10 dicas para administrar melhor o seu tempo

1) Administrar o tempo é um mito!

Tempo não se administra. Um segundo vai sempre levar um segundo para

passar, um minuto vai levar um minuto para passar, uma hora vai levar uma
hora para passar.

Sabendo e entendendo isso, você passa a saber e entender também que

precisa controlar seu foco, suas prioridades e como investe sua energia.

Um grande erro que as pessoas cometem é imaginar que conseguem controlar

o tempo. Não se controla o tempo – controlam-se as atividades nas quais você
investe seu tempo.

2) Comece a anotar como e em quê investe seu tempo.

Assim como quem quer emagrecer deve começar a anotar tudo o que come, e
quem quer economizar dinheiro precisa anotar tudo o que gasta, quem quer
administrar melhor seu tempo precisa anotar tudo o que faz. Esta é a única
forma de analisar seriamente quais são seus grandes desperdiçadores de
tempo (e eliminá-los).

3) Administrar o tempo é gerenciar mudanças.

Achar que vai conseguir economizar tempo sem antes mudar sua atitude é
outro grande mito. A maioria das pessoas que não administram bem o tempo
está “viciada” em alguns comportamentos ou em algumas atividades
ineficientes. É preciso muita determinação e muito foco para superar esses
vícios e essa dependência (exemplo típico de vício: fazer sempre o que parece
urgente antes de fazer o que é importante).

"Um grande erro que as pessoas

cometem é imaginar que
conseguem controlar o tempo.
Não se controla o tempo –
controlam-se as atividades nas
quais você investe seu tempo."
4) Foco.
Faça uma lista no final do dia de todas as coisas realmente importantes que
tem para fazer no outro dia.

Na manhã seguinte, faça pelo menos a primeira coisa antes de tudo. Não abra
nem seus e-mails (nem Facebook!). Durante o dia, releia a lista e veja o que de
mais importante consegue fazer. Ao fim do dia, refaça a lista.

Lembre-se de que essa lista é de coisas importantes. Logo, deve ser

respeitada. Disciplina!

5) Aprenda a dizer “não”.

Já escrevi um editorial na VendaMais sobre isso, tendo como base uma

palestra do Jim Collins a que assisti. Se você tem uma lista de coisas a fazer,
crie também uma de coisas que precisa parar de fazer. O exercício do item 2
pode ajudá-lo nesse sentido.

6) Cuidado com e-mails e WhatsApp.

Só para reforçar: sua caixa de e-mails e mensagens, invariavelmente, é uma

lista de prioridades e coisas urgentes de outras pessoas. Não suas. Pense
nisso sempre que for começar a responder e-mails e mensagens.

7) Cuidado com mídias sociais.

Quer desperdício maior de tempo do que ver quantas pessoas deram um

“curtir” na sua última postagem do Facebook?

Separe 10 ou 15 minutos por dia para cuidar disso (é suficiente, acredite – é o

que eu faço, mesmo com todos os seguidores que tenho) e lembre-se de que
ficar entrando e saindo é vício (definição excelente de vício: comportamento
que dá prazer no curto prazo e destrói no longo prazo).

8) Utilize uma agenda.

O simples fato de você ter um lugar no qual anotar o que precisa ser feito já é
uma excelente forma de começar a se organizar e administrar melhor suas
prioridades.
Se não usar uma agenda, pelo menos anote suas principais prioridades para o
dia (eu uso uma simples folha de papel quando estou em casa e um aplicativo
simples para anotações no meu tablet quanto estou viajando).

9) Sempre que puder, delegue.

Existem tarefas em que você é realmente bom e agrega valor. Em outras,

claramente está desperdiçando tempo com atividades
operacionais/burocráticas que não agregam nada.

Algumas não têm jeito – você terá de fazer e pronto. Para essas, crie rotinas
que aumentem sua produtividade. Para as outras, delegue sem dó.

Muita gente quer centralizar tudo e acaba se afundando na mediocridade por

insegurança de delegar. Não seja uma dessas pessoas. Fique com o que é
realmente importante e delegue o restante.

10) Reuniões.

Tenha sempre uma pauta para toda reunião, comece no horário marcado e
tenha horário para terminar.

A dica mais importante de todas: comece a questionar se uma reunião é

realmente necessária (ou se aquele assunto poderia ser resolvido de outra
maneira).

Ao seguir essas quatro regras simples (pauta, horário para começar, horário
para terminar, prioridade da reunião), você controlará um dos grandes gargalos
que temos atualmente em termos de administração de tempo dentro das
empresas.