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Congressos e Eventos
2015
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RECEPCIONISTA PARA
CONGRESSOS E EVENTOS
NESTE CURSO VEREMOS SOBRE:
1. Marketing pessoal.
2. Conceito básico de eventos.
3. Habilidades e competências de um recepcionista de
eventos.
4. As diversas funções desenvolvidas por um recepcionista.
5. As atitudes corretas de um recepcionista.
6. Relacionamento interpessoal e trabalho em equipe.
7. Dicas profissionais.
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INTRODUÇÃO
Com as dificuldades que os jovens enfrentam para ingressarem no
mercado de trabalho hoje em dia, está cada vez mais comum à
procura por alternativas para evitar a “dureza”. Estes trabalhos
extras podem ajudar e muito no orçamento, além de propiciar
experiências diferentes, que podem vir a ser útil na vida
profissional. Uma das áreas que mais se destaca hoje em dia é a de
eventos. Além de envolver diversos formatos, como feiras, festas,
congressos, há também possibilidades temáticas, e a grande
necessidade de bastante mão-de-obra.
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O trabalho temporário em feiras e eventos é visto pelos
profissionais como uma boa oportunidade de melhorar a
remuneração. Recepcionistas recebem por volta de R$ 120 a R$
250,00 para cada dia de feira e costumam ser convocados para uma
média de três ou quatro por mês.
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Este curso propicia a chance do aluno realmente participar de
eventos e o ABC das atividades. Ele também é importante para
quem já trabalha com eventos. Segundo Organizadores de Eventos
os profissionais apresentam muitos problemas de postura,
comunicação e ética.
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MARKETING PESSOAL
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Seu visual também é importante. Mantenha seus cabelos e unhas
sempre cortado. Rapazes façam a barba diariamente e as meninas
procure não abusar da maquiagem. Cuide de seus dentes, um belo
sorriso abre muitas portas. Procure usar roupas apropriadas para
cada ocasião.
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se chega a lugar algum. Tenha consciência que o seu trabalho é
importante para que o evento aconteça. Esteja sempre atento a
todos os acontecimentos e saiba aproveitar as oportunidades que
surgirem pra você.
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Seja rigorosamente pontual. Os Organizadores de Eventos não
toleram atrasos. Acabe de vez com esta mal educada tradição de
chegar atrasado a um compromisso. Se você chegar sempre no
horário combinado, você conquistará admiração das pessoas, e elas
passarão a confiar mais em você.
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Saia de casa. Dizem que: “Quem não é visto não é lembrado”.
Você precisa circular, aparecer, ser visto, para lembrar aos outros
que você está sempre disponível. Procure frequentar bons locais,
congressos, palestras, feiras, enfim, as conversas informais rendem
boas oportunidades.
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O MERCADO DE EVENTOS
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A organização de um evento envolve até 126 categorias
profissionais, entre recepcionistas, eletricistas, designers,
promotores, etc.
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O mercado de eventos no Brasil aumentou consideravelmente nos
últimos anos. Por isso, a profissionalização de colaboradores é uma
crescente necessidade no mercado de eventos. Todas as empresas
organizadoras e patrocinadoras contratam recepcionistas.
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CONCEITO BÁSICO DE EVENTOS
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Época da realização:
- Esporádica.
- Fixa.
- Móvel.
Esportivo.
Familiar.
Político.
Profissional.
Religioso.
Social.
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como almoços e jantares, coquetéis e homenagens. Os
congressos podem ser divididos em dois ou mais tipos, porém
os dois tipos que melhor caracterizam os congressos são:
técnicos e científicos.
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- Feiras: Reunião de pessoas para exporem e ou venderem
produtos ou demonstrar serviços. Poderá utilizar exposições
de empresas ou grupos através de stands para venda direta
e/ou divulgação de produtos. As feitas são comuns e podem
atuar concomitantemente a congressos e concentração de
grande público.
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Ferramentas de planejamento
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HABILIDADES E COMPETÊNCIAS DE
UM RECEPCIONISTA DE EVENTOS
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b) recepcionar bem o participante – receber e acolher o
participante ou convidado no evento como um convidado
especial; conferir lista de inscrição; realizar inscrição no evento;
distribuir crachás, material do evento e promocional; fornecer
informação sobre o evento, produtos ou serviços; orientar sobre
localização, intervalo e refeições; distribuir e controlar devolução
de equipamentos; atender solicitação especial ou não
programada e providenciar serviço de traslado.
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d) cuidar da segurança e privacidade do participante –
assegurar a privacidade no fornecimento de informações;
controlar o acesso ao evento; atuar como observador de
anormalidades que apontem para um possível problema;
informar ao superior sobre problema existente; acionar a
segurança; orientar o participante em situação de emergência;
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Você deverá ter habilidades para:
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e) ter equilíbrio emocional – para lidar com reclamações,
situação imprevista, pressão de tempo e demandas simultâneas;
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AS DIVERSAS FUNÇÕES
DESENVOLVIDAS POR UM
RECEPCIONISTA
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O profissional de recepção normalmente é contratado para
trabalhar durante a realização do evento. Antes do evento o
profissional recebe todas as orientações, treinamento adequado e
assina contrato. Pode ser contratado para acompanhar a montagem
do evento, auxiliando na organização pré-evento. Pode ser
contratado também para auxiliar em diferentes atividades, tais
como:
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Organizar todos os materiais ao término do evento;
Prestar conas de tudo que sobrou para efetivar a devolução;
Acompanhar o desembaraço do espaço do evento.
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AS ATITUDES CORRETAS DE UM
RECEPCIONISTA
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Postura: Devemos sempre manter o eixo corporal. A pessoa pode
se movimentar, mas o eixo corporal em linha reta. Evite: Encostar
em móveis ou em paredes; Sentar excessivamente relaxado; Andar
descuidado; Ar de superioridade; Andar submisso; e Avançar o
pescoço e o peito para frente;
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Abrir e fechar portas corretamente: Todas as portas que
estiverem fechadas deve-se bater antes de entrar e ao abri-la pedir
licença e cumprimentar.
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Apresentação: Não se diz, muito prazer, no ato da apresentação.
Diz-se apenas:
- Como vai?
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Aperto de mão: O aperto de mão de ser franco e natural, nem
muito forte, nem tão fraco. Cabe a mulher estender primeiro a
mão ao homem; somente será diferente em caso de homens muito
ilustres. A recepcionista de eventos, no desempenho de sua
atividade, terá raramente oportunidade para cumprimentar
alguém apertando a mão.
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RELACIONAMENTO INTERPESSOAL
E TRABALHO EM EQUIPE
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Sugestões para quem quer vencer trabalhando em equipe
- Dar feedback;
- Saber negociar;
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Enfim, o que é trabalhar em equipe?
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crescimento do outro representa o crescimento da equipe.
Expresse com clareza seus pensamentos. Traga sugestões,
enriqueça com suas experiências.
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DICAS PROFISSIONAIS
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- Em festas, refeições sociais, bailes, etc., a recepcionista de
eventos NÃO BEBE ÁLCOOL, se beber deve ser discretíssima e
em pequena quantidade;
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CONCLUSÃO
Procure estudar um idioma, profissionais que falam em outro idioma, são mais
valorizados no mercado de eventos. Ter conhecimentos de cerimonial e protocolo
também é um diferencial. Mantenha sua rede de contatos, sem relacionamento você
dificilmente conseguirá se manter neste mercado. Estabelaça contatos com fornecedores,
prestadores de serviço, agências de viagens e patrocinadores. Você verá como as portas se
abrirão.
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LEITURA RECOMENDADA
Laurindo, Marco. Marketing Pessoal e o Novo Comportamento Profissional. São Paulo: Altana, 2004.
Rosa, José Antônio. Você sabe jogar pongue?: 344 dicas sobre desempenho profissional, relacionamento e
carreira. São Paulo: Futura, 2004.
Viera, Elenara Viera de. Recepcionista de eventos: organização e técnicas para eventos. Caxias do Sul:
EDUCS, 2002.
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WEBLINKS
http://www.danieladeoliveira.com.br
http://www.abeoc.org.br/
Matriz de Eventos
www.matrizdeeventos.com.br
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