1.

Saiba qual o objetivo de se reunir e esclareça a todos os

participantes
Todos os participantes precisam chegar à sala de reunião sabendo do que estará em pauta.
O ideal é que as pessoas se preparem com sugestões, relatórios e informações que baseiem
as decisões que serão tomadas naquele momento, assim será possível realizar reuniões
rápidas.

2. Escolha as pessoas que poderão contribuir da melhor forma

Para que esse encontro seja eficiente, o ideal é que líderes dos departamentos participem,
passando para sua equipe o que foi definido na reunião em um outro momento. Desse modo
ganha-se tempo.

3. Reserve um horário na sala de reunião

A reunião precisa acontecer em um lugar tranquilo, para que ninguém perca o foco e que
não haja interrupções. Utilizar aquele espaço destinado a reuniões é a melhor opção.

4. Se atente ao horário e tempo de duração

O período da manhã é o mais indicado, pois todos estão com a cabeça fresca. A duração é
outro fator importante e que precisa ser respeitado. Tenha em mente o tempo estimado que
deseja gastar, mantenha o foco para que não se desvie do objetivo traçado anteriormente.

5. Prepare-se! Esteja um passo a frente

Você foi chamado para participar de uma reunião e já sabe o que será discutido, pois então,
agora é hora de “arregaçar as mangas” entender o que estará em pauta e buscar soluções,
sugestões para a questão.
6. Evite sermões e ironias, isso prejudica a produtividade da reunião
Mesmo que o estresse esteja a todo vapor, lembre-se que para o feedback dar resultado é
preciso ser individual e quando estiver no controle de seu estado emocional, ou seja não é o
local, nem o momento apropriado para isso. Ironia e sarcasmo bloqueiam a comunicação
eficaz entre as pessoas, além de não fazer bem para a relação profissional com sua equipe.
Portanto para ter uma reunião produtiva, evite puxões de orelha e comentários
improdutivos.

7. Conclusões
Você já participou de reuniões, nas quais o objetivo e próximos passos não ficaram claros?
Para que aquele gostinho de dúvida não esteja entre os participantes, conclua fazendo uma
retrospectiva rápida sobre o objetivo e quais são as próximas atividades a serem cumpridas.

8. Hora de fazer a ata, pois documentar é preciso

Após a reunião, reserve alguns minutos para documentar o que foi decidido e disponibilize
esse documento para os demais participantes. Dessa forma todos saberão as próximas
etapas evitando problemas de comunicação.

Com foco, disciplina e algumas técnicas de coaching você e sua empresa chega aos
resultados mais rápidos e de forma mais eficaz.