Aumente a eficácia das suas reuniões de trabalho

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Aumente a
eficácia das
suas reuniões
de trabalho
Material produzido pelo time de
Gestão e Negócios do Ibmec

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Aumente a eficácia das suas reuniões de trabalho

Reuniões podem ser uma perda de tempo e significar um gasto emocional para a equi-
pe e econômico para a empresa. Muitas delas, como já ouvimos falar no meme, “pode-
ria ter sido um e-mail”.

Muito disso é reflexo de empresas que não se organizaram em relação a sua gestão de
tempo. Más reuniões além de desperdiçarem tempo, também desperdiçam dinheiro. E
o contrário também acontece: boas reuniões podem dar contribuições cruciais para o
sucesso da empresa.

Neste material, separamos as melhores dicas para que você só faça reuniões se for
realmente importante e, o principal: que elas sejam eficazes trazendo o sucesso para
toda a equipe e empresa.

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Guia ilustrativo

Vamos começar do começo! É hora de confirmar se a reunião é mesmo necessária.

Uma vez que ela irá acontecer, como se preparar para essa reunião? Use o checklist
abaixo para ter certeza de que cobriu todos os passos importantes na preparação de
uma reunião eficaz.

Você Sim Não Observações

Identificou a finalidade da reunião?

Identificou os objetivos da reunião?

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Você Sim Não Observações

Selecionou os participantes e
identificou as suas funções?

Identificou como as decisões serão tomadas

e quem serão os responsáveis pela tomada
da decisão final em cada assunto em pauta?

Decidiu onde e quando realizar a reunião e

confirmou a disponibilidade de espaço?

Identificou e confirmou a disponibilidade

dos equipamentos necessários?

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Você Sim Não Observações

Avisou os participantes do dia e

local de realização da reunião?

Se necessário, desenvolveu uma pauta

preliminar com finalidade, objetivos e
assuntos em pauta?

Se necessário, enviou a pauta preliminar aos

principais participantes e a outros stakeholders
para informá-los com antecedência?

Finalizou a pauta e a distribuiu

a todos os participantes?

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Você Sim Não Observações

Enviou quaisquer relatórios

ou itens necessários para a
preparação dos participantes?

Verificou se todas as
pessoas-chave participarão?

Concluiu sua própria preparação (por

exemplo, elaborou apresentações,
imprimiu materiais de apoio)?

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Agora que você já fez o check list, guarde as oito etapas que irão acelerar a tomada de
decisões e melhorar a execução das medidas propostas nas suas reuniões:

Oito etapas para uma reunião de resolução de problemas

1 Descobrir o que os participantes pensam sobre o problema.

2 Chegar a um acordo sobre a definição do problema.

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Discutir há quanto tempo o problema já existe e o que está acontecendo agora
como resultado.

4 Definir o que os participantes julgam ser as causas do problema.

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5 Resumir as futuras consequências do problema, se não for resolvido.

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Fazer brainstorming de opções para solucionar o problema. Esclarecer as
vantagens e desvantagens de cada opção.

7 Decidir o peso para dar a cada fator ao escolher cada opção: tempo, recursos
financeiros, valores, e assim por diante.

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Chegar a um acordo pleno ou pelo menos a um consenso sobre uma opção para
resolver o problema.

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Muitas empresas continuaram a trabalhar de forma

remota após a pandemia de COVID-19 e as reuniões
virtuais passaram a ser mais comuns.
Separamos também três táticas que vão ajudar na eficiência desse modelo de reunião:

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Seja muito interativo

Faça um esforço para interagir com cole-
gas distantes. Seja sempre cordial, cum-
primente e crie espaços para papos mais
informais e cotidianos.

Aproveite a troca de repertórios: tenha uma

atitude de interesse pessoal pelos colegas
que estão participando de longe. Fale com
eles fora das reuniões para conhecê-los
melhor. Use chats, e-mails e outras ferra-
mentas.

Lembre-se: celulares no modo silencioso

sempre. Foque na reunião, nas interações
e na relação que se desenrola por ali.

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Use a tecnologia para

melhorar a colaboração
Investigue quais ferramentas funcionariam
para a sua equipe e treine todos para utili-
zá-las.

Teste a tecnologia antes de cada reunião,

ou então peça que todos se conectem 10
minutos antes, para resolver eventuais pro-
blemas de última hora.

Tenha um plano B. Por exemplo, mande as

apresentações ou documentos por e-mail a
todos antes da reunião; assim, se a tecno-
logia falhar, ainda será possível fazer uma
reunião produtiva.

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Reserve as reuniões para a

comunicação em duas vias
Se você precisa transmitir informações im-
portantes para todos da equipe, não use
uma reunião virtual. Prefira uma transmis-
são por webcast ou e-mail.

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como extrair lições de uma crise?
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mais nos assuntos de Gestão e Negócios.

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O Ibmec é uma instituição de ensino voltada para a

transformação e a oferta de soluções para o futuro.
Com mais de 50 anos de experiência de ensino única,
a atenção às tendências globais é o diferencial para
a formação de profissionais inovadores.

O objetivo do Ibmec é seguir na preparação de profis-

sionais aptos para ultrapassar fronteiras e conquis-
tar os mais valiosos mercados. Com programas de
graduação, pós-graduação, extensão e treinamento
para empresas, a instituição conta com avaliações
máximas no MEC e prestígio no setor da educação
nacional e internacional.

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