13 DICAS

SIMPLES PARA
AUMENTAR SUA
PRODUTIVIDADE

BLOGPRODUTIVAMENTE.WORDPRESS.COM
 Introdução
Olá, bem vindo(a)!

Meu nome é Juliana Sales, sou engenheira por formação,

presto consultoria e serviços na área.

Há alguns anos venho trabalhando como autônoma, então

sempre tenho um milhão de coisas para gerenciar: meus
clientes, os projetos de cada um, além de toda a parte
financeira e administrativa dos serviços que eu presto.

Isso sem falar de alguns projetos pessoais, hobbies,

atividade física e os estudos, pois atualmente também estou
cursando uma pós graduação.

Para conseguir fazer tudo isso só mesmo sendo muito

organizada e produtiva.

Sempre tive esses conceitos como parte do meu dia a dia,

desde a época da faculdade. Afinal a carga horária de uma
faculdade de engenharia é intensa, isso sem contar os
trabalhos, provas, palestras.

Meu interesse pelo assunto produtividade/organização

começou na faculdade e só aumentou ao longo do tempo.
 Introdução
Quando comecei a trabalhar, principalmente depois que me
tornei autônoma, a quantidade de coisas das quais eu tinha
que dar conta só aumentou. Ser uma pessoa organizada,
produtiva e que consegue gerenciar o tempo é o que me
permite fazer tudo que eu preciso e tudo que eu quero fazer.

Inclusive, criar um blog, o ProdutivaMente. Isso é uma coisa

que eu já queria fazer tem algum tempo, e que finalmente
saiu do papel. Sempre quis dividir com as pessoas as
técnicas e dicas que eu uso no meu dia a dia e que me
ajudam a ter uma vida produtiva e equilibrada.

Reuni nesse e-book algumas dicas bem simples e práticas,

que eu uso e que você pode começar a aplicar hoje mesmo.

Se você quiser acompanhar o que eu vou falar sobre o

assunto é só visitar o blog:

blogprodutivamente.wordpress.com

Você também me encontra aqui:

Espero que o conteúdo do e-book te ajude a tornar seus

dias mais produtivos.

Até mais,

Juliana Sales
1 Descubra seus períodos
de maior produtividade
Todos temos momentos em que a energia está em alta,
estamos motivados e com maior facilidade de concentração.

E também temos momentos de baixa energia, quando não

conseguimos estar focados.

O primeiro passo é se observar e identificar os períodos do

dia em que você está mais atento e com maior disposição.
Pode ser logo pela manhã, ao acordar. Pode ser só depois
do almoço. Cada um é diferente.

A dica é: após identificar esse período em que você se

sente mais disposto, escolha justamente as tarefas mais
difíceis, chatas e complexas para realizar nesses
momentos.

Reserve para esse período aquelas tarefas

que precisam de maior atenção e
dedicação.
As tarefas mais simples, rotineiras, que
não precisam de grande esforço
mental,deixe para quando se sentir menos
entusiasmado e concentrado.
 2 Organize suas
atividades por contexto
Agrupe atividades similares de forma a facilitar sua
realização. Por exemplo, liste todas as ligações que precisa
fazer. Quando tiver uns 20 minutinhos "sobrando" pegue essa
lista e faça as ligações. Não gaste tempo tentando lembrar
para quem você tem que ligar e porquê.

Formas de agrupar tarefas parecidas:

De acordo com a quantidade de energia que elas precisam

para serem executadas. Sempre sabemos que tipo de
tarefa é mais difícil ou fácil pra nós. Pegue a lista com
tarefas que requerem muita energia quando estiver em
seus período de maior disposição (Dica 1).

Pelo tempo necessário para executá-las: você tem 15

minutos disponíveis antes de começar uma reunião. Não
dá para revisar um relatório inteiro, certo? Mas dá para
verificar e responder seus e-mails ou ler aquele artigo que
você viu na internet e salvou para ler mais tarde.

Segundo o local onde a tarefa precisa ser feita (Método

GTD, desenvolvido por David Allen). Algumas sugestões:
em casa, na rua, no escritório, no computador, ao telefone.
Adicione os contextos de acordo com a sua realidade.
 3 Selecione uma tarefa
para cada dia da semana
Esta é uma dica especialmente útil para quem tem uma
variedade de áreas nas quais tem tarefas para realizar ou
vários projetos para gerenciar no trabalho.

Estabeleça que em cada dia dará mais atenção a um projeto

específico ou uma área. A segunda-feira será dedicada ao
projeto X, a terça-feira ao projeto Y, e assim sucessivamente.

Esta é uma dica dada por Jack Dorsey, co-criador do Twitter .

Em diversas ocasiões ele já explicou que costuma dividir

cada dia da semana para diferentes tipos de atividades.

Cada dia tem um tema: na segunda-feira ele trata de

assuntos relacionados à gestão; na quarta-feira é a vez do
marketing, e assim vai ao longo da semana.
 4 Planeje suas atividades
com antecedência
Essa dica está diretamente relacionada às dicas 2 e 3.

Apenas organizando o que você precisa fazer agrupando

atividade relacionadas (Dica 2) você já tem uma ideia parcial
e uma visão geral do que precisa ser feito.

Ao selecionar atividades específicas para cada dia (Dica 3),

já é possível ter uma noção de quanto tempo será necessário
para cumprir todas as atividades.

Tendo claramente definidas suas tarefas você não perde

tempo pensando ou tentando lembrar o que precisa ser feito.

Então, planeje e organize tudo que você precisa e quer fazer.

Pelo menos com um dia de antecedência. Uma semana, se
possível.
 5 Defina prioridades

Você já listou, organizou e planejou tudo o que precisa fazer.

Não se desespere se a lista parecer muito grande e o tempo
parecer curto.
Chegou a hora de definir prioridades.
.
Prioridades são coisas que precisam ser feitas, mesmo que
você não goste ou que sejam chatas. Também podem ser
coisas que são importantes para você. A chave é saber
equilibrar as duas coisas.
Não dá para pensar em assistir um filme, se você tem um
relatório que seu chefe espera que você entregue amanhã.
Prioridade é evitar marcar um compromisso de trabalho do
mesmo dia em que acontece uma reunião de pais na escola
do seu filho.

Definir prioridades nos traz a sensação de dever cumprido,

pois podemos ter 50 tarefas na nossa lista, mas
apenas algumas poucas devem ser feitas hoje, sem
adiamentos.

Diminuir a quantidade de tarefas também nos livra

daquela impressão de que não daremos conta de fazer tudo
e isso é fundamental para se manter em um estado mental de
produtividade.
Existem várias formas e ferramentas para ajudar a definir
quais são as prioridades em uma lista enorme de tarefas.

Uma delas é a matriz de Eisenhower.

Divida suas tarefas em quatro grupos:

urgente e importante;
não urgente e importante;
urgente e não importante;
não urgente e não importante.

Tarefas urgentes e importantes são as que deverão ter

prioridade.

Tarefas não urgentes e não importantes podem ficar por

último.

TAREFA URGENTE: não pode ser adiada, deve ser feita o

mais rápido possível para não causar nenhum tipo de
problema. Ou então tem um prazo definido para ser feita ou
finalizada.
TAREFA IMPORTANTE: de alguma forma contribui para se
atingir uma meta ou objetivo.
 6 Faça uma coisa de cada
vez
Fuja do mito de que ser multitarefa é bom. Estar sempre
ocupado, fazendo várias coisas ao mesmo tempo é diferente
de ser produtivo.
.
Algumas pessoas podem até se dar bem trabalhando assim,
mas com a grande maioria acontece justamente o contrário.
O cérebro humano não é multitarefa. Ao contrário, ele
tropeça desordenadamente entre as tarefas quando tentamos
fazer tudo ao mesmo tempo.

Então, faça uma tarefa por vez. Concentre-se e dedique-se

totalmente ao que está fazendo. Seus resultados serão não
só mais rápidos mas também com maior qualidade.

Estudos científicos indicam uma queda de 40% da

produtividade quando alguém se propõe a realizar várias
atividades ao mesmo tempo.
Quando tentamos nos concentrar em duas tarefas ao mesmo
tempo ocorre uma sobrecarga na capacidade de
processamento do cérebro. Isso é especialmente real
quando estamos realizando tarefas semelhantes (por
exemplo, falar ao telefone e escrever um e-mail). As duas
atividades competem para usar a mesma parte do cérebro.

Essa é a conclusão de Earl Miller, neurocientista e professor

do conceituado MIT (Massachusetts Institute of Technology).
 7 Faça pausas
É humanamente impossível manter-se 100% focado em uma
atividade por horas a fio. Fisiologicamente, nosso cérebro
precisa de intervalos para assimilar e processar melhor as
informações com as quais estamos trabalhando.

Uma dica para manter a produtividade em alta é: faça

intervalos de descanso entre as suas tarefas. Dê um
pequeno descanso ao cérebro entre períodos de grande
concentração.

A amplamente conhecida técnica Pomodoro se baseia nesse

conceito. Desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos
anos 1980, a técnica propõe:
Faça blocos de trabalho de 25 minutos.
Faça um intervalo de 3 a 5 minutos de descanso para cada
um desses blocos de25 minutos.
Quando completar 4 blocos de 25 minutos trabalhados,
faça um intervalo maior de descanso (em torno de 15
minutos e nunca maior do que 30 minutos).

Esses valores são apenas indicativos, você pode alterá-los

de forma que se adapte a você. Claro, usando o bom senso
sempre.
 8 Identifique os ladrões
de tempo
Ladrões de tempo são aquelas distrações que “roubam” o
tempo que você deveria estar dedicando as suas tarefas
importantes e prioritárias.
Por
. exemplo: as redes sociais. Quem nunca parou para dar
uma olhadinha rápida no Facebook ou Instagram e acabou
perdendo a noção do tempo?
Outros exemplos: parar várias vezes para tomar um
cafezinho ou ir ao banheiro, aquele bate-papo constante com
o colega da mesa ao lado, verificação frequente de sites de
notícias.

Essas interrupções também indicam falta de foco e

dificuldade de concentração, que acabam resultando em
menos tempo dedicado às suas tarefas e, consequentemente,
menor produtividade.

Após identificar quais são as situações que estão roubando

seu tempo, dedique-se a eliminá-las.

Existem softwares e até mesmo extensões para o

Chrome que podem bloquear seu acesso às redes
sociais.
Busque técnicas que ajudem a manter a concentração e
o foco (falaremos um pouco disso mais a frente), se o
problema são as interrupções frequentes ou distrações .
Obviamente, não são proibidas pausas (são inclusive
recomendadas, como mostrado na Dica 7). O problema é
o tempo gasto com elas, que deve ser inferior ao tempo
dedicado a realização de suas tarefas e obrigações

Estudo conduzidos pela cientista Gloria Mark, da

University of California, apontam que pessoas que ficam
frequentemente “pulando” de uma tarefa para a outra, ou
sofrendo interrupções frequentes em suas atividades,
apresentam aumento significativo do nível de estresse,
frustração e pressão.

Outro ladrão de tempo bem comum é o hábito de

checarmos repetidamente ao longo do dia nossa caixa
de e-mail ou a chegada de novas mensagens no
Whatsapp. Falaremos disso na próxima dica.
 9 Defina horários para
checar suas mensagens 
A maioria das pessoas tem o costume de checar suas
mensagens várias vezes ao longo do dia ou de manter
alertas ativos que informam assim que chega uma nova
mensagem, que na mesma hora é verificada e respondida.
.

Como explicado na dica anterior isso é um grande ladrão de

tempo, além de interromper constantemente o fluxo de
pensamento, atrapalhando a concentração e o foco.

Faça assim: defina horários específicos para checar e

responder suas mensagens. Podem ser duas a três vezes
ao dia. Fora desses horários, ignore qualquer e-mail,
mensagem de Whatsapp, ligação no Skype e dedique-se
somente as suas obrigações e tarefas.

Parece ser difícil colocar isso prática, pode surgir um

sentimento de que você estará perdendo algo importante,
não é?

É só escolher uma única forma de comunicação e dizer as

pessoas que durante o horário de trabalho elas só
conseguem falar com você daquela forma. Mas deixe bem
claro que é só para assuntos urgentes e inadiáveis. Filtre
suas mensagens.
 Ficar olhando suas mensagens o tempo todo rouba o seu
tempo de duas formas: quando você está olhando e
respondendo a mensagem e quando você volta para sua
tarefa e o cérebro precisa se reajustar até entrar
novamente na linha de pensamento necessária para
executar aquela atividade.

Isso é claramente perceptível quando estamos

escrevendo alguma coisa e paramos para atender um
telefonema, por exemplo: ao voltar para o texto, levamos
um tempinho para encontrar novamente o “fio da meada”,
a linha de raciocínio que estávamos seguindo. Este tempo
pode parecer insignificante, mas imagine essa situação se
repetindo inúmeras vezes ao longo do dia.

Um estudo mostrou os perigos do que vem sendo

chamado de “infomania”: pessoas se tornando
viciadas em verificar suas mensagens.

Foi observada uma queda de 10 pontos no Q.I. daqueles que

se distraíram seguidamente com o recebimento de e-mails,
mensagens de texto e telefonemas.

O Dr. Glenn Wilson, psicólogo da University of London e

responsável por esse estudo, apontou que aqueles que
estão constantemente parando suas tarefas para reagir à e-
mails ou mensagens de texto podem sofrer na mente efeitos
semelhantes como se tivessem perdido uma noite inteira de
sono.
10 Defina uma caixa de
entrada 
Um exemplo: você recebe o e-mail de um colega pedindo um
relatório que você fez uns dois meses atrás. Você responde o
e-mail dizendo que enviará o relatório quando chegar em
casa ao fim do dia, pois ele está salvo em um HD que não
.
está com você no momento. Seu colega agradece e repete o
quanto precisa daquele relatório para concluir um projeto
dele.

Nessa situação podem acontecer duas coisas:

você encerra sua checagem de mensagens e volta ao seu
trabalho, esquecendo completamente o pedido do seu
colega. Acaba não enviando o relatório e se sente culpado
depois.
você não consegue se concentrar na tarefa que está
fazendo, pois fica repetindo para si mesmo o tempo todo:
“não posso esquecer de enviar o relatório para o fulano.”

Essa dica traz uma solução extremamente simples para esse

problema: utilize uma caixa de entrada.

Caixa de entrada é um conceito vindo do método GTD, e

nada mais é do que um local onde você possa depositar
todas as informações, ideias e ações que estão rondando sua
mente, de forma a não esquecê-las. Pode ser um caderno e
uma caneta ou o bloco de notas do seu celular.
Na sua caixa de entrada você anota tudo que chega até você
e não pode ser resolvido no momento.
O pedido do fulano para enviar o relatório? Anota na caixa de
entrada.
Um livro da sua área que você acabou de ouvir sobre e quer
comprar? Anota também.
A escola do seu filho avisou que tem reunião de pais semana
que vem?
Lembrou que precisa comprar ração para o cachorro?
Precisa comprar um presente para um aniversário no fim de
semana?
Anota. Anota tudo.

Claro, que só anotar não é suficiente. Tire um momento

durante o dia para verificar sua caixa de entrada e tomar
providências com relação a tudo que está anotado ali.

Nosso cérebro tem dificuldades para se concentrar quando

tem algum pensamento solto, alguma coisa pendente
circulando pela nossa mente, mesmo que de forma
subconsciente. A caixa de entrada serve para descarregar
esses pensamentos, garante que você não vai se esquecer e
libera o cérebro da preocupação com situações inacabadas.

Torne um hábito anotar e verificar sua caixa de entrada, de

forma que o sistem seja confiável. Só assim o cérebro vai
parar de ficar remoendo essas pendências e minando sua
produtividade.
 11 A regra dos cinco
minutos
Essa dica traz uma técnica que ajuda a resolver dificuldades
de concentração e em manter o foco. Talvez seja a regra
mais simples de todo esse e-book.

.
Se você se encontra diante de uma tarefa e não sente a
menor motivação para realizá-la é a hora em que a regra dos
cinco minutos pode ser útil.

Desafie-se a focar naquela tarefa e dedicar-se somente a ela

por 5 minutos. É uma forma de convencer o cérebro a realizar
uma tarefa quando não estamos entusiasmados para realizá-
la. Somos praticamente incapazes de resistir ao apelo do “só
5 minutos”.

Existe uma grande chance de que o trabalho passe a fluir

nesses 5 minutos e isso o manterá motivado a continuar por
ver que a execução da tarefa está evoluindo. E se não der
certo na primeira tentativa, pare, respire fundo e diga pra si
mesmo: “vou tentar por mais 5 minutos”.

Essa dica também é muito útil para sair da procrastinação que

nos impede de iniciar a realização de alguma atividade.
12 Estabeleça um sistema
de recompensas
Também é uma técnica que ajuda a manter a concentração e
o foco. É muito útil quando precisamos executar uma tarefa
complexa ou meio chata, para a qual precisamos buscar
ânimo para fazer.
.

Nada mais é do que definir uma recompensa a ser recebida

ao final da tarefa.
Coisas simples como por exemplo:

Quando terminar de escrever esse relatório, vou fazer

uma pausa e comer um pedaço de bolo de chocolate.
Quando terminar de revisar essa planilha vou tirar uns
minutinhos para dar uma olhada no Facebook.
Se eu terminar de estudar todo esse capítulo hoje, vou
poder dormir até um pouco mais tarde amanhã.

São pequenas coisas que trazem uma motivação a mais na

hora de realizar tarefas não tão interessantes.
13 Mude o formato

Ser produtivo é um desafio e ao mesmo tempo uma jornada.

As dicas mostradas aqui podem, e devem, ser adaptadas a

quem quer que vá usá-las.
.

Não existe um regra fixa para ser mais produtivo.

Leia sempre sobre o assunto, busque aprender técnicas e

métodos, teste-os e aplique-os da forma que melhor
funcionarem para você.

Ao invés de usar listas para organizar suas tarefas, use mapa

mentais.
Teste fazer intervalos maiores ou menores de pausa e veja
de que forma rende mais.

Produtividade não funciona na teoria. Só a prática, que nos

permite a adaptação a nossa realidade, nos torna mais
produtivos.