Ferramentas da

produtividade

6 TÉCNICAS DE PRODUTIVIDADE PARA

AUMENTAR A SUA EFICIÊNCIA
Ferramentas da
produtividade

Você no Topo!

Aprenda a aumentar sua produtividade com 6 técnicas

incríveis.

Não procrastinar e aumentar a produtividade é a missão de

praticamente todos os profissionais do mundo atual. Para isso,
podemos buscar formas de sermos mais organizados e
controlarmos melhor o tempo para a realização de todas as
tarefas do dia. Também podemos usar técnicas de
produtividade desenvolvidas por diferentes pesquisadores.

É provável que você já tenha ouvido falar de Pomodoro ou do

método GTD. Aqui, vamos explicar como funcionam essas
duas técnicas de produtividade, o que você deve fazer para
tirar o melhor proveito delas e como poderia adaptá-las à sua
rotina.

Lembre-se de que ser mais produtivo não é fazer mais coisas,

mas sim aproveitar da melhor forma possível o tempo que tem
à disposição.

Portanto, não perca mais tempo e descubra qual a melhor

técnica de produtividade para o seu dia a dia!
Técnica Pomodoro
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produtividade

Técnica Pomodoro
Criada por Francesco Cirillo, a técnica Pomodoro consiste em
separar o tempo em blocos, sendo que cada um deles
representa um pomodoro e cada divisão contém 25 minutos.

A ideia é manter o foco completo em uma única atividade e

sem interrupções durante todo esse bloco de tempo. Assim
que o pomodoro terminar, você tem direito a um intervalo de
5 minutos.
Depois de finalizar 4 pomodoros, a pausa é maior e pode
variar de 15 a 30 minutos.
Assim, esse método ajuda a evitar a procrastinação e a
manter a concentração contínua numa mesma atividade.
Quando usamos a técnica Pomodoro, seguimos um desafio de
nos mantermos totalmente focados em uma atividade durante
25 minutos. Dessa forma, ignoramos as distrações e somos
produtivos nesse período.
Ferramentas da
produtividade

Técnica Pomodoro
Além disso, sabemos que logo teremos uma pausa de 5
minutos para alguma distração, como checar as notificações
do celular.
Consequentemente, nosso cérebro não se cansa com a
atividade realizada por um longo período e mantemos um
bom ritmo de produtividade.
Os intervalos de tempo indicados pela técnica não são,
necessariamente, a melhor solução para todos. Assim, não há
empecilhos para que você adapte a duração das tarefas ou
de seus intervalos como for melhor para a sua rotina de
trabalho.

Para realizar a técnica Pomodoro, você pode contar com a

ajuda de alguns aplicativos:

Be Focused (exclusivo para iOS);

Pomello;
Tomato Timer.
Getting Things Done
(GTD)
Ferramentas da
produtividade

Getting Things Done (GTD)

A técnica de produtividade Getting Things Done ficou
conhecida em todo o mundo por meio do livro escrito por
David Allen, que, em português, se chama A Arte de Fazer
Acontecer.

A partir do estudo de diversas técnicas de produtividade,

Allen desenvolveu o método GTD com base em cinco
passos para fazer as coisas acontecerem:

Capturar: tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de

coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável.
Esclarecer: este é o momento em que você se dedica com
foco e atenção para analisar cada uma das coisas que
capturou e decidir o que demanda ação ou não.

Organizar: é importante ter suas listas organizadas para

que possa acessá-las na hora certa e no lugar certo.
Ferramentas da
produtividade

Refletir: este é o momento de revisão de todo o nosso

sistema para não perder nada de vista, atualizar as
informações e obter perspectiva.

Engajar: é executar com significado. Saber que você está

fazendo, naquele momento, a coisa mais importante que
deveria estar fazendo – em vez de estar preocupado ou
distraído com outro assunto. É a tranquilidade de saber
que o que você não está fazendo está sob controle.

Com base nesses cinco passos, o método GTD pretende

entregar controle sobre todas as atividades a serem feitas,
gerando fluidez no desenvolvimento das tarefas.

Essa segurança sobre o que precisa ser feito levou o

método GTD a ser utilizado para o desenvolvimento de
algumas das melhores para ferramentas de organização e
gestão de projetos, como o Todoist.

O aplicativo organiza tarefas com base na metodologia

Getting Things Done, com a criação de listas de tarefas
divididas e subdivididas de acordo com graus de
importância, prioridade ou ordem de execução.
Zen To Done (ZTD)
Ferramentas da
produtividade

Zen To Done (ZTD)

Se você não gostou do método Getting Things Done ou acha

que ele não será tão útil à sua rotina, uma outra técnica que
poderá ser útil para aumentar sua produtividade é Zen to
Done (ZTD).
Essa metodologia foi desenvolvida por Leo Babauta, autor do
livro The Power of Less, que demonstra como agilizar sua vida,
identificando o essencial e eliminando o desnecessário. Assim,
você se concentra em alcançar as metas que podem mudar
sua vida para melhor.
A diferença do ZTD para o GTD é uma promessa de ser um
método mais simples e voltado para a ação. Embora tenha se
baseado na técnica desenvolvida por David Allen, Babauta
acrescentou outras práticas de produtividade.
O ZTD tem diferentes fases, que visam fazer com que você
crie e adapte sua rotina conforme vá progredindo no uso da
técnica. Além disso, o método busca fazer as tarefas de
forma simples e livre de estresse.
Ferramentas da
produtividade

Zen To Done (ZTD)

Se você não gostou do método Getting Things Done ou acha
que ele não será tão útil à sua rotina, uma outra técnica que
poderá ser útil para aumentar sua produtividade é Zen to
Done (ZTD).

Essa metodologia foi desenvolvida por Leo Babauta, autor do

livro The Power of Less, que demonstra como agilizar sua vida,
identificando o essencial e eliminando o desnecessário. Assim,
você se concentra em alcançar as metas que podem mudar
sua vida para melhor.

A diferença do ZTD para o GTD é uma promessa de ser um

método mais simples e voltado para a ação. Embora tenha se
baseado na técnica desenvolvida por David Allen, Babauta
acrescentou outras práticas de produtividade.

O ZTD tem diferentes fases, que visam fazer com que você
crie e adapte sua rotina conforme vá progredindo no uso da
técnica. Além disso, o método busca fazer as tarefas de
forma simples e livre de estresse.
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produtividade

Para organizar sua rotina, Leo Babauta indica 10 hábitos a

serem adotados. Contudo, você deve partir para o próximo
apenas quando tiver dominado o anterior. A lista conta com:

Coletar informações (não deixar nada na cabeça);

Processar informações;

Planejar;

Executar;

Utilizar um sistema confiável para controlar suas tarefas;

Organizar;

Revisar;

Simplificar;

Definir Rotinas;

Encontrar sua Paixão.

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Para quem quer uma versão mais resumida da metodologia

ZTD, Leo Babauta indica quatro passos principais:
Capture: carregue com você um caderninho, ou fichas de
papel 3×5, onde possa anotar todas as suas ideias, projetos e
informações que passarem pela sua cabeça. Tire da cabeça e
passe tudo para o papel, de forma que não se esqueça de
nada.

Processe: decida rapidamente sobre o que deve ser feito com

a informação coletada. Você precisa agendar? Arquivar?
Responder? Independentemente do que seja, tome decisões
rápidas sobre qual o próximo passo e não deixe que as
pendências se acumulem.

Planeje: diariamente, escolha 3 TMI (Tarefas Mais Importantes)

que devem ser feitas até o final do dia. Procure fazer suas
TMIs já pela manhã para se livrar o quanto antes.
Faça: concentre-se em apenas uma tarefa e faça-a sem
interrupções. Não tente executar múltiplas tarefas ao mesmo
tempo.

A proposta do ZTD é que ao criar o hábito de definir as

Tarefas Mais Importantes (TMIs), você passará a ter mais
controle sobre sua rotina e conseguirá ser mais produtivo.
Matriz de Eisenhower
Ferramentas da
produtividade

Matriz de Eisenhower

Dwight Eisenhower foi presidente dos Estados Unidos e

responsável por desenvolver esta metodologia. Segundo
ele, “o que é importante raramente é urgente, e o que é
urgente raramente é importante”.

A Matriz de Eisenhower é uma técnica de produtividade

que ajuda a priorizar as tarefas de modo que as mais
importantes não sejam deixadas de lado pelas que
aparecem de repente ou que são urgentes.

Basicamente, a ideia é que todas as suas tarefas podem

ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de
Importância e outro de Urgência. Cada quadrante um
valor de 1 a 4 baseado em sua prioridade.
Ferramentas da
produtividade

Matriz de Eisenhower
As tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e
“Urgentes” recebem um nível de prioridade 1, e devem
receber mais atenção. Elas ficam no quadrante superior
esquerdo.

Já tarefas que são consideradas tanto “Não Importantes”

quanto “Não Urgentes” ocupam o quadrante inferior direito
e devem ser deixadas de lado.
No alto à direita (importantes, mas não urgentes), estão as
tarefas que devem ser agendadas para um outro
momento.

No quadrante inferior esquerdo (urgentes, mas não

importantes), por sua vez, ficam aquelas que podem ser
delegadas para outras pessoas.

Matriz de Eisenhower

Assim, a matriz ajuda a organizar e a visualizar quais

tarefas são mais importantes e urgentes, além de mostrar
aquelas com as quais você não deve perder energia.
Princípio de Pareto
Ferramentas da
produtividade

Princípio de Pareto
O princípio de Pareto determina que 20% das causas são
responsáveis por 80% dos resultados.
No meio organizacional, há diferentes formas de utilizar essa
relação. Por exemplo, 20% seriam responsáveis por 80% da
receita ou 20% dos defeitos numa cadeia operacional seriam
a causa de 80% dos problemas de uma organização.
Além disso, o princípio de Pareto pode ser usado para
melhorar a sua produtividade.

Com base na regra 80/20, apenas 20% das atividades são

responsáveis por 80% dos resultados. Ou seja, uma a cada
cinco tarefas realizadas têm peso muito maior do que as
outras quatro nos resultados que você deve alcançar.
A partir desse raciocínio, o caminho é identificar quais são os
20% de atividades que realmente devem receber mais
importância e dedicar mais foco e concentração a eles.
Ferramentas da
produtividade

Princípio de Pareto
Se tem dúvidas de como definir as tarefas mais importantes
da sua rotina, a Harvard Business Review sugere que você siga
estes passos:

Antes de deixar o escritório hoje, anote suas seis principais

prioridades para amanhã em um post-it.
Descarte os cinco últimos.
Anote a sua principal prioridade em um post-it e coloque-o no
seu computador.
Programe uma janela de 90 minutos para trabalhar em sua
principal prioridade, deixando de preferência como a primeira
coisa do dia.
Toda vez que você estiver prestes a verificar e-mail,
Facebook, Twitter etc., anote o que está prestes a fazer.
Se não gostar dessas dicas, você pode adotar um sistema de
pontuação, com critérios como esforço demandado, urgência
e importância. Ao fazer a média de pontuações desses
critérios, será possível identificar qual é a tarefa a ser
priorizada.
Dessa forma, você prioriza as tarefas mais importantes, se
empenha mais em resolvê-las e conquista os resultados tão
expressivos que almeja.
Método Konmari
Ferramentas da
produtividade

Método Konmari
Usualmente, quando temos a missão de sermos mais
produtivos, pensamos em como priorizar tarefas e
organizar melhor o tempo. Porém, a produtividade passa
também pela organização do local de trabalho.

Afinal, o cuidado com o ambiente em que passamos

grande parte do nosso dia impacta diretamente na nossa
capacidade de realizarmos com sucesso todas as nossa
tarefas. E é neste ponto que o Método Konmari se torna
uma importante técnica de produtividade.

Esse método foi desenvolvido pela japonesa Marie Kondo,

autora do best-seller A Mágica da Arrumação e estrela da
série Ordem na Casa com Marie Kondo, da Netflix. Em
2015, ela foi considerada pela revista Time uma das 100
pessoas mais influentes do planeta.

O segredo do Método KonMari está em categorizar todas

as coisas de sua casa e manter em sua vida apenas aquilo
que te faz feliz. Todo o restante deve ser destacado,
livrando-se do excesso.
Ferramentas da
produtividade

Método Konmari
Comece por ser mais consciente do volume de itens
digitais em sua vida, e por priorizar aqueles que lhe trazem
alegria.

Sentir-se oprimido no trabalho é natural quando você

constantemente mantém dezenas de abas do navegador
abertas em seu computador ou tem todos os itens
possíveis em sua lista de afazeres acumulados.

Seja com o método Konmari, a técnica Pomodoro, GTD ou

ZTD, o importante é identificar qual técnica de
produtividade faz mais sentido para o seu perfil e fazer
possíveis adequações para torná-la mais aplicável à sua
rotina.
 Organize-se

UM KIT DE PLANNERS SEMANAIS, DIÁRIOS E

UMA AVALIAÇÃO EMOCIONAL PARA SER
FEITA TODA SEMANA.
Se ANOTAÇÕES IMPORTANTES

ma
na
SEGUNDA TERÇA

QUARTA QUINTA

SEXTA SÁBADO / DOMINGO

 Planejamento Diário
Data: S T Q Q S S D

Tarefas Diárias 3 Prioridades do dia

Notas

Refeições
Café da manhã Almoço Lanche da Tarde Jantar

Ganhos Gastos Água

 A roda da Vida
Nome: _____________________________________________ Data: ___/___/___

Saúde

Emocional Conjugal

Espiritual
Filhos

Social Profissional

Servir Parentes

Intelectual Financeiro

O que eu preciso melhorar? Plano de ação