GUIA - Vida Organizada para Usar o GTD - Thais Godinho

GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA
USAR O GTD NO EVERNOTE – INTRODUÇÃO
Pessoal, venho há MESES estudando maneiras diversas de implementar o GTD no Evernote. Cheguei a
uma estrutura que, hoje, me parece a ideal. Pode mudar amanhã? Pode, pois o natural da vida é mudarmos
e aperfeiçoarmos o que não está mais servindo para a gente. Porém, venho estudando esse formato há um
bom tempo e gostaria de montar uma espécie de guia definitivo do blog para mostrá-lo passo a passo, para
que o post sirva como referência daqui em diante. Portanto, sejam bem-vindos a uma nova série de posts
com o Guia Definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote.
Se você não sabe o que é GTD, clique aqui. Se você não conhece o Evernote, clique aqui.
Importante: este guia é para uso avançado de ambos, então não focarei em princípios básicos nesta série.
É fundamental conhecer o método GTD e saber manusear o Evernote para acompanhar.
Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book. Ele usa uma estrutura com
apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado por tags (ou etiquetas). É assim que faço também. Meu
guia é baseado no dele, mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei à medida que
ia usando) e está em português.
Por que usar poucos cadernos e mais etiquetas?

O limite de cadernos do Evernote é de 250, enquanto que o de etiquetas é de 100.000. Nós não vamos usar
100.000 etiquetas, mas é muito mais reconfortante saber que podemos trabalhar à vontade com as
nossas configurações que não seremos parados por um sistema que diz: “ei, você atingiu seu limite permitido
de cadernos”. O principal, porém, é o fato de que cada nota pode estar somente em um caderno, mas pode
ter várias etiquetas. Quando eu falar sobre o processamento das notas, a importância disso ficará mais
clara. Conheça todos os limites de sua conta no Evernote.
Usar diversos cadernos pode ser útil especialmente para quem trabalha com cadernos compartilhados, mas
falarei sobre isso também.
Vamos começar?
Nós temos acima a home do Evernote, assim que criamos a conta. Estou utilizando o Evernote 5.5.2
no Windows 8 para tirar esses prints. Eu criei uma conta totalmente nova para mostrar como configurar
desde o início. Na minha conta pessoal, a estrutura já está toda montada e com mais de 8.000 notas
rodando. Optei por mostrar uma nova conta porque assim posso ensinar a fazer desde o início, além de
manter a minha privacidade.
Nós vamos começar então criando dois cadernos: Entrada e Processadas. Para fazer isso, clique com o
botão direito em cima de “Cadernos”, na lateral, e em “Criar caderno”.
O caderno Entrada deve ser o seu caderno padrão. Você faz isso selecionando a caixinha correspondente
(mostrada na imagem acima) ao criar o caderno. Atenção: somente o caderno Entrada deve ter essa
configuração. Isso significa que, quando você criar uma nova nota no seu Evernote, ele entrará por padrão
neste caderno, e é isso o que queremos – que o caderno Entrada seja a sua caixa de entrada mesmo. O
caderno Processadas servirá para abrigar cada nota que você processar da sua caixa de entrada.
Depois de criar os dois cadernos, seu sistema ficará assim:
Caixa de entrada e processamento são termos utilizados no GTD. Se você não estiver familiarizado(a),
recomendo queconheça um pouco mais sobre o método antes de prosseguir, pois pode ficar confuso para
você, do contrário.
Tags (etiquetas)
Depois, nós vamos criar a estrutura de tags (ou etiquetas). Para facilitar a organização das tags, gosto de
criar primeiro duas, que são: Gerenciamento GTD e Referência geral. Para criá-las, basta seguir o mesmo
procedimento dos cadernos: clicar em cima de “Etiquetas” na lateral e, depois, em “Criar etiqueta”. Se o
título “Etiquetas” não aparece no seu painel esquerdo, clique em “Exibir”, depois “Painel esquerdo” e, então,
“Mostrar etiquetas”. Toda a nossa estrutura do GTD ficará dentro dessas duas tags.
Um dos pontos que eu mais gosto no GTD são os níveis propostos pelo David Allen. Os níveis servem para
a gente avaliar nossos projetos tanto vertical quanto horizontalmente, para garantir que a gente esteja
cuidando de todos os aspectos da nossa vida e investindo tempo no que realmente é importante. Eu traduzi
esses níveis da seguinte maneira, para implementar no Evernote:
00.000 ft – Ações
10.000ft – Projetos
20.000 ft – Áreas de responsabilidade
30.000 ft – Metas para 1 a 2 anos
40.000 ft – Visões para 3 a 5 anos
50.000 ft – Vida
O “ft” refere-se a “feet”, que significa “pés”, que preferi não traduzir porque a sigla fica melhor com “ft” que
com “pés”. Ficou mais dedutivo para mim, mas você pode substituir, se você quiser.
Nós vamos criar essas seis etiquetas dentro da etiqueta Gerenciamento GTD. Para tal, basta clicar em cima
da etiqueta Gerenciamento GTD e então “Criar nova etiqueta em Gerenciamento GTD” ou criar uma nova
etiqueta da maneira convencional e simplesmente arrastá-la para cima da etiqueta Gerenciamento GTD.
Dessa maneira, criamos sub-etiquetas. Aprenda direitinho este passo, pois vamos utilizar bastante daqui
para a frente. O primeiro nível, de ações, deve ter a estrutura 00.000 (mesmo sendo o número zero) apenas
para manter a indexação na ordem correta.
Essas definições acima foram todas dadas pelo David Allen no livro do GTD, “A arte de fazer acontecer”
(Ed. Campus / Elsevier). Para mais detalhes sobre “por que pés?” ou “por que esses números?”, sugiro a
leitura do livro.
Nossas tags devem estar assim agora:
Nós criamos hoje essa estrutura básica de cadernos e etiquetas e, no próximo post, vamos começar a
destrinchar o que fazer dentro de cada um deles. Se tiverem alguma dúvida, por favor, postem aqui que eu
tentarei responder todo mundo à medida que for escrevendo os posts. Obrigada!
USAR O GTD NO EVERNOTE – PARTE 1 –
REFERÊNCIA GERAL
Hoje o post traz a Parte 1 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira
aIntrodução.
Referência geral
Hoje gostaria de falar sobre a tag Referência geral, que criamos no post anterior. Começo por ela porque
acho importante entender o que significa e como já pode ir sendo usada amplamente.
No geral, quem usa o Evernote já o utiliza como repositório de referência geral, então o que vou escrever
aqui não é muita novidade.
Em resumo, colocamos em Referência geral tudo aquilo que não está em andamento nem demanda
ação. É o nosso arquivo. É onde guardamos o que queremos ter como referência, para consultar quando
necessário.
O David Allen descreve assim o motivo de se ter um arquivo de referência geral: “(…) um bom sistema de
arquivamento é crucial para processar e organizar sua tralha. É também fundamental para administrar o (…)
enorme volume de material em papéis que são importantes para você.”
Existem tantas maneiras quanto pessoas no mundo para organizar seu arquivo de referência geral, portanto
o que passarei aqui é como eu faço, sob recomendação do David. Eu arquivo tudo em ordem alfabética,
simplesmente, porque sempre que tento usar categorias, perco muito tempo procurando a pastinha onde
guardei. Como a busca do Evernote é MUITO boa, a grande verdade é que sequer precisaríamos usar tags
para armazenamento das nossas notas de referência. Porém, utilizamos porque, assim, o manuseio se torna
mais dedutivo para nós.
O que eu faço, então, é criar sub-tags dentro de Referência geral com os assuntos que quero arquivar, e
essas sub-tags ficam automaticamente em ordem alfabética, pois é o padrão do Evernote. Assim:
Muito importante: Não existe regra ou certo e errado – apenas algumas recomendações para a criação
das tags, que são:
 Utilize o termo que seja dedutivo para você; aquele que você lembra de cara quando quer procurar
algo sobre o assunto. Por exemplo, se você quer arquivar seus recibos dos anos anteriores do imposto
de renda, não arquive como “relatórios de imposto de renda” se, quando você pensa no assunto, o
dedutivo é simplesmente “imposto de renda”. Essa é a ideia, e é pessoal. Isso vai ser especialmente útil
quando você estiver processando a nota e digitando as tags nela, pois só de escrever a primeira letra, já
aparecerão as opções para você selecionar, economizando tempo.
 Minha regra para criar uma tag nova é ela ser realmente necessária, justamente pela dedução que
eu farei ao procurar ou arquivar alguma nota. Por exemplo, eu costumava arquivar meus artigos sobre
os Beatles em uma tag chamada “Música”, mas quis criar uma específica para a banda. Isso não significa
que eu vou criar uma tag para cada banda do universo que eu queira guardar algo relacionado no meu
arquivo. Foi um caso específico.
 Para ajudar a decidir se vale a pena criar uma tag específica sobre um assunto, eu tenho um limite
pessoal, que é:se tiver mais de 30 notas a respeito, acho melhor criar uma tag específica. Por
exemplo, eu percebi que, dentro da tag “Produtividade”, eu tinha mais de 40 notas sobre mobilidade.
Então criei a tag “Mobilidade” para abrigar essas notas. É uma referência pessoal minha de número de
notas, que pode servir para você também. Isso não significa que não possam existir tags com menos
notas. Claro que podem, especialmente se elas forem mais dedutivas para você.
 Não crie uma tag antes de ter notas dentro dela. Por experiência própria, é desnecessário e apenas
polui visualmente. Crie tags somente sob demanda.
 É comum revisar as tags ocasionalmente e juntar duas tags em uma só ou criar tags específicas. Não se
prenda a isso agora, querendo encontrar uma solução 100% ideal. Seu arquivo está em constante
construção.
O que é fundamental ao criar essas tags de referência é não colocar ali nada que demande ação. Nós
veremos como administrar nossos itens que demandam ação em posts posteriores. Aqui vamos arquivar o
que é para termos como referência apenas.
Deixar tudo junto X Categorizar

Algumas pessoas podem se perguntar se não fica meio bagunçado deixar uma tag como “Contas pagas”
junto com a tag “Beatles”, por exemplo. Quando eu fico em um dilema como esse, sempre me pergunto: se
eu tivesse esses arquivos em papel, como eu os arquivaria? Eu teria uma pasta separada somente para
finanças e, dentro dela, colocaria as contas pagas? E teria outra só para hobbies e, dentro dela, uma só
para os Beatles? Mais uma vez: não existe certo ou errado, mas o que funciona para você.
Minha experiência: eu tenho a séria tendência a querer categorizar tudo e, quando comecei, eu fazia assim:
Será que, só de olhar a imagem acima, vocês conseguem entender qual o problema que eu encontrei?
E se eu recolher as tags, deixando-as assim:

Entenderam o que eu quero dizer? Primeiro, que não fica nada dedutivo saber onde guardar as notas. Eu
tenho que ficar abrindo cada tag e ficar procurando a sub-tag onde quero arquivar. Quanto tempo eu perco
nisso? Segundo, que perco tempo organizando também. “Será que Notas de reunião fica em Trabalho ou
em Produtividade?”, e por aí vai. Para resolver esse problema, prefiro simplificar e deixar tudo em ordem
alfabética dentro de Referência geral. Mas pode ser que, para você, seja melhor categorizar. Não importa.
O que importa é que você encontre o caminho que te faça perder menos tempo, pois produtividade é o que
estamos buscando aqui.
Lições de casa
No post de hoje, quero deixar duas lições de casa para você.
1. Comece digitalizando o que você tem em casa (de papel) e enviando para o Evernote. Como
fazer isso? Existem aplicativos de celular e tablet que fazem e exportam para a ferramenta – utilize o de sua
preferência. Eu utilizo e recomendo o CamScanner (tem para iOS e Android), mas o próprio Evernote tem a
função de digitalizar no aplicativo, quando você cria uma nota. Esse processo aqui de digitalizar a papelada
leva TEMPO, não se iludam. E a gente nunca vai parar de fazer. A ideia é substituir o papel pelo digital o
máximo possível. Dá para ficar sem papel em casa? Não, não dá. Tem muitas coisas que precisamos
manter, como documentos, diplomas, escrituras e uma infinidade de outros arquivos. Mas é legal termos
uma cópia digital deles, mesmo mantendo em papel, para justamente ter como referência. Por exemplo,
você já precisou de um comprovante de residência quando estava em uma loja e não tinha nenhum com
você? Se você estiver com seu celular, basta abrir o Evernote e ele estará lá. Esse é um dos inúmeros
exemplos que posso dar da utilidade de ter uma cópia digitalizada dos seus papéis no Evernote. Posso fazer
um post específico sobre o assunto mais para a frente, se interessar, mas a lição aqui é: digitalize e envie
para o Evernote. Você vai ter diversão durante muito tempo, acredite em mim, porque é um trabalho longo,
mas que vale muito a pena. Se você tiver a versão gratuita do Evernote, fique atento(a) ao seu limite mensal
de transferência de dados, apenas. Não precisa digitalizar tudo de uma vez (e nem precisa). Vá digitalizando
aos poucos. Eu tenho um espaço físico no meu home-office onde coloco tudo o que preciso digitalizar antes
de arquivar ou jogar fora. Pode ser que para você isso também funcione.
2. Crie as sub-tags de referência somente à medida que for criando as notas daquele assunto.
Eu sei que você deve estar super a fim de criar as tags antes mesmo de digitalizar seus papéis, mas não
faça isso. Primeiro, porque você vai perder tempo pensando e divagando sobre as suas tags. Segundo, que
só digitalizando e colocando a mão na massa você terá a real noção do que precisa arquivar. Portanto,
concentre-se em digitalizar primeiro e ir arquivando aos poucos. Digitalizou uma conta paga? Como você
pretende arquivar? Pode ser que você queira colocar as tags: “Contas pagas” e “Luz”, por exemplo. Lembre-
se: uma nota pode ter mais de uma tag, se você quiser. Então não fique em dúvida entre colocar em uma
ou outra (pode usar as duas, ou três etc), mas tenha bom-senso para não criar tags à toa. Leia as
recomendações ali em cima sobre como criar sub-tags.
Minha recomendação final para essas duas lições: digitalize e vá deixando tudo no caderno Entrada, que
é o seu caderno padrão. Só depois que terminar sua cota de digitalização do dia, vá lá e arquive nota por
nota, colocando as tags que julgar necessárias para o seu arquivo de referência geral. Quando você inserir
as tags, você vai jogar essa nota para o caderno Processadas, porque foi exatamente isso o que aconteceu:
você pegou uma nota da caixa de entrada e a processou. Para mudar o caderno, simplesmente arraste a
nota para dentro do caderno, no menu esquerdo, ou mude a configuração na própria nota, em seu menu
superior. Vale a pena primeiro digitalizar tudo, para não perder tempo coletando e processando ao mesmo
tempo. Depois de feita essa coleta, você processa as notas.
Limites do Evernote e Versão gratuita X Versão premium

Uma dúvida que pode surgir aqui é sobre as diferenças entre as versões gratuita e premium. Basicamente,
a diferença é a quantidade de dados que você pode transferir mensalmente para a ferramenta. Em termos
de limites, o Evernote é bem flexível:
Total de notas: 100.000. Não existe nenhuma pessoa no universo que já tenha chegado a esse número de notas. Não
se preocupe.
Transferência mensal de dados: 60Mb para a conta gratuita e 1Gb para a conta premium.
Tamanho de cada nota: 100Mb.
Para saber mais sobre os limites do Evernote, clique aqui.
Sobre se vale a pena ter a versão gratuita ou a premium, eu sempre acho que vale a pena ter a premium,
para conseguir digitalizar mais arquivos. Como recomendo que o Evernote seja o seu “cérebro virtual”, com
um repositório de tudo o que você puder digitalizar, 10 reais por mês é um investimento que, para mim, vale
a pena. Se você achar que não vale, continue com a versão gratuita, mas apenas tendo cuidado para não
ultrapassar sua cota mensal de 60Mb. A cota renova-se mensalmente.
O que vale a pena arquivar no Evernote

Caso estejam sem ideias, segue aqui uma lista do que pode ser arquivado em referência geral:
Contatos
Favoritos
Receitas (comida)
Receitas (médicas)
Exames médicos
Pautas
Atas
Organização
Oratória
Blogs
Pessoas
Palestras
Recibos e comprovantes
Checklists
Apostilas
Certificados
E-books
Relatórios
Notas fiscais
Garantias
Dados pessoais
Jardinagem
Prontuários médicos
Artigos de revistas
Cartões de visita
Folhetos delivery
Atividade física
Inventário
Nome do banco 1
Nome do banco 2
Astronomia
Fotografia
Decoração
Igreja
Saúde
Alimentação
Templates
D.I.Y.
Artesanato
Moda
Looks
Maquiagem
Residência 1
Residência 2
Buenos Aires
Itália
Empresa que eu trabalho
Beleza
Animal de estimação
Filosofia
Carreira e trabalho
Brainstorms
Família
Filmes vistos
Internet
Mapas
Desenhos
Mapas mentais
Diário
Cadastros
Senhas
Doações
Etiqueta
Aulas da faculdade
Matemática
Códigos
Trabalhos da faculdade
Simulados
Cartas
Lembrem-se: arquivo não é para nada que demande ação nem esteja em andamento. Sobre isso, a gente
vai falar nos próximos posts.
Dúvidas? Postem nos comentários e vou respondendo à medida que conseguir. Obrigada!
ENTENDENDO OS NÍVEIS DO GTD
Hoje o post traz a Parte 2 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira
a Introdução e a Parte 1.
Entendendo os níveis do GTD

Hoje eu gostaria de explicar como funcionam os níveis de hierarquia da tag Gerenciamento GTD, o que eu
chamo deGTD vertical. Apesar de ser um conceito do GTD, achei importante explicar em poucas palavras
do que se trata, pois o entendimento é fundamental para seguirmos em frente.
Analisar a nossa vida de acordo com esses níveis significa que tudo o que a gente está fazendo agora
(00.000 ft) está relacionado ao que a gente tem de valores e princípios (50.000 ft). Para exemplificar isso,
eu trouxe um slide de uma apresentação que fiz recentemente, que mostra um exemplo prático de como
esses níveis se relacionam:
Lá em cima, em primeiro, está o que eu quero para a minha vida, um dos meus valores e objetivos finais,
para estar satisfeita no dia em que eu morrer. Eu posso ter diversos desses objetivos de longuíssimo prazo
para cada área de responsabilidade da minha vida, ou um para cada, apenas. A ideia é que eu vá
destrinchando cada um deles dentro dos níveis de verticalidade – ou seja: o que significa para mim promover
estabilidade financeira para a minha família? Eu coloquei como exemplo deixar dois imóveis de herança.
Isso seria um objetivo de longo prazo, para mais de dez anos. E qual seria o objetivo de médio prazo para
chegar nesse? Comprar um primeiro apartamento, talvez na planta. Isso eu posso ter como objetivo de 3 a
5 anos. Mas para chegar lá, o que é necessário fazer? Existe algum objetivo de curto prazo relacionado?
Sim, juntar dinheiro para dar entrada no apartamento em até dois anos. Esse objetivo de curto prazo já
norteará um projeto atual, que será abrir uma caderneta de poupança para ir guardando esse dinheiro. Por
fim, a próxima ação relacionada a este projeto seria pesquisar na Internet qual o melhor banco para abrir
uma poupança. Eu peguei um objetivo de longuíssimo prazo e trouxe até a tarefa que vou fazer hoje,
simplesmente sentada ao computador. Isso é o GTD vertical na prática.
Eu costumo dizer que é um conhecimento avançado do GTD porque, no geral, ficamos apenas nos dois
primeiros níveis, que gerenciam tarefas e projetos. Mas o GTD vai muito além disso e nos dá uma visão
geral da vida, mais focada e mais complexa, também, a fim de tornar simples nossas decisões. Nos dá
parâmetro para decidir se devo aceitar uma nova proposta de emprego ou recusar fazer aquele curso que,
no final das contas, não me levará a lugar algum. Quando digo que esta série de posts é para usuários
avançados tanto do GTD quanto do Evernote, não é besteirinha da minha parte – é porque é necessário já
ter conhecimento do método GTD para entender como montaremos a estrutura no Evernote e saber
manusear sem se perder em conceitos básicos.
Em 00.000 ft – Ações, nós vamos gerenciar o que está em nível mais “terreno” em nossa vida: nossas
tarefas, próximas ações, listas de compras, rotinas, agenda.
Em 10.000 ft – Projetos, vamos gerenciar tudo o que demanda mais de uma ação para ser realizado –
nossos projetos. Vamos gerenciar projetos em andamento, concluídos, cancelados, adiados, delegados, em
espera e por aí vai.
Em 20.000 ft – Áreas de responsabilidade, que também pode ser chamada de áreas de foco, vamos
gerenciar todos os papéis que desempenhamos na vida atualmente. Acima de tarefas e projetos, existe um
círculo de áreas de responsabilidade em que estamos inseridos, e cada pessoas tem suas diferentes áreas.
Em 30.000 ft – Metas para 1 a 2 anos, gerenciaremos nossos objetivos de curto prazo, que delinearão
nossos projetos atuais.
Em 40.000 ft – Visões para 3 a 5 anos, faremos uma reflexão sobre o que esperamos para daqui a 3 ou 5
anos, ou seja, o que temos de ideiasde objetivos de médio prazo. Como a vida muda constantemente,
chamamos de visões, e não de metas ou objetivos.
Em 50.000 ft – Vida, gerenciaremos nossos valores, princípios, através dos nossos objetivos de longo prazo.
Vamos ter um panorama geral da nossa vida e usar isso como norte para todo o resto.
No próximo post já começarei a destrinchar cada um desses níveis, começando pelas ações. Criei uma tag
para juntar todos os posts da série, para quem quiser salvar nos favoritos: Guia definitivo GTD e Evernote.
Obrigada por tudo, pessoal.

USAR O GTD NO EVERNOTE – PARTE 3 – AÇÕES
Hoje o post traz a Parte 3 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote. Confira os
posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Preparem-se que o post de hoje é
grande.
Gerenciando tarefas no Evernote

Antes de começarmos a falar sobre gerenciar tarefas no Evernote, precisamos bater um papo sobre
expectativas. O Evernote é uma ferramenta fantástica, criada para ser nosso cérebro virtual, de fato. Dá
para customizar como a gente quiser e, com isso, conseguimos criar uma estrutura como esta que estamos
montando com o GTD aqui. Porém, o Evernote não é uma ferramenta que gerencia tarefas. Ele tem
vários recursos para que a gente possa inserir campos de check, lembretes, mas não se trata de um
gerenciador de tarefas, mas de notas. Isso precisa ficar claro para entender a dinâmica a seguir.
Tarefas são o que existe de mais mundano

Por outro lado, costumamos dar muita importância às tarefas. Lembra que eu falei sobre os níveis do GTD
no post anterior? É justamente para a gente ter um pouco mais de perspectiva sobre o que está fazendo na
vida. Gerenciar tarefas não precisa ser um bicho de sete cabeças, e é justamente essa mãozinha que o
GTD dá. Com o Evernote, então, dá para fazer muita coisa. Portanto, precisamos lembrar que não devemos
burocratizar nossas tarefas, mas elas devem estar em um sistema confiável e prático, e é isso o que veremos
aqui.
Uma nota por tarefa

Devo explicar também que utilizarei uma nota por tarefa, em vez de listar as tarefas em uma única nota,
por exemplo. O objetivo disso é poder manusear livremente cada nota (ou cada tarefa) através do uso de
tags. Ao longo do post, vou explicar melhor.
As tags de tarefas
Mais uma vez, gostaria de lembrar que esta é uma configuração para quem já é usuário tanto do GTD quanto
do Evernote. Dúvidas que surgirem aqui podem ser respondidas apenas com vivência do método e da
ferramenta, então avalie se não é o seu caso, está bem? Se for, sugiro que primeiramente leia o livro do
David Allen, implemente o básico durante algum tempo, para só então tentar uma configuração mais
avançada.
As sub-tags que utilizo dentro de 00.000 ft – Ações são:
Vou explicar uma por uma:
Agendas
Tudo o que tem um arroba antes significa que estamos falando de um contexto.
O David joga tudo em um caldeirão só, em termos de contextos. Eu prefiro separar. Você pode escolher.
Em Agendas, eu coloco todas aquelas notas sobre assuntos que quero conversar em reuniões periódicas –
ou seja, aquelas reuniões que acontecem regularmente. Não é para colocar pauta de reunião específica,
mas lembretes de assuntos que quero tratar em determinada reunião. É muito comum termos reuniões
semanais, quinzenais, mensais e planejamentos anuais. A ideia aqui é agrupar tudo o que eu lembrei que
gostaria de conversar nelas, ou o que me deram de ideia para conversarmos na ocasião.
Faz pouco tempo que comecei a usar desta forma (antes eu agrupava essas informações de maneira bem
desordenada) e agora tem me ajudado muito – acho que é o recurso que mais uso em termos de contextos.
Basta chegar no dia da reunião, abrir a tag e colocar os assuntos na roda. Assunto discutido? Trato a tarefa
como concluída e arquivo (vou mostrar mais adiante como fazer isso).
Falar com
A ideia do Falar com é agrupar todos os assuntos que preciso tratar com pessoas (Fulano, Sicrano) ou áreas
específicas da empresa (RH, produção, engenharia, administrativo, viagens etc). Em termos de pessoas,
costumo colocar contextos somente para pessoas com as quais costumo tratar sempre (colegas de trabalho,
família) e, em áreas, exatamente os exemplos que eu citei na frase anterior. Muitas vezes, precisamos
conversar com alguém da área de RH, por exemplo, mas não precisa ser com uma pessoa específica, então
eu agrupo tudo na tag desse contexto (@ RH).
Listas de compras
Não há sub-tags aqui, então por isso não coloquei um print. Ela aparece exatamente como está na figura
principal das ações, ali em cima.
Nesta tag, eu agrupo todas as notas com listas de mercado, farmácia, papelaria e outros.
Para ser bem sincera com vocês, ainda não tenho certeza se mantenho esta tag aqui ou em referência geral.
Como comprar é uma ação, mantenho aqui e tem funcionado sem dramas. Porém, fica o ponto de
interrogação para todos nós irmos testando e encontrar o que for melhor.
Próximas ações
Bem, meus amigos, é aqui que a coisa pega: na tag de Próximas ações, fica a maioria das nossas tarefas.
Eu organizo as próximas ações por contexto, duração e prioridade. Qual a vantagem disso?
O David recomenda que a gente avalie o que executar filtrando pelo contexto em que estamos (exemplo: no
trabalho), por ordem de prioridade (o mais importante antes) e a duração estipulada (não vou começar a
fazer uma tarefa de uma hora se tenho apenas 20 minutos). A ideia é justamente filtrar o sistema para que
ele forneça a resposta para a seguinte pergunta: o que eu devo fazer agora? Assim, seleciono o contexto
em que estou + a prioridade que quero trabalhar + o tempo que tenho disponível, e o Evernote me dará uma
lista das tarefas que posso fazer naquele momento. Legal? Sim, mas não é magia – é tecnologia. Veja como
fazer:
No Windows, eu clico no caderno onde quero pesquisar (Processadas). Vai aparecer a lista de notas que
estão dentro daquele caderno.
Então, cliquei na flechinha que aparece à direita de Processadas no painel do meio. Isso vai abrir uma pop-
up de pesquisa.
Basta clicar na tag que eu quero selecionar primeiro (alguma tag de contexto). Feito isso, basta digitar ao
lado da tag selecionada as outras tags que quero colocar: Duração e Prioridade. Selecionadas as tags, o
Evernote filtrará todas as notas tageadas com aquelas três que eu selecionei. Também é possível clicar logo
abaixo do nome do caderno (no painel central) e clicar para selecionar as etiquetas disponíveis.
Por fim, como escolher os melhores contextos? Isso é muito pessoal e cada um escolhe o que funciona
melhor. Gosto de diferenciar @ Computador de @ Online porque há muitas tarefas que posso fazer
enquanto meu computador está offline e gosto dessa condição. Para quem viaja muito, pode ser uma boa
usar uma tag @ avião, para revisar textos, estudar, ler um livro etc. Um contexto que gosto bastante e antes
não usava é o @ em qualquer lugar, para tarefas que não tenham um contexto específico (exemplo: decidir
se vou participar do evento X ou não).
Sobre as minhas durações, já falei em um post específico, mas resumirei aqui: menos de 15 minutos (para
tarefas mais rápidas, mas que levam mais de dois minutos – e que eu faço imediatamente, nem registro no
sistema), 25 minutos (duração de um pomodoro, quando quero focar em um trabalho específico) e 1h30
(para tarefas mais demoradas, como revisar textos densos, escrever, entre outras). Se passar de 1h30, para
mim significa que essa tarefa precisa ser destrinchada em outras menores.
Sobre as prioridades, faço assim: alta (para esta semana), média (para semana que vem) e baixa (assim
que possível). Funciona muito bem estabelecer que as de prioridade alta são para esta semana, porque me
dá o foco necessário para trabalhar em tarefas que não tenham prazos específicos (essas vão para o tickler,
explicado mais adiante).
Revisão pessoal
O meu uso desta tag pode parecer polêmico aos usuários do GTD, mas funciona muito bem para mim. Em
vez de deixar essas notas em contextos, prefiro manter aqui porque são ações específicas. Ainda estou
estudando se vale a pena fazer dessa maneira, mas por enquanto sim.
Tudo começou com um contexto do David chamado @ Ler / Revisar. Eu nunca me dei muito bem com ele
porque ele ficava gigantesco e eu acabava postergando muito do que tinha lá. Foi quando eu vi que o Matt
(do After The Book) usava outros verbos, e achei interessante. Resolvi desenvolver essa ideia e cheguei a
alguns verbos que têm me ajudado de forma quase milagrosa a lidar com algumas demandas do dia a dia.
Em Acessar, insiro todos os sites que as pessoas me recomendam, blogs, ferramentas via web, enfim. Eu
recebo muitas indicações desse tipo, então foi excelente conseguir centralizar todas para aqueles momentos
avulsos em que estou navegando na web sem saber direito o que ver depois. Em Aprovar, ficam materiais
que preciso aprovar: orçamentos, prazos, textos, modificações no design e por aí vai. Em Assistir, ficam,
todos os vídeos e filmes que me recomendam. Em Baixar, ficam todos os aplicativos que as pessoas me
recomendam para conhecer e testar, especialmente para o blog. Em Comprar, fica a minha wishlist, com
tudo o que gostaria de comprar (não envolve listas de compras – tá aqui a polêmica). No geral, uso mais da
seguinte forma: navegando, vi um produto que achei interessante, salvo ele através do Clearly e o marco
com essa tag. Em Decidir, insiro notas com coisas que simplesmente preciso parar durante algum tempo
para tomar uma decisão. Não sei vocês mas, no dia a dia, eu não tenho como tomar decisões sem pensar,
e elas muitas vezes demandam uma concentração maior. Além disso, não posso esquecer que devo tomá-
las. Por isso, criei essa tag e ela funciona lindamente. Em Imprimir, agrupo todos os documentos e notas
que preciso imprimir por alguma razão, como comprovantes de check-ins. Em Ler, uso da mesma forma
que o David recomenda com o Ler / Revisar – agrupo todos os artigos que achei interessantes e que gostaria
de ler depois, em um determinado momento. Com o tablet e o celular, fica muito fácil aproveitar meu tempo
em qualquer fila ou percurso de viagem para acessar essa tag e ler o que eu tenho ali. Vou juntando muitos
artigos através do Clearly. Em Ligar, coloco todos os lembretes de pessoais para as quais eu preciso
telefonar. O David usava @ Telefone como contexto, mas eu uso meu telefone para outras coisas que não
só ligar, e isso estava me atrapalhando. Em Ouvir, coloco todos os discos, músicas e experimentos musicais
que quero ouvir depois. Gosto muito de música e acompanho os lançamentos, mas não quero perder de
vista o que ainda não consegui chegar mais perto. Portanto, agrupo tudo nessa tag. Em Pagar, dispensa
explicações – é onde agrupo os boletos e pagamentos que preciso fazer. Em Pesquisar, agrupo todas as
notas de coisas que preciso pesquisar para o meu trabalho e vida pessoal. Exemplo: pesquisar sobre
receitas de aproveitamento de alimentos para post no blog. Em Revisar, eu coloco todos os textos que
preciso revisar antes de irem ao ar, textos para terceiros, de terceiros, que eu aprovo, enfim, tudo o que
demanda a minha revisão. Por isso diferencio da tag Ler, porque lá eu deixo o que é menos prioritário, que
leio quando tenho um tempinho. Aqui não: são textos que demandam a minha atenção o mais breve possível,
e eles não podem estar misturados.
Adendo: o uso de hífen antes dessas tags. Fiz isso apenas para facilitar. Quando crio uma nota e quero
usar uma tag dessas, basta digitar o hífen que todas elas são listadas e fica mais fácil de escolher ao
processar.
Tarefas adiadas
A partir daqui, falaremos um pouco sobre como manusear notas de tarefas que não são próximas ações, ou
seja: têm que ficar sob nosso controle, mas não são ações imediatas, para fazer agora.
Em Tarefas adiadas, costumo arquivar todas as tarefas que, por qualquer motivo, foram adiadas. Precisa
ter um registro disso? Na verdade, a gente não precisa ter um registro de nada, mas eu gosto de ter porque
isso me ajudar a analisar meus projetos e planejar outros semelhantes. Posso aprender com os meus erros
e montar um planejamento mais eficiente.
No geral, as tarefas adiadas precisam ser vistas em algum momento, e eu faço isso quando reviso
semanalmente meus projetos.
Quando uma tarefa é adiada, eu apenas edito o seu título, deixando assim:
Eu colocava a data no próptio título antes, para ter mais controle, mas percebi que isso estava sendo trabalho
desnecessário. Com o (Ad) no começo, já dá para entender.
Sim, eu sei que a tag já diz que a tarefa está adiada, mas não quero me confundir quando acessar as notas
de um projeto e achar que ela é uma tarefa “próxima ação” antes de filtrar. Prefiro fazer assim!
Tarefas canceladas
Aqui, insiro todas as tarefas que, por qualquer motivo, não precisam mais ser feitas. Pela mesma razão pela
qual eu arquivo as tarefas adiadas, gosto de arquivar as canceladas, para registro. Elas ficam assim:
Tarefas concluídas
Quando concluo uma tarefa, coloco a tag de Tarefas concluídas.
Com o passar do tempo, você pode querer hierarquizar ainda mais, colocando sub-tags de tarefas
concluídas por ano:
Minha opinião pessoal: eu gosto de usar essa hierarquização por anos em tarefas e projetos concluídos,
porque gosto de ver o número ao lado de cada uma dessas tags – me dá uma sensação de dever cumprido,
sabem? Mas fica a cargo de cada um. Como o Evernote organiza por data, não é necessário.
Quando eu concluo uma tarefa, gosto de colocar a data de conclusão no título, mais ou menos assim:
“18/08/14 – Fazer tal coisa”. Como muitas vezes eu mesclo tarefas concluídas (vou falar sobre isso em
projetos), assim eu mantenho um histórico de quando fiz aquilo.
Tarefas delegadas
Adoro esta tag, pois ela me faz ter controle do que deleguei para outras pessoas (e preciso cobrar depois).
Faço assim:
Crio uma tag com parênteses e o nome de cada pessoa para a qual eu delego tarefas. O parêntese facilita
porque, ao escrever ( na nota, ele já lista as pessoas para as quais eu costumo delegar coisas.
Com isso, semanalmente posso ver quem está trabalhando em algo e ainda não me entregou. Basta clicar
na tag e todas as tarefas que estão delegadas a ela serão listadas.
Tarefas em espera (aguardando resposta)
Há uma leve diferença entre tarefas delegadas e que aguardam resposta.
No geral, em delegadas ficam as tarefas eu eu passei para alguém, mas que ainda são minha
responsabilidade. Em Aguardando resposta, eu listo tudo o que passei para outras pessoas, mas aí já não
depende de mim. Exemplo: uma marca entra em contato pedindo orçamento para uma ação do blog.
Preparo o orçamento, envio e fico aguardando resposta. Não vou ficar cobrando como faço quando delego
uma tarefa a alguém da minha equipe de trabalho – é diferente!
Por fim, a nota fica nomeada desse jeito:
Tarefas recorrentes
Eis um tema polêmico ao falar de tarefas no Evernote: as tarefas recorrentes! Como gerenciar as tarefas de
rotina, que acontecem a cada dia ou a cada frequência?
Lembra que lá no começo eu falei que o Evernote não é uma ferramenta de tarefas e, por isso, precisamos
baixar nossas expectativas em alguns pontos? Pois é, este aqui é um deles.
Como toda nossa configuração de notas é manual no Evernote, não há como deixar algo “no automático”,
como podemos fazer com tarefas recorrentes no Toodledo, por exemplo. Portanto, para lidar com tarefas
recorrentes, vamos precisar ter um esforcinho maior de nossa parte, o que também não é nada que atrapalhe
(por experiência própria).
Para tarefas recorrentes, eu vou utilizar essa estrutura:

Coloco os pontinhos no começo para, quando digitar um . na nota, o Evernote logo me listar todas as
recorrências.
As frequências gerais (diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, sazonalmente,

semestralmente e anualmente) são recorrências que eu já utilizava no blog para listas de limpeza e outras
tarefas de casa. Passei a utilizar para tarefas diversas também, o que deu muito certo. Você pode precisar
de menos ou mais frequências – avalie. Essas são as que funcionam comigo.
Dentro da tag .. 2 Semanalmente, insiro as tags de dias da semana específicos, pois há coisas que preciso
fazer toda segunda, toda terça, toda quarta… e eu preciso ter isso indexado de alguma maneira que não
deixe eu me perder. Para mim, funcionou bem.
E, no corpo da nota, vou fazer um log simples de quando foi a última vez que eu executei a tarefa em
questão, só para me localizar:
No caso acima, uma tarefa com frequência semestral.
Se eu quiser ter ainda mais precisão, posso usar o tickler, que será explicado a seguir. Para isso, eu deverei
editar a tag toda vez que realizar a tarefa, mudando para a data certa. É um passo a mais, que não precisa.
Porém, fica como opção para uso mais avançado e controle maior.
Tickler
Tickler, para mim, é uma das coisas mais legais do GTD. Se você não sabe o que é, por favor, clique aqui.
Basicamente, vamos criar tags para todos os meses e, depois, para os dias de 1 a 31. A cada dia, verificamos
o que tem dentro da tag do dia e, esvaziada, arrastamos a tag para a tag do mês seguinte. E assim vai, igual
ao tickler offline.
Como eu uso o tickler? É super geral – uso como o David recomenda. Para tarefas, para lembretes, para
colocar notas que vou precisar acessar mais facilmente no dia, enfim, como um atalho mesmo de cada dia.
Funciona super bem! Por exemplo, quando fui dar meu primeiro treinamento com a Call Daniel, eu deixei
uma nota com frases de incentivo, para ler pela manhã. Outro exemplo: quando vou viajar, deixo ali todas
as notas com informações do hotel, do vôo, do translado, telefones importantes etc. Outro: quando vou
participar de uma reunião, já deixo a pauta com a tag do dia. Funciona maravilhosamente bem.
Como agenda, eu utilizo o Google Calendar, pois meu marido e eu compartilhamos nossas agendas. Se
não fosse por isso, usaria o Evernote como agenda facilmente, apenas através do tickler. Quem sabe não
funcione para você?
Uma dúvida que sempre surge é: não posso criar uma tag por dia e por mês, tipo 27 Dezembro, 15
Outubro?Para mim, isso é desnecessário e gera um trabalhão. Além de ter que criar 365 tags (e ocupar
seu espaço de tags), você corta a questão das tarefas recorrentes. Lembre-se que você ainda pode colocar
tarefas recorrentes em dias do mês (todo dia 5, por exemplo, em vez de mensalmente ou toda terça-feira).
Ao arrastar a tag de um mês para o outro, a nota continua ali, sem perdas. Eu não recomendo, por fim,
modificar assim o esquema do David, pois acho que complica muito!
Uma segunda dúvida que já me perguntaram é a seguinte: para que colocar a palavra Dia antes dos
números? Não é mais fácil colocar só os números? Pode ser, mas eu uso números para indexar as tags
(vejam as tags de tarefas recorrentes, por exemplo). Deixar os dias como números avulsos poderia me
confundir. Da mesma forma, ao digitar Dia na nota, já aparecem todos os dias, então é prático selecionar.
E agora eu já vou adiantar o que sei que vem por aí nos comentários:
“Esse sistema é muito complicado”

Pessoal, vamos lá.
Mais uma vez, gostaria de dizer que se trata de um sistema para quem já está careca de saber o que é GTD,
o que é processar, já testou mil ferramentas, sabe o que é projeto e o que é tarefa, usa o método há anos,
até. Portanto, alguns termos e tags aqui citados são intuitivos pra essa gente, bastando algumas adequações
à ferramenta Evernote. Ok?
Para mim, o método não é complicado. Já estou usando o GTD no Evernote desta forma há um ano
(exatamente), provendo melhorias e aprendendo sempre. A coisa toda se tornou extremamente natural para
mim e o tageamento é dedutivo. Não preciso mais pensar ou consultar que tags devo usar, pois já decorei.
Isso acontece com qualquer sistema que a gente use até virar um hábito natural. Teve que rolar um esforço
leve no começo até decorar as tags que eu usaria em cada nota mas, depois disso, ficou rápido. Demorou
apenas algumas aplicações.
Recadinhos:
Sobre o manuseio das notas, vou falar melhor depois que explicar cada nível de tags. Ou seja, o passo a
passo ao criar uma nota, processar, definir se é ação ou não, o que fazer se for projeto e por aí vai. Calma
que ainda vem essa explicação. Tem que ser uma coisa de cada vez e essa foi a hierarquia de informações
que eu escolhi para transmitir como eu faço.
Por favor, não me cobrem novos posts. Sei que vocês ficam ansiosos, mas vocês me deixam ainda mais
com essa cobrança toda. Pretendo finalizar o mais rápido possível essa série, mas tive problemas com a
Net nas últimas semanas, viajei a trabalho e fiz uma mudança, além das modificações aqui no layout do blog
(e não queria mexer nele enquanto isso), então peço que confiem em mim, tá bem?
Fazer um trabalho legal e bem feito demora, e eu quero fazer bem feito. Este post, por exemplo, levou mais
de duas horas para ser preparado. É muita dedicação, e preciso conciliar com as minhas outras atividades.
Espero que entendam.
Gostaria de agradecer todos vocês pela oportunidade de falar sobre esse tema aqui. Tenho aprendido muito
com as perguntas e também ao escrever, porque preciso pensar nas decisões que tomei e promover
melhorias. Por tudo isso, muito obrigada!
USAR O GTD NO EVERNOTE – PARTE 4 – PROJETOS
posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre o uso das tags para gerenciar
projetos.
O que são projetos?

Dentro do GTD, projeto é toda tarefa com mais uma ação para ser concluída. Ou seja, se basta uma ação
pontual, é uma tarefa. Se demanda mais de um passo, é projeto. Esse conceito é um pouco diferente do
consenso que temos para projetos, mas no GTD essa é a sugestão do David Allen. Então, quando falar
sobre projetos, significa que são tarefas que demandem mais de uma ação para serem concluídas e
geralmente têm começo, meio e fim. Nós não executamos projetos – executamos as ações relacionadas
aos projetos, e ao final da lista teremos um projeto concluído.
Para um entendimento melhor, vale a pena ler os tópicos relacionados no livro do David Allen, “A arte de
fazer acontecer” (Ed. Campus Elsevier).
Taxonomia de projetos no Evernote
Minha taxonomia de projetos ainda está em teste, mas não tem sido muito diferente do print acima. O que
mudam são detalhes, que comentarei ao explicar cada uma das tags. Não explicarei na ordem alfabética
que aparece acima, mas em uma ordem que acredito que facilite o entendimento por parte do leitor.
Projetos em andamento
Projetos em andamento são todos os projetos em que você está trabalhando no momento, em todas as
áreas da sua vida. Para gerenciá-los, eu utilizo o caractere ! antes do nome do projeto, na tag. Assim, quando
crio uma nota e clico para adicionar uma tag, basta digitar ! que o Evernote listará todos os projetos em
andamento. Fica mais prático.
Para organizar os projetos, estou fazendo testes. No geral, recomendo deixar todos embaixo da tag Projetos
em andamento, sem uma categorização, pois assim você pode tê-los sempre em vista. Já tentei separar
assim, com os projetos de cada área dentro dessas outras tags:
! Projetos pessoais
! Projetos profissionais
Pode funcionar para você. Para mim, significa um clique a mais para verificar o que tenho em andamento
ao fazer a revisão semanal. É bem pessoal e, se você preferir separar, faça e teste para ver se funciona
com você.
Outra maneira de categorizar é através das áreas de responsabilidade, assim:
! Casa
! Família
! Trabalho 1
! Trabalho 2
Mais uma vez, teste. O que eu recomendo é que, se você tiver poucos projetos (menos de 60), pode valer
a pena deixá-los todos juntos sob a mesma tag. Se forem muitos, categorizar pode ajudar. Mas atenção:
cuidado para não dar mais foco a uma categoria do que à outra. Isso pode acontecer especialmente
quando separamos em pessoais e profissionais.
Quando crio um novo projeto, eu monto o seu planejamento. Sobre planejamento de projetos, eu farei um
post a parte, pois envolve bastante coisa. Hoje, vou apenas explicar o funcionamento das tags.
Por que usar uma tag por projeto?
A ideia aqui é agrupar dentro desta tag tudo o que for relacionado ao projeto, de tarefas a notas de referência.
Tudo o que puder auxiliar o projeto pode receber a sua tag. Dessa maneira, quando você precisar acessar
as tarefas e arquivos de suporte ao projeto em questão, bastará clicar na tag e verificar as notas
selecionadas. Como eu expliquei no post anterior, é possível aplicar filtros nas buscas para que visualizemos
apenas tarefas, por exemplo, ou outras notas que desejemos.
Projetos concluídos
Quando um projeto é concluído, a tag deve ser renomeada e ser arrastada para a macro-tag Projetos
concluídos.
Eu gosto de categorizar por anos, pois assim consigo visualizar os projetos que foram concluídos este ano,
no ano passado e por aí vai. Se você não quiser, pode deixar todos os projetos concluídos embaixo da tag
Projetos concluídos e apenas renomear.
Eu renomeio para tirar o ! do começo (que significa que se trata de um projeto em andamento) e substituo
pelo ano e mês de conclusão.
Então se um projeto em andamento assim:
! Viagem para Acapulco
For concluído agora em agosto, eu vou renomear a tag assim:
2014 – Ago – Viagem para Acapulco
E arrastar a tag para dentro de Projetos concluídos.
Por que eu coloco o ano e o mês no começo da tag?
Porque, se eu arquivar como “Viagem a Acapulco”, simplesmente, pode acontecer de eu repetir essa tag no
futuro como um projeto concluído, e isso me confundir. Também não dá para ter duas tags com o mesmo
nome. Eu já trabalhei com muitos projetos com nomes iguais ao longo dos anos e organizar por ano e mês
é o que funciona para mim. Na outra empresa onde trabalhava, eu fazia frequentes viagens para as filiais.
Se eu arquivasse como 2014 – Viagem para Brasília, como eu arquivaria as outras viagens que fizesse para
lá ao longo do ano? Então colocar o mês funciona, mas depende da necessidade de cada um. Talvez, para
você, pode valer a pena até colocar o dia, assim: 2014 – Ago – 20 – Viagem X, dependendo do seu trabalho
e número de projetos parecidos.
Por exemplo, nós da Call Daniel realizamos muitos treinamentos diferentes na mesma empresa.
Suponhamos que, em um mesmo mês, um instrutor tenha oito treinamentos no mesmo lugar. Se ele arquivar
a tag como 2014 – Ago – Treinamento Empresa Y, ele “queima” o nome da tag e não teria como arquivar
outros treinamentos na mesma empresa e no mesmo mês. Lembrem-se que estamos falando de uma tag
por projeto. Nesse caso, se ele tiver treinamentos nos dias 5, 12, 14 e 18, ele deve arquivar assim:
2014 – Ago – 05 – Treinamento Empresa Y

Por que arquivamos projetos? Não é mais fácil excluir quando conclui cada um deles?
Mais uma vez, é pessoal. Eu gosto de arquivar projetos porque eles ficam como referência rápida. Se eu
precisar montar um planejamento novo, posso consultar projetos semelhantes anteriores e ver o passo a
passo, arquivos relacionados e tudo o mais. Se alguém me pedir algo relacionado a um projeto já concluído,
também tenho fácil acesso.
Se você não tiver essa necessidade, pode excluir as notas. Realmente, vai do gosto e das necessidades de
cada um. ;D
Projetos a executar
Muitas vezes, existe um projeto em vista, mas que ainda não está em andamento. Ele não se trata de um
projetoAlgum dia / Talvez (que ainda vou explicar em um futuro post), mas de um projeto que é certeza que
acontecerá e que será gerenciado por você.
Por exemplo, eu sabia, lá em abril, que realizaria eventos de lançamento do meu livro na Bienal do Livro de
SP em agosto. O projeto estava em andamento? Não, mas eu tinha ele em vista. Assim, eu criei uma nota
preliminar para este projeto e inseri nesta tag de Projetos a executar.
Semanalmente, quando faço meu planejamento (falarei sobre ele na revisão semanal), reviso esta pasta e
vejo se algum desses projetos já deve entrar nos projetos em andamento, e então posso me planejar.
Atenção: Não crio tags aqui, apenas notas. Porém, está em construção. Nada impede que seja criada
uma sub-tag para cada projeto a executar, caso você queira juntar algum material necessário para ele com
bastante antecedência. Você pode inserir um (A exec) no início da tag, para nomeá-la e saber que são
projetos a serem executados.
Projetos adiados
Aqui eu agrupo todos os projetos em que comecei a trabalhar mas, por algum motivo, foram adiados. É
muito comum, quando priorizamos nossas atividades, perceber que temos muito o que fazer e que
precisamos adiar alguns projetos e tarefas. Para não perder de vista, eu os agrupo aqui.
Para não perder todos os arquivos e notas que já relacionei ao projeto, eu apenas renomeio a tag para (Ad)
Nome do projeto. Diferente do caso acima (de projetos a executar), aqui eu já comecei o projeto e tenho
notas relacionadas – às vezes, até tarefas. Por isso, não teria como ter somente uma nota por projeto, pois
não quero perder o que já fiz.
Vale lembrar que, quando mudo o status de um projeto para adiado, cancelado ou concluído, as notas de
tarefas não podem estar com tags “ativas”, como de próximas ações, contextos e outras comentadas no post
anterior. É necessário alterar as tags das tarefas. É bem prático selecionar todas as notas e modificar as
tags uma única vez, então este procedimento não dá trabalho algum.
Projetos cancelados
Assim como há projetos adiados, há projetos que infelizmente são cancelados. Eu poderia simplesmente
excluí-los – e você pode fazer assim, se preferir. Mas gosto de arquivá-los justamente para verificar quantos
projetos eu comecei a planejar e precisei deixar de lado. Muitas vezes, percebo que um projeto importante
foi cancelado e, se eu o tivesse excluído, não teria essa log. Com o projeto listado aqui, posso fazer essa
verificação. Também pode ser útil em reuniões de planejamento ou de status de equipe, por exemplo. Você
pode até inserir os motivos pelos quais um projeto foi cancelado, arquivar um e-mail do seu gestor dizendo
que priorizasse outros etc.
Eu costumo renomear a tag como (Cancel) Nome do projeto e arrastá-lo para dentro desta tag.
Projetos em espera (aguardando resposta)

Quem é gestor ou delega projetos sabe como é gerenciar projetos que outras pessoas estão tocando. Como
ter controle sobre eles? Eu os agrupo nesta tag para revisar sempre que necessário.
A nomenclatura usada para cada tag de projeto em espera (aguardando resposta) é (Ag) Nome do projeto.
Projetos para acompanhar

Existem projetos que não estão sob a nossa responsabilidade, nem que delegamos a outras pessoas (e
precisamos acompanhar, como no item anterior), mas mesmo assim é interessante fazermos uma
companhamento.
Por exemplo, um gestor de RH pode acompanhar um projeto da diretoria que definirá a aprovação de
orçamento para a contratação de 100 novos funcionários em 2015. Não se trata de um projeto em
andamento da responsabilidade dele (do gestor), nem um projeto que ele delegou aos diretores. Trata-se
simplesmente de um projeto que deve ficar no radar, para companhar os resultados, pois pode ter qualquer
tipo de implicação em seu trabalho em um futuro próximo ou distante.
Da mesma forma como faço em Projetos a executar, aqui eu apenas crio uma nota por projeto, onde insiro
as informações, e não tags.
Manuseando projetos e tarefas

Depois de explicar todas as tags dos níveis do GTD, entrarei com mais profundidade no manuseio das tags
para tarefas, projetos, metas etc. Essa explicação conceitual anterior é importante para que, depois, o
manuseio seja compreendido. Você pode criar as tags citadas e listar seus projetos, enquanto isso. No
próximo post, falarei sobre os outros quatro níveis, que são mais simples que os níveis de tarefas e projetos.
Pretendo postar o próximo ainda esta semana, para fechar a explicação da taxonomia de tags. Depois,
escreverei outros posts demonstrando como fazer, na prática, o manuseio das notas dentro do GTD.
Também pretendo escrever sobre o planejamento e a revisão semanal.
Obrigada por tudo, pessoal. Já sabem: dúvidas, podem deixar comentários.

USAR O GTD NO EVERNOTE – PARTE 5 – ÁREAS DE
RESPONSABILIDADE
posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre áreas de responsabilidade.
O que são e como definir áreas de responsabilidade?

Nossa vida é uma só. Nós também. Isso não significa, no entanto, que a gente seja somente de um jeito, ou
tenha uma única atividade. Todos somos múltiplos – trabalhamos, temos uma família, amigos, hobbies.
Exercemos diversos papéis ao longo da vida, mas é importante refletir sobre os papéis que exercemos no
momento. São os papéis em andamento. E é sobre eles que falaremos aqui neste post.
A primeira coisa que você deve fazer é listar suas áreas de responsabilidade, que são justamente esses
papéis que exercemos. Pegue uma folha de papel. No centro, coloque seu nome ou faço um desenho que
represente você. Ao seu redor, escreva cada área de foco na sua vida. Trabalho, família, estudos etc.
Quando terminar, ligue cada uma dessas palavras ao centro do papel – você.
Não pense no passado nem no futuro que você gostaria de ter – foque no presente. Por exemplo, eu poderia
ter colocado “música”, porque a minha vida inteira eu tive banda. Porém, isso, hoje, não é algo que eu esteja
desempenhando, pois não é minha prioridade. Não tenho qualquer projeto de vida em andamento com
relação a esse papel. Logo, eu não o incluí, apesar de ele existir. Faça o mesmo. Reflita sobre todos os
projetos em andamento na sua vida e liste os papéis que você desempenha.
Essa reflexão pode ser feita constantemente – geralmente, quando você achar que está desempenhando
um novo papel ou deixando um deles de lado.
Inserindo as áreas no Evernote

Para gerenciar as áreas de responsabilidade, nós vamos criar tags dentro do Evernote. Assim:
O caractere especial escolhido para representar as tags de áreas de responsabilidade foi o = (igual). Isso
faz com que, quando a gente digitar na nota um “=”, já sejam listadas todas as áreas de responsabilidade
que temos na vida.
Como usaremos as áreas de responsabilidade?

Vamos criar uma nota para cada área, assim:
Em cada nota, falaremos um pouco sobre o que significa aquela área de responsabilidade na nossa vida.
Pode ficar à vontade para escrever o que quiser.
Para processá-la, use a tag “20.000 ft – Áreas de responsabilidade”. Isso significa que, quando você clicar
nessa tag, terá uma visão completa de todos os seus papéis sem precisar ficar clicando em cada uma das
tags.
Com relação às tags de cada área em específico, nós vamos usar nas seguintes notas:
 Metas e objetivos relacionados à área

 Projetos da área
 Tarefas avulsas relacionadas à área
Mais uma vez, o que estamos vendo aqui é a explicação para o uso de cada nível do GTD no Evernote.
Quando terminarmos de ver todos os níveis, entraremos na execução, quando veremos como tudo
funcionará na prática.
Fica como lição de casa para vocês definirem quais são suas áreas de responsabilidade e já criarem essas
tags.
Até o próximo post.

USAR O GTD NO EVERNOTE – PARTE 6 – METAS,
OBJETIVOS E VISÃO
posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre os últimos três níveis do GTD,
que correspondem às metas para os próximos dois anos, visões para 3 a 5 anos e a vida no geral.
Sobre os períodos de tempo

O David Allen faz essa divisão:
 Metas para 1 a 2 anos

 Visão para 3 a 5 anos
 Vida, onde entram os objetivos maiores
Quando falamos em metas, é legal lidarmos com o período de 1 a 2 anos, realmente, porque é um período
mais razoável para gerenciarmos nossos projetos em andamento que apenas 1 ano (como nas resoluções
de ano novo). No geral, o que está em nosso radar de hoje até daqui a 2 anos é o que temos controle no
momento. Passou disso, vira visão, pois muito ainda pode acontecer até lá. Ou seja: se estiver dentro desse
período de 24 meses, podemos lidar com metas. Se passar disso, o que podemos ter é somente uma
estimativa. Legal, né?
Na minha organização pessoal dentro do Evernote, eu faço um pouco diferente e configuro assim:
Lendo o livro de produtividade do Tim Ferriss, eu aprendi que não é legal ficar planejando metas para
períodos muito longos, porque senão a gente tira o senso de urgência e acaba usando a meta longa como
desculpa para adiar o projeto. Profundo, não? Mas foi por isso que eu resolvi quebrar as minhas metas de
hoje a dois anos em mais períodos, para ser mais específica, e também ter noção do que deve ser prioridade
para finalizar logo mesmo!
Portanto, eu tenho, no nível 30.000 ft – Metas para 1 a 2 anos, objetivos para até 3, 6, 12 e 24 meses.
Depois, no nível 40.000 ft – Visões para 3 a 5 anos, eu tenho objetivos idealizados até 3 e 5 anos. Coloco
o ano na frente para ter uma ideia, mas não acho necessário. E, em 50.000 ft – Vida, eu inventei um montão
de modas, que me ajudam muito. Vou falar sobre cada uma dessas etiquetas mais para baixo.
Diferença entre projeto e objetivo

Uma pergunta recorrente é a diferença entre projeto e objetivo. Para facilitar, meu parâmetro pessoal para
definir o que é projeto e o que é objetivo é o seguinte:
Se é uma ação pontual, que eu resolvo com uma única tacada, é uma tarefa.
Se é uma tarefa que demanda diversos passos para ser concluída, é um projeto.
Se é um projeto com diversos sub-projetos, é um objetivo.
Faço dessa maneira e assim fica descomplicado para mim.
Por exemplo: eu tenho um projeto que é “organizar meu apartamento novo”. Só que, dentro desse projeto,
eu tenho sub-projetos, como “organizar o guarda-roupa”, “organizar a despensa”, “organizar a área de
serviço”. “Organizar meu apartamento novo”, então, se torna um objetivo. Ok?
Se algum desses sub-projetos já estiver em andamento, vira uma meta para 1 a 2 anos. É assim que eu
distingo.
Se é um objetivo em que ainda não foi iniciado nenhum projeto relacionado, é muito provável que ele esteja
no nível 40.000 ft – Visões para 3 a 5 anos. Se deveria ser prioridade, então eu deveria ter pelo menos um
projeto associado a ele para que ele possa vir para um nível antes, de metas para 1 a 2 anos. Não é
mecânico – demanda reflexão da nossa parte, feita na revisão semanal.
Nível 30.000 ft – Metas para 1 a 2 anos
A ideia é criar sub-tags para as metas de 1 a 2 anos.
Mais uma vez, dividir em objetivos para 3, 6, 12 e 24 meses foi uma escolha minha, bem pessoal. Você pode
manter todas as suas sub-tags de metas para 1 a 2 anos dentro da tag 30.000 ft – Metas para 1 a 2 anos.
Ou ainda pode criar sub-tags como “Objetivos – 2014″ e “Objetivos – 2015″. Fica a seu critério. Mais uma
vez, eu prefiro assim apenas porque, para mim, funciona melhor.
Eu coloco um asterisco na nomenclatura da tag porque, quando digito * na nota, o Evernote me lista todos
os objetivos e fica mais fácil de selecionar o que eu preciso. Também coloco os meses na sequência porque
eles ficam agrupados e fica mais fácil de reconhecer. Não vou ficar desmembrando a árvore de tags toda
vez que for processar uma nota.
Os objetivos serão associados a projetos. No próximo post, eu vou falar sobre como usar as notas, tags e
cadernos na prática, então peço apenas mais um pouquinho de paciência para essa demonstração. É
importante explicar nível por nível antes de entrarmos nessa parte.
Nível 40.000 ft – Visões para 3 a 5 anos
É importante lembrar que as visões para 3 a 5 anos são apenas isso: visões. Estimativas. Não tem como a
gente saber exatamente o que vai estar fazendo daqui a 3 ou 5 anos, mas podemos ter uma ideia, pois isso
pode guiar nossos passos aqui no presente. Eu mesma vivo reformulando essa seção. Mais para baixo, vou
falar da hierarquia dos níveis e tudo ficará mais claro. Mas a ideia é fazer essa reflexão anualmente ou
sempre que entrar (ou sair) uma área de responsabilidade da sua vida.
Na nomenclatura da tag, eu uso dois asteriscos – mais uma vez, para agrupar os objetivos semelhantes. O
mesmo vale para o 03 e o 05, que agrupam os objetivos com esses períodos de tempo.
Nível 50.000 ft – Vida
Chegamos à minha parte preferida, que é a visão geral da nossa vida! É por isso que o GTD é um método
tão incrível – não se trata de gerenciar tarefas e agenda, isso é o mínimo. Estamos falando em encontrar
uma maneira de viver uma vida coerente.
Dentro de 50.000 ft – Vida, eu coloco a famosa categoria do GTD, “Algum dia / Talvez”, onde colocamos
todas as ideias interessantes para a nossa vida mas que não há espaço para trabalhar nelas atualmente.
Essa tag deve ser vista semanalmente pois, à medida que vamos concluindo projetos e alcançando
objetivos, podemos investir em coisas novas e que nunca “tivemos tempo”.
Em Big picture, eu faço um apanhado da minha vida no geral. Até hoje, me pergunto se não poderia ser uma
tag de referência, mas ela é ativa demais para ficar arquivada lá. Em Big Picture, eu tenho uma nota para
cada ano da minha vida, onde anoto marcos e informações especiais, para fazer um resumão mesmo. A
ideia é ter um registro de todos os anos que vivi, e fico feliz por ter começado a fazê-lo agora, e não com 70
anos (não ia conseguir me lembrar de nada). Então, se eu digitalizo algumas fotos da minha formatura no
ensino médio, por exemplo, basta linkar a nota na nota de ano correspondente, ou inserir uma foto nela,
para ficar bonitinha. Dá para fazer a acontecer aqui. A ideia é tão legal (eu acho) que daria para fazer um
post inteiro sobre ela, mas é que demanda digitalizar muito material que ainda não digitalizei, para ficar um
post bacana. Mas pretendo fazer assim que conseguir.
Dentro da tag “2014” (ano corrente), eu tenho as notas acima, que vou atualizando à medida que tenho
essas informações. Quando o ano for concluído, basta mesclar todas as notas e arquivá-la como “2014”
dentro da tag “Big picture”, junto com os anos anteriores, e renomear a tag “2014” para “2015”. Bem divertido!
Também gosto de deixar “Objetivos concluídos” dentro de “Big picture”, porque acho que tem a ver. Apesar
de atualmente estar arquivando os objetivos com suas tags correspondentes, estou me perguntando se não
vale a pena ter uma única nota para o objetivo concluído e, dentro dela, eu linkar o que eu quiser que tenha
sido relacionado: outros objetivos, projetos afins etc.
Em “Objetivos de lngo prazo”, entram todos aqueles objetivos que eu levarei até pelo menos 10 anos para
alcançar. Mais uma vez, se trata de uma visão, de uma perspectiva. A nomenclatura terá três asteriscos.
Exemplo: “*** Comprar uma casa em Campos do Jordão”.
Em “Objetivos de vida”, coloco todos aqueles objetivos que são o seguinte: quando eu estiver no meu leito
de morte, o que gostaria de ter feito na minha vida? Ser uma boa mãe, uma boa esposa, uma boa líder,
deixar um legado, ter estabilidade financeira – cada um tem os seus objetivos de vida. A nomenclatura, em
vez de ter um asterisco, tem um sinal de mais, só para me lembrar da cruz e da morte. Ou seja, vou morrer
um dia, então preciso me apressar para chegar nesses objetivos importantes para mim.
Por fim, tenho a tag “Valores e princípios”, que também é sugestão do David, onde eu tenho uma nota para
cada percepção de vida sobre diversos assuntos. Exemplos: “Minha visão da maternidade”. “Minha visão
sobre minha carreira como organizadora profissional”. “O que eu penso sobre o aprendizado de idiomas”. E
por aí vai. A ideia é registrar todo tipo de reflexão que eu tenha a respeito de princípios e valores da minha
vida. Para quê? Oras, para ter parâmetros para tomar decisões.
Hierarquia de objetivos, projetos e tarefas

Fica mais fácil explicar o funcionamento de todos esses níveis quando a gente utiliza um exemplo, então
aqui vai:
A ideia é que seu objetivo de vida, aquele finalzão, que você vai querer se dar por satisfeito(a) no dia em
que estiver morrendo, se transforme em uma ação imediata que você possa fazer no presente. Assim
como dar significado às tarefas que estejam em sua TO-DO list hoje. Você sabe que uma simples busca na
Internet pelas taxas de juros de uma caderneta de poupança tem que ser feita porque ela contribui para que,
no futuro, você consiga guardar dinheiro para dar entrada em um apartamento que um dia deixará de
herança para a sua família, promovendo estabilidade financeira para ela.
GTD é ou não é sensacional, minha gente?
Como lições de casa, hoje quero pedir para você:

– Pensar nos seus valores e que objetivos de vida você tem, lá no íntimo do seu ser. Esses objetivos podem mudar, mas
dificilmente irão, porque fazem parte de nosso caráter. Você observará isso, mas lembre-se de que eles não estão escritos
em pedra. Faça essa reflexão e liste os objetivos que pretende ter atingido no dia em que estiver partindo desta para uma
melhor.
– Pensar em um objetivo de longo prazo (acima de 10 anos) que contribua para que o seu objetivo de vida seja realizado.
Eles devem estar relacionados. Faça isso para cada objetivo de vida. Se não conseguir encontrar um objetivo de longo
prazo para um objetivo de vida, questione-se se esse objetivo de vida realmente é real para você.
– Pensar em um objetivo para daqui a 3 a 5 anos que tenha a ver com o objetivo de longo prazo, como no exemplo acima.
Por exemplo, se eu quero deixar dois apartamentos para deixar de herança, um objetivo para daqui a 3 a 5 anos pode
ser comprar um apartamento na planta. Faça isso também com todos os seus objetivos de longo prazo.
– Pensar em metas para 1 a 2 anos que estejam relacionadas com seus objetivos de 3 a 5 anos. Vale o mesmo raciocínio
explicado anteriormente.
– Verificar se sua lista de projetos atuais batem com suas metas de 1 a 2 anos. Se tem projetos que não tenham nada a
ver com elas, faça uma análise – está faltando objetivo ou sobrando projeto insignificante? É assim que a gente aprende
a definir prioridades.
– Por fim, garantir que todos os seus projetos tenham pelo menos uma próxima ação definida. Se não conseguir,
pergunte-se se o projeto é coerente com sua fase de vida atual. Talvez ele deva ir para “Algum dia / Talvez”, ou outro
deva sair para ele entrar.
Ou seja, bastante coisa para fazer antes do próximo post, hein, pessoal?
A ideia é analisar a vida como um todo mesmo, dar esse chacoalhão inicial, para depois ir simplesmente
administrando. É o que o GTD promove e o Evernote proporciona. Mas o cérebro ainda é só o nosso mesmo.
Até o próximo post.

PROCESSANDO NOTAS E ADENDO SOBRE
CADERNOS
posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje falaremos sobre o processamento das notas e
farei um adendo quanto ao uso de cadernos.
Entendendo o processamento
Processar é um passo básico do GTD mas, como tenho recebido muitas dúvidas sobre o processo, achei
importante fazer uma explicação breve aqui.
Quando nós coletamos informações, sejam quais forem (lembretes, anotações, tarefas, ideias etc), elas
devem entrar na nossa caixa de entrada que, no caso do Evernote, é no caderno Entrada. Para fazer isso,
não é necessário inserir tag alguma – estamos apenas coletando. A ideia aqui é ser rápido e prático, apenas
inserindo as informações ali para que a gente não esqueça nem perca pelo caminho.
Também usamos uma nota por informação para facilitar o manuseio das notas, como veremos a seguir.
Essa coleta é feita durante o dia inteiro. Sempre que tivermos alguma ideia, anotamos para não esquecer.
O caderno Entrada também agrupa o que entra enviado através de e-mails ou aplicativos como o Clearly ou
Web Clipper do Evernote.
Sempre que tivermos um tempinho, ao longo do dia, devemos processar as notas que estão no caderno
Entrada.
O que significa processar? Significa pegar nota por nota e se perguntar: O que é isso? É uma ação (tarefa)?
É um projeto? É apenas referência? É um arquivo de suporte a projeto? E por aí vai.
Ao fazer esse processamento, nós vamos classificar cada nota, atribuindo-lhe tags, ou etiquetas. Quando
fazemos isso (colocamos tags ou etiquetas), estamos processando uma nota. Logo, quando terminamos de
inserir as etiquetas, a nota deve ser transferida para o caderno Processadas.
Não deverá existir nenhuma nota dentro de Entrada com tags. Se você já classificou a nota com tags,
significa que ela já foi processada e, portanto, deverá ser transferida para o caderno Processadas.
É assim que você saberá diferenciar o que está processado (e organizado) do que o que ainda não foi e,
portanto, precisa da sua análise.
Adendo sobre o uso de cadernos

Ao montar este guia, pude prestar muito mais atenção ao meu sistema e promover melhorias.
Uma melhoria que identifiquei é com relação ao uso de cadernos. Portanto, montei outras duas versões,
alternativas ao uso de somente dois cadernos. Com que objetivo? Principalmente, pelo seguinte: o uso de
dois cadernos é minimalista e simples, atendendo a maioria dos mortais. Se você trabalha exclusivamente
com computador e notebook, deve funcionar lindamente. Porém, para quem utiliza mais dispositivos móveis,
pode ficar complicado.
O Evernote tem uma funcionalidade que se trata de escolher alguns cadernos para manter offline no seu
dispositivo. No começo, tudo bem manter o caderno Processadas no seu dispositivo como offline, mas o
que acontece quando se tem mais de 10 mil notas? Sim, além de ocupar a memória do seu dispositivo, a
sincronização fica lenta e ninguém quer perder praticidade esperando o aplicativo sincronizar. Outro ponto
é com relação ao compartilhamento. E quando compartilhamos cadernos com outras pessoas? Não dá para
compartilhar o caderno Processadas inteiro, porque senão as pessoas terão acesso a todas as nossas
informações e ninguém quer isso.
Eu tenho duas soluções para apresentar nesse caso, e então vocês poderão escolher a que mais agrada a
vocês dentre as três apresentadas neste guia. Nenhuma delas foge do nosso sistema de organização por
tags. Isso nunca vai mudar, independentemente do uso que você fará dos cadernos.
A primeira solução é a seguinte: manter uma pilha (veja o que são pilhas) de cadernos que você pode
nomear como “Projetos em andamento” ou “Cadernos compartilhados”, dependendo da sua necessidade.
A ideia é manter todos os cadernos compartilhados em uma única pilha, deixando assim, visualmente:
Entrada
Processadas
Cadernos compartilhados (pilha)
Um adendo sobre compartilhamento de cadernos, que descobri somente esta semana: se você compartilhar
cadernos que tenham notas com tags, a pessoa com a qual você compartilhou também receberá as tags,
bagunçando o sistema dela. Portanto, se for compartilhar um caderno, procure não usar tags, pois gera um
bug e não é possível para a pessoa apagar as tags que vieram migradas do seu sistema. Está bem? Ou
seja: se compartilhar cadernos, tenha em mente que precisará fazer de forma diferente da apresentada
neste guia para as notas que estarão lá dentro. Eu não compartilho cadernos com notas tageadas. Quando
preciso compartilhar, minhas notas não têm tags. Eu prefiro criar um caderno com informações novas e que
sejam suficientes para a pessoa que estará recebendo, em vez de compartilhar todo um caderno com notas
pessoais e outras anotações que eu preferiria manter de modo privado.
Outra ideia é criar cadernos temporários para projetos específicos em que você precisará baixar as notas
para deixá-las offline com antecedência, como no caso de viagens (especialmente internacionais). A mesma
regra dos cadernos compartilhados se aplica aqui: crie uma pilha para esses cadernos específicos e, quando
concluir o que for relacionado, arquive dentro de Referência geral e delete o caderno. Ficará assim:
Entrada
Processadas
Cadernos offline (pilha)
– Viagem para Acapulco
– Viagem para OZ
A vantagem de ter cadernos específicos é a de não precisar baixar todo o conteúdo do seu caderno
Processadas para o seu dispositivo. Mais uma vez, isso é opcional. Se sentir essa necessidade, não precisa
desfazer todo o seu sistema com tags aprendido neste guia – apenas crie cadernos temporários.
A segunda solução, para mim, se tornou mais viável e confesso que acho a melhor alternativa ao uso de
apenas dois cadernos. Lembrem-se: a estrutura de tags continua a mesma. Não estamos mexendo em tags,
mas otimizando o uso de cadernos, apenas. É a seguinte estrutura de cadernos:
1. Entrada
2. Tickler
3. Tarefas
4. Projetos
5. Suporte a projetos
6. Big picture
7. Referência geral
Wow, grande mudança, não? Qual a ideia aqui?
Continuamos com um caderno padrão, que é o 1. Entrada. Os cadernos estão numerados para ficarem
nessa ordem específica. Tudo o que inserimos no Evernote deverá entrar nesse caderno primeiro, até
processamos as notas, como expliquei lá em cima.
Ao processar cada nota, atribuiremos etiquetas de acordo com a sua finalidade, como já fazíamos antes. A
diferença aqui é que não teremos um único caderno para guardar tudo, mas outros seis. E o que vai em
cada um deles?
Em 2. Tickler, colocaremos tudo o que for lembrete ou informação que não caixa em absolutamente nenhum
outro caderno. Se você quiser montar sua agenda no Evernote, pode inserir aqui todos os seus
compromissos.
Em 3. Tarefas, colocaremos todas as tarefas, próximos passos. Não é para colocar tarefas concluídas, mas
apenas tarefas que você ainda precisa fazer. É fundamental, no GTD, ter a noção do que está ativo e do
que está inativo. A ideia aqui é ter uma lista com todas as suas tarefas, facilmente acessível e que você
possa deixar offline, se quiser.
Em 4. Projetos, ficarão todos os projetos em andamento. Atenção: quando eu for falar sobre o gerenciamento
das notas, no próximo post, introduzirei o conceito de MPN (master project note, ou nota master do projeto),
que basicamente é uma nota com todas as informações sobre o projeto. Somente esta nota deve ficar neste
caderno, e não todas as notas relacionadas a projetos (arquivos de suporte, tarefas etc). Vai ficar mais fácil
de entender no próximo post. Da mesma forma, o objetivo aqui é ter uma lista separada com todos os seus
projetos em andamento. Isso facilitará muito quando você fizer a sua revisão semanal ou se precisar
compartilhar essas informações com alguém. Uma ideia inclusive é fazer deste caderno uma pilha (uma
pilha com o nome 4. Projetos) e, dentro dela, inserir um caderno para projetos compartilhados. Assim, em
vez de criar uma pilha para isso, você pode organizar dentro dessa estrutura. Fica a dica!
Em 5. Suporte a projetos, devem entrar todas as notas que são relacionadas a projetos em andamento. Esta
é uma alternativa ao uso de um caderno por projeto para deixar off-line. Este caderno não ficará tão pesado
quanto um único (Processadas) para você manter offline e ter fácil acesso a todos os seus arquivos de
suporte a projetos quando precisar. Também é mais prático que ter um caderno por projeto. Uma nota de
suporte a projeto é uma nota que não é MPN nem tarefa, que é útil enquanto você trabalha em um projeto
(notas de reuniões, brainstorms, ideias, arquivos digitalizados, planilhas, ppts, relatórios e uma infinidade de
opções). São arquivos que, quando você finalizar o projeto, poderão ser arquivados dentro da sua referência
geral. Veremos mais sobre essa dinâmica no próximo post.
Em 6. Big picture, vamos inserir todas as notas relacionadas a objetivos, que vimos na parte 6 deste guia.
Em 7. Referência geral, ficarão todas as notas arquivadas – ou seja, que não estão em uso. Basicamente,
tudo o que já entra com as tags específicas de referência geral mesmo.
Se você também tiver cadernos compartilhados, pode organizar os sete cadernos acima em uma pilha
chamada GTD e deixar outra pilha para os cadernos compartilhados. Assim:
* GTD (use o asterisco para ela ficar como primeira da lista)

Cadernos compartilhados
Pessoal, isto aqui são apenas alternativas para o uso dos cadernos. Em resumo, você pode usar os seus cadernos de
três maneiras neste guia:
1. Apenas dois cadernos, Entrada e Processadas. Formato padrão, que facilita o manuseio. O ponto contra é
sobrecarregar um único caderno e, se quiser manter dados offline ou compartilhá-los, teria que fazer essa
configuração com o caderno inteiro, o que não é viável. Porém, se você não precisa compartilhar com ninguém nem
manter cadernos offline em dispositivos móveis, é o mais indicado.
2. Manter a estrutura de dois cadernos, mas criar uma pilha para cadernos compartilhados e outra para cadernos offline
temporários, para utilizar em dispositivos móveis quando tiver necessidade. Lembre-se sempre do adendo sobre as
tags, para não bagunçar o sistema do seu amigo.
3. Usar a estrutura com sete cadernos, de modo que possa deixar apenas alguns dele offline em seus dispositivos,
pesando menos. A estrutura de sete cadernos também possibilita uma visão mais prática do que é tarefa, do que é
projeto e por aí vai.
A estrutura de tags nunca muda – ela continua a mesma, com base nos seis níveis, como explicado até então. Achei
importante oferecer essas opções para cadernos porque é um gap do sistema, e fatalmente teremos que lidar com essa
questão uma hora ou outra, quando estivermos usando intensamente o aplicativo.
No próximo post, vou falar finalmente sobre o gerenciamento das notas e como fazer tudo funcionar na
prática. Já estamos finalizando e prevejo somente mais dois ou três posts até o fim da série. Dúvidas, por
favor, postem nos comentários. Obrigada!
GERENCIANDO NOTAS NA PRÁTICA
posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Hoje finalmente falaremos sobre como gerenciar as
notas na prática, depois da explicação de todos os níveis e uso das tags.
Como funciona o processamento de notas nesta estrutura

Eu criei uma nota que servia como guia no início do meu uso dentro dessa estrutura. Hoje, o processo já se
tornou dedutivo para mim, mas a nota ficou guardada como referência, para ajudar neste post. Portanto, vou
falar adiante como eu processo cada tipo de nota: tarefa, projeto, arquivo de suporte a projeto, área de foco,
objetivo e lembretes.
Como processar tarefas

A orientação é criar uma nota por tarefa, pois desta forma consegue-se manusear livremente cada tarefa.
Ao processar, cada tarefa deve ter as seguintes tags:
 Contexto*
 Prioridade
 Duração*
Se for uma nota avulsa, tagear também com a tag da Área de foco.
Se fizer parte de um projeto, tagear com a tag do projeto.
Ou seja: ou a nota é avulsa, ou ela faz parte de um projeto. Se for avulsa, a tag deve ser a da área de foco.
Se for parte de um projeto, em vez da tag da área de foco, deve ser a tag do projeto.
Nomenclatura título tarefa: “- Fazer tal coisa”. Eu uso o hífen no começo para, visualmente, a tarefa se
diferenciar das outras notas. Funciona muito bem para mim, mas é opcional.
* Nem todas as tarefas são próximas ações. Elas podem estar Aguardando resposta ou estar na
Revisão pessoal, com tags como “Ler”, “Comprar” etc. Próximas ações são tarefas que não
dependem de mais nada para serem realizadas – apenas fazer.
Muitos leitores me perguntaram se eu tageio as notas com “Próximas ações” também. Não acho necessário.
Eu prefiro usar o mínimo de tags possível – somente o que for preciso para entender do que se trata a
nota mesmo. Se vocês utilizarem o modelo com sete cadernos proposto no post anterior (parte 7), já terão
uma lista com todas as suas tarefas. Se usarem o modelo com dois cadernos e quiserem ter uma lista com
todas as tarefas, para referência, podem usar a tag Próximas ações. Ok? Fica a critério de cada um. Eu não
vejo necessidade de ter uma lista com todas as minhas tarefas (não tem finalidade alguma), mas apenas
por contexto, curação, prioridade ou projeto. Algumas notas, como projetos, objetivos, eu gosto de ter todos
listados juntos porque são necessários ao fazer a revisão semanal. Tarefas, não. Mas, mais uma vez, trata-
se de uma escolha pessoal.
Tarefas concluídas
1. Quando uma tarefa for concluída, mudar nomenclatura para “00/00/00 – Tarefa X”.
2. Trocar para a tag “Tarefas concluídas”
3. Tirar tags de contexto, prioridade e duração
4. Manter as outras (área de foco ou projeto)
Dentro de um projeto, gosto de mesclar as notas de tarefas concluídas em uma única nota, que chamo
“Tarefas concluídas – Projeto X”. A vantagem de colocar a data no início do assunto de cada uma delas é
que, ao mesclar, elas ficam como um registro de quando foram feitas.
Como processar projetos

Todo projeto deve ter uma nota master do projeto, que chamo de MPN (master project plan). É nesta nota
que você vai inserir as informações sobre o seu projeto (todas as que você quiser e achar necessárias). A
ideia da MPN é a seguinte: se alguém (seu gestor, sócio, subordinado ou outra pessoa) quiser saber um
status do projeto, você compartilha esta nota com ele, pois ela terá todas as informações necessárias. O
que cada um inserirá é pessoal e depende das necessidades do projeto, da equipe, do profissional e por aí
vai.
Para cada novo projeto, crie então uma nota master e a tageie com as seguintes etiquetas:
 10.000ft – Projetos em andamento – Aqui, o objetivo é ter uma tag que liste todos os seus projetos em
andamento. Você precisará dessa relação ao fazer a sua revisão semanal.
 Área de foco
 Objetivo relacionado
 Tag do projeto
Nomenclatura título projeto: “[MPN] Projeto”. Gosto de colocar “[MPN]” no título da nota porque é fácil de
identificar visualmente.
Crie uma tag específica para o projeto. Exemplo de tag: “! Projeto”. O uso do ponto de exclamação é aleatório
e poderia ser qualquer outro caractere especial. Eu apenas optei pelo ponto.
Projetos concluídos
Ao concluir um projeto, deve-se mudar a tag do mesmo para “2014 – Projeto concluído” e arrastá-la para
dentro de “Projetos concluídos”. Ao fazer isso, verifique quais notas deseja tagear como notas de referência,
pois muitas delas podem servir no futuro para outra coisa. Notas de reuniões, mapas mentais, arquivos
digitalizados e por aí vai. Essas notas deixam de ser arquivos de suporte a projetos para se tornarem
referência.
Fundamental entender o que está em andamento e o que está arquivado no GTD. Quando usamos tags,
estamos definindo isso. Logo, se uma tag de tarefa tem um contexto, é porque ainda não foi concluída. Ao
ser concluída, ela não pode mais ter a tag de contexto, somente a de tarefas concluídas. O mesmo vale
para projetos. Não mantenha tags de coisas em andamento para não se confundir. Sempre mude as tags.
Como processar arquivos de suporte a projeto
Quando um projeto está em andamento, tudo o que for relacionado a ele (e não for nem MPN, nem tarefa)
é considerado arquivo de suporte a projeto. O David Allen utiliza este termo para diferenciar o que está em
andamento do que está arquivado.
Notas que já estão arquivadas em referência geral podem ser usadas como arquivos de suporte a projetos?
Claro que sim. Não precisa tirar de referência – apenas coloque nela também a tag do projeto em questão,
para ficar fácil de acessá-la junto com os outros arquivos do projeto.
Uma nota que seja arquivo de suporte a projeto deve ter somente a tag do projeto. Quando o projeto for
concluído, caso haja interesse em arquivá-la como referência geral, utilize as tags adequadas. Pode manter
a tag do projeto concluído, se você achar necessário ter como referência futura. A escolha é sua. Não há
regras escritas em pedra aqui, apenas sugestões.
Como processar áreas de foco

Ao definir uma área de foco da sua vida, vale a pena criar uma nota sobre ela, explicando do que se trata.
Nada muito complexo – apenas uma definição. Esta nota deve ser tageada com “20.000 ft – Áreas de foco”,
pois assim você pode ter uma visão geral ao fazer a sua revisão semanal.
Crie também uma tag para a sua área de foco, dentro da tag citada acima. A tag deve ser assim: “=
Família”. O uso do sinal de igual é aleatório e poderia ser qualquer outro caractere especial. Eu apenas optei
por ele.
Como processar objetivos

Crie uma nota master para o objetivo. Eu utilizo a nomenclatura com um asterisco na frente apenas para
facilitar. Exemplo: * Objetivo Z. Nesta nota, eu escrevo informações que descrevam o objetivo. Nada muito
complicado também – é apenas para saber do que se trata, quando pretendo alcançar, o que espero dele
etc.
Crie uma tag específica para o objetivo. Falei mais sobre essas tags na parte 6 deste guia. Favor ler, para
entender melhor como fazer.
Tagear, além disso, com a área de foco relacionada.
Objetivo concluído
Mantenha somente a nota do objetivo arquivada (exclua a tag). Tageie em “Objetivos concluídos”.
 Mude título da nota para “2014 + Objetivo concluído”

 Mantenha as outras tags
 Linke notas afins (projetos, tarefas avulsas relacionadas)
Nem toda tarefa e nem todo projeto estará relacionado a um objetivo – vale lembrar. Também fazemos
coisas que não contribuem com objetivos que temos.
Como processar lembretes

Sempre que precisar inserir algum lembrete no sistema, utilize somente a tag do dia ou do mês dentro do
Tickler. Não utilize o sistema de lemberetes do Evernote. Além de ficar poluído visualmente, o GTD não
propôe o uso de alertas, mas sim uma revisão diária e semanal para facilitar a execução. Isso será assunto
do nosso próximo post.
Pessoal, estamos quase acabando esta série de posts. Espero conseguir concluí-la ainda esta semana. Nos
próximos dois posts, falarei sobre como funciona a execução diária e a revisão semanal dentro desse
sistema, e então encerraremos.
Obrigada por tudo e espero que muitas das dúvidas de vocês tenham sido esclarecidas com o post de hoje
(acredito que sim). Até o próximo.
USAR O GTD NO EVERNOTE – PARTE 9 – COMO
FAZER A REVISÃO SEMANAL E O PLANEJAMENTO
DAS ATIVIDADES
posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Os posts até a parte 8 já correspondem a todas a
estrutura do guia. As partes 9 e 10 falarão mais sobre conceitos do GTD e como eles conversam com a
estrutura que montamos no Evernote. Hoje falaremos sobre como utilizar o Evernote para fazer nosso
planejamento semanal de maneira eficaz para facilitar a execução no dia a dia – tema do último post.
O que é o planejamento semanal

Uma das técnicas que mais fazem o GTD dar certo é a revisão semanal. Entende-se que planejar a semana
é mais eficaz que planejar o mês ou o dia. Em um mês, as prioridades mudam muito rápido, enquanto que,
se planejarmos todos os dias, perderemos muito tempo nisso e tenderemos a focar no que for urgente,
perdendo a visão macro.
Você deve separar um par de horas em algum dia da semana para fazer isso. O David Allen recomenda que
você faça na sexta-feira, pois sua mente ainda está fresquinha com os acontecimentos da semana. Eu gosto
da sexta e faço pela manhã, pois ainda tenho o período da tarde para lidar com outras pendências.
Como fazer
A ideia é que você analise a semana que vem a seguir, todos os seus compromissos, para saber onde
investirá o seu tempo e como encaixar as tarefas relacionadas a projetos.
A revisão passo a passo no Evernote é a seguinte:
1. Verifique sua agenda para a semana seguinte, no dispositivo que for (agenda de papel, do Google, do
Outlook ou aagenda montada no Evernote). Veja se todos os compromissos da semana que vem estão
inseridos lá (reuniões, consultas, deslocamentos, encontros, jantares, almoços com pessoas, festinhas e
tudo o mais que tiver data e hora). Feito isso, verifique quanto tempo você tem disponível em cada dia,
tanto no horário comercial quanto nas outras horas. Garanta que cada dia tenha um tempo reservado
para imprevistos – de 2 a 3 horas, pelo menos. Ou seja, cada dia, dentro do horário de trabalho, deve ter
de 2 a 3 horas livres para atender demandas de última hora e imprevistos. É claro que, se você tiver um
dia cheio de reuniões, não há o que fazer. Porém, se você tem os dias livres, lembre-se de deixar sempre
essa margem para imprevistos.
2. Dê uma olhada nos seus objetivos de curso prazo e veja se todos eles têm projetos em andamento.
Se algum não tiver, questione o objetivo ou pense em projetos (ou simplesmente designe uma ação
chamada “Definir projetos para o objetivo X”, para fazer depois do seu planejamento).
3. Abra a sua lista de Projetos em andamento. O que você precisará analisar aqui: se todos os projetos
em andamento têm uma próxima ação relacionada. Se um projeto não tiver próxima ação definida, ele
deve ter outro status que não em andamento (aguardando, delegado, algum dia / talvez, adiado,
cancelado e por aí vai). Todo projeto em andamento deve ter uma próxima ação para ser considerado
um projeto em andamento.
4. Veja o seu Tickler no Evernote. Veja primeira se tem alguma ação que ficou atrasada da semana que
está acabando. Se está atrasada, ou precisa ser feita ainda hoje (na sexta) ou deve ser priorizada na
semana seguinte. Logo, você pode atribuir as tags dos dias novos a elas. Aqui fica uma dica legal: se a
tarefa levar mais de 25 minutos para ser realizada ou demandar muita atenção de sua parte, vale a pena
encaixar um espaço na sua agenda, ou no seu calendário, mas somente depois de ter colocado tudo o
que tem prazo (item 1). Também no Tickler, verifique o que está programado para a semana que virá e
faça o mesmo procedimento da agenda/calendário. Isso te dará uma dimensão melhor de quanto tempo
tem disponível (ou se não tem, precisando rearranjar suas prioridades). Lembre-se de manter as horas
para imprevistos livres.
5. Eu tenho um hack para a agenda que serve para colocar essas tarefas que podem ser flexibilizadas (eu
sei que precisarei de meia hora para tarefa X na próxima semana, mas não sei em que dia). Isso ajuda
a verificar o que pode ser alterado o dia e horário ou não. Veja aqui.
6. Depois de verificar seu Tickler, verifique as tarefas que estão na tag Prioridade alta – ou seja, aquelas
que você precisa fazer esta semana. O procedimento é o mesmo do item 2, com relação ao
calendário/agenda. Se forem tarefas mais rápidas, de menos de meia hora, ou que não demandem tanta
atenção, deixe somente com a tag de Prioridade alta mesmo.
7. Na sequência, veja as tarefas que estão na tag Prioridade média. Essas são as tarefas que você
designou para “a semana que vem” – a semana que estamos planejando. Logo, devem ser vistas agora.
Talvez algumas virem Prioridade alta. Este é o momento de analisar e alterar as tags, além de inserir no
calendário/agenda, se for o caso (explicado no item 2).
8. À medida que for revisando as tarefas e projetos, altere as tags para concluídos, cancelados, adiados
etc, de acordo com o status atual.
9. Revise as tarefas e projetos que estão delegados a outras pessoas para verificar se precisa fazer algum
tipo de cobrança ou acompanhamento mais próximo. Se precisar, colete como ação para fazer depois do
planejamento.
10. Verifique também sua lista de Algum dia / Talvez para ver se há algum projeto ou tarefa que você pode
incorporar à sua vida neste momento.
Muitas pessoas que começam no GTD dizem que demoram muito para montar o planejamento semanal,
mas eu aprendi (também demorando para fazer) que, quando demora, é porque começamos a executar
coisas enquanto fazemos o planejamento. Por isso, se identificar alguma ação enquanto estiver montando
seu planejamento, colete para processar depois – não faça no meio do planejamento, interrompendo-o
desnecessariamente.
Não precisa complicar muito a revisão. Procure, sempre que possível, ter processado toda a sua caixa de
entrada (inclusive as de e-mails e papéis digitalizados) para fazer essa revisão, porque aí você terá todas
as informações possíveis para montar seu planejamento. Por isso, vale a pena ir processando todos os dias,
aos poucos, ao longo do dia, nas pequenas janelas de tempo, porque isso ajuda a não acumular.
Feito seu planejamento, encerre sua semana com a cabeça tranquila sabendo que conseguiu analisar seus
projetos e priorizar tarefas para a semana que vem. E, quando a semana que vem chegar, bastará chegar
e executar. A ordem da execução vocês verão no último post da nossa série, que postarei nos próximos
dias.
Dúvidas, favor deixar comentários! Obrigada.

USAR O GTD NO EVERNOTE – PARTE 10 – COMO
FUNCIONA A EXECUÇÃO DIÁRIA
Hoje o post traz a Parte 10 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o GTD no Evernote.
Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e Evernote. Chegamos ao nosso último post, quando
falaremos sobre a execução diária. Ou seja: depois de organizarmos todo o nosso sistema dentro do
Evernote e planejarmos a nossa semana, como devemos manusear nossas tarefas diariamente?
O que o GTD fala sobre execução

Todo o GTD existe para melhorar nossa experiência de execução. Não queremos trabalhar apagando
incêndios, sem o mínimo de planejamento e perdendo prazos. Queremos saber planejar e fazer a coisa
certa na hora certa, sem dúvidas, deixando a nossa mente tranquila como água.
No livro, o David Allen fala que a nossa execução deve ser pautada pelos seguintes critérios (nessa
ordem):
1. Contexto
2. Tempo disponível
3. Nível de energia
4. Prioridade
Quando montei a primeira versão do meu sistema no Evernote, eu coloquei também nível de energia dentro
dos parâmetros de próximas ações. Como achei que era uma tag a mais para manusear nas notas de
tarefas, acabei tirando. Porém, se você achar que pode te ajudar, talvez valha a pena testar. Eu tinha dois
critérios, que eram Energia alta e Energia baixa. Ou seja, aquelas tarefas que demandavam grande atenção
da minha parte e aquelas que eu podia fazer mais ou menos no piloto automático.
Portanto, o que o David está dizendo é que, quando a gente estiver procurando alguma coisa para fazer, é
para olhar nesta ordem: contexto em que está inserido (por exemplo: @ casa), tempo disponível (ex: 20
minutos), nível de energia (estou disposto ou indisposto?) e prioridade (o que for mais importante vem antes).
É assim que a gente decide o que deve ser feito quando tem tanta coisa para fazer a não sabe por onde
começar. Essas decisões a gente toma em dois momentos. Primeiro, quando processamos nossas tarefas.
Segundo, no planejamento semanal.
Vocês já devem ter percebido que temos grandes chances de decidir que uma tarefa tem prioridade super
alta quando a processamos mas, no planejamento semanal, ao compará-la com outras atividades,
percebemos que ela tem prioridade média, diante das outras. Isso é super comum, mas só mostra como é
importante a gente fazer a revisão semanal. Sem ela, priorizamos de forma equivocada o que precisamos
fazer e isso atrapalha a nossa execução. O sinal de alerta de que estamos fazendo o GTD errado é quando
vamos executar algo no nosso dia a dia e pensamos “opa, não, eu deveria estar fazendo aquela outra coisa
mais importante”. Mas não se cobre tanto. A cada planejamento semanal, aprendemos um pouco sobre
nossas prioridades na vida. Eu mesma, depois de mais de oito anos usando o GTD, ainda erro na minha
revisão semanal. Justamente porque não existe um modelo certo – a vida muda o tempo todo. Nossas
prioridades mudam, e ainda bem. Fico fascinada com essa construção que fazemos em nossa vida.
O David tem três pontos sobre a execução. O primeiro, como falei, foi o de definir o que fazer de acordo com
o contexto, tempo, energia e prioridade. O segundo ponto diz respeito ao planejamento e aos imprevistos. No
nosso dia a dia, executamos três tipos de trabalhos:
1. Trabalhos pré-definidos, que planejamos em nossa revisão semanal

2. Trabalhos que aparecem no dia (urgências, imprevistos)
3. A definição do seu trabalho (ou seja, o tempo que a gente leva coletando, processando, organizando,
planejando etc.)
No post anterior, sobre o planejamento semanal, eu comentei a importância de a gente deixar períodos do
dia para esses trabalhos que não foram planejados, porque eles inevitavelmente acontecerão. O que é
interessante aqui é que, quanto mais autonomia você tem no seu trabalho, mais consegue planejar os seus
dias. Cargos mais operacionais costumam ter que deixar muito mais horas dedicadas a esses trabalhos do
tipo 2. Esses são os três tipos de coisas que você acaba fazendo no seu dia a dia. Eles servem para você
ter uma ordem de execução – se tiver que escolher o que fazer primeiro, deve antes de qualquer coisa fazer
o que você se propôs a fazer naquele dia (ou seja, olhar sua agenda ou seu calendário), depois lidar com
os imprevistos ou trabalhos que entraram e só então cuidar da sua organização – processar tarefas,
organizar seu sistema e por aí vai. Eu gosto de falar sobre isso porque eu sou aquela pessoa que, se deixar,
fico o dia inteiro “organizando o meu sistema”, porque gosto muito de fazer isso. Se eu não tiver disciplina
para fazer o que me propus a fazer (e o GTD é todo em cima disso – da disciplina), então milagres não
acontecerão. Se eu, no meu planejamento semanal, estabeleci que tal coisa deve ser feita em tal dia, é
porque realmente precisa ser feita. Não é uma lista de desejos. E esse é o aprendizado que a gente tira a
cada revisão semanal – aprende a distinguir o que tem prazo realmente do que é só vontade.
O terceiro ponto do David é sobre os seis níveis – o GTD vertical. Foi como montamos toda a nossa
estrutura do Evernote, porque faz sentido. Este terceiro ponto também serve para a gente tomar decisões
de execução. Veja, se você estiver em dúvida se deve ou não executar uma tarefa, ou então decidir entre
duas tarefas muito importantes, ou dois projetos que são prioridade, basta “desempatar” pelo critério dos
seis níveis. Que, relembrando, são os seguintes:
 50 mil pés: Valores e princípios de vida

 40 mil pés: Visão a longo prazo
 30 mil pés: Objetivos de 1 a 2 anos
 20 mil pés: Áreas de responsabilidade
 10 mil pés: Projetos em andamento
 0 pés: Tarefas (próximas ações)
Suponhamos que você tenha apenas 1 hora sobrando no seu dia e 2 tarefas igualmente importantes: mesmo
contexto, mesmo nível de energia, mesma prioridade. Qual delas você deve fazer? Basta passar para o
nível seguinte e se perguntar: alguma delas faz parte de algum projeto? Se sim, você faz essa tarefa. Você
prioriza a que está um nível acima – ou seja, não é uma tarefa pontual, mas diz respeito a um projeto maior,
que tem outras tarefas dependentes desta que você está prestes a fazer.
Agora, suponha que as duas tarefas estejam ligadas a projetos, ou nenhuma das duas esteja. Então você
parte para o próximo nível, que é o de áreas de responsabilidade. Quando a gente estuda nossas áreas de
responsabilidade, pode perceber que damos mais importância para uma que para outra, gerando um
desequilíbrio. Se você estiver buscando esse equilíbrio, deve então executar a tarefa que esteja relacionada
a essa área que você quer equilibrar. Veja só que interessante, como o GTD traz qualidade de vida em
pequenas decisões como essa.
Mas pode acontecer de ambas as tarefas estarem relacionadas à mesma área de responsabilidade
(trabalho, família ou outra). Então você se pergunta se ela está ligada a algum objetivo maior, de 1 a 2 anos.
E por aí vai, até chegar ao último nível. No final das contas, pode ser que a tarefa seja decidida por um
dilema moral seu, só seu. Ambas as tarefas são importantes, estão relacionadas a projetos, mesma área de
responsabilidade, correspondem a objetivos de curto e longo prazo, mas uma delas não contribui em nada
para algo que você tem como um grande valor seu, ou princípio. Pode envolver até mesmo questões éticas.
Então você saberá decidir. Sua decisão não foi tomada às cegas, mas com respaldo. Você fica com a
consciência limpa, sabendo que a escolha que você fez é coerente, e não fica se lamentando por isso. Isso
é o GTD.
Na prática
Ao chegar no trabalho, a primeira coisa que você deve não é abrir seus e-mails nem sua lista de
tarefas, mas a sua agenda ou calendário. Se você estiver usando a agenda do Google, abra a agenda do
Google. Se estiver fazendo a agenda no Evernote, abra a agenda no Evernote. Se estiver usando agenda
de papel, abra sua agenda de papel. O mesmo vale para todas as outras agendas.
O que terá ali? Na sua agenda, no dia em questão, terá o que você priorizou quando montou seu
planejamento semanal. O que está ali é o que irremediavelmente deve ser feito, independente das
condições. “Ah, mas não vou conseguir fazer tudo isso”. Se você acha isso, então você mentou o seu
planejamento errado. Fica como lição para o próximo. Colete essa informação para relembrar na próxima
revisão e comece a trabalhar.
Na sua agenda, você verá três tipos de tarefas:
1. Compromissos com data e hora, como reuniões, consultas médicas e jantares

2. Tarefas que demandam atenção ou levam mais de meia hora para serem feitas
3. Tarefas e lembretes mais rapidinhos, que você pode fazer encaixando ao longo do dia, nas frestas entre
um trabalho e outro
Eu costumo usar duas cores na minha agenda – uma cor padrão para as tarefas de tipo 1 e uma cor de
menos destaque para as de tipo 2 (clique aqui para ver como fazer). As de tipo 3, eu deixo como
“compromissos de dia inteiro”, o que significa que elas não ocuparão espaço ao longo do meu dia, mas
aparecem lá em cima, antes dos horários. Assim:
Esse é o print de um dia aleatório pego na minha agenda. Camuflei alguns compromissos para não expôr
nomes e lugares, por questão de privacidade. Nesse dia, eu trabalhei em casa, o que foi bom. Eu costumo
trabalhar das 8 às 19, porque faço duas horas de almoço para poder levar meu filho na escola, mas isso
pode mudar no dia a dia, dependendo dos compromissos. O que eu sabia, nesse dia, é que teria dois
compromissos com data e hora: uma reunião de manhã e um almoço combinado. Tive duas tarefas de
trabalho mais demoradas (a revisão semanal e a revisão de um documento grande) e duas tarefas pessoais
que precisei bloquear um tempo no meu calendário (preparar o jantar e estudar inglês). São tarefas que eu
sei que vou fazer, sei que levam tempo, então acho importante colocar na agenda, porque posso
dimensionar melhor quanto tempo eu tenho. Percebam que eu inseri também o período em trânsito até a
minha casa, depois do almoço, para não correr o risco de alguém marcar uma reunião, por exemplo, achando
que eu estavisse livre. Eu também sei que verei meus e-mails duas vezes no dia, então inseri as duas vezes
em que isso aconteceria.
Na prática, o que está em azul não pode ser mudado, mas o que está em cinza, sim. Isso significa que aquilo
não tem data e hora certa para acontecer – posso manusear à vontade. Por exemplo, eu poderia estudar
inglês das 22 às 23, se eu quisesse, ou fazer o jantar mais cedo. Também poderia checar meus e-mails em
outros horários, ou trocar a revisão semanal pela revisão do e-book. São eventos que posso manusear. O
que está em azul não.
Outra coisa a se observar ali em cima: os lembretes que aparecem antes dos horários. Você pode optar por
colocar na sua agenda ou no seu Tickler, no Evernote. Não há certo ou errado – veja o que facilita para
você. Dá na mesma.
Por fim, gostaria de chamar atenção para o seguinte fato: vocês estão vendo períodos vazios ao longo do
meu dia? Significa que eu fiquei sem trabalhar nesses horários? Não não! Significa apenas que não pré-
determinei nenhum trabalho – deixei esse tempo para possíveis imprevistos. Caso não apareçam
imprevistos, eu vou ficar sem fazer nada? Óbvio que não. Vou trabalhar nos pontos do David que discuti
acima: contexto, tempo, energia e prioridade. E assim vão os meus dias.
Isso significa que eu sigo a seguinte ordem, de acordo com o GTD:
1. Faço tudo o que tem na minha agenda, que eu planejei para este dia
2. Vejo o que tem no meu Tickler do Evernote (que nada mais é do que um sistema de agenda, de
lembretes), que são as tarefas que preciso executar hoje
3. Trabalho nas minhas listas de próximas ações de acordo com o contexto, tempo, energia e prioridade
Sem segredo, é assim que a gente vai executando, dentro do GTD. Não perdemos prazos, nem prioridades,
nem deixamos de fazer alguma coisa pelo simples fato de esquecê-la ali. Não, para isso temos a nossa
revisão semanal, que nos “obriga” a ver tudo o que precisamos fazer e priorizar semanalmente. Nenhum
veio fica aberto desse jeito.
Utilizando atalhos no Evernote

Para facilitar sua experiência no Evernote, você não precisa ficar procurando tags enquanto trabalha. O
Evernote tem um recurso de atalhos que, para visualizar, basta você clicar em Exibir > Painel esquerdo >
Mostrar atalhos. Ele ficará no topo da sua barra lateral esquerda. Ali, você pode colocar atalhos para notas,
cadernos e tags específicas. Recomendo que coloque as seguintes:
 Dia X (tag do dia em que está trabalhando, que está no seu tickler)
 00 – Mês (tag do mês em questão, que pode ter ações mensais recorrentes)
 Dia da semana (tag do dia da semana em que está, pelas tarefas recorrentes)
 @ Contexto (contexto em que está, ou deixar todos os contextos, se quiser facilitar)
 Duração – X (tag com a duração das tarefas – eu deixo as três)
 Prioridade alta (mantenho a tag de prioridade alta até ela zerar – e aí substituo pela de prioridade média)
Dessa maneira, tudo o que preciso saber para executar está facilmente acessível, sem ter que ficar
procurando ao longo do dia. Caso eu precise de algo que não esteja ali, é muito fácil de encontrar também
– seja pelas tags como pela busca. Porém, com os atalhos, não preciso fazer isso o tempo inteiro.
Para enviar uma nota, tag ou caderno para os atalhos, basta clicar com o botão direito em cima dela e em
“Adicionar a atalhos”.
Encerramento
Pessoal, estou encerrando aqui hoje a nossa série sobre o GTD no Evernote. Esta foi uma série para quem
já usava o GTD e já conhecia o Evernote, mas buscava um “norte” para configurar o sistema. Espero de
verdade que este guia tenha ajudado. Todos os posts deste guia podem ser encontrados na tag: Guia
definitivo GTD e Evernote.
Lembre-se que, com o tempo, é muito saudável testar o que funciona melhor para você e ir testando
mudanças, sempre no sentido de simplificar e deixar seu sistema mais prático. Pode parecer que tem muita
coisa para manusear no começo, e isso requer disciplina até virar algo natural. Para mim, é um modelo que
considero simples de seguir, mas no começo tive que conferir minhas próprias orientações muitas vezes.
Portanto, se vocês vêem que é um modelo que funciona e que pode trazer benefícios para a sua
produtividade, peço que testem com carinho durante algum tempo, porque só assim a gente consegue fazer
algo virar hábito mesmo. Se depois de uns dois meses testando (testando de verdade) você achar que pode
mudar algo, faça! Promova essas mudanças, mas pelo menos você promoverá mudanças com base em sua
experiência do que funciona melhor para você.
Já estou trabalhando em um modelo um pouco mais simples para quem é iniciante tanto no GTD quanto no
Evernote e pretendo postar em breve. Uma versão deste modelo será apresentada sábado, na turma aberta
da Call Daniel que ministrarei aqui em São Paulo. Quem tiver interesse, então, pode se preparar, que o
material está ficando muito bacana. Venho trabalhando intensamente nele. Restam poucas vagas, então
vale a pena se inscrever logo.
Além disso, também montei um guia para aplicação do GTD no Toodledo (também a pedido de um aluno
da Call Daniel que acompanha o blog), e devo postar nos próximos dias, pois já está pronto.
E é isso! Espero que tenham gostado deste guia. Podem continuar postando perguntas, mesmo nos posts
mais antigos, pois vejo todos os comentários.
Obrigada por tudo pessoal.

APRENDA GTD
06MAY 2015
O FUNDAMENTAL DO GTD
O David Allen dividiu recentemente o aprendizado do GTD em três níveis: o fundamental (com base nos 5
passos),projetos e prioridades e foco / direção. Os dois primeiros são cursos que já existem, e ele está
trabalhando no terceiro, que deve ser disponibilizado até 2016. Todo esse conhecimento está em seus livros
e materiais publicados (não são novidade). Os cursos são uma maneira de ele deixar seu legado nas mãos
dos “filhos” – ou seja, instrutores multiplicadores treinados ao redor do mundo para continuar espalhando o
GTD depois que ele morrer. Falei um pouco mais sobre isso em um texto anterior (O que eu aprendi com
David Allen em Amsterdam).
Por que eu quis comentar sobre essa divisão do GTD em três níveis? Porque ela vai delinear muito esta série
que vou postar aqui no blog. O GTD é uma habilidade para toda a vida, com níveis múltiplos de maestria.
Existem muitas técnicas para aprender e implementar, e não existe fim onde você pode chegar. No post
anterior, eu falei um pouco sobre o caminho do faixa-preta, que pode servir como referência para quem está
chegando agora aqui para acompanhar esta série.
O fundamental do GTD, que começaremos a ver hoje, diz respeito ao controle do seu workflow atual:
agenda, compromissos, interrupções, e-mails, tarefas, rotinas. É tão a base de tudo que o David chama
de ground (chão) – ou seja, não adianta você ter objetivos mais elevados se não consegue pensar neles
porque sua mente está ocupada com o e-mail que você deveria ter enviado na sexta-feira. Logo, você precisa
colocar primeiro esse nível em ordem, para depois focar no resto.
Vamos conhecer os cinco passos do GTD então:
Passo 1: Capturar
Colete o que tem a sua atenção. Use uma caixa de entrada, um caderno, um bloco de notas ou meios digitais (Evernote,
e-mails) para capturar 100% daquilo que tem sua atenção. O objetivo aqui é tirar as coisas da sua cabeça para que ela
fique livre para pensar. Pequenas coisas, grandes coisas, pessoais e profissionais.
Passo 2: Esclarecer
Tome uma decisão com relação a cada item que você coletou. Pegue cada item capturado e pergunte-se: isso demanda
algum tipo de ação? Se não, jogue fora, incube para referência futura ou arquive. Se sim, decida qual é a próxima ação
requerida. Se levar menos de 2 minutos, faça na hora. Se não, delegue se puder. Se você mesmo tiver que fazer,
coloque em sua lista de tarefas ou de projetos, se tiver mais de um passo para ser concluído.
Passo 3: Organizar
Coloque cada coisa em seu lugar. Nada de deixar post-its no projetor. Crie listas em categorias que façam sentido para
você. Por exemplo: ligações para fazer, coisas para resolver na rua, e-mails para enviar etc. Organize seu arquivo de
referência (ex: documentos). Suas informações devem ser organizadas de modo que sejam fáceis de ser encontradas.
Perceba que Organizar é apenas um dos passos do GTD. GTD não é uma metodologia de organização, mas de
produtividade.
Passo 4: Refletir
Revise frequentemente suas listas para definir prioridades. Assim, você nunca perderá nada de vista. Faça uma revisão
semanal para se planejar, atualizar suas listas e recuperar seu foco.
Passo 5: Engajar
Simplesmente execute. Use seu sistema confiável para executar com tranquilidade, sabendo que o que está fazendo é
realmente a coisa certa na hora certa. Todo o GTD é voltado para a execução com significado.
Ao longo da série, vamos explorar com calma todos esses cinco passos.
Mão na massa
Este é o nosso terceiro post e eu gostaria de já entrar na parte prática para que vocês não fiquem apenas
lendo, lendo e lendo. A ideia é que o aprendizado teórico entre junto em cada fase abordada aqui.
O objetivo desta série é fazer com que você aprenda a usar o método GTD. Primeiro, vamos fazer um passo-
a-passo para saber o que você precisa ter para implantar a metodologia, quanto tempo e o que fazer
inicialmente. Então, começaremos a trabalhar nos cinco passos descritos acima, de modo que você possa ir
se habituando a cada uma das práticas que vamos expôr.
É importante saber que você não precisa de habilidades extraordinárias para ser mais produtivo nem gastar
dinheiro com coisas. O que você pode precisar, no entanto, é de um guia encorajador, então é para isso que
estou aqui nesse momento. Eu espero que esta série cumpra com seu papel.
Quanto tempo vou precisar investir nesse começo?

A ideia é que você invista de duas a três horas para fazer a sua primeira captura completa. Você pode fazer
em um final de semana ou feriado, “se não tiver tempo”. Lembre-se que este é um investimento em você. Se
achar que não vale a pena, não é obrigado a fazer.
Depois, você precisará processar todo esse material capturado, o que pode levar de seis a oito horas. O
processo demora porque serão muito itens e a ideia é que você pense com inteligência sobre eles. Você quer
ter controle sobre a sua vida, certo?
É importante saber que, no dia a dia do GTD, não será necessário gastar tudo isso de tempo. Estamos
falando do começo, para quem nunca fez uma coleta na vida. Se você já coleta seus itens habitualmente e
está utilizando a série como guia para revisão, não precisa passar novamente por este passo. Por experiência
própria, gosto de uma vez por ano repetir esse processo para garantir que não esteja me escapando nada.
Procure não fazer esse processo depois de um dia de trabalho, quando sua mente estará cansada. Você
precisa de concentração para lidar com essas informações.
Tente também não deixar passar muito tempo entre a captura e o processamento, porque você pode perder
mais informações nesse meio-tempo. Se lembrar de mais coisas, continue capturando.
Que materiais eu vou precisar?

Basicamente, itens rotineiros de escritório:
 papéis para anotar (muitos)

 canetas
 post-its
 clips
 grampeador
 fita adesiva
 elásticos
 rotuladora (opcional, mas recomendo pela praticidade)
 uma agenda ou calendário
 uma lixeira vazia
Também serão necessárias ferramentas de captura. No geral, as pessoas costumam ter as seguintes
ferramentas utilizadas como caixa de entrada:
 caixa de entrada física, daquelas de plástico, madeira, couro ou qualquer outra similar
 cadernos, blocos de notas, post-its
 computador, smartphone, tablet
 dispositivos de gravaçãod e voz
 e-mails
O que é importante é que você estabeleça um lugar para ser a sua caixa de entrada. Recomendo que seja um
lugar físico, para simplificar.
Providencie os itens citados acima para que possamos começar.
1. Organize seu espaço de trabalho

A primeira coisa que você vai fazer para começar a usar o GTD é organizar o seu espaço de trabalho. Ele
precisa estar organizado para começarmos de fato, pois não dá para trabalhar em um lugar bagunçado.
É importante que esse seja um espaço pessoal seu, e não dividido com um colega de trabalho ou membro da
família. Não precisa ser um cômodo inteiro ou uma mesa – mas os limites precisam estar definidos.
O que você precisará ter nesse espaço: superfície suficiente para escrever e uma caixa de entrada. Só.
Você também pode querer ter:
 um telefone
 um computador
 uma bandeja para ser a caixa de entrada
 gavetas para pastas suspensas
 estantes ou prateleiras
Dica legal: se você trabalha bastante fora ou viaja muito, vale a pena ter (também) um “escritório em
trânsito”. Você pode providenciar uma pasta ou mochila com pastas e todos os itens que você precisa.
2. Organize um arquivo de referência

Depois de organizar o seu espaço de trabalho, é fundamental organizar um arquivo de referência, onde você
guardará documentos e toda sorte de arquivos que precisam ser mantidos.
Você pode criar esse arquivo digital ou fisico, ou ter os dois. Como o David diz, “quando eu não precisar
mais usar cartão de crédito e passaporte, terei um arquivo só digital”. Infelizmente, ainda usamos muitos
itens físicos e de papel na nossa vida, mas você pode digitalizar o máximo que você puder.
Dicas para o arquivamento digital

 Use uma boa ferramenta, como o Evernote, Dropbox ou Google Drive. Procure ter uma única ferramenta
de referência para não confundir, mas é importante que faça sentido para você, então faça como achar
melhor. Você também pode usar HDs externos, CDs e outros dispositivos. Eu utilizo o Evernote
atualmente.
 Nomeie os arquivos de maneira inteligente, em vez de apenas inserí-los na ferramenta. Nomear direito
facilita a busca.
 Estabeleça rotinas para saber o que entra ali e como será a logística de manutenção. É importante que o
arquivo fique atualizado e você descarte o que não precisa mais com uma certa frequência.
Dicas para arquivar papel
 Digitalize o que puder. Mantenha em papel somente o que precisa ser de papel mesmo. Fica a seu
critério, mas no geral são documentos, comprovantes, assinaturas.
 Estabeleça um lugar para arquivar o que você tem. Pastas suspensas, caixas, pastas em prateleiras,
fichários – depende do seu gosto pessoal. Atualmente eu utilizo um móvel com três gavetas para pastas
suspensas (uma das gavetas é usada para outra finalidade).
 Não complique ao arquivar e use um sistema de ordem alfabética. Se você organizar com vários temas,
pode se perder na hora de arquivar. Aqui você precisa ser o mais dedutivo possível para você. Também
não existe a necessidade de usar cores – isso é complicação.
 Criar pastas novas deve ser algo muito fácil de se fazer, senão com o tempo seu sistema será chato de
atualizar. Por isso eu recomendo você ter uma rotuladora lá em cima – ela facilita bastante no dia a dia.
Tenha também pastas reservas prontas para o uso.
 Uma vez por ano, mais ou menos, revise seu arquivo para jogar fora o que não precisa mais, digitalizar
algumas informações e fazer uma atualização geral.
 Trabalhe com tempo no seu arquivo de referência. Geralmente, quando o montamos pela primeira vez,
leva um tempinho até que ele esteja em ordem.
 Não deixe suas gavetas cheias, senão o manuseio fica difícil e você vai se irritar. Seu sistema deve ser o
mais simples possível.
 Se usar pastas suspensas, facilite o manuseio dos papéis dentro delas também com o uso adicional de
pastas em L, clips e elásticos.
Muito bem! Isso é tudo o que você tem que fazer até o próximo post, daqui a duas ou três semanas. Quero
dar esse tempo maior para que você consiga organizar tudo o que listei acima, para que possamos finalmente
começar a usar o GTD.
Dúvidas, favor postar nos comentários. Obrigada!

APRENDA GTD: O CAMINHO DO FAIXA PRETA
Continuando a nossa série Aprenda GTD, hoje gostaria de falar um pouco sobre o caminho do faixa-preta,
ou seja: onde o GTD pode nos levar e como fazer para chegar até lá. A analogia vem do karatê (que o David
Allen praticava), assim como outras analogias à sabedoria ocidental que existem em toda a metodologia
GTD.
Nem todo mundo que começa a usar o GTD se encontra no caos. Muitas pessoas, como eu, já eram
organizadas ou gostavam do assunto, e por fim acabam se interessando. Assim, o ponto do start, de onde
as pessoas começam, é variável. O que podemos estabelecer é um pequeno padrão que o próprio David
encontrou observando os praticantes com o passar dos anos. Para uma analogia completa, confira o texto
completo no blog da Call Daniel.
É importante conhecer esse caminho porque ele vai guiar bastante a nossa série. Afinal, por onde começar?
O que eu tenho que fazer primeiro se eu quiser usar o GTD? Todas essas perguntas serão respondidas ao
longo dos textos publicados.
Quanto tempo leva para uma pessoa implementar o GTD? O David Allen sugere dois dias. Eu já vi de
tudo. Tem gente que gosta de ler o livro inteiro e ir fazendo o que ele orienta aos poucos, à medida que for
lendo, então pode demorar mais. Outras pessoas preferem ler o livro primeiro, e só então começar. Outras
ainda preferem começar seguindo apenas guias e textos que encontrou na Internet, sem ler o livro. Não
existe prazo certo para implementar o GTD. A partir do momento que você começa a usar um ou outro
recurso da metodologia, já entrou no esquema e pode ir apenas aprimorando com o tempo.
O fato é que o GTD tem um caminho a ser percorrido, que os mais experientes dizem levar aí belos dois
anos para você chegar em um estado considerado o de faixa-preta – ou seja, super evoluído na metodologia
e com poucos pontos a melhorar sempre, porque é uma eterna construção. Você não precisa mirar nesse
ideal – ele é consequência. Não se trata de status, mas de sentimentos com relação à sua produtividade.
Prepare-se que tem bastante coisa para fazer! Todas muito legais e que dizem respeito a colocar sua vida
em ordem e depois ir além, pensando em projetos, objetivos, áreas de foco e propósito de vida.
Abaixo, a minha releitura das faixas no caminho do faixa-preta no GTD. Os prazos são aproximados e podem
demorar mais ou menos dependendo de cada um.
 Faixa branca (de 0 a 1 mês utilizando o método todos os dias)

 Você tem um fluxo de atividades consciente através do uso de listas e agenda (ou calendário). Não
está totalmente sob controle, mas você consegue identificar quando algo não está bom e precisa
melhorar. Já consegue usar efetivamente uma agenda, anotando seus compromissos e lembretes
nela.
 Mesmo que isso não aconteça sempre, você já se sentiu produtivo e tranquilo algumas vezes desde
que começou a implementar o GTD.
 Você está familiarizado com o conceito de caixa de entrada e sabe que o que está ali dentro são
materiais ainda não processados. Porém, ainda não sabe com certeza se está processando da melhor
maneira.
 Você tem anotado todas as ideias e lembretes de coisas que tem para fazer e colocado na caixa de
entrada.
 Está testando alguma ferramenta recomendada por outros usuários para organizar as suas listas de
tarefas.
 Faixa verde (de 1 a 8 meses)
 Suas listas de próximas ações estão sob controle. Você já sabe o que deve entrar em cada uma e
consegue executá-las bem ao longo dos dias.
 Você tem projetos! E sabe diferenciar os projetos ativos dos projetos para algum dia, talvez.
 Já conseguiu processar toda a sua caixa de entrada algumas vezes e sabe como isso te deixa
tranquilo por saber que não tem nada pendente.
 Você conseguiu montar uma primeira versão de arquivo físico e digital de referência que faz sentido,
mesmo que ainda precise melhorar algumas coisas.
 Alguma área da sua vida que estava chamando a atenção antes de usar o GTD já está com algum
projeto em andamento que você estabeleceu depois de começar a usar a metodologia.
 Você já conseguiu fazer pelo menos uma revisão semanal e, apesar de ter dúvidas sobre se está
fazendo da maneira certa, se sentiu tranquilo ao tê-la feito.
 Você tem aplicado a regra dos 2 minutos no seu dia a dia e confessa que está bastante empolgado
com ela!
 Você tem sempre um bloquinho ou caderno com você para anotar o que lembrar, ou usa algum
aplicativo no celular para isso.
 Você já usa termos do GTD no seu dia a dia (próxima ação, revisão semanal) e tem comentado com
as pessoas que a metodologia tem te ajudado muito.
 Faixa marrom (de 9 a 18 meses)
 O hábito de coletar faz parte da sua vida. Você não titubeia em anotar qualquer coisa que venha à
sua mente, seja uma ideia ou lembrete. As coisas não ficam pipocando na sua cabeça sem que você
as anote.
 Seu trabalho e sua vida pessoal estão razoavelmente sob controle.
 Criar listas de tarefas e projetos já é uma atividade recorrente para você.
 Sua caixa de entrada não fica cheia de coisas por muito tempo.
 Você pode olhar para a sua lista de projetos e saber que pelo menos 80% do que você tem para fazer
está ali sob controle.
 Você consegue aproveitar as janelas de tempo do seu dia a dia para executar pequenas coisinhas,
em vez de ficar entediado na fila ou esperando o tempo passar.
 Você fica extremamente satisfeito quando consegue completar todas as ações que tinha que
completar naquele dia.
 Você começou a ficar um pouco intolerante com as pessoas que são menos organizadas que você.
 Você já aprendeu a definir uma próxima ação de verdade, sem que ela fique parada ali por ter sido
processada errada.
 Seu foco está em fazer coisas, não pensar nelas.
 Faixa preta (de 18 a 24 meses)
 Você já está acostumado a se guiar pelas suas listas para saber o que precisa fazer, para quem
precisa ligar e qual tópico precisa ser abordado em determinada reunião. Não consulta mais nada de
cabeça.
 Não existem mais veios soltos. As coisas estão sob controle.
 A revisão semanal é um hábito. Você fica, no máximo, duas semanas sem fazer uma revisão.
 Você consegue capturar todas as suas ideias sem tirar a concentração do seu trabalho.
 Você não diz mais que não tem tempo.
 Sua caixa de entrada pode estar cheia, mas você está tranquilo porque sabe que tudo aquilo será
processado em breve.
 Você já conseguiu pegar alguns projetos que antes pareciam inviáveis, que estavam em sua lista de
algum dia, talvez.
 Você adora começar novos projetos e tem um esquema para planejamento que facilita as suas ações.
 Seus sistemas estão facilmente acessíveis. Você consegue encontrar qualquer tipo de informação
rapidamente.
 Você sabe lidar facilmente com imprevistos e interrupções sem que isso atrapalhe o seu fluxo de
trabalho.
 Você não reclama mais da sobrecarga porque sabe que, quando se sente assim, basta tomar
providências para voltar ao estado de produtividade tranquila.
 Faixa preta de 2º grau (depois de 24 meses)
 O tempo flui para você com tranquilidade.
 Tem dias que você faz tantas coisas que fica admirado como não se sentiu sobrecarregado um só
minuto.
 Toda vez que você tem dúvidas sobre a vida ou sobre seus projetos, você sabe analisar suas
prioridades de acordo com seu propósito e horizontes de foco.
 Você tem uma vida plena e com significado, tendo muito menos esforço que antes, quando não usava
o GTD.
Eu utilizo o método há quase nove anos e errei e acertei muito ao longo do tempo. Hoje, me considero faixa-
preta, mas vivo revisitando os níveis menores para promover melhorias.
Apesar de existir esse caminho, você já sente os benefícios do GTD assim que começa a utilizar o método.
A melhoria da aplicação não tem fim, porque é uma habilidade para toda a vida, como você leu no primeiro
post.
No próximo post, falarei sobre o fundamental do GTD, que é o que você precisa saber para começar. Até
mais!
APRENDA GTD: INTRODUÇÃO
Um dia eu descobri uma metodologia de produtividade que mudou a minha vida. Agora, eu quero que todo
mundo mude a sua também.
A ideia desta série é ensinar você a usar o método GTD (Getting Things Done, criado por David Allen) e
chegar ao estado de mente tranquila como água. Se eu pudesse resumir o GTD em poucas palavras, diria
que sua essência é alcançar um estado mental tranquilo, sem distrações, em qualquer situação, que ensina
cada pessoa a aproveitar melhor seu nível de energia e criatividade. Você não se esquecerá mais de enviar
convites, não chegará mais atrasado em compromissos nem deixará de passar tempo ao lado de sua família
para ficar trabalhando.
O livro original, Getting Things Done, foi publicado no Brasil pela Ed. Campus com o título A arte de fazer
acontecer. David Allen, ao escrever essa primeira versão do livro, admitiu ele mesmo ter tentado colocar o
máximo possível de informações, o que pode ter sido “demais” para a maioria das pessoas. Quando eu
comecei a praticar o GTD, em 2006, tinha somente o livro como referência. Não posso dizer que foi difícil,
mas me ajudaria muito se eu tivesse, como temos hoje, uma ampla rede de usuários da metodologia
discutindo boas práticas, posts em blog esclarecendo como fazer, vídeos, podcasts, cursos da própria David
Allen Co. e da Call Daniel no Brasil. Em 2015, temos uma nova versão do livro, reescrito totalmente pelo
David, que busca tornar o caminho mais fácil a todos. O texto flui muito melhor e as informações estão mais
fáceis de serem absorvidas.
Por isso, como parte dessa expansão do GTD pelo mundo, e por receber muitos pedidos no blog, eu resolvi
criar uma série para iniciantes, mas que também pode ser encarada como uma espécie de revisão para
praticantes mais experientes. Nela, quero falar sobre os ensinamentos do David e trazer um pouco da minha
experiência com relação ao método. Espero conseguir ser o mais fiel possível e esclarecer todas as dúvidas
que surgirem. Na verdade, o que eu quero é que todo mundo use o GTD, porque realmente acredito que
seja algo que transforme a vida das pessoas.
Einstein já dizia que a gente tem que buscar fazer as coisas de forma simples, porém não simplista. Eu
penso que isso tem muito a ver com o GTD. Tirar as coisas da cabeça, definir as ações que você precisa
tomar com relação a elas e organizá-las de forma que consiga revisar frequentemente não são passos
difíceis de se fazer, mas são hábitos. Eu sei que hábitos não são fáceis de adquirir. Eu mesma demorei anos
para entender a importância de fazer a revisão semanal toda semana, e demorei também para encontrar
meu ritmo certo para fazê-la. O GTD é realmente uma habilidade a ser desenvolvida e que a gente vai
aperfeiçoando com o tempo. Fazer as coisas acontecerem não é um processo automático – demanda certo
esforço de nossa parte. Porém, esse esforço é um compromisso que temos com nós mesmos a partir do dia
em que nascemos. Afinal, estamos neste mundo para quê? Para executar sem critério e
enlouquecidamente? Eu tenho certeza que não.
O GTD propôe cinco passos para chegarmos a um nível de claridade mental que nos ajude a executar com
significado. Nesta série, você aprenderá quais são eles e como funciona esse fluxo que faz do GTD a melhor
metodologia de produtividade do mundo. Além dos cinco passos, o GTD tem o nível de complexidade que
você quiser. Eu vou começar do básico, porque quero desbravar esse mar de informações que eu mesma
contribuí para espalhar ao redor da web. Quis juntar tudo em um guia conciso, fácil e intuitivo, que ajudará
aquele que nunca ouviu falar em GTD a implementar.
Meu plano é fazer um novo post a cada 15 dias, para que ele seja criado com qualidade e bom planejamento,
mas pode ser que eu encurte ou prolongue essa frequência, de acordo com o grau de complexidade de
cada post. Você pode preencher o formulário abaixo e receber as atualizações por e-mail, se preferir.
Seja bem-vindo/a ao caminho da maestria no GTD.

COMO IMPLEMENTAR
21MAR 2015
AS 7 LISTAS BÁSICAS QUE VOCÊ PRECISA TER
PARA GERENCIAR SEU SISTEMA GTD
Muito se pergunta qual a melhor ferramenta para gerenciar o GTD. Não precisa escolher a melhor
ferramenta que unifique tudo – escolha boas ferramentas, que você goste, para as listas específicas. Você
precisa ter:
1. Uma lista de projetos

Ou ao menos conseguir mensurar a quantidade de projetos em andamento (para ver se não está
sobrecarregado) e ter uma visão completa para realizar a sua revisão semanal. Qualquer aplicativo ou
ferramenta que suporte texto ou listas com sub-tarefas pode gerenciar projetos.
2. Material de suporte a projetos

O material de suporte a projetos é muito parecido com o que você arquiva como referência – a diferença é
que eles estão sendo usados no momento. Você pode manter uma pasta para os papéis, ou uma pasta no
Dropbox, por exemplo, ou até mesmo um caderno no Evernote – enfim, faça facilitar mais para você. O
importante é que você consiga acessar esse material facilmente quando estiver trabalhando em seus projetos
e, ao finalizá-los, você os arquive. É um espaço dinâmico.
3. Informações com data e hora

Um calendário ou uma agenda servem, sejam quais forem – de papel, do celular, do Outlook, do Google, os
lembretes do Evernote.
4. Lista de próximas ações

As próximas ações, no GTD, são organizadas por contextos. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte
texto ou listas pode servir para gerenciar próximas ações, de um caderno de bolso a um aplicativo no celular.
O que é fundamental é que você possa acessar suas listas de onde estiver. Se houver alguma limitação,
talvez seja mais adequado buscar uma alternativa que se adapte melhor a você.
5. Uma lista de “aguardando resposta”

Para conseguir monitorar e cobrar tudo o que você pediu para outras pessoas, é necessário registrar em uma
lista tudo o que você solicitou, delegou ou está simplesmente vindo de alguém. Vale a pena colocar a data
desde quando você delegou ou está esperando, para referência. Exemplo: Fulana – Enviar documentação
para projeto tal – desde 12/03/15. Qualquer aplicativo ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir
para gerenciar.
6. Material de referência
É legal ter um arquivo físico e um digital para armazenar ser arquivo de referência. O formato vai depender
do volume. Para o digital, indico indiscutivelmente o Evernote. Físico, depende do volume que você tem.
Talvez você seja tão digitalizado que tudo o que você tem físico se resume a documentos, passaporte,
cartões de crédito, certidões… mesmo sendo pouca coisa, você precisa armazenar em algum lugar. Use
pastas em uma estante ou arquivos de pastas suspensas. O fundamental desse arquivo é ser fácil de inserir
qualquer coisa ali.
7. Uma lista “algum dia / talvez”

Existem coisas que você quer fazer, mas não agora, ou mesmo não tem tanta certeza assim se quer ou não.
Você pode adiar essa decisão de decidir colocando em uma lista de “algum dia / talvez”. Qualquer aplicativo
ou ferramenta que suporte texto ou listas pode servir para gerenciar.
“É crítico que essas categorias sejam diferenciadas umas das outras.” – David Allen
Estou quietinha nos últimos dias porque estou totalmente imersa no último livro do David Allen, lendo
bastante, estudando e aplicando junto com as recomendações dele.

OS ERROS MAIS COMUNS QUE AS PESSOAS
COMETEM QUANDO COMEÇAM A USAR O GTD
Este post foi uma sugestão da leitora Malu Ribeiro (obrigada!).
O GTD é uma metodologia simples mas, por ter tanto conteúdo no livro base (“A arte de fazer acontecer”,
Ed. Campus), isso pode levar as pessoas a ficarem confusas quanto à sua implementação. Eu mesma
demorei um tempo em alguns aspectos para implementar e só depois de alguns anos consegui entender de
verdade algumas aplicações – não porque seja complicado, mas porque, apenas lendo o livro, falta uma
orientação, um “pega na mão e me leva”, que felizmente hoje temos em maior quantidade. Na minha época
(cof!), quase não se tinha material sobre o GTD em português disponível na Internet. Eu acredito que, de
certa forma, o blog tenha colaborado um pouco com esse cenário. Há seis anos temos também a Call
Daniel ministrando cursos, oficialmente certificada pela David Allen Co, o que encurta o caminho para quem
estiver a fim de aprender sobre a metodologia.
Nesses anos todos de estudos e práticas do GTD, eu identifiquei alguns erros comuns que não só eu cometi,
como vi outras pessoas cometendo. Gostaria de falar sobre eles para ajudar quem estiver passando por
algum dos probleminhas citados aqui, a fim de ajudá-los da melhor maneira possível a ver o GTD como a
metodologia simples que é.
Erro nº1: Perder muito tempo organizando o seu sistema

O GTD não é uma metodologia de organização, mas de produtividade. Organizar seu sistema é apenas um
dos passos, e todos os outros quatro são importantes. Se você estiver organizando demais e executando
de menos, alguma coisa está errada.
Muitas pessoas caem nesse círculo vicioso da organização (é gostoso mesmo organizar, eu sei disso) e
desistem do GTD dizendo “eu perdia mais tempo organizando o meu sistema que fazendo as coisas”.
Se você passou por esse problema comum (vejam até que ele é o primeiro da lista), a culpa não foi do GTD,
mas da sua aplicação. É necessário fazer alguns ajustes.
O David é catedrático no seguinte: cuide do que estiver chamando mais a sua atenção. Execute. Se, na
execução, você perceber que gostaria de ter mais informações sobre os projetos, insira informações sobre
os projetos. Se você percebe que passou metade do dia apenas organizando seu sistema, pare a vá cuidar
das suas listas de execução. O que não pode fazer é usar a organização como desculpa para procrastinar
e culpar o David, que está lá ensinando pessoas há mais de 20 anos a usarem uma metodologia que já foi
considerada a mais eficaz de produtividade por muitos veículos consagrados.
Vou contar um exemplo pessoal para vocês entenderem como eu já fiz muito isso. Ano retrasado, quando
comecei a montar todo o meu sistema no Evernote (veja aqui o guia), eu parei o mundo para organizar
minhas informações lá. Foi a melhor maneira de fazer? Com certeza não! As demandas não param de
chegar e eu fiquei bastante estressada lidando com tudo enquanto o sistema ainda não estava organizado.
E eu me pergunto o motivo, exatamente. Dava pra ter migrado aos poucos. Não preciso parar o mundo
durante dois dias para me organizar. Isso é legal, com toda a certeza, mas não podemos nos dar a esse
luxo no dia a dia. Se você vai sair de férias e quer fazer, ótimo! De verdade! Mas não é necessário. Dá para
organizar seu sistema aos poucos, sob demanda. Ou seja: hoje vou inserir este novo projeto, amanhã passo
as informações daquele outro, e por aí vai.
Outro ponto que vale a pena citar é que a organização é parte do GTD e, como os outros passos, deve ser
feita diariamente. Se você sempre precisar de um ou dois dias para se organizar, não vai conseguir fazer
mais nada! Não caia nessa cilada. A organização é um processo e é feita todos os dias, sempre buscando
as melhorias no seu sistema. Nunca vai terminar, pois você sempre encontrará algo que pode otimizar mais
e fazer de uma maneira melhor.
Erro nº2: Buscar a ferramenta perfeita que centralize tudo

Essa é praticamente uma unanimidade: todo mundo que usa o GTD já foi mordido pelo bichinho que fica te
perguntando mentalmente “qual a melhor ferramenta para usar o GTD?”. A melhor ferramenta não existe.
Outro ponto que o David fala também é que você não precisa centralizar tudo em uma ferramenta só – use
boas ferramentas que atendam ao propósito que você precisa. Outro ponto extremamente libertador é
que você não precisa manter absolutamente tudo em um único sistema. Facilita, claro, mas não é
necessário. Isso significa que você pode ter projetos em seu Evernote e outros tipos de projetos no Todoist,
por exemplo. Ou checklists nos lembretes do iPhone e outras em um documento do Word que fica na sua
área de trabalho no desktop. O formato não importa. O que chama a sua atenção? O que facilitaria para
você? O que faz mais sentido? Isso é o GTD aplicado a qualquer ferramenta.
Um ponto que sempre costumo ouvir e ler por aí é sobre a integração entre as diversas ferramentas. A
integração quem faz somos nós. Por exemplo, eu utilizo o Toodledo para gerenciar minhas próximas ações.
Quando crio um projeto ali dentro, utilizo o recurso de nota dele para inserir URLs de arquivos que estejam
em outros lugares, como o Evernote e o Dropbox. Essa integração é ilimitada, porque qualquer arquivo em
computador pode ter uma URL vinculada (clique com o botão direito e em “Salvar link” ou “Copiar URL do
arquivo”). Se o arquivo estiver na nuvem e você tiver acesso a ele através do seu celular ou outro
computador, conseguirá visualizá-lo ou editá-lo de qualquer maneira. Portanto, busque as soluções que
façam sentido para você.
Eu acredito que a ferramenta hoje mais completa para utilizar o GTD seja o Evernote, porque já está tudo
ali. Aqui no blog você encontra um guia completo para aplicação do GTD na ferramenta, mas a verdade é
que o GTD pode ser aplicado em qualquer lugar que suporte listas – até mesmo papel. Aliás, o GTD original
foi criado para ser usado com papel. Qualquer aplicativo, programa de e-mail e arquivo de texto pode ser
usado. Tem gente que gerencia suas próximas ações em notas.txt. Outras, em planilhas do Excel, com
filtros. Se você gosta de papel, use um caderninho. E por aí vai. Não fique em busca da ferramenta perfeita
– identifique onde funcionam melhor para você esses recursos.
Erro nº3: Não fazer a revisão semanal ou demorar muito tempo fazendo
Mais uma vez: todos os passos do GTD devem ser levados em conta para fazer a metodologia funcionar,
se não não funcionará e abrirá falhas na sua aplicação. A revisão semanal é a cola que une tudo – é quando
você analisa seus projetos, define prioridades para as próximas ações, vê se suas áreas de foco estão
equilibradas e muito mais. Se você não faz sua revisão semanal toda semana, você não está usando o GTD.
Ela é fundamental.
Outro erro que juntei aqui porque é relacionado é demorar muito para fazer a revisão semanal. É
extremamente comum ouvir usuários do GTD falando algo como “perco muito tempo na minha revisão
semanal então acabo não fazendo!”. Pela minha experiência, se você está demorando, é porque está
executando. A revisão semanal é uma análise, não é para sair fazendo as coisas que estão ali. Se seu
sistema está organizado, você pode ficar tranquilo/a de que aquilo que é super importante será feito – você
não precisa parar tudo para fazer. Lembrou de algo importante durante a revisão semanal? Anote em um
papel e lide com aquilo depois, como você faz com todo o resto das suas atividades.
Uma recomendação que pode ajudar é dividir a revisão semanal em blocos. “Ah, mas pode?” Pode! Você
pode apenas revisar a agenda da sua próxima semana em um momento, depois revisar seus projetos,
depois mudar as prioridades das suas próximas ações, depois revisar a lista de algum dia / talvez…. nada
é engessado. O que não pode é deixar de fazer a revisão semanal porque “não tem tempo”. Se você acha
que não tem tempo, mais do que nunca você está precisando dela.
Erro nº4: Achar que não pode fazer outras revisões que não a semanal
Cuide do que está chamando a sua atenção. Se você sente que um projeto está meio “solto” entre as suas
prioridades, pare e revise o projeto. Não precisa esperar até a revisão semanal para isso.
Programe revisões diferentes além da semanal, como uma revisão mensal (para analisar suas áreas de foco
com mais calma), uma revisão sazonal (para verificar se seus objetivos de curto prazo estão sendo
alcançados), uma revisão anual, uma revisão de e-mails e por aí vai. As revisões não precisam se resumir
à revisão semanal.
Algo que tenho feito atualmente e que tem me ajudado bastante é fazer uma revisão diária das próximas
ações com prazo para o dia seguinte, antes do término do meu dia de trabalho. As prioridades podem ter
mudado, assim como prazos, ou podem ter havido cancelamentos. Bater o olho na lista de coisas que eu
preciso fazer amanhã já me dá uma ideia de como será o meu dia e o que vou ter que priorizar caso tenha
muitos imprevistos.
As revisões fazem parte do GTD e não se limitam às revisões semanais. Crie rotinas de revisões para aquilo
que funciona para você.
Erro nº5: Desistir de implementar porque não funcionou do dia para a noite
O GTD mastery é uma habilidade, como tocar violino. Assim como ninguém aprende a tocar um instrumento
da noite para o dia e demora algum tempo para amadurecer, o mesmo acontece com o GTD. O estudo e
prática tornam a sua aplicação cada vez mais confiável e ajustada à sua vida. Precisa insistir, corrigir os
erros, buscar soluções para otimizar o que você está fazendo. O GTD não foi eleito como a melhor
metodologia de produtividade do mundo por acaso. Dê uma chance.
No mais, é importante atentar para o que o próprio David fala, que é: “o GTD é para todos, mas não é para
todo mundo”. Se você não tem absolutamente nada a melhorar em termos de produtividade, não conserte
o que não está quebrado. Talvez o GTD te ajude, talvez não. No entanto, se você vê oportunidades para
melhorias, busque saber mais. Você só tem a ganhar.
Erro nº6: Acumular coisas na caixa de entrada e tornar o processamento

chato
O processamento só fica chato se você fica postergando-o até não querer mais. Isso te prejudica porque,
além de você perder um tempão quando for processar, muita coisa importante que você coletou vai se perder
ali e você pode esquecer prazos. Encontre seu melhor ritmo para processar. Eu gosto de fazer isso uma
hora antes do fim do meu expediente, onde me sento com uma música calma e analiso cada item da minha
caixa de entrada para processar e organizar no lugar certo. Se eu fizer isso todos os dias, vou confiar no
meu sistema e vou me incentivar a coletar mais (e tirar as coisas da minha cabeça).
Vale pontuar também que processar (ou esclarecer) é um passo do GTD onde você deve investir muita
inteligência e foco. Se você processar algo errado, sua execução vai falhar. Logo, vale a pena ter esses
minutos de concentração nas suas atividades para definir seu trabalho com significado.
Erro nº7: Se prender ao conteúdo do livro em português

O livro “A arte de fazer acontecer” foi publicado no Brasil pela editora Campus e só. A versão em inglês já
foi atualizada e tem mais conteúdo, prints de tela, depoimentos, enfim, mais coisa. A versão em português
é a base e tem muito a explorar ali antes de partir para outros lugares, mas o David Allen nunca parou de
atualizar o GTD. Ele tem mais dois livros, publicados por enquanto apenas em inglês (dá para baixar na
Amazon), chamados “Ready for anything” e “Making it all work”, onde ele expande seus conhecimentos
sobre a metodologia. Além disso, ele mantém o site GTD Connect (apenas para membros, pago), com fóruns
e muitos materiais riquíssimos em conteúdo como guias, webinars e outros. Ele também promove cursos ao
redor do mundo e, no Brasil, há os próprios cursos da Call Daniel. Você também pode trocar ideias com
pessoas em grupos no Facebook e buscar depoimentos de quem usa o GTD em blogs pela Internet afora.
Há muita coisa para fazer depois de ler o livro – inclusive relê-lo várias vezes. Tem conceitos que a gente
só pega quando lê pela segunda ou terceira vez (eu que já li umas 200 vezes ainda me surpreendo com
coisas que não tinha me atentado antes).
Erro nº8: Querer subir os níveis antes de ter organizado o básico
O GTD tem níveis de horizonte de foco (leia mais sobre isso aqui). Em resumo, não adianta você querer
organizar seus objetivos de vida se sua caixa de entrada de e-mails estiver um caos ou se você estiver
esquecendo compromissos. Comece do nível mais baixo e vá subindo, lembrando de sempre voltar se algo
estiver chamando a sua atenção.
Erro nº9: Parar de coletar e processar direto

Quando você já usa o GTD há algum tempo, pode achar bobeira coletar tudo no papel para depois processar
e pode querer já processar de uma vez. O problema de fazer isso é que você vai ter sempre que parar para
processar e, além de perder tempo e o foco, pode processar rápido, sem a inteligência necessária. Processar
errado pode atrapalhar na execução e você pode priorizar pelo critério da urgência as suas atividades. Não
precisa fazer as coisas de forma afobada: colete ao longo do dia e, ao processar, faça isso com carinho e
atenção. Eu juro que compensa.
Erro nº10: Não conseguir usar o GTD, “encontrar” o ZTD e sair falando que
o GTD é muito complicado
Por favor, não seja essa pessoa. Corrija os erros acima e continue usando o GTD, se quiser. Se não quiser,
por quaisquer motivos que sejam, não culpe o GTD, que é a melhor metodologia de produtividade do mundo.
Nem use metodologias baseadas fracamente nele com a desculpa de que são “mais simples”, porque não
é bem o caso! Se você não acredita em mim, acredite no Einstein:
COMO FAZER AS REVISÕES NO GTD
Olá pessoal,
Tenho há dias trabalhado em algumas revisões para o GTD para que eu pudesse postar aqui para vocês
antes de o ano acabar. Afinal, estamos praticamente na última semana “útil” do ano e todo mundo com quem
eu converso diz que está só resolvendo pendências! Fazer as revisões dentro do GTD nos ajuda a
ter perspectiva sobre o controle que já exercemos no dia a dia, então venho trabalhando em algo que
funcione para mim e que talvez funcione para vocês também.
Estas revisões vão de acordo com o Guia definitivo do GTD no Evernote. Estou preparando um curso sobre
esta aplicação e esse estudo das revisões faz parte dessa pesquisa. Espero que gostem.
Revisão diária
Esta é uma revisão que faço todos os dias.
1. Verifique sua agenda para o dia com os compromissos e tarefas que estão ali. Foque neles.
2. Verifique seu tickler para o dia.
3. Verifique as tarefas que estão com a tag de prioridade alta, de acordo com seu contexto.
4. Verifique a tag Diariamente e priorize de acordo com o log.
5. Processe sua caixa de entrada (caderno e Evernote).
6. Trabalhe um pouco na pasta de @ Ações da semana do seu e-mail.
7. Atualize as tags do atalho para o dia seguinte.
Revisão semanal
Faço toda sexta-feira.
1. Verifique a agenda da semana que vem e atualize com os compromissos que estão na sua cabeça, mas
ainda não estão lá.
2. Insira os tempos de deslocamento e colete providências que precisarão ser tomadas.
3. Veja sua lista de projetos em andamento e se todos têm uma próxima ação.
4. Verifique a lista de tarefas por duração e selecione as que têm duração de até 1h30 e têm prioridade
alta. Encaixe essas tarefas na agenda. Se sobrarem tarefas com essas duas tags, reorganize as
prioridades.
5. Verifique na lista de tarefas de prioridade alta o que ainda está pendente e precisa ser priorizado antes
de a semana acabar.
6. Revise a lista de prioridade média para verificar se alguma tarefa deve ser repriorizada.
7. Verifique na tag Semanalmente se há tarefas pendentes para priorizar.
8. Verifique o que ainda está pendente na pasta de @ Ações da semana do seu e-mail para priorizar.
9. Revise o que está em @ Ações futuras para ver se algo virará @ Ações da semana.
10. Revise o que está na pasta @ Aguardando resposta para arquivar ou cobrar pessoas responsáveis.
Revisão quinzenal
Faço nos dias 1 e 15 de cada mês.
1. Verifique a tag Quinzenalmente e priorize de acordo com o log.

2. Revise a lista de prioridade baixa para verificar se alguma tarefa deve ser repriorizada.
3. Verifique as tags de projetos em espera, em planejamento, adiados e para acompanhar para verificar se
precisa tomar providências.
4. Arquive projetos concluídos.
Revisão mensal
Faço no último dia do mês.
1. Atualize suas áreas de responsabilidade. Tire as que não fazem mais sentido, adicione novas áreas,
divida uma em duas ou mais.
2. Verifique que áreas estão indo bem e quais áreas estão em desequilíbrio. O que precisa ser feito para
mudar esse cenário?
3. Revise sua lista de Algum dia / Talvez para verificar se alguma ideia ali ajudaria no equilíbrio das suas
áreas de responsabilidade.
4. Verifique a tag do mês no seu tickler para ver se algo pode ser distribuído para dias específicos.
5. Verifique a tag Mensalmente e priorize de acordo com o log.
Revisão sazonal
Esta é uma revisão que faço a cada mudança de estação.
1. Verifique sua lista de objetivos de curto prazo – de hoje a 2 anos.

2. O que você pretende alcançar em 3 meses?
6. Que projetos são maiores do que você pensava e acabaram virando objetivos?
7. Verifique a tag Hábitos a serem reforçados para ver se você está investindo tempo naquilo que se
propôs a incorporar como hábito em sua vida.
8. Verifique se todos os seus objetivos têm projetos relacionados.
9. Arquive os objetivos concluídos.
10.
Verifique a tag Sazonalmente e priorize de acordo com o log.
Revisão semestral
Faço todos os dias 31/01 e 31/07.
1. Verifique a tag Semestralmente e priorize de acordo com o log.

Revisão anual
Faço todo dia 31/12.
1. Verifique sua tag Objetivos de 3 a 5 anos.

2. Calcule quantos anos você e os membros da sua família terão nesse período de tempo. Colete o que
tem em mente sobre o que pensa em fazer com relação a essa informação.
3. Crie uma nota para cada área de responsabilidade refletindo sobre o que gostaria de conquistar dentro
dela em 3 ou 5 anos. Talvez você perceba que não queira mais aquela área daqui a 3 ou 5 anos. Tudo
bem, é só para ter uma visão mesmo.
4. Atualize e unifique as tags de Big picture do ano que está terminando. Crie uma nova tag e as notas
para o ano que está começando.
5. Revise seus valores e princípios.
6. Revise seus objetivos de vida / legado.
7. Revise seus Objetivos de hoje a 2 anos para ver se estão adequados aos seus objetivos de vida e
objetivos de 3 a 5 anos.
8. Verifique se todos os seus projetos em andamento estão relacionados a esses objetivos. O que precisa
ser priorizado?
9. Verifique a tag Anualmente e priorize de acordo com o log.
O que acharam? Tem me ajudado bastante. Venho fazendo alguns testes e acredito que seja um bom
modelo. Vou atualizando à medida que for identificando melhorias.
Qualquer dúvida, por gentileza, postem nos comentários. Obrigada por tudo, pessoal.
19NOV 2014
COMO FAZER: PLANEJAMENTO DE PROJETOS NO
GTD
Desde que postei o Guia definitivo do GTD no Evernote aqui no blog, muitos leitores disseram sentir falta de
um tutorial para montar o planejamento de um projeto no GTD. O post de hoje é sobre esse assunto, então.
O que é importante saber é que um projeto no GTD não é a mesma coisa que estamos habituados como
quando falamos em projetos em ambiente corporativo, por exemplo, onde lidamos com cronogramas e
outras pessoas. O GTD é, acima de tudo, uma metodologia pessoal de organização. Apesar de times
poderem usar o GTD para que falem a mesma linguagem, o GTD serve para cada um organizar seus
afazeres.
Por isso, todo o esqueleto de um projeto no GTD é montado a partir da definição da próxima ação. Ou seja:
se eu quiser executar esse projeto, qual é a primeira ação relacionada que eu preciso fazer? Essa ação não
deve ser dependente de nada e, na maioria das vezes, é muito simples. Exemplo:
Projeto: Ficar fluente em inglês

Próxima ação: Definir objetivo (preciso melhorar para o trabalho, vou montar uma apresentação daqui a 3 meses
para um congresso, quero ler o Senhor dos Anéis em inglês)
Percebam que definir o objetivo é muito simples. Depois de decidí-lo, você pode partir para a próxima ação
relacionada, que poderia ser “Definir metodologia que funciona para mim (presencial, online, autodidata,
professor particular)”. O planejamento de projetos no GTD sempre vai sendo feito através da definição
das próximas ações.
Acho isso bem legal porque tendemos a deixar nossos projetos estáticos, nos esperando. No GTD não tem
essa – se um projeto existe, ele tem tudo para estar em andamento, definindo a próxima ação. Por isso todo
mundo que usa o GTD executa loucamente, antecipa projetos, entrega tudo antes do prazo – porque o
método encoraja para a ação.
Palavrinha do David Allen sobre o planejamento:
“Após anos de trabalho com milhares de profissionais na linha de frente, posso dizer com segurança que
virtualmente todos nós poderíamos planejar mais os nossos projetos e a nossa vida, de modo mais informal
e com maior frequência. E que, se fizéssemos isso, aliviaríamos uma enorme pressão em nossa psique,
além de produzirmos uma grande quantidade de resultados criativos, com um esforço mínimo.”
Vamos lá então, passo a passo:
1 – Você coleta em seu caderninho uma coisa que precisa ou quer fazer, junto com tantas outras.
2 – Você vai processar essa informação, ao longo do dia, descobrindo que essa, em questão, se trata de um projeto.
Vamos colocar como exemplo de projeto “Organizar o meu home-office”.
3 – Se você estiver utilizando o Guia definitivo do GTD no Evernote, ao processar essa informação (ou seja, definir que
se trata de um projeto), você irá criar uma nota MPN (nota master do projeto) e colocar as tags definidas aqui. Se você
estiver utilizando qualquer outra ferramenta para se organizar (como o Toodledo), basta criar uma tarefa nova com o
nome do projeto.
4 – O único trabalho que você tem que ter ao criar um projeto no GTD é definir a próxima ação relacionada. Ela pode
ser “Destrinchar as ações deste projeto” ou “Fazer um brainstorm inicial deste projeto”, caso você ainda não tenha ideia
(você verá, ao lidar com projetos, que muitas vezes você já terá umas três ou quatro próximas ações em mente).
5 – Definindo a próxima ação, basta criar uma nota para esta tarefa, atribuindo as tags que já comentamos aqui, ou criar
sub-tarefas, se estiver utilizando o Toodledo ou outra ferramenta. Sua próxima ação já fará aprte de sua lista de tarefas,
com contextos e tudo o que tem direito. Seu projeto já está em andamento.
Muitas pessoas me perguntaram o que devemos colocar na nota master de cada projeto. Oras, isso varia
muito. Tem MPNs que eu deixo somente com as ações destrinchadas (antes de processá-las como tarefas),
de tão simples que é o projeto. Lembre-se que, no GTD, se tiver mais de uma ação já é um projeto, então
há projetos muito simples e curtos em andamento. Eu já tentei usar um template para projetos mas, para
mim, não funcionou, porque ficou engessado. Pode ser que funcione para você. Era algo como:
Título da nota: Nome do projeto

Descrição do projeto
Objetivo do projeto
Arquivos de suporte (e aqui eu linkava as notas – basta selecionar as que têm a ver com o projeto, dar ctrl
+ c e ctrl + v aqui)
Pessoas envolvidas (se fosse o caso)
Cronograma do projeto (inseria o arquivo do Project, se fosse o caso)
Próximas ações (destrinchava todas as ações)
Reuniões relacionadas (e aqui copiava links de notas com atas e notas de reuniões que tivessem a ver com
o projeto)
Definições (o que foi decidido, por quem e quando)
Percebam que é muito pessoal e depende da quantidade de informações que você quer ter.
O que é importante sobre esse controle é você ter uma lista de projetos em andamento que possa acessar
e ter uma visão geral de todos os seus projetos sempre que necessário. Não é para complicar, mas para
facilitar. Por isso que, hoje, eu prefiro deixar personalizado para cada projeto, porque nem todos eles têm
as mesmas informações.
Pergunta que pode surgir: “Thais, você gerencia seus projetos hoje no Toodledo. Como organiza essas
MPNs?”. Está aqui um controle que prefiro fazer no Evernote, porque é lá que guardo meus arquivos, notas
de reuniões etc. Daria para fazer tudo no Toodledo? Sim, mas prefiro o Evernote. O Toodledo eu deixo para
a parte prática, das tarefas destrinchadas mesmo. Portanto, continuo mantendo a mesma estrutura lá. A
única coisa que faço diferente é que, se é uma tarefa, gerencio no Toodledo. Apesar de existir uma perda
quando usamos duas ferramentas, creio que, para mim, nesse caso, representa uma grande economia de
tempo, porque gosto do Toodledo e acho que ele é mais ágil para manusear tarefas. Porém, continuo
recomendando o uso do Evernote para tudo, inclusive tarefas. Bato bastante na tecla de que a ferramenta
deve servir para cada um e isso é muito pessoal, e nem sempre o que a gente vê como recomendado é o
que a gente gosta mais.
Espero que eu tenha esclarecido as dúvidas com relação ao planejamento dos projetos no GTD. Sei que
cada fase do planejamento daria um post diferente, então fiquem à vontade para me deixarem dúvidas nos
comentários, que posso ir tendo novas ideias para posts a partir delas, para ajudá-los. Obrigada!
QUAL A MELHOR FERRAMENTA PARA APLICAR O
GTD?
Pessoal, costumo receber muitas, mas muitas vezes essa pergunta. Tanto que resolvi escrever um post a
respeito, pois certamente deve ser a dúvida de outras pessoas também.
O GTD é uma metodologia. E, por isso, ele não está preso a nenhuma ferramenta. Você pode aplicar o GTD
em pedaços de papel, assim como pode aplicá-lo em qualquer bom aplicativo gerenciador de tarefas. A
melhor ferramenta, enfim, é aquela que você gosta mais.
O que acontece é que 99% das pessoas que começam a usar o GTD param nessa dúvida cruel da
ferramenta e deixam de utilizar o método por causa dessa dúvida boba. Não existe “melhor ferramenta”, tá
bem? Existe a metodologia bem aplicada no sistema que você usa.
Veja algumas ferramentas onde o GTD costuma funcionar muito bem:
Evernote
Eu utilizo todo o meu sistema GTD no Evernote. Dá até para ter agenda lá, se você quiser. O Evernote é
totalmente customizável e você pode montar sua estrutura do GTD inteira lá da maneira que funcionar
melhor para você. Eu mesma vivo fazendo testes e há uma série de modelos sobre como aplicar o GTD no
Evernote na web.
Toodledo
O Toodledo é uma ferramenta que foi criada exclusivamente para o uso do GTD e, portanto, para mim, a
melhor que existe para aplicação da metodologia. Ela peca em alguns pontos: ser somente online, não ter
versão em português e ter menos aplicativos relacionados que o Evernote (dificulta centralizar tudo ali). Para
quem trabalha o tempo todo online e inglês não é um problema, recomendo fortemente.
Outlook
Muitas pessoas utilizam o Outlook como sua principal ferramenta de trabalho e, nesse caso, recomendo que
o GTD seja implementado dentro do próprio sistema de e-mails da Microsoft. É possível fazer isso através
de pastas e categorias. Os treinamentos da Call Daniel são bastante focados na aplicação do GTD no
Outlook.
Omnifocus
Imagem: Applezine
Nunca utilizei o Omnifocus, mas ele é recomendado por muitos usuários. Para mim, não funciona uma
ferramenta que funciona apenas em um tipo de sistema operacional (neste caso, somente os dispositivos
da Apple).
Todoist
Também nunca testei o Todoist, mas ele vem sendo citado como um dos queridinhos para uso do GTD. Se
alguém tiver mais recomendações, por favor, deixe um comentário.
Wunderlist
O Wunderlist virou a opção padrão hoje em dia para gerenciador de tarefas, por ter versão em português e
ser bastante divulgado. Porém, ele já teve tantos problemas de sincronização e perda de dados, que eu não
costumo recomendar. Também não gosto da sua interface. Porém, a maioria das pessoas nunca teve
problemas e recomenda bastante a ferramenta, então pode ser que ela sirva para você.
Google
Todo o sistema GTD pode ser aplicado nas ferramentas do Google: Calendar, Gmail e Drive. É uma opção
bastante prática para quem utiliza esses serviços, especialmente a agenda.
Pocket Informant
Pocket Informant é um aplicativo pago lindíssimo e prático, tanto para Android quanto para Apple. Eu apenas
não o utilizo porque já me organizo em outra ferramenta e acho trabalhoso ficar mudando, mas já fiz testes
e, se eu começasse do zero, acho que escolheria ele. O visual conta muito.
Papel
Por anos e anos as pessoas aplicaram o GTD no papel, usando cadernos, fichas 3×5, pastas, e
sobreviveram. Não deixe a ferramenta bloquear a sua aplicação da metodologia. O que importa é fazer do
GTD um hábito e aplicá-lo na ferramenta que você gostar mais. Se você for faixa preta no GTD, a ferramenta
é o de menos, pois você saberá configurar qualquer uma delas. Foque na prática e na execução das suas
tarefas.
O QUE É O TICKLER E COMO FUNCIONA?
Tenho recebido essa pergunta constantemente, então resolvi escrever um post explicando do que se trata,
pois assim pode ficar como referência no blog e ajudar os outros leitores.
Tickler é um termo utilizado pelo David Allen em seu livro “A arte de fazer acontecer” (Getting things done)
e uma técnica aplicada ao método GTD de organização.
O que é?
Imagem: homesteadrevival.blogspot.com
É um conjunto formado por 43 pastas que representam 12 meses e 31 dias. Você pode ter essas pastas
físicas (em um arquivo de pastas suspensas, por exemplo) ou em formato digital (em pastas ou no Evernote).
A ideia é colocar dentro da pasta do mês ou do dia arquivos, papéis, contas, pautas de reunião e muitos
outros tipos de documentos que você precisará utilizar naquele dia ou mês em questão. Vale lembrar que
no livro do David Allen ele explica e mostra direitinho como fazer, então tenha o livro como referência sempre.
Como eu utilizo
Já tive um arquivo físico, mas hoje já não o uso. Utilizo somente a versão digital, que montei no Evernote
através de uma estrutura de tags.
Eu marco as notas com as tags necessárias (do mês ou do dia) sempre que eu precisar acessá-la por
qualquer motivo naquela data. Se eu souber o dia específico, já marco com o dia. Se não sei, mas sei o mês
em que devo precisar, marco com a tag do mês.
Uso para tarefas, pautas de reunião, contas a pagar, documentos a revisar e muitos outros.
Você precisa ter somente 31 tags para os dias porque, à medida que os dias passam, você as transfere
para o mês seguinte. Por exemplo, hoje é dia 8. Eu abri a tag de hoje, peguei o que precisava, e a arrastei
para a tag de maio, depois do dia 7, que já coloquei ontem. Agora, minha tag de abril tem somente as tags
de 9 a 30, enquanto a tag de maio já tem as tags de 1 a 8.
Quando abril acabar, todas as divisórias do dia estarão já na pasta de maio. E assim vai indo, mês após
mês, ano após ano.
Pode parecer complicado mas, na prática, é muito rápido. O GTD tem uma rotina de priorização diária e a
primeira coisa é conferir o que precisa ser feito naquele dia, de compromissos a tarefas. No Evernote, esse
sistema funciona muito bem para mim porque é muito fácil tagear uma nota que eu vá precisar acessar em
determinado dia. Trabalho muito com eventos, então já fui salva diversas vezes tageando a nota com o
discurso de abertura, por exemplo, além de outras informações que eu precisaria naquele dia e não ia ter
tempo de ficar procurando. Como diz o próprio David Allen, não sei mais viver sem isso!
O David Allen até incentiva o uso para deixar recados para você mesmo, mensagens motivacionais, enfim,
coisas que seriam importantes você ver naquele determinado momento que a pasta ou a aba representa.
Por exemplo, você pode ter uma prova difícil na faculdade, aí deixa uma nota com uma frase que te motive
bastante para você ler naquele dia.
Também pode usar para guardar a lista do supermercado no dia das compras. Ou uma lista das perguntas
que você quer fazer para a professora do seu filho no dia da reunião de pais. Ou os exames que precisa
levar em uma consulta médica. A lista é infinita!
Como saber o que vai para o tickler

Aí você pode se perguntar como saber o que vai para o tickler. Bom, o GTD também tem a resposta para
isso!
Imagem retirada do livro do David Allen
Toda vez que você for processar alguma informação que estiver dentro da sua caixa de entrada, você vai
se perguntar se aquilo demanda uma ação. Por exemplo, limpar a mesa do escritório demanda uma ação.
Uma nota sobre como limpar a mesa do escritório não, é uma referência que você vai precisar usar somente
no dia em que for limpar a mesa. O exemplo foi meio bobo, mas resume bem porque é essencial no GTD
entender o que demanda ação e o que não demanda, pois é separando essas duas coisas que você vai
conseguir se organizar no sistema.
Se a info não demanda ação, você tem três opções: ou você descarta, ou você arquiva como algo para fazer
algum dia, talvez, ou você joga para uma data específica, lá na frente, pois não é algo que você vai precisar
agora, exatamente, mas já sabe quando vai precisar. Se você não sabe quando vai precisar, ela vai para a
pasta “algum dia/talvez”.
Aqui eu já estou indo longe demais! Para entender melhor, precisa ler o livro ou conhecer o método inteiro.
Como montar um tickler file?
Imagem: http://demeyere.com
Fisicamente – Tenha um arquivo de pastas suspensas e crie 12 pastas para os meses e 31 pastas para os
dias. Coloque as pastas dos dias dentro do mês em questão e, a cada dia que passa, cheque-a, esvazie-a,
e coloque-a na pasta do mês seguinte. Todo começo de mês, verifique a pasta mensal e distribua os arquivos
ao longo dos dias, se necessário. Algumas pessoas preferem manter uma pasta com 12 divisórias para os
meses, somente, por ser mais prático. Escolha o que for do seu gosto pessoal mesmo.
Virtualmente – Recomendo usar o Evernote. Crie uma tag chamada “Tickler” e, dentro dela, as tags para
os 12 meses. Da mesma forma que com a pasta física, crie tags para os dias. Para ficar na ordem, eu coloco
assim as tags: “Dia 01″, “Dia 02″ etc, senão elas ficam fora de ordem. O mesmo vale para os meses (“01 –
Janeiro”). Você também pode criar um caderno para o seu tickler file, com a mesma estrutura, mas eu não
recomendo, pois cada nota só pode estar dentro de um único caderno e isso pode bagunçar o seu esquema.
O que vai no tickler e o que vai na agenda?
A agenda é para anotar compromissos.

Você anda com um monte de papéis na agenda? Não né. Ou, pelo menos, não deveria, pois o risco de
perder ou esquecer algo é enorme.
Imagine que você abra a sua agenda e tem um monte de papéis grampeados em cada página, com
informações que você precisará acessar naquele dia. Isso é o tickler. Mas você não faz na agenda, porque
é inviável. Você faz em outro lugar, que pode ser física ou virtualmente. Depende de como você se dá melhor
por aí.
Pode colocar tarefas no tickler?

No tickler físico eu não recomendo. No Evernote, sim. Se você gerencia suas tarefas no Evernote, use o
tickler para isso. Se utiliza outra ferramenta para gerenciar tarefas, deixe-as onde estão.
Mais alguma dúvida sobre o tickler file? Poste nos comentários!

DÚVIDA RESPONDIDA: COMO COMEÇAR NO GTD?
Participando do grupo GTD no Facebook, uma pessoa estava com dúvidas sobre como começar no método
GTD. Escrevi tanto na resposta a ele que resolvi transformar o texto em post, pois pensei que talvez outras
pessoas pudessem se beneficiar da resposta. Segue:
Dúvida: Então, estou quase chegando no meio do livro e ansioso pra começar a pratica mas não compreendi
ainda algumas coisas, por exemplo: em um Caderno (papel) tentei criar alguns contextos como
Casa,Trabalho,Rua e supermercado, ai me dei conta que precisava dividir as coisas em casa_telefone
Casa_computador Trabalho_computador trabalho_telefone etc, agora me vejo com varias listas do que
fazer, no caso agora tenho que todo dia preparar a lista das tarefas a serem executadas do dia seguinte? é
isso ?
Resposta: O livro pode parecer confuso, porque tem muita informação ao mesmo tempo! É super normal
ficar meio perdido no começo, porque o GTD vai funcionando à medida que você vai amadurecendo no
sistema.
O David diz o que vc tem que ter para começar que, se não me falha a memória, é isso:
– uma caixa de entrada

– uma agenda
– um lugar para organizar as listas de ações e projetos
– um arquivo de referência
– um arquivo de suporte a projetos
– uma lista de algum dia / talvez
A caixa de entrada vc pode usar um caderno qualquer para anotar ideias e tarefas que vêm à sua mente.
Algumas pessoas usam bloquinhos, outras post-its, outras folhas de sulfite inteiras. Lembre-se que suas
caixas de entrada de e-mails também são caixas de entrada.
Você precisa de uma agenda para colocar compromissos, lembretes e tarefas pontuais. Você pode usar
uma agenda de papel, a agenda do Google, a do celular, ou mesmo montar uma agenda no Evernote. O
David também recomenda uma agenda física, que ele chama de “arquivo de referência rápida”, com 43
pastas, mas já é mais avançado no livro. Não vale a pena entrar na discussão agora.
Um gerenciador de tarefas e projetos, que pode ser tanto em papel como no computador ou no celular.
Fica à sua escolha. É aqui que vc vai organizar as tarefas por contextos, tantos quantos necessitar, mas
tente não exagerar. Eu tenho um contexto @trabalho que funciona como @computador_trabalho,
@escritorio etc. Tudo o que eu faço no trabalho. Se detalhar muito pode ficar complicado nesse começo.
Sugiro que tente simplificar o máximo possível enquanto vai pegando o jeito.
Um arquivo de referência são as pastas onde vc guarda a sua papelada. O David recomenda que a gente
guarde por assuntos em ordem alfabética, mas também é pessoal. Muita gente usa o Evernote para isso.
O arquivo de suporte a projetos é o mesmo do de cima, mas para projetos em andamento. Ou seja, você
não vai arquivar com reportagens de revista a pauta que precisará para uma reunião em breve.
Uma lista de projetos e tarefas que você não quer perder de vista, mas não quer ou não pode fazer no
momento, vão para a lista algum dia / talvez.
Diante disso, você trabalha de acordo com as 5 fases do GTD, que são:
1 – Coletar (sempre coletar infos na sua caixa de entrada. quando chega um e-mail, isso é uma coleta)
2 – Processar -> decidir o que fazer com cada item que entra na sua caixa de entrada. O David oferece um
fluxograma prático para isso (tem no livro). Vá seguindo as perguntas e colocando no lugar certo. Com o
tempo, vc fará rapidamente e de cabeça, não se preocupe.
3 – Organizar -> basicamente, colocar em ordem as informações processadas. Por ex, se vc vai arquivar
um papel, vc vai colocar na pasta certa, e não deixar jogada por aí. Se é uma tarefa, vai colocar no seu
sistema de tarefas. É só uma extensão do Processar.
4 – Executar -> o que interessa! O David sugere o seguinte para vc executar diariamente:
– Verifique sua agenda. Veja o que tem de compromissos, o tempo livre, as tarefas do dia. Trabalhe nelas.
– Quando acabar as tarefas do dia, trabalhe nas listas de contexto. Se estiver no trabalho, verifique a lista
@trabalho ou a que tiver designado para isso.
– Como saber o que fazer primeiro? Veja a lista e selecione rapidamente o que for prioridade e a que dá
para fazer no tempo que vc tem disponível. Alguns programas gerenciadores de tarefas, como o Toodledo,
já permitem que vc coloque esses dados ao processar cada tarefa, o que facilita muito para filtrar no dia a
dia.
Também pode valer a pena saber em que período do dia vc rende mais, e deixar para esse período as
tarefas que demandam mais sua atenção. Aí as de rotina vc deixa para os períodos de menor energia. Vc
que vai definindo seu ritmo.
Assim funciona a execução.
5 – Revisão -> parte fundamental da metodologia. A revisão diária vc já faz na parte da execução, acima.
Mas o que vai realmente mudar sua vida é a revisão semanal, quando vc vê um panorama geral da sua
semana, define prioridades, aloca tarefas para dias em questão, se for o caso etc. Mais para a frente, no
livro, vc vai aprender a linkar seus projetos com seus objetivos de vida, o que, para mim, é o grande triunfo
do GTD.
Sobre preparar todos os dias as listas, não é assim que funciona. Vc está coletando tarefas o tempo todo.
Pode eleger uma vez por dia para processar e organizar essas tarefas. Execução, todo dia. Na revisão
semanal que vc dá essa olhada geral e prioriza as tarefas. A ideia é que, no dia a dia, vc esteja tão
tranquilo com seu sistema, que basta acessar suas listas de tarefas e ir executando, sem o receio de estar
deixando algo para trás.
ROTINA DIÁRIA NO GTD: FOCO NA EXECUÇÃO
Quando eu escrevi aquele post *nervoso* sobre o ZTD, recebi muitos comentários bacanas de retorno, o
que me levou a aprender um pouco mais sobre as necessidades que as pessoas têm com relação ao GTD.
Um equívoco comum é que “o GTD não tem foco na execução”, o que não está mais longe da verdade. O
que acontece é que essa orientação não está muito clara no livro, ou então (acho mais provável) ela está
tão lá na frente que a pessoa já está com a cabeça tão cheia de informações que acaba passando batido.
Basicamente, você precisa fazer uma revisão diária analisando dois pontos bastante simples, mas que
orientarão a sua execução de tarefas. São os seguintes:
Chegou no trabalho? Verifique a sua agenda. Você já vê de cara a quantidade de compromissos que tem
no dia e a quantidade de tempo disponível para outras tarefas.
A agenda também tem tarefas, lembretes e outras informações que você vai precisar naquele dia. É claro
que tudo isso tem que ser organizado antes, quando você processa tal informação quando ela entra na sua
caixa de entrada. Veja o fluxograma do GTD para entender como fazer isso.
Além dos compromissos, você verificará na sua agenda as tarefas que precisam ser feitas naquele dia
em questão. Comece por elas. Tente não marcar mais de três por dia (por contexto), para não se
sobrecarregar – mas isso só vale como recomendação, pois nem sempre temos essa opção quando lidamos
com prazos de projetos.
Eu costumo fazer blocos de trabalho de 1h30, então paro um pouco, bebo água, descanso. Se eu “mato” as
tarefas agendadas do dia nessa primeira 1h30, fico muito tranquila por ter resolvido o que era pendente e
começo a trabalhar nas outras tarefas.
Depois de trabalhar nas tarefas agendadas, que precisavam ter sido feitas de qualquer forma no dia, você
pode passar para as suas listas de contextos. Ou seja, se você estiver no trabalho, acesse a lista
@trabalho, ou a que você utilizar nessa ocasião. Dentro da lista do contexto, escolha a tarefa
por prioridade (TOP primeiro, depois as de alta prioridade, média e baixa na sequência) e por tempo
disponível. Não adianta começar uma tarefa que demora 1h30 se você tem somente 25 minutos
disponíveis.
Pronto, isso é o GTD. Com esse esquema simples, eu faço tanta, mas tanta coisa no meu dia a dia, que às
vezes fico até impressionada. Com as tarefas bem esquematizadas, nada fica complicado ou pesado para
fazer. Não tem nem como procrastinar, sabe?
Uma vez por semana, faço uma revisão geral dos projetos (a chamada revisão semanal do GTD), onde vejo
se há brechas de tarefas que não tinha identificado antes, sem ver o cenário macro, se há tarefas que se
tornaram obsoletas e por aí vai.
Para o dia a dia, no entanto, é somente o esquema acima. Não tem nada de complicado, gente. Nós que
complicamos quando o sistema ainda não está implementado direitinho. =)
Dúvidas, sugestões e comentários? Obrigada!

COMO ESTOU ORGANIZANDO MEU SISTEMA GTD
ATUALMENTE
Depois de tudo o que vem acontecendo, muitas pessoas estão chegando no meu blog por causa do
assunto GTD, que é um dos meus preferidos. Começaram a aparecer comentários em posts mais antigos
com dúvidas sobre como eu tenho utilizado meu sistema atualmente, então achei mais fácil escrever um
post explicando de maneira geral.
O GTD trabalha com horizontes de foco, que são:
 Pé no chão – Agenda / Tarefas

 Nível 1 – Projetos
 Nível 2 – Áreas de foco
 Nível 3 – Objetivos
 Nível 4 – Visão
 Nível 5 – Propósito
Para quem quiser saber mais, recomendo a leitura do livro “A arte de fazer acontecer”, que dá origem ao
método. Aqui no blog eu passo a minha visão do GTD, como não poderia deixar de ser. Sempre recomendo
a leitura na fonte original porque aqui é só um complemento.
Minha organização é pautada messes níveis, então.
Agenda
Como agenda, eu utilizo o Google Calendar, pela facilidade de manuseio e possibilidade de
compartilhamento. Meu marido tem uma agenda lá também e, para a gente, facilita muito.
Já expliquei em outro post como utilizo o esquema de duas cores na agenda, algo que é fundamental na
minha organização. Utilizo a minha agenda para:
 Compromissos com data e hora (reuniões, consultas, aulas, treinamentos, workshops)
 Lembretes
 Controle de prazos
 Vencimento de contas
 Estimativa de tempo (insiro tempos que passo me deslocando e consigo visualizar quanto tempo tenho
todos os dias para trabalhar em outras atividades)
Uma boa prática (funciona para algumas pessoas, outras não) é inserir, durante a revisão semanal apenas,
as tarefas que você precisa executar naquela semana que tenham duração de mais de meia hora ou
demandam atenção total. Comigo não funciona tão bem porque trabalho com criatividade e prefiro trabalhar
com as listas de contextos mesmo e os espaços na agenda, em vez de inserir as atividades nela. Porém, já
fiz o teste e funciona bem para a execução, porque tendemos a dar prioridade ao que está na agenda.
Abaixo eu mostro como gerencio as minhas tarefas.
Não gosto de habilitar notificações e faço isso somente em situações bem específicas, como quando preciso
dar um telefonema em determinado horário ou tomar remédios controlados.
Meu dia de trabalho se divide em média em: 30% para tarefas planejadas, 30% definindo meu trabalho
(processando, revisando, organizando) e 40% em tempo dedicado às demandas do dia e outros imprevistos.
Tarefas
Eu utilizo o Toodledo para gerenciar minhas listas de tarefas. No GTD, as listas de ações são organizadas
por contextos, ou seja, as situações onde você estará inserido no seu dia a dia para executar aquelas tarefas.
Vivo mudando meus contextos para que se adequem às minhas necessidades do momento; às vezes tenho
muitos, às vezes prefiro trabalhar com poucos.
No geral, coloco datas (prazos) nas tarefas somente quando esses prazos são reais, e não como “lista de
desejos”. Logo, poucas tarefas realmente têm datas.
Minha ordem de execução é a seguinte:

1. Tarefas do dia (com data)
2. Tarefas no contexto em que estou inserida, de acordo com meu tempo disponível e nível de energia
Tickler
O tickler é um conceito do GTD que serve para você atribuir dados a dias e meses. Você pode inserir
compromissos, tarefas e informações no geral, dependendo de como você preferir utilizar (leia mais aqui).
Hoje eu utilizo somente para arquivos de suporte. Exemplo: pauta impressa que tenho que levar em uma
reunião no dia X, ingressos para um show que só acontecerá em abril, lista de perguntas para fazer na
próxima consulta com o pediatra, documentos que precisarei levar no dia de uma viagem internacional e por
aí vai.
O tickler pode ser tanto digital quanto físico. Eu tenho os dois. O físico, deixo em uma gaveta de pastas
suspensas no meu home-office. Apesar de não usar tanto, ainda é útil. O digital, eu mantenho no Evernote.
Dá para fazer com a agenda do Google, pois ela suporta o upload de arquivos, mas prefiro centralizar tudo
no Evernote mesmo.
Não estou mais usando todo o meu sistema no Evernote e, por isso, minha configuração atual está diferente
da doguia. Atualmente, tenho um caderno chamado “Incubate stuff” onde insiro essas notas que posso
precisar, e aí sim utilizo as tags para fazer isso. Caso tenha dúvida, por favor, verifique como faço no guia
linkado acima, onde explico detalhadamente.
E-mails
Os e-mails fazem parte das demandas diárias e, como tal, são nível pé no chão como as tarefas e a agenda.
Depois do curso do Fundamentals, eu estou utilizando somente quatro pastas de e-mails no meu Gmail:
 @ Action – Para tudo o que demanda ação

 @ Support – Todos e-mails que, de alguma forma, contêm informações úteis para ações ou projetos
 @ Waiting for – Todos os e-mails que solicitei algo para alguém e estou aguardando resposta
 File – Arquivo (todos os e-mails que não demandam qualquer tipo de ação)
É importante perceber que o e-mail acaba virando outra lista de tarefas. Isso foi dito no curso, inclusive. O
modo de gerenciar é diferente.
Eu costumo coletar o que está na pasta @ Action e processar como tarefa no Toodledo porque, para mim,
esse replique funciona. Quem não sentir necessidade, não precisa e só a pasta é suficiente. O mesmo vale
para a pasta de @ Waiting for.
Em @ Support, os e-mails ficam muito rápido. No geral, eles logo são arquivados.
Uma vez por ano, reviso a pasta de arquivo para enviar as informações relevantes para o Evernote e deleto
o que não preciso mais guardar. Vale citar que, no dia a dia, se eu receber algo importante de cara que
quero guardar, como faturas ou notas fiscais, já encaminho diretamente para o Evernote através da minha
conta de e-mail do programa. No geral, o que fica arquivado no e-mail então são somente aqueles e-mails
como confirmações, por exemplo. O que é arquivo importante eu já tenho o costume de arquivar direto no
Evernote, caso precise em um futuro próximo.
Processo meus e-mails duas vezes por dia (às vezes, somente uma, dependendo dos meus compromissos
no dia). Quando estou ministrando um treinamento das 8 às 18h, por exemplo, costumo acessar meus e-
mails pelo celular para verificar se há algo urgente. Se sim, respondo ali mesmo ou ligo para a pessoa. Se
não, vejo mais tarde, em casa, ou no dia seguinte mesmo.
Uma coisa que tem me ajudado bastante no trato com os e-mails é utilizar a caixa de entrada prioritária do
Gmail (vá em Configurações > Caixas de entrada > Caixa prioritária). Deixo assim:
1. Não lidos
2. @ Action
3. @ Support
4. Everything else
Assim, consigo visualizar na caixa de entrada mesmo todos os e-mails que demandam algum tipo de ação
e também seus arquivos de suporte. Tem funcionado bem!
Para mim, o fundamental com relação aos e-mails é diferenciar o que demanda ação do que não demanda,
assim como ter uma lista de tudo o que eu pedi para outra pessoa (fica mais fácil de cobrar) e um inventário
dos arquivos que estou utilizando no momento.
Mensagens e notificações tipo What’s App

Acho que enviar mensagens pelo Facebook, Twitter ou What’s App facilita muito a vida em termos de rapidez
e praticidade, mas complica em outros aspectos porque são mais caixas de entrada para verificar.
O que tenho feito e que tem funcionado é estabelecer períodos de checagem, assim como faço com os e-
mails. Desabilitei as notificações no meu celular e vejo nas pausas durante o dia de trabalho (What’s App),
geralmente a cada 1h30. Nas redes sociais, costumo olhar apenas uma vez por dia.
Só entro no Skype quando tenho alguma reunião específica agendada com alguém. Não atendo chamados,
então meu modelo de trabalho me permite fazer isso. Não preciso estar disponível o tempo inteiro.
Projetos
Para gerenciar meus projetos, eu utilizo o Toodledo. Minha conta é Golden, o que me permite acesso a uma
série de recursos, como sub-tarefas e denominação de status. Quando crio um projeto, as próximas ações
dele são as sub-tarefas e, o status, Active. Assim, se eu clicar para visualizar minhas to-dos no sistema
dentro de Status > Active, tenho um inventário de todos os meus projetos. Quando essa tela abre, eu clico
também no título da coluna “Folder”, que me mostra os projetos listados de acordo com as áreas de foco.
Como vocês podem ver no print acima, atualmente eu tenho 54 projetos em andamento. O David fala que
uma pessoa normal costuma ter entre 30 e 100 projetos em andamento, então tomo isso como parâmetro
de piso e teto. Pela minha experiência pessoal, sei que, se eu estiver com muitos projetos (de 60 a 90),
consigo executar bastante coisa, mas a vida fica corrida. Portanto, tento ficar entre 30 e 50, mas às vezes
passa. Tenho muitos projetos pequenos também. Enfim, concordo com o David quando ele diz que não
importa a quantidade, desde que esteja sob controle.
Porém, citei a coisa dos números porque estou adotando uma estratégia legal: só insiro um projeto novo da
lista Algum dia / Talvez se eu estiver com menos de 30 projetos. Na revisão semanal, o David recomenda
que a gente seja criativo e revise a lista de Someday / Maybe para ver se algo pode virar um projeto. Pois
bem, eu fazia isso sem critério. Logo, meu critério atual é ter menos de 30. Ou seja, se eu tiver 29 projetos,
pego UM da minha lista de Algum dia / Talvez para trabalhar. Se estiver com 25, posso pegar mais cinco.
No final do ano passado eu cheguei a listar 28, então pude inserir novos projetos.
É claro que há projetos que não temos escolha, especialmente de trabalho, que caem no nosso colo. Por
isso mesmo a lista acaba crescendo e indo para 50, 60 projetos. Só que vale a pena cada um encontrar seu
limite pessoal para saber quanto se tem muito projeto, revisar e priorizar. Pode ser que algum projeto atual
possa ser adiado ou até mesmo cancelado.
A diretriz do David Allen para revisão dos projetos é fazer isso uma vez por semana. Logo, é importante ter
uma lista com todos os projetos em andamento para facilitar essa revisão.
Algo que estou estruturando atualmente é o manuseio de arquivos de suporte a projetos e informações de
referência. No geral, mantenho as informações no Toodledo (tem um status que é “Reference”) e os arquivos
no Evernote, mas ainda não estou satisfeita e estou estudando melhores usos.
Áreas de foco
Depois do curso do David, estou “pirando menos” com relação às áreas de foco. Eu estava utilizando as
Notes do Toodledo para escrever a respeito, mas mudei. Hoje, gerencio de duas maneiras:
1. Tenho um mapa mental com minhas áreas de foco, que reviso e atualizo mensalmente (de acordo com a
recomendação do David em “Making it all work”):
Este mapa serve para revisão e reflexão. Será que estou equilibrando todas as minhas áreas de foco? Será
que não é hora de dizer adeus a alguma delas ou olá para outra?
A ferramenta utilizada para manusear mapas mentais é o Mind Meister.
2. Utilizo as áreas de foco para organizar meus projetos e tarefas no Toodledo, de acordo com o que o
programa chama de “Folder”. Ou seja, se eu clicar na pasta “Casa”, o Toodledo me listará todas as próximas
ações, projetos, algum dia / talvez etc que sejam relacionados a essa área de foco. Já organizo assim há
muitos anos e é o que funciona para mim.
Objetivos, visão e propósito

Tenho listado meus objetivos no próprio Toodledo, na área de Goals. no momento, estou utilizando somente
os “short-terms” para facilitar. Costumo linkar os objetivos aos projetos e tarefas que sejam relacionados.
Visão e propósito estou gerenciando na guia Outlines, com listas.
Os objetivos de curto prazo eu reviso a cada estação (sazonalmente). Visão e propósito, reviso anualmente
ou quando sentir necessidade de uma reestruturada.
Referência
No geral, todo o meu sistema pode ser resumido em duas coisas: se demanda ação, está no Toodledo; se
é referência, está no Evernote. Todo o meu arquivo de referência está lá. Mudei o caderno “Processed” para
o nome “General reference” e, dentro, as notas de referência, organizadas pelas tags dos assuntos.
Outra coisa que está no meu Evernote é um caderno “Read / Review” (o famoso ler / revisar do GTD), que
mantenho offline no celular para ler os artigos que coleto do meu Feedly.
COMO ESTOU FAZENDO A REVISÃO SEMANAL
ATUALMENTE
Toda vez que preciso fazer alguma referência à revisão semanal aqui no blog, vejo que o último post que
escrevi sobre ela era muito centrado no Evernote, então poderia não servir como guia geral para quem utiliza
outras ferramentas. Ela também poderia parecer muito extensa para quem está aplicando o GTD
inicialmente.
Depois de fazer um pouco do curso do David Allen (veja aqui o que eu aprendi com o DA em Amsterdam),
eu passei a ver a revisão semanal como um momento para get clear, get current and get creative (algo como
esclarecer, se atualizar e ser criativa). O próprio David disse que essas três fases podem ser divididas ao
longo da semana, para não “estafar”. Aliás, a melhor coisa do GTD é essa permissão, né? Às vezes a gente
ouve alguém falar “tenho duas revisões semanais” e você fica “qqqqq, e pode?”. Tudo pode, se facilita. As
três fases descritas para a revisão semanal nada mais são que o agrupamento dos passos para a revisão
semanal que já estão no livro, a saber:
Get clear
 Colete papéis e materiais avulsos na sua caixa de entrada

 Processe toda a sua caixa de entrada
 Esvazie sua mente
Get current
 Revise suas listas de próximas ações

 Revise os acontecimentos na semana anterior
 Revise os próximos acontecimentos na sua agenda
 Revise a sua lista de coisas que estão aguardando resposta
 Revise suas listas de projetos
 Revise quaisquer checklists importantes
Get creative
 Revise as listas de algum dia / talvez

 Seja criativa e corajosa!
Quando conversamos com ele, perguntei qual seria o único passo que ele deixaria na revisão semanal, se
tivesse que escolher. Ele disse: “revisar os projetos”. Yes! Então eu entendo que revisar os projetos seja
aquilo que efetivamente tem que ser feito semanalmente, acima de tudo. Ou seja: se acontecer de eu ter
meia hora para fazer a minha revisão semanal, o que eu vou olhar são os projetos, claro.
No livro “Making it all work”, ele dá algumas sugestões de revisões além da semanal. Eu tenho, como já
postei aqui uma vez (minhas revisões no GTD), revisões diária, semanal, quinzenal, mensal, sazonal,
semestral e anual. Todas elas me ajudam a manter meu sistema funcionando e meu dia a dia mais
organizado, com tranquilidade. Portanto, o que eu tenho feito na minha revisão semanal é apenas:
1. Checar a agenda da semana e fazer um descarrego mental

Basicamente, isso significa ver a agenda da semana que estou planejando e ver se falta algum compromisso
ali. Às vezes, vejo que tenho uma reunião na quarta das 15 às 17 horas, mas não inseri os períodos em que
estarei me deslocando. Eu acho importante inserir esses períodos não só para ter a noção de tempo como
para bloquear meu calendário, caso queiram agendar algum compromisso comigo naqueles horários. Ou
então eu sei que vou jantar na sexta à noite com uma amiga, mas ainda não tinha colocado na agenda. Esse
é o momento de inserir esse tipo de informação.
Outra coisa que gosto de fazer é deixar minha semana “pronta”, fluindo. Isso significa, por exemplo:
 Segunda de manhã tenho uma reunião em um local que preciso pegar dois ônibus para chegar. Já entro
no Google Maps, pego o número dos ônibus e deixo essas informações no meu calendário. Também já
deixo separado o material que vou aproveitar para ler na condução (fica na minha pasta).
 Terça de noite vou a um evento que fica perto do metrô X e dá para ir a pé da estação até lá. Eu salvo
um print do percurso que fiz no Google Maps e insiro como anexo na minha agenda do Google, para
consultar, se necessário.
 Quarta eu agendei para fazer as unhas no salão Y. Coloco o nome da manicure e o telefone do lugar,
caso precise ligar para reagendar, se tiver um imprevisto.
 Etc.
Em resumo, o que puder ser providenciado para facilitar a minha semana, eu providencio. Essa etapa
costuma durar de 10 a 40 minutos, dependendo da complexidade da minha semana (tem semana que eu
tenho mais e semana que eu tenho menos compromissos, como todo mundo).
2. Checar as próximas quatro semanas para ver se algo demanda a minha

atenção
É quase como uma visão do mês corrente para saber se tenho que antecipar algumas providências. Por
exemplo: se daqui a três semanas farei uma viagem, o que falta? Se na segunda-feira da outra semana eu
preciso entregar um trabalho, como vou organizar o meu tempo na próxima semana para me dedicar a ele?
O planejamento no GTD é semanal, mas isso não significa perder de vista o que vem a seguir. Não é para
planejar o que vai fazer daqui a quatro semanas, mas para ver o que já está marcado e antecipar o que
puder, para não deixar nunca nada de última hora. Se tiver algo a ser feito, eu coleto e coloco na minha
caixa de entrada.
Esta etapa dura de 5 a 10 minutos, em média.
3. Revisar meus projetos

É neste momento que eu faço a revisão dos meus projetos. Todo projeto em andamento tem que ter pelo
menos uma próxima ação definida. Se não tiver, ele muda de status. Como uso o Toodledo, ele pode ir
para Someday, Hold, Waiting, enfim, depende do status do projeto mesmo.
Atualmente eu tenho registrado a quantidade de projetos que tenho ao final de cada revisão semanal. Minha
meta é chegar sempre aos 30, mas acabo ficando na média de 50 a 60 (o que considero bastante).
Esta é a parte mais demoradinha da revisão semanal e eu costumo levar de 40 a 60 minutos nela. Faço
questão que seja feita com atenção, também.
4. Checar o que está como status “Planning”

No Toodledo, quando eu processo algo que é um projeto, eu coloco como “Planning” (no status), porque
assim sei que vou planejá-lo na revisão semanal seguinte. É claro que há projetos que já são processados
com várias próximas ações, mas alguns não. Exemplo: comprar uma máquina lava e seca. Isso não é
urgente – posso planejar daqui a sete dias, no máximo. Logo, coloco o status “Planning” e, na próxima
revisão semanal, eu mudo o status para “Active” e insiro as próximas ações. Desta maneira, ele vira um
projeto em andamento.
Em média, quando vou fazer minha revisão semanal, me deparo com 3 ou 4 projetos com o status de
“Planning” para inserir as próximas ações, o que costuma durar cerca de 10 minutos.
5. Ver as principais próximas ações da semana para estimar o tempo na

minha agenda
Esta é uma etapa que faço somente se já não tiver estourado as minhas duras horas de duração para a
revisão semanal. Tem vezes que a revisão semanal dura uma hora, uma hora e meia e até duas horas.
Nunca durou menos de uma hora, porque é meu momento de atenção a todos os pontos acima. Portanto,
se ainda restar um tempinho, eu dou uma olhada no que tenho planejado de próximas ações (que são
tarefas, em resumo) para a semana planejada para estimar o tempo. No geral, sempre sobra esse tempo e
consigo fazer.
Funciona assim: no Toodledo, é possível colocar o tempo estimado para cada tarefa que você insere no
sistema. É chato de fazer toda vez, mas ajuda muito.
Depois da revisão semanal, clico em “Calendar” no próprio Toodledo e vejo as atividades que tenho
planejadas para os dias daquela semana. É aqui que eu posso ver, por exemplo, que tenho umas 6 horas
planejadas de atividades para a minha segunda-feira mas, na minha agenda, eu vejo que vou passar a
segunda-feira inteira fora, em compromissos! Isso me dá uma visão do tempo que eu tenho e posso tomar
providências. Vejo o que pode ficar para terça, adianto algo na sexta, excepcionalmente faço hora extra no
dia, enfim. Se eu não fizer esse balanço, como saberei?
Pode inserir atividades “sem data” na agenda?

O David Allen é catedrático sobre o que entra na agenda: o que tem data atrelada. Agenda não é lista de
desejos. Porém, muitas pessoas gostam, somente na revisão semanal, de inserir as atividades da semana
na agenda, para ficar mais fácil de executá-las no dia a dia.
Algumas pessoas gostam de inserir tais atividades na agenda. Eu às vezes faço isso – tenho fases.
Atualmente, estou em um período de não inserir. Quando está na agenda, é fato que o compromisso acaba
ficando maior porque a gente confia na agenda – deve ter algo de científico nisso. Portanto, se funciona com
você, use. Eu recomendo o sistema de duas cores para organizar suas atividades na agenda, que serve
justamente para esse manuseio de próximas ações. Essa “inserção” deve ser feita somente na revisão
semanal, e não para um mês inteiro, por exemplo, senão vira bagunça mesmo.
Os critérios para inserir tais atividades (que eu recomendo) são os seguintes:
1. Por tempo, ou seja, atividades que demoram para ser executadas. Penso que de 30 a 90 minutos seja
um tempo considerável. Menos do que isso você consegue encaixar ao longo do seu dia e mais do que
isso já pode ser quebrada em duas ou mais tarefas.
2. Por nível de foco, ou seja, atividades que você precisa estar concentrado totalmente (e aí você coloca
naqueles períodos do dia em que você vai estar mais disposto) e atividades que podem ser feitas com o
cérebro “morto” (que você coloca naqueles períodos em que você geralmente fica exausto ou sem se
concentrar direito, normalmente).
Também há a alternativa de colocar as atividades na agenda para ter uma visão da semana e tirá-las na
sequência para não ficar uma coisa opressora (como particularmente me sinto às vezes, quando insiro as
atividades).
E se tiver muita coisa para um mesmo dia?

Pode acontecer de você ter atividades para um dia que realmente precisam ser feitas naquele dia e tem
tempo de menos? Sim, claro. Aliás, é bastante comum. Aí, para decidir o que fazer (sem ter que trabalhar
30 horas), basta aplicar os níveis do GTD:
 Nível 0: compromissos, próximas ações

 Nível 1: projetos
 Nível 2: áreas de foco
 Nível 3: objetivos de 0 a 2 anos
 Nível 4: visão de 3 a 5 anos
 Nível 5: propósito e princípios
Como fazer isso? Vá batendo uma tarefa com a outra utilizando os níveis como critério de decisão. Se você
compara duas tarefas e uma delas diz respeito a um projeto e a outra não, você privilegia a do projeto. Se
ambas têm a ver com um projeto, você privilegia aquela que contribui para o sucesso nas suas áreas de
foco. Se ambas fazem isso, você privilegia a que tem a ver com seus objetivos. E assim vai. Muitas vezes,
o critério de desempate é o último nível – seus princípios. Isso é bem legal! Dificilmente duas tarefas
continuarão empatadas mesmo depois de terem passado pelo filtro de todos os níveis. É assim que se
decide prioridades no GTD.
Existe dia certo para a revisão semanal?
Eu gosto de fazer na sexta de manhã, mas é flexível. Se por acaso eu tiver compromissos o dia inteiro na
sexta, faço na quinta. Procuro não deixar para fazer aos finais de semana para não ficar “pensando em
trabalho” quando, na teoria, deveria estar descansando. Já fiz muitas revisões semanais aos domingos e eu
sentia que a minha semana mal tinha começado e eu já estava pensando no que ia fazer. Sobre fazer às
segundas, não gosto (há quem prefira). Para mim, a semana tem que começar com tudo já planejado.
A pessoa começa a escrever sobre a revisão semanal e quer falar sobre o livro inteiro! Enfim, espero que o
post possa servir como referência para a revisão semanal, tenha demonstrado como eu faço atualmente e
tenha trazido boas dicas. Dúvidas e depoimentos sobre como vocês fazem, por favor, deixem nos
comentários. Obrigada!
A MATEMÁTICA DO PLANEJAMENTO NO GTD
Eu acho que é muito importante a gente ir buscando melhorias e aprendendo cada vez mais quando diz
respeito à produtividade e à gestão do tempo que temos.
Estava estudando sobre a definição do trabalho de acordo com três categorias, que o David Allen ensina no
GTD, que são categorias que usamos para dividir o nosso dia. Ou seja, cada um dos nossos dias tem apenas
três tipos de atividades e uma execução tranquila depende de um planejamento bem sucedido levando em
conta essas particularidades.
Basicamente, qualquer pessoa pode ter suas atividades diárias definidas em:
1. Atividades pré-definidas – Ou seja, os compromissos que já estão no seu calendário, o que você
programou para o seu dia em questão e o que você tem nas suas listas, mesmo que sem data. São
tarefas e projetos pré-definidos, já listados.
2. Demandas do dia – Todos os dias recebemos coisas para fazer e entregar no mesmo dia, ou então
temos imprevistos que impactam em nossa rotina de trabalho e em casa.
3. Processando – Todos os dias precisamos dedicar um tempinho para a nossa organização pessoal. Faz
parte. Ser organizado não vem de milagre, mas de disciplina.
Particularmente, quando comecei a dar mais atenção ao processar (ou CLARIFY – esclarecer) no dia a dia,
as coisas começaram a fluir de maneira muito melhor. Tenho me sentido na posição do capitão/comandante
o tempo todo, sem ser pega de surpresa e com tudo sob controle. O negócio é investir mais inteligência ao
processamento.
Nos últimos treinamentos que fiz na Call Daniel, levantei essa necessidade de dividir as atividades das
pessoas nesses três tipos para que o planejamento fosse o mais factível possível.
No geral, o que tenho observado (e que aprendi no curso do David em Amsterdam) é que, quanto mais
gestor você se torna, mais tempo passará processando. Quando mais júnior você for, mais tempo passará
executando as demandas do dia. Isso como regra geral. É claro que há pessoas e pessoas, cada uma com
um nível de complexidade de trabalho.
Observação do meu dia a dia

O que eu fiz foi analisar o meu dia a dia, de acordo com as atividades das últimas semanas, e pude perceber
que meu padrão tem sido mais ou menos assim:
1. Atividades pré-definidas – 50% do meu tempo de trabalho

2. Demandas do dia – 30% do meu tempo de trabalho
3. Processando – 20% do meu tempo de trabalho
Com isso, eu pude ir além e planejar o meu dia inteiro, não só no profissional.
Tenho como meta dormir nove horas por noite (entre deitar, dormir efetivamente e acordar – o que dá umas
oito horas, em média). Por isso, sei que, em uma semana, posso dormir 63 horas no total. Isso significa que,
se eu dormir cinco horas em uma noite, terei que compensar essas outras quatro horas em algum momento.
(É claro que eu não recomendo isso, porque não é saudável, mas pode acontecer.)
Na prática
Imaginem um dia típico meu que comece às nove e termine à meia-noite. Tenho 15 horas no total. Dessas
15 horas, entende-se que:
 7,5 horas são dedicadas a atividades pré-definidas

 5 horas são dedicadas às demandas do dia
 3 horas são dedicadas ao processamento
Só que, olhando assim, fica confuso. Resolvi dividir entre o horário de trabalho e o horário dedicado a
atividades pessoais, então.
Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:
 50% – 4 horas (atividades pré-definidas)

 30% – 2 horas (demandas do dia)
 20% – 1 hora (processando)
Sobram 7 horas para atividades pessoais:
 50% – 3,5 horas (atividades pré-definidas)

 30% – 2,5 horas (demandas do dia)
 20% – 1 hora (processando)
Ou seja, de hora de trabalho, posso planejar 28 horas por semana (contando final de semana).
De hora pessoal, posso planejar 24,5 horas por semana (contando final de semana).
Preciso dedicar 14 horas da minha semana para demandas do dia no trabalho.

Preciso dedicar 16,5 horas por semana para as demandas do dia em atividades pessoais.
O tempo de processamento total semanal tem que ser de 14 horas (pessoal e profissional).
Qual a utilidade?
Aí você pensa: “Nossa, Thais, que baita complicação! Qual a vantagem prática disso tudo?”. A vantagem é
saber quanto da sua semana você pode planejar. Exemplos?
Suponhamos que eu tenha uma segunda-feira com um compromisso profissional que dure oito horas + três
horas de deslocamento (11 no total). Isso já “estoura” a cota de atividades profissionais planejadas para o
meu dia, que é de quatro horas. Na verdade, eu estou estourando a cota de quase três dias. Isso significa
que, ao longo da semana, eu precisarei deixar essa folga de sete horas em alguns dias, já que estou tirando
deles essas horas em que estaria trabalhando em atividades pré-definidas.
Peguei um print da agenda desta minha semana, que está bem truncadinha e cheia de compromissos, para
usar como outro exemplo.
Total de atividades pessoais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 12,5 horas (sobram
12). Essas atividades que sobraram podem servir para limpar a casa, almoçar, ficar com o Paul, ir ao
mercado, ver um filme com o meu marido etc.
Total de atividades profissionais pré-definidas já agendadas antes de a semana acontecer: 34 horas (passei
em seis horas a quantidade que poderia! essas horas gerarão um desequilíbrio em algum lugar). Isso mostra
que a minha agenda está com compromissos profissionais demais, visto que não está sobrando tempo para
lidar com as minhas listas de contextos ou tarefas para o dia, já que estou usando todas as minhas horas
de trabalho pré-definido para compromissos, incluindo deslocamentos!
Total de processamento já agendado antes de a semana ocorrer: 13 horas (sobra uma hora).
Das duas uma: ou eu não tenho tenho tanta demanda diária assim para dedicar duas horas (eu trabalho nas
minhas listas quando não há demandas do dia; elas servem apenas em caso de imprevistos mesmo) ou
estou com atividades pré-definidas demais. Se esse tempo de processamento (20%) é necessário, não
posso mexer nele. Tenho que mexer ou na quantidade diária de atividades pré-definidas ou na quantidade
de horas diárias livres para as demandas do dia. Também entra outra questão, que é dedicar mais tempo
por dia trabalhando e menos tempo para o pessoal? Não sei. Mesmo porque, a quantidade total de horas
semanais seria a mesma caso eu trabalhasse mais durante a semana para ter mais atividades pessoais aos
finais de semana (para equilibrar).
Meu remanejamento
Decidi dedicar mais horas do meu dia a atividades pré-definidas e deixar menos tempo para as demandas
do dia, que são menos frequentes mesmo. Aumentei o tempo de processamento para ter mais controle.
Ficou assim:
1. Atividades pré-definidas – 60%

2. Demandas do dia – 10%
3. Processando – 30%
Lembrem-se que, se não houver nenhuma demanda do dia, as horas ficam livres. Em horas, essas
porcentagens significam:
15 horas no total em um dia que comece às nove e termine à meia-noite (arredondando):
 9 horas são dedicadas a atividades pré-definidas

 2 horas são dedicadas às demandas do dia
 4 horas são dedicadas ao processamento
Se dessas 15 eu trabalhar 8, tenho:

 10% – 1 hora (demandas do dia)
 30% – 2 horas (processando)
Sobram 7 horas para atividades pessoais:

 10% – 1 hora (demandas do dia)
 30% – 2 horas (processando)
Não sei se é o modelo ideal, mas vou testar. Soa mais realista, pelo menos.
Parece complicado mas, na prática, mostra como a gente está investindo o nosso tempo e gera uma reflexão
para que possamos fazer mudanças. É claro que o caminho mais fácil é não fazer nada disso e simplesmente
ir montando o planejamento de maneira intuitiva, o que não é errado! É somente outra forma de fazer.
E o seu equilíbrio, como é? Qual sua porcentagem diária de atividades pré-definidas, demandas do
dia e processamento?
REFLEXÕES ATUAIS SOBRE A COLETA NO GTD
Venho refletindo ultimamente sobre a utilidade da coleta nos mais diversos sentidos. Geralmente pensamos
que temos que coletar o que precisamos fazer, mas a lista é infinita. Cada vez mais acredito no poder da
coleta ao longo do dia e DOS dias. A partir do momento que paramos de coletar, as coisas voltam a ficar na
nossa cabeça e nos perturbam, além de tirar nossa confiança no sistema que organizamos.
Acredito também que é importante selecionar com cuidado a quantidade de caixas de entrada que temos.
Gosto de capturar tudo no papel, porque escrever é a forma mais rápida para mim. Gravar áudio também
funciona, mas tenho uma preguiça tremenda de ouvir depois e transcrever. O que guardo no celular, seja
como for (foto, vídeo) só funciona se eu enviar direto para o Evernote. Se deixei ali, é provável que só resgate
quando fizer o backup dos dados, em uma ou duas semanas. Logo, prefiro escrever.
Ando testando diversas ferramentas físicas de coleta. Testei anotar uma coisa em cada papel, como o
David recomenda, mas fico com a consciência pesada por estar desperdiçando nossos amigos de celulose.
Também testei aqueles caderninhos pequenos, formato A6 (de anotações), mas gosto de ter um espaço
maior para escrever. Por fim, o que funciona para mim são cadernos maiores (A5) ou folhas de sulfite, que
posso digitalizar inteiras.
O que faço então é usar um caderno para anotar tarefas, ideias, lembretes e coisas esparsas. Quando estou
tomando notas em uma reunião, fazendo brainstorm ou mapas mentais, utilizo folhas de sulfite para poder
logo digitalizar e arquivar no Evernote. O que foi coletado no caderno, vai ou para a minha agenda (Google)
ou para o Toodledo.
Um ponto sobre a recomendação do David de fazer uma coleta gigantesca no início do uso do GTD: acho a
ideia incrível, mas pouco prática. Se você realmente tiver dois dias da sua vida para ficar dedicado a isso,
tente. Porém,acho extremamente opressor processar muita coisa de uma só vez e sou adepta do fazer
um pouco todos os dias. Acho extremamente saudável, no entanto, sentar todos os dias com seu
bloquinho em mãos e fazer um verdadeiro “descarrego mental” no papel. Fazendo isso sempre, demorará
pouco tempo e a sensação de controle vai aumentando.
Algumas coisas vêm facilmente à nossa mente, mas outras não. Por isso, acho legal utilizar como guia a
lista que o David traz no primeiro livro, com o que ele chamada de provocações (na edição da editora
Campus, está na página 90). Eu gosto bastante de pelo menos uma vez por semana passar o olho pela lista
e ver se não estou me esquecendo de nada.
Outra coisa que vale a pena comentar é sobre duas caixas de entrada inevitáveis, que são a caixa de entrada
física e as caixas de entrada de e-mails.
Seja você a pessoa mais digitalizada do mundo, inevitavelmente vai ter que se deparar com papéis ao longo
dos dias, sejam documentos assinados, folhetos que chegam, contas e boletos para pagar, desenhos dos
seus filhos e por aí vai. Tudo bem você arquivar o que não pode ser descartado em algum lugar ou digitalizar
a maioria e descartar. Porém, você precisa deixar isso tudo agrupado em um único lugar para não perder
as informações, e esse lugar é a caixa de entrada física. Toda casa deve ter uma, assim como sua mesa do
escritório deve ter um lugarzinho para colocar esse tipo de papel.
A outra é a caixa de e-mail. Por muitos anos, pensei que ter uma única caixa de e-mails seria a solução.
Apesar de centralizar tudo em um mesmo lugar, gosto muito da agilidade do webmail e de ter assuntos
separados por conta. O que é fundamental saber é que a caixa de entrada de e-mails não para um só minuto
de coletar, então são informações que precisamos lidar uma hora ou outra.
Minhas caixas de entrada e material para coleta hoje:
 Caixa de entrada física em casa

 Caixa de entrada do Evernote
 Caixa de entrada de e-mails (uso 4)
 Caderno + caneta
 Folhas de sulfite
 Cam Scanner (aplicativo no celular para digitalizar e enviar para o Evernote)
 Pasta A5 que deixo na bolsa para guardar papéizinhos que chegam ao longo do dia para mim
Eu acho que é importante, da mesma maneira, coletarmos o tempo inteiro. As ideias vêm ao longo do dia,
e não quando a gente para com um caderno e caneta em mãos para coletar. Por isso, vale levar sempre
seu instrumento de coleta com você e coletar sempre que se lembrar de algo. Além de poder esquecer
prazos e outros lembretes importantes, se você não coletar, pode deixar para lá também uma ideia boba e
simples que, se você executasse, traria alegria para a sua vida. Portanto, colete!
GTD – SAIBA POR QUE VOCÊ NÃO CONSEGUE
FINALIZAR SEUS PROJETOS
O GTD tem uma má fama com relação à execução. A verdade é que o método é tão completo, que a gente
pode querer ficar mais tempo organizando tudo que fazendo mesmo, e isso pode atrapalhar. Já escrevi um
pouco sobre issoaqui, mas hoje eu gostaria de falar sobre os motivos que podem te levar a não finalizar
seus projetos, a fim de promover uma reflexão e, com ela, melhorias para a sua produtividade.
São eles:
1. Você não sabe o que você está fazendo. Você pode ter criado seus projetos, mas não sabe exatamente
como diferenciar um projeto de uma tarefa, nem como organizar cada um deles. Existem projetos sem
uma tarefa vinculada a eles, o que chamamos de próxima ação. Como solucionar: garanta que todo
projeto tenha ao menos uma próxima ação definida. Se não tiver, ele não é um projeto em andamento,
mas um projeto para algum dia / talvez ou em espera. Se há próximas ações, mas você tem dificuldade
em definí-las, tente desmembrá-las. É normal um projeto ter sub-projetos. Não se prenda ao sistema,
mas ao que precisa ser feito. O importante é que você consiga soltar o gargalo e fazer acontecer. Para
isso, tudo deve se resumir em uma próxima ação. Pode facilitar ter uma lista de todas as tarefas
vinculadas ao projeto, até chegar na próxima ação. Se você organizar seus projetos no Evernote (como
eu), você pode chamar essa lista de Nota Master do Projeto.
2. Você não sabe quais são suas prioridades. Não adianta ter 60 projetos em andamento se você não
conhece a importância de cada um deles. Se você não vê diferença entre uma tarefa relacionada a um
projeto que é um hobby de uma tarefa relacionada a um projeto de trabalho que tem prazo latente
explodindo na sua cara, é porque você não tem as prioridades definidas. É nesse ponto que a gente pode
fazer um paralelo do GTD com o método do Christian Barbosa (tríade), categorizando os projetos em
importantes, urgentes e circunstanciais. Não precisa ter uma estrutura para organizar isso, se você não
quiser – basta fazer uma reflexão e ter em mente o que entra em cada uma dessas categorias. Quando
você faz isso, na verdade está mandando um recado para o seu cérebro de que está investindo tempo
no que realmente importa ou precisa ser feito.
3. Você tem medo de perder tempo ou fazer as coisas rápido demais. Isso vem de saber estabelecer
prioridades. Não tem problema acabar no dia 5 uma tarefa que tinha como prazo o dia 17 – é legal isso!
Sinta-se produtivo(a) se conseguir terminar as coisas antes do prazo, e não culpado por ter feito rápido
demais ou com medo do que vem a seguir. Esse item pode parecer complexo, mas pense bem e veja
como você pode identificá-lo no seu dia a dia. Há pessoas que inclusive trabalham com prazos maiores
para poderem ter mais tempo livre e procrastinarem eternamente – veja se não é o seu caso. Desafie-
se, produza melhor, por você – não pela empresa, pelo seu chefe ou pelo seu cliente. Quando a gente
perde tempo no dia a dia porque está esperando prazos, em vez de executar, pode estar fazendo um
perigoso pacto com a mediocridade, e ninguém quer isso.
Existem diversos motivos pelos quais podemos não estar finalizando nossos projetos, então é importante
analisar os três itens acima e modificar algumas atitudes no seu dia a dia, se eles forem identificados como
hábitos que você tem.
O MODELO TRÍPLICE PARA AVALIAR O SEU
TRABALHO DIÁRIO
Este texto foi inspirado no livro do David Allen, “A arte de fazer acontecer”.
Qualquer coisa que você se comprometa a fazer na vida é um trabalho, não só no contexto profissional.
Em um dia comum, suas ações poderão ser divididas nesses três tipos:
1. Fazer trabalhos predefinidos

2. Fazer os trabalhos à medida que aparecem
3. Definir o seu trabalho
A maioria das pessoas fica no item 2., executando tudo à medida que aparecem. O que acontece é que,
assim, você acaba perdendo o senso de importância e trabalhando só em cima do urgente. Talvez,
inconscientemente, você acredite que seja mais fácil lidar com demandas e incêndios que organizar seu
trabalho, simplesmente porque você não sabe como fazer isso. É fácil ficar no modo “ocupado” porque, para
os outros, parece que você é muito eficiente. A realidade é outra: seu trabalho está fora de controle.
As prioridades mudam a cada dia e, sim, muitas vezes precisamos atender urgências. Porém, a partir do
momento que isso passa a guiar nosso trabalho diário, quem somos nós? Qual o sentido da vida? Executar
sem significado?
Trabalhar em cima da urgência é uma prática comum que, teoricamente, não teria tanto problema. O
problema não é os projetos não estarem organizados, mas você estar deixando de fazer algo importante só
porque ainda não se tornou urgente. E o problema disso é prejudicar pessoas, perder prazos, dinheiro, além
da qualidade que você teria se tivesse se dedicado a isso com um tempo maior. E você tem consciência
desse problema – por isso está ansiosa(o) e preocupada(o).
É muito comum culpar as “surpresas” para justificar seu estresse e baixa produtividade. Porque, afinal, se
você não tem controle sobre o seu trabalho, as urgências são a única forma de mostrar o que você sabe
fazer. É mais fácil se manter ocupado que administrar tudo o que se tem a fazer. No fundo, você sabe que
é só uma forma de não lidar com aquela pilha de itens não resolvidos que você não sabe bem como resolver.
Você está fugindo.
Isso é um cenário comum no mercado de trabalho porque não somos treinados para gerenciar o nosso
tempo e os nossos projetos. Crescemos deixando veios abertos. Como a maioria das pessoas que trabalha
conosco também é assim, o ciclo se desenvolve com uma rapidez impressionante, e de repente estamos
todos trabalhando em cima do que é urgente.
Quando você desenvolver uma maneira de controlar seu trabalho, vai ficar muito mais fácil confiar nas suas
decisões pessoais sobre o que deve fazer em tal dia, justamente porque envolve uma disciplina que você
precisa adquirir. É isso em troca de todo o resto. É uma disciplina que beneficia sua tranquilidade.
O legal do GTD é que você tem lá a sua caixa de entrada “acumulando problemas” enquanto você está
trabalhando. Você sabe que, na pior das hipóteses, as coisas estão centralizadas ali, e não perdidas em
pensamentos, e-mails não respondidos ou posts-its na parede de casa. Quando você tiver um tempo, você
processará as informações aos poucos. Esse “tempo que você perde” é MUITO menor que o tempo
desperdiçado executando tarefas sem direcionamento no seu dia a dia. Quando você se organiza, seu
sistema se torna confiável e, mesmo que algo teoricamente urgente espere um pouco mais, há a confiança
de que você não está tirando de foco o que é importante e, uma hora ou outra, tudo vai sendo executado –
inclusive as urgências. Mas, se você não tiver esse sistema, como poderá saber o que foi feito ou não? Se
o que era importante foi realizado?
Toda a questão sobre o foco é irrelevante se você não sabe o que precisa fazer. Quando as informações
estão disponíveis para você de maneira prática e fácil, o foco vem naturalmente. Você pega uma tarefa e
executa. Mas você precisa ter um método para isso, além da disciplina de manter seu sistema atualizado,
funcionando.
Da mesma forma que as pessoas reclamam das “urgências” que chegam, elas reclamam das interrupções.
O mundo não vai parar enquanto você estiver trabalhando, essa é a verdade. Você precisa aprender a se
virar. O que não pode é usar isso como desculpa para não se organizar e executar. Ok, talvez a habilidade
de “apagar incêndios” seja sua melhor capacidade hoje. Mas será? Às vezes, você simplesmente não
experimentou o outro lado.

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USAR O GTD NO EVERNOTE – INTRODUÇÃO

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Por que usar poucos cadernos e mais etiquetas?

Depois de criar os dois cadernos, seu sistema ficará assim:

Nossas tags devem estar assim agora:

Deixar tudo junto X Categorizar

E se eu recolher as tags, deixando-as assim:

Limites do Evernote e Versão gratuita X Versão premium

Para saber mais sobre os limites do Evernote, clique aqui.

O que vale a pena arquivar no Evernote

Entendendo os níveis do GTD

Obrigada por tudo, pessoal.

Gerenciando tarefas no Evernote

Tarefas são o que existe de mais mundano

Uma nota por tarefa

As sub-tags que utilizo dentro de 00.000 ft – Ações são:

Vou explicar uma por uma:

Por fim, a nota fica nomeada desse jeito:

Para tarefas recorrentes, eu vou utilizar essa estrutura:

As frequências gerais (diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, sazonalmente,

No caso acima, uma tarefa com frequência semestral.

“Esse sistema é muito complicado”

O que são projetos?

Outra maneira de categorizar é através das áreas de responsabilidade, assim:

Por que usar uma tag por projeto?

Então se um projeto em andamento assim:

! Viagem para Acapulco

For concluído agora em agosto, eu vou renomear a tag assim:

2014 – Ago – Viagem para Acapulco

E arrastar a tag para dentro de Projetos concluídos.

Por que eu coloco o ano e o mês no começo da tag?

2014 – Ago – 05 – Treinamento Empresa Y

Projetos em espera (aguardando resposta)

Projetos para acompanhar

Manuseando projetos e tarefas

Obrigada por tudo, pessoal. Já sabem: dúvidas, podem deixar comentários.

O que são e como definir áreas de responsabilidade?

Inserindo as áreas no Evernote

Como usaremos as áreas de responsabilidade?

 Metas e objetivos relacionados à área

Até o próximo post.

Sobre os períodos de tempo

 Metas para 1 a 2 anos

Diferença entre projeto e objetivo

Faço dessa maneira e assim fica descomplicado para mim.

Nível 30.000 ft – Metas para 1 a 2 anos

A ideia é criar sub-tags para as metas de 1 a 2 anos.

Nível 50.000 ft – Vida

Hierarquia de objetivos, projetos e tarefas

GTD é ou não é sensacional, minha gente?

Como lições de casa, hoje quero pedir para você:

Até o próximo post.

Adendo sobre o uso de cadernos

Wow, grande mudança, não? Qual a ideia aqui?

* GTD (use o asterisco para ela ficar como primeira da lista)

Como funciona o processamento de notas nesta estrutura

Como processar tarefas

Ao processar, cada tarefa deve ter as seguintes tags:

Como processar projetos

Como processar áreas de foco

Como processar objetivos

Tagear, além disso, com a área de foco relacionada.