Manual de

Diretrizes para
Reuniões
Índice
Utilize o Índice para se localizar melhor

1. Introdução
2. Agendamento de
uma Reunião
3. Recebendo um
Convite de Reunião
4.1 Durante o Encontro
Online.
4.2 Durante o Encontro
Presencial ou Online.
5. Processo de
Agendamento e
Documentos Padrão
6. Conclusão
 1.
Intro
dução
 ...
...
1. ...
...
As reuniões desempenham um papel essencial na
comunicação e colaboração no ambiente de trabalho. No
entanto, para que sejam eficazes, é necessário seguir
diretrizes e boas práticas. Este manual aborda as
expectativas da empresa em relação à etiqueta de
reuniões, desde o agendamento até o comportamento
durante o encontro.
..
..
..
..
 2.
Agendamento
de uma Reunião
..
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..
..
2.
2.1
Quando Agendar
uma Reunião:
Ao agendar uma reunião, leve em consideração os
seguintes casos:

• D e c i s õ e s d i f í c e i s d e r e v e r t e r.
• Discussão de problemas complexos.
• Tópicos emocionalmente sensíveis
• Feedback de desenvolvimento
2. •
Quando Não Agendar uma
Reunião
2.2

Atualizações de status; use software de gerenciamento de projetos ou planilhas.

• Informações Simples e Diretas: Se a informação pode ser comunicada de forma
simples e direta através de e-mails, mensagens instantâneas ou documentos
compartilhados.
• Atualizações Unilaterais:e a reunião for apenas para fornecer atualizações
unilaterais e não requer colaboração ou tomada de decisões conjuntas, considerar o
uso de meios de comunicação mais eficientes. .
• Discussões Não Essenciais: Evitar reuniões para discutir tópicos que não são
essenciais para os objetivos principais ou que não impactam significativamente o
progresso do projeto.
• Quando a Documentação é Suficiente
2.3

2.
Considerações ao Agendar
uma Reunião:
• Verifique se uma reunião é necessária em vez de uma
mensagem ou tópico do Slack.
• Marque a reunião em horários adequados para todas as partes,
consultando a disponibilidade.
• Mantenha a comunicação enxuta e seja proativo ao agendar.
• Agende a reunião com pelo menos 24 horas de antecedência
para respeitar o tempo dos colegas.
• Adicione um título claro ao convite da reunião.
• Evite vaguidades.
• Especifique as expectativas de preparação dos participantes.
• Adicione um link do Zoom se a reunião for online.
• Configure notificações de lembrete no Google Agenda.
Recebendo

3.
Um Convite
De Reunião
3.1 3.3
Confirmação

3.
de Participação:
Ao receber um convite de reunião, siga estas diretrizes:

1. Confirme a participação na reunião:

• Informe se aceitará ou recusará o convite para evitar atrasos.

2. Seja pontual e evite atrasos:

• Use notificações para lembrar do início da reunião.

3. Sinta-se à vontade para cancelar a reunião se o outro membro

não comparecer após 10m do tempo.
• Informe e reagende, se necessário.
4.
Durante o
.Encontro
 4.1 - 4.12
Durante a Reunião Online, Mantenha um
Imagem Reprodução: Health Center

Comportamento Adequado:

4.
• Tenha uma configuração adequada e verifique equipamentos:
• Reserve uns minutos antes da reunião para verificar o funcionamento
do seu microfone e câmera.
• Garanta conforto e ergonomia.

• Definir o responsável pela criação de ATA no início da reunião.

• Mantenha a câmera ligada.
• Silencie o microfone quando não estiver falando.
Imagem Reprodução: Meetings & Conventions Asia
• Use fones de ouvido com microfone com cancelamento de ruído.
• Evite ambientes não profissionais.
• Evite bombardear o chat com mensagens.
• Seja criativo ao lidar com problemas de conexão.
• Não saia da reunião sem autorização do organizador.
• Se desejar gravar a reunião, obtenha permissão.
• Apresente todos os participantes.
• A ATA deverá ser validada por todos ao final da reunião.

Imagem Reprodução: Freepik

4.13 - 4.18
Durante a Reunião Online ou Presencial,
Imagem Reprodução: Yoyo Meeting

4.
Mantenha um Comportamento Adequado:

• Esteja atento ao comer ou beber.

• Mantenha o foco e atenção.
• Evite distrações, como atender chamadas ou usar redes sociais.
• Não trabalhe em tarefas paralelas.
• Levante a mão para falar e evite interrupções.
• Dê oportunidade a todos para contribuir.
Imagem Reprodução: Blog Liana Davey
• Reserve tempo para uma conversa casual.
• Esteja ciente do ambiente ao seu redor.

Imagem Reprodução: Site Medium

5.
Processo de Agendamento e
Documentos Padrão
 5.
5.1
Processo no Outlook.
• Abra o calendário e crie uma nova reunião.
• Preencha todos os campos e dê um briefing
inicial, para que todos saibam o que será
conversado na reunião.
• Marque os horários e confirme com todos os
participantes, caso necessário, reagende.
• Crie um lembrete para a reunião, para que você
não se atrase.
 5.2
Entendendo o
ATA
• Abra o arquivo e leia atentamente às
recomendações deixadas no mesmo.
• Todas as instruções se encontram no
arquivo, para que você possa ler
enquanto cria o material que será
importante para a reunião.
5.
5.3
Preenchimento do
ATA
• Preencha todos os campos e cumpra
todos os requisitos informados pelo
arquivo de instruções.
• Encaminhe os outros participantes da
reunião para que ao final da mesma,
assinem o ATA, assim como você
 ...
Conclusão
6.
6.
6.
Conclusões Finais:
Seguir essas diretrizes contribuirá para reuniões mais eficazes, respeitosas e
produtivas. Mantenha a etiqueta e o profissionalismo em todas as interações
durante as reuniões.