Como administrar o tempo?

Imagine, por um momento, a seguinte cena: Você tem uma

tarefa importante para fazer. Há um prazo estabelecido para a sua
entrega: um mês. Hoje, ao pensar na tarefa, você percebe que afinal
já se passaram vinte dias e que, portanto, restam-lhe apenas dez
dias para fazê-la. A essa altura, você começa a se sentir um pouco
preocupado(a), mas ainda tem aquela convicção de que funciona
melhor sob pressão, logo é possível adiar um pouco mais porque ao
fim vai dar tudo certo. Agora faltam cinco dias para o final do prazo,
Ao final de dois dias, você finalmente começa a trabalhar no que
interessa. Pensa: Nossa, mas essa tarefa é muito mais trabalhosa do
que imaginei! Então, você se desdobra e passa por três dias
estressantes. Termina a tarefa em cima da hora, mas não consegue
fazê-la tão bem como gostaria e acaba por se sentir insatisfeito(a)
com você e com o seu desempenho.
[...]
Não é incomum nos encontrarmos em um cotidiano no qual
muitas (e diferentes) demandas se apresentam. Nesse contexto,
facilmente podemos acabar fazendo uma má administração do
nosso tempo, fato que pode ter consequências nada boas tanto ao
nível pessoal quanto ao nível profissional. Você pode se sentir
insatisfeito com o seu desempenho no trabalho, pode se sentir muito
estressado(a), sua produtividade pode não ser tão boa quanto
aquela que o(a) seu(sua) chefe deseja, sua família e seus amigos
podem se queixar que você está sempre trabalhando (inclusive nos
fins de semana) e, mesmo assim, nunca sobra tempo para o lazer.
Parece, então, evidente que o manejo adequado do seu tempo deve
assumir um destaque na forma como você organiza a sua rotina.

Texto adaptado do livro: Manual de produção científica [recurso eletrônico] /

Organizadores, Sílvia H. Koller, Maria Clara P. de Paula Couto, Jean Von Hohendorff. –
Dados eletrônicos. – Porto Alegre : Penso, 2014
 Quantos erros foram cometidos na situação ilustrada pelo
simples fato de que a personagem não administrou bem o tempo?
Apenas para citar alguns, ele(a) fez uma administração do tempo
baseada em crise (i.e., deixou o trabalho para a última hora
acreditando que conseguiria ter melhor desempenho se
trabalhasse sob pressão) e não soube dizer não, aceitando, então,
mais uma tarefa quando ainda nem tinha iniciado a tarefa
principal.
[...]
Antes de falar a respeito das estratégias de manejo de tempo
propriamente ditas, gostaria de lhe propor um desafio. Você já
parou para pensar em como é a sua rotina de trabalho? Quais as
atividades em que está envolvida?

[...]
Quando falamos em tempo, uma questão importante que
precisamos manter em mente é que o tempo é algo contínuo, não
para. Portanto, parece inevitável o fato de que não somos capazes
de criar mais tempo. Cada dia tem 24 horas e o desafio diário que
temos é o de saber controlar os acontecimentos que se sucederão
nesse intervalo. Nesse sentido, um aspecto importante é estarmos
conscientes do que queremos alcançar em médio e longo prazos.
Denomina-se a isso, manejo de tempo baseado em valores, o que
nada mais é do que organizar a sua rotina para empregar o seu
tempo no que você considera realmente importante, prioritário de
acordo com os seus valores e objetivos pessoais (Jameson, 2008;
Norris, 1999). Além de saber priorizar, o adequado manejo do tempo
também passa por saber reconhecer que fatores no seu dia a dia
literalmente “roubam” o seu tempo. Falaremos de alguns pontos que
são “ladrões do nosso tempo”.

Texto adaptado do livro: Manual de produção científica [recurso eletrônico] /

Organizadores, Sílvia H. Koller, Maria Clara P. de Paula Couto, Jean Von Hohendorff. –
Dados eletrônicos. – Porto Alegre : Penso, 2014
01. Administração do tempo baseada em
crise

Evite deixar tarefas para última hora. Lembre-

se: “Porque deixar para amanhã o que se
pode fazer hoje”?

02. Deixar tarefas incompletas

Uma vez iniciada, evite deixá-la incompleta: o

tempo para retomá-la e concluí-la pode ser
maior que o tempo necessário.

03. Equipe fora de sintonia

É importante deixar a equipe em sintonia e

com ciência da responsabilidade de cada
um.

04. Socialização

Conversar e interagir é muito bom! Mas pode

roubar o nosso tempo. Equilibre os momentos
de socialização com os de trabalho para não
gastar demasiado tempo no primeiro.

05. Autoridade confusa

Utilize clareza e objetividade ao solicitar algo.

Se acontecer confusão na solicitação ela
pode não ser cumprida como pretendido. Se
isso acontecer, Será necessário mais tempo
para a atividade e resultado almejado.
06. Problemas de comunicação

Não é plausível esperar que colegas ou

equipe adivinhem o que você quer. Transmitir
informações incompletas pode significar a
realização de tarefas incompletas. Seja o
mais preciso possível ao passar informações.

07. Controle inadequado e relatórios de progressos.

Mantenha um arquivo organizado, faça

relatórios do seu trabalho e não deixe para o
último momento.

08. Congressos, cursos livres

Dedicar momentos para isso é importante,

mas lembre-se de equilibrar o tempo
investido com o seu trabalho.

09. Trabalhos burocráticos

Investir tempo em trabalho burocrático é

necessário Esse tipo de tarefa costuma tomar
tempo. Reserve um tempo do seu trabalho
para essas tarefas. Períodos em que não se
sente motivado para trabalhos mais
intelectuais ou de campo.

10. Interrupções pelo telefone

Atender ao telefone no meio de um trabalho

importante pode retirar a atenção que estava
concentrada nesse trabalho, implicando,
assim, mais tempo para finalizá-lo. Uma
maneira de lidar com a demanda natural das
ligações telefônicas é reservar um período
diário para atendê-las durante o horário de
trabalho.
11. Planejamento inadequado

Planejar-se de forma inadequada pode

resultar na não obtenção dos resultados
desejados no prazo determinado. Logo, é
importante fazer um planejamento preciso e
viável

12. Querer fazer demais

Não assuma mais trabalhos do que o tempo

que você tem para realizá-los. Se você já
assumiu tarefas, não assuma novos trabalhos
até concluir as que você se comprometeu em
fazer.

13. Visitas
Receber visitantes de modo desregrado pode
representar o investimento de um tempo que
precisaria ser investido em outras tarefas.
Estabeleça horários e dias para receber
visitas, assim como atender telefone e ler e-
mails.

14. Delegar de forma ineficiente

Saber delegar é uma habilidade que merece

ser desenvolvida. Muito tempo pode ser
poupado se você souber delegar para os
seus colegas e para a sua equipe tarefas que
julga que eles possam fazer bem.

15. Desorganização pessoal

Mantenha sua organização, pois isso pode

poupar um tempo precioso na sua rotina.
Quanto tempo você vai gastar se, a cada vez
que for trabalhar, precisar encontrar algo que
necessita para realização do trabalho?
16. Falta de autodisciplina

Planejar-se de forma inadequada pode

resultar na não obtenção dos resultados
desejados no prazo determinado. Logo, é
importante fazer um planejamento preciso e
viável

17. Incapacidade de dizer não

Dizer “não” não é igual a ser rude. Não tome

uma resposta negativa como algo pessoal.
Se você sabe que não poderá responder a
uma demanda, seja clara e diga que,
infelizmente, não poderá ajudar. Se você não
poderá auxiliar, será melhor para os seus
colegas estarem cientes de que não poderão
contar com a sua ajuda em vez de contar
com ela parcialmente.

18. Procrastinação

Evite postergar o que tem para fazer. Fazer

isso pode contribuir bastante para que você
faça administração do tempo baseada em
crise.

19. Reuniões

Reuniões são um grande vilão, caso sejam

mal conduzidas. É possível que você gaste
um tempo significativo em reuniões das quais
pode sair com a sensação de que nada foi
produzido. Idealmente, reuniões de trabalho
devem ter hora marcada para iniciar e
terminar, bem como uma pauta
preestabelecida.
 Planeje o seu dia

Agende os seus
compromissos

Programe-se para o
dia seguinte.

Mantenha uma
lista de tarefas
prioritárias.