18 dicas para melhorar sua comunicação, uso de e-mails e smartphones

Quando os primeiros celulares surgiram no Brasil no início de década de 90, eles

primordialmente serviam apenas para falarmos com alguém sem estarmos amarrados ao fio
do telefone. Mais de 20 anos depois, nossos celulares viraram uma central de comunicação
móvel e de entretenimento – tornaram-se smartphones que nos permitem enviar e receber
mensagens de texto, ler e enviar e-mails, fazer conferência, inclusive com vídeo, usar como
ramal móvel no nosso escritório, gravar notas e lembretes, fazer compras além de toda uma
gama de entretenimento com jogos, TV digital, músicas, vídeos etc.

Temos realmente computadores em nossas mãos hoje em dia. O problema é que, em termos
de comunicação, em geral não fomos “treinados” para viver neste novo mundo com
comunicação disponível em qualquer lugar. Para ajudar com isto, sugerimos prestar atenção a
alguns aspectos abaixo.

Uso da ferramenta de comunicação correta:

Sugira a criação na sua empresa ou no seu time de trabalho de um código de

comunicação onde se defina claramente e de forma simples quais as melhores práticas
de comunicação esperadas e que meios de comunicação devem ser usados, em quais
situações e quais os prazos de resposta esperados para cada meio. Exemplo:

1. Assuntos urgentes, prefira um contato pessoal;

2. Se não encontrar a pessoa, ligue ou envie SMS ou whatsapp. Retorno previsto: no
máximo 2 horas;

3. Para informar algo ou solicitações não urgentes, envie um e-mail. Retorno

previsto: 24 horas. Evite e-mails que precisem de resposta urgente, a menos em
situações onde claramente a pessoa esteja esperando pelo seu e-mail. Tenha em
mente que o seu e-mail é apenas 1 dentre as centenas que a pessoa recebe
diariamente.

Sobre e-mails:

4. A maioria de nós recebe uma quantidade cada vez maior de e-mails (e whatsapp
está indo pelo mesmo caminho), e muitos deles poderiam ser evitados. Dar conta
destes e-mails parece cada dia mais difícil e, mesmo em um smartphone,
selecionar quais dos 100 ou 200 e-mails devem ser lidos primeiro é uma tarefa
árdua... Para melhorar a comunicação com e-mails, algumas ações e pequenas
mudanças de comportamento podem ser de grande valia.
Escrevendo e-mails:

Se você vai enviar um e-mail, primeiro tenha em mente que e-mail é uma
comunicação apenas escrita, e por isto, em termos de qualidade de comunicação é um
meio “pobre”. Mais de 90% da comunicação humana está no visual, nos gestos e na
entonação de voz, aspectos estes totalmente ausentes em um e-mail. Portanto, tenha
certeza de que sua comunicação por e-mail é a forma mais eficaz de comunicar o que
você quer e de ter a resposta que precisa. Se realmente precisar escrever um e-mail,
observe algumas dicas:

5. Seja objetivo na comunicação. Menos palavras e mais direto ao ponto.

6. Releia o que escreveu antes de enviar.

7. Veja se está claro o que você quer, se colocou as pessoas corretas no e-mail, e
SOMENTE elas.

8. Se seu e-mail solicita algo a alguém, deixe bem claro o que você precisa, de quem
precisa e principalmente para quando precisa.

9. Coloque um título/assunto claro no e-mail. A dica aqui é deixar para colocar o

assunto por último, depois de ter escrito o e-mail, pois pode ficar mais fácil dar um
título.

10. Nunca escreva e-mails em estado emocional alterado. Palavras escritas em

momentos emocionais podem causar grandes confusões. E tenha consciência de
que o que você escreveu poderá ser lido por quem recebe a qualquer momento, e
o estado emocional de quem recebe é um aspecto sobre o qual você não tem
controle.

11. Não copie todo mundo. Muita gente adora copiar o chefe em tudo, só que a
maioria deles acha que recebe muitos e-mails desnecessários dos subordinados,
portanto, verifique com seu chefe que tipo de e-mail ele quer receber cópia.

E-mail no celular:

12. Use seu Smartphone para ler e-mails mais urgentes e e-mails que precisem de
respostas muito rápidas, porém faça isto apenas em alguns momentos do dia,
 quando puder utilizar alguns preciosos minutos, como em situações de estar em
alguma sala de espera, estar em filas etc.
13. Use também para apagar aqueles e-mails que são desnecessários (e spams, é
claro).

14. Deixe para responder e-mails que precisam de respostas mais elaboradas para
momentos em que você tenha mais tempo, ou até prefira respondê-los através de
seu computador.

15. Leia e-mails no celular apenas em momentos em que não esteja fazendo outra
coisa. NUNCA leia e-mails quando estiver dirigindo ou fazendo qualquer atividade
de risco. É 4 vezes mais perigoso do que dirigir após ter ingerido bebidas
alcoólicas!

16. Se estiver almoçando ou em reunião com outras pessoas, priorize as pessoas e

deixe o celular para depois. Se estiver esperando algo urgente, comunique de
antemão às pessoas que estão com você de que talvez você precise responder
rapidamente algo urgente que está esperando.

17. Desative o alerta de chegada de novo e-mail no celular (e no computador

também). Isso te tira a concentração e o foco naquilo que você está fazendo.

18. Em e-mails de comunicação entre sua equipe, adicione no início do título/assunto

do e-mail um código de comunicação que seja de conhecimento de todos da
equipe. Este código pode incluir siglas, indicando a ação a ser tomada, como por
exemplo:

• AR: Ação Requerida

• RR: Resposta Requerida

• PSI: Para Sua Informação. Assume-se que quem está em cópia ou oculto é
SEMPRE PSI; somente pessoas no “para” deveriam ter ações ou respostas
requeridas.

• OK: Resposta positiva para algum assunto enviado anteriormente.

Wagner Mancini. Co-fundador da OmRá Technologies for a better life, consultoria
especializada em Produtividade Pessoal e Aprendizagem Humana. Empreendedor há 15 anos,
mentor de start-ups, com formação em engenharia elétrica, especialização em Administração
e Marketing. Trabalhou durante 15 anos como executivo na área de tecnologia da informação
em empresas como Storagetek e Columbia Storage.
wmancini@omra.com.br
(11) 3846-7995 / 98473-3133
www.omra.com.br

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