UNICAMPO

Unindo forças no campo

MANUAL
PARA
REUNIÃO
EQUIPE

Realizar
uma
boa
prática
em
reuniões
 Reunião
Semanal

Objetivo

O objetivo dessa reunião é ouvir os membros da equipe em

relação ao progresso das atividades, realizar o planejamento
semanal, desafios que podem surgir, atividades pendentes e
outros assuntos relevantes. Será realizada todas as segundas-feiras
às 8:15 da manhã com cada equipe, composta por assistentes
e auxiliares. Durante a reunião, será apresentado um relatório
de atendimento semanal através do 3cx, com o objetivo de
incentivar o atendimento de todas as ligações recebidas. Esse
relatório permitirá acompanhar o desempenho da equipe em
relação ao atendimento de chamadas e fornecerá informações
sobre o volume de ligações, tempo médio de atendimento, entre
outros dados relevantes.

Dinâmica

A reunião semanal é mais estratégica e pode ter uma duração

de 30 a 60 minutos, dependendo da complexidade das atividades
da equipe. Siga a estrutura básica abaixo:

Início
Tempo: 5 minutos
Dê as boas-vindas a todos os membros da equipe. Faça um breve
resumo do que será discutido na reunião e estabeleça o tempo
total para cada tópico.

Revisão dos objetivos e progresso

Tempo: 10 minutos
• Revise os objetivos estabelecidos para a equipe e para cada
membro individualmente.
• Peça aos membros da equipe que compartilhem seu progresso
em relação a esses objetivos.
• Identifique desafios ou obstáculos encontrados e discuta
possíveis soluções.

Planejamento e priorização
Tempo: 10 minutos
• Discuta as tarefas e projetos que devem ser priorizados na semana
seguinte.
• Certifique-se de que todos entendam suas responsabilidades
e prazos.
• Se necessário, faça ajustes no planejamento com base nas
demandas emergentes ou mudanças nas prioridades.

Discussões e melhorias
Tempo: 10 minutos
• Reserve um tempo para discussões mais aprofundadas sobre
desafios ou questões que necessitam da atenção de toda a
equipe.
• Incentive o compartilhamento de ideias e sugestões para melhorar
processos ou aumentar a eficiência.

Encerramento
Tempo: 5 minutos
• Recapitule os principais pontos discutidos e os próximos passos.
• Agradeça a participação de todos e encerre a reunião no horário
previsto.

Perguntas Padrões
Além disso, algumas perguntas padrão serão feitas durante a
reunião, buscando obter um panorama das atividades da equipe
e identificar possíveis pendências. Essas perguntas incluem:

• Como estão as atividades da equipe? Essa pergunta busca

compreender o status geral das tarefas em andamento.

• Quantas alocações, encerramentos, retornos de e-mail e respostas

no WhatsApp estão pendentes? Essa pergunta visa avaliar a
quantidade de atividades em aberto e identificar aqueles que
precisam ser concluídos ou respondidos.

• Quais reuniões estão programadas para essa semana? Com

essa pergunta, busque-se saber se há compromissos agendados
ao longo da semana, como reuniões com cooperado, tomador
ou colaboradores.

• Quais são as prioridades e planejamentos da semana? Essa

pergunta tem o objetivo de entender as demandas e garantir
que todos estejam cientes das prioridades.
 Reunião
Diária
Objetivo

O principal objetivo dessa reunião é entender a demanda da

equipe, manter a equipe alinhada, identificar as prioridades do
dia, compartilhar informações relevantes, verificar se há
necessidade de auxílio em alguma atividade e se a equipe irá
cumprir todas as atividades previstas para o dia. A reunião diária
agendada de terça a quinta-feira e será realizada com a Assistente
responsável de cada equipe.

Dinâmica

A reunião diária deve ser curta e objetiva, com duração de 10 a

15 minutos no máximo. É importante que todos os membros
da equipe participem ativamente e tenham a oportunidade de
falar. Siga a estrutura básica abaixo:

Início
Tempo: 1 minuto
• Dê as boas-vindas a todos os membros da equipe.
• Inicie a reunião pontualmente.

Atualizações individuais
Tempo: 5 a 10 minutos
• Peça a cada membro da equipe que compartilhe brevemente
o que realizou no dia anterior.
• Cada pessoa deve mencionar os principais desafios encontrados
e as atividades planejadas para o dia atual.
• Encoraje a colaboração entre os membros da equipe, permitindo
que compartilhem dicas e sugestões para resolver problemas
ou melhorar a eficiência.

Alinhamento e discussões rápidas

Tempo: 2 a 3 minutos
• Aborde rapidamente os principais pontos de alinhamento, como
mudanças nos processos, atualizações de políticas ou novas
tarefas urgentes.
• Permita discussões breves para esclarecer dúvidas ou resolver
problemas específicos.
• Evite aprofundar-se em detalhes durante esta reunião e reserve
discussões mais longas para outros momentos, se necessário.

Encerramento
Tempo: 1 minuto
• Recapitule as principais atividades planejadas para o dia e os
próximos passos.
• Agradeça a participação de todos e encerre a reunião no horário
previsto.

Durante essa reunião, será garantido o andamento das atividades,

como a análise de relatórios enviados, alocações de cooperados,
encerramento pendentes e atendimento por meio de WhatsApp
e telefone. É importante que o Assistente responsável exponha
as dificuldades ou necessidades que a equipe possa ter, de modo
a oferecer o suporte adequado e garantir que todas as atividades
sejam executadas dentro do prazo.

Essa reunião diária proporciona um espaço para a troca de

informações, expectativas garantidas e identificação de possíveis
obstáculos que podem surgir ao longo do dia. Dessa forma, a
equipe pode trabalhar de maneira mais eficiente, colaborando
para o alcance dos objetivos.