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É uma metodologia de
gerenciamento do tempo lançada em 2002 porDavid Allen e descrita em livro de mesmo nome. No
Brasil, a obra ganhou o título “A Arte de Fazer Acontecer”.
O princípio básico da Metodologia GTD é “esvazie sua mente” e mantenha-a tranquila como a
água. Faça um download em seu cérebro. Escreva tudo o que você precisa fazer em um sistema
simples de anotações que não seja sua cabeça. Não gerencie seu tempo, mas sua mente e suas
tarefas.
Apenas esvazie sua mente. O bloquinho deve estar sempre com você, em todo o lugar, até ao
lado de sua cama (será que você consegue?). A coleta deve ser feita todos os dias, o tempo todo.
Coloque também na bandeja a correspondência, revistas e quaisquer papéis que você precisa
processar. Além da bandeja física, há também a bandeja virtual do email, a Caixa de Entrada (não
tem esse nome à toa), que deve ser processada seguindo os mesmos passos. Teremos, então,
duas bandejas para processar. A primeira parte do fluxo, então, fica assim:
PROCESSAMENTO - PASSO 2 DA METODOLOGIA
GTD
O objetivo do processamento é simplesmente esvaziar suas caixas de entrada (tanto a bandeja de
entrada, quanto a caixa de email). A intenção não é executar nada ainda. Retire uma coisa por
vez (ou um email por vez) da caixa de entrada. Pegue sempre o item que estiver em cima.
Pergunte “o que é isso?” e, em seguida, responda a pergunta “devo fazer alguma ação quanto a isso?“.
Observe que há somente dois losangos no fluxo. Neles você encontra as duas perguntas-chave
responsáveis pela garantia da produtividade.
Agora, se a ação não puder ser feita em até 2 minutos, você deve fazer a próxima pergunta “é
para outra pessoa executar essa tarefa?“. Se for, delegue e anote na lista @aguardando. Se for para você
mesmo executar a tarefa e esta não tiver uma data para acontecer, anote-a em uma das listas
contextuais (na figura estão nomeadas de “próximas ações”) para fazer depois. Por fim, se a
tarefa tiver uma data certa para ser executada, então anote-a diretamente no calendário.
► Listas contextuais. No fluxo, elas estão nomeadas como “listas de próximas ações”. São as listas
@casa, @trabalho, @faculdade, @blog, @rua, @reuniões, @telefone, etc. As tarefas dessas listas
não possuem datas definidas para execução.
Pegue um caderno e arranque uma folha! Pronto, você tem uma lista, não complique! Todas as
listas, inclusive a lista de projetos, podem ser apenas folhas de caderno. O calendário pode ser
um desses calendários de papel que ficam sobre a mesa. Se você preferir uma agenda, sem
problema.
O autor da Metodologia GTD estabeleceu passos bem definidos e lógicos para a revisão semanal.
Esses passos escaneiam todo o nosso pequeno sistema de informações. Veja a figura e siga à
risca o roteiro para uma revisão bem feita.
EXECUÇÃO - PASSO 5 DA METODOLOGIA GTD
Não pense. Não decida. Simplesmente olhe o calendário (agenda) e faça. É hora de executar. Não
há motivo para estresse, pois você está seguro que está fazendo o que deveria estar fazendo. Não
ceda à tentação da preguiça e da procrastinação. Faça, faça, faça!
CONCLUSÃO
A metodologia GTD pede que você seja consistente para manter a mente sempre vazia e tranquila
como a água. Ande sempre com seu bloquinho e lembre-se de que a coleta é uma tarefa contínua
realizada 24 horas por dia. Não permita que um pensamento passe duas vezes por sua cabeça.
Baixe-o para seu bloco de anotações.
O processamento deve ser feito uma vez por dia. Separe uma hora para realizar essa etapa do
GTD e evite o acúmulo que pode causar a desatualização do sistema e torná-lo não-confiável.
A revisão (ou planejamento) deve ser feito uma vez por semana. Separe uma hora, de
preferência na sexta-feira de manhã e realize os 10 passos indicados pelo autor da Metodologia
GTD.
A Metodologia GTD não é engessada. Você pode adaptá-la à sua maneira. Nada impede que você
utilize seus próprios aplicativos ou molde as ferramentas de seu programa de email a seu be
l prazer. Aliás é sua obrigação adaptar o método ao seu caso. Eu, por
exemplo, utilizo o Wunderlist para criar minhas listas. Também indico o Todoist.
Postado por Júnior Parriul às 12:15