Estudo de caso

Planejamento do dia de trabalho

O planejamento do dia fornece metas e objetivos para o seu dia de trabalho,

funcionando como um norte para o que você precisa executar, evitando o desperdício
de tempo, a ociosidade e, é claro, a improdutividade.

Imagine que você trabalha no departamento de marketing de uma grande empresa de

serviços de TI. Ao chegar no seu posto de trabalho, você verifica a lista de coisas que
precisa fazer, que estão organizadas em uma planilha.

Depois de verificar essa lista de tarefas pendentes você resolve abrir o seu e-mail e
esvaziar a caixa de entrada. No entanto, há mais de 60 e-mails não respondidos, e isso
acaba levando muito tempo. Além disso, você lembra de última hora que tem uma
reunião com o setor comercial e essa reunião, que era para passar rápido, acaba
tomando boa parte do seu dia.
No fim do expediente, quando você volta para a sua planilha, descobre que não fez
quase nada do que precisava ser feito naquele dia.

Se identificou com esse cenário? Será que você consegue trazer alguns elementos
dessa história para a sua vida real?

No exemplo que citamos acima, apesar da pessoa ter algum tipo de controle sobre as
tarefas que precisam ser executadas no seu dia de trabalho, não há nenhum tipo de
planejamento sobre o que vai ser feito primeiro ou qual o tempo que será gasto em
cada uma dessas tarefas.

Nesse sentido, o planejamento do dia a dia de trabalho é importante para:

 Conseguir fazer a priorização de tarefas, isto é, criar uma sequência de quais tarefas
devem ser executadas primeiro.
 Fazer um timebox, isto é, estipular a quantidade máxima de tempo que você pretende
gastar em uma única tarefa, evitando, por exemplo, que você perca muito tempo respondendo
e-mails ou fazendo outras atividades que não são tão relevantes.
 Auxiliar a equilibrar o fluxo de trabalho durante o dia a dia, isto é, você passa a ter mais
controle sobre as entregas que precisam ser feitas e consegue equilibrar o seu tempo de
acordo com as entregas, evitando a sobrecarga de trabalho e a ociosidade.
Entendeu a importância? Agora vamos entender como fazer isso exatamente.

Planejamento do dia de trabalho

Preparamos um passo a passo com as dicas mais importantes para você fazer o
planejamento do seu dia de trabalho.

Antes, no entanto, é importante lembrar que, mesmo que haja várias maneiras de fazer
esse planejamento, você terá que encontrar a forma que mais se encaixa com as suas
necessidades porque, ao contrário do que muitas pessoas dizem, não há uma receita
mágica que funciona para todos.

Tome nota das nossas dicas e bom trabalho!

1 – Reserve um tempo do seu dia para planejar o trabalho

É muito importante reservar um bloco de tempo para planejar o seu dia.

Há pessoas que acreditam que a melhor forma de planejar o seu dia de trabalho é no
dia anterior. Outros defendem que o melhor período é pela manhã, no começo do dia.
O certo é que não há uma regra para isso. Cada pessoa definirá qual o melhor horário
para fazer isso, o importante é que esse momento de planejamento entre na sua rotina.

2 – Faça uma lista de tarefas que você pretende executar durante o dia

Uma vez definido o momento em que você planejará o seu dia de trabalho, precisamos
agora definir o que entrará nessa lista.
Para fazer essa lista de tarefas você pode utilizar alguns critérios de priorização, como:
prazo de entrega, impacto da entrega na vida das outras pessoas na organização,
tamanho do trabalho que deve ser executado e outros fatores que você julgar
importante. E, para te ajudar com essa priorização, você pode utilizar a Matriz de
Eisenhower.

A Matriz de Eisenhower auxilia na categorização de tarefas por ordem de priorização.

Com essa matriz em mãos basta você colocar a tarefa que você precisa realizar em um
dos quadrados e você já terá a resposta sobre o que fazer.
Por exemplo: se a tarefa for pouco importante e pouco urgente, o melhor caminho é
adiá-la por um tempo.
Nesse momento também é importante ter um “repositório” de tarefas, que será
montado a partir das listas de tarefas pendentes que você tiver. Assim, se você acabar
o trabalho antes do previsto poderá “puxar” outras atividades desse repositório.
Outra recomendação bem importante é ter poucos itens na sua lista (uns três ou
quatro, dependendo do tamanho das tarefas) porque é preferível completar todos do
que ter uma lista muito longa e não conseguir concluir nada.

3 – Planeje como lidar com imprevistos

A sua lista não pode ser tão rígida que não permita que novos itens sejam adicionados,
até porque a rotina da maioria das pessoas exige esse tipo de adaptação. Por isso,
planeje o que fazer quando tarefas não previstas surgirem.
Você pode, por exemplo, adicionar os itens à sua lista e utilizar os critérios de
priorização para decidir quando você vai executar essas tarefas que você não havia
mapeado antes.

4 – Registre tudo
Somente registrando tudo o que você fez ao longo do dia é que você conseguirá
perceber onde estão os gargalos, os itens que precisam ser tratados de alguma outra
forma, ou quais atividades estão tomando todo o seu tempo.

E o mais importante: o planejamento diário é um processo que precisa ser praticado

todos os dias. Só assim é possível perceber o benefício de ter um pouco mais de
planejamento.

 
1) Faça um texto de no mínimo 30 linhas, respondendo a questão : Qual a importância
do planejamento do dia de trabalho?
2) Descreva com o auxílio das ferramentas no texto , como fazer o planejamento do dia
de trabalho?