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GUIA DEFINITIVO DO VIDA ORGANIZADA PARA USAR O GTD

NO EVERNOTE PARTE 8 GERENCIANDO NOTAS NA


PRTICA

Hoje o post traz a Parte 8 do Guia definitivo do Vida Organizada para usar o
GTD no Evernote. Confira os posts anteriores na tag Guia definitivo GTD e

Evernote. Hoje finalmente falaremos sobre como gerenciar as notas na prtica,


depois da explicao de todos os nveis e uso das tags.
Se voc no sabe o que GTD, clique aqui. Se voc no conhece o
Evernote, clique aqui.

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Importante: este guia para uso avanado de ambos, ento no focarei em


princpios bsicos nesta srie. fundamental conhecer o mtodo GTD e
saber manusear o Evernote para acompanhar.
Eu utilizo como base o guia mostrado pelo Matt Martin, do site After The Book.
Ele usa uma estrutura com apenas dois cadernos e todo o restante gerenciado
por tags (ou etiquetas). assim que fao tambm. Meu guia baseado no dele,
mas eu preenchi alguns gaps que ele deixou (e que eu identifiquei medida que
ia usando) e est em portugus.

Como funciona o processamento de notas nesta estrutura


Eu criei uma nota que servia como guia no incio do meu uso dentro dessa
estrutura. Hoje, o processo j se tornou dedutivo para mim, mas a nota ficou
guardada como referncia, para ajudar neste post. Portanto, vou falar adiante
como eu processo cada tipo de nota: tarefa, projeto, arquivo de suporte a
projeto, rea de foco, objetivo e lembretes.

Como processar tarefas


A orientao criar uma nota por tarefa, pois desta forma consegue-se
manusear livremente cada tarefa.
Ao processar, cada tarefa deve ter as seguintes tags:
Contexto*
Prioridade
Durao*
Se for uma nota avulsa, tagear tambm com a tag da rea de foco. Se fizer parte
de um projeto, tagear com a tag do projeto.
Ou seja: ou a nota avulsa, ou ela faz parte de um projeto. Se for avulsa, a tag
deve ser a da rea de foco. Se for parte de um projeto, em vez da tag da rea de
foco, deve ser a tag do projeto.
Nomenclatura ttulo tarefa: - Fazer tal coisa. Eu uso o hfen no comeo para,
visualmente, a tarefa se diferenciar das outras notas. Funciona muito bem para
mim, mas opcional.

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* Nem todas as tarefas so prximas aes. Elas podem estar Aguardando


resposta ou estar na Reviso pessoal, com tags como Ler, Comprar etc.
Prximas aes so tarefas que no dependem de mais nada para serem
realizadas apenas fazer.

Muitos leitores me perguntaram se eu tageio as notas com Prximas aes


tambm. No acho necessrio. Eu prefiro usar o mnimo de tags possvel
somente o que for preciso para entender do que se trata a nota mesmo. Se
vocs utilizarem o modelo com sete cadernos proposto no post anterior (parte
7), j tero uma lista com todas as suas tarefas. Se usarem o modelo com dois
cadernos e quiserem ter uma lista com todas as tarefas, para referncia, podem
usar a tag Prximas aes. Ok? Fica a critrio de cada um. Eu no vejo
necessidade de ter uma lista com todas as minhas tarefas (no tem finalidade
alguma), mas apenas por contexto, curao, prioridade ou projeto. Algumas
notas, como projetos, objetivos, eu gosto de ter todos listados juntos porque so
necessrios ao fazer a reviso semanal. Tarefas, no. Mas, mais uma vez, tratase de uma escolha pessoal.
Tarefas concludas
1. Quando uma tarefa for concluda, mudar nomenclatura para 00/00/00
Tarefa X.
2. Trocar para a tag Tarefas concludas
3. Tirar tags de contexto, prioridade e durao
4. Manter as outras (rea de foco ou projeto)
Dentro de um projeto, gosto de mesclar as notas de tarefas concludas em
uma nica nota, que chamo Tarefas concludas Projeto X. A vantagem de
colocar a data no incio do assunto de cada uma delas que, ao mesclar, elas
ficam como um registro de quando foram feitas.

Como processar projetos


Todo projeto deve ter uma nota master do projeto, que chamo de MPN (master
project plan). nesta nota que voc vai inserir as informaes sobre o seu
projeto (todas as que voc quiser e achar necessrias). A ideia da MPN a
seguinte: se algum (seu gestor, scio, subordinado ou outra pessoa) quiser
saber um status do projeto, voc compartilha esta nota com ele, pois ela ter

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todas as informaes necessrias. O que cada um inserir pessoal e depende


das necessidades do projeto, da equipe, do profissional e por a vai.
Para cada novo projeto, crie ento uma nota master e a tageie com as
seguintes etiquetas:
10.000ft Projetos em andamento Aqui, o objetivo ter uma tag que liste
todos os seus projetos em andamento. Voc precisar dessa relao ao
fazer a sua reviso semanal.
rea de foco
Objetivo relacionado
Tag do projeto
Nomenclatura ttulo projeto: [MPN] Projeto. Gosto de colocar [MPN] no ttulo
da nota porque fcil de identificar visualmente.
Crie uma tag especfica para o projeto. Exemplo de tag: ! Projeto. O uso do
ponto de exclamao aleatrio e poderia ser qualquer outro caractere especial.
Eu apenas optei pelo ponto.
Projetos concludos
Ao concluir um projeto, deve-se mudar a tag do mesmo para 2014 Projeto
concludo e arrast-la para dentro de Projetos concludos. Ao fazer isso,
verifique quais notas deseja tagear como notas de referncia, pois muitas delas
podem servir no futuro para outra coisa. Notas de reunies, mapas mentais,
arquivos digitalizados e por a vai. Essas notas deixam de ser arquivos de
suporte a projetos para se tornarem referncia.
Fundamental entender o que est em andamento e o que est arquivado no
GTD. Quando usamos tags, estamos definindo isso. Logo, se uma tag de
tarefa tem um contexto, porque ainda no foi concluda. Ao ser concluda,
ela no pode mais ter a tag de contexto, somente a de tarefas concludas. O
mesmo vale para projetos. No mantenha tags de coisas em andamento para
no se confundir. Sempre mude as tags.

Como processar arquivos de suporte a projeto


Quando um projeto est em andamento, tudo o que for relacionado a ele (e no

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for nem MPN, nem tarefa) considerado arquivo de suporte a projeto. O David
Allen utiliza este termo para diferenciar o que est em andamento do que est
arquivado.
Notas que j esto arquivadas em referncia geral podem ser usadas como
arquivos de suporte a projetos? Claro que sim. No precisa tirar de referncia
apenas coloque nela tambm a tag do projeto em questo, para ficar fcil de
acess-la junto com os outros arquivos do projeto.
Uma nota que seja arquivo de suporte a projeto deve ter somente a tag do
projeto. Quando o projeto for concludo, caso haja interesse em arquiv-la como
referncia geral, utilize as tags adequadas. Pode manter a tag do projeto
concludo, se voc achar necessrio ter como referncia futura. A escolha sua.
No h regras escritas em pedra aqui, apenas sugestes.

Como processar reas de foco


Ao definir uma rea de foco da sua vida, vale a pena criar uma nota sobre ela,
explicando do que se trata. Nada muito complexo apenas uma definio. Esta
nota deve ser tageada com 20.000 ft reas de foco, pois assim voc pode ter
uma viso geral ao fazer a sua reviso semanal.
Crie tambm uma tag para a sua rea de foco, dentro da tag citada acima. A tag
deve ser assim: = Famlia. O uso do sinal de igual aleatrio e poderia ser
qualquer outro caractere especial. Eu apenas optei por ele.

Como processar objetivos


Crie uma nota master para o objetivo. Eu utilizo a nomenclatura com um
asterisco na frente apenas para facilitar. Exemplo: * Objetivo Z. Nesta nota, eu
escrevo informaes que descrevam o objetivo. Nada muito complicado tambm
apenas para saber do que se trata, quando pretendo alcanar, o que espero
dele etc.
Crie uma tag especfica para o objetivo. Falei mais sobre essas tags na parte 6
deste guia. Favor ler, para entender melhor como fazer.
Tagear, alm disso, com a rea de foco relacionada.
Objetivo concludo

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Mantenha somente a nota do objetivo arquivada (exclua a tag). Tageie em


Objetivos concludos.
Mude ttulo da nota para 2014 + Objetivo concludo
Mantenha as outras tags
Linke notas afins (projetos, tarefas avulsas relacionadas)
Nem toda tarefa e nem todo projeto estar relacionado a um objetivo vale
lembrar. Tambm fazemos coisas que no contribuem com objetivos que temos.

Como processar lembretes


Sempre que precisar inserir algum lembrete no sistema, utilize somente a tag do
dia ou do ms dentro do Tickler. No utilize o sistema de lemberetes do
Evernote. Alm de ficar poludo visualmente, o GTD no prope o uso de alertas,
mas sim uma reviso diria e semanal para facilitar a execuo. Isso ser
assunto do nosso prximo post.
Pessoal, estamos quase acabando esta srie de posts. Espero conseguir
conclu-la ainda esta semana. Nos prximos dois posts, falarei sobre como
funciona a execuo diria e a reviso semanal dentro desse sistema, e ento
encerraremos.
Obrigada por tudo e espero que muitas das dvidas de vocs tenham sido
esclarecidas com o post de hoje (acredito que sim). At o prximo.

Voc tambm pode querer ler:

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