Sem Tempo? Comece com uma Lista de Tarefas, e use algumas dicas valiosas...

Pessoas mais produtivas costumam utilizar listas de tarefas pendentes para ajudar na
organização do seu dia e no planejamento das atividades que tem que ser feitas, priorizando
aquilo que precisa ser feito mais rapidamente e gerenciando o tempo de uma forma
adequada.

Sem dúvida alguma ter listas de tarefas é algo que ajuda bastante. Se você não faz uma lista de
tarefas, é bom começar a fazer isto o mais rapidamente possível. Estudos mostram que
pessoas que usam listas de tarefas são bem mais produtivas e atingem seus objetivos de forma
mais consistente do que aquelas que não usam listas.

Mas na verdade ter uma lista de tarefas é apenas o início do processo de gerenciamento do
tempo e do ganho efetivo de produtividade pessoal.

Uma lista de tarefas bem feita precisa considerar tudo o que temos pendente, não apenas na
nossa vida profissional, mas também em cada área de nossa vida pessoal: financeira, relações
afetivas, lazer, saúde, amigos, estudos, área espiritual, nossa moradia, as pessoas com quem
convivemos e interagimos no nosso dia a dia, em nossas casas e em nosso trabalho. Uma
revisão bem-feita de todas as pendências nos dará com certeza dezenas de coisas pendentes,
para muitas pessoas, mais de uma centena delas.

Além disto, cada tarefa precisa de um determinado tempo para ser efetuada. Algumas 5
minutos, outras 15, outras 1 horas, e outras 2, 4 ou 8 horas.... Outras inclusive dependem de
se fazer um planejamento e quebrar esta tarefa e alguns passos...

Uma das grandes dificuldades de uma lista de tarefas simples e única é que não levamos em
conta a quantidade de tempo que cada tarefa precisa. E, mais que isto, quanto tempo temos
livre de fato no nosso dia ou na nossa semana ou na próxima semana? Apenas fazendo um
mapeamento do tempo disponível na nossa vida e de todas as tarefas que temos pendentes é
que podemos ir encaixando as tarefas que são mais importantes e aí sim perceber se o que
temos pra fazer cabe em nosso dia, em nossa semana, e em nossa vida como um todo...

E aí, muitas vezes, teremos que tomar decisões sábias sobre o que não iremos fazer, pois, em
geral, temos muito mais coisas que temos e gostaríamos de fazer do que o que efetivamente
cabe no nosso dia...

Eu costumo dizer que a tecnologia revolucionou o mundo e passou a nos trazer cada vez mais
informações e coisas que gostaríamos de fazer, de estudar, além das pendências que chegam
toda hora por email, por whatsapp etc... E a única coisa que não mudou foi o dia, o qual
continua tendo 24 horas.

Pra encerrar, algumas dicas rápidas sobre o assunto de lista de tarefas:

1) Use uma agenda para controlar o seu tempo disponível. O uso de uma ferramenta
eletrônica ajuda muito: pode ser o calendário do Microsoft Outlook, a agenda do
Google ou algum aplicativo no seu celular;
 2) Se comprometa a colocar na sua agenda somente aquilo que você realmente irá fazer.
Sua agenda tem que ser respeitada em 1º lugar por você mesmo. Portanto, só vai pra
sua agenda aquilo que você está 100% comprometido em realizar;

3) Não preencha cada minuto da sua agenda com coisas. Deixe espaço para imprevistos,
pois eles com certeza acontecerão em muitos dos seus dias. E, nos dias que não
acontecerem, você pode usar o tempo que sobrou para fazer alguma das atividades
que ainda estão pendentes em sua lista, ou pode adiantar algo do dia seguinte, ou
aproveitar o tempo para algo pessoal;

4) Tenha listas de tarefas e crie o hábito de sempre anotar novas pendências em sua lista
de tarefas. Você pode aqui também usar lista de tarefas do Microsoft Outlook, do
Google, que se chama Gtasks ou algum aplicativo para o seu celular.

5) Ao invés de ter 1 lista de tarefas única, tenha várias listas de tarefas, separadas em
grupos de tarefas similares ou por categorias. Por exemplo, há tarefas que você só
pode fazer em casa, outras só no trabalho, outras só com o computador, outras só
quando encontrar determinada pessoa. Ou seja, ao invés de ter 1 lista imensa de
tarefas, crie várias listas de tarefas que sejam restritas à uma determinada condição.
Isto ajuda muito, pois de nada adianta ficar revisando a lista de coisas pendentes de se
fazer em casa, quando se está no trabalho, nem vice-versa; nem ficar olhando para
tarefas que dependem de você falar com alguém, sendo que este alguém talvez você
só encontre em um outro ambiente. Ter várias listas de tarefas, organizadas por
categorias, ajuda você a ir direto ao ponto, a cada momento, e, se você tiver isto
organizado em seu celular, sua lista de tarefas estará sempre com você.

6) Revise constantemente suas listas de tarefas e sua agenda, de forma a poder utilizar o
seu tempo da forma mais efetiva. E lembre-se que tudo o que você esteja dedicando
tempo deve estar, de alguma forma, alinhado com algum objetivo seu, pessoal ou
profissional. Se você tem tempo reservado para algo em sua agenda, que não tem
ligação com seus objetivos, ou você não tem clareza de seus objetivos, ou está jogando
tempo precioso fora....

Seu dia tem um limite de horas... o ano um número certo de dias... e sua vida um
limite de anos.... Portanto, use cada momento de sua vida, de forma a fazer aquilo
que você quer e não desperdice seu bem mais precioso, sem tempo!

Wagner Mancini. Co-fundador da OmRá Technologies for a better life, consultoria

especializada em Produtividade Pessoal e Aprendizagem Humana. Empreendedor há 15 anos,
mentor de start-ups, com formação em engenharia elétrica, especialização em Administração
e Marketing. Trabalhou durante 15 anos como executivo na área de tecnologia da informação
em empresas como Storagetek e Columbia Storage.

wmancini@omra.com.br

(11) 3846-7995 / 98473-3133

www.omra.com.br
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