PROGRAMA 5S E LEAN OFFICE

GALVÃO LEONARDO
o Lean Office é aplicado dentro dos escritórios para evitar desperdícios no fluxo de informação e na
execução das atividades.

1º Passo: mapear o fluxo de valor e identificar quais atividades não agregam nada para o seu negócio.
Preste atenção, também, nos desperdícios que ficam escondidos, como por exemplo: o potencial dos
profissionais de um processo que estão dedicados a outras atividades.
 EXEMPLOS DE DESPERDÍCIOS:

1) Falta de alinhamento entre atividades

executadas e os reais objetivos do processo.

2) Espera

3) Movimentações desnecessárias

4) Retrabalho

5) Recursos mal utilizados

6) Realização de procedimentos informais

7) Checagens de trabalho

8) Excesso de tarefas no processo

 IMPLANTAÇÃO

Etapa 1) Identifique o fluxo de valor no seu local de trabalho:

identificar as atividades que são essenciais e geram valor para a empresa e clientes e aquelas que não
geram valor (desperdício).

Etapa 2) Dinâmica de identificação e mapeamento:

Através de jogos práticos com a equipe iremos mapear onde está acontecendo os principais desperdícios
do setor. Ao final serão encaminhados para um teste prático e deverão fotografar as mudanças ocorridas
no setor e será publicado posteriormente de forma online e disponível para todos do escritório.
5S PRESENCIAL X DIGITAL
1º S – Seiri – O Senso de Utilização

Para implementar este senso é necessário que você avalie o que você usa e o que você não usa no seu local de
trabalho. Não confunda este senso com organização. Ou seja, a regra aqui é muito clara:

•uso com frequência: mantenho por perto (na mesa ou na gaveta);

•não uso com frequência: mantenho longe (armário);
•não uso: jogo no lixo ou, se for útil, entrego a quem deseja usar;

Senso de utilização aplicado digitalmente

Dentro destes aparelhos existem uma série de programas e apps que a gente instala e não usa. O senso de
utilização serve para isso também. Descarte-os!

Observações:
Quanto à utilização, não pense apenas nos materiais que estão no local e não deveriam estar. Pense também
naqueles que deveriam estar e não estão. Por exemplo: você precisa se deslocar para executar alguma
atividade?
2º S – Seiton – O Senso de Organização
Você já eliminou tudo o que não é útil para você (no senso anterior) e alguns objetos ainda estão na sua mesa.
Então, organize-os de maneira funcional, possibilitando o acesso rápido e fácil.

Para a aplicação do senso de organização você deve definir locais apropriados e alguns critérios para guardar os
materiais que você utiliza. Cada coisa deve ter o seu devido lugar, assim quando você precisar buscar alguma
informação saberá exatamente onde ela se encontra.

Senso de organização aplicado digitalmente

Como está a sua área de trabalho (computador) e como está a sua galeria de fotos (celular)? Hoje em dia a
quantidade de informações que a gente gera digitalmente é incontrolável.

Eu tenho certeza que você já procurou por algum material e não o encontrou. Talvez porque você tenha 3
contas em Cloud (nuvem) diferente, mais (no mínimo) 2 e-mails, algumas pastas no computador e talvez
um HD externo ou pendrive. Logo, sem organização é bem provável que você gaste o dobro de tempo
quando for procurar por alguma coisa.
3º S – Seiso – O Senso de Limpeza

A limpeza é algo naturalmente obrigatório. Entretanto, a ideia deste senso não é limpar, é acima disso, não
sujar. De modo que mantemos o ambiente limpo. O que eu acho grandioso na cultura japonesa é o fato de cada
um se responsabilizar e não esperar que o outro faça.

Por exemplo, largamos a xícara de café na pia porque sabemos que alguém vai lavar. Uma hora depois a pia
estará cheia de xícaras de café e está feita a bagunça. A xícara é apenas um exemplo de que a limpeza deve
iniciar com o ato de não deixar sujar e responsabilizar-se por isso.

Quando agimos desta forma (responsabilização e cooperação), estamos pensando no coletivo, em um bom

ambiente de trabalho e não estamos pensando individualmente que “eu não sou responsável por isso”.
4º S – Seiketsu – O Senso de Padronização

Como conservar tudo que foi feito?

Treinamento, informações e apoio constante

5º S – Shitsuke – O Senso de Disciplina

Este senso traz a ideia de que  a disciplina, e não a cobrança, deve ser a regra. O programa deve ser algo
natural dentro da empresa, importante para todos. Um não deve cobrar o outro e sim todos devem ter a
disciplina necessária para se conscientizar de que esteja fazendo o certo ou o errado. Portanto, a
colaboração e a responsabilidade são palavras chave neste senso.