visões, projetos e ações decorrem daí e para aí o
levam.

Planejamento Natural de Projetos

Há três áreas básicas nas quais você pode ter “projetos escondidos”:

Atividades em andamento;
Interesses, compromissos e responsabilidades em horizontes mais elevados
Problemas, questões e oportunidades em curso e/ou de aprendizado

Sua mente percorre cinco fases para cumprir praticamente quase qualquer tarefa:

1. Definição de propósito e princípios

Propósito
Pergunte-se por quê.

Conhecer e ter clareza sobre o propósito de qualquer atividade é uma orientação fundamental
para manter o foco, desenvolver a criatividade e aumentar a cooperação.

Princípios
Pergunte-se:

Eu daria aos outros total liberdade para fazer isso desde que eles... O quê?
Que tipo de comportamento pode prejudicar o que estou fazendo e como posso evitá-lo?

Seus valores e padrões têm a mesma importância que o propósito para tocar e direcionar um
projeto. Enquanto os propósitos lhe proporcionam a matéria-prima e a orientação, os princípios
definem os parâmetros de ação e os critérios de uma conduta de excelência.

2. Visualização de resultados
Defina uma imagem clara de como o sucesso seria e o faria se sentir. Propósitos e princípios
fornecem o impulso e o controle, mas a visão oferece a imagem do resultado final. É o quê em
vez do porquê.

3. Brainstorming
Alguns dos projetos que têm sua atenção neste momento exigirão que você pratique o
pensamento livre; isso vale principalmente para aqueles com relação aos quais você não tinha
clareza de qual seria a próxima ação quando tomou essa decisão. Todos eles deveriam ter uma
próxima ação, como “Rascunhar ideias sobre...”.

“Não seria ótimo se...” pode até ser um jeito interessante de começar a pensar numa situação.

Dê a si mesmo permissão de expressar e capturar qualquer ideia e só depois descubra como ela
se encaixa e o que fazer com ela. No mínimo, essa prática aumenta a sua eficiência.

Os princípios básicos para facilitar o brainstorming podem ser resumidos assim:

Não julgue, questione, avalie nem critique.

Busque quantidade, não qualidade.
Deixe a análise e a organização em segundo plano.

4. Organização
Você deve ter alguns projetos para os quais já capturou anotações e materiais de apoio variados;
então só precisa classificá-los e lhes dar uma forma mais estruturada. Nesse caso, sua próxima
ação provavelmente seria “Organizar as anotações do Projeto X”.

Um plano de projeto identifica os componentes, sequências de eventos e/ou prioridades.

Os principais passos da organização são:

Identificar as partes mais significativas

Classificá-las por (uma ou mais):
Sequências
Prioridades

5. Identificação das próximas ações

A pergunta a se fazer aqui é: “Qual é a próxima ação?”

O básico:

Decidir as próximas ações para cada uma das “partes em andamento” do projeto.
Decidir a próxima ação no processo de planejamento, se necessário.

Em geral, o próximo passo na reflexão sobre projetos é convocar uma reunião com as pessoas
que você gostaria que se envolvessem no brainstorming e/ou na tomada de decisões. Pode
acontecer de a tarefa seguinte no planejamento de projetos ser: reunir mais dados/capturar
mais informações.

Muitos projetos precisam de nada mais que uma lista do resultado almejado e de próximas ações
para que você os tire da cabeça.
Referências
Criada em: 202301211542
Fonte: ALLEN, David. A arte de fazer acontecer: O método GTD - Getting Things Done:
Estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse. [S. l.]: Editora Sextante, 2016.
446 p. E-book (446 p.).
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