O QUE O TICKLER E COMO

FUNCIONA?
Tenho recebido essa pergunta constantemente, ento resolvi escrever um
post explicando do que se trata, pois assim pode ficar como referncia no
blog e ajudar os outros leitores.
Tickler um termo utilizado pelo David Allen em seu livro A arte de fazer
acontecer (Getting things done) e uma tcnica aplicada ao mtodo GTD de
organizao.

O que ?

Imagem: homesteadrevival.blogspot.com

um conjunto formado por 43 pastas que representam 12 meses e 31 dias.

Voc pode ter essas pastas fsicas (em um arquivo de pastas suspensas,
por exemplo) ou em formato digital (em pastas ou no Evernote). A ideia
colocar dentro da pasta do ms ou do dia arquivos, papis, contas, pautas
de reunio e muitos outros tipos de documentos que voc precisar utilizar

naquele dia ou ms em questo. Vale lembrar que no livro do David Allen

ele explica e mostra direitinho como fazer, ento tenha o livro como
referncia sempre.

Como eu utilizo
J tive um arquivo fsico, mas hoje j no o uso. Utilizo somente a verso
digital, que montei no Evernote atravs de uma estrutura de tags.

Eu marco as notas com as tags necessrias (do ms ou do dia) sempre

que eu precisar acess-la por qualquer motivo naquela data. Se eu souber
o dia especfico, j marco com o dia. Se no sei, mas sei o ms em que
devo precisar, marco com a tag do ms.
Uso para tarefas, pautas de reunio, contas a pagar, documentos a revisar
e muitos outros.

Voc precisa ter somente 31 tags para os dias porque, medida que os
dias passam, voc as transfere para o ms seguinte. Por exemplo, hoje
dia 8. Eu abri a tag de hoje, peguei o que precisava, e a arrastei para a tag
de maio, depois do dia 7, que j coloquei ontem. Agora, minha tag de abril
tem somente as tags de 9 a 30, enquanto a tag de maio j tem as tags de 1
a 8.
Quando abril acabar, todas as divisrias do dia estaro j na pasta de maio.
E assim vai indo, ms aps ms, ano aps ano.
Pode parecer complicado mas, na prtica, muito rpido. O GTD tem uma
rotina de priorizao diria e a primeira coisa conferir o que precisa ser
feito naquele dia, de compromissos a tarefas. No Evernote, esse sistema
funciona muito bem para mim porque muito fcil tagear uma nota que eu
v precisar acessar em determinado dia. Trabalho muito com eventos,
ento j fui salva diversas vezes tageando a nota com o discurso de
abertura, por exemplo, alm de outras informaes que eu precisaria
naquele dia e no ia ter tempo de ficar procurando. Como diz o prprio
David Allen, no sei mais viver sem isso!
O David Allen at incentiva o uso para deixar recados para voc mesmo,
mensagens motivacionais, enfim, coisas que seriam importantes voc ver
naquele determinado momento que a pasta ou a aba representa. Por
exemplo, voc pode ter uma prova difcil na faculdade, a deixa uma nota
com uma frase que te motive bastante para voc ler naquele dia.
Tambm pode usar para guardar a lista do supermercado no dia das
compras. Ou uma lista das perguntas que voc quer fazer para a
professora do seu filho no dia da reunio de pais. Ou os exames que
precisa levar em uma consulta mdica. A lista infinita!

Como saber o que vai para o tickler

A voc pode se perguntar como saber o que vai para o tickler. Bom, o GTD
tambm tem a resposta para isso!

Imagem retirada do livro do David Allen

Toda vez que voc for processar alguma informao que estiver dentro da
sua caixa de entrada, voc vai se perguntar se aquilo demanda uma ao.
Por exemplo, limpar a mesa do escritrio demanda uma ao. Uma nota
sobre como limpar a mesa do escritrio no, uma referncia que voc vai
precisar usar somente no dia em que for limpar a mesa. O exemplo foi meio
bobo, mas resume bem porque essencial no GTD entender o que
demanda ao e o que no demanda, pois separando essas duas coisas
que voc vai conseguir se organizar no sistema.
Se a info no demanda ao, voc tem trs opes: ou voc descarta, ou
voc arquiva como algo para fazer algum dia, talvez, ou voc joga para
uma data especfica, l na frente, pois no algo que voc vai precisar
agora, exatamente, mas j sabe quando vai precisar. Se voc no sabe
quando vai precisar, ela vai para a pasta algum dia/talvez.
Aqui eu j estou indo longe demais! Para entender melhor, precisa ler o
livro ou conhecer o mtodo inteiro.

Como montar um tickler file?

Imagem: http://demeyere.com

Fisicamente Tenha um arquivo de pastas suspensas e crie 12 pastas

para os meses e 31 pastas para os dias. Coloque as pastas dos dias dentro
do ms em questo e, a cada dia que passa, cheque-a, esvazie-a, e
coloque-a na pasta do ms seguinte. Todo comeo de ms, verifique a
pasta mensal e distribua os arquivos ao longo dos dias, se necessrio.
Algumas pessoas preferem manter uma pasta com 12 divisrias para os
meses, somente, por ser mais prtico. Escolha o que for do seu gosto
pessoal mesmo.
Virtualmente Recomendo usar o Evernote. Crie uma tag chamada
Tickler e, dentro dela, as tags para os 12 meses. Da mesma forma que
com a pasta fsica, crie tags para os dias. Para ficar na ordem, eu coloco
assim as tags: Dia 01, Dia 02 etc, seno elas ficam fora de ordem. O
mesmo vale para os meses (01 Janeiro). Voc tambm pode criar um
caderno para o seu tickler file, com a mesma estrutura, mas eu no
recomendo, pois cada nota s pode estar dentro de um nico caderno e
isso pode bagunar o seu esquema.

O que vai no tickler e o que vai na agenda?

A agenda para anotar compromissos.

A agenda para anotar compromissos.
A agenda para anotar compromissos.
Voc anda com um monte de papis na agenda? No n. Ou, pelo menos,
no deveria, pois o risco de perder ou esquecer algo enorme.

Imagine que voc abra a sua agenda e tem um monte de papis

grampeados em cada pgina, com informaes que voc precisar acessar
naquele dia. Isso o tickler. Mas voc no faz na agenda, porque
invivel. Voc faz em outro lugar, que pode ser fsica ou virtualmente.
Depende de como voc se d melhor por a.

Pode colocar tarefas no tickler?

No tickler fsico eu no recomendo. No Evernote, sim. Se voc gerencia
suas tarefas no Evernote, use o tickler para isso. Se utiliza outra ferramenta
para gerenciar tarefas, deixe-as onde esto.