Como eu utilizo o mtodo GTD e o Toodledo

Finalmente o post que muita gente vem me pedindo h um tempo! =)

Como ele est enorme, eu o dividi pelas quatro etapas do mtodo GTD (coleta,
processamento, ao e reviso), pois achei que ficou mais fcil de explicar.
O mtodo GTD se baseia nessas quatro etapas: coleta, processamento, ao e reviso.
Eu j venho usando o mtodo h uns seis anos e passei por diversas fases de
amadurecimento de l para c comprei MUITA coisa que acabei no usando depois
(lendo o livro, voc se sente compelido a usar fichas 34, 43 pastas, entre outras coisas) e
hoje cheguei a um grau que considero ideal para mim. Uma das coisas que eu j notei
com o GTD que quem l o livro acaba ficando com uma certa ansiedade para fazer
exatamente como ele recomenda. Eu passei por tudo aquilo e achei bem estressante,
nada comparado ao que eu fao hoje.

1. Coleta

Eu ando para todo lugar com meu caderno e uma caneta dentro dele na bolsa ou na
mochila. Uso somente um caderno por vez, at acabar. Uma das orientaes do David
Allen que a gente tenha somente uma caixa de entrada (ou o mnimo possvel delas), e
eu utilizo o caderno.

O que a caixa de entrada? Onde entram todas as informaes, ideias, tarefas,

solicitaes, lembretes, TUDO o que chegar de informao na sua vida a todo momento.
David Allen diz que a melhor maneira de coletar tudo na sua vida no momento em que
voc comea a querer aplicar o GTD tirar dois dias (!!!) para separar tudo, mas tudo
mesmo que estiver na sua cabea ou na sua casa ou no seu trabalho, juntar em cima de
uma mesa e s depois comear a processar esse material. claro essa uma verso
simplificada do processo e eu recomendo que voc leia o captulo correspondente no livro
para (muito) mais detalhes. Quem tem dois dias para fazer isso? E outra: depois de coletar
tudo, um dia que voc fique sem processar aquilo, j vira baguna de novo. Sou a favor de
ir coletando aos poucos, a partir do momento em que voc est vivendo, o que j vai gerar
muitos projetos e tarefas.
Como eu fao Eu escrevo a data na lateral da pgina no caderno e vou anotando ali
tudo o que me chega de informao naquele dia. No para usar a agenda como lista de
tarefas para usar um caderno comum mesmo. A data que eu coloco a data do dia de
hoje. Exemplos: comprar fraldas, dia 25 tenho dentista e preciso avisar minha chefe,
lembrar de levar tal coisa tal dia e por a vai. No para fazer essas coisas no dia
que eu recebi essas informaes no dia em questo, e s depois vou organizar quando
ser feito (vou explicar mais para a frente). Ningum merece ter tudo na cabea. Libertese! Passe para o papel e seja uma pessoa mais tranquila. Eu escrevo tudo mesmo o que
me chega e que no posso esquecer. Sempre que vejo algum cantinho com baguna
(papis amontoados sobre a mesa de trabalho, por exemplo), verifico um por um e anoto
no caderno o que preciso saber com relao a eles (guardar papel X pois precisar para
Y, assinar documento Z etc). A coisa de pegar dois dias para mim impossvel e no
nada prtica, ento no recomendo, apesar de poder dar certo para outras pessoas.
Eu tenho quatro caixas de entrada, basicamente: meu caderno, meu e-mail pessoal, meu
e-mail profissional e o meu celular (onde recebo mensagens). Nessa ordem. O caderno
sem dvida o principal, pois anoto de tudo nele (ideias, listas, tarefas, lembretes etc).
Geralmente anoto nele tambm as tarefas que entram por meio das outras caixas de
entrada, para centralizar as informaes.

2. Processamento
aqui que entra o meu querido Toodledo. O Toodledo um site (e aplicativo para celular
e iPad) que organiza suas tarefas por contexto, pastas, status, localidade, objetivos de
vida etc. Eu j usei MUITAS ferramentas de to-do lists e posso dizer que, para mim, a
que funciona melhor. O Toodledo tem trs verses: uma free, uma paga e uma que voc
paga um pouco mais para funcionalidades como carregar arquivos. A verso free me

atendeu bem durante muitos anos e somente ano passado passei para a verso paga para
ter mais funcionalidades.
A melhor maneira de aprender a usar o Toodledo ler a FAQ deles. muito completo e eu
frequentemente dou uma olhada l para ver se no estou deixando de usar algum recurso
que pode me ser til.
Como eu fao - Diariamente, sempre que d tempo (e aos pouquinhos, nunca tudo de
uma vez), eu vejo o que anotei no meu caderno e passo as tarefas para a ferramenta.

Quando clico em Add task (adicionar tarefa), abre uma pequena janela com detalhes
para acrescentar. Como vocs podem ver na imagem acima, so eles:
- Task (tarefa)
Folder (pasta)
Context (contexto)
Goal (objetivo)
Location (local)
Start date/time (data e hora de incio)
Due date/time (data e hora de trmino)
Repeat (repetio)
Repeat from (repete de)
Lenght (durao)
Priority (prioridade)
Status
Note (notas)
Voc pode deixar em branco os campos que quiser, mas quanto mais detalhado, melhor.
Tirando os campos de prioridade e status, todos so customizveis ou seja, voc pode
escrever o que quiser ali. Para determinar que campos aparecero ao adicionar uma
tarefa, v pgina de configuraese marque os que considerar importantes. Alguns
campos (como Status) s esto disponveis na verso pro.

No menu lateral do site, voc pode selecionar suas opes:

Na pgina principal (main), aparece o menu acima. Ao clicar em cada um dos itens, as
tarefas aparecem para ser visualizadas de acordo com o contedo de cada item.
Complicado? Vou dar um exemplo clicando em Folder:

Ao clicar em folder, aparecem as minhas pastas, que so as reas da minha vida onde eu
tenho projetos.
O que so essas reas? So as reas de responsabilidade da sua vida, onde voc tem
papis a desempenhar. Para entender melhor, leia o artigo Como definir prioridades e
executar tarefas. Muitos conceitos essenciais do GTD esto explicadinhos l.
Embaixo, um link para editar as pastas que leva a uma pgina para mudar a ordem de
exibio, renomear e adicionar novas. (Antes que vocs me perguntem, em Minha
imagem tenho projetos como emagrecer, rotina de beleza (pintar cabelo, fazer as unhas),
roupas para comprar etc).

Cada vez que voc clica em um item do menu, aparecem as tarefas correspondentes ao
lado. Dessa forma, voc pode filtrar o mximo possvel o que voc est vendo. Toda vez
que voc clicar em algum item do menu superior, aparecero as tarefas relacionadas
quela categoria em questo. Em Due date, por exemplo, voc pode selecionar Overdue
(atrasadas), Today (hoje), Tomorrow (amanh) e assim por diante. Vale a pena dar uma
explorada em todas as opes para saber como elas so disponibilizadas.
Como comear a usar o Toodledo
1 passo - Faa seu cadastro no site.
2 passo - Clique em Folder > Edit folders para adicionar as rea de atuao em sua vida.
3 passo - Clique em Goal > Edit goals para adicionar seus objetivos de curto, mdio e
longo prazo. Para saber como fazer isso, leia este texto.
4 passo - Clique em Context > Edit contexts e adicione os contextos onde voc executa
tarefas. Aqui entra um dos conceitos mais bacanas do GTD! David Allen diz que nossas
listas de tarefas devem ser organizadas por contexto, pois assim priorizamos o que for
necessrio naquele momento. Exemplo de contexto: computador (coisas para fazer
quando estiver no computador). Outro: casa (coisas para fazer quando estiver em casa).
Trabalho (coisas para fazer no trabalho). Rua (coisas para fazer na rua, como comprar
algo). telefone (ligaes que precisam ser feitas). E por a vai. Os meus contextos so
esses e alguns outros, como @ps-graduao (coisas que eu preciso fazer enquanto
estiver na faculdade) e @v (coisas que eu preciso fazer quando estiver na casa da minha
av, em outra cidade). Ateno: no para colocar a cidade! Mas os contextos (por
exemplo, voc pode usar o computador em vrios lugares diferentes, em casa, no trabalho
etc).
5 passo - Clique em Locations > Edit locations para adicionar as cidades onde voc pode
executar tarefas. No confunda com contextos! Lugares no sentido de cidades mesmo.
Para quem viaja bastante ou vive entre duas cidades, um campo muito til. Se voc fica
sempre em somente uma cidade, esse campo pode ser intil e voc pode ocult-lo nas
configuraes.
Agora s adicionar tarefas selecionando os campos pr-selecionados por voc!
Importante: Nunca adicione uma tarefa com data de concluso, a no ser que ela
necessariamente precise ser realizada naquela data em questo. Isso funciona mais ou
menos como o arquivo de referncia rpida do David Allen (ele explica melhor no livro). Eu

costumo colocar somente a data de incio para saber quando eu processei aquela tarefa,
para ter um controle de quanto tempo ela ficou ali antes de eu complet-la.
Importante 2: No status das tarefas, s executvel o que estiver em Next action
(prxima ao). Se a tarefa no estiver com esse status, eu no coloco contexto nela para
que ela no entre na minha to-do list.
O Toodledo oferece mil funcionalidades. Voc pode criar tarefas para sua rotina diria de
limpeza em casa, por exemplo, e colocar no campo Repeat (repetir) para repetir
diariamente, a cada semana, a cada dois dias, a cada trs anos etc. No existe muito
como dizer exatamente quais so todos os modos de uso porque dependem muito de
cada pessoa, seus projetos, prioridades e acessibilidade. Por isso a melhor maneira de
aprender mesmo mexer na ferramenta!
Importante 3: Compromissos no so tarefas! Compromissos devem ser anotados na sua
agenda, no nas suas listinhas. Da mesma forma, no confunda tarefas com
compromissos. Por isso voc no deve utilizar sua agenda para anotar tarefas! Eu uso a
agenda do Google Calendar (falei um pouco sobre como voc pode us-la aqui) para
anotar meus compromissos.
Como saber o que uma tarefa?
Quando voc analisar o que coletou em sua caixa de entrada, pergunte-se: preciso fazer
algo a respeito disso? Essa anotao requer alguma ao de minha parte? Se no,
risque/jogue fora, guarde como referncia (se for o caso) ou arquive como Someday
(algum dia), no Toodledo, dentro da rea de responsabilidade especfica.
Se for uma tarefa
1 Se levar menos de dois minutos para realizar, faa imediatamente.
2 Se levar mais de dois minutos, processe para as listas e projetos.
3 Se outra pessoa deve fazer, delegue-a.
4 Se precisa ser feita, mas s em outro dia especfico, processe com a Due date
marcada.

3. Ao
O mais importante de tudo isso conseguir executar as tarefas, correto? Bem, e como
voc pode fazer isso? Quando voc estabelece um contexto para a tarefa em questo
(casa, trabalho, telefone etc), ela se torna executvel. Isso significa que voc no depende
de nada nem ningum para execut-la.

Passos para executar as tarefas:

1 Veja a lista por contexto, dependendo do contexto que voc est no momento.
2 Veja quanto tempo voc tem para executar as tarefas dentro daquele determinado
contexto.
3 Veja as prioridades.
David Allen diz para pegarmos uma lista e ir executando as tarefas na sequncia. Isso d
muito certo se as prioridades estiverem bem definidas, seno voc pode acabar fazendo
coisas menos importantes que outras primeiro. O bom do Toodledo que voc pode filtrar
as tarefas da forma que quiser. Para fazer esses passos acima, basta voc:
1 Clicar em Context.
2 Selecionar o contexto em que voc est (por exemplo: computador).
3 No campo das tarefas, clicar em Priority. Isso far com que as prioridades mais altas
fiquem listadas l em cima, e ento fica fcil visualizar o que precisa ser feito primeiro
(lembrando que voc quem determina as prioridades na hora de incluir a tarefa um
dos campos).
Importante: Se uma tarefa demandar menos de dois minutos para ser realizada, voc no
precisa sequer process-la execute-a imediatamente. Muitos projetos ficam parados por
conta de gargalos ocasionados por essas pequenas e rpidas tarefas (encaminhar um email, por exemplo, ou avisar algum por telefone sobre uma reunio que foi cancelada). A
regra essa: se demorar menos de dois minutos, faa imediatamente. Seno, anote no
seu caderno e depois processe a tarefa normalmente como faz com as outras, e ela
entrar para a lista de executveis de acordo com o contexto e a prioridade. Por que isso
importante? Porque FREQUENTEMENTE recebemos demandas que temos vontade de
executar na hora, mas elas tm prioridade menor que outras que tambm precisam ser
executadas e acabam tomando um tempo do nosso dia. Anotar e processar d um
controle maior das prioridades e garante que voc no fique disperso(a) nem perca tempo
com algo que no precisa ser feito naquele momento.

4. Reviso
A reviso a parte mais importante do GTD, na minha opinio, pois ela que garante que
voc esteja executando todas as tarefas e concluindo os seus projetos.
A reviso deve/pode ser feita da seguinte
forma: diariamente, semanalmente e ocasionalmente. Vou explicar como funciona cada
uma delas.

Diariamente
O importante da reviso diria saber o que precisa ser feito mais rpido e focar naquelas
atividades para no perder prazos. a primeira coisa que eu fao de manh, ao chegar no
trabalho.
1 Veja seu calendrio para conferir os compromissos do dia.
2 Abra sua lista de tarefas para o dia em questo para ver o que precisa ser feito
naquele dia, invariavelmente. No Toodledo, clique em Due Date > Today e, na lista de
tarefas, em Context para list-las por contexto. Analise as tarefas dentro do contexto
onde estiver e v executando por ordem de prioridade.
3 Depois, abra suas listas por contexto e v executando tambm por ordem de
prioridade. A diferena desta lista para a de cima que esta no tinha como data de
execuo hoje as tarefas podem estar com datas adiante ou sem data alguma, para
executar assim que puder mesmo.
4 Verifique a lista de tarefas em espera, clicando em Status > Waiting e Delegated
para ter controle do que esto devendo para voc. Se algo estiver atrasado, cobre as
pessoas.
Semanalmente
O importante da reviso semanal acompanhar o andamento dos projetos como um todo.
No Toodledo, eu organizo meus projetos dentro das reas. Crio uma tarefa com o nome do
projeto e listo sub-tarefas nela (funcionalidade disponvel somente na verso pro). Mais ou
menos assim:
Tarefa: Consertar a pia do banheiro
Sub-tarefa 1: Procurar o telefone de um encanador na regio
Sub-tarefa 2: Agendar visita com encanador
Definio de projeto e tarefa segundo o GTD: projeto toda tarefa que precisa de mais
de um passo para ser realizada.
Enfim, voltando reviso semanal. Toda semana (eu fao na segunda de manh e na
sexta tarde):
1 Abra cada rea de responsabilidade e revise os projetos. Veja se existe alguma tarefa
que foi concluda e voc no marcou, se alguma se tornou insignificante perto de outras
resolues, o que est atrasado, os prazos e programe tarefas para a prxima semana, se
precisarem de datas especficas.
2 Faa anotaes sempre que precisar, sobre os projetos.

3 Veja com calma os projetos e as suas anotaes para ter uma viso mais analtica do
conjunto. As decises erradas so tomadas na correria do dia-a-dia, quando no temos
tempo para parar e pensar um pouco. Esse o momento de fazer isso.
Ocasionalmente
De vez em quando (eu fao de uma a duas vezes por ms), analise seus objetivos de
curto, mdio e longo prazo e verifique se est fazendo algo para alcan-los. No Toodledo,
clique em Goal > Edit goals. O legal dessa reviso que te d uma viso geral da sua
vida e de onde voc est investindo o seu tempo.
Tambm importante dar uma olhada em todos os projetos e tarefas marcados como
Someday (algum dia) no Status, pois pode ser que eles tenham se tornado mais
importantes ou ento talvez voc tenha arranjado um tempo para se dedicar a eles.
Frequentemente eu excluo alguns projetos que, quando eu registrei, pareciam uma tima
ideia, mas depois de um tempo se tornaram irrelevantes para mim.
Importante: Por mais tentador que seja, no faa a reviso semanal todos os dias, nem a
reviso ocasional muitas vezes. Isso far voc perder tempo. Se todas as etapas
estiverem sendo cumpridas direitinho, basta confiar na sua lista atualizada e fazer as
revises no tempo certo. =)

Outras funcionalidades do Toodledo

O Toodledo apresenta diversas funcionalidades que incrementam o dia-a-dia e facilitam a
produtividade, dentre elas:

Sharing a possibilidade de adicionar pessoas para acompanhar ou editar os

projetos. Nunca utilizei, mas pode ser interessante para pequenas empresas, por
exemplo. Eu considero a ferramenta extremamente pessoal para abr-la assim a outras
pessoas, mas existem diversas formas de us-la.

Scheduler uma das maiores invenes da humanidade! Voc seleciona uma pasta
(rea de responsabilidade), o contexto e o tempo disponvel e o Toodledo te d uma
lista de tarefas para fazer naquele perodo! Claro que s funciona bem se voc tiver
especificado quanto tempo demora para executar cada tarefa (mesmo que estimado).

Statistics estatsticas de onde voc est investindo mais o seu tempo de acordo
com as tarefas que vem realizando.

Alarms ferramenta que envia alarmes via e-mail e sms para a execuo de tarefas.
Nunca usei, mas til.

Import / Export ferramenta essencial para fazer backup das tarefas em diversos
formatos. Eu fao semanalmente para garantir que nada se perder. Mas olha: em
praticamente seis anos de uso do Toodledo, eu nunca vi o site fora do ar.

Integrao com o Google Calendar voc pode inserir suas tarefas na agenda do
Google, bastando clicar em um pequeno cone no dia em questo para visualiz-las.

Printable booklets como se j no bastasse tudo isso acima, o Toodledo ainda

oferece um recurso para voc imprimir as suas listinhas e montar como se fosse um
caderninho. Eu no uso muito porque atualizo o tempo todo, mas confesso que quebra
um galho quando preciso resolver muitas coisas na rua e vou ficar sem acessar a
internet por qualquer motivo.

Leituras adicionais
Uma dica de leitura para quem j conhece o GTD e se sente estressado com o seu
uso: Zen To Done. uma espcie de simplificao do mtodo. Eu no o utilizo (como
disse neste post, adaptei o GTD minha organizao pessoal), mas sempre me serve
como fonte de consulta tambm.
A Rita tambm postou semana passada sobre como ela utiliza o Toodledo, e o post
super til por dar outro ponto de vista do uso da ferramenta.
E claro que eu sempre vou recomendar a leitura do livro do David Allen, a razo disso
tudo: Getting Things Done A Arte de Fazer Acontecer. S lendo o livro para conhecer o
mtodo completo e sem falhas, mas o que eu digo: o mais importante de qualquer
mtodo de organizao como voc o adapta sua realidade. E fazer dele um hbito. Se
no for um hbito, no soluo. Nada acontece da noite para o dia e tocar projetos de
vida uma arte. ;D